GESTIÓN DE PROYECTOS

SESIÓN 11
PLANIFICACIÓN
DE LOS RECURSOS

• Aspectos preliminares
• Planificar la Gestión de Recursos
• Roles y Responsabilidades
• Matriz RACI del Proyecto
• Organigrama del Proyecto
• Formas de Adquisición de Recursos al
Proyecto
• Plan de Gestión de Recursos
del Proyecto

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 INTRODUCCIÓN
DE LA SESIÓN

GESTIÓN DE PROYECTOS  SESIÓN 04 © ISIL. Todos los derechos reservados

+ INTRODUCCIÓN

Durante esta sesión:

• Revisarás el proceso de Planificar la Gestión de Recursos.

• Entenderás la diferencia entre roles y responsabilidades.
• Conocerás la utilidad de una matriz RACI de todo proyecto.
• Revisarás la conformación de un organigrama del proyecto.
• Identificarás las formas de adquisición de recursos al proyecto.
• Revisarás el contenido de un Plan de Gestión de Recursos del Proyecto.

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ASPECTOS
PRELIMINARES

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+ ASPECTOS PRELIMINARES

GESTIÓN DE LOS RECURSOS

• La gestión de recursos en un proyecto abarca la identificación, adquisición, gestión y control de
los recursos físicos (o materiales) y los recursos humanos del proyecto.

Recursos
Físicos / No Físicos Humanos

Equipos, materiales, insumos,

Personas
instalaciones, infraestructura, (equipo humano)
mobiliario, activos intangibles.

• Un aspecto clave para el éxito de un proyecto es que el director de proyecto pueda motivar y
desarrollar a los miembros de su equipo.

• En adelante la palabra “equipo” hará referencia a las personas del equipo de trabajo, lo que no
incluye a otros interesados del proyecto.

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+ ASPECTOS PRELIMINARES

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS

Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y Control Cierre

   
• Planificar los Recursos • Estimar los Recursos • Controlar los Recursos
• Adquirir los Recursos
• Desarrollar el Equipo
• Dirigir el equipo

Implica cómo estimar, adquirir, gestionar y

controlar los recursos. En relación a los recursos
humanos, se definen los roles, responsabilidades
y habilidades de los miembros del equipo, así
como las relaciones de comunicación.

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+ ASPECTOS PRELIMINARES

Definición Ingeniería Ingeniería

Conceptual Básica de Detalle

Abastecimiento
Fases del
Ejecución de Obras
Proyecto
Seguimos analizando en el grupo Pruebas y Puesta
de procesos de Planificación en Marcha

Jul 2011 Abr 2013

Iniciación
Planificación Cierre
Grupos de
Procesos Ejecución
del Monitoreo y Control
Proyecto

Jul 2011 Abr 2013

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+ ASPECTOS PRELIMINARES

Iniciación

Planificación
Planificar la Planificar Planificar Planificar Planificar Planificar
Grupos de Gestión del
Alcance
la Gestión
del
la Gestión
del Costo
la Gestión
de los
la Gestión
de los
la Gestión
de la
…
Procesos Tiempo Riesgos Recursos Calidad
del
Proyecto
Planificar la
Gestión de
Recursos

Plan de Gestión
de Recursos
Jul 2011 Abr 2013

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PLANIFICAR
LA GESTIÓN DE RECURSOS

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+ PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

Cuando planificamos las necesidades de recursos en general para realizar las

actividades del proyecto, deberíamos dar respuesta a las siguientes preguntas:

¿Cómo estimar, adquirir y gestionar los recursos físicos y humanos?

¿Cómo y cuándo se incorporará y desafectará cada recurso?

¿Cómo asegurar que los recursos sean adecuados para las actividades?

¿Cuáles serán los roles y responsabilidades de los miembros del equipo?

¿Cuáles son las necesidades de formación del equipo?

¿Cómo será el plan de recompensas individual y grupal?

¿Cómo monitorear la disponibilidad de recursos?

¿Cómo impacta en otros proyectos la competencia por recursos escasos?

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+ PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

Además, en relación a la planificación de los recursos humanos, es necesario

conocer en profundidad lo siguiente:

¿Cómo son las relaciones formales e informales en la organización?

¿Cuáles son las diferencias culturales o de idioma?

¿Qué niveles de confianza y respeto existe entre las personas?

¿Existen alianzas informales entre los trabajadores?

¿Cómo es la estructura de la organización?

¿Existen convenios colectivos de trabajo?

¿Cuál es la distancia que separa físicamente a las personas?

¿Qué tipos de poderes existen en la organización?

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ROLES Y
RESPONSABILIDADES

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+ ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROL
Rol es el cargo o posición que ocupa una persona en cada actividad del proyecto.
• Ejemplos de roles en un proyecto de construcción civil son:

• Ingeniero civil
• Arquitecto
• Supervisor de Obra

RESPONSABILIDAD
Es la descripción de las tareas asignadas y el trabajo que se espera que realice un rol
dentro del equipo del proyecto.
• Ejemplo de las responsabilidades del rol “Arquitecto” dentro de un proyecto de
construcción civil:
• Coordinar y supervisar la realización de los planos de construcción.
• Supervisar la calidad de los materiales y equipos a utilizar en la obra.

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+ ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROLES

Patrocinador

Director del

Equipo del
Funcional

Proyecto

Proyecto
Gerente
Cliente
RESPONSABILIDADES

Aceptación formal del producto o servicio

Analizar supuestos y restricciones
Aprobar cambios
Aprobar el plan para la dirección del proyecto
Asignar personas al proyecto
Descomposición de los paquetes de trabajo
Establecer dependencias y crear diagrama de red
Estimar costos y duraciones para cada actividad
Negociar la disponibilidad de recurso
Realizar el acta de constitución del proyecto
Realizar la EDT

Toda matriz de roles y responsabilidades de un proyecto debe dejar en específico, qué responsabilidades se
espera que cumpla cada rol. Es posible que una responsabilidad pueda ser realizada por más de un rol al mismo
tiempo. La forma de gestionar este tipo de situaciones se analiza más adelante.

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+ ROLES Y RESPONSABILIDADES

AUTORIDAD
Es el derecho o atribución de asignar los recursos del proyecto, tomar decisiones, firmar
aprobaciones, aceptar entregables e influir sobre otras personas del proyecto.
• Ejemplo de la descripción de la autoridad asignada a un gerente de proyecto (GP):
• El GP tiene la potestad de solicitar la inclusión o desvinculación del personal del proyecto.
• El GP tendrá la potestad de poder asignar bajo criterios establecidos bonos monetarios para
incentivar el desempeño de los miembros del equipo de proyecto.

COMPETENCIAS
El conjunto de habilidades y capacidades requeridas para completar las actividades asignadas.
• Ejemplo de competencias requeridas para el rol de “Ingeniero Civil”:
• Ingeniero colegiado y con una experiencia mínima de 10 años.
• Dominio en el manejo e interpretación de datos de obras de infraestructura.
• Experiencia en el empleo de técnicas de control de calidad en materiales.

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+ ROLES Y RESPONSABILIDADES

EJERCICIO PRÁCTICO SOBRE ROLES (EN AULA)

Seleccione a quién corresponde el rol principal en cada caso: P: Patrocinador; G: Gerente
Funcional; D: Director del proyecto; E: Equipo
P G D E
1 Aceptación formal del producto o servicio        
2 Analizar supuestos y restricciones        
3 Aprobar cambios        
4 Aprobar el plan para la dirección del proyecto        
5 Asignar personas al proyecto        
6 Ayudar a identificar desvíos en relación al plan        
7 Cumplir con los objetivos del proyecto        
8 Dar soporte al equipo durante la ejecución        
9 Definir las políticas de calidad        
10 Determinar la necesidad o no de acciones correctivas        
11 Determinar las métricas de calidad        
12 Establecer dependencias y crear el diagrama de red        
13 Estimar los costos y duraciones para cada actividad        
14 Identificar e involucrar a los interesados        
15 Negociar la disponibilidad de recursos        
16 Otorgar los recursos financieros        
17 Proteger al proyecto de influencias externas        
18 Realizar el acta de constitución del proyecto        
19 Realizar la EDT        
20 Realizar un cronograma realista        

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+ ROLES Y RESPONSABILIDADES

EJERCICIO PRÁCTICO SOBRE ROLES (SOLUCIÓN)

Seleccione a quién corresponde el rol principal en cada caso: P: Patrocinador; G: Gerente
Funcional; D: Director del proyecto; E: Equipo
P G D E
1 Aceptación formal del producto o servicio        
2 Analizar supuestos y restricciones        
3 Aprobar cambios        
4 Aprobar el plan para la dirección del proyecto        
5 Asignar personas al proyecto        
6 Ayudar a identificar desvíos en relación al plan        
7 Cumplir con los objetivos del proyecto        
8 Dar soporte al equipo durante la ejecución        
9 Definir las políticas de calidad        
10 Determinar la necesidad o no de acciones correctivas        
11 Determinar las métricas de calidad        
12 Establecer dependencias y crear el diagrama de red        
13 Estimar los costos y duraciones para cada actividad        
14 Identificar e involucrar a los interesados        
15 Negociar la disponibilidad de recursos        
16 Otorgar los recursos financieros        
17 Proteger al proyecto de influencias externas        
18 Realizar el acta de constitución del proyecto        
19 Realizar la EDT        
20 Realizar un cronograma realista        

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+ ROLES Y RESPONSABILIDADES

EJERCICIO PRÁCTICO SOBRE RESPONSABILIDADES (EN AULA)

En la tabla a continuación seleccione quién es el principal responsable de resolver los
siguientes problemas.
P G D E
1 Durante el inicio no se negocia por la obtención de los mejores recursos        

2 El Director del proyecto no tiene autoridad suficiente para hacer que las cosas sucedan        

3 El gerente de recursos humanos desconoce las habilidades adquiridas por un miembro del equipo        
4 El Gerente Funcional no tiene claro quiénes serán los involucrados en el proyecto        
5 El proyecto no cuenta con fondos suficientes para poder desarrollar todos los procesos        
6 Hubo un cambio en el producto final por pedido formal del cliente        
7 No existe un sistema de reconocimiento y recompensas para los trabajadores        
8 Ocurre un cambio en el alcance de una actividad crítica que retrasará el proyecto        

9 Se agrega trabajo adicional al proyecto que aumenta el costo estimado al finalizar        

10 Tres miembros del equipo tiene opiniones opuestas sobre la utilización de una nueva tecnología        

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+ ROLES Y RESPONSABILIDADES

EJERCICIO PRÁCTICO SOBRE RESPONSABILIDADES (SOLUCIÓN)

En la tabla a continuación seleccione quién es el principal responsable de resolver los
siguientes problemas.
P G D E
1 Durante el inicio no se negocia por la obtención de los mejores recursos        

2 El Director del proyecto no tiene autoridad suficiente para hacer que las cosas sucedan        

3 El gerente de recursos humanos desconoce las habilidades adquiridas por un miembro del equipo        
4 El Gerente Funcional no tiene claro quiénes serán los involucrados en el proyecto        
5 El proyecto no cuenta con fondos suficientes para poder desarrollar todos los procesos        
6 Hubo un cambio en el producto final por pedido formal del cliente        
7 No existe un sistema de reconocimiento y recompensas para los trabajadores        
8 Ocurre un cambio en el alcance de una actividad crítica que retrasará el proyecto        

9 Se agrega trabajo adicional al proyecto que aumenta el costo estimado al finalizar        

10 Tres miembros del equipo tiene opiniones opuestas sobre la utilización de una nueva tecnología        

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MATRIZ RACI
DEL PROYECTO

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+ MATRIZ RACI DEL PROYECTO

MATRIZ RACI

Actividad Pedro Marcela Rogelio

Búsqueda de información A R C
Estudio de mercado A R C
Análisis costo beneficio I A R

R (responsable); A (explica o rinde cuentas); C (consultado); I (informado)

Es un diagrama matricial que asigna actividades a roles específicos, en la que cada rol cumple una
obligación particular por cada actividad que se le asigna.

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+ MATRIZ RACI DEL PROYECTO

MATRIZ RACI
Actividad Pedro Marcela Rogelio

Búsqueda de información A R C

Estudio de mercado A R C

Análisis costo beneficio I A R

Rol Descripción

Encargado Quien realiza la tarea. Debería existir un solo encargado (R)

R Responsible por cada tarea; si existe más de uno, entonces el trabajo
(El que hace la actividad) debería ser subdividido en menores niveles (uno para cada R).

Responsable Responsable de que la tarea se realice y de rendir cuentas

A Accountable
C Consulted
I Informed
(El que rinde cuentas y asegura
que se haga la actividad)
Consultado
Informado
sobre su ejecución. Debe existir una sola persona que rinda
cuentas (A) sobre la tarea ejecutada por su encargado (R).
Posee alguna información o capacidad necesaria para
realizar la tarea.
Debe ser informado sobre el avance de la tarea.

La Matriz RACI no especifica cuándo se debe realizar la actividad.

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ORGANIGRAMA
DEL PROYECTO

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+ ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

El organigrama del proyecto es una estructura jerárquica que muestra todos los roles que se harán
cargo de la ejecución del trabajo del proyecto y por ende del logro de los objetivos.

Director del
Director del Proyecto
Proyecto

Supervisor Supervisor de Supervisor Supervisor

de Diseño Construcción de Acabados de Publicidad

Arquitecto Ingeniero Civil 1 Diseñador 1 Publicista

Equipo del
Director del
Proyecto
Proyecto
Community
Dibujante Ingeniero Civil 2 Diseñador 2
Manager

Practicante
Urbanista Maestro de Obras
de Diseño

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+ ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
El director del proyecto tiene la
responsabilidad de conformar el
equipo con las competencias
adecuadas para el logro de los
objetivos del proyecto.
Adicionalmente, el director de
proyecto también debe documentar
las responsabilidades que cumplirá
cada rol a lo largo del ciclo de vida
del proyecto.
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N° Rol Responsabilidades
1 Arquitecto Descripción de Responsabilidades 1
2 Dibujante Descripción de Responsabilidades 2
3 Urbanista Descripción de Responsabilidades 3
4 Ingeniero Civil Descripción de Responsabilidades 4
5 Maestro de Obras Descripción de Responsabilidades 5
6 Diseñador Descripción de Responsabilidades 6
7 Practicante de Diseño Descripción de Responsabilidades 7
8 Publicista Descripción de Responsabilidades 8
9 Community Manager Descripción de Responsabilidades 9
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+ ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

El organigrama del proyecto no es un subconjunto o una fracción del organigrama de la empresa. El primero tiene
duración temporal mientras que el segundo permanece en el tiempo. Por otro lado, es muy frecuente que las
personas que forman parte del equipo de proyecto no estén asignadas al 100% a las actividades del proyecto y por
lo tanto desempeñarán un doble rol: el rol permanente que ocupan en sus respectivas áreas o departamentos y el
rol que ocuparán temporalmente durante su permanencia en el proyecto.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

Gerente general Director del Proyecto

Gerencia de Gerencia de Gerencia de Gerencia de Supervisor Supervisor de Supervisor Supervisor

Ingeniería Marketing Producción Ventas de Diseño Construcción de Acabados de Publicidad

Arquitecto Ingeniero Civil 1 Diseñador 1 Publicista

Community
Dibujante Ingeniero Civil 2 Diseñador 2
Manager

Maestro Practicante
Urbanista
de Obras de Diseño

“Permanece en el tiempo” “Tiene duración temporal”

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FORMAS DE ADQUISICIÓN DE
RECURSOS AL PROYECTO

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+ FORMAS DE ADQUISICIÓN DE RECURSOS AL PROYECTO

• Si bien la adquisición de recursos es un proceso que corresponde a la EJECUCIÓN de todo proyecto, el

director de proyecto debe definir durante la planificación cuáles serán las formas que utilizará para adquirir
(incorporar) los recursos del proyecto.

Adquirir Recursos
Internos Externos

Solicitar a los Gerentes Funcionales Proceso de adquisiciones

(Acudir al área o departamento de
de la organización cliente Compras)

• El director de proyecto debe evaluar qué recursos deberán ser solicitados internamente (recursos físicos,
personas) y evaluar qué recursos deberán ser adquiridos, alquilados o contratados externamente
(recursos físicos, personas).

• Los criterios para optar por una u otra alternativa estarán en función de:
• Disponibilidad o escasez de los recursos existentes en la empresa.
• Idoneidad requerida de los recursos necesarios dentro del trabajo del proyecto.
• Nivel de urgencia para el cumplimiento de las actividades del proyecto.
• Restricciones y límites de presupuesto.
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PLAN DE GESTIÓN DE
RECURSOS DEL PROYECTO

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+ PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS DEL PROYECTO

Iniciación

Planificación
Planificar la Planificar Planificar Planificar Planificar Planificar
Grupos de Gestión del
Alcance
la Gestión
del
la Gestión
del Costo
la Gestión
de los
la Gestión
de los
la Gestión
de la
…
Procesos Tiempo Riesgos Recursos Calidad
del
Proyecto
Planificar la Gestión
de Recursos

Plan de Gestión de Recursos

Jul 2011 Abr 2013

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+ PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS DEL PROYECTO

PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS

DEL PROYECTO
Cabecera

• Nombre del Proyecto

• Patrocinador
• Director del Proyecto
• Fecha de Última Revisión

• Cuerpo

• Guías para la adquisición de recursos

• Organigrama del Proyecto
• Roles y sus Responsabilidades
• Autoridad
• Competencias de los Roles
• Necesidades de Capacitación
• Métodos de Desarrollo del Equipo
• Plan de Recompensas
• Normas de seguridad laboral

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 CONCLUSIONES

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+ CONCLUSIONES

Todo proyecto emplea una lista determinada de recursos para la

realización de las actividades y el consiguiente logro de los objetivos. Por
ello es preciso planificarlos con anticipación y asegurar que estén
disponibles cuando se los necesite. De todos ellos, el recurso humano es
el más valioso.

Los recursos humanos son un elemento vital para los proyectos y para las
organizaciones en general, un factor clave para el éxito o fracaso.

El director de Proyectos debe hacer uso de experiencia y de sus

habilidades directivas para desarrollar equipos de alto rendimiento que
lo ayuden a lograr los objetivos del proyecto.

Una de las formas de lograr lo indicado en el punto anterior es alinear los

intereses y objetivos de cada miembro del equipo con los objetivos del
proyecto y de la organización.

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 BIBLIOGRAFÍA

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+ BIBLIOGRAFÍA

Project Management Institute. (2017). Guía del PMBOK 2017

(Sexta ed.). EE.UU.

Lledó, P. (2016). Director de Proyectos. Cómo aprobar el examen

PMP sin morir en el intento. 3era. Edición. Trafford

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