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La Circular es una comunicación emitida por una autoridad superior a una inferior sobre un tema y con un propósito
específico. Este documento es empleado para transmitir instrucciones y decisiones y así mismo tienen el carácter de
obligatorias para los subordinados, sin tener las características de reglamento. Las circulares deben expresar el
criterio jurídico o interpretación que un órgano administrativo formula en textos un tanto complejos sobre la
legislación que aplica.
Tampoco se contesta una circular, aunque si se puede hacer por motivos de cortesía. Ejemplos de circulares las
podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de
viajantes, la modificación de precios, etc.
CARACTERÍSTICAS
Características que debe reunir una circular
Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en
un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.
FUNCIÓN DE LA CIRCULAR
Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para
todos sus destinatarios.
Estructura
Las partes de una circular están compuestas por:
a. Numeración: va en la parte superior del documento y va escrito en mayúsculas "CIRCULAR" seguido de un
número correlativo. Ejemplo: CIRCULAR – 001
b. Fecha: Se especifica el lugar, día, mes y año.
c. Destinatario: Va dirigido al personal de la entidad.
d. Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis. ASUNTO:
Cambio de horario.
e. Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por
varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
f. Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra. Atentamente, cordialmente.
g. Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella
se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad. Licda. Liliana Celarie directora CBT.
h. Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en 2:
1- Circular externa, voluntaria o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus
clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.
2- Circular interna, obligatoria o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer
internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de
interés común.
La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos
problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:
LA CITACIÓN
Una citación es un documento breve que se utiliza para llamar o citar formalmente a una persona, o grupo de
personas, para asistir a un acto organizado por una autoridad.
¿Qué es una citación?
Es un documento muy breve utilizado para citar formalmente a una persona, o a varias, para asistir a un acto
organizado por una autoridad. Suele emplearse para convocar a una sesión de órganos del gobierno con pocos
miembros o para invitar a reuniones en centros de trabajo.
Es un documento de carácter interno y se emplea tanto en la administración pública como privada, en diferentes
entidades o dependencias. Por lo general, dependiendo de la frecuencia de utilización, se imprimen varios formularios
de citación para emplearlos cada vez que se necesiten.
El documento original y la copia deben estar debidamente firmados y se archivan como una constancia de
haber citado a los interesados.
En el caso de las citaciones judiciales, tenemos que una citación es una diligencia en la que se le comunica de
manera formal a una persona el requerimiento de su presencia en un acto judicial o extrajudicial.
Para realizar este tipo de citaciones, un juez o tribunal solicita la comparecencia de una persona para que actúe como
perito, testigo, jurado o forme parte de una investigación.
¿Quiénes tienen facultad para emitir citaciones?
Quienes tienen la autoridad para emitir citaciones son:
Las autoridades que tienen facultad para citar a sesiones y reuniones.
El secretario o personal subordinado autorizado.
Partes de una citación
Una citación debe de contar con las siguientes partes:
Nombre del documento o código.
Destinatario: SI la citación es individual se escribe su nombre. Si es una citación colectiva, se incorpora al
texto la nómina de quienes van ser citados.
Texto.
Lugar y fecha.
Firma, pos firma del que cita y sello.
Pie de página.
También se incluyen los siguientes aspectos complementarios:
Membrete.
Con copia.
El texto de la citación se divide en dos secciones:
Fórmula de citación: Es la frase que encabeza el texto. Las más utilizada, cuando es la autoridad quien cita
directamente:
“Por el presente documento, se cita…”
“Se cita…”
“Cito a usted”
Cuando la cita la realiza un delegado se utiliza:
“Por disposición de…”
” Por encargo de…”
“Por orden de…”
También se complementa con la explicación del carácter de la cita “con urgencia” “con carácter de urgencia”.
Exposición: Es aquella parte que comprende el nombre del acto o a la actividad a la que se cita, el día, la hora, la
agencia, lugar, motivo o asunto de la citación.
Tipos de citación
Existen dos tipos básicos de situación según el destinatario:
Citación individual
Es aquella que se envía al interesado o interesados de manera individual. Suelen redactarse en papel A5. El
destinatario al recibir la citación, tiene que firmar la copia o cargo como constancia de su recepción.
Citación colectiva
Es aquella que lleva el número de nómina de las personas que serán citadas. En un solo documento se da a conocer a
los interesados el carácter de la cita. Los receptores deben firmar en el lugar que les corresponde, de esta forma se
sabe que ya han sido citados.
DefinicióndeInstructivo
Muy simple, un instructivo es aquello que nos guía a través de procedimientos para la realización de alguna cosa,
tanto para armar, o como para utilizar de alguna manera que nos sea necesario.
Esto sería una seguidilla de pasos a las cuales hay que seguir uno a uno para lograr un objetivo en concreto.
¿Qué es un instructivo?
Un instructivo es una herramienta que describe de manera ordenada y clara los pasos a seguir para realizar una
determinada acción o tarea. En otras palabras, los instructivos son guías que sirven para que una persona logre
cumplir correctamente un objetivo determinado.
Ejemplos de instructivos son indicaciones para lavarse las manos correctamente, usar la mascarilla en tiempos de
coronavirus, hacer funcionar un equipo electrónico, realizar evaluaciones, elaborar mapas, realizar pruebas
diagnósticas en los laboratorios, seguir instrucciones médicas, entre otros fines.
Además, dependiendo de los objetivos para los cuales fueron creados y como serán utilizados, los
instructivos pueden tomar diferentes formas, como folletos, manuales o carteles.
Funciones del texto instructivo
La función principal de un texto instructivo es brindar instrucciones, tal y como su nombre lo expresa. En ese sentido,
se trata de formas de asistencia o ayuda para realizar una acción o resolver un problema, que establecen al
receptor una serie de pasos o acciones, más o menos detalladas, que debería seguir. De manera que la función del
texto instructivo es dirigir o guiar a quien lo lea hacia la realización de un cometido específico.
LA INVITACIÓN
¿Qué es una invitación o carta de invitación?
La invitación o carta de invitación es un tipo de carta escrita a una organización o individuo para su participación o
presencia en un evento u ocasión. La ocasión puede ser oficial o personal. La carta de invitación relacionada con el
requisito oficial se denomina 'Carta de invitación oficial' y las que abordan el requisito personal se conocen
como 'Carta de invitación personal'. Una carta de invitación oficial se escribe como una carta formal con ciertos
formatos que debes seguir como etiqueta oficial.
Por otro lado, la carta de invitación personal se escribe como una carta informal. Esto se debe a que no siempre
sigues un formato convencional y lo puedes moldear el formato según tu elección o requerimiento. Debido a su
naturaleza, una carta de invitación es un tipo de carta de solicitud. También tiene un tono persuasivo y a veces se le
conoce como carta persuasiva, especialmente cuando el objetivo es garantizar una asistencia del 100% de lo
anticipado.
Estructura de una invitación
Ya que conoces qué es una invitación a continuación te mostraremos la estructura de manera ordenada que puedes
utilizar en tu invitación:
Invitación formal
El orden utilizado para esta invitación es:
Línea de asunto
Título de la carta de organización
Tu nombre
Tu título
Tu dirección
Tu contacto
Fecha
Nombre del destinatario
Título del destinatario (si corresponde)
Dirección del destinatario
Referencia
Apertura y cuerpo de la carta
Estimado
Lugar del evento
Hora
Aspectos destacados del evento
Instrucciones
Cierre
Atentamente
Tú firma
Tu nombre
Adjunto
Invitación informal
El orden utilizado para esta invitación es:
Línea de asunto
Dirección del destinatario
Fecha
Apertura y cuerpo de la carta
Estimado
Desarrollo
Fecha
Hora
Lugar de eventos
Detalles
Cierre
Despedida
Agradeciéndote
Atentamente
Tu nombre
¿Cómo hacer una invitación?
Por lo general, el formato de bloque, semibloque o bloque modificado se utiliza para cartas de invitación oficiales.
Los aspectos importantes de cualquier carta de invitación son la fecha, hora, saludos y cierre. Escribir una carta de
invitación se vuelve fácil y rápido cuando sabes qué es una invitación o después de que leas los consejos que te
proporcionare a continuación:
Organiza el material:
Antes de redactar una invitación, asegúrate de tener todo el material requerido. Este material se refiere a la lista de las
personas que invitarás, el orden secuencial de los eventos, los horarios de los eventos, invitados especiales,
documentos oficiales, fotocopias y cualquier otro elemento requerido. Es posible que algunos elementos también
deban adjuntarse junto con la carta, mantenlos a un lado. Consulta estos materiales cuando sea necesario. Todos los
documentos relevantes te ayudarán a redactar la invitación.
Cortesía:
No es necesario que te diga que debes usar un lenguaje cortés al escribir una carta de invitación, ¿por qué serías
grosero al enviar una invitación? La invitación es tu iniciativa, no de los destinatarios, por lo que debes ser amable.
Siempre comienza la carta con una nota de bienvenida en lugar de información directa de la invitación. Las palabras
de respeto y gratitud son símbolos de cortesía, siempre expresa tu gratitud al principio y al final de la carta.
Tono positivo:
El gesto de bienvenida y gratitud son puntos positivos de una carta de invitación. Además de estos, los gestos de
aprecio y anticipación son otros puntos positivos que pueden persuadir a tu invitado a asistir al evento. Cuando
muestras tu aprecio y anticipación hacia el receptor a través de tus palabras, es un reconocimiento de su importancia
y, por lo tanto, un enfoque positivo. Para este efecto, se utilizan dos tiempos en la carta de invitación, el presente y el
futuro. El tiempo presente transmite información sobre el evento y el tiempo futuro transmite una presencia
anticipada del invitado.
Ofrecer asistencia:
Una invitación es responsabilidad del remitente, la asistencia al destinatario por defecto se convierte en
responsabilidad del anfitrión. Cuantas más instalaciones brindes, mayores serán las posibilidades de que alguien
asista. Puedes ofrecer servicios de recogida y entrega, alojamiento, comidas y proporcionarles un número de contacto
en caso de que no estés presente en el lugar. Los hechos relevantes como la fecha, la hora y el lugar del evento en el
comienzo en sí mismo están ayudando. Estas asistencias fomentan una respuesta positiva de los invitados.
Instrucciones especiales:
Algunas ocasiones requieren instrucciones especiales para tus invitados y estas instrucciones pueden ser:
Código de vestimenta
Mapa de ruta o ruta
Propósito de la ocasión: cumpleaños, honor, aniversario.
Regalo de devolución
Respuesta o confirmación a la invitación.
Vestimenta y artículos necesarios para que el invitado traiga
No se permiten comestibles
Entrada solo por invitación
2 personas por pase
No se permiten armas
Longitud del asunto:
Una carta de invitación simple presenta una introducción que te permite como remitente presentarte a ti mismo o a la
organización que representas. Aunque las invitaciones están destinadas a ser concisas y directas, pero no es necesario.
Puede variar la longitud según tus necesidades y requisitos. Las cartas de invitación para bodas y fiestas no son largas
en comparación con las visitas y ciertas cartas de invitación personal.
Uso del membrete:
Por regla general, las cartas de invitación oficiales requieren un membrete. El membrete representa al remitente y la
inclusión establece la autoridad. Si tienes un papel con membrete pre impreso, úsalo. Las cartas de invitación
personal no requieren membretes y la puedes usar según tu deseo.
Gesto de agradecimiento:
A continuación, debes mostrar el agradecimiento del invitado por asistir a una actividad o evento. Esto lo puedes
completar con una nota formal, indicando que esperas ver a la persona en el evento.
No olvides el gabinete:
Algunas solicitudes requieren que se adjunten ciertos documentos; pueden ser fotocopias de documentos como
acuerdos, copias impresas de correos electrónicos recibidos, correspondencia anterior, recibos, garantías, entre otros.
Guarda la copia original de todas tus cartas, faxes, correos electrónicos y otros documentos relacionados.
Cierre de la carta:
Comienza la carta con gratitud y termínala con la misma. Es una cortesía profesional y social. Al final de tu último
párrafo, con un cierre complementario de los gustos como 'Sinceramente', 'Gracias', 'Verdaderamente' es esencial.
Cierra la carta reafirmando tu agradecimiento y gratitud.
Corrección de pruebas:
Comprueba si hay frases incómodas, errores gramaticales, oraciones incompletas y errores ortográficos. Corrígelos
con la puntuación apropiada y elimina oraciones aburridas o sin vida, reemplázalas con frases ingeniosas, poesía o un
enfoque temático. Este es el paso final; el borrador lo revisaras antes de que adquiera una forma adecuada. Léelo en
voz alta para descubrir los errores que se omiten por escrito.
Informar por adelantado:
Las invitaciones deben enviarse por adelantado. Intenta enviar la carta de invitación con dos semanas o más de
anticipación. El destinatario debe saber de antemano para que pueda ajustar sus horarios, reservar boletos o hacer
otros arreglos que son esenciales.
Tipos de invitación
Cuando te preguntes qué es una invitación o en qué momento utilizarla, debes de tener en cuenta que tipo de
invitación es la que necesitas. Por eso aquí te mostramos los tipos de invitación que puedes utilizar:
Invitación oficial:
Las cartas de invitación oficiales son las que están escritas para invitar a funcionarios y ciertas personas distinguidas
a participar en diversas actividades. También conocidas como cartas de invitación comercial, siguen un formato
formal con un tono formal. Algunas de estas cartas están relacionadas con reuniones, entrevistas, capacitación,
conferencias, inauguraciones, entre otros.
Invitación personal:
Las cartas de invitación personal son las que están escritas para invitar a amigos, compañeros, parientes, familiares,
vecinos, entre otros. Para ocasiones sociales o eventos. También conocidas como cartas de invitación amigables,
están escritas en una mezcla de formato informal y formato formal (donde sea necesario) con un enfoque informal.
Algunas de estas cartas están escritas para bodas, fiestas de cumpleaños, aniversarios, baby showers y otras ocasiones
sociales.
LA ESQUELA
¿Qué son las esquelas?
Si quiere saber que son las esquelas que sepa que a estas también se las conoce como avisos fúnebres.
Se trata de escritos donde se informa del fallecimiento de una persona y se indica la fecha y lugar donde será
el entierro o funeral. Tradicionalmente se publicaban en prensa escrita o lugares públicos para que el mayor número
de personas lo vieran. Sin embargo, hoy en día es posible también publicar la esquela en Internet.
Las personas que suelen publicar una esquela son aquellas personas que han tenido algún tipo de relación personal,
de amistad o laboral.
Características de las esquelas
A grandes rasgos, las esquelas se caracterizan por lo siguiente:
Son textos fúnebres breves, redactados por allegados al fallecido, cuyo propósito es informar
públicamente sobre su muerte.
Su contenido suele ir acompañado de íconos religiosos (dependiendo de la religión del fallecido) y de
frases provenientes de la liturgia religiosa, como el popular RIP (Riescat in pace, “Que en paz descanse”
en latín), o eufemismos similares.
El lugar destacado en el texto corresponde al nombre completo del fallecido, en negritas o resaltado
de alguna manera, y debajo sus títulos nobiliarios, alias, grados académicos, o simplemente frases con las
que al difunto se le conocía. Por último, debajo, la edad que tenía al fallecer, el lugar y la fecha en que se
produjo la muerte.
También pueden incluir los nombres de quienes le despiden, sean allegados, familiares o socios, y la
invitación a los actos fúnebres (velatorio, entierro o ambas cosas).
Esquela digital
La masificación de Internet y del mundo 2.0 ha permitido la aparición de esquelas digitales, es decir,
de publicaciones mortuorias en portales web especializados, periódicos en línea y otros espacios públicos
digitales, como las redes sociales o las listas de distribución por correo electrónico. Así, la difusión de este tipo de
textos es más rápida y masiva que nunca antes, y forma parte de los servicios comerciales disponibles en línea.
Para que sirven
Su objetivo es informativo. Sirven para comunicar con claridad quién es el fallecido, que relación tenía con
quien publica la esquela, dar noticia de la fecha de fallecimiento junto a un pésame público y notificar información
importante sobre el día y lugar donde tendrá lugar algún tipo de evento en su honor.
Por ejemplo: dónde y hasta que hora se puede acercar un tercero al velatorio, cuándo y dónde se celebrará el entierro
o iglesia y hora en la que se celebrará algún tipo de acto religioso como homenaje.
¿Qué texto poner en una esquela? Cómo hacer una esquela
Para saber cómo hacer una esquela que sepa que por norma general existe un esquema básico por párrafos como el
siguiente:
Párrafo uno: el nombre completo de la persona difunta.
Párrafo dos: si la esquela la emite la empresa en la que trabajaba el difunto, el cargo que ocupaba en
las misma. Si es una esquela familiar o amigo la relación o una frase que le defina en la relación.
Párrafo tres:se indican datos sobre la edad del fallecido y lugar de fallecimiento. Por ejemplo: la fecha
de nacimiento, la de fallecimiento y lugar.
Párrafo cuatro: siglas Q.E.P.D (Que en paz descanse) o D.E.P (descanse en paz).
Párrafo quinto: quién comunica su fallecimiento. Si es familia citar primero al más cercano.
Párrafo sexto: Fecha y hora del funeral y entierro.
A la hora de presentar una esquela existe una convención en la forma de publicarla, en general va sobre un
enmarcado en color negro grueso o gris. Dentro de este marco se escribe el texto. Además, si practicaba algún tipo de
religión se suele incluir un símbolo o imagen que así lo demuestre.
Por ejemplo: si la persona era católica una cruz o si era judío, una estrella de David. Como último elemento del
encabezado se suele añadir algún tipo de Siglas que sugieren un descanso en paz. Por ejemplo: D.E.P (Descanse en
paz) o R.I.P. (Requiescat in pace).