TRATAMIENTO Y CLASIFICACIÓN

DE LA INFORMACIÓN ESCRITA
 TRATAMIENTO DE LA
CORRESPONDENCIA
LA ENTRADA DE DOCUMENTOS

ETAPAS:
1. RECEPCIÓN Y CLASIFICACIÓN: A TRAVÉS DE LOS SERVICIOS DE REPARTO
QUE HAYA ESTABLECIDO LA EMPRESA. SE CLASIFICA SEGÚN EL TIPO:
CARTAS, IMPRESOS, PERIÓDICOS, PAQUETES….
2. APERTURA Y COMPROBACIÓN: SI ALGÚN SOBRE VIENE MARCADO
COMO CONFIDENCIAL, PERSONAL, RESERVADO, A LA ATENCIÓN DE*……
SIGNIFICA QUE TIENE QUE ENTREGARSE CERRADO A SU DESTINATARIO
3. REGISTRO: LOS DOCUMENTOS SE ENUMERAN, SE LES PONE UN SELLO DE
ENTRADA Y SE ANOTAN EN EL LIBRO DE REGISTRO DE ENTRADA DE
CORRESPONDENCIA
 PRECAUCIONES EN LA APERTURA DE LA
CORRESPONDENCIA

1. ENTREGAR LOS SOBRES CERRADOS QUE ASÍ LO REQUIERAN

2. COMPROBAR SI EXISTEN ANEXOS.
3. DEJAR LOS ANEXOS JUNTO AL DOCUMENTO PRINCIPAL
4. COMPROBAR QUE EN EL DOCUMENTO FIGURAN LOS
DATOS DEL REMITENTE, SI NO ES ASÍ, SE DEBE GUARDAR EL
SOBRE JUNTO AL RESTO DE LA DOCUMENTACIÓN
 CONTENIDO DEL REGISTRO DE ENTRADA
NÚMERO DE ENTRADA: SEGÚN ORDEN DE LLEGADA. LA
NUMERACIÓN SE INICIA CADA AÑO.
FECHA DE ENTRADA: DÍA Y MES QUE SE RECIBE EL DOCUMENTO.
REMITENTE: NOMBRE DE LA EMPRESA O PERSONA QUE LO ENVÍA
Y LOCALIDAD DE PROCEDENCIA.
CLASE DE ENVÍO: CARTA, IMPRESO, REVISTA, FOLLETO, PAQUETE,
ETC…
ANEXOS: FACTURAS, PRESUPUESTOS, CATÁLOGOS, ETC…
DESTINATARIO: PERSONA A QUIEN SE ENTREGA DESPUÉS DE SU
REGISTRO.
ASUNTO: DEPENDE DE CADA CORRESPONDENCIA.*
OBSERVACIONES: CUALQUIER DATO QUE FACILITE SU
LOCALIZACIÓN.
 PREPARACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA DE
SALIDA

1. ¿QUIÉN ELABORA LA CORRESPONDENCIA?

LA PERSONA ENCARGADA EN CADA DEPARTAMENTO O
SECCIÓN*
2. ¿CUÁNTAS COPIAS SE PREPARAN DE CADA DOCUMENTO?
DOS EJEMPLARES, ORIGINAL Y COPIA

3. ¿CUÁNDO SE FIRMA LA CORRESPONDENCIA?

UNA VEZ CORREGIDOS* LOS ESCRITOS SE PASA LA FIRMA A
QUIEN CORRESPONDA EN EL DEPARTAMENTO.
TODA LA CORRESPONDENCIA SE PRESENTA COMO FIRMA DEL
DÍA EN UNA CARPETA LLAMADA PORTAFIRMAS.*
 EXPEDICIÓN DEL CORREO

REGISTRO:

 SE ANOTA EN EL LIBRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA,

MUY PARECIDO AL REGISTRO DE ENTRADA.

 SE DIFERENCIAN PORQUE EN EL REGISTRO DE SALIDA NO

ES NECESARIO ASIGNAR NÚMERO DE SALIDA.

 EL ORDEN LO MARCA LA FECHA DE SALIDA O EXPEDICIÓN

(NO TIENEN QUE COINCIDIR OBLIGATORIAMENTE)
CONTENIDO DEL REGISTRO DE SALIDA
FECHA DE SALIDA: DÍA Y MES DE ENVÍO DEL DOCUMENTO. PUEDE SER
POSTERIOR A LA FECHA DEL DOCUMENTO.

DESTINO: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL Y LOCALIDAD A QUIEN SE DIRIGE.

FECHA DEL DOCUMENTO: LA FECHA QUE LLEVA EL ESCRITO.

CLASE DE ENVÍO: CARTA, IMPRESO, PAQUETE, CATÁLOGOS, ETC…

ANEXOS: FACTURAS, CHEQUES, ALBARANES, LISTAS DE PRECIOS, ETC…

ASUNTO: ES UNA SÍNTESIS DEL CONTENIDO.

ORIGEN: PERSONA, DEPARTAMENTO O SECCIÓN QUE ORIGINA EL

DOCUMENTO.

OBSERVACIONES: ANOTACIONES, COMO COPIAS A DEPARTAMENTOS.

 PLEGADO Y ENSOBRADO
SI ES MUY GRANDE EL VOLUMEN DE CORRESPONDENCIA, LAS
EMPRESAS SUELEN DISPONER DE SISTEMAS MECÁNICOS QUE
REALIZAN ESTA TAREA.
HAY QUE PRESTAR ATENCIÓN…
 SI SON SOBRES VENTANILLA TIENE QUE ESTAR VISIBLE LA
DIRECCIÓN DEL DESTINATARIO.
 EVITAR ERRORES CUANDO EN EL SOBRE SE UTILIZAN
ETIQUETAS CON LA DIRECCIÓN DEL DESTINATARIO.
 COMPROBAR SI HAY ANEXOS QUE SE INCLUYEN JUNTO AL
DOCUMENTO PRINCIPAL
 CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
ES LA BASE FUNDAMENTAL DEL FUNCIONAMIENTO DEL
ARCHIVO DE UNA EMPRESA.

CLASIFICAR AGRUPAR POR CLASES

COLOCAR (GUARDAR) CON UN ORDEN
ORDENAR ESTABLECIDO

EL CRITERIO DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DEBERÁ:

 SER EL MÁS ADECUADO PARA EL TIPO DE DOCUMENTOS QUE
SE MANEJAN.
 RESULTAR SENCILLO.
 FACILITAR LA LOCALIZACIÓN RÁPIDA DE LOS DOCUMENTOS.
 PERMITIR AMPLIACIONES FUTURAS
SISTEMAS Y MÉTODOS
 ALFABÉTICO
 CONSISTE EN CLASIFICAR Y ORDENAR A PARTIR DE LAS
LETRAS DEL ALFABETO, RESPETANDO LA SECUENCIA DEL
MISMO.
 EL PRIMER APELLIDO ES LA PALABRA ORDENATRIZ
 SI COINCIDE EL PRIMER APELLIDO, SE ORDENAN POR EL
SEGUNDO Y SI TAMBIÉN COINCIDE, SE ORDENA POR EL
NOMBRE.
 CUANDO LOS APELLIDOS SON COMPUESTOS Y SEPARADOS
POR UN GUIÓN SE TOMA COMO UN SOLA PALABRA.
 HAY APELLIDOS QUE INCLUYEN ARTÍCULOS O PARTÍCULAS.
EL TRATAMIENTO SERÁ DIFERENTE SEGÚN LOS CASOS:
a) CUANDO SE TRATA DE NOMBRES EN CASTELLANO*,
LAS PARTÍCULAS O ARTÍCULOS NO SE TOMAN EN
CUENTA.
b) EN LOS CASOS DE NOMBRES EXTRANJEROS SI SE
TOMAN EN CUENTA.*
NOMBRES DE EMPRESAS O INSTITUCIONES
SI LA DENOMINACIÓN INCLUYE NOMBRES PROPIOS, SE SIGUE EL MISMO CRITERIO
QUE EN LOS NOMBRES DE LAS PERSONAS FÍSICAS.
SI EL NOMBRE PROPIO VA ACOMPAÑADO DE OTRAS PARTÍCULAS (HIJOS DE. Y
COMPAÑÍA, Y HERMANOS, ETC) ESTAS PALABRAS NO SE TENDRÁN EN CUENTA.
CUANDO LOS NOMBRES INCLUYEN UNA PALABRA GENÉRICA (BAR, PELUQUERÍA,
SUPERMERCADO, ETC…) NO DEBE TENERSE EN CUENTA.
EN LOS NOMBRES DE ORGANISMOS E INSTITUCIONES, SÍ SE TOMA COMO PALABRA
ORDENATRIZ EL NOMBRE GENÉRICO. (MINISTERIO, BANCO, ETC.)
EN EL CASO DE EMPRESAS CONOCIDAS POR SIGLAS, SE CLASIFICAN POR EL NOMBRE
COMPLETO. SI SON MÁS CONOCIDAS POR LAS SIGLAS, EN ESE CASO, SE ORDENARÁN
POR ESTAS.
EN LOS NOMBRES DE EMPRESAS EXTRANJERAS, SE TOMA COMO ORDENATRIZ LA
PRIMERA PALABRA.
 VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL
SISTEMA ALFABÉTICO
VENTAJAS
NO REQUIERE UN APRENDIZAJE
ESPECIAL, YA QUE EL ALFABETO ES
CONOCIDO POR TODOS.
ES ABIERTO Y PERMITE LA
AMPLIACIÓN. SE PUEDEN
INTERCALAR NUEVOS
DOCUMENTOS O CARPETAS SIN
NECESIDAD DE MOVER EL RESTO.
SENCILLEZ, PORQUE SE EMPLEA
UN SOLO CRITERIO Y NO
PRESENTA SUBDIVISIONES.
SE ADAPTA A TODO TIPO DE
DOCUMENTOS.
INCONVENIENTES
HAY QUE DETERMINAR LA
PALABRA ORDENATRIZ.
LOS CRITERIOS NO SON
UNIVERSALES NI UNÁNIMES, LO
QUE OBLIGA A ESTABLECER
REGLAS FIJAS QUE DEBERÁN
SEGUIRSE AL PIE DE LA LETRA
AL EXTRAER UN DOCUMENTO DE
UNA CARPETA HAY QUE DEJAR
UNA SEÑAL EN SU LUGAR,
PORQUE NO SE NOTARÍA SU
AUSENCIA
 SISTEMA NUMÉRICO
A CADA DOCUMENTO LE CORRESPONDE UN
NÚMERO POR ORDEN DE LLEGADA, QUE
SERÁ EL QUE SE UTILICE AL ORDENAR Y NO
TIENE RELACIÓN CON EL CONTENIDO DE LA
INFORMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
 VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL SISTEMA
NUMÉRICO

VENTAJAS INCONVENIENTES
ES MUY SENCILLO, SOLO HAY QUE SEGUIR SI SE DESCONOCE EL NÚMERO CLAVE
LA SUCESIÓN NATURAL DE LOS NÚMEROS. DEL DOCUMENTO, LA LOCALIZACIÓN ES
MÁS DIFÍCIL.
ES ILIMITADO. NO OBLIGA A TENER ÍNDICES O FICHAS
ADICIONALES PARA LOCALIZAR EL
DOCUMENTO RAPIDAMENTE.
AL ASIGNAR EL NÚMERO A UN NO PERMITE INTERCALAR NUEVOS
DOCUMENTO O EXPEDIENTE, NO ES DOCUMENTOS.
POSIBLE CONFUNDIRLO.
NO ES NECESARIO DEJAR UNA SEÑAL NO TODOS LOS DOCUMENTOS SE
CUANDO SE EXTRAE UN DOCUMENTO, ADAPTAN A ESTE SISTEMA.
PORQUE LA FALTA ES EVIDENTE.
 SISTEMA ALFANUMÉRICO

 CLAVES COMPUESTAS DE LETRAS Y NÚMEROS.

 ES NECESARIO LLEVAR FICHAS O ÍNDICES DE
REFERENCIA.
 PERMITE MUCHAS VARIANTES.
 EN EL CASO DE ESTAR COMPUESTO POR LETRAS Y
NÚMEROS, EL PRIMER CRITERIO DE ORDENACIÓN
ES EL ALFABÉTICO.
 SI APARECE PRIMERO EL NÚMERO, EL PRIMER
CRITERIO SERÁ NUMÉRICO.
 LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS SON LAS MISMAS
QUE EN EL SISTEMA NUMÉRICO.
SISTEMA POR MATERIAS O ASUNTOS
SE AGRUPA LA DOCUMENTACIÓN SEGÚN EL CONTENIDO Y LUEGO
SE ORDENA CON ALGÚN SISTEMA.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS
VENTAJAS DESVENTAJAS
LA LOCALIZACIÓN ES RÁPIDA, REQUIERE AL MENOS DOS
POR LA MATERIA QUE TRATAN. ORDENACIONES
ES UN SISTEMA ABIERTO HAY QUE DETERMINAR LOS
PORQUE PERMITE INTERCALAR ASUNTOS O MATERIAS.
NUEVOS ASUNTOS
CUANDO SE EXTRAE UN
DOCUMENTO ES NECESARIO
DEJAR UNA MARCA
 CRONOLÓGICO
 SE ORDENA SEGÚN LA FECHA DE LOS DOCUMENTOS.
 SE COMIENZA POR EL AÑO, MES Y DÍA.
 LA ORDENACIÓN PUEDE SER TANTO ASCENDENTE
COMO DESCENDENTE (LA FECHA MÁS ANTIGUA A LA
MÁS RECIENTE, O, LA FECHA MÁS RECIENTE A LA
MÁS ANTIGUA)
 SE PUEDEN ESTABLECER COMBINACIONES CON EL
ALFABÉTICO Y EL NUMÉRICO.
 UNA VARIANTE ES LA CLASIFICACIÓN NUMÉRICO-
CRONOLÓGICA, BASADAS EN EL NÚMERO DE
EXPEDIENTE Y EL AÑO DEL MISMO.
 CRONOLÓGICO:
VENTAJAS E INCONVENIENTES

VENTAJAS INCONVENIENTES
SENCILLEZ Y RAPIDEZ.

PERMITE LA INCLUSIÓN DE ES IMPRESCINDIBLE CONOCER

NUEVOS DOCUMENTOS, SIN LA FECHA DEL DOCUMENTO
QUE SE ALTERE EL ORDEN. QUE SE ESTÁ BUSCANDO.
NO REQUIERE LA UTILIZACIÓN
DE FICHAS, ÍNDICES O
TESTIGOS
 GEOGRÁFICO
 SE ORDENA SEGÚN LOS LUGARES GEOGRÁFICOS
(DOMICILIO, LUGAR DE EMISIÓN, DESTINO, ETC..)
 ES UN SISTEMA COMPUESTO PORQUE IMPLICA
CLASIFICACIONES SUCESIVAS AL PAÍS. (REGIÓN, CC. AA.,
PROVINCIA, LOCALIDAD, ETC…)
 DENTRO DE CADA UNO DE LOS GRUPOS EL CRITERIO
USADO ES EL ALFABÉTICO.
 LA CAPITAL DE PROVINCIA SIEMPRE ENCABEZA SU
GRUPO Y SE COLOCA POR DELANTE DEL RESTO DE LAS
POBLACIONES.
 GEOGRAFICO:
VENTAJAS E INCONVENIENTES
VENTAJAS INCONVENIENTES
SOLO SE NECESITA SABER LA HAY QUE DESIGNAR LA
POBLACIÓN DE REFERENCIA. PALABRA ORDENATRIZ CON
LOS NOMBRES COMPUESTOS.
AGRUPA POR ZONAS A
CLIENTES Y PROVEEDORES. REQUIERE TESTIGOS CUANDO
SE EXTRAE UN DOCUMENTO.
PERMITE AMPLIACIONES.
NO ES ADECUADO PARA
PUEDE COMBINARSE CON ARCHIVOS MUY VOLUMINOSOS
OTROS MÉTODOS.
 LA LEY DE LAS 3R Y LA
DOCUMENTACIÓN

1. REDUCIR EL VOLUMEN DE LOS RESIDUOS.

2. REUTILIZAR O VOLVER A USAR LOS MATERIALES QUE
AÚN PUEDEN SERVIR, EN LUGAR DE DESECHARLOS.
3. RECICLAR O TRANSFORMAR LOS MATERIALES DE
DESECHO PARA CREAR NUEVOS PRODUCTOS
¿POR QUÉ HAY QUE ADOPTAR ESTRATEGIAS
3R?

 AHORRAR RECURSOS NATURALES

 REDUCIR DESECHOS
 REDUCIR LA CONTAMINACIÓN.
 MEJORAR EL MEDIO AMBIENTE.
 MEJORA EL PLANETA.
 AHORRA ENERGÍA
 ¿QUÉ HACER PARA APLICAR LA LEY DE LAS 3R?
ELEMENTOS ACCIONES
 REDUCIR LA IMPRESIÓN DE
DOCUMENTOS.
EL PAPEL: GRAN PARTE SE HACE CON LOS HACER LAS FOTOCOPIAS NECESARIAS.
ÁRBOLES, SI SE REDUCE EL CONSUMO SE  REUTILIZAR EL PAPEL IMPRESO POR
EVITA EL AGOTAMIENTO DE LOS 
UNA CARA.
BOSQUES
 USAR PAPEL RECICLADO

LA TINTA DE LAS IMPRESORAS:  IMPRIMIR SOLO LAS HOJAS

CONTIENEN ELEMENTOS TÓXICOS Y NECESARIAS.
CONTAMINANTES QUE PERJUDICAN EL  SELECCIONAR LA OPCIÓN DE AHORRO
MEDIOAMBIENTE DE TINTA.

ENERGÍA: LA OBTENCIÓN DE LA ENERGÍA  NO DEJAR LUCES NI APARATOS

ELÉCTRICA CONLLEVA EL CONSUMO DE ENCENDIDOS.
MATERIAS PRIMAS Y AUMENTA LA  MANTENER EL AIRE ACONDICIONADO
CONTAMINACIÓN MEDIOAMBIENTAL DENTRO DE LOS LÍMITES LÓGICOS.
 NO DEJAR LOS ORDENADORES EN
STAND-BY.
 UTILIZAR ILUMINACIÓN DE BAJO
CONSUMO
 ELEMENTOS ACCIONES
MÁQUINAS Y APARATOS:  AGOTAR LAS POSIBILIDADES DE LOS
ORDENADORES, IMPESORAS, ORDENADORES E IMPRESORAS Y
TELÉFONOS, Y TODO TIPO DE MÁQUINAS CAMBIARLOS CUANDO SEA
EN OFICINAS NECESITA MATERIALES Y IMPRESCINDIBLE.
CONSUMEN ENERGÍA.  REUTILIZAR Y REPARAR ANTES QUE
SUSTITUIR.
 CUANDO SE DESECHEN LOS
APARATOS, HAN DE LLEVARSE A UN
PUNTO DE RECICLAJE (PUNTO LIMPIO)
EN TODOS LOS CASOS:
 NO TIRAR A LA BASURA LOS ELEMENTOS USADOS
 SEPARAR LOS RESIDUOS (PAPEL, PLÁSTICO, CARTUCHOS DE TINTA, ETC…)
 LLEVAR LOS RESIDUOS AL PUNTO DE RECICLAJE.
PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD Y
CONFIDENCIALIDAD EN EL
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
TODAS LAS EMPRESAS ESTÁN SOMETIDAS A LA
LEY ORGÁNICA 15/1999 DE PROTECCIÓN DE
DATOS DE CARÁCTER PERSONAL (LOPD).
CUANDO SE SOLICITAN DATOS DE UNA PERSONA
FÍSICA SE LE INFORMA SOBRE LA POLÍTICA DE
PRIVACIDAD QUE SIGUE LA EMPRESA.
 LOS DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
 SOLO SE PODRÁN RECOGER PARA SU TRATAMIENTO CUANDO SEA NECESARIO.
 DEBE INFORMARSE AL INTERESADO QUE SUS DATOS VAN A FORMAR PARTE DE
UN FICHERO CON UNA FINALIDAD CONCRETA.
 NO PODRÁN USARSE PARA OTROS FINES DISTINTOS A LOS QUE MOTIVARON SU
SOLICITUD.
 DEBEN CANCELARSE CUANDO NO SEAN NECESARIOS.*
 QUIEN LOS SOLICITA ES EL RESPONSABLE DE LA CONSERVACIÓN Y BUEN USO Y
GARANTIZA QUE SOLO ACCEDERÁN A ELLOS LAS PERSONAS AUTORIZADAS.
 SE GARANTIZARÁ EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO, RECTIFICACIÓN,
OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN POR PARTE DE LA PERSONA A LA QUE SE REFIEREN.
 SU TRATAMIENTO REQUIERE LA AUTORIZACIÓN DEL AFECTADO.
 NO PUEDEN UTILIZARSE PARA EL ENVÍO DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS O
COMERCIALES NO SOLICITADAS, YA SEAN A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO O
DE OTROS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA.
 LA AGENCIA ESTATAL DE PROTECCIÓN DE DATOS (AEPD) ES EL ORGANISMO
PÚBLICO QUE VELA POR EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY.*
SOLO CUANDO HAYAS CORTADO EL
ÚLTIMO ÁRBOL, SOLO CUANDO HAYAS
CONTAMINADO EL ÚLTIMO RÍO, SOLO
CUANDO HAYAS PESCADO EL ÚLTIMO PEZ,
SABRÁS QUE EL DINERO NO SE PUEDE
COMER. (REFRÁN INDIO)