PLANIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS –

PROCESO DE PLANEACIÓN DE PROYECTOS

Propósitos del Plan de trabajo

• Ayudar al administrador del proyecto a dirigir la ejecución del proceso de materialización.

• Usar adecuadamente los recursos disponibles por medio del desarrollo de estrategias
apropiadas para el logro de los objetivos.
Plan de trabajo

1) Permite lograr que los recursos estén disponibles cuando se necesitan.

2) La realización de las actividades de trabajo en una secuencia correcta.

3) Ayuda al cumplimiento de fechas o eventos importantes.

4) Producción y entrega a tiempo de los componentes del proyecto.

Plan de trabajo

5) Generación de una base de referencia confiable para el seguimiento y control del

proyecto.

Por todas estas características es conveniente que el planificador de un proyecto participe

desde el inicio del proyecto, coordinando los esfuerzos a todas las partes involucradas.
Proceso de definición de Plan de trabajo

• Para su desarrollo es necesario responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué?
• ¿Cómo?
• ¿Por qué?
• ¿Quién?
• ¿Dónde?
• ¿Cuándo?
• ¿Cuánto?
Proceso de definición de Plan de trabajo

• Las citadas preguntas sirven para determinar de manera indirecta las etapas necesarias para
la preparación de un PLAN de trabajo, siendo éstas:
Definición de los objetivos del proyecto

División del proyecto en actividades

Determinación de la secuencia de las actividades

Asignación de responsabilidades en la ejecución de actividades

Estimación de la duración y el costo de las actividades del proyecto

Preparación del presupuesto del proyecto

Reconciliación del plan de proyecto con las restricciones de recursos, tiempo y recursos financieros
Definición de los objetivos del proyecto

• Se refiere a qué se quiere lograr con la realización del proyecto.

• Se debe tener una visión global del proyecto y ver cómo éste se inserta en los planes
departamentales, divisionales o corporativos.
División del proyecto en actividades

• El resultado de esta subdivisión es una estructura de subdivisión del proyecto (ESP), donde
se divide físicamente el proyecto en función de los principales componentes o sistemas.
Determinación de la secuencia de las actividades

• El resultado de esta etapa se entrega en la forma de una malla de precedencia.

Asignación de responsabilidades en la ejecución de actividades

• De esta etapa se obtiene la ESO (Estructura de Subdivisión de la Organización).

Estimación de la duración y el costo de las actividades del proyecto

• Se consideran el costo y la duración de cada una de las actividades del proyecto para
desarrollar un PROGRAMA.
Preparación del PRESUPUESTO del proyecto

• En esta etapa se consideran la mano de obra, los materiales y equipos a emplear en el

desarrollo de las actividades del proyecto.
Reconciliación del PLAN de proyecto con las restricciones de recursos, tiempo y recursos
financieros

• Para el desarrollo de esta etapa es necesario un análisis de los recursos detallados de todo el
proyecto.
Proceso de definición de Plan de trabajo
Administración del alcance del proyecto

• Su objetivo principal es determinar la

cantidad de trabajo necesaria y suficiente
para el resultado esperado del proyecto.

• Se pueden resumir en 4 etapas:

 Etapas de la Administración del alcance del proyecto

Desarrollo del concepto a través de los objetivos del proyecto

Definición del alcance a través de la estructura de subdivisión del proyecto

Autorización y ejecución del trabajo, realización de seguimiento y control del progreso

Puesta en marcha de la instalación o producto del proyecto.

 Actividades para Planificar el alcance del proyecto

Análisis del “producto” del proyecto

• Se logra a través de la ingeniería de sistemas, la llamada ingeniería de valor, el análisis funcional del proyecto y el despliegue de la función
calidad

Análisis de la relación costo-beneficio de los distintos elementos del proyecto como un todo

Identificación de las alternativas existentes

Exposición de la información obtenida a un juicio objetivo y experto

Ejempl Actividades principales
o: 1.- Revisión de la literatura
Desarr 2.- Diseño del sistema computacional
ollo de - Capacitaciones y características
sistem - Plataforma de desarrollo y sistema de red
a - Clientes y usuarios del sistema
compu - Flujos de información
tacion 3.- Desarrollo o adquisición del software
al de - Revisión de disponibilidad de mercado
control - Modificación o desarrollo del sistema
de específico
costos 4.- Adquisición de hardware y sistema de red
5.- Prueba del software
6.- Modificación del software en caso necesario
7.- Prueba de plataforma
8.- Documentación del sistema
9.- Prueba final del sistema
10.- Implementación en la empresa
Justificación
Se requiere mejorar significativamente la
eficiencia y efectividad del sistema informático
de control de costos.
El estudio costo-beneficio indicó una alta
rentabilidad del proyecto.
Objetivos
Costo estimado según presupuesto adjunto sin
exceder los US$30.000
Plazo estimado: 6 meses a partir de la fecha de
inicio del proyecto.
Calidad: Se procederá de modo de asegurar la
confiabilidad del sistema en todos sus
aspectos, con un mantenimiento mínimo. El
hardware deberá ser de una marca de
prestigio, con servicio técnico confiable y con
una garantía mínima de 3 años para todos los
componentes.
Información adicional: Revisar la
documentación de estudio del proyecto, de
acuerdo a listado adjunto.
Etapas de la planificación

• Existe una gran relación entre la planificación y el diseño.

• A partir de una necesidad (personal, empresarial o colectiva) se realiza una primera

planificación que nos permite llevar a cabo el diseño conceptual del proyecto.

• Realizando una definición gruesa del resultado a obtener, incluyendo principales

características en cuanto a capacidad, tamaño, tipo, propósito, etc.
Gráfico de las etapas de la planificación
Diseño Conceptual

• Considera actividades como:

 Contratación de consultores
 Revisión de proyectos construidos
 Identificación de fuentes de información
 Identificación de la necesidad del proyecto
 Definición de objetivos, variables y restricciones
 Desarrollo y selección de alternativas
 Selección del lugar y terreno
 Estimación del orden de magnitud del costo
 Selección de los proyectistas
 Análisis de factibilidad técnica y financiera
 Búsqueda de fuentes de financiamiento
Planificación Conceptual

• Se conoce el programa maestro en el que se enfatizan las fechas de cumplimiento de hitos

relevantes del proyecto y se destacan las principales partidas del proyecto a ejecutar.
 Diseño Preliminar

• Considera aspectos tales como:

 Asignación de más personal al equipo de diseño e ingeniería
 Detalle del proyecto a nivel de partes de obra
 Asignación de metas y plazos de actividades principales
 Desarrollo del diseño preliminar
 Realización de ensayos, pruebas y visitas
 Estimación del costo a nivel de instalaciones y obra principales
 Análisis de flujos de caja
 Preparación de un informe detallado del proyecto
Planificación de Control

• Permite definir el alcance del proyecto

• Establece una definición detallada para poder controlar las etapas siguientes al proyecto.

• Se usa para contrastar el desempeño posterior del proyecto, ya que establece los principales
objetivos a lograr en el desarrollo del mismo.
Diseño Detallado

• Los aspectos más relevantes son:

 Asignación de asesores y especialistas al equipo de proyecto
 Confección de planos detallados
 Desarrollo de modelos
 Preparación de lista de materiales
 Desarrollo de procedimientos de ensayo
 Escritura y revisión de especificaciones
 Preparación de contratos
 Ejecución de una estimación detallada de costos
Diseño Detallado

 Confección del Plan Maestro

 Detalle del proyecto al nivel de contratos
 Llamado a proponentes
 Asignación de contratos
 Adquisición de materiales y equipos
 Análisis de factibilidad de recursos
 Análisis de factibilidad económica y financiera.
Antecedentes generales de un planificador

• ANTECEDENTES DEL PROYECTO:

La disponibilidad de éstos depende del grado de definición del proyecto.

• ANTECEDENTES DE LA EMPRESA:
La planificación del proyecto debe ser consistente con todas las otras actividades de la empresa.

• ANTECEDENTES DEL ENTORNO:

Todo aquello que puede impactar en el desarrollo del proyecto.
Antecedentes generales de un planificador

• ANTECEDENTES DEL PROYECTO:

Algunos ejemplos son:

• Diseño conceptual
• Diseño preliminar
• Diseño detallado
• Planos y especificaciones
• Antecedentes históricos de proyectos similares
Antecedentes generales de un planificador

• ANTECEDENTES DE LA EMPRESA:
Deberá tener en cuenta:

• Estructura organizacional de la empresa

• Sistemas de control existentes
• Medios computacionales existentes
• Procedimientos y políticas internas
• Capacidad financiera.
Antecedentes generales de un planificador

• ANTECEDENTES DEL ENTORNO:

Se debe considerar:

• Clima del lugar

• Condiciones topográficas y geológicas del sitio
• Vías de acceso
• Capacidades logísticas, permisos, restricciones.
• Entorno político, económico, laboral, financiero, etc.
Antecedentes generales de un planificador

• Al momento de planificar se debe considerar cuáles son las expectativas y de qué forma serán
comunicadas a todos los miembros del equipo del proyecto.

• Las expectativas están asociadas a los objetivos del proyecto en función del contenido, trabajo,
costo, plazo y calidad.
 ¡Hemos concluido la tercera sesión!

En caso de dudas, pueden contactarme al correo:

“francisco.cuevas.irarrazabal@gmail.com”

www.ucentral.cl