PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICION DE

RESPONSABLES
BIENES INMUEBLES
Establecer en la Institución el procedimiento
OBJETIV de Compra de un bien inmueble que se debe
O realizar en la Institución Educativa
 Directora de la comunidad.
RESPONSABLES  Rector/a
 Colector/a

El procedimiento será implementado para

ALCANCE personal administrativo y personal docente.
 DESCRIPCIÓN DEL
PROCESO
Realizar Orden de compra autorizada por la Rectora.
Cotizar precios en base a proformas emitidas por proveedores.
Optar por la proforma más óptima.
Adquisición de Bienes
Verificación de las características
Se realiza la respectiva entrega del bien al personal Administrativo y Docente
quienes se encargarán de velar por el cuidado y manejo de los mismos.
Se legaliza a través de un Acta de Entrega en el que intervienen el representante
legal de la Institución y quien dará uso al activo. Verificando las respectivas
condiciones en las que se entrega los activos.
DOCUMENTOS DE SOPORTE

• Orden de Compra
• Proformas
• Factura y Retención (Si es agente de retención)
• Actas de Entrega
 REGISTROS DE
INFORMACIÓN
Objetivo
almacenamiento de archivos de
información académica y
administrativa de la Institución ya sea
de tipo físico o digital.
Alcance
Toda la Comunidad educativa mantiene un registro
actualizado y almacena de manera segura los
archivos documentales de la institución .
Responsable
Secretaría.
Rector/a.
Descripción del proceso
Las áreas y departamentos de la Institución deberán
organizar y actualizar la información elaborada acorde a
las funciones que les corresponden.
La información que ha sido organizada y almacenada
debe estar registrada en los equipos de cómputo que
están bajo su custodio.
La información académica y contable de la institución
además de estar archivada de manera física permanecerá
en digital en el sistema Institucional.
 REGISTROS DE
INFORMACIÓN

Inventarios de Documentos pertenecientes a cada

departamento
 OBJETIVO
Implementar mecanismos que orienten a la comunidad
educativa sobre las formas de comunicarse
efectivamente.

RESPONSABLE
Rector/a.
COMUNICACIÓN OPORTUNA Vicerrector/a.
ENTRE LOS MIEMBROS DE Pastoral.
LA COMUNIDAD EDUCATIVA Secretario/a.
Docentes.
Padres de Familia..

ALCANCE
Los miembros de la comunidad educativa
cuentan con normas claras que propicien
espacios de comunicación efectiva..
 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
•Comunicación Interna.
•Al inicio del periodo lectivo el Jefe de Talento Humano socializará el organigrama estructural y funcional de la institución.
•Desde el Departamento de GTH, socializará con el personal docente, administrativo y de apoyo el manual de funciones para que conozcan las
acciones que deben ejecutar.
•La comisión de comunicación Institucional presentará al rectorado el Plan de Comunicación el mismo que establecerá los medios y las formas de
comunicación que serán ejecutadas en la institución.
•De las disposiciones Institucionales.
•Las autoridades del plantel están en la función de poder solicitar mediante comunicación verbal y escrita, la presentación de documentación,
solicitud de participación en actos o delegación a ser parte de las actividades que de manera institucional se realizan, para ello utilizará un
lenguaje asertivo enmarcado en el respeto.
•Los Departamentos que propongan actividades a nivel institucional, deberán presentar la propuesta al Rectorado.
•Rector/a una vez que ha conocido, aprueba la propuesta realizada por los departamentos y de manera inmediata dispone a Secretaría para que
utilice los medios de comunicación y emita la información oportunamente
•Secretaría de la institución será la responsable de emitir las distintas comunicaciones ya sea por medios físicos (Oficios, Circulares, Convocatorias,
etc.) o utilizando los mecanismos digitales como la Plataforma Institucional, Correos electrónicos, Grupos de WhatsApp, etc.
•El personal docente y administrativo que reciba una comunicación de las autoridades del plantel está en la obligación de acusar el recibido y leer
adecuadamente lo solicitado, para poder responder en un plazo no mayor a 24 horas, utilizando para ello el mismo medio por el cual fue
comunicado, y bajo los términos del respeto y la consideración.
•Secretaría, como ente custodio de la información, receptará circulares, oficios, memorándums, convocatorias y las contestaciones receptadas, de
manera inmediata acusará el recibido respectivo y dará el trámite correspondiente ante la autoridad respectiva.
•No se podrán atribuir funciones de entre los miembros de la comunidad educativa que no estén especificadas en el manual de funciones.
• De la comunicación entre los miembros de la comunidad educativa
• La comunicación entre los actores de la comunidad educativa debe ser
asertiva, no se podrán utilizar palabras despectivas ni denigrantes.
• Los distintos espacios comunicacionales al interior del plantel deberán ser
utilizados de manera proactiva y propositiva, para ello se tendrá como
referencia el Código de Ética Institucional.
• Toda comunicación que se ejecute entre miembros de la comunidad debe ser
presentada de manera escrita, para ello se procederá con la entrega de oficios,
informes o a través de correos electrónicos.
• Comunicación Externa.
• De la comunicación con los Padres de Familia o representantes Legales.
• La institución mantendrá comunicación directa con los padres de familia a través de convocatorias, correos electrónicos,
llamadas telefónicas, oficios, fichas de amonestación, con la finalidad de dar a conocer particulares que tienen que ver con su
representado.

• Los representantes deberán acudir o responder al comunicado emitido desde el plantel en un plazo máximo de 48 horas.
b)De la comunicación con organismos o instituciones.

• Desde el rectorado se emitirán las diferentes actividades en las que se requerirán la participación activa de los diferentes
organismos de la localidad.

• Secretaría elaborará el escrito que será enviado de manera inmediata a los diferentes organismos.
• La Constancia de la entrega del comunicado se evidenciará a través del recibido que se obtenga en un periodo de 24 horas.
DOCUMENTOS DE SOPORTE

• Organigrama.
• Manual de Funciones
• Plan de Comunicación.
• Oficios.
• Circulares.
• Memorándum.
• Correos electrónicos.
• Fichas de Amonestación