CARTILLA PARA LA ORGANIZACIÒN

DE LOS DOCUMENTOS

PRESENTADO POR:
MAURICIO MORALES USMA
CARLOS PEÑA
YASMINA PEREZ
SEBASTIAN YAÑEZ

 INTRODUCCION

POR MEDIO DE LA SIGUIENTE CARTILLA SE DESEA ENTREGAR AL EL

COLEGIO ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN LICEO SOCIAL COMPARTIR, UNA
CARTILLA DONDE SE LES DAN UNOS PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL DE UNA MANERA DIDÁCTICA, YA QUE ES DE VITAL
IMPORTANCIA CONTAR CON ESTE INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO, EL CUAL
TIENE COMO FINALIDAD DAR A CONOCER LA DEBIDA MANERA DE COMO SE
DEBE ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR LAS ÁREAS, Y ASÍ
GARANTIZAR LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE TODA LA
INFORMACIÓN QUE TIENE EL COLEGIO ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN LICEO
SOCIAL COMPARTIR, INDEPENDIENTEMENTE DE LA PROCEDENCIA DONDE
SE HAYA GENERADO.

ESTO PERMITIRÁ MANTENER LA MEMORIA HISTÓRICA DE LA EMPRESA EN

TODO PROCESO QUE HAYAN TENIDO LOS DOCUMENTOS DESDE EL
MOMENTO DE LA PRODUCCIÓN Y DURANTE TODA SU VIGENCIA.
 OBJETIVO

ORIENTAR MEDIANTE UNA CARTILLA DIDÁCTICA A LOS

COLABORADORES DE LA ASOCIACIÓN  DE EDUCACIÓN LICEO SOCIAL
COMPARTIR, SOBRE LA IMPORTANCIA QUE TIENE LA ORDENACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

ALCANCE

ESTA CARTILLA VA DIRIGIDA A LOS COLABORADORES DEL COLEGIO

ASOCIACIÓN DE EDUCACIÓN LICEO SOCIAL COMPARTIR, UBICADA EN
SOACHA CUNDINAMARCA.
 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
SOBRE LA ORDENACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS

TIENE COMO FIN CREAR CONCIENCIA

SOBRE EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVO Y LA RESPONSABILIDAD
QUE HAY AL MOMENTO DE LA
ORGANIZACIÓN, TENIENDO EN CUENTA
SU PRINCIPIO DE PROCEDENCIA PARA
PODER ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS
QUE GENERAN LAS ÁREAS
PRODUCTORAS.
 LOS PROBLEMASPARA
SOLUCIONAR SON:

FALTA DE RECONOCIMIENTO Y
VALORACIÓN DE LOS ARCHIVOS
FALTA DE CONOCIMIENTO Y LA
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR
LAS ÁREAS.
LA FALTA DE CONOCIMIENTOS SOBRE
LOS PROCESOS QUE SE DEBEN LLEVAR A
CABO AL MOMENTO DE LA GENERACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR
LAS ÁREAS DE LA ENTIDAD.
 LOS PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA

CADA DOCUMENTO DEBE ESTAR

SITUADO EN EL FONDO DOCUMENTAL
DEL QUE PRECEDE.
DEBE MANTENERSE LA UNIDAD
INDEPENDIENTE DE CADA FONDO Y
EN ESTA CONSERVA LA INTEGRIDAD
Y CARÁCTER Y EL SERIADO DE LAS
SECCIONES, SERIES Y
EXPEDIENTES.
LOS PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA

ESTE PRINCIPIO ES VÁLIDO TANTO

PARA LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS
COMO PARA LOS ADMINISTRATIVOS.
PARA LA APLICACIÓN DEL PRINCIPIO
DE PROCEDENCIA DEBEN
IDENTIFICARSE LA ENTIDAD
PRODUCTORA, LAS FUNCIONES
DESARROLLADAS Y LOS DOCUMENTOS
PRODUCIDOS Y AGRUPADOS EN
SERIES.SE DEBE HACER UNA
CLASIFICACIÓN CONSTRUYENDO LA
ESTRUCTURA DE UN FONDO
DOCUMENTAL.
 PRINCIPOS DE ORDEN ORIGINAL

ESTE PRINCIPIO HACE REFERENCIA AL

ORDEN EN QUE SE CONSERVAN LOS
DOCUMENTOS DENTRO DE CADA CARPETA O
EXPEDIENTE UBICÁNDOLOS DE MANERA
CONSECUTIVA DE ACUERDO COMO SE
DIERON LAS ACTUACIONES
ADMINISTRATIVAS QUE DIERON ORIGEN A
SU PRODUCCIÓN (ORDEN SECUENCIAL Y
CRONOLÓGICOS). CUANDO UNA SERIE
DOCUMENTAL ESTA COMPUESTA POR
VARIOS EXPEDIENTES CARPETAS, ESTAS
TAMBIÉN DEBEN DE ESTAR DE MANERA
CONSECUTIVA RESPETANDO EL ORDEN
NATURAL EN QUE SE FUERON
CONFORMANDO.
CLASIFICACION DOCUMENTAL

MEDIANTE EL CUAL SE
IDENTIFICAN Y ESTABLECEN LAS
SERIES QUE COMPONEN CADA
AGRUPACIÓN DOCUMENTAL
(FONDO, SECCIÓN Y
SUBSECCIÓN), DE ACUERDO
CON LA ESTRUCTURA
ORGÁNICO-FUNCIONAL DE LA
ENTIDAD.
CLASIFICAR IMPLICA,
IDENTIFICAR LA
PROCEDENCIA DE LOS
DOCUMENTOS TENIENDO EN
CUENTA LA ESTRUCTURA
ORGÁNICA Y LAS
FUNCIONES
DESARROLLADAS POR UNA
INSTITUCIÓN A LO LARGO
DE SU GESTIÓN.
ESTE PROCEDIMIENTO INICIA CON LA
APERTURA DE CARPETAS CON BASE
EN LA TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL Y FINALIZA CON LA
ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LOS
DOCUMENTOS EN LAS RESPECTIVAS
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO.
UNA VEZ IDENTIFICADAS LAS
SERIES Y SUBSERIES, SE
PROCEDE A LA
CONFORMACIÓN DE CARPETAS
EN CONCORDANCIA CON LOS
NOMBRES DE LAS SERIES Y
SUBSERIES Y SUS
RESPECTIVOS CÓDIGOS
SEÑALADOS POR LAS TRD.
ORDENACIÓN

ESTE SISTEMA DE ORDENACIÓN

CONSISTE EN COLOCAR UN
DOCUMENTO DETRÁS DEL OTRO
EN FORMA SECUENCIAL DE
ACUERDO CON LA FECHA EN QUE
LA DOCUMENTACIÓN HA SIDO
TRAMITADA, TENIENDO EN CUENTA
EN PRIMER LUGAR EL AÑO,
SEGUIDO DEL MES Y AL FINAL EL
DÍA.
 DEPURACIÓN:

LOS ARCHIVOS SE DEPURAN

RETIRANDO AQUELLOS
DOCUMENTOS QUE SE
IDENTIFICAN COMO: DUPLICADOS
IDÉNTICOS, FOLIOS EN BLANCO,
FORMATOS NO DILIGENCIADOS,
DOCUMENTOS SIN FIRMA Y
DOCUMENTOS DE APOYO,
ENCONTRADOS EN LAS
DIFERENTES UNIDADES
MÉTODOS DE ORDENACIÓN

ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: EL
CRITERIO DE ORDENACIÓN LO
DETERMINA LA FECHA DE LOS
DOCUMENTOS (AÑO, MES Y DÍA),
DE MAYOR A MENOR, DEL MÁS
ANTIGUO AL MÁS RECIENTE.
DENTRO DE CADA AÑO POR
MESES Y DENTRO DE ÉSTOS POR
DÍAS.
 ORDENACIÓN ALFABÉTICA:

LOS DOCUMENTOS SE ORDENAN

SIGUIENDO LAS LETRAS DEL
ALFABETO. ESTE MÉTODO SE
APLICA A DOCUMENTOS
REFERIDOS A PERSONAS,
ENTIDADES Y LUGARES.
ORDENACIÓN NUMÉRICA:

LOS DOCUMENTOS SE ORDENAN

SIGUIENDO EL NÚMERO DE
REGISTRO CORRELATIVO QUE SE
LE DA EN LA OFICINA
PRODUCTORA PARA
CONTROLARLOS.
 ORDENACIÓN POR
CONCEPTOS

LOS DOCUMENTOS SE ORDENAN

SIGUIENDO UN ÍNDICE
PREVIAMENTE CONFECCIONADO.
ESTE SISTEMA ES VÁLIDO POR
EJEMPLO PARA LA
CORRESPONDENCIA DONDE SE
ORDENAN LOS DOCUMENTOS POR
CONCEPTOS Y DENTRO DE ESTOS,
POR ORDEN CRONOLÓGICO.
CARTILLA PARA LA ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS