Gestión de Cambio Cultural del Registro

Nacional de Identificación y Estado Civil

TOOLKIT LÍDERES
¿Por qué la Gestión de Cambio ?

El cambio es constante, y en RENIEC es nuestra forma de ser para cumplir y atender las
expectativas de nuestros ciudadanos, cuestionar el quehacer diario nos lleva a buscar nuevos
horizontes, por ello debemos generar sinergias para continuar en cambios constantes con impacto
alto en la ciudadanía

¿En qué nos favorece el cambio?

Como entidad nos posicionamos dentro de una de las entidad públicas orientadas a modernización,
el servicio centrado en el ciudadano, con una calidad de atención humana y gestionando los recursos
de manera eficiente.

Como colaborador, pertenecer y estar comprometido que el trabajo de cada uno de nosotros
transciende en el bienestar de la ciudadanía
 VISIÓN DE CAMBIO
“Evolucionar hacia un servicio humano y con calidad
centrado en las personas, mediante el desarrollo de
competencias, procesos dinámicos e innovadores
logrando una gestión ágil y eficiente”.

Iniciativa de cambio cultural con enfoque de mejora de

procesos e innovación en el RENIEC

ARQUITECTURA INSTITUCIONAL

TRANSFORMACIÓN DIGITAL, PROYECTOS RENIEC-BID,

PROYECTOS TI
Que debe suceder ?

El proyecto de Gestión de Cambio, contempla en la fase de diagnóstico el lanzamiento de una

encuesta masiva y la ejecución de grupos focales. Ambas acciones son claves para contar con
un diagnóstico cultural actual (AS IS).

Esta información se recabará de manera confidencial, lo cual nos permitirá contar insumos
para el análisis pertinentes y diseñar y ejecutar planes a medida que apalanquen el cambio que
busca la entidad.

Es muy importante que nuestros lideres acompañen en el proceso de despliegue de la encuesta

en mención, como también en motivar la participación de sus equipos en grupos focales,
debemos resaltar la importancia de estas actividades para seguir acompañando los cambios en
los diversos proyectos en que RENIEC esta involucrado (Transformación Digital, Proyectos
RENIEC-BID y proyectos internos de TI)
GUÍA PASO A PASO
¿CÓMO PUEDES CONTRIBUIR?
 Mente abierta, ganas de aprender y compartir conocimiento.
 Compromiso con el cambio cultural de la entidad.
 Disponibilidad de agendas.
 Disposición y participación activa en las actividades del proyecto. Espacio confidencialidad.
 Colaboración y trabajo en equipo.
 Líderes protagonistas y embajadores del cambio.

¿CÓMO COMUNICARSE CON SU

EQUIPO?
 Información clara y precisa. No omitir detalles.
 Relevar expectativas de los colaboradores. Validar sus sentimientos.
 Dar respuesta clara a las inquietudes que presenten sus colaboradores. En caso de no contar con certeza en la respuesta, explicarle que volverá con la respuesta
cuando cuente con la información.
 Llevar tranquilidad al colaborador sin generar intriga ni falsas expectativas.
 Reforzar la importancia de sus tareas y cómo desde cada rol contribuirán al cambio en RENIEC. Dejar claro todo cambio que impacte en su diaria laboral.
Explicar a detalle.
 Contarle que el cambio puede resultar incómodo pero ud. debe mostrarse dispuesto a acompañar.
GUÍA DE CASCADEO

1. Consulta la presentación “Toolkit para líderes” y estudia su información para que tengas los contenidos claros y puedas comunicárselos a tu equipo.

2. Convoca a una reunión de equipo, ya sea presencial, vía teams, meet o zoom.

3. Cascadea la información socializada en la reunión de líderes:

• Cuéntale a tu equipo acerca de “Construyendo con Innovación”, cuál es su propósito, cómo se va a desarrollar. Para esto recuerda apoyarte de las diapositivas tituladas
“Visión del Cambio” y “Consultas que podrían surgir en tu equipo”.

• Enfatiza tu comunicación en el apoyo de todos para llevar a cabo con éxito las actividades del diagnóstico: Encuesta masiva On line y Grupos focales (Recuerda que
se realizó una selección de colaboradores para participar en los grupos focales. Revisa la diapositiva titulada “Consultas que podrían surgir en tu equipo” para saber cómo
explicar cada una de estas actividades.

• Prepárate ante consultas. Revisa la diapositiva titulada “Consultas que podrían surgir en tu equipo”. No te preocupes si se generan preguntas que no puedas responder, es
normal en todo proceso de cambio. Transmite tranquilidad, apóyate de la idea fuerza “Evolución cultural” y coméntales que vas a documentar su consulta. Recuerda que si
te llevas consultas debes comprometerte a dar su respuesta.

• Prepárate ante sus emociones. Consulta las diapositivas tituladas “Recomendaciones”, “Cómo puedo contribuir” y “Comunicarse con su equipo”
GUÍA PASO A PASO
4. Completa la grilla de relevamiento de percepciones y ser remitida al equipo de “Construyendo con Innovación” al mail de Angela Urbano <angela.urbano@olivia-global.com>. Esto nos ayudara
a tener un primer feedback y un termómetro de las percepciones de los colaboradores y alimentar nuestro diagnóstico e incluso generar acciones de mitigación.

Actitud frente al cambio Elementos importante en la conversación

Relevamiento de inquietudes Sugerencias

5. Se positivo, cree en el cambio y empodérate como líder y embajador de esta evolución cultural! Graciasss!!!
CONSULTAS QUE PODRÍAN SURGIR

1. ¿Qué es Construyendo con Innovación?

R/ Una iniciativa de cambio cultural con enfoque de mejora de procesos e innovación en el RENIEC.

2. ¿Para qué están haciendo esto?

R/ Para “Evolucionar hacia un servicio humano y con calidad centrado en las personas, mediante el desarrollo de competencias, procesos dinámicos e innovadores
logrando una gestión ágil y eficiente”.

3. ¿Este proyecto implica salidas de personal?

R/ No, este proyecto tiene la finalidad de potenciar el desempeño de todos los integrantes de la entidad, a partir del desarrollo de competencias desde un punto de vista
integral.

4. ¿Mis funciones cambiarán después de implementación de los proyectos?

R/ En algunos casos las funciones se automatizarán y pasarán a ser tareas no tan operativas y continuar aprendiendo otras actividades permitiendo desarrollo
constante.

5. ¿Cómo se soporta el proyecto, respeto a la inversión?

R/ El Banco Interamericano de Desarrollo brinda el apoyo para el desarrollo de los proyectos, que favorecen la implementación de los cambios o mejoras, la
organización tendrá un valor público mayor y asegurando el impacto en los servicios brindados a la ciudadanía.
CONSULTAS QUE PODRÍAN SURGIR

6. ¿Para qué tengo que contestar la encuesta?

R/tu opinión es muy importante para construir juntos la mejora de nuestros servicios a los ciudadanos. Esta encuesta es nuestra primera actividad con los colaboradores de
“Construyendo con Innovación”, consiste en recopilar información sobre tus percepciones sobre las formas de hacer e interactuar, así como tus motivaciones para
desarrollar y transcender en el RENIEC alineados a la misión y valores de la entidad.

7. ¿Es obligatorio?
Entre mayor participación mejor será está construcción, la encuesta no es obligatoria, pero contar con tu opinión es fundamental, contamos con tu apoyo para construir
juntos y hacer que las cosas sucedan Ten presente que la información es de carácter confidencial.

8. ¿Qué es un grupo focal?

R/Un grupo focal, es una técnica de investigación cualitativa que consiste en una entrevista grupal guiada por un facilitador en la cuál se conversa y se opina acerca de uno
o varios temas para conocer las percepciones/expectativas de los participantes al respecto, así como tus motivaciones para desarrollar y transcender en el RENIEC;
alineados a la misión y valores de la entidad.

9. ¿Por qué me eligieron  para participar de estos grupos focales?

R/ Realizamos una selección de colaboradores pertenecientes a las áreas que serán impactadas por algún proyecto próximamente. Para nosotros tu involucramiento en esta
actividad es muy importante. Gracias por tu participación y disposición en este espacio de construcción.

10. ¿Cuándo se realizan los grupos focales?

R/ se inician a partir del 27 de abril, tendremos dos franjas horarias, en la mañana de 08:00 a 10 a.m y en la tarde de 3:00 a 5:00 p.m. Por favor revisa la invitación con
todos los datos que te llegó por mail.
RECOMENDACIONES
Si encuentras negación
• Sensibilizar a las personas acerca del cambio.
• Comunicar al equipo las razones que motivan el cambio.
• Focaliza los beneficios del cambio para el colaborador
Si encuentras resistencia
• Comunicar claramente el proceso de implementación.
• Identificar y comunicar los beneficios personales.
• Permitir la comunicación en dos vías.
• Escuchar.
Si encuentras indiferencia
• Reforzar las nuevas formas en las que se desean hacer las cosas.
• Involucrar la colaborador en las mejoras futuras como reto
• Enfatizar en los beneficios.
• Fomentar el desarrollo de habilidades requeridas.
• Comunicar victoria tempranas.
Si encuentras compromiso y confianza
• Reconocer las nuevas conductas y socializarlas.
• Seguimiento y comunicación de avances.
• Mejora continua generada por los colaboradores.
• Ser coherente con tus mensajes y tus acciones
• El ejemplo en ti será multiplicador
 Equipo de soporte para contactarse

• Maribel Zapata - maribel.zapata@olivia-global.com

• Katherine Hidalgo - katherine.hidalgo@olivia-global.com
• Ofelia Pardo Figueroa - ofelia.pardofigueroa@olivia-global.com
• Ángela Urbano - angela.urbano@olivia-global.com
• Regina Montenegro - rmontenegror@reniec.gob.pe
• María Gayoso – mgoyoso@reniec.Gob.pe
GRACIAS