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ARCHIVO NUMERICO

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ARCHIVO NUMERICO

USOS Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO DE CPRRESPIONDENCIA Y TARJETEROS La lectura nos habla básicamente de los cuidados y pasos que debemos tener al momento de foliar y/o organizar el archivo en el campo de la correspondencia y tarjeteros. El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene diferentes usos en las oficinas. Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización y identificación del caso o asunto. VENTAJAS El sistema numérico posee varias ventajas como lo son La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión limitada, usos múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias no recargan el archivo principal, números que identifican a los corresponsales, los patrones numéricos facilitan la identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los números son identificados particular. Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas de organización del archivo numérico ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión. Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas: * Al archivo principal * El archivo misceláneo alfanumérico * El tarjetero índice * El registro de números asignados El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos. El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que los documentos pueden ser solicitados por el nombre de corresponsal. El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener la relación de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a más de un corresponsal.

Sistema alfanumérico combina letras con números. Calificación alfanumérica la correspondencia se clasifica alfanuméricamente para facilitar la consulta de al tarjetero índice alfabético y saber el número de corresponsal o asunto. Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo Acondicionar los documentos se hace índico en el capítulo 8 Leer. Sistema de dígitos terminales de acuerdo con este sistemas. en los dos dígitos se considera en el mismo orden en q permanece de izquierda a derecha. de acuerdo con los dígitos del centro. cada uno de los cuales tiene dos. codificar y marcar el documento se lee para saber bajo que nombre o asunto que se debe archivar. Las tarjetas de los clientes que separan mercancía sirve para llevar las anotaciones de los pagos parciales que enfuetan. en muchas oficinas se organizan tarjeteros en orden numérico. el numero se lee de la derecha a la izquierda.PASOS Los pasos al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numérico se dan pasos similares al sistema alfanumérico. Codificación numérica en primer lugar se consulta el tarjetero índice para saber el número asignado y si el corresponsal es activo o pasivo. ósea. A las letras se les asigna . La información registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base de datos computarizada SISTEMA NUMERICO Y DE COLORES PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Los sistemas numéricos son varios los utilizados para organizar los archivos de correspondencia y los de tarjeta. Sistema de dígitos centrales en este sistema. Los expedientes se organizan. En un archivo de tarjetas de uso frecuente se utiliza una guía para cada diez tarjetas. tres o cuatro dígitos. se siguen las mismas guías que se discuten en el capítulo 8 para un sistema alfanumérico. cada numero generalmente se utiliza y se divide en tres grupo. luego según los dígitos de la izquierda y finalmente se toma en consideración de los de la derecha. primero. en las carpetas individuales rotuladas con números USOS DE TARJETEROS NUMERICOS Para diferentes propósitos. Por eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los clientes separan mercancía y a las cuentas de los clientes q separan mercancía y las de los suplidores. pero hay algunos cambios como los vamos a ver a continuación. Sistema numérico corriente es el sistema numérico más conocido. se hace una clasificación preliminar de los primeros. Clasificación numérica después de separar los documentos de los corresponsales activos de los documentos de los corresponsales pasivos. Archivo de documentos los documentos de los corresponsales activos se colocan en el archivo principal. los números de divide en grupos. y se asignan en orden ascendente. de menor a mayor.

este tipo de oficina utiliza gabinenetes laterales o estanterías abiertas. un tarjetero índice y un registro. entre otros. y la localización de los expedientes.los gabinetes o anaqueles laterales hacen más fácil la búsqueda.esto facilita el archivo y la localización de los expedientes. aun a distancia. el cual consta de un archivo principal. tipos de pólizas.un significado especial este sistema se estudia al final del capítulo. las claves de los colores se pueden utilizar en las carpetas de los archivos verticales. con el uso de los colores en un archivo numérico se forman patrones de bloques de colores. Los colores se utilizan mucho en oficinas médicas y en compañías de seguros. resulta adecuado cuando los corresponsales son numéricos y la naturaleza de lo q se archiva es similar. En este sistema es importante dedicar tiempo al proceso de codificar y clasificar los documentos. Algunas empresas mantienen sistemas alfanuméricos es decir que combinan letras y números para una mejor identificación de los expedientes. que son variaciones de los q se acaban de presentar USOS DE LOS COLORES EN UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO El color facilita la identificación del número. Es un sistema indirecto de archivo. un archivo misceláneo organizando el orden alfabético. En los sistemas numéricos. En algunas instituciones se establecen otros sistemas. En conclusión el sistema de archivo numérico se utiliza mucho en las oficinas por sus muy tiles ventajas. los sistemas alfanuméricos y otras variaciones de este sistema En los sistemas numéricos se usa el color para identificar los números . Entre los sistemas numéricos que se pueden utilizar esta el sistema numérico corriente. el de dígitos terminales. . a cada letra se le asigna un significado especial y se codifica por cierto color. De esta manera se reduce el tiempo de localización y archivo de documentos. en estos archivos se puede utilizar carpetas en color para diferenciar departamentos. año o asunto. el de dígitos centrales.

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