PLAN DE ACTIVIDADES

TALLER DE PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA

¿QUÉ ES UN PLAN DE ACTIVIDADES?

Un plan de actividades es un documento que recoge un conjunto de tareas necesarias

para la consecución de una acción u objetivo concreto. Antes planificar un proyecto,
es conveniente hacer un plan de actividades. Identificar cada una de las tareas que
deben completar para alcanzar el objetivo del proyecto, es primordial y muchas
veces, se necesita la ayuda de un asesor técnico.
La planificación de actividades comienza por la elaboración de un cronograma de
actividades. En él, se dispone fecha y duración de la misma, así como las sub-tareas
para su ejecución. También se define un responsable de la misma.
PLAN DE PROYECTO

El plan de proyecto es uno de los primeros pasos de la fase inicial de la gestión de proyectos. Antes de
llevar a cabo la planificación de actividades en la aplicación de gestión, es necesario este documento.
La mayoría de Directores de Proyectos profesionales son expertos en su especialización: la gestión de
proyectos. Por este motivo, muchos de ellos carecen de conocimientos demasiado técnicos en un
campo concreto, en el que se desarrolla el proyecto. Son especialistas en coordinar, gestionar
recursos, identificar riesgos, organizar tareas, equipos de trabajo y estimar tiempos, presupuestar, etc.
Pero no tanto en saber qué actividades de la planificación, sub-tareas y recursos son necesarios para
completar el proyecto en concreto. Por ello, se dejan a asesorar por profesionales más técnicos,
expertos en el área correspondiente.
ETAPAS DE UN PLAN DE ACTIVIDADES

Según la publicación, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,

(PMBOK® Guide) se recomienda aplicar siete procesos consecutivos para
poder estar en condiciones de llevar a cabo una gestión del tiempo óptima.
ETAPAS DE UN PLAN DE ACTIVIDADES

1. Gestión del cronograma: establece las políticas, procedimientos y documentación que

es necesario recopilar para la planificación, ejecución y control de la programación del
proyecto. Este proceso proporciona orientación y dirección acerca de la forma en que se
gestionará el cronograma del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.
Puede llevarse a cabo mediante técnicas analíticas, complementadas con reuniones y el
juicio experto del propio Director de Proyecto.
Debe resultar en la creación del plan de gestión del cronograma de proyecto, un
documento esencial para la gestión del tiempo.
ETAPAS DE UN PLAN DE ACTIVIDADES

2. Definición de actividades: con este paso, se busca identificar y documentar las acciones concretas que
será necesario realizar para producir los entregables del proyecto. Es el momento de, previa creación de
la estructura de descomposición del trabajo, dividir cada paquete en las actividades que constituyen la
base del proyecto.
Para completar este proceso es importante dominar la técnica de la estructura de descomposición del
trabajo, cuya elaboración deberá enriquecerse con la aportación del punto de vista de representantes de
los equipos de trabajo involucrados en su ejecución.
De este proceso se extraerán una lista de actividades, otra de hitos y un compendio que recoja las
características y atributos de cada una de las actividades.
ETAPAS DE UN PLAN DE ACTIVIDADES

3. Concatenación de actividades: define las relaciones entre las distintas actividades del
proyecto, estableciendo para ello la secuencia lógica de trabajo que garantiza la mayor
eficiencia, teniendo en cuenta todas las restricciones del proyecto.
Hace falta conocer las dependencias y tener una buena capacidad de previsión de las áreas más
susceptibles de sufrir retrasos o adelantos.
Debe culminar con la confección de un diagrama de red que represente el cronograma de
proyecto, tras haber actualizado toda la documentación que así lo requiriese.
ETAPAS DE UN PLAN DE ACTIVIDADES

4. Estimación de recursos necesarios para cada actividad: se trata de hacer una aproximación,
lo más precisa posible, del tipo y cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo cada
actividad. Para completar este proceso es preciso identificar, no sólo la clase y volumen de
recursos que se emplearán, sino también sus principales características, ya que así se minimiza
el riesgo relativo al cálculo de costes y duración.
En este punto puede servir de gran ayuda la incorporación de algún tipo de software específico
para la gestión de proyectos.
En base a todos los recursos disponibles se han de determinar los requisitos que conlleva cada
actividad y se tiene que elaborar la estructura de descomposición de los recursos aplicables a
cada tarea.
ETAPAS DE UN PLAN DE ACTIVIDADES

5. Estimación de la duración de cada actividad: ofrece una visión muy clara del número de
períodos de trabajo necesarios para completar las actividades individuales con los recursos
estimados. Estos cálculos proporcionan la información suficiente para conocer la cantidad de
tiempo que cada actividad requiere para completarse.
Entre los métodos más usados para realizar estas estimaciones se encuentran el de la
estimación análoga, la paramétrica o la de los tres puntos; aunque el análisis de reservas o la
aplicación de técnicas de toma de decisiones grupales también suelen dar buenos resultados.
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6. Desarrollo del cronograma de proyecto: que se lleva a la práctica analizando cada secuencia
de actividades, sus duraciones, los requisitos aplicables a los recursos y, por supuesto, también
las restricciones. Una vez completado debe mostrar las fechas previstas para completar todas
las actividades del proyecto que en él se recogen.
Tras el análisis y la aplicación de técnicas de modelado y optimización de recursos, se pueden
poner en práctica métodos de gestión de proyectos como el del camino crítico o el de la cadena
crítica. Dependiendo del tamaño del proyecto es frecuente también, llegados a esta etapa, el
aplicar técnicas de compresión.
Es fundamental no retrasar más la tarea de actualización de documentos y herramientas.
ETAPAS DE UN PLAN DE ACTIVIDADES
7. Control del cronograma: sienta las bases necesarias para facilitar el seguimiento y control
del estado de las actividades del proyecto. Además, sirve para actualizar el avance del proyecto
y gestionar cambios en la línea base del cronograma que permitan ganar ajuste con lo
dispuesto en la planificación. La función más importante de este proceso es proporcionar los
medios para identificar desviaciones de forma prematura, estando en disposición de plantear
las acciones correctoras o preventivas necesarias.
En este último de los procesos de gestión del tiempo de proyecto no es extraño aplicar técnicas
de pronóstico, que permitan una mayor capacidad de reacción y un margen de tiempo extra
para la planificación y la elaboración de un plan de contingencia.
CONSIDERACIONES TÉCNICAS EN PLAN DE PROYECTOS TI

• Simplificación: evaluar proyectos en que reutilicen plataformas de otras instituciones o

disponibles desde gobierno digital, también que eliminen sistemas legados, que consoliden
plataformas y que interoperen en su origen.
• Compras de PC o Licencias: Debe indicar en el proyecto la lista de destinatarios (cargo o rol
no nombre), y especificar si son nuevas adquisiciones o reemplazo, actualización,
renovación, etc. En el caso de licencias, si es de servidores indicar el uso de este servidor,
servicio que presta y el modelo de licenciamiento.
CONSIDERACIONES TÉCNICAS EN PLAN DE PROYECTOS TI

• Estrategia de transformación digital: Uso de firma Electrónica, si requiere de

otro proveedor debe justificar el motivo.
• Desarrollos de los FrontEnd de cara al cliente: Que sea desarrollado “Mobile
First” (responsivo). Debe incluir marcadores para analítica en las páginas de
uso del cliente. Debe cumplirse con lo establecido independiente de quien
realice el desarrollo (interno o proveedor externo).
CONSIDERACIONES TÉCNICAS EN PLAN DE PROYECTOS TI

• Interoperabilidad: Preferir potenciar los servicios ya existentes antes de

desarrollar nuevos.
• Uso de servicios compartidos: preferir utilizar plataformas compartidas
existentes tales como Paypal, Transbank, etc
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