Curso Online Formación de Preceptores y Secretariado Escolar

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ROL Y FUNCIONES DEL SECRETARIO

ESCOLAR
Trabajo Practico Quédate en Casa

“Seamos agradecidos con las personas que nos hacen felices, ellos son los
encantadores jardineros que hacen florecer nuestra alma”
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Tema: “ROL Y FUNCIONES DEL SECRETARIO ESCOLAR”

1. ¿Quiénes son los Secretarios Escolares?

2. ¿Qué capacidades deben tener los Secretarios Escolares?
3. ¿Cuál es el Rol del secretario/a escolar?
4. ¿Cuáles son las Funciones de un secretario/a escolar?
5. Para ser un Secretario Escolar ¿Qué es necesario tener?
6. ¿Cuáles son las Competencias que un Secretario Escolar debe tener?
7. ¿Cuáles son los deberes y atribuciones del secretario/a escolar?
8. ¿Qué tiene prohibido el secretario/a escolar?
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SECRETARIOS ESCOLARES ¿QUIENES SON?

LOS SECRETARIOS ESCOLARES se dedican a gestionar la secretaría de la escuela

y a brindar apoyo administrativo al equipo directivo y a otros miembros del personal de la Institución
educativa. La administración y la conducción de una institución educativa, debe tener en cuenta
cuatro grandes funciones básicas de la
administración: planeación, la organización, la
comunicación y el control.
LOS SECRETARIOS ESCOLARES deben tener la
Capacidad para pensar y producir la comunicación
escrita y oral que fluye cotidianamente en la
institución desde la secretaria, con los parámetros
de la comunicación actual, tanto en lo textual, como en los soportes tecnológicos, para que los
destinatarios se informen con claridad y estén permanentemente al tanto de novedades,
movimientos, términos, oportunidades, plazos, etc. Capacidad de interpretación y aplicación de la
Normativa vigente lo que implica acciones de mediación pedagógica que orienten y apoyen la
cumplimentación de la normativa por parte de los equipos directivos y docentes, en el marco de un
amplio conocimiento de las líneas político educativas y en consonancia con ellas. Capacidad de
trabajo en equipo y de liderazgo, capacidad para posicionarse ante situaciones desafiantes y para
delegar tareas. Capacidad para aplicar las Tics como herramienta cotidiana en el acceso,
agilización y sistematización de toda la información escolar, y como herramienta valiosa para
incorporarse a la red comunicativa laboral y comunitaria actual.
Las funciones concretas de los secretarios escolares están relacionadas con la coordinación del
equipo directivo, la comunicación con las familias y la gestión de la secretaría escolar.

LOS SECRETARIOS ESCOLARES SU ROL:

• Gestionan la secretaría de la escuela y organizan el correo entrante y saliente, el

mantenimiento de registros, la atención al cliente y las fotocopias. En las escuelas más
pequeñas, realizan este trabajo por sí mismos, mientras que, en los centros más grandes,
pueden supervisar uno o más asistentes de secretaría.
• Se encargan de la gestión administrativa y económica del centro, siguiendo las
instrucciones de la dirección. Pueden elaborar el anteproyecto de presupuesto del centro
docente, llevar la contabilidad y rendir cuentas ante las autoridades correspondientes.
• Se ocupan de levantar el acta de las reuniones (los acuerdos y temas discutidos y
aprobados en la reunión) y de dar fe de los acuerdos adoptados.
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• Custodian las actas, libros, archivos del centro docente y los documentos oficiales de
evaluación. También suelen ser los encargados de expedir, con el visto bueno de la
persona titular de la dirección, las certificaciones que soliciten las autoridades y las
personas interesadas.
• Suelen ser los encargados de la comunicación interna y externa del centro, produciendo
el boletín de noticias, elaborando cartas, informes y folletos, respondiendo al teléfono y al
correo electrónico y recibiendo
a los visitantes. En los centros
públicos, también se encargan
de dar a conocer y difundir la
información sobre normativa,
disposiciones legales o asuntos
de interés general.
• En colaboración con los jefes
de departamento, realizan el
inventario general del centro
educativo, lo mantienen
actualizado y velan por el buen uso y conservación de las instalaciones y equipamiento
escolar.
• Siguiendo las indicaciones del director del centro, se encargan de gestionar y controlar el
personal de administración y servicios, velando por el cumplimiento de la jornada y las
tareas establecidas. También se ocupan de agendar las citas con las familias y organizar
sustituciones de personal ausente.

FUNCIONES DEL SECRETARIO:

• Actuar en un Equipo Directivo y docente donde se instale la discusión, negociación y

búsqueda de consensos entre los diferentes actores institucionales en vistas a la tararea
compartida.
• Participar como miembro del Equipo Directivo y en conjunto con todos los actores
institucionales en el proceso de elaboración del Diagnóstico Institucional Situado, de la
construcción colectiva del Proyecto Educativo Institucional, del Proyecto Curricular
Institucional, el Acuerdo Escolar de Convivencia y la Evaluación Institucional.
• Facilitar mediante el encuadre de la legislación vigente, la tarea integral de la institución.
• Crear condiciones que favorezcan la circulación de información relevante a los fines de
una gestión educativa estratégica e integral en todas las dimensiones en general y en la
pedagógica en particular.
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• Participar en la toma de decisiones y ejecución de planes y programas que se

implementen en la institución.
• Sistematizar la información institucional
para ser analizada a los fines de un re
direccionamiento de las acciones escolares en
vista del funcionamiento integral del
establecimiento.
• Asumir la responsabilidad de la gestión y
coordinación de la dimensión administrativa de
la institución, tanto inter como intra institucional.
• Establecer canales de relevamiento y
registro de la documentación generada por
diferentes actores institucionales, atendiendo al cuidado de las trayectorias escolares y
eventuales sucesos.
• Planificar, evaluar acciones, dentro del Equipo Directivo, con el personal administrativo y
servicios auxiliares, tendientes a un mejor funcionamiento institucional.
• Conocer y administrar el Sistema Informático, manteniendo actualizada la carga de datos,
trámites y demás documentaciones pertinentes al nivel.
• Registrar información relevada por los diferentes actores institucionales sobre
infraestructura escolar, condiciones edilicias, seguridad e higiene para dar trámite a los
pedidos pertinentes.
• Realizar gestiones para el proceso concursal y su concreción en el marco de la normativa
vigente, según nivel y modalidad.
• Propiciar, dentro del Equipo Directivo, instancias de asesoramiento al personal docente y
no docente acerca de Seguros, ART, Emergencias Médicas, Responsabilidad Civil,
Protocolos de Actuación específicos y disponer de la documentación necesaria para
accionar frente a situaciones emergentes.
• Actuar en complementariedad de roles y suplir con otras funciones institucionales, como
equipo pleno de trabajo en la conducción y gestión, para un buen desarrollo de los
procesos de enseñanza, aprendizaje y atención que los estudiantes requieran.

PARA SER SECRETARIO ESCOLAR ES NECESARIO:

• Tener formación específica en asistencia a la dirección.

• Tener conocimientos sobre procesamiento de textos, herramientas ofimáticas y habilidades
en TIC.
• Ser muy organizado y capaz de dar prioridad a sus tareas.
• Ser flexible y capaz de manejar varias tareas a la vez.
• Adoptar un comportamiento tranquilo y tener sentido común.
• Ser capaz de trabajar bajo presión.
• Tener excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
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• Disfrutar del trabajo con niños y jóvenes.

• Ser discreto y capaz de mantener
información confidencial.
• Ser capaz de trabajar de forma autónoma.
• Prestar atención a los detalles.
• Tener habilidades numéricas, para el
manejo de dinero en efectivo.

COMPETENCIAS QUE DEBE TENER UN

SECRETARIO ESCOLAR

• Aptitudes de secretariado.
• Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
• Aptitudes para la supervisión.
• Aptitudes para la taquigrafía.
• Aptitudes para llevar registros.
• Aptitudes para manejar efectivo.
• Aptitudes para transcribir audio.
• Bien organizado.
• Capacidad para priorizar tareas.
• Capacidad para realizar varias tareas al mismo tiempo.
• Capaz de entablar buenas relaciones con la gente.
• Capaz de mantener información confidencial.
• Capaz de prestar atención al detalle.
• Capaz de tomar la iniciativa.
• Capaz de trabajar bajo presión.
• Destrezas en informática.
• Enfoque flexible.
• Habilidad para el procesamiento de textos.
• Habilidad para los números.
• Habilidades interpersonales.
• Sentido común.
• Tranquilo.
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EL SECRETARIO/A ES EL JEFE INMEDIATO DE TODO EL PERSONAL ADMINISTRATIVO,

DE MAESTRANZA Y DE SERVICIO.

DEBERES Y ATRIBUCIONES DEL SECRETARIO:

a) Refrendar la firma del director en certificaciones oficiales y documentación contable y bancaria
b) Es el encargado y responsable de la parte contable, conjuntamente con el director
c) Custodiar el archivo de todos los documentos y sellos de la escuela
d) Formar un legajo por cada alumno que ingrese a la escuela, el que contendrá todos los
documentos y actuaciones relativas a aquel. La
escuela no podrá desprender se de ninguna de
sus actuaciones
f) Inicializar los libros de acta de exámenes,
haciendo constar en la primera hoja el número de
hojas útiles disponibles
g) Responsabilizarse conjuntamente, con el
director del patrimonio escolar debiendo efectuar
como mínimo un arqueo anual, como así también
cumplimentar las disposiciones vigentes sobre
altas y bajas
h) Respetar y hacer respetar la vía jerárquica

ESTÁ PROHIBIDO AL SECRETARIO

a) Utilizar al personal de sus órdenes en trabajos ajenos a la escuela
b) Ocultar o desconocer disposiciones de la superioridad escolar
c) Acordar excepciones al personal a su cargo que se opongan a disposiciones de las autoridades
del establecimiento
d) Criticar maliciosamente a los superiores jerárquicos, subalternos o resistir directa o
indirectamente las resoluciones de las autoridades respectivas.
e) Hacer gestiones ante el gobierno escolar sin previo conocimiento y autorización de sus
directivos.
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CONSIGNAR SUS ACTUACIONES Y SER RESPONSABLES DE:

1. Registro de Inventario
2. Registro de Asistencia del Personal
3. Libro de Contabilidad, conforme a las disposiciones en vigencia
4. Registro de expedientes, notas y actuaciones sueltas
5. Libro de Actas de entrega de diplomas
6. Legajos del personal
7. Registro del personal jornalizado
8. registro de diplomas y certificados de estudios
9. Registro de entradas y salidas de material y materias primas