Sistemas de archivo

FUNDAMENTOS SISTEMAS PRINCIPALES

-Las letras del alfabeto -NUMERICO -GEOGRAFICO
-Los números -ALFABETICO -POR MATERIA O ASUNTO

De estos sistemas se derivan varios sistemas que son una combinación

como:
-sistema decimal -cronológico -numérico dúplex
En todos los archivos
CARTAS INFORMEScontamos con documentos
FACTURAS que llegan del exterior
HORARIOS
como:
SOLICITUDES TRABAJO TRASLADO PERMISOS
DE:
ORDENES DE: FACRICACION

REGISTRO DE: PERSONAL CONTABILIDAD ADMINISTRA

CION
Y LOS QUE SE GENERAN EN LA MISMA EMPRESA COMO:
CARPETAS O FICHAS CONTRATOS CLIENTES PERMISOS
DE:
OTRO TIPO DE FOTOGRAFIAS PERIODICOS RECORTES
REGISTROS: CATALOGOS FOLLETOS LIBROS
REVISTAS MAPAS, ETC.
 SISTEMA ALFABETICO
• CARACTERISTICAS
ES DE LOS MAS USADOS Y EL MAS ANTIGUO
ADEMAS ES:
• MUY SENCILLO: SU BASE SON LETRAS DEL ALFABETO
• DIRECTO: VAMOS A LA GAVETA DE ARCHIVO FACILMENTE Y NO NECESITA AUXILIAR
• ADAPTABLE: PODEMOS USARLO EN UN PEQUEÑO ARCHIVO Y EN GRANDES EMPRESAS
• MULTILINGUE: ACEPTA DISTINTOS IDIOMAS

• SU ORGANIZACIÓN
Por su tamaño y dependiendo de las necesidades de la empresa, podemos organizarlo en diferentes
formas, pero siempre llevara:
• GUIAS PRINCIPALES
• GUIAS SECUNDARIAS
• CARPETAS INDIVIDUALES
• CARPETAS MISCELANEAS
Todos los archivos, de una u otra forma, interactúan con el orden alfabetico:
• Alfabetico propiamente dicho: tenemos todos nuestros nombres, compañías de
negocios, clientes, ordenados albaticamente.
• Cuando tenemos un archivo por tema o asunto, ordenamos los mismos
alfabéticamente.
• Si nuestro archivo es numérico necesitamos un tarjetero alfabetico que
nos indique el numero de cada cliente
• Si archivamos geográficamente, los diferentes lugares se ordenan
alfabéticamente.
• Si archivamos geográficamente, los diferentes lugares se ordenen
alfabéticamente.
• Una lista de clientes, la haremos en orden alfabetico.
• Una biblioteca siempre cuenta con un listado o tarjetero de autores, en
Una de las ventajas de este sistema es que se puede comprar completo. De
diferentes formas, tamaños y colores. Con las letras ya impresas, tanto en guias
como en carpetas.
 SISTEMA NUMERICO
NUMERICO NATURAL O SIMPLE
CARACTERISTICAS VENTAJAS
Se designa un numero para cada cliente: 1, 2, 3, 1000 PUEDE CRECER INDEFINIDAMENTE
Cualquier persona puede controlarlo ES SIMPLE Y MUY SENCILLO
¿Quién PUEDE USARLO? PROPORCIONA CONFIDENCIALIDAD
• ASEGURADORAS, BANCOS, PROFESIONALES. DESVENTAJAS
• DOCUMENTOS NUMERADOS COMO FACTURAS, DENTRO DE EL NO SE PUEDE INTERCALAR O
CONTRATOS, RECIBOS. AGREGAR:
• ENTIDADES DE GOBIERNO Y MUNICIPALIDADES CLIENTES QUE LLEGAN UNA SOLA VEZ
• EMPRESAS MUY GRANDES O QUE DESEAN NECESITA UN INDICE ALFABETICO
CONFIDENCIALIDAD
NOMBRE-NUMERO O CODIFICADO
CARACTERISTICAS VENTAJAS
SE ASIGNA UN NUMERO CORRELATIVO A CADA Todos sabemos los números y es fácil mantener el orden
CLIENTE QUE SE PRESENTE. numérico
Desventajas
En la carpeta se escribe el nombre a la izquierda y el numero Se pierde el orden alfabetico
a la derecha.
 SISTEMA DE DIGITO-TERMINAL
CARACTERISTICAS VENTAJAS
LO QUE SE ORDENA ES EL ASUNTO O CONCEPTO ESTA EN UN SOLO DIGITO EL MISMO ASUNTO

• Es el mas usado en oficinas

• Es un archivo misto
• El archivo consta de tres partes
a) CLIENTES USUALES:
PARTE NUMERICA:

CORRESPONSALES ACTIVOS
b) PARTE ALFABETICA: CLIENTES EVENTUALES:
CORRESPONSALES INACTIVOS
c) INDICE ALFABETICO: APARECEN CLIENTES ACTIVOS E
INACTIVOS EN ORDEN ALFABETICO
• TIENE LA VENTAJA DE PODER ARCHIVAR EN EL
TODO RIPO DE PAPELES Y CORRESPONDENCIA
• TIENE LA DESVENTAJA DE EXIGIR UN ESTRICTO
CONTROL
 SISTEMA GEOGRAFICO
• CARACTERISTICA BASE DE LUGAR: ¿DE DONDE PROCEDEN? ¿A dónde VAN?

¿Quiénes LO USAN? BANCOS, NEGOCIOS CON SUCURSALES EN DIFERENTES

LUGARES, NEGOCIOS CON AGENCIAS, OFICINAS DE GOBIERNO, NEGOCIOS DE BIENES RAICES
• Tipos de guias para un sistema geográfico:
• GUIAS PRINCIPALES
• GUIAS ALFABETICAS
• LUGARES
• POSICION DE LA PESTAÑA
• 1ª . POSICION
• 1ª. POSICION, DESPUES DE LAS ANTERIORES
• 3ª. POSICION
• TIPOS DE CARPETAS
• CARPETAS INDIVIDUALES: 4ª. Y 5ª. POSICION
• CARPETAS MISCELANEAS: 3ª. POSICION
• CARPETAS ALFABETICAS: 3ª. POSICION