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Sistema Por Asuntos

Este documento describe los sistemas de clasificación por asuntos. Explica que estos sistemas clasifican los documentos por el tema que tratan en lugar de por nombres. Describe cómo se establecen estos sistemas con guías y expedientes o tarjetas, y cuándo se utilizan. También distingue entre sistemas por asuntos combinados, alfabéticos y numéricos.

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Sistema Por Asuntos

Este documento describe los sistemas de clasificación por asuntos. Explica que estos sistemas clasifican los documentos por el tema que tratan en lugar de por nombres. Describe cómo se establecen estos sistemas con guías y expedientes o tarjetas, y cuándo se utilizan. También distingue entre sistemas por asuntos combinados, alfabéticos y numéricos.

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SISTEMA POR ASUNTOS

• ES LA CLASIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS POR EL TEMA QUE
¿QUÉ ES? TRATAN Y NO POR NOMBRES DE
PERSONAS, COMPAÑÍAS O LUGARES.

¿CÓMO SE CON GUÍAS Y EXPEDIENTES O CON


GUÍAS Y TARJETAS CUANDO SE
ESTABLECEN? TRATE DE CATÁLOGO AUXILIAR.
¿CUÁNDO SE UTILIZA UN SISTEMA POR
ASUNTOS?
1. CUANDO LOS DOCUMENTOS NO SE REFIEREN AL NOMBRE DE UNA PERSONA
O DE UNA EMPRESA.
2. CUANDO ES PROBABLE QUE LOS DOCUMENTOS SEAN SOLICITADOS POR EL
ASUNTO A QUE SE REFIEREN.
3. CUANDO ES PROBABLE QUE TODOS LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON
UN PRODUCTO O ACTIVIDAD SE NECESITEN A UN MISMO TIEMPO.
DIFERENCIAS EN LOS SISTEMAS POR
ASUNTOS
POR ASUNTOS COMBINADO

• CONTIENE ENCABEZAMIENTOS POR MATERIAS Y ENCABEZAMIENTOS DE NOMBRES


DE INDIVIDUOS O COMPAÑÍAS.
• SE UTILIZA CUANDO HAY, RELATIVAMENTE, POCO MATERIAL PARA SER ORGANIZADO
POR ASUNTOS.
• TAMBIÉN DEBERÁN RESPETAR EL ORDEN ALFABÉTICO.
ASUNTO COMBINADO.
Se puede ordenar de dos formas:
enciclopédico y de diccionario.

ALFABÉTICO El ordenamiento de enciclopedia tiene títulos importantes ordenados

POR alfabéticamente, los cuales tienen divisiones y subdivisiones


ordenados a la misma secuencia. PARA QUE FUNCIONE ES
NECESARIO CREAR UNA LISTA ALFABÉTICA O ÍNDICE DE TARJETAS

ASUNTOS DE TODOS LOS ENCABEZAMIENTOS.

El ordenamiento de tipo diccionarios no tiene división de


temas ya que están ordenados como las palabras de un
diccionario.
ENCICLOPÉDICO

DICCIONARIO.
POR ASUNTOS NUMÉRICO
• LA CODIFICACIÓN ES MUCHO MÁS SENCILLA PORQUE SOLO SE ANOTA UN NÚMERO Y NO UN
ENCABEZAMIENTO LARGO POR TEMA EN EL EXPEDIENTE DEL DOCUMENTO..
• LOS SISTEMAS NUMÉRICOS POR ASUNTO SON: NUMERO SIMPLE Y NÚMERO DECIMAL.
• NÚMERO SIMPLE: LAS DIVISIONES DE CADA TÍTULO RECIBEN NÚMEROS QUE SON CENTENAS Y
DECENAS. FINALMENTE LAS SUBDIVISIONES DE CADA DIVISIÓN RECIBEN CENTENAS, DECENAS Y
UNIDAD. LOS NÚMEROS ASIGNADOS Y LOS ENCABEZAMIENTOS SE COLOCAN EN LAS GUÍAS Y
EN LOS EXPEDIENTES SOLO LOS NÚMEROS.
• NÚMERO DECIMAL: HASTA LA PRIMERA SUBDIVISIÓN LOS NÚMEROS DE CÓDIGO SON LOS
MISMOS, DESPUÉS DE LA PRIMERA SUBDIVISIÓN SE AÑADE UN DÍGITO A LA DERECHA DEL
PUNTO DECIMAL.
NUMÉRICO SIMPLE

NUMÉRICO DECIMAL
PASOS PARA ARCHIVAR LA
CORRESPONDENCIA
1. INSPECCIÓN
2. CLASIFICACIÓN Y
CODIFICACIÓN
3. DSITRIBUCIÓN
4. ARCHIVO.

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