ARCHIVO NUMERICO

Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas

que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después
archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada
una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en
un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo
encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para
cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será
necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para
otros fines.

El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más

recomendables  a la hora de archivar los documentos, este sistema se
ordena según su número y es asignado por  los corresponsales  tiene
diferentes  usos en las  oficinas.

Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay

que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para
ese documento o expediente, y mejora aumenta la eficacia del sistema
numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales
facilitarían la localización e identificación del caso o asunto.

En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento

principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena
conforme a un número sin considerar ningún otro elemento. Dentro de
este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico
simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y
no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y
más aconsejable.
 El sistema numérico es indirecto porque debe mantenerse un doble juego de
archivo. A cada cliente se le asigna un número determinado, bajo el cual será
archivado todo documento o tarjeta que le pertenezca. Como es difícil para todo
oficinista recordar los números asignados a cada cliente, se hace necesario
establecer un segundo juego de archivo, el que se basará en el nombre del
cliente y cuyo orden será mantenido alfabéticamente. Si el jefe, el cliente u otra
persona solicitan algo del archivo y nos proporciona el número que le
corresponde, el archivero podrá ir directamente a buscarlo en el archivo
principal. Pero si en cambio, le solicitan el archivo basándose en el
nombre del cliente, tendrá que utilizar el juego auxiliar alfabético en donde
encontrará el número bajo el cual están guardados los documentos o la
información de esa persona. Es recomendable utilizar este sistema cuando se
tiene un número crecido de clientes y cuando se tiene que buscar
constantemente la documentación de los mismos.

VENTAJAS

El sistema numérico posee varias ventajas como lo son:

La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión 
limitada,  usos múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias no
recargan el archivo principal, números que identifican a los
corresponsales, los patrones numéricos facilitan la identificación de datos,
el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los números  son
identificados particular.
La posibilidad de poder asignar a los documentos un número, mientras
que en ciertas ocasiones resulta difícil clasificarlos con un nombre.
Mayor exactitud en la clasificación.
Rapidez en la lectura de los números.
Rapidez en el proceso de guardar y ordenar los números, es más fácil
recordar el orden de los números.
Facilidad de identificación en la búsqueda y entrada de los documentos.
Limita el uso de personal muy especializado.

Desventajas:
La localización resulta imposible si no se conoce el número asignado.
Limitación en el uso de carpetas misceláneas ya que cada expediente
recibe un número de posición.
Necesidad de consultar un auxiliar o un catálogo para facilitar la
localización dentro del archivo.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el  sistema

numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado
de confidencialidad y fácil expansión.
Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes
básicas:
   * Al archivo principal

   * El archivo misceláneo alfanumérico

   * El tarjetero índice

   * El registro de números asignados

El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los

corresponsales de los archivos.
El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de
los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se
transforman o se dispongan de ellos.

 El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de

cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico
por que  los documentos pueden ser solicitados  por el nombre de
corresponsal.

El registro se trata de un numero de anotaciones  q sirve para mantener la

relación  de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar
que se asignen a más de un corresponsal.

PASOS
Los pasos  al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numérico
se dan pasos similares al sistema alfanumérico, pero hay algunos
cambios como los vamos a ver a continuación.

Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las

marcar que autorizan al archivo.

Acondicionar los documentos leer, codificar y marcar el documento se lee

para saber bajo que nombre o asunto que se debe archivar.

Codificación numérica en primer lugar se consulta el tarjetero índice para

saber el número asignado y si el corresponsal es activo o pasivo.
Clasificación numérica después  de separar los documentos de los
corresponsales activos de los documentos de los corresponsales pasivos,
se hace una clasificación preliminar de los primeros.
Archivo de documentos activos se colocan en el archivo principal, en las
carpetas individuales rotuladas con números.

USOS DE TARJETEROS NUMERICOS

Para diferentes propósitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en

orden numérico. Por eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de
los clientes separan mercancía y a las cuentas de los clientes q separan
mercancía y las de los suplidores.

Las tarjetas de los clientes que separan mercancía sirven para llevar las
anotaciones de los pagos parciales que enfuetan. En un archivo de
tarjetas de uso frecuente se utiliza una guía para cada diez tarjetas. La
información registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base
de datos computarizada

SISTEMA NUMERICO Y DE COLORES PARA LA ORGANIZACIÓN DE

LOS ARCHIVOS

Los sistemas numéricos son varios los utilizados para organizar los
archivos de correspondencia y los de tarjeta.

USOS DE LOS COLORES EN UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO

El color facilita la identificación del número, aun a distancia, y la
localización de los expedientes, con el uso de los colores en un archivo
numérico se forman patrones de bloques de colores.
Los colores se utilizan mucho en oficinas médicas y en compañías de
seguros, este tipo de oficina utiliza gabinetes laterales o estanterías
abiertas. Los gabinetes o anaqueles laterales hacen más fácil la
búsqueda.
Algunas  empresas mantienen sistemas alfanuméricos es decir que
combinan letras y números para una mejor identificación de los
expedientes, a cada letra se le asigna un significado especial y se codifica
por cierto color.

En los sistemas numéricos, las claves de los colores se pueden utilizar en

las carpetas de los archivos verticales, en estos archivos se puede utilizar
carpetas en color para diferenciar departamentos, tipos de pólizas, año o 
asunto, entre otros.
En conclusión   el sistema de archivo numérico se utiliza mucho en las
oficinas por sus muy útiles ventajas, resulta adecuado cuando los
corresponsales son numéricos y la naturaleza de lo que se archiva es
similar.

En los sistemas numéricos se usa el color para identificar los números

esto facilita el archivo y la localización de los expedientes.
Los expedientes se ordenan por número progresivo. El número del expediente
se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".

Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y

Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha. El sistema de
archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y
Alfabético, llamado también Alfa-numérico.

2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte
del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral
Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge.

3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o

nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería
Francesa, Ópticas Devlin, etc.
Ejemplo:
Nombre del cliente: Marcelo Molina Número asignado: 10987
(a) Los documentos serán guardados en el archivo principal bajo el número
10987.
10987

(b) La tarjeta para el archivo auxiliar alfabético se guardará bajo el nombre del
cliente.
Molina, Marcelo

10987

Este sistema puede ser utilizado llevar un archivo de tarjetas, como para
carpetas rotuladas en donde se guardan los documentos o papeles de los
clientes.

Uso del tarjetero: Por ejemplo, en la Caja de Ahorros se le asigna un número al

dueño de una cuenta. Este número aparecerá en la libreta y en la tarjeta de
registro del cliente. El registro será archivado bajo el número que se le ha
asignado. Al abrir la cuenta, al cliente se le llena una tarjeta con los datos
personales. Esta tarjeta servirá para el archivo auxiliar alfabético. En caso de
que al cliente se le extravíe su libreta y no recuerde el número de la cuenta, se
utilizará la tarjeta que ha sido archivada bajo su nombre y así se localizará
fácilmente el número que le corresponde en el grupo de registro en donde está
anotado todo lo relacionado a su cuenta.

Uso de las carpetas: Cuando se desea archivar numéricamente los documentos

de los clientes se rotulará una carpeta con el número asignado al cliente y en ella
se guardarán los documentos que se relacionen a él. Se necesitará hacer una
tarjeta con el nombre del cliente, anotando en la misma el número que se le ha
asignado en la carpeta. Igualmente se utilizará este auxiliar cuando se
desconozca el número asignado, pero se conozca el nombre del cliente.