Gestin de tiempos del proyecto

Gestin del Tiempo

Incluye los procesos necesarios para asegurar la concrecin del proyecto en tiempo

Tiempo
Definicin Actividades Secuencia de Actividades Duracin estimada Desarrollo del de actividades Plan Control del Plan

Gestin del Tiempo -

Secuenciacin de actividades

Gestin del Tiempo Secuenciacin de Actividades

Salidas
Diagrama de red
Actualizacin de lista de actividades

I F

Gestin del Tiempo Estimacin de Duracin de Actividades

Implica determinar el perodo de tiempo que demandar ejecutar cada una de las tareas identificadas.

Entradas
Lista de Actividades Requerimientos de recursos Capacidad de recursos Informacin histrica Restricciones y Supuestos

Gestin del Tiempo Estimacin de Duracin de Actividades

TCNICAS: Asesoramiento de expertos Estimacin por analoga Simulaciones

Gestin del Tiempo Estimacin de Duracin de Actividades Salidas

Duracin estimada de las actividades Bases de estimacin Lista de actividades actualizada

Errores en la estimacin de los recursos y los tiempos

Errores por suponer situaciones similares cuando no lo son. Subestimacin de ciertas actividades por falta de informacin. Falta de experiencia No se considera que un recurso puede ser no renovable ni sustituible. Generalmente se basa en hiptesis falsas por autoengao.

Gestin del Tiempo Programacin de Actividades

Implica determinar las fechas de inicio y finalizacin para las actividades del proyecto.
Entradas:
Diagrama de red Duracin estimada de actividades Requerimientos de recursos Pool de recursos Calendario Restricciones y Supuestos Retrasos y adelantos

Gestin del Tiempo Programacin de Actividades Tcnicas:

Anlisis Matemtico Critical Path Method (CPM) PERT

Mtodo heurstico de recursos Reasignacin por anlisis de recursos sobre el CPM Compresin de la duracin Fast tracking: Crashing:

Tcnicas Matemticas
Calcular fechas tericas de inicio y finalizacin para todas las actividades del proyecto, sin considerar restricciones en los recursos. Mtodo del Camino Crtico (CPM):
camino crtico: secuencia de actividades que, en conjunto, determinan la duracin del proyecto. CPM asume que las duraciones de las actividades se conocen con exactitud de antemano, y en base a ello realiza un anlisis de camino crtico.

Gestin del Tiempo -

Camino crtico
Un camino es una secuencia de actividades que comienza en una actividad inicial del proyecto, recorre un conjunto de actividades que se suceden inmediatamente, y termina en una actividad final del proyecto. El largo de un camino es el tiempo total que lleva recorrerlo. Para cualquier red existe un camino de mximo largo de todos los posibles Todo camino cuyo largo es igual al mximo es llamado camino crtico.

 Porqu importa el Camino Critico?

Un retraso en una tarea del camino crtico implica un retraso en la fecha de terminacin del proyecto Es posible retrasar actividades que no pertenecen al camino crtico sin atrasar el proyecto Las actividades del camino crtico son aquellas en las que el jefe del proyecto deber poner ms atencin Las actividades en el camino crtico no son necesariamente las actividades ms importantes tcnicamente del proyecto.

Ejemplo de Reglas Bsicas para la Estimacin

No considerar horas extras Slo un turno de 8 hs. por da, productivo entre 6,5 hs y 7 hs Considerar licencias y feriados Expresar duraciones en das laborables (no semanas) Considerar niveles de experiencia de las personas Considerar necesidades de capacitacin Considerar participacin en inspecciones de diseo y construccin Considerar participacin en revisin de documentos del proyecto Considerar participacin en reuniones del proyecto Considerar identificacin, almacenamiento y presentacin de mediciones de calidad y del proceso Considerar tiempos de viajes Considerar disponibilidad de hardware, tools y otros recursos Considerar proyecciones realistas de contratacin de personal y proveedores Considerar el soporte a productos ya enviados a clientes Listar suposiciones adicionales no contenidas en esta lista

Gestin del Tiempo Programacin de Actividades

Salidas

Proyecto programado Gantt Diagrama de red

Informacin de soporte Lista de recursos actualizada Plan de introduccin de cambios

Gestin del Tiempo Diagrama de GANTT

Milestones Mojones o Hitos

Indican la finalizacin de una etapa del proyecto Razones para definir milestones:
evitar que se pierda una visin global del proyecto reportar el estado del proyecto hacia arriba

Son indicados en la agenda sinptica del proyecto

Heursticas de asignacin de recursos

Resultados del CPM no consideran las restricciones de recursos y por lo tanto generan sobrecarga de recursos o una distribucin de recursos poco eficiente. Son necesarias reglas para nivelar recursos.

Perfil (o histograma) de recursos:

Diagrama de barras que indica la intensidad de uso de cada recurso.
Resalta las sobrecargas y las subutilizaciones.
SOBRECARGA
100 %

Nivelacin de recursos y cronograma

Etapa 1 - Usar slack
Una tarea con flotacin tiene cierto grado de libertad respecto a cuando ser ejecutada Podemos mover el inicio planeado para minimizar la sobrecarga de recursos

Etapa 2 - Si podemos modificar la duracin del proyecto

Etapa 3 - Reconsiderar:
Modificar duracin de tareas para nivelar recursos
Las duraciones estimadas 2. El anlisis de precedencia

Etapa 4 - Debemos modificar el alcance o renegociar otras condiciones.

Otras Tcnicas Aplicables al Desarrollo de Cronogramas

Compresin de la duracin, tcnicas para acortar la duracin del proyecto, sin cambiar su alcance. fast tracking (superposicin): crashing : acortar con ms recursos
mayo 1997 Curso de Gestin de Proyectos 21

fast tracking (superposicin):

ejecutar en paralelo actividades que normalmente se realizaran secuencialmente:
comenzar codificacin antes de terminar con el diseo

ACORTAMIENTO

Crashing (acortamiento con + recursos):

se analizan compromisos entre cronograma y costos, para obtener la mxima compresin con el mnimo incremento de costo
se define para cada actividad: Mi = mxima reduccin de duracin de actividad i Ci = costo asociado con reduccin de duracin Ki = Ci/Mi Buscar la actividad en el camino crtico con el menor Ki.

Costo versus duracin:

$

Costo Acort.

Ki = Ci/Mi
Costo min.

Min.

ptima

duracin

Duracin total del proyecto:

Suma de las duraciones de la secuencia de tareas crticas. Puede haber caminos crticos paralelos. El acortamiento de una tarea critica puede cambiar el camino crtico. La variacin de una tarea no crtica puede cambiar el camino crtico y la duracin total.

Total del proyecto.

El costo total es la suma de todos los costos Lo que interesa es la relacin duracin total / costo total. Puede haber beneficios por acortar el proyecto que no son de ninguna tarea sino del proyecto en su conjunto.

Control del programa:

A partir de reportes de desempeo real, o de solicitudes de cambios: se mide el desempeo del cronograma se modifica (o actualiza), el programa. Se toman acciones correctivas se registran las lecciones aprendidas.

Gestin de Proyectos
Gestin de Costos del Proyecto

La Gestin de Costos

Es el proceso conducente a asegurar que el proyecto se completa dentro del presupuesto asignado.

La Gestin de Costos
Se compone de :
Planificacin de recursos, humanos y materiales. Estimacin de costos, de esos recursos. Presupuestacin, juntar los costos de los recursos con las actividades y el cronograma. Control de costos.
Comparacin previsto-real, y control de cambios.

Costo de ciclo de vida.

TRADE-OFF: Costo Proyecto vs. Costo Producto Resolver en vista del menor costo global: Costeo del Ciclo de Vida.
En algunos proyectos el desempeo en rendimiento financiero del producto est fuera del alcance del proyecto.

Cuidados
La gestin de costos debe servir a todos los interesados del proyecto Distintos interesados tienen distintas pticas, requieren distintas medidas. Si el desempeo de costos forma parte de sistemas de retribucin o premiacin: cuidar la separacin de costos controlables y no controlables. EVITAR SUBOPTIMIZACIN

Planificacin de Recursos
Entradas:
Estructura de Anlisis de Trabajo (WBS). Informacin histrica Formulacin del alcance Pool de Recursos Polticas de la organizacin.

Herramientas:

Juicios de expertos Identificacin de alternativas. Software de gestin de proyectos. Tipo y cantidad de Recursos requeridos en cada actividad prevista.

Salidas: Requerimientos de Recursos.

Estimacin de Costos
Entradas:
WBS (ver dependencia costo - tiempo) Requerimientos de Recursos Tarifas Duraciones estimadas Informacin histrica. Plan de cuentas.

Estimacin de Costos
Herramientas y Tcnicas:
por analoga (top down). por modelos parametrizados. Por anlisis de cada actividad (buttom up).

Software de Gestin de Proyectos.

Especialmente para manejar alternativas.

Los estimados de costos se harn a veces en unidades fsicas, pero siempre en unidades monetarias.

Lnea base de presupuestacin

Asignacin de costos a las actividades programadas y acumulacin en el tiempo (curva S).
acumulacin de costos acumulacin de reservas, compromisos, crditos acumulacin de efectivo a pagar (salidas de caja)

segn distintos interesados.

Curva S.

tiempo

Control de Costos.
Monitoreo del desempeo en costos. Anlisis de variaciones (los porqu)
en cantidad en tarifa (o precio). Anlisis de consecuencias posteriores. registros autorizaciones

Control de cambios

Informacin a interesados.

Plan de Gestin de Costos

Cmo manejar variaciones. Cuando introducir cambios. Quin autoriza cambios.
Los cambios de presupuesto deberan obedecer a un cambio de alcance del proyecto, e integrarse en la gestin de cambios del proyecto.

Control de costos
Represupuestar, si los cambios lo requieren. Estimar Costo a la Finalizacin (EAC):
Real actual + presupuesto de lo faltante Real actual + idem. corregido por factor de desempeo hasta la fecha. Real actual + presupuesto actualizado por cambios en las condiciones. REGISTRAR LECCIONES APRENDIDAS.