S03-Acta de Constitucion

GESTIÓN DE PROYECTOS
SESIÓN 03
INICIACIÓN –
ELABORACIÓN DEL ACTA
DE CONSTITUCIÓN
• Gestión de la integración del proyecto
• Diferencia entre grupos de procesos y
fases de proyectos
• Grupo de procesos de iniciación
del proyecto
• Definición del Acta de Constitución
(descripción, justificación, presupuesto
resumen, objetivos, principales
entregables, riesgos preliminares, hitos,
supuestos iniciales, restricciones
iniciales y criterios de aceptación del
proyecto)
• Definición y tipos de interesados
GESTIÓN DE PROYECTOS • SESIÓN © ISIL. Todos los derechos reservados
•03 Registro de interesados
INTRODUCCIÓN
DE LA SESIÓN
GESTIÓN DE PROCESOS, SIMULACIÓN Y MEJORA CONTINUA • SESIÓN © ISIL. Todos los derechos reservados
01
+ INTRODUCCIÓN
Durante esta sesión:
• Revisarás el ámbito que implica la gestión de la integración del proyecto

• Entenderás la diferencia entre grupos de procesos y fases de proyectos
• Entenderás qué actividades comprende el grupo de procesos de iniciación
• Conocerás cuál es la utilidad del Acta de Constitución
• Revisarás las secciones que componen un Acta de Constitución
• Comprenderás qué son los interesados y los tipos de interesados en
los proyectos
• Revisarás cómo se plantea un registro de interesados

03
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN
DEL PROYECTO

03
+ GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
LA GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN
Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos
procesos y actividades de la Gestión de Proyectos dentro de los grupos de procesos de Gestión de Proyectos.
¿VISIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO?

¿POR QUÉ? ¿QUIÉN?
GESTIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
INTEGRACIÓN Problema
Visión-Misión ¿CUÁNTO?
DEL PROYECTO Objetivos
Plan • Presupuesto
• Personas
• Materiales
• Equipamiento
¿QUÉ? Matriz responsabilidad

Pedro María Juan
EDT 1 R C 1
Agenda
2 R A 1
Mes 1 Mes 2 Mes n
3 A I R
1
2
3
¿CÓMO?
¿COMUNICACIONES? Plan del ¿CALIDAD?
proyecto
¿RIESGOS? ¿ADQUISICIONES?
¿INTERESADOS?

03
+ GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
Control y Seguimiento
Monitorear el trabajo
Gestionar los cambios
Planificación
Plan para la Dirección del Proyecto
Iniciación Cierre
Acta de Constitución Cerrar el proyecto
Ejecución
Dirigir al equipo y gestionar

03
DIFERENCIA ENTRE GRUPOS DE
PROCESOS Y FASES DE PROYECTOS

03
+ GRUPOS DE PROCESOS Y FASES DE PROYECTOS
PROYECTO DE
CONSTRUCCIÓN DE UNA
PLANTA DE DETERGENTES
EN ALICORP

03
Proyecto de Construcción de una Planta de Detergentes
Definición Ingeniería Ingeniería

Conceptual Básica de Detalle
Fases del Abastecimiento
Proyecto
Ejecución de Obras
Pruebas y Puesta en Marcha
Jul 2011 Abr 2013
Monitoreo y Control
Grupos de
Procesos Ejecución
del
Proyecto Planificación
Iniciación Cierre
Jul 2011 Abr 2013

03

Para lograr el resultado
final del proyecto
Definición Ingeniería Ingeniería debemos cumplir
Conceptual Básica de Detalle todas las fases
Fases del Abastecimiento
Proyecto
Ejecución de Obras
Jul 2011 Abr 2013
Monitoreo y Control
Grupos de
Procesos Ejecución
del
Para gestionar el proyecto
Iniciación debemos tomar en cuenta Cierre
las buenas prácticas de los
Jul 2011 grupos de procesos. Abr 2013

03
Proyecto de Implementación del Portal Web de SUNAT

03
Proyecto de Implementación del Portal Web
Preparación
Análisis y Diseño
Fases del Construcción
Proyecto
Pruebas
Puesta en Marcha
May 2014 Abr 2015
Monitoreo y Control
Grupos de
Procesos Ejecución
del
Iniciación Cierre
May 2014 Abr 2015

03
Proyecto de Implementación del Portal Web

Para lograr el resultado
Preparación
final del proyecto
debemos cumplir
Análisis y Diseño todas las fases
Fases del Construcción
Proyecto
Pruebas
Puesta en Marcha
May 2014 Abr 2015
Monitoreo y Control
Grupos de
Procesos Ejecución
del
Para gestionar el proyecto
Iniciación debemos tomar en cuenta Cierre
las buenas prácticas de los
May 2014 grupos de procesos. Abr 2015

03
GRUPO DE PROCESOS DE
INICIACIÓN DEL PROYECTO

03
+ GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN DEL PROYECTO
5 GRUPOS DE PROCESOS
Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de

INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y CONTROL CIERRE
Se definen los objetivos Se define el alcance del Se integran todos los Se supervisa el avance Se formaliza con el
del proyecto, se proyecto, se redefinen los recursos a fin de del proyecto y se aplican cliente la aceptación de
identifican a los objetivos y se desarrolla implementar el plan para acciones correctivas. los entregables del
principales interesados, el plan para la dirección la dirección del proyecto. proyecto.
se nombra al DP y se del proyecto.
autoriza formalmente el
inicio del proyecto.
15 mayo Duración de 6 meses 15 nov

03
5 GRUPOS DE PROCESOS
Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de

PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y CONTROL CIERRE
¿QUÉ OCURRE EN LA INICIACIÓN?
• Se define un nuevo proyecto o una nueva fase
Se define el alcance del Se integran todos los Se supervisa el avance
de un proyecto existente. Se formaliza con el
proyecto, se redefinen los recursos a fin de del proyecto y se aplican cliente la aceptación de
Actay de
objetivos se desarrolla implementar el plan para • Se obtiene
acciones la autorización los
correctivas. para iniciar el del
entregables
el plan para la dirección
Constitución la dirección del proyecto. proyecto o fase. proyecto.
del proyecto.
• Se define el alcance inicial y se comprometen los
Procesos de recursos financieros iniciales.
INICIO
Registro de • Se identifican los interesados internos y externos
Interesados que van a participar y ejercer alguna influencia.
• Se obtienen 2 entregables de Gestión del

Proyecto:
• El Acta de Constitución
• El Registro de Interesados
15 mayo Duración de 6 meses 15 nov

03
PROYECTO DE
EN ALICORP

03

Definición Ingeniería
Ingeniería de Detalle
Conceptual Básica
Abastecimiento
Fases del
Proyecto
Ejecución de Obras
Jul 2011 Abr 2013
Iniciación
Grupos de
Procesos Planificación Cierre
del
Proyecto Ejecución
Monitoreo y Control
Jul 2011 Abr 2013

03

Definición Ingeniería
Ingeniería de Detalle
Conceptual Básica
Abastecimiento
Fases del
Proyecto
Ejecución de Obras
Jul 2011 Abr 2013
Iniciación
Grupos de
Procesos Planificación Cierre
del
Proyecto Ejecución
Monitoreo y Control
Jul 2011 Abr 2013

03
Iniciación
Elaborar
Desarrollar el Acta
de Constitución Registro de
Interesados
Grupos de
Planificación …
Procesos
del
Proyecto Acta de Registro de
Ejecución …
Constitución Interesados
Este registro suele estar dentro

del Acta de Constitución
Jul 2011 Abr 2013

03
DEFINICIÓN DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN
(PROJECT CHARTER)

03
+ DEFINICIÓN DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN (PROJECT CHARTER)
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

(PROJECT CHARTER)
• Documento emitido por el iniciador
(Patrocinador, PMO, Comité ejecutivo de
Portafolios) del proyecto.
• Autoriza formalmente la existencia de un
proyecto.
• Le confiere la autoridad al director de
proyecto para aplicar los recursos.
• Ayuda a tomar la decisión sobre la
necesidad de continuar, posponer o
suspender el proyecto.
SI NO HAY ACTA DE CONSTITUCIÓN,

EL PROYECTO NO EXISTE.

03
ESTRUCTURA DEL ACTA DE Cabecera

CONSTITUCIÓN DE UN PROYECTO
• Nombre del Proyecto
• Patrocinador
• Director del Proyecto
• Fecha de Última Revisión
Cuerpo
• Descripción del Proyecto

• Justificación del Proyecto
• Presupuesto Resumen
• Objetivos del Proyecto
• Riesgos Preliminares
• Hitos del Proyecto
• Supuestos Iniciales
• Restricciones Iniciales
• Criterios de Aceptación
• Principales Entregables
• Lista de Interesados

03
ACTA DE CONSTITUCIÓN
DEL PROYECTO DE
EN ALICORP

03

Nombre del Proyecto
ACTA DE CONSTITUCIÓN Proyecto CICLÓN

Patrocinador
Gerente Central de Cadena de Suministro
DEL PROYECTO DE Director de Proyecto

Nelson Juárez
CONSTRUCCIÓN DE UNA 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Conociendo que el mercado de detergentes polvos tiene un volumen de 153,000 TM al
año y que experimenta un crecimiento sostenido de 6% dentro de un oligopolio
PLANTA DE DETERGENTES conformado por 3 empresas (Alicorp, Procter & Gamble e Intradevco) altamente
competitivas, Alicorp ha visto conveniente ejecutar el proyecto: diseño, construcción y
puesta en marcha de una planta de detergentes polvos de 15TPH y con una capacidad de
EN ALICORP ampliación de hasta 25TPH.
2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
El principal propósito de este proyecto se alinea con el plan estratégico de Alicorp, que
desea ser líder en el rubro de detergentes y además impulsar unidades de negocio con
altos márgenes dentro del grupo que generen mayor rentabilidad. El resultado de esta
planta le permitirá a Alicorp mantener el liderazgo del sector alcanzado en el 2010, con
una cuota del mercado de 47%, y aumentar su participación hasta un 60% dentro de los
próximos 10 años.
3. PRESUPUESTO RESUMEN
Se estima un presupuesto de alto nivel que asciende a: USD$ 26,450,000 el cual se

distribuye de la siguiente manera:
Ingeniería Básica: USD$ 710,000

Ingeniería de Detalle: USD$ 500,000
Adquisiciones: USD$ 13,420,000
Ejecución de Obras: USD$ 11,620,000
Pruebas y Puesta en Marcha: USD$ 200,000
4. OBJETIVOS DEL PROYECTO
Objetivo del proyecto Criterio de Éxito Aprobador
Alcance
Cumplir con las Construcción de una planta de 11, 5000 m2 Gerente de

especificaciones para la con tres áreas: Planta de Insumos, Producción
… Revisemos sus secciones en detalle!

03
Nombre del Proyecto

Todo proyecto debe tener un nombre propio que lo distinga de forma
A inequívoca del resto de proyectos de la organización. En su enunciado debe
a
reflejarse el resultado final que se espera lograr. En algunos casos se asigna
un nombre clave de recordación rápida.

Nombre del Proyecto
Proyecto CICLÓN
Patrocinador
Gerente Central de Cadena de Suministro
Director de Proyecto
Nelson Juárez
Patrocinador Director de Proyecto

Es un individuo que posee un alto nivel de influencia Denominado también Gerente de Proyecto, Jefe de
y autoridad dentro de la organización cuyo principal Proyecto, Líder de Proyecto, entre otros. Es el individuo
B interés es que el proyecto tenga todo lo necesario C responsable de gestionar todos los recursos asignados
(recursos materiales, financieros, humanos, etc.) para lograr el resultado que se espera del proyecto.
para que cumpla sus objetivos. Suele ser designado por el patrocinador.

03
1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Conociendo que el mercado de detergentes polvos tiene un volumen de 153,000 TM al año y que
experimenta un crecimiento sostenido de 6% dentro de un oligopolio conformado por 3 empresas
(Alicorp, Procter & Gamble e Intradevco) altamente competitivas, Alicorp ha visto conveniente
ejecutar el proyecto: diseño, construcción y puesta en marcha de una planta de detergentes polvos
de 15TPH y con una capacidad de ampliación de hasta 25TPH.
Descripción del Proyecto

Brinda una reseña general del proyecto describiendo:
D a. el contexto histórico del momento en el que nace el proyecto,

b. el reto u oportunidad que enfrenta la organización motivo por el que se inicia el proyecto y
c. una descripción corta del resultado o beneficio que se espera al finalizar el emprendimiento.

03
2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
El principal propósito de este proyecto se alinea con el plan estratégico de Alicorp, que desea ser líder
en el rubro de detergentes y además impulsar unidades de negocio con altos márgenes dentro del grupo
que generen mayor rentabilidad. El resultado de esta planta le permitirá a Alicorp mantener el liderazgo
del sector alcanzado en el 2010, con una cuota del mercado de 47%, y aumentar su participación hasta
un 60% dentro de los próximos 10 años.
Justificación del Proyecto …si se trata de un Problema… …si se trata de una

Describe el problema o la entonces en esta sección se Oportunidad…
E oportunidad que el proyecto describe de forma cuantitativa entonces en esta sección se
… …
debe atender. Un proyecto se (en lo posible) los describe de forma cuantitativa
puede iniciar para resolver inconvenientes, incidentes o (en lo posible) los supuestos de
un problema o para atender perjuicios que la organización valor para el negocio que se
una necesidad o una espera resolver con la esperan obtener y que
combinación de ambos a la ejecución del proyecto. significarán beneficios para la
vez. organización.

03
3. PRESUPUESTO RESUMEN A tomar en Cuenta…

En el ejemplo, se puede
Se estima un presupuesto de alto nivel que asciende a: USD$ 26,450,000 el cual observar que el
se distribuye de la siguiente manera: presupuesto preliminar
Ingeniería Básica: USD$ 710,000 de $26,450,000 ha sido
Ingeniería de Detalle: USD$ 500,000 descompuesto en los
Adquisiciones: USD$ 13,420,000 estimados que costará
cada una de las fases
Ejecución de Obras: USD$ 11,620,000
del proyecto.
Pruebas y Puesta en Marcha: USD$ 200,000
Presupuesto Resumen / Generalmente es…

Presupuesto Preliminar sólo un número o incluso a veces sólo
Esta sección refleja una estimación o se indica el gasto estimado por cada
E proyección previamente calculada
de los fondos necesarios para cubrir … fase del proyecto. Dado que es un
“presupuesto preliminar” no es posible
todos los gastos que requerirá el mostrar un presupuesto detallado
proyecto para obtener el porque eso sólo se podrá obtener más
resultado esperado. adelante, es decir, durante la
Planificación de Costos del Proyecto.

03
4. OBJETIVOS DEL PROYECTO Objetivos del Proyecto

En esta sección se describen
Objetivo del proyecto Criterio de Éxito Aprobador cuatro tipos de objetivos:
Alcance
F (1) Objetivo de Alcance
Cumplir con las Construcción de una planta de 11,5000 m2 Gerente de (2) Objetivo de Tiempo
especificaciones para la con tres áreas: Planta de Insumos, Planta de Producción. (3) Objetivo de Costo
construcción de la nueva Manufactura, Planta de Envasado. (4) Objetivo de Calidad
planta de detergentes.
La planta debe tener una capacidad de
producción de 15 TPH y la posibilidad de ser
ampliada a 25 TPH.
El alcance del proyecto Ciclón consiste en el

diseño, construcción y puesta en marcha de
una planta industrial para la producción de
detergentes polvos de 15 TPH con la
posibilidad de ser ampliado a 25 TPH en una
posterior etapa (ajena a este proyecto). El
proyecto será financiado con recursos
propios, cuenta con un presupuesto de USD
26.5 millones y se ha previsto una duración
de 20 meses que culminan el 31 de marzo
del 2013

03

Alcance
Cumplir con las Construcción de una planta de 11,5000 m2 Gerente de (2) Objetivo de Tiempo
especificaciones para la con tres áreas: Planta de Insumos, Planta de Producción. (3) Objetivo de Costo
construcción de la nueva Manufactura, Planta de Envasado. (4) Objetivo de Calidad
planta de detergentes.
La planta debe tener una capacidad de
producción de 15 TPH y la posibilidad de ser
ampliada a 25 TPH.
Aprobador del Objetivo del Alcance
El alcance del proyecto Ciclón consiste en el Es el rol que verificará y aceptará el
diseño, construcción y puesta en marcha de cumplimiento de los criterios de éxito del
Objetivo del Alcance una planta industrial para la producción de
objetivo del alcance del proyecto.
Se describe el resultado que se detergentes polvos de 15 TPH con la
Generalmente suele ser el cliente o el
espera que el proyecto logre al posibilidad de ser ampliado a 25 TPH en una
posterior etapa (ajena a este proyecto). El patrocinador del proyecto.
final del mismo. proyecto será financiado con recursos Adicionalmente, es el rol que aprobará
propios, cuenta con un presupuesto de USD los controles de cambio al alcance.
Criterio
26.5 millones y se de Éxito deluna
ha previsto Objetivo del Alcance
duración
Se describe
de 20 meses en términos
que culminan el 31 decuantitativos
marzo o
del 2013 medibles aquellos aspectos o
características que serán usados para
determinar el logro del objetivo
del alcance.

03

Tiempo
Implementar el proyecto La planta deberá estar operativa antes del 30 Gerente (2) Objetivo de Tiempo
dentro de las fechas de abril del 2013. Central de (3) Objetivo de Costo
previstas sin generar Cadena de (4) Objetivo de Calidad
demoras o La planta de envasado, parte de la planta de Suministro.
aplazamientos dado su detergentes, deberá entrar en operación
carácter estratégico. antes del 31 de diciembre del 2012.

03

Tiempo
Implementar el proyecto La planta deberá estar operativa antes del 30 Gerente (2) Objetivo de Tiempo
dentro de las fechas de abril del 2013. Central de (3) Objetivo de Costo
previstas sin generar Cadena de (4) Objetivo de Calidad
demoras o La planta de envasado, parte de la planta de Suministro.
aplazamientos dado su detergentes, deberá entrar en operación
carácter estratégico. antes del 31 de diciembre del 2012.
Aprobador del Objetivo del Tiempo

Es el rol que verificará y certificará el
Objetivo del Tiempo
Criterio de Éxito del Objetivo del Tiempo cumplimiento del plazo y de los hitos
Se describe la temporalidad
Se describe la fecha o hito de término intermedios establecidos en el criterio de
que el proyecto debe cumplir
que se espera que el proyecto cumpla. En éxito. En ningún caso este rol podrá ser
destacando algún aspecto
algunas ocasiones y a solicitud del cliente cumplido por el gerente de proyecto.
relevante para el cliente o
se fijan algunas fechas claves o hitos que Adicionalmente, es el que aprobará los
patrocinador del proyecto.
deben cumplirse para el cierre de etapas controles de cambio de fechas o plazos.
o fases intermedias antes de la
finalización de todo el proyecto.

03

Costo
El proyecto deberá El costo del proyecto no debe exceder el Gerente (2) Objetivo de Tiempo
respetar el presupuesto presupuesto de USD 27.4 millones. Central de (3) Objetivo de Costo
máximo establecido con Cadena de (4) Objetivo de Calidad
una tolerancia máximo Suministro.
del 5% de desviación.

03

Costo
El proyecto deberá El costo del proyecto no debe exceder el Gerente (2) Objetivo de Tiempo
respetar el presupuesto presupuesto de USD 27.4 millones. Central de (3) Objetivo de Costo
máximo establecido con Cadena de (4) Objetivo de Calidad
una tolerancia máximo Suministro.
del 5% de desviación.
Aprobador del Objetivo del Costo

Criterio de Éxito del Objetivo del Costo Es el rol que verificará y certificará el
Objetivo del Costo
Se describe el límite máximo de cumplimiento de la ejecución de todas las
Es un enunciado genérico que
presupuesto que deberá contemplarse partidas presupuestales y que deberán
alude al cumplimiento de los
para cubrir todos los gastos que demande estar dentro del límite establecido en el
límites presupuestales
el financiamiento del proyecto. criterio de éxito del proyecto.
establecidos para el proyecto.
Adicionalmente, es el rol que aprobará
los controles de cambio referidos al
presupuesto.

03

Calidad
El proyecto deberá El proyecto deberá obtener 2 semanas antes Gerente (2) Objetivo de Tiempo
responder de la finalización del proyecto una evaluación de calidad. (3) Objetivo de Costo
satisfactoriamente los satisfactoria por parte un equipo externo de (4) Objetivo de Calidad
requerimientos de auditores contratados para determinar los
calidad establecidos al niveles mínimos de calidad de la planta y de
inicio del proyecto. sus instalaciones.

03

Calidad
El proyecto deberá El proyecto deberá obtener 2 semanas antes Gerente (2) Objetivo de Tiempo
responder de la finalización del proyecto una evaluación de calidad. (3) Objetivo de Costo
satisfactoriamente los satisfactoria por parte un equipo externo de (4) Objetivo de Calidad
requerimientos de auditores contratados para determinar los
calidad establecidos al niveles mínimos de calidad de la planta y de
inicio del proyecto. sus instalaciones.
Aprobador del Objetivo de la Calidad

Es el rol que verificará y certificará el
cumplimiento de los estándares de
Objetivo de la Calidad Criterio de Éxito del Objetivo calidad del resultado final. Es un rol que
Es un enunciado genérico que de la Calidad suele estar vinculado al área o
alude al cumplimiento de los Dado que los estándares de calidad del departamento que definió de forma
estándares de calidad referidos resultado final suele ser una lista amplia y detallada los requerimientos o
a las características visibles y diversa entonces sólo se describe quién, características del resultado final. Suele
medibles del resultado final cómo y cuándo se certificarán los ser un rol de jerarquía pero sesgado a los
establecidos para el proyecto. criterios de calidad. En algunos casos se aspectos más técnicos y funcionales y no
describe el método, técnica o tanto de gestión. Es el rol que aprueba
procedimiento de certificación de calidad cualquier control de cambio a los criterios
que la organización tenga definido. de calidad del resultado final.

03
5. PRINCIPALES ENTREGABLES A tomar en Cuenta…

En el ejemplo, se puede ver
La planta se construirá en un terreno de 11,500 m' y cuenta con tres áreas que se menciona a la
claramente identificadas y diferenciadas: planta como el gran
• Planta de Insumos: Para la recepción, almacenamiento y suministro de entregable de este
insumos polvos y líquidos hacia la planta de manufactura. proyecto y además las 3
principales áreas que
• Planta de Manufactura: Para la manufactura de detergentes polvos y su envío componen la nueva planta.
a la sala de envasado. Con esto es suficiente para
• Planta de Envasado: Para el envasado y embolsado de producto terminado en tener una idea precisa de la
envergadura del proyecto.
sus diversas presentaciones.
Principales Entregables
El resultado de todo proyecto está constituido por un conjunto
predeterminado y convenido con el cliente de entregables tangibles e
G intangibles. En esta sección del acta de constitución sólo se listan los más
importantes y que determinan en buena medida el éxito del proyecto. Sólo
basta con mencionarlos y una breve descripción de los mismos.

03
6. RIESGOS PRELIMINARES Riesgos Preliminares

La ejecución de todo
Descripción del riesgo Impacto Probabilidad
proyecto conlleva algún
Posibles modificaciones de Retraso del proyecto y sobrecostos tipo de riesgo. En esta
último minuto en la ingeniería. por reproceso. Media sección se describen
todos aquellos riesgos
Posibles retrasos en las que se hayan identificado
importaciones de equipos para el Retraso del proyecto Baja
envasado de detergentes. H ni bien inicia el proyecto.
No es una lista definitiva
Posible paro del sindicato de Paralización de actividades y porque aparecerán más
construcción civil. sobrecosto. Alta riesgos en la medida que
vayamos entrando más a
Accidentes de trabajo durante Suspensión del proyecto por parte del detalle durante la
la ejecución y puesta en marcha Ministerio de Trabajo por no asegurar Baja planificación y ejecución
del proyecto. las Baja condiciones mínimas.
del proyecto.

03
6. RIESGOS PRELIMINARES Riesgos Preliminares

Descripción del riesgo Impacto Probabilidad La ejecución de todo
proyecto conlleva algún
Posibles modificaciones de Retraso del proyecto y sobrecostos tipo de riesgo. En esta
último minuto en la ingeniería. por reproceso. Media
sección se describen
todos aquellos riesgos
Posibles retrasos en las
importaciones de equipos para el Retraso del proyecto Baja que se hayan identificado
envasado de detergentes.
H ni bien inicia el proyecto.
No es una lista definitiva
Posible paro del sindicato de Paralización de actividades y Alta
porque aparecerán más
construcción civil. sobrecosto. riesgos en la medida que
vayamos entrando más a
Accidentes de trabajo durante Suspensión del proyecto por parte del
la ejecución y puesta en marcha Ministerio de Trabajo por no asegurar Baja detalle durante la
del proyecto. las Baja condiciones mínimas. planificación y ejecución
del proyecto.
Descripción del riesgo Impacto Probabilidad

Es un enunciado breve de lo Es una descripción de la consecuencia si Es una valoración cualitativa del nivel de
se ha identificado que podría ocurre el riesgo que hemos descrito certeza de la ocurrencia de cada riesgo.
suceder y que afectaría el previamente. Generalmente está Es la respuesta a la pregunta ante cada
normal avance del proyecto o determinado en consecuencias referidas riesgo ¿es muy o poco probable
el cumplimiento de a sobretiempos, sobrecostos, problemas que ocurra?
algún objetivo. con el alcance, etc.

03
7. HITOS DEL PROYECTO A tomar en Cuenta…

En el ejemplo, se puede
Fase / Entregable Fecha Hito
ver que se ha optado por
Definición Conceptual de la Plana Ago 2011 — Oct 2011 mostrar las fases del
proyecto y por cada fase
Ingeniería Básica Sep 2011— Dic 2011 una estimación aproximada
del inicio y fin de cada fase.
Ingeniería de Detalle Ene 2012 — Jul 2012 No se debe precisar fechas
Adquisición / Abastecimiento Nov 2011 —Ago 2012 exactas ya que eso sólo
será posible durante la
Ejecución de Obras Abr 2012 — Feb 2013 Planificación del Tiempo
del Proyecto.
Pruebas y Puesta en Marcha Nov 2012 — Mar 2013
Hitos del Proyecto Por ello…

El ciclo de vida de todo proyecto está esta sección debe listar las fases claves
marcado por el cumplimiento de un del proyecto o debe listar los entregables
I
…
conjunto de hitos. El hito de un proyecto relevantes que se irán elaborando
puede ser la finalización de una fase del gradualmente durante el ciclo de vida
proyecto o puede ser la culminación de un del proyecto.
entregable relevante del proyecto.

03
8. SUPUESTOS INICIALES DEL PROYECTO A tomar en Cuenta…

Este supuesto del
Se han identificado los siguientes supuestos generales del proyecto: “permiso de
• El permiso de construcción debe obtenerse antes del 31 de marzo del 2012. Construcción” es vital para
el inicio de la obra y se
• Los equipos de importación de la nueva planta de manufactura deben llegar a
afirma que será obtenido
planta antes del 31 de agosto del 2012.
a más tardar el 31 de
• Habrá disponibilidad de todos los materiales requeridos antes de abril 2012 para el marzo. Este permiso no
inicio de la ejecución de obras. depende del Director de
• Se descarta la existencia de restos fósiles bajo el terreno donde se ubicará la nueva Proyecto pero si en caso
planta de detergentes durante las excavaciones. no se emite entonces la
obra no se podrá iniciar y
habrá un retraso.
A tomar en Cuenta…
Supuestos Iniciales
Son afirmaciones que ayudarán o permitirán al proyecto que Una obra como la construcción de una
se cumpla con el trabajo o que puedan lograr los objetivos. planta no puede levantarse sobre la
J El Director de Proyecto no tiene influencia o capacidad de
existencia de restos fósiles, por ello,
para iniciar el proyecto se establece
gestión sobre estas afirmaciones. Si no se cumplen entonces como supuesto que ya se hicieron los
pueden generar inconvenientes como retrasos o sobrecostos. estudios de suelo previos para
descartar su existencia y evitar
inconvenientes con las autoridades.
03
9. RESTRICCIONES INICIALES DEL PROYECTO Restricción de Tiempo
• La etapa de ejecución de obras requerirá que cada 30 días se someta a una En este caso el Director
inspección del Ministerio del Ambiente que será incluido dentro del cronograma de de Proyecto se ve
actividades. limitado a terminar la
fase de “ingeniería de
• La ingeniería de detalle de la nave de manufactura debe culminarse antes del detalle” antes del 31 de
31 de julio del 2012. julio del 2012.
• Todo el equipo de ingenieros civiles que participen del proyecto deberá
haber estado involucrado en un mínimo de 2 proyectos de construcción de
plantas industriales.
• La etapa de ejecución de obras no deberá gastar más de USD$ 11,620,000.
Restricción de Costo
Restricciones
Son factores o condicionantes que limitan las opciones En este caso el Director de Proyecto se
que dispone el Director de Proyecto para realizar el ve restringido a financiar una de las
K trabajo. Una restricción no es un problema y tampoco etapas del proyecto a un límite
impide que se avance en el proyecto pero sí acota las presupuestal impuesto desde el inicio
posibilidades de hacer las cosas. del proyecto.

03
10. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PROYECTO
Se establecen los siguientes criterios de aceptación del proyecto:

1. Cero accidentes de trabajo durante la ejecución y puesta en
marcha del proyecto.
2. Lograr afectación o interferencia cero a las operaciones actuales
de la empresa durante la ejecución del proyecto.
Criterios de Aceptación
• Son los requerimientos que el cliente validará o revisará al final del
proyecto y que si se cumplen de forma satisfactoria entonces se podrá
L dar por cerrado o culminado el proyecto.
• Estos criterios pueden ser de carácter administrativo, técnico, legal,

financiero, sanitario, entre otros.

03
DEFINICIÓN Y
TIPOS DE INTERESADOS

03
+ DEFINICIÓN Y TIPOS DE INTERESADOS
¿QUÉ ES EL REGISTRO DE INTERESADOS?

Es un listado de todos los interesados identificados al inicio del proyecto el cual irá
actualizándose en la medida que vaya avanzando el proyecto. Este listado aparece al
final del Acta de Constitución.
¿QUÉ TIPOS DE INTERESADOS DEBEN APARECER EN ESE REGISTRO?

Como mínimo deben aparecer: el patrocinador, el cliente, los usuarios, el director de
proyecto, el equipo de proyecto. Adicionalmente, si aplica, proveedores del proyecto,
entes reguladores, algunas gerencias funcionales, entre otros.

03
+ DEFINICIÓN Y TIPOS DE INTERESADOS
La mayoría de los proyectos suelen tener los siguientes interesados: patrocinador, cliente, usuario, director del
proyecto, trabajadores, gobierno, comunidad, socios de negocio, etc. en diferentes ámbitos.
REGULATORY/LEGAL ENTITIES
FINANCIAL INSTITUTE INTERFACING SYSTEMS

External
environment
BOARD OF DIRECTORS LOCAL COMMUNITY
ENTERPRISE PURCHASING MANAGER

TECHNOLOGY VENDOR
TEST LEAD
POLITICAL BENEFICIARY
ORGANIZATIONS BUSINESS CONSULTANT
IMPACTED OR
INVOLVED
COOPORATE LAWYER PROJECT SPONSOR
END USER
CORE TEAM
CUSTOMER
ARCHITECT
DEVELOPER
HELP DESK AGENT
SYSTEM ADMINISTRATOR

03
REGISTRO DE
INTERESADOS

03
+ REGISTRO DE INTERESADOS
11. REGISTRO DE INTERESADOS Registro de Interesados

Nombre del Rol en el Este registro de
Cargo en la Empresa Área del Interesado Teléfono
Interesado Proyecto interesados es una lista
Luis Fernández
Gerente Central de Cadena
de Suministro
Patrocinador
Gerencia de Cadena
de Suministro
912345678 L preliminar y que luego
se irá enriqueciendo
Marco Calderón Gerente de Producción Cliente Gerencia de Cadena 912345678 con muchos más datos
de Suministro
de los interesados.
Gerencia de Cadena
Kiara Sánchez Gerente de Calidad Aprobador de Suministro 912345678
Nelson Juárez Jefe de Planta Director de Gerencia de Cadena 912345678

Proyecto de Suministro
Gerencia de Cadena
Julio Castro Supervisor de Planta Coordinador 912345678
de Suministro
Manuel Sanz Contratado Externo Contratista Civil 912345678
Contratista Cargo en la Empresa y

Bruno Trelles Contratado Externo 912345678
Mecánico Rol en el Proyecto
Gilmer Benítez Proveedor de Equipos
Proveedor
912345678 El cargo en la empresa es
Eléctrico
permanente mientras que el
Claudia López Inspector del Gobierno Inspector del Ministerio del 912345678 rol que asume el interesado
Gobierno Ambiente
es temporal (mientras dure
el proyecto).
03
CONCLUSIONES

03
+ CONCLUSIONES
La gestión de proyectos se lleva a cabo integrando un conjunto de

áreas de conocimiento a lo largo de los grupos de procesos de inicio,
planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre.
La labor del Director de Proyectos es seleccionar los procesos que va a

requerir ejecutar en concordancia o de acuerdo a la necesidad de los
proyectos bajo su responsabilidad.
El acta de constitución del proyecto es un elemento fundamental que

marca formalmente el inicio del proyecto y empodera al Director de
Proyectos para hacer uso de los recursos.
El registro de interesados es un mapa general en el que visualizamos

todos los interesados que se identifican al inicio del proyecto.

03
BIBLIOGRAFÍA

03
+ BIBLIOGRAFÍA
Project Management Institute. (2017). Guía del PMBOK 2017

(Sexta ed.). EE.UU.
Lledó, P. (2016). Director de Proyectos. Cómo aprobar el examen

PMP sin morir en el intento. 3era. Edición. Trafford

03
03

S03-Acta de Constitucion

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SI NO HAY ACTA DE CONSTITUCIÓN,

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ESTRUCTURA DEL ACTA DE Cabecera

• Descripción del Proyecto

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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCIÓN Proyecto CICLÓN

DEL PROYECTO DE Director de Proyecto

CONSTRUCCIÓN DE UNA 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO