MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE

CANDARAVE

DIRECTIVA

DIRECTIVA N° 001-OAA-2022-SEGE/MPC

LINEAMIENTOS PARA
LA FORMULACIÓN, DE LA
VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE
CANDARAVE

GERENCIA MUNICIPAL

OFICINA DE SECRETARIA GENERAL

E IMAGEN INSTITUCIONAL

CANDARAVE – ABRIL (2022)

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DIRECTIVA N° XXX-OAA-2022-SEGE/MPC

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN, DE LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN

LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CANDARAVE

FORMULADO POR: Órgano de Administración de Archivo

FECHA: ABRIL 2022

I. FINALIDAD

Establecer las pautas y procedimientos para la valoración documental de la

Municipalidad Provincial de Candarave y elaboración del Programa de Control de
Documentos Archivísticos de acuerdo a las normas emitidas por el Archivo General de
la Nación.

II. OBJETIVO

Disponer los lineamientos para la valoración de los documentos que pertenecen a los
archivos de gestión y al archivo central de la entidad, en cumplimiento de la normativa
vigente.

III. BASE LEGAL

Decreto Ley N° 19414, del 16 de mayo de 1972, Ley de Defensa, Conservación e

Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.

Decreto Supremo N° 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley N° 19414

Ley N° 25323 del 11 de junio de 1991, que crea el Sistema Nacional de Archivos.

Decreto Supremo N° 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323 y

modificaciones.

Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J, Norma para la Valorización Documental en

la Entidad Pública.

Ordenanza Municipal N° 003-2019-MPC, que aprueba el Reglamento de Organización

y Funciones de la Municipalidad Provincial de Candarave.

IV. ALCANCE
La presente directiva es de aplicación general y de manera obligatoria a todos los
órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad Provincial de Candarave.

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V. RESPONSABILIDAD
5.1 La Gerencia Municipal, es la encargada de aprobar el Programa de Control de
Documentos Archivísticos mediante acto resolutivo en primera instancia.
5.2 El Comité Evaluador de Documentos de la Municipalidad Provincial de Candarave,
es el encargado de supervisar el cumplimiento de la presente directiva.
5.3 Es responsabilidad del Órgano de Administración de Archivo asegurar el
cumplimiento de la presente directiva.
5.4 Los responsables de los Archivos de Gestión (titulares, Jefes, Gerencias y/o
personal responsable de las unidades orgánicas), deben cumplir y hacer cumplir
la presente directiva.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 De la Valoración Documental:
6.1.1 Es un procedimiento archivístico que consiste en identificar y establecer el
valor y el período de retención de toda serie documental del PCDA.
6.1.2 La valoración permite seleccionar aquellos documentos archivísticos, que
por su importancia o jerarquía ameriten conservarse adecuadamente en
cada archivo.
6.1.3 Solo se valoran documentos archivísticos organizados (clasificación,
ordenados y signados).

VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

7.1 Factores a considerar en la Valoración Documental
7.1.1 Importancia de la unidad de organización productora de documentos:
Priorizar la conservación de los documentos archivísticos generados o
recibidos por las unidades de organización de la alta dirección, áreas
ejecutivas u órganos especializados que pueden ser fuente de
investigación o de información para el usuario o ciudadano.
7.1.2 Frecuencia de consultas de cada serie:
Existe una relación directa entre el periodo de retención de la serie y las
consultas que se realicen de los documentos que la componen. A mayor
consulta se extiende el periodo de retención en el archivo de gestión.
7.1.3 Protección de datos personales o garantía de accesibilidad de la
información pública:
La conservación de cada serie se orienta a la protección de información
personal o cumplimiento de las normas del derecho a la intimidad,

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asimismo garantizar el acceso a la información pública requerida por el
ciudadano.
7.1.4 Crecimiento o volumen de la serie en el Archivo de Gestión y Archivo
Central:
Se evalúa la cantidad de documentos producidos en cada gestión,
tomando en cuenta la duplicidad o copias que se hubieran generado.
También se tendrá en cuenta la disponibilidad de espacio en las oficinas y
el repositorio del Archivo Central para establecer sus periodos de
retención.
7.1.5 Opinión técnica del Archivo Central:
El Archivo Central formula opinión técnica sobre la valoración de los
documentos, la cual será considerada por el Comité Evaluador de
Documentos.

7.2 Sobre los valores de los documentos archivísticos:

7.2.1 Las series documentales serán analizadas y evaluadas teniendo en cuenta
sus valores administrativo, jurídico, económico, científico, histórico, cultural
e informativo para determinar su valor "Temporal" o "Permanente".
7.2.2 Los documentos de valor Temporal, constituirán aquellos que por su
contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez
cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los originó.
7.2.3 Los documentos de valor Permanente, constituirán:
a. Lo que resulten "indispensables" para la entidad de origen o para
otras entidades.
b. Los referentes a la protección de los derechos ciudadanos.
c. Los que reflejan la evolución de la entidad en términos de sus
atribuciones y las funciones establecidas por la Ley, la estructura
orgánica, los planes operativos, entre otros.
d. Los que aportan una contribución sustancial al estudio y a la
investigación en cualquier campo del conocimiento.

7.3 Sobre el Comité Evaluador de Documentos:

7.3.1 Se conforma el Comité Evaluador de Documentos (en adelante CED)
mediante resolución emitida por la más alta autoridad y se comunica al
Archivo Regional de Tacna.

7.3.2 Está integrado por los/las titulares o representantes de:

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a. La máxima autoridad, quien asume la presidencia.
b. La oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces.
c. La Unidad de Organización responsable de los documentos a evaluar
y
d. El Archivo Central o el que haga sus veces, quien asume la secretaria
técnica.
7.3.3 Participa activamente en la elaboración del PCDA y brinda opinión
favorable sobre la eliminación documentos.

7.4 Sobre el Programa de Control de Documentos Archivísticos:

7.4.1 Se elabora el Programa de Control de Documentos Archivísticos (en
adelante PCDA), que establece las series documentales producidas, el
valor asignado y el periodo de retención en los Archivos de Gestión y
Archivos Central. Está conformado por los siguientes formatos:
a. Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD) Anexo 01
b. Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA) Anexo 02
7.4.2 Los responsables de las unidades orgánicas de los Archivos de Gestión
elaboran la FTSD con asesoramiento y orientación del Archivo Central
para la identificación de la sección y series documentales correspondientes
a su unidad orgánica, debiendo proponer el valor (temporal o permanente)
de cada una de las series indicando sus periodos de retención en años.
7.4.3 Asimismo, para la confección de las series documentales deberá
observarse la jerarquía de funciones desempeñadas por la unidad
orgánica, de conformidad con el Manual de Organización y Funciones y la
estructura orgánica de la Municipalidad.
7.4.4 La FTSD propuesto por cada unidad de organización, será remitido a
través del Archivo Central, al CED para su análisis a fin de establecer
definitivamente el valor de cada una de las series, así como los periodos
de retención y posteriormente plasmar su aprobación en el acta de reunión
correspondiente. Anexo 03
7.4.5 Aprobadas las FTSD, el Archivo Central elabora la TRDA.
7.4.6 El PCDA será aprobado por el CED por resolución de la Gerencia
Municipal y finalmente oficializado al Archivo Regional de Tacna, bajo
responsabilidad del Presidente del CED en un plazo máximo de 5 días
hábiles desde su aprobación, remitiendo copia de la resolución y PCDA
aprobado.
7.4.7 El PCDA se publica en el portal institucional de la Municipalidad.

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7.5 De la actualización del PCDA:

La actualización el PCDA es obligatoria cuando:

7.5.1 Se modifique el nombre de una sección, en este caso se actualiza todas

sus FTSD y la TRDA correspondiente.
7.5.2 Cambie la estructura organiza por fusión, reorganización o privatización
que afecte al fondo documental, en este caso se reformula todo el PCDA.
7.5.3 Se emita un dispositivo legal que afecte o modifique la función de la
unidad de organización, en este caso se modifica la FTSD de la serie y la
TRDA.

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA:
La presente directiva tiene vigencia desde el momento de su aprobación y distribución
y publicación.
SEGUNDA:
Las controversias que se generen en la aplicación de la presente Directiva, son
absueltas por el Archivo Central.

IX. GLORARIO DE TERMINOS

a. Comité Evaluador de Documentos (CED): Es designado por la más alta
autoridad institucional y es el encargado de conducir el proceso de elaboración del
PCDA y brindar opinión favorable sobre la eliminación de documentos.
b. Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD): Es el formato utilizado para
describir, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así
como de la conservación y uso de los documentos provenientes de los archivos
de gestión e intervenir en su transferencia y eliminación.
c. Periodo de retención: Tiempo (reflejado en años) asignados a cada serie
documental para cada fase de archivo (Archivo de Gestión o Archivo Central).
Para el caso del Archivo de Gestión, el periodo de retención inicia una vez
concluido el trámite que le da origen.
d. Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA): Es un documento
de gestión archivística que determina las agrupaciones documentales (fondo,
sección y serie) y establece los valores y periodos de retención de cada una de
las series documentales del Archivo de Gestión. Está conformado por la Ficha

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Técnica de Series Documentales (FTSD) y la Tabla de Retención de Documentos
Archivísticos (TRDA).
e. Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA): Instrumento
utilizado para registrar las denominaciones de las series documentales, sus
secciones, valores y periodos de retención.

X. ANEXOS:

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Anexo 01: Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD)

INSTRUCCIONES

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FICHA TÉCNICA DE SERIES DOCUMENTALES (FTSD)

(*) La Ficha Técnica de Series Documentales, debe ser numerada en orden correlativo.

1. DATOS GENERALES:
1.1. Región: Nombre de la región donde se encuentra ubicada la entidad.
1.2. Entidad Consignar el Nombre oficial de la institución (tomar como referencia la
razón social).
1.3. Unidad de Organización: Corresponde al órgano, unidad orgánica, subunidad
orgánica o área que genera los documentos archivísticos que conforman la serie
documental.
1.4. Documentos de Gestión: Detallar los documentos de gestión sección (reglamentos
y directivas aprobadas mediante resolución) que establecen la estructura y
funciones de la entidad, sobre la cual se identifica la sección.

2. IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL

2.1. Sección: Se obtiene de la división del fondo documental. Para la identificación de
cada sección documental se toma en cuenta la unidad de organización de los
distintos niveles organizacionales (órgano, unidad orgánica, subunidad orgánica y
área) o división funcional. No incluir el nivel jerárquico.
2.2. Nombre de la serie: Se consigna el nombre de la serie documental, asignado por la
gestión, uso, manejo, dispositivo normativo o acuerdo del Comité Evaluador de
Documentos. No se denomina una serie documental por materia, tipo documental,
es necesario que se indique su significado en la descripción.
2.3. Código de la serie: Por cada serie documental de acuerdo a las necesidades,
análisis y gestión archivística propia de cada entidad.

3. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL

3.1. Definición: Se describe el contenido de la serie detallado la utilidad en la gestión
administrativa u operativa.
3.2. Tipos documentales: De las piezas documentales simples o compuestas que
conforman la serie. Indicar los tipos documentales que forman parte de la serie
documental (por ejemplo: memos, informe, cartas, etc.)
3.3. Frecuencia del servicio: Establecer el nivel de frecuencia del servicio de los
documentos archivísticos que conforman la serie.
3.4. Marco normativo: Señalar las leyes, normas, decretos, reglamentos y otros, de
carácter obligatorio que se aplican en la gestión archivística de la entidad.

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3.5. Accesibilidad: En este rubro se considera las reglas de acceso a los documentos
que conforman las series, en el ámbito de la legislación vigente y la normativa
propia de cada entidad. Generalmente para entidades públicas el acceso es público;
sin embargo, puede determinar las restricciones de acuerdo a la gestión o marco
legal vigente. En aquellas series con limitaciones de acceso se consigna la
información con sus respectivas restricciones.
3.6. Características físicas del documento: Describir el soporte (papel, medio
electrónico, entre otros)

4. REGLAS DE CONTROL Y RETENCIÓN

4.1. Valor de la Serie Documental: En el casillero de valoración de la serie documental,
se consigna la letra “T” para aquellas series de valor temporal o la letra “P” para
aquellas de valor permanente.
4.2. Periodo de Retención: El periodo de retención se establece en años para cada
uno de los archivos en el que trascurre el documento durante su ciclo vital: Archivo
de Gestión (AG) y Archivo Central (AC).
4.3. Total de Años: Se consigna el total de la suma de años de los periodos de
retención.

5. FECHA DE ELABORACIÓN DE LA FTSD

6. APROBACIÓN DEL COMITÉ DE EVALUADOR DE DOCUMENTOS

Se debe registrar el nombre, cargo y sello de los representantes del CED. Los sellos
deben corresponder a la unidad de organización a la que pertenecen.

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Anexo 02: Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA)

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INSTRUCCIONES

TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (TRDA)

(*) La Tabla de Retención de Documentos Archivísticos, debe numerarse en orden

correlativo.

La tabla se elabora por cada sección a base de la información de la ficha técnica de series
documentales. De esta manera:

1. Indicar el nombre de la entidad

2. Indicar el nombre de la sección de la serie documental
3. Anotar el código de la serie documental
4. Anotar el nombre de la serie documental
5. Anotar el valor de la serie: Con la letra T si es Temporal o con la letra P si es
Permanente
6. Anotar los periodos de retención de la serie documental de cada uno de los
archivos; sean de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.), y el número total de años de
retención

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Anexo 03: Acta de Reunión del Comité Evaluador de Documentos

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