Guion de Módulo 10

10-1

Nuestro objetivo para este módulo es que usted identifique los obstáculos para implementar la
determinación del mejor valor en su país y diseñar un plan para superar esos obstáculos. Para cambiar
los procesos de adquisición y para aprovechar todas las ventajas de un sofisticado modelo LCCA, tendrá
que ser capaz de convencer a otros de que el proceso es eficaz y explicar el método a otros funcionarios
gubernamentales e incluso defender las adjudicaciones resultantes.

Este módulo presentará los elementos básicos de la gestión de cambios:

1. Identificar el objetivo de desempeño centrado en la misión

2. Identificar a las partes interesadas y las motivaciones

3. Construir una Hoja de Ruta

4. Ejecutar un Enfoque Integral

5. y Liderar el cambio

El alivio legislativo y la prueba de los pilotos conceptuales se discutirán como herramientas para superar
los obstáculos al cambio.

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La gestión del cambio es la disciplina que guía cómo preparamos, equipamos y apoyamos a las personas
para que adopten con éxito el cambio con el fin de impulsar el éxito y los resultados de la organización.

¡En la gestión del cambio, nos centramos en hacer que las personas reconozcan la necesidad de cambio,
qué cambiar, cómo cambiar y cuáles son las recompensas! No todos aprecian el cambio de la misma
manera.

Si bien todos los cambios e individuos son únicos, décadas de investigación muestran que hay acciones
que podemos tomar para influir en las personas en sus transiciones individuales.

¡El ÉXITO en la gestión del cambio es COMPLETAMENTE dependiente en las PERSONAS!

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No importa cuál sea su posición en una organización, usted puede ser un agente de cambio.

Al apoyar un cambio en su lugar de trabajo, haga una lluvia de ideas con su líder y compañeros de
trabajo para definir el alcance del cambio en su entorno. En términos de LCCA, ¿cuál es el objetivo
adecuado? ¿Queremos ejecutar una prueba de adquisición conceptual utilizando LCCA para evaluar las

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ofertas o simplemente queremos crear una guía de capacitación sobre cómo utilizar LCCA en un análisis
de alternativas?

Al iniciar un esfuerzo de gestión del cambio, tenemos que entender: ¿qué tan grande es el cambio que
cambio estamos iniciando? ¿A quién afectará? ¿Cuántas personas se verán afectadas? ¿Están Las
personas siendo afectadas de la misma manera o están experimentando el cambio de manera
diferente? ¿Qué se está cambiando? ¿Cuál es el plazo para el cambio?

Al empezar, es bueno pensar en grande, pero aún centrarse en los elementos esenciales del cambio.
Nuestros recursos siempre están limitados, así que priorice los objetivos de cambio clave. En última
instancia, es posible que desee integrar la metodología LCCA en todo su sistema de adquisiciones, pero
necesitamos identificar cuál es nuestra situación actual y establecer pasos específicos para lograr
nuestro objetivo.

Los elementos clave de este primer paso de gestión del cambio son identificar:

• ¿Cuál es el objetivo de cambio APROPIADO?

• ¿A quién afectará?

• ¿Qué procesos cambiarán?

Recuerde, para un cambio radical en toda la empresa, ¡la gestión del cambio es más importante que la
gestión de proyectos!

10-4

La comunicación es la herramienta más importante para facilitar el cambio. Un plan de comunicaciones

implicará múltiples canales de comunicación y fases de mensajería preferiblemente basados en el logro
de objetivos de mensajería en lugar de tiempo.

La comunicación debe adaptarse a cada grupo de partes interesadas; necesitamos identificar a todas las
partes interesadas y entender sus motivaciones.

Los elementos clave del mensaje que debían adaptarse a cada grupo de partes interesadas incluyen:

• Una definición clara de lo que está cambiando, presentada en términos que sean relevantes
para cada grupo de partes interesadas
• Una explicación clara de por qué estamos cambiando, de nuevo en términos que importan a
cada grupo de partes interesadas

Al implementar LCCA como componente central de las adquisiciones de mejor valor, el impacto a
diversos grupos será diferente:

• Muchos miembros del personal gubernamental que no están involucrados en adquisiciones

o gestión de programas no se verán afectados en absoluto.
• El personal que trabaja en adquisiciones más pequeñas puede verse ligeramente afectado.

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 • Los empleados gubernamentales y los proveedores que participan en proyectos de
infraestructura más grandes se verán más afectados, potencialmente a diario.
• Los funcionarios contratantes que trabajan en la adquisición de grandes infraestructuras se
verán muy afectados.
• Definir los grupos afectados y cómo se verán afectados permite planes específicos y
personalizados más adelante en el proceso de gestión de cambios. El contexto humano es el
punto de partida para la gestión del cambio.

Recuerde, la comunicación es bidireccional, siempre queremos escuchar a las partes interesadas. Su

objetivo es construir alianzas para mantener un mayor uso de LCCA en su proceso de adquisición.

Sabemos que tenemos éxito con este paso de gestión del cambio cuando nuestras partes interesadas
expresan el deseo de apoyar el cambio.

10-5 Interacción

¿Cuál es la herramienta más poderosa que puede utilizar para facilitar el cambio?

Comunicación

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Para lograr el cambio, debemos tener una estrategia. Nuestra estrategia debe estar vinculada al mapa
de partes interesadas que construimos en el paso anterior. También debe definir nuestra meta de
cambio y nuestros objetivos de apoyo. También debemos definir cómo evaluaremos nuestro éxito en
cada paso y al concluir nuestro esfuerzo de gestión del cambio: tenemos que definir cómo evaluaremos
nuestro progreso en cada uno de nuestros objetivos.

Recuerde, una estrategia de cambio efectiva incluye:

• El Mapa de Partes Interesadas

• Meta del proyecto y objetivos de apoyo

• Métodos de evaluación

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La forma en que potenciamos nuestra estrategia de cambio es con un plan de gestión del cambio. Este
plan incluirá:

• Plan del patrocinador

• Plan del líder
• Mapa de partes interesadas
• Plan de comunicaciones

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 • y un plan de capacitación

10-8 Interacción de aprendizaje

Comprenda a las personas y grupos que se ven afectados por el cambio. Los atributos organizativos
están relacionados con la historia y la cultura de la organización y describen el contexto con el que se
está introduciendo este cambio en particular.

A medida que desarrolla una estrategia de gestión del cambio, reflexione sobre estas preguntas:

• ¿Cuál es la necesidad percibida para este cambio entre empleados y gerentes?

¿Ve la gente un problema con nuestro proceso de adquisición actual? ¿Se reconoce que el
precio inicial más bajo puede conducir a una mala calidad y un mayor costo con el tiempo?

Si es así, ¿cómo comunicamos que LCCA puede ayudar a abordar estos desafíos?

Si no es así, ¿cómo creamos conciencia de los problemas con la adquisición basado en costos
iniciales más bajos?

• ¿Cómo se han gestionado los cambios pasados?

¿Nuestra organización ha tenido éxito en la ejecución de iniciativas de cambio?

Si es así, ¿qué hizo que esas iniciativas fueran exitosas? ¿Cómo podemos aprovechar ese éxito?

Si no hemos tenido éxito en la ejecución del cambio, ¿qué errores se cometieron? ¿Cómo
podemos evitarlos en el futuro?

• ¿Existe una visión compartida para la organización?

¿Todos apuntamos al mismo objetivo? ¿Hemos decidido cómo utilizaremos LCCA en nuestras
adquisiciones? ¿Qué tan consciente es el grupo de partes interesadas de nuestra intención?

• ¿Cuánto cambio está pasando en este momento?

¿Es el momento adecuado para una iniciativa de cambio? ¿Están ocurriendo demasiados
cambios ya? Si ahora estamos en un entorno caótico, ¿Qué tiene que pasar para calmar las
cosas y cuándo podemos iniciar una iniciativa de cambio de LCCA?

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¡El liderazgo en la gestión del cambio es esencial! ¡Recuerde que liderar el cambio se trata de
PERSONAS! Estamos tratando de crear el deseo de cambio en las mentes de nuestras partes interesadas.
No gestionamos este cambio de mentalidad, lo lideramos.

Recuerde las partes interesadas se ven afectadas por el cambio y pueden ayudar o resistir el cambio.
Claramente, la participación de las partes interesadas en la gestión del cambio es un proceso de
liderazgo continuo crítico.

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10-10

La resistencia al cambio es común en todas las organizaciones. Las personas tienden a resistir el cambio
porque no quieren salir de su zona de confort, les gusta permanecer en un entorno con el que se sientan
cómodos. La resistencia puede ser pasiva, como las personas que se aferran a viejos procesos familiares,
o activas cuando las personas animan a otros a no adoptar un nuevo proceso.

Pregúntese: ¿Cuáles son las barreras culturales, sociales, organizacionales y psicológicas para el cambio
que puedan promover la resistencia a la adopción de un nuevo proceso?

10-11

Hay muchas razones por las que la gente puede resistirse al cambio. Estos son algunos de los más
notables:

• La resistencia al cambio es la acción tomada por individuos y grupos generalmente cuando perciben
que un cambio que está ocurriendo como una amenaza para ellos. Pueden ver el cambio como una
amenaza para su trabajo o estatus o el trabajo de sus compañeros de trabajo.
• La gente teme a lo desconocido. La amenaza percibida puede ser simplemente que no saben lo que
implica el cambio.
• La resistencia puede venir si la necesidad o beneficio del cambio no está claro.
• Las personas pueden temer que carecen de competencia o que no tienen las habilidades para usar
el nuevo proceso.
• Las personas también a veces se resisten al cambio porque no ven ningún beneficio en dicho
cambio.
• bien, el momento del cambio es problemático para ellos. Puede haber demasiados cambios en el
trabajo o en cualquier parte de su vida, para que puedan enfrentar un nuevo cambio.

10-12 - Interacción

Por favor, conecte las siguientes instrucciones con el tipo asociado de resistencia al cambio.

"Escucho que quieren incorporar LCCA para reducir personal". - Amenaza

"No sé lo que es LCCA." - Miedo a lo desconocido

"LCCA es demasiado intensivo en hojas de cálculo." - Falta de competencia

"LCCA, es sólo el tema del momento." - Demasiados cambios

10-13 Interacción de aprendizaje

¿Cómo superamos la resistencia al cambio?

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Planificar con anticipación– Sabemos que los cambios más simples se encontrarán con resistencia.
Comience con un plan de comunicación robusto y busque signos de resistencia. Cuando se encuentra
resistencia, identifique la causa raíz.

Análisis de causa raíz- Identifique qué está motivando la resistencia.

• ¿La gente se siente amenazada? Que quede claro que LCCA es un proceso que puede ayudarlos en
su trabajo. Este es un cambio propuesto y no hay riesgo para su trabajo o estado.
• Miedo a lo desconocido – Aumentar la comunicación. Anime a las personas a hacer preguntas.
Utilice múltiples canales para la comunicación: boletines informativos, correos electrónicos,
reuniones, talleres, etc.
• Competencia – Desarrollar políticas y procedimientos claros para el uso de LCCA y proporcione
capacitación para que las personas se sientan cómodas con LCCA.
• Demasiados cambios- Programe el paso a LCCA adecuadamente a su organización. Si se están
produciendo muchos cambios, divida la iniciativa LCCA en pasos más pequeños. Comience poco a
poco con la capacitación sobre el uso de LCCA en un análisis de alternativas y avance hacia una
prueba de concepto de LCCA más grande.

Sea inclusivo - Es más probable que las personas acepten el cambio que ayudaron a crear. Involucrar a
tantas personas como sea práctico en la planificación de la incorporación de LCCA en el proceso de
adquisición.

Comunicación– ¡Comunicar, comunicar, comunicar! Sin importar que tan pequeño sea el cambio, un
plan de comunicaciones robusto es necesario para el éxito. La comunicación debe adaptarse a cada
grupo de partes interesadas. Debe ser repetitivo y utilizar múltiples canales para llegar a nuestra
audiencia. La comunicación debe ser bidireccional; ¡queremos saber lo que piensan nuestras partes
interesadas!

10-14

Recuerde, ¡la gestión del cambio es un deporte de equipo!

Sin un equipo y un auspiciador para apoyar la estrategia de gestión del cambio, será muy difícil
implementar planes con éxito.

El apoyo de líderes es fundamental para un cambio exitoso. Los líderes deben mostrar por qué el
cambio es importante y deben proporcionar una infraestructura de apoyo para el cambio.

La coalición proponente describe a los líderes y gerentes que necesitan estar a bordo y participar
activamente en liderar el cambio. El proponente principal es la persona que autoriza y defiende el
cambio. Esta persona debe participar activa y visiblemente en el cambio a lo largo del proyecto.
También tienen un papel en la construcción de una coalición de auspiciadores en toda la organización.
La coalición auspiciadora está compuesta por los líderes de los grupos afectados por el cambio. Cada
miembro de la coalición auspiciadora tiene la responsabilidad de construir apoyo y comunicar el cambio
con sus respectivas audiencias.

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La estructura del equipo de gestión de cambios identifica quién realizará el trabajo de gestión de
cambios. Describe la relación entre el equipo del proyecto y el equipo de gestión de cambios.

Las estructuras de equipo frecuentes incluyen (¿Las estructuras frecuentes para un equipo incluyen?):

• Un administrador de cambios que se está integrado en un equipo de proyecto

• Un equipo centralizado de gestión de cambios que apoya a un equipo de proyecto

• La gestión del cambio es una responsabilidad asignada a uno de los miembros del equipo del
proyecto

La clave en el desarrollo de una estrategia de gestión del cambio es ser específico y tomar una decisión
informada al asignar responsabilidades y recursos de gestión de cambios.

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Transición de una estrategia a la ejecución - Formular la estrategia de gestión del cambio es el primer
paso crítico en la implementación de una metodología de gestión del cambio. La estrategia proporciona
dirección y resultados en la toma de decisiones informadas a lo largo del proceso de cambio. Una
estrategia bien formulada da vida al proyecto o al cambio, describiendo quién y cómo afectará a la
organización.

La estrategia de gestión del cambio contribuye a la formulación de un plan de gestión del cambio. Todos
los planes y actividades se guían por los hallazgos en la estrategia de gestión del cambio.

10-16 Interacción de aprendizaje

Un plan de cambios exitoso normalmente incluye los siguientes elementos. Haga clic en cada elemento
para obtener más información al respecto.

• Cambio planificado- Una descripción detallada de los cambios que se deben realizar,
incluidos los cambios legales, de política y de procedimiento necesarios para llevar a cabo el
objetivo de cambio. Esta sección "evolucionará" con el tiempo a medida que el líder de la
política y el procedimiento negocie los cambios de política y procedimiento necesarios con
los departamentos afectados y obtenga la aprobación de liderazgo.
• El equipo- La descripción del equipo debe incluir al Patrocinador, a los líderes clave y a los
miembros del equipo, incluidas sus funciones y responsabilidades
• Análisis de las partes interesadas- Las partes interesadas son cualquier persona que se vea
afectada por el cambio planificado, que crea que se ven afectadas o puedan afectar al
proceso de cambio. Enumere las partes interesadas conocidas y clasifíquelas en grupos. Esta
información impulsará el plan de comunicaciones.
• Plan de comunicación- Un plan de comunicaciones es su hoja de ruta para entregar su
mensaje a su audiencia. Al crear Concientización, se define el problema y se crea un
entendimiento común. La comprensión crea el Deseo de solucionar el problema,

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 estableciendo la participación. La participación impulsa el Conocimiento para encontrar una
solución. Poseer soluciones conduce a la aceptación del cambio. ¡La aceptación conduce al
éxito!
• Métricas y umbrales- Para saber dónde estamos en el proceso de cambio, necesitamos
establecer métricas relacionadas con el cambio y medirlas durante todo el proceso de
cambio. En lugar de vincular la formación y las comunicaciones a un programa basado en el
tiempo, queremos usar umbrales.
• Plan de asesoría y capacitación- Establecer un plan de capacitación integral. Identifique los
roles y los requisitos de creación de habilidades necesarios para los nuevos procesos.
Refuerce y fomente el aprendizaje. Atienda las necesidades de rotación y reentrenamiento
del personal.
• Plan de gestión de la resistencia- La comodidad con el estado actual es un poderoso
obstáculo para el cambio. El miedo a pasar a un estado futuro desconocido crea ansiedad y
estrés en las personas, incluso cuando el estado actual es doloroso. ¡Espere resistencia al
cambio!
• Cronograma- Establecer un cronograma coordinado que incluya elementos clave, incluidos:
o Aprobación de liderazgo
o Identificación de las partes interesadas
o Desarrollo de políticas y procedimientos
o Comunicaciones
o Asesoría y formación
o Gestión de resistencia

Recuerde, el cronograma está sujeto a los umbrales de logro que establecemos utilizando
nuestros indicadores clave de rendimiento.

10-17

El cambio no es un solo evento: debemos sostener el cambio o corremos el riesgo de volver a caer en
las viejas formas de hacer las cosas. Considerar los costos totales a lo largo del ciclo de vida, y tomar un
enfoque de Mejor Valor en lugar de la solución técnicamente aceptable de menor costo requiere
planificación y disciplina. La inversión no es sólo una decisión o un evento, sino más bien un proceso
que abarca el ciclo de vida de la inversión.

Considere:

• Mantener un contacto constante con las partes interesadas

• Evaluación continua

• Reforzar el cambio

La gestión de cambios es un proceso continuo. Reconozca que el cambio es constante y necesario. Si

tomamos un papel activo en el proceso de cambio, podemos ayudar a dirigir el cambio hacia lo positivo.

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Para liderar esfuerzos de cambio exitosos, necesitamos ser sistemáticos. Desarrolle de forma
colaborativa un plan que se divida en pasos alcanzables y supervise su ejecución. Sea claro en las
métricas para el éxito. ¡Celebre cada victoria!

10-18

Por lo tanto, para concluir esta presentación sobre el cambio al uso de LCCA como parte de una
estrategia de adquisición de mejor valor, veamos los mayores contribuyentes al éxito de la gestión del
cambio:

1. Respaldo ejecutivo activo y visible

2. Recursos dedicados a la gestión de cambios

3. Enfoque estructurado de gestión del cambio

4. Compromiso y participación de los colaboradores

5. Comunicación frecuente y abierta

6. Integración y compromiso con la gestión de proyectos

7. Compromiso con los mandos medios

Fuente: Prosci Inc. Mejores prácticas en la gestión del cambio

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Esto concluye el módulo de Gestión de Cambios. Descargue la descripción de gestión de cambios para
ayudarle en sus esfuerzos de cambio.