Desde tiempos muy remotos tiene el

hombre prácticas o experiencias

relacionadas con el deseo o necesidad
de guardar evidencia de sus actos o
papeles y documentos que le interesan
en algún sentido, es decir el proceso de
archivar en una u otra forma ha
existido desde que la historia comenzó
a escribirse.
 ¿QUÉ ES ARCHIVAR?
• Es un orden clasificado de documentos. Observe que
la definición lleva dos palabras que son clave en todo
sistema de Archivo:
– Orden
– Clasificado
Ordenado según una clasificación ya sea por asuntos,
alfabético, numérico y geográfico o bien una combinación de
ellos.
Para clasificar la correspondencia debemos estudiar el
funcionamiento de la empresa, observando detenidamente a
qué se dedica, sus objetivos, sus políticas y otros. Estos
aspectos nos llevarán a determinar satisfactoriamente el
mejor sistema.
 FUENTES DE LOS DOCUMENTOS
• Los documentos tienen dos fuentes: una externa y
otra interna.

• La fuente externa la constituyen aquellos documentos

que lógicamente se originan fuera de la empresa, como
cartas recibidas, informes, contratos, catálogos,
facturas y que generalmente son originales.

• La fuente interna está constituida por los documentos

que se originan dentro de la empresa como las copias
de cartas enviadas, reportes e informes, facturas, y
otros, que en la mayoría de los casos son fotocopias.
 CONOCIMIENTOS QUE DEBE POSEER
EL ARCHIVISTA
• DEBERÁ CONOCER:
• REGLAS PARA ORDENAR
ALFABÉTICAMENTE:
• SECUENCIAS ALFABÉTICAS Y
NUMÉRICAS:
• ABREVIATURAS Y SIGLAS:
• HABILIDAD PARA LEER:
Tendrá la habilidad suficiente, no para
leer con rapidez, sino para captar
fácilmente el nombre o asunto más
importante en una carta, y así clasificarla
para luego proceder a archivarla
adecuadamente.
CUALIDADES QUE DEBE DEPOSER UN ARCHIVISTA
• Honradez y Lealtad: Usted como persona
encargada de los archivos, conocerá asuntos
muy confidenciales y que solo conciernen a la
empresa y no deberá por lo tanto revelar estos
datos.
• Servicial: Para ayudar a las otras personas
cuando requieren algún documento de los
archivos.
• Exactitud y orden: Son cualidades esenciales ya
que usted puede tener grandes conocimientos
sobre las normas y procedimientos a seguir para
archivar la correspondencia, pero; ¿Qué pasa si
usted es una persona desordenada y
descuidada? Siendo este el caso, suponga que
su jefe le solicite un documento y no lo
encuentra. Podría responderle que aprobó la
materia con 100, o que usted saber archivar
pero no encuentra la carta. Tampoco puede
decir: Creo que lo archivé, pero no estoy
segura.
• OTRAS CUALIDADES SON: La buena vista y la
destreza manual.
EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO

•Gancho o espigón
•Nido de palomas
•Carpeta en forma de acordeón
•Tabla shannon
•Archivo vertical
 GANCHO O ESPIGÓN

Ventajas de su uso:
• Ágil
• No necesita mucho espacio físico
• Es fácil de transportar
• Es barato
Desventajas de su uso:
• Perfora el documento
• Con facilidad el documento puede
extraviarse
• Lo expone a los factores ambientales
• La capacidad del clavo es limitada
NIDO DE PALOMAS
Es una estantería de madera o de metal
con divisiones. En la actualidad se utiliza
en algunos lugares como supermercados,
coreos y hoteles para depositar los
papeles en el orden en que se reciben o
de acuerdo a un criterio propio de
clasificación empírica. Sin embargo
también se utilizan para guardar sobres,
llaves, paquetes, y otros, así como ara
ordenar alfabéticamente instrumentos
descriptivos, como por ejemplo fichas.

Ventajas de su uso:
Fácil acceso a los documentos.
Permite mantener un orden alfabético o
numérico.
CARPETAS EN FORMA ACORDEON

Carpeta con compartimentos en los

que se colocan los documentos
verticalmente.
Ventajas:
Facilita la búsqueda
Se pueden establecer divisiones en
forma alfabética, numérica o por
asunto.
Los documentos se pueden
clasificar y ordenar.
Desventajas:
El material es muy frágil y no dura.
Guarda poca cantidad de
documentos.
 TABLA SHANNON
Es una tabla con una prensa que
sostiene los documentos en la
parte superior. Al igual que el
acordeón, se empezó a utilizar
durante el año 1860. Es muy
común encontrarla en la
actualidad en los hospitales,
supermercados, y en manos de los
encuestadores y estudiantes.

Ventajas de su uso:

• Fácil transporte
• Barata
• Acceso fácil a los documentos
 ARCHIVO VERTICAL
Es el mobiliario más adecuado para resguardar los
documentos textuales y se utiliza desde 1892. Existen de
varios tamaños, desde una sola gaveta hasta los
requerimientos del usuario. Su uso en la actualidad se
debe a que proporciona más espacio y visibilidad, por lo
que permite archivar y localizar los documentos
fácilmente. El gabinete de metal es el más
recomendable, sobre todo si es elaborado a prueba de
fuego. Actualmente el mercado ofrece archivadores
verticales, horizontales y laterales.
Ventajas de su uso:
• Capacidad ilimitada
• Los documentos se mantienen en posición vertical
• Permite localizar los documentos con facilidad.
• Seguro porque se puede mantener con llave.
• Los documentos están protegidos de los factores
ambientales.
• ARCHIVADOR HORIZONTAL

• FICHEROS Y TARJETEROS

• ARMARIO CON BASTIDOR PARA

DISEÑOS

• UNIDADES DE CONSERVACIÓN PARA

PLANOS Y MAPAS

• ARMARIOS PARA GUARDAR CINTAS O

ROLLOS DE MICROFILMES

• ORGANIZADORES DE DISQUETES O
DISCOS COMPACTOS

• ARMARIOS LATERALES DE ACERO

• ORGANIZADORES DE VIDEOS Y
CASETES
•Carpetas:

•Pestañas:

•Marbete:
DIRECCIÓN

•Prensas o Fásteners:
•:
• Guías:

a.Principales:

b. Secundarias:
•Fichas

•Disquetes, casetes, rollos de películas en blanco

•Fundas o bolsas

•Microfichas
•Tarjetas para microfilme

•Rollos de microfilme
 Documentos y su importancia
Formas de presentar un Importancia
documento • Información para la
• Textual toma de decisiones
• Grafico • Memoria de la
• Audiovisual organización
• Automatizado • Con ellos se planifican
acciones para el futuro
• Son pruebas
• Sirven de control para
las labores de la oficina
 Validez de los documentos
• Se refiere al tiempo • Documentos enviados por
durante el cual el computadora y fax.
documentos es valido. El – Aun no hay legislación solo
valor de la los remitidos por las
documentación lo instituciones autorizadas
por la Ley Reguladora del
establece cada instancia.
Mercado de Valores.
• fotocopias: el Código • Sello y firma: obligatorios
Procesal Civil indica que para los documentos
las copias deben ir escritos.
certificadas por su autor.
 Repara un
documento
 CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

EDAD DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVA HISTÓRICA
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL INTERMEDIO ARCHIVO FINAL

0-5 AÑOS 5+10=15 AÑOS 15+10=25 AÑOS De 25 en

adelante
Secretaria, Archivistas y Archivista
oficinista o jefe administradores Historiador Historiadores
de oficina. Investigadores Investigadores
 IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS
Causas intrínsecas
• Son las que se encuentran en la
propia naturaleza de las materias
primas del soporte
• Las tintas son elementos intrínsecos
del propio papel y causa en ocasiones
su deterioro. La acción de las tintas
corrosivas tiene a mayor o menor
plazo, efectos generalizados sobre la
hoja u hojas que componen un texto.
• Aditamentos y formatos:
Aditamentos no fácilmente
separables, sin atentar con ello a las
características de originalidad y
genuinidad documental tales como
sellos, encuadernaciones, ataduras,
entre otros, pueden producir
deterioros intrínsecos que dificulta la
buena conservación.
Causas extrínsecas
• Causa físico-mecánicas de alteración: Son determinadas por la
manipulación, la instalación deficiente, golpes, roces, ataduras,
fuertes, bollones y otros adornos metálicos
• Causas físico-ambientales: Son producidas por el clima en que
se mantienen los soportes, tales como la humedad producto de
los cambios bruscos de temperatura.
La luz es otra causa que altera la integridad del documento, si es el
caso del papel, cambia el color y lo vuelve quebradizo, si es una
cinta, puede reducirse. La más perjudicial e la luz del sol, seguida
por la fluorescente y por último la incandescente.
• Causas químico-ambientales: En la atmósfera, además del
agua, existen elementos químicos tales como: oxígeno,
nitrógeno y ozono que producen oxidación en los materiales
gráficos.
• Causas biológicas: los insectos, hongos, bacterias roedores.
Los insectos presentes en los archivos originan una infestación
de los mismos. Algunos se alimentan de papel, otros de la
madera o de los componentes de celuloide. Se pueden
encontrar el pececillo de planta, gusanos de libro y el piojo del
libro que perforan el papel por partes. Los hongos y las
bacterias infectan los documentos con la consecuente ruptura.
• Causas extraordinarias: Son producidas por inundaciones,
incendios y terremotos, entre otros. El hombre: Es la causa
directa o mediata de todos los procesos degradantes de
nuestros documentos aún cuando, también por
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
 CLASIFICAR UN ARCHIVO DE ACUERDO CON LA TÉCNICA
ARCHIVISTICA QUE CORRESPONDE YA SEA ORGANICA,
FUNCIONAL O POR ASUNTOS (ORFUAS)
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: OBJETIVOS DE LA CLASIFICACIÓN:
• Con la clasificación de los
• Es la técnica mediante la cual se documentos en la etapa de gestión,
identifican y agrupan documentos se pretende lograr los siguientes
con características comunes, por objetivos:
tanto, la clasificación es
posiblemente la más importante y • Tener acceso rápidamente a la
compleja de las funciones documentación.
archivísticas dentro del proceso de • Rescatar la organicidad de los
organización de los archivos de la documentos.
gestión debido a que es donde se
determina de qué manera y dónde se • Simplificar los procesos de
va a ubicar la documentación para ordenación, descripción y valoración
que su recuperación sea más ágil. documental.
• Facilitar la transferencia documental.
• Dar respuesta inmediata a la toma de
decisiones.
 TIPOS DE CLASIFICACIÓN
(ORFUAS) A la combinación de los tres
sistemas se le ha dado el nombre de
ORFUAS que quiere decir orgánico,
funcional y por asuntos.
• Por estructura orgánica
(OR)
• Por funciones o acciones
(FU)
• Por asunto
(AS)
• Fondo documental: totalidad de
documentos que se producen,
reciben y custodian en una oficina.
• Grupo o sección documental:
ámbitos, es el conjunto de
documentos que forman parte de las
divisiones principales del fondo
documental.
• Subgrupo o sección documental:
documentos que forman parte de las
subdivisiones del fondo documental.
• Pieza documental: documento
suelto.
• Unidad documental: conjunto de
piezas comunes.
• Serie documental: conjunto de
unidades documentales.
• Tipo documental: variantes propias
de la redacción temática.
CLASIFICACIÓN POR ESTRUCTURA ORGÁNICA:
• Consiste en analizar la estructura orgánica (organigrama) de la institución que produce los
documentos sea pública o privada, los cuales se agrupan en un archivador de tal manera que
reflejen las relaciones que tiene determinada la oficina con el resto de la institución, con la
Administración Pública, oficinas privadas, particulares y organismos internacionales.

CLASIFICACIÓN POR FUNCIONES O ACCIONES:

• Se refiere a las atribuciones encomendadas o señaladas a las instituciones, empresas o
particulares, para que efectúen y cumplan los fines que dan origen a la realización de los servicios o
actividades.
• Se deben analizar con detenimiento las funciones y actividades de la institución, principalmente las
que realiza la oficina productora, para poder identificar las series documentales.

CLASIFICACIÓN POR ASUNTO:

• Se refiere a lo que tratan los documentos, es decir a su contenido informativo, para lo cual se
utilizan palabras claves que realmente encierren el asunto. Es recomendable subdividir éstos, para
una mejor localización de los documentos que corresponden a un mismo asunto.

• El sistema de clasificación, según se opte no puede darse sin antes realizar un diagnóstico de la
institución: la función, relación con otras organizaciones, estructura, documentación, y otros.
Conocer estos aspectos a fondo es fundamental, porque son los que determinarán en este sentido
la elección del sistema de clasificación. Es recomendable el sistema de clasificación orgánica,
orgánica y/o funcional, antes que la de asuntos, debido a que con este último sistema los
documentos pierden su organicidad.
 FASES DE LA CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS:
Consta de dos etapas: La intelectual y la física,
operacional o material.
• La etapa intelectual o diagnóstica del fondo
documental:
– En esta etapa se elabora una reseña histórica de la
empresa o de la oficina, para identificar la estructura
orgánica y las políticas de la institución.
• Luego se hará un análisis para identificar cual
clasificación funciona más por la actividad general de
la empresa, en donde se determinaran los recursos
humanos necesarios para la elaboración del mismo y
se elegirá el diseño.
 DIVISIÓN DEL FONDO
DOCUMENTAL
(seis colores verde, amarillo, rojo, azul, morado, anaranjado)
El fondo documental se divide en 6 ámbitos, de acuerdo a la relación que tenga con
entes externos que serán determinados según la relación interna o externa de la unidad
administrativa. Estos ámbitos son:

I AMBITO (verde) IV AMBITO (azul)

II AMBITO (amarillo) V AMBITO (morado)

III AMBITO (rojo) VI AMBITO (anaranjado)

 PRIMER ÁMBITO (OFICINA
PRODUCTORA)
• Este ámbito está constituido por la documentación que la
oficina produce y que no sale a otros Departamentos.
También contiene aquellos casos de comisiones que no se
pueden definir porque participan varias secciones o
unidades. Esta se idéntica (ordenación) con una guía en
posición central donde se escribe el nombre de la oficina
productora y se le asigna un color exclusivamente para este
Ámbito. Detrás de la guía principal, se ubicaran otras para
los papeles que deben separarse por tipos documentales.
Estos se ubican en carpetas con pestañas en color blanco
que se ordenan alfabéticamente y en posición última,
aunque también puede ubicarse en posición central.
SEGUNDO ÁMBITO: LA EMPRESA A LA QUE
PERTENECE LA OFICINA PRODUCTORA
En este ámbito se agrupan los documentos de tal manera que se
representa la relación de la Oficina productora con las otras oficinas
de la Institución, respetando la estructura orgánica.
• Para la ubicación de los documentos, se requiere haber analizado
previamente el organigrama de la Institución, para determinar así
las relaciones y el orden jerárquico, porque éste será el que
indique la ubicación de las carpetas, de tal manera que EL
ORGANIGRAMA esté representado.
 TERCER AMBITO (LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA)
Está Constituido por los documentos que la
oficina gestora envía y recibe de las instituciones
gubernamentales. Aquí se requiere el
organigrama de la Administración Pública.

• Las pestañas de las guías deben ser en un solo

color y siguiendo el orden jerárquico que
refleja el organigrama.
CUARTO ÁMBITO: LAS INSTITUCIONES
PRIVADAS

• Lo conforman los documentos que la oficina

gestora recibe o envía a las instituciones privadas.
Aquí no se requiere de organigrama, solamente
se van ubicando las carpetas de izquierda a
derecha.

• Se ordenan alfabéticamente, se le asigna un

color, partiendo de la primera posición hasta la
penúltima, porque la última será para los tipos
documentales y en color blanco.
QUINTO ÁMBITO: LOS PARTICULARES

• En este ámbito se agrupan los documentos que

recibe o envía la oficina productora y que
provienen de personas físicas pero que debido a
algún vínculo, mantienen correspondencia.
• Los nombres de las personas se ordenan
alfabéticamente, aplicando la indización (ubicar
apellidos primero y luego el nombre) Como en
todos los ámbitos anteriores, aquí se le asigna la
última posición a los tipos documentales, en
color blanco.
 SEXTO ÁMBITO: LOS ORGANISMOS
INTERNACIONALES

• Se agrupa la documentación que la oficina

productora mantiene con los organismos
internacionales. Si la correspondencia se da
con diferentes instituciones de varios países,
estos se ordenan alfabéticamente y los
nombres de los organismos de acuerdo con las
reglas de ordenación correspondientes. Se le
asigna un color diferente de los otros ámbitos
SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA

Los documentos se ordenan siguiendo el

abecedario, las carpetas y guías se organizan de la siguiente
manera: las guías principales llevan impresas en la pestaña
los rótulos de una letra o combinación, si es necesario se
hacen guías con los mismo tipos de rótulos, las carpetas se
rotulan con el nombre de la institución o persona cuya
documentación se incluye dentro de ellas, si hay
documentos sin importancia, pero que deben guardarse por
algún tiempo, se confeccionan carpetas misceláneas
procurando que haya por lo menos una por cada sección se
archiva al final.
Método Alfabético
Guías primarias o principales: Sus
pestañas ocupan la primera o segunda
posición. Se utilizan para indicar
divisiones importantes del archivo.
Guías secundarias: Se requieren para
efectuar divisiones marcadas por las
guías principales.

Guías terciarias: Marcan

subdivisiones dentro de una guía
secundaria.

Carpetas individuales: siempre las

vamos a encontrar detrás de la última
guía, de una carpeta colgante. En ella
se depositan los documentos en orden
cronológico. (es el orden de fecha, la
más reciente siempre se encontrará de
primero)
 DIVISIÓN DEL MÉTODO
ALFABÉTICO
El método alfabético se divide en tres:

1. Ordenación Onomástica o Nominativa: Es la que se aplica a la ordenación de

nombres de personas físicas y jurídicas. Al ordenar alfabéticamente, es necesario
indicar que existen algunos términos que se deben conocer como los siguientes:
2. Toponímico:
Se refiere a nombres
de lugares. Se inicia
con el alfabeto en la
primera posición,
provincias, cantones
(ordenados
alfabéticamente),
instituciones y por
ultimo tipo documental.
3. Asuntos y materia:
Se aplica al ordenar un
documento por su contenido
o tema de que trata el
mismo.

Si fuera necesario se empieza

por las letras del abecedario,
luego los asuntos se ordenan
alfabéticamente. Algunas
veces antes de indicar en las
guías el asunto, se escribe el
nombre de la instancia.
 ORDEN
CRONOLÓGICO
Los elementos que componen
este método de ordenación son el
año, el mes y el día del
documento.

En el lado izquierdo de la gaveta

se coloca el año (primera
posición), los días del mes (tercera
posición) y, por último, los tipos
de documentos en cuarta
posición.
C. SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICA

Se utiliza los números en lugar de los nombres generalmente

se emplea en documentos financieros. Los números se usan
como índices, guías, subguías y carpetas; pueden ser
tomados directamente del documento, tal es el caso de
cédulas de identidad, tarjetas de crédito, recibos, facturas,
carné, o asignarle un número al documento.
Este sistema es indirecto, por lo cual requiere de un índice
alfabético para determinar el número que se le asignará a
cada cliente
Para su funcionamiento correcto se organiza de la siguiente
forma:
Archivo principal
Registro auxiliar de tarjetas
 PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS
ALFABETICAMENTE
INSPECCIONAR: Verificar si el documentos ya se puede archivar

CLASIFICAR: Los documentos de acuerdo a su procedencia

ANOTAR: Anotar en un papel adhesivo la palabra o nombre bajo el cual se va a

archivar el documento

DISTRIBUIR: Agrupar todos los documentos en orden alfabético aplicando las

reglas

ARCHIVAR: Es ubicar el documento en la carpeta correspondiente

REFERENCIAS CRUZADAS. Permiten La ubicación de documentos que

pueden ser buscados con otros nombres. Es recomendable ubicar la
referencia en todos los lugares donde exista la posibilidad de buscar el
documento y colocara e indicar el nombre bajo el cual efectivamente fue
archivado. La referencia cruzada no sólo se utiliza en el sistema alfabético,
sino en los otros sistema s de ordenación: Por ejemplo en el numérico,
geográfico y por asuntos como se verá más adelante.
 PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO DE
DOCUMENTOS ALFABETICAMENTE

INDIZAR: Es la acción de invertir el orden lógico de una frase o nombre para agilizar la
ordenación. }Los apellidos se separan del nombre por una coma ( , ) por ejemplo:

Luis Diego Gómez Hernández (nombre sin indizado)

Gómez Hernández, Luis Diego (nombre indizado)

UNIDAD DE ORDENACIÓN: Es cualquiera de las partes del nombre de una persona o

empresa que se escoja para ordenarla alfabéticamente.

ELEMENTO DE IDENTIFICACIÓN: Es toda aquella palabra, abreviatura, número de cédula o

dirección que aparece en nombres exactamente iguales. Este se considerará para decidir el
orden alfabético entre dos nombres. Algunos ejemplos son títulos de prioridad familiar como:
padre, hijo o títulos profesionales como doctor, profesor y otros.
ORDEN ALFABÉTICO: Todas las unidades deberán ponerse en perfecto
orden alfabético
de A a la Z.

PUNTOS A CONSIDERAR:
1. Cuando la primera unidad es distinta, esta decide el orden alfabético.

2. Cuando la primera unidad es idéntica será la segunda unidad la que

determine el orden y así sucesivamente.

3. Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es idéntica.
Ejemplo: a) Mora
b) Morales

4. Algunos apellidos siendo más largos preceden a otros pues una letra es
la que determina el orden.
Ejemplo: a) Delgadillo
b) Delgado.
REGLA 1:
ORDENAMIENTO DE UNIDADES EN NOMBRES DE
PERSONAS

Ejemplo:
Carlos José Ramírez Delgado
Denia Valverde Salas
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Ramírez Delgado, Carlos José
Valverde Salas, Denia
REGLA 2: NOMBRES SIMILARES

Ejemplo:
Rosa Fernández Jiménez
Rosaura Fernández Jiménez
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Fernández Jiménez, Rosa

Fernández Jiménez, Rosaura

REGLA 3: ELEMENTOS DE IDENTIFICACIÓN

Ejemplo
Silvia Ramos Campos, cédula 5-509-897
Silvia Ramos Campos, cédula 2-675-435
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Ramos Campos, Silvia Cédula 2-675-435
Ramos Campos, Silvia Cédula 5-509-897
REGLA 3.1: Nombre de personas y apellidos
iguales

Ejemplo
Silvia Ramos Campos, cédula 5-509-897
Silvia Ramos Campos, cédula 2-675-435
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Ramos Campos, Silvia Cédula 2-675-435
Ramos Campos, Silvia Cédula 5-509-897
REGLA 3.2.: Títulos de prioridad familiar

Ejemplo:
Señora Carmen Mora López
Carlos Ballesteros Morales , Padre
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Ballesteros Morales, Carlos (Padre)
Mora López, Carmen (Señora)
REGLA 3.3:
Títulos nobiliarios, militares, religiosos y grados
académicos.

Ejemplo
Monseñor Carlos Araya
Sor Karina López
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Araya, Carlos (Monseñor)

López Karina (Sor)

REGLA 4:
Nombres de la mujer casada

Ejemplo:
Myriam Hernández de Ramírez
Mercedes Morales de Picado
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Hernández (de) Ramírez, Myriam

Morales (de) Picado, Mercedes

REGLA 5:
Apellidos de personas con prefijo, preposiciones,
artículos y partículas
Ejemplo:
Francini D'amigo Vicenci
Luis Fernando Da Cruz Dos Santos

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD

D'amigo Vicenci, Francini

Da Cruz Dos Santos, Luis

REGLA 6:
NOMBRES DESCONOCIDOS.

Ejemplo:
Dai Liu Chi
Di Soa ,Miu
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Dai Lui Chi

Di Soa Miu
REGLA 1:
Nombres de firmas comerciales y entidades
gubernamentales.
Ejemplo:
Municipalidad de Tibás
La Casa Blanca
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Municipalidad (de) Tibás

La Casa Blanca
REGLA 2:
Preposiciones artículos y conjunciones
dentro del nombre de una empresa
Ejemplo:
Ficheros y Más
Estructura de Metal
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Estructuras (de) Metal

Ficheros (y) Más

REGLA 3:
Nombres iguales de empresas

Ejemplo:
Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 3 y 5
Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 16 y 18
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Óptica Jimena (San José, Calle 3 y 5 )

Óptica Jimena (San José, Calle 15, Ave.2

REGLA 4
Siglas

Ejemplo:
Banco Interamericano de Desarrollo (BID)
Instituto Nacional de Seguros (INS)
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Banco Interamericano (de) Desarrollo (BID)

Instituto Nacional (de) Seguros

REGLA 5:
Abreviaturas

Ejemplo:
Deportes Bedal S.A.
Clínica de Arritmias S.A.
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Deportes Bedal Sociedad Anónima
Clínica (de) Arritmias Sociedad Anónima
REGLA 6:
Números en el nombre de una entidad

Ejemplo
Estadio 23 de mayo
Depósito el 5 Menos
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
I UNIDAD
Deposito (el) 5 Menos

Estadio 23 (de) Mayo

REGLA 7:
Nombres de personas en un entidad

Ejemplo:
Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo
Almacén Raúl Rojas
II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD V UNIDAD
I UNIDAD
Almacén Raúl Rojas

Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo

•Carpetas:

•Pestañas:

•Marbete:
•:
• Guías:

a.Principales:

b. Secundarias:
•Fichas

•Disquetes, casetes, rollos de películas en blanco

•Fundas o bolsas

•Microfichas
•Tarjetas para microfilme

•Rollos de microfilme

•Cajetillas:
En Costa Rica, a partir de 1822, se manifiesta la
inquietud de las diferentes instituciones por
custodiar sus propios documentos. Por ejemplo
una vez reunidos los documentos surgió la
preocupación porque existiera una persona que se
hiciera cargo de ellos , tal es el caso de:
La Asamblea Constituyente quien en 1824 señala
que un Oficial Mayor tendría a su cargo el Archivo
Administrativo.
En 1825 la misma Asamblea autoriza a los
diputados a consultar las leyes y decretos que se
custodian en este archivo administrativo.
La Archivística es definida por Antonia
Heredia Herrera, como: “ La ciencia que
estudia la naturaleza de los archivos,
los principios de su conservación y
organización y los medios para su
utilización”.
En el siglo XIX nace la
Archivología, término que en la
actualidad se conoce como archivística.
Esta es una disciplina relativamente
moderna.
EL OBJETO de la archivística está constituido
por los archivos, entendidos como conjunto de
documentos, sin olvidar los edificios y las
instalaciones que lo conservan.

LA FINALIDAD de los archivos es el servicio a

la sociedad mediante el ofrecimiento de
información, ya sea a las instituciones que la
producen o reciben, a los ciudadanos o a los
estudiantes.
EL MÉTODO lo constituyen todos los
procedimientos llevados a cabo por el archivero o
archivista para conseguir el fin que se pretende,
siguiendo los procesos de reunir, conservar,
clasificar, ordenar, describir, seleccionar, transferir,
administrar y facilitar la información.
•PRIMERA FASE

•SEGUNDA FASE

•TERCERA FASE
•REUNIR

•CONSERVAR
a. VITALES

B. IMPORTANTES:

C. ÚTILES

D. NO ESENCIALES:
•La Honradez

•La humildad

•La solidaridad

•El espíritu de servicio

•Buena vista y memoria

•Destreza manual

•Preparación académica

•Iniciativa

•Laboriosidad

•Perseverancia

•Paciencia
•Discreción

•Sentido de Justicia

•Orden

•Trato equitativo a todos los usuarios

•Archivador horizontal

•Archivador electrónico

•Ficheros y tarjeteros
•Armario con bastidor para
Diseños

•Unidades de conservación para

planos y mapas
• Armarios para guardar cintas
o rollos de microfilmes

•Organizadores de disquetes
o discos compactos
•Armarios laterales de acero
Organizadores de videos y
casetes
Para establecer un sistema de clasificación en
un oficina se requiere tiempo, estudios,
conocer los objetivos de la institución y lo de
la oficina donde se quiere implantar, hacer un
análisis de la estructura orgánica de la
institución y de la oficina, de las funciones o
actividades que se llevan a cabo y de las
actividades que se generan en los diferentes
puestos de trabajo, así como asuntos
producto del quehacer del centro de trabajo,
además determinar aproximadamente la
cantidad de documentos del fondo.
OR Clasificación Orgánica

FU Clasificación Funcional

AS Clasificación por Asuntos

•Ámbito institucional

•Ámbito del sector público

•Ámbito del sector privado

•Ámbito de particulares

•Ámbito internacional
 •PRIMER AMBITO
•OFICINA PRODUCTORA
SEGUNDO AMBITO
SECTOR PÚBLICO
TERCER AMBITO
SECTOR PRIVADO
CUARTO AMBITO
PARTICULARES
 QUINTO AMBITO
INTERNACIONALES
•Todos los archivos pueden funcionar
armoniosamente bajo un mismo sistema

•Refleja la organización de las respectivas oficinas

•Facilita el desarrollo de la labores por realizar

•Se respeta el origen y procedencia de los

documentos

•Los documentos se seleccionan con más rápidez

•Existe un mayor control sobre los documentos

originales y copias.
•Las asesorías

•Las Inspecciones

•La capacitación

•La Transferencia
 CAPITULO II
DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
NACIONAL

ARTÍCULO 11º: La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada

por ley Nº 5574 del 6 de setiembre de 1974, será la máxima
autoridad del Sistema Nacional de Archivos, actuará como órgano
rector de dicho sistema y tendrá como objetivos principales dotar
de un edificio funcional a al Dirección General del Archivo Nacional.
Funciones:

• Velar por el mantenimiento del edificio mencionado

• Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el

material
necesarios para el óptimo funcionamiento de la Dirección General
del Archivo Nacional
 DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL
ARCHIVO NACIONAL
Artículo 23º: La Dirección General tendrá entre otras las siguientes
funciones:

a. Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del

Sistema Nacional de Archivos

b. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,

administrar y facilitar los documentos textuales, gráficos
audiovisuales y legibles por máquina, pertenecientes a la Nación
que constituyan el patrimonio documental nacional así como la
documentación privada y particular que le fuere entregada para su
custodia.

c. Preparar y editar la revista del archivo nacional anualmente y otras

publicaciones con temas sobre archivística y ciencia afines
 CAPITULO IV
DE LA COMISION NACIONAL DE
SELECCIÓN Y ELEMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
Artículo 32º: La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos estará integrado por los siguientes cinco miembros: el
presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, o su
representante, quien la presidirá el jefe del Departamento
Documental de la Dirección General del Archivo Nacional, un
técnico de ese departamento nombrado pr el Director General del
Archivo Nacional, el jefe o encargado del archivo de la entidad
productora
de la documentación, y un reconocido historiador nombrado por la
Junta Administrativa del Archivo Nacional
 CAPITULO V
DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
PUBLICOS
Artículo 39º: Son archivos administrativos públicos los archivos de
gestión y los archivos centrales. Los de gestión son los archivos de
las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a
que se refiere el artículo 2º de la presente ley encargados de reunir,
conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar la documentación producida por su unidad que forma su
prearchivalía y que debe mantenerse técnicamente organizada.
Los archivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las
funciones antes descritas en la archivaría que organicen en la que
centralizarán la documentación de todo ente.
 CAPITULO VI
DE LOS PRIVADOS Y
PARTICULARES
Artículo 55º: Son archivos privados los que custodian documentos
producidos por organizaciones de carácter privado, archivos
particulares son aquellos que conservan documentos producidos o
recibidos por una persona o familia.
En ambos casos los documentos son propiedad privada de quien
lo conservan
¿Qué son y para que sirven
los certificados digitales?
“Preguntas necesarias”

¿Cómo garantizo la identidad de una persona en Internet?

¿Cómo sé que la información no ha sido leída por terceros?
¿Cómo sé que el mensaje no ha sido alterado durante su transmisión?
¿Cómo sé el mensaje proviene de quien dice enviarlo?

¿Cómo puedo asegurarme que la persona no pueda negar una

transacción?
¿Qué validez legal tienen los documentos digitales/electrónicos?
¿Qué nivel de confianza puedo tener en el sistema?
 Confianza en el sistema:

Confianza en todo el
CONFIANZA sistema de comercio

MINIMIZAR EL RIESGO
Verificar la identidad de
Autenticación usuarios, servidores y
sistemas
Impedir que los datos
sean vistos por usuarios Privacidad
no autorizados
Proteger los datos de
cambios no
Integridad autorizados
Precluye la
posibilidad de negar
una transacción No repudio
válida

CRIPTOGRAFIA

Base de todos los componentes

¿Qué es la criptografía?
Definición: Arte o ciencia para mantener los mensajes secretos

El “criptosistema” define dos funciones (“encriptar-desencriptar”) para

convertir el texto simple en texto cifrado utilizando algoritmos.

Criptografía simétrica: uso de llave secreta

Criptografía asimétrica: uso de llaves pública y privada

Se combinan para resolver el problema del

intercambio de llaves

Se combinan para poder “encriptar” y firmar

mensajes, correos o documentos en general
 ¿Qué una infraestructura de Llave Pública?
Es una combinación de programas, tecnologías de “encripción”,
procesos, y servicios que permite a las organizaciones asegurar las
comunicaciones y las transacciones de su negocio

Que dan soporte a mecanismos de firma digital.

Técnicamente:
Describe un juego de llaves (pública y privada) que están matemáticamente relacionadas entre sí
y una no funciona sin la otra. Además establece el mecanismo de los certificados digitales para
ligar una determinada información a un juego de llaves. La llave pública es “pública” y la privada
debe de mantenerse en secreto y debidamente custodiada.
 ¿Qué es firmar digitalmente?
(parte 1)
¿Cómo garantizo autenticidad?

Mundo Llave pública

Digital
Llave privada
Tercero de Proceso de Emite un
Que liga la
confianza Registro certificado
información de un
(Identiga)
usuario con un juego
“Certificador” o Autoridad de llaves
Certificadora (CA)

Usuario
Que liga una persona
a una determinada
información
Mundo (Identificación)
Tercero de Emite una
Físico confianza Proceso de cédula
Registro
 ¿Qué es firmar digitalmente?
(parte 2)
¿Cómo garantizo integridad?

Documento en texto Documento en texto

llano (plain text) llano (plain text)

Algoritmo de Hash Internet Algoritmo de Hash

(MD5, SHA-1) (MD5, SHA-1)

Digesto o resumen Digesto o resumen

Si Implica que el No ha sido alterado

 ¿Qué es firmar digitalmente?
¿Qué envío? (parte 3)

Internet

HASH

Encripto
Integridad

Certificado (Felipe) Nombre: Felipe

Cédula: x-xxx-xxx
Llave pública (Felipe) Vigencia: 10/7/05 al 10/7/0 Autenticidad
Serie: 030495AD
Llave privada (Felipe) Emisior: Identiga CA
 Encripción Asimétrica
(Previo intercambio de llaves)

Documento
encriptado Internet

Felipe

Documento en
texto llano
(plain text)

Llave pública (Felipe)

Pablo
Llave privada (Felipe)
Llave pública (Pablo)

¿Cómo garantizo privacidad?

Llave privada (Pablo)
 ¿Y cómo garantizo el no-repudio?
Por medio de elemento técnicos y…
ARTÍCULO 8.- Alcance del concepto
Juego de
Entiéndase por firma digital cualquier conjunto de datos Llaves

adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, Proceso de

firma

que permita verificar su integridad, HASH

así como identificar en forma unívoca y vincular

jurídicamente al autor con el documento electrónico. Certificado Digital

Una firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo

de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado.

Tercero de
¿Nivel de confianza confianza
Rigurosidad del sistema
en el sistema? (Identiga) de “acreditación”
 …y utilizando presunciones legales
ARTÍCULO 9.- Valor equivalente
Los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital,
tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en
manuscrito. En cualquier norma jurídica que se exija la presencia de una firma, se
reconocerá de igual manera tanto la digital como la manuscrita.
Los documentos públicos electrónicos deberán llevar la firma digital
certificada.
Frente a
terceros
Certificado Digital

ARTÍCULO 10.- Presunción de autoría y responsabilidad

Todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una
firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario, de la
autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado
digital, vigente en el momento de su emisión.

Vinculación Proceso de
jurídica firma
Demostraciones

• Firma de un correo electrónico

• Firma y encripción de un correo
• Firma de un documento
• Múltiples firmas de un documento
 Es reunir, conservar,
clasificar, ordenar,
describir, seleccionar,
administrar y facilitar la
documentación que la
entidad o sección produce.
 TIPOS DE
ARCHIVOS

ARCHIVOS ARCHIVOS ARCHIVOS

PÚBLICOS PRIVADOS PARTICULARES
 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Los archivos han jugado un papel

importante en la sociedad, porque
han comenzado ha ser asimilados
como un servicio mediante el cual
ofrece la información necesaria.
 VENTAJAS DE UN ARCHIVO
1. Pueden funcionar armoniosamente.

2. Los archivistas podrán trabajar sin

dificultad en cualquier archivo.

3. Existe un mayor control sobre los

documentos.
 NORMAS ÉTICAS DEL ARCHIVO

 Evitar la perdida de patrimonio

documental.
 Regular el funcionamiento de
todos los archivos del sistema.
 Facilitar los documentos al
usuario de la mejor forma.
 CONCLUSIÓN

EL ARCHIVO NOS AYUDA A MANTENER LOS

DOCUMENTOS BIEN ORDENADOS Y
FACILITAR EL TRABAJO EN MOMENTOS DE
LA BUSQUEDA DE LOS MISMOS.
 Solo para Triunfadores

Los obstáculos son necesarios para el éxito.

Se alcanza la victoria solamente después
de las derrotas. Y sin embargo, cada
batalla, cada derrota, acrecienta la
destreza y la fuerza, el valor, y la
resistencia, la habilidad y la confianza; de
manera que cada obstáculo es un
compañero de armas que te obliga ha ser
mejor.