Iniciacin y Planeacin de un Proyecto

Estimacin de costos y presupuestos Uno de los factores de xito de un proyecto se relaciona con los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto adecuado.

Este factor crtico de xito es responsabilidad del administrador de proyectos quien constantemente enfoca su atencin a la reduccin y control de los costos. El proceso de administracin de costos debe incluir: Planeacin de recursos. Determina que recursos, personas, materiales y equipo deben ser usados para realizar las actividades del proyecto, produce una lista de requerimientos de recursos Estimacin de costos. Se enfoca al desarrollo de una aproximacin o estimados de costo

de los recursos necesarios para completar un proyecto, produce una estimacin de costo y un plan para administrarlo Presupuestacin de costos. Involucra la asignacin de los costos estimados totales a las tareas del proyecto con el fin de establecer una medida de desempeo Control de costos. Se orienta al control de cambios en el presupuesto del proyecto, los resultados de este control se aprecian en la revisin de las estimaciones, en la actualizacin de los presupuestos, en la determinacin de acciones correctivas y en nuevos estimados

para le terminacin . A continuacin se detallan los elementos principales de la estimacin de costos:

Planeacin de recursos
Una vez que se han definido las actividades del proyecto y se han establecido sus dependencias y estimaciones de tiempo a nivel concepto, deben asignarse los recursos, es decir, las personas que realizarn las actividades.

Es posible que durante la estimacin del tiempo de las tareas ya se tenga el equipo del proyecto integrado, por lo que la asignacin de recursos se lleva a cabo al mismo tiempo que la estimacin del tiempo de las tareas. La planeacin de los recursos de un proyecto, constituye uno de los procesos para la estimacin del costo de un proyecto ya que determina los recursos fsicos que se requieren en las actividades del proyecto, que son: Personas, materiales y equipo Las descomposicin de tareas expresadas en la WBS permite identificar los elementos del proyecto que necesitan recursos por lo que constituye el elemento base en este proceso. Se

utiliza tambin la informacin histrica que documenta los tipos de recursos que se utilizaron en actividades similares en proyectos pasados. Otro elemento til para la asignacin de recursos es el estatuto del alcance que muestra la justificacin del proyecto y los objetivos que deben considerarse para planear los recursos. Una vez que se han determinado los recursos necesarios, deben compararse con los recursos potencialmente disponibles en el conocimiento de que su nivel de detalle vara durante el desarrollo del proyecto y revisar las consideraciones para asignar personal y para

la renta o compra de equipo necesario. Normalmente el anlisis de la informacin se lleva a cabo mediante el juicio de expertos que proveen las entradas del proceso y que puede ser obtenido de individuos o grupos con conocimiento o entrenamiento especializado de diferentes fuentes: Otras unidades de la organizacin que desarrolla el proyecto Consultores Asociaciones profesionales y tcnicas

Grupos de la industria

La identificacin de alternativas para la asignacin de recursos se realiza utilizando tcnicas para generar diferentes enfoques del proyecto, las ms comunes son la lluvia de ideas y el pensamiento lateral. Este proceso genera la identificacin de los requerimientos de recursos que es la descripcin de los tipos de recursos y las cantidades para cada elemento de la WBS. Si no se cuenta con un equipo de proyecto disponible, estos recursos pueden ser obtenidos por medio de adquisicin del staff o solicitaciones (procurement) o pueden

establecerse las bases para la negociacin de cambios en el alcance del proyecto, en el tiempo o en el costo del proyecto.

Estimacin de Costos Despus de desarrollar una lista adecuada de los requerimientos de recursos el administrador de proyecto y los miembros de su equipo de trabajo deben desarrollar algunos estimados de los costos que se requieren para ellos.

Este estimado por tareas permite a su vez estimar el total de los requerimientos del proyecto y se realiza en momentos clave de cada proyecto, siendo cada vez mas exactos. El realizar estimados de costos durante el desarrollo del proyecto, permite validar los estimados anteriores y detectar problemas en el desarrollo del proyecto. Cuando se encuentran diferencias con estimados anteriores pueden analizarse diferentes alternativas como: Ignorar el ltimo estimado

Revisar el estimado anterior y solicitar fondos Redisear el proyecto para ajustarlo a los estimados anteriores

La seleccin de la alternativa correcta o la combinacin de ellas depende de la naturaleza del proyecto y de las prioridades que se le hayan asignado Un proceso comn para la estimacin del costo de las actividades y del proyecto total es conocido como enfoque Bottom-up que consiste en utilizar la WBS para estimar los costos de cada una de las actividades y por lo tanto, el clculo de totales de abajo hacia arriba en

estructura permitir conocer los diferentes costos a cada nivel y a nivel total del proyecto:

Descomposicin de tareas (WBS)

1. Estimar horas-hombre para cada tarea, basndose en la categora de mano de obra 2. Determinar el tiempo calendario requerido o disponible para cada tarea 3. Calcular el costo real de la tarea, utilizando el costo de la categora de mano de obra Para realizar el clculo debe conocerse adems de las actividades de la WBS, la estimacin de su duracin y los requerimientos de recursos; la informacin del negocio relacionada con

las razones de pago y con informacin histrica. Adems del proceso de estimacin Bottom up existen tcnicas de estimacin que aplican ante diferentes condiciones: Estimacin Anloga: Tambien es conocida como estimacin Top-down que se basa en los costos actuales de un proyecto similar previo para establecer los estimados de las tareas, es una forma de aplicar el juicio experto. Este mtodo es menos costoso que otros pero tambin es menos exacto y resulta confiable

cuando los proyectos que se comparan son similares no solo en apariencia. Los encargados de la estimacin determinan si los elementos del proyecto sern mas o menos costosos que el proyecto anlogo. En general , las caractersticas de esta tcnica son: Macroestimado en la etapa conceptual del proyecto til en el desarrollo inicial del plan No identifica elementos individuales de trabajo Ofrece una visin general del proyecto

Establece parmetros generales del proyecto

Estimacin Bottom up: Se basa en la estimacin de los elementos individuales de trabajo -tareas- que se suman para obtener el costo total del grupo de tareas y del proyecto. La exactitud del tamao de las tareas individuales y de la experiencia de las personas. La descomposicin de tareas permite al administrador del proyecto asignar a los responsables de los paquetes de trabajo la estimacin del costo de cada uno para despus integrarlos en todo el proyecto La estimacin del costo para pequeos elementos incrementa la exactitud del estimado

debido a que puede solicitarse la estimacin a quin est ms familiarizado. La estimacin total bajo esta tcnica tiende a requerir mayor tiempo para realizarse. En general, las principales caractersticas de este enfoque son: Se desarrolla cuando se ha definido un nivel de detalle del proyecto Coloca los costos en los paquetes de trabajo de la WBS Calcula el costo total en funcin de un proceso de roll-up

Un enfoque que puede asumirse utilizando estos dos tipos de estimaciones consistira en los siguientes pasos: Desarrollar la WBS y la OBS Hacer un estimado top down Desarrollar el calendario y la asignacin de recursos Hacer un estimado bottom up Conciliar las diferencias

Modelacin paramtrica: Esta tcnica utiliza algunos parmetros del proyecto en un

modelo matemtico para estimar los costos del proyecto Un modelo paramtrico podra proveer un estimado para el desarrollo de software expresado por lnea de cdigo basndose en el lenguaje de programacin que se utilizar, el nivel de experiencia de los programadores, el tamao y la complejidad de los datos que se utilicen. Los modelos paramtricos son ms confiable cuando la informacin histrica que se utiliza para crear el modelo es exacta, los parmetros son fcilmente cuantificables y el modelo es flexible en relacin con el tamao del proyecto. Herramientas computarizadas. Para la estimacin de costos pueden utilizarse herramientas

como hojas de clculo y el software para la administracin de proyectos que utilizados apropiadamente incrementan la exactitud de los estimados. Otro modelo llamado COCOMO - Constructive Cost Model- desarrollado por Barry Bohem es un modelo paramtrico para estimar los costos de desarrollo de software basado en parmetros como las lneas de cdigo fuente o los puntos de funcin. Los puntos de funcin son evaluaciones independientes de las funciones involucradas en el desarrollo de sistemas, por ejemplo, el nmero de entradas y salidas, el nmero de archivos

y el nmero de actualizaciones. Independientemente de la tcnica utilizada, el proceso de estimacin recibe influencia de: La especificacin del alcance Las condiciones ambientales La duracin del proyecto Las restricciones de terminacin Las habilidades del equipo de trabajo

Los factores externos

El mtodo ms confiable de estimacin es que lo realicen los responsables de realizar la tarea ya que pueden aplicar su experiencia y conocimiento, adems de que se establece un compromiso con el desarrollo

Se recomienda que cuando exista incertidumbre se realicen tres estimaciones de costo Pesimista, promedio y optimista, ya que con esto se considera el riesgo de la tarea y permite planear acciones de contingencia La estimacin de costos no constituye en s el presupuesto ya que ste se relaciona

con la estimacin de costos en el tiempo. Un presupuesto describe: Cuando se aplicar el dinero a cada actividad En que momento de la duracin de cada actividad se aplica Como se represente el costo en un calendario de trabajo

Costos tpicos involucrados en el desarrollo de un proyecto. Los costos estimados a travs de las actividades representadas en la WBS se relacionan directamente con el desarrollo de la misma, sin embargo, el costo total del proyecto involucra costos adicionales.

A continuacin se describen los costos tpicos en un proyecto Costos directos Son claramente asignables a los paquetes de trabajo: Mano de obra, materiales y equipo Estos costos pueden ser influenciados por el administrador del proyecto y el equipo de trabajo y son los nicos que se calculan en estimacin roll-up

Costos indirectos Son costos del proyecto que no estn asociados con los entregables pero que se asignan a todo el proyecto, por ejemplo: El administrador del proyecto Entrenamiento

Viticos

Costos generales y administrativos Representan costos organizacionales que no estn ligados directamente a un proyecto especfico, son llamados costos fijos No son gastos inmediatos pero deben considerarse en el costo total, su asignacin vara pero puede ser un porcentaje de los costos directos totales o pueden ser cargos selectivos

basados en los paquetes de trabajo Costos totales El costo total del proyecto incluye un porcentaje de utilidad cuando se realiza un proyecto externo. Para efectos de control del proyecto slo se utilizan los costos directos porque son los nicos que pueden ser influenciados Guas para la estimacin de costos

Existen algunas recomendaciones generales que pueden atenderse cuando se realiza la estimacin de costos:

1. Responsabilidad En el nivel de los paquetes de trabajo, la estimacin debe ser hecha por las personas que conocen la tarea 2. Condiciones normales Los estimados deben basarse en condiciones normales, mtodos eficientes y el nivel

normal de recursos 3. Unidades de tiempo Se requieren unidades consistentes de tiempo para todas las tareas 4. Independencia Las tareas deben tratarse independientemente de las dems 5. Contingencias Los estimados no deben incluir contingencias, ya que stas se derivan de otros fondos

6. Errores en los estimados Se requiere una cultura que acepte la posibilidad de errores para lograr estimados