CURSO – TALLER

“GESTIÓN DE PROYECTOS
BASADO EN EL PMBOK”

Expositor: Ing. Luis Mendoza Mondragón, PMP.

“PMI”, “PMBOK®”, “PMP”, “CAPM”, “OPM3” son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Gestión de los Riesgos
 ¿Qué origina los riesgos?

Incertidumbre: Falta de conocimiento sobre un evento que

reduce la confianza en las conclusiones extraídas de los datos.
Probabilidad: Posibilidad o % de ocurrencia.
Impacto: Efecto o grado del evento.
 ¿Qué es un riesgo?

 Evento o condición inciertos que, si se produce,

tiene un efecto positivo o negativo sobre al
menos un objetivo del proyecto.
 Es un evento futuro que puede o no puede ocurrir.
 La probabilidad de ocurrencia está entre < 0% y
100% >
 El efecto, consecuencia o impacto probable es
determinado o calculado. “Los riesgos
conectan
incertidumbre
con objetivos”
 Diferencia entre riesgo, causa y efecto

 Causas:
 Son acontecimientos o circunstancias concretas. Causa
 Existen en el proyecto o su ambiente.
 Causan incertidumbre.
 Riesgos:
 Son incertidumbres. “Riesgos”
 Si ocurriesen, afectan objetivos del proyecto.
 Efecto/Impacto:
 Son variaciones imprevistas en objetivos del
proyecto.
Efecto
 Son consecuencia de ocurrencia de riesgos.

“Los Riesgos van en relación directa con el tamaño del proyecto”

 Riesgos conocidos y desconocidos
Al final…¿cuáles gestiono?

Huracán Katrina, New Orleans,

 Sólo se pueden y deben gestionar los agosto 2005. “Riesgo conocido”
riesgos conocidos.
 Los riesgos desconocidos deben
considerarse dentro de la contingencia
general basada en experiencias
pasadas. Transbordador Columbia, febrero
2003. “Riesgo desconocido”

“La causa del riesgo nos permite identificar las

estrategias para tomar acciones frente al riesgo. Por
tanto, las causas son un factor muy importante en el
análisis de riesgos.”
 10.4 Gestión de los Riesgos del Proyecto
 Proceso sistemático de identificación, análisis y respuesta a los
riesgos.
 Propósito: maximizar las probabilidades y consecuencias de
sucesos positivos y minimizar las probabilidades y consecuencias
de sucesos adversos a los objetivos del proyecto.

Procesos de la Gestión de los Riesgos Grupo de Procesos

Planificación de la Gestión de Riesgos Planificación

Identificación de Riesgos Planificación

Análisis Cualitativo de Riesgos Planificación

Análisis Cuantitativo de Riesgos Planificación

Planificación de la Respuesta a los Riesgos Planificación

Seguimiento y Control de Riesgos Seguimiento y Control
 10.4 Gestión de los Riesgos del Proyecto
Algunas definiciones importantes
 “Risk Trigger” o “Disparador”:
Un evento, medida, escenario u ocurrencia que origina el
incremento de la probabilidad del riesgo.
 Impacto – Consecuencia:
Imposibilidad de realizar alguna parte del Plan.
 Probabilidad:
Posibilidad de que un riesgo en particular genere un evento de
riesgo.
 Lista de Riesgos:
Listado de riesgos identificados.
 10.4 Gestión de los Riesgos del Proyecto
Algunas definiciones importantes
 Riesgos Secundarios:
Riesgos que aparecen a causa de medidas que se planifican tomar
para evitar otro riesgo.
 Mitigación del Riesgo:
Reducir la probabilidad de ocurrencia o el impacto.
 Evasión del Riesgo:
Tomar caminos diferentes para no exponerse al riesgo identificado.
10.4 Gestión de los Riesgos del Proyecto

Planificación de Riesgos

Seguimiento y Control
Identificación de Riesgos

Análisis Cualitativo

Análisis Cuantitativo

Planificación de respuesta a los Riesgos

 10.4 Gestión de los Riesgos del Proyecto
Reglas Básicas
 Proyectos que no gestionan los riesgos están en riesgo.
 La gestión del riesgo no es gratis, debe asignar recursos, definir
un proceso de gestión del riesgo y establecer una reserva de
riesgo.
 Centralice la responsabilidad de la gestión del riesgo; una
responsabilidad distribuida debe ser coordinada.
 Se debe priorizar los riesgos identificados y enfocarse en los más
críticos.
 Los gerentes de proyectos son responsables por la acción; los
gerentes de riesgo son responsables por la identificación del riesgo
y su seguimiento.
 Las actividades deben estar alineadas con las políticas de gestión
del riesgo de la organización.
 10.5 Planificación de la Gestión de Riesgos

 Decidir cómo abordar y llevar a cabo las actividades de gestión de

riesgos de un proyecto.
 El Project Manager, el sponsor, el equipo, el cliente, otros
stakeholders y expertos, deben estar involucrados.

Los esfuerzos deben estar acordes con el tamaño

y complejidad del proyecto.
 10.5 Planificación de la Gestión de Riesgos

Entradas
 Factores Ambientales de la Empresa: actitudes y tolerancia al riesgo.
 Activos de los Procesos de la Organización: categorías de riesgo,
términos, plantillas estándar, roles y responsabilidades, niveles de autoridad
para decisiones.
 Enunciado del Alcance del Proyecto
 Plan de Gestión del Proyecto
Herramientas y Técnicas
 Reuniones de Planificación y Análisis: planes básicos, actividades de
riesgo en cronograma y costo, plantillas adaptadas la proyecto.
 10.5 Planificación de la Gestión de Riesgos

Salidas
 Plan de Gestión de Riesgos
Metodología: métodos, herramientas, fuentes de información.
Roles y Responsabilidades: quién hará qué.
Presupuesto: costo del proceso de gestión de riesgos.
Categoría de Riesgo: estructura que garantiza un proceso completo de
identificación sistemática de los riesgos, ejemplo el RBS (Risk Breakdown
Structure). Categorizados como:
1. Externos: cambios regulatorios, del entorno, gubernamentales y del mercado.
2. Internos: tiempo, costo, cambios de alcance, inexperiencia, personal, materiales,
planificación deficiente, equipo.
3. Técnicos: cambios en la tecnología.
4. Imprevisibles: aproximadamente un 10% de riesgos son realmente imprevisibles.
10.5 Planificación de la Gestión de Riesgos
Salidas
 Plan de Gestión de Riesgos
Categoría de Riesgo
 10.5 Planificación de la Gestión de Riesgos

Salidas
 Categoría de Riesgo:
Una buena forma de clasificación de riesgos es basarlo en categorías
específicas de riesgos que pueden ocurrir en los proyectos de la compañía:
1. Tecnología
2. Clientes
3. Gestión de proyectos
4. Los clientes de nuestros clientes
5. Los proveedores
6. Resistencia al cambio
7. Falta de conocimiento de gestión de proyectos por el Project Manager y los
Stakeholders
8. Riesgos causados por los Stakeholders
9. Riesgos causados por el Sponsor
10. Riesgos culturales
 10.5 Planificación de la Gestión de Riesgos

Salidas
 Categoría de Riesgo:
Otra forma de categorizar los riesgos es por fuentes:
1. Riesgos del cronograma: “el hardware puede llegar más temprano de lo planeado,
permitiendo que el paquete de trabajo XYZ comience días antes”.
2. Riesgos de costos: “Debido a que el hardware llega tarde, podríamos necesitar ampliar
el contrato de alquiler a un costo de US$ 20,000”.
3. Riesgos de calidad: “El concreto puede secar en 2 días, permitiéndonos comenzar el
paquete de trabajo sucesor más temprano”.
4. Riesgo de rendimiento o de alcance: “Podemos no haber definido correctamente el
alcance para la instalación de las PCs. En caso resulte cierto, tendremos que añadir
paquetes de trabajo al costo de US$ 20,000”.
5. Riesgo de los recurso: “Marco es un excelente diseñador que puede ser llamado en
cualquier momento para trabajar afuera. Si ello ocurre, tendríamos que emplear a otra
persona y el cronograma se retrasaría entre 150 y 250 horas.
6. Riesgo de satisfacción de los clientes o stakeholders: “Hay cierta probabilidad de que
el cliente no esté contento con el entregable XYZ y no nos informe al respecto, causando
al menos un 15% de incremento en los problemas de comunicación”.
 10.5 Planificación de la Gestión de Riesgos
Salidas
 Matriz de Probabilidad e Impacto:
Combinaciones específicas de probabilidad e impacto que llevan a que un riesgo sea calificado como
de importancia “alta”, “moderada” o “baja”, con la correspondiente importancia para planificar
respuestas.
10.5 Planificación de la Gestión de Riesgos

Salidas
 Tolerancias Revisadas de los Interesados
 Formatos de Informe
 Seguimiento
 10.6 Identificación de Riesgos
 Identificar los riesgos que puedan ocurrir.
 Determinar cuáles podrían afectar los objetivos del proyecto y
documentar sus características.
 Participan el equipo, cliente, sponsor, expertos, usuarios.
 Es un proceso iterativo porque se pueden descubrir nuevos riesgos
a medida que el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida.

Los riesgos pueden ser identificados durante cualquier parte

del proyecto, y deben participar todos los involucrados.

Cualquier riesgo omitido al inicio puede ser más complicado

tratarlo más adelante.
 10.6 Identificación de Riesgos

Entradas:
 Factores Ambientales de la empresa
 Activos de los Procesos de la Organización
 Enunciado del Alcance del Proyecto
 Plan de Gestión de Riesgos
 Plan de Gestión del Proyecto
 10.6 Identificación de Riesgos
Herramientas y Técnicas:
 Revisiones de Documentación: de todo el proyecto.
 Técnicas de Recopilación de Información
Tormenta de Ideas
 10.6 Identificación de Riesgos
Herramientas y Técnicas:
 Técnicas de Recopilación de Información
1. Técnica Delphi: Consenso de expertos en forma anónima.
2. Entrevistas
3. Identificación de la Causa
4. Análisis DAFO (FODA en inglés)

 Análisis mediante Listas de Control: también usar el nivel más bajo de la

RBS.
 Análisis de Asunciones: carácter inexacto, inconsistente o incompleto.
 10.6 Identificación de Riesgos
Herramientas y Técnicas:
 Técnicas de Diagramación
1. Diagrama de causa efecto (diagrama de Ishikawa, diagrama espina de
pescado)
 10.6 Identificación de Riesgos

Herramientas y Técnicas:
 Técnicas de Diagramación
1. Diagrama de flujo o de sistemas
 10.6 Identificación de Riesgos
Herramientas y Técnicas:
 Técnicas de Diagramación
1. Diagrama de influencias
 10.6 Identificación de Riesgos
Salidas:
 Registro de Riesgos
1. Lista de riesgos identificados
2. Lista de posibles respuestas
3. Causas de los riesgos
4. Categorías de riesgos actualizadas

Regla práctica para declaración del riesgo:

Declaración del riesgo:
Debido a <causa concreta>, <evento incierto / riesgo> podría ocurrir, que llevaría a
<efecto en el objetivo>.
Ejemplos:
1. “Como consecuencia de usar hardware nuevo, errores inesperados en el sistema
de integración podrían ocurrir, que llevarían a un gasto excesivo en el proyecto”.
2. “Ya que nuestra organización nunca ha hecho un proyecto como éste, podríamos
entender mal las necesidades del cliente, y nuestra solución no alcanzaría los
criterios de desempeño definidos”.
 10.7 Análisis Cualitativo de Riesgos

 Incluye los métodos para priorizar los riesgos identificados, para

una mayor acción (análisis cuantitativo, respuesta a riesgos).
 Considera la importancia en la calidad de la información.

Es un análisis subjetivo:
La probabilidad de ocurrencia de un riesgo puede ser:
bajo, medio, alto; o escala del 1 al 10.
El impacto de la ocurrencia de un riesgo puede ser:
bajo, medio, alto; o escala del 1 al 10.
 10.7 Análisis Cualitativo de Riesgos
Entradas:
 Activos de los Procesos de la Organización
 Enunciado del Alcance del Proyecto
 Plan de Gestión de Riesgos
 Registro de Riesgos
Herramientas y Técnicas:
 Evaluación de Probabilidad e Impacto de los Riesgos: pueden
ser evaluados en reuniones, entrevistas a personas familiarizadas con las
categorías de los riesgos.
 Matriz de Probabilidad e Impacto
 10.7 Análisis Cualitativo de Riesgos

Herramientas y Técnicas:
 Evaluación de la Calidad de los Datos sobre Riesgos:
grado de utilidad (entendimiento, exactitud, fiabilidad, integridad).
 Categorización de Riesgos: por fuentes, fases del proyecto,
causas comunes.
 Evaluación de la Urgencia de los Riesgos: requieren
respuesta a corto plazo.
 10.7 Análisis Cualitativo de Riesgos
Salidas:
 Registro de Riesgos (actualizaciones)
1. Lista de prioridades o clasificaciones relativas de los riesgos
2. Riesgos agrupados por categorías
3. Lista de riesgos que requieren respuesta a corto plazo
4. Lista de riesgos que requieren análisis y respuesta adicionales
5. Lista de supervisión de riesgos de baja prioridad
6. Tendencias en los resultados del análisis cualitativo de riesgos
 10.8 Análisis Cuantitativo de Riesgos

 Analizar numéricamente la probabilidad de cada riesgo y sus

consecuencias en los objetivos del proyecto, y la magnitud del
riesgo total.
 También presenta un método cuantitativo para tomar decisiones en
caso de incertidumbre, usando técnicas como la simulación Monte
Carlo y el análisis mediante árbol de decisiones.
 10.8 Análisis Cuantitativo de Riesgos

Entradas:
 Activos de los Procesos de la Organización
 Enunciado del Alcance del Proyecto
 Plan de Gestión de Riesgos
 Registro de Riesgos
 Plan de Gestión del Proyecto
1. Plan de gestión del cronograma del proyecto
2. Plan de gestión de costos del proyecto
 10.8 Análisis Cuantitativo de Riesgos
Herramientas y Técnicas:
 Técnicas de Recopilación y Representación de Datos
1. Entrevistas

2. Distribuciones de probabilidad

3. Juicio de Expertos
 10.8 Análisis Cuantitativo de Riesgos
Herramientas y Técnicas:
 Técnicas de Análisis Cuantitativo de Riesgos y Modelado
1. Análisis de sensibilidad
2. Análisis del valor monetario esperado

Paquete de Probabilidad Impacto Valor

trabajo Monetario
Esperado
X 15% S/. 12,000 S/. 1,800

Y 25% S/. 36,000 S/. 9,000

Z 74% S/. 46,000 S/. 34,040

 10.8 Análisis Cuantitativo de Riesgos
Herramientas y Técnicas:
 Técnicas de Análisis Cuantitativo de Riesgos y Modelado
3. Análisis mediante árbol de decisiones
 10.8 Análisis Cuantitativo de Riesgos

Herramientas y Técnicas:
 Técnicas de Análisis Cuantitativo de Riesgos y Modelado
4. Modelado y Simulación
 10.8 Análisis Cuantitativo de Riesgos

Salidas:
 Registro de Riesgos (actualizaciones)
1. Análisis probabilístico del proyecto
2. Probabilidad de lograr los objetivos de costo y tiempo
3. Tendencias en los resultados del análisis cuantitativo de riesgos
 10.9 Planificación de la Respuesta a los
Riesgos

 Desarrollar opciones y determinar acciones.

 Reducir amenazas a objetivos del proyecto.
 Mejorar las oportunidades.
 Identificar responsables para cada respuesta.
 Asegurar la eficacia de las respuestas que determina el nivel de
riesgo del proyecto.
 Asegurar una respuesta proporcional a la severidad.
 Evaluar las múltiples opciones que pueden existir.
 10.9 Planificación de la Respuesta a los
Riesgos
Entradas:
 Plan de Gestión de Riesgos
 Registros de Riesgos
Herramientas y Técnicas:
 Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas
1. Evitar: ampliar cronograma, reducir alcance.
2. Transferir: contratos de precio fijo, seguros.
3. Mitigar: la probabilidad y/o el impacto.
 Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades
1. Explotar: asignar recursos talentosos para reducir tiempo.
2. Compartir: asociaciones de riesgo conjunto, joint venture.
3. Mejorar: facilitar o fortalecer la causa de la oportunidad.
 Estrategias común ante Amenazas y Oportunidades
1. Aceptar: pasiva no requiere acción alguna, activa considera
reservas de contingencias y gestión.
 Estrategias de Respuestas para Contingencias
 10.10 Planificación de la Respuesta a
los Riesgos
Salidas:
 Registro de Riesgos (actualizaciones)
1. Riesgos residuales: permanecen después de la planificación de los
riesgos.
2. Planes de contingencia: acciones específicas si las oportunidades o
amenazas ocurren.
3. Propietario de la respuesta la riesgo: recomendable un stakeholder.
4. Riesgos secundarios: incluidos en la planificación de la respuesta a los riesgos,
se crean por la implementación de las estrategias.
5. Desencadenadores de riesgos o trigger: señales de alerta de ocurrencia del
riesgo.
6. Planes alternativos: se toman si el plan de contingencia no es efectivo o no
funciona.
7. Reservas de contingencias y de gestión.
 Plan de Gestión del Proyecto (actualizaciones)
 Acuerdos Contractuales relacionados con el Riesgo
 10.11 Seguimiento y Control de Riesgos

 Determinar si:
1. Las asunciones del proyecto aún son válidas.
2. El riesgo, según fue evaluado, ha cambiado de su estado anterior, a través
del análisis de tendencias.
3. Se están siguiendo políticas y procedimientos de gestión de riesgos
correctos.
4. Las reservas para contingencias de coste o cronograma deben modificarse
para alinearlas con los riesgos del proyecto.
10.11 Seguimiento y Control de Riesgos
Entradas:
 Plan de Gestión de Riesgos
 Registros de Riesgos
 Solicitudes de Cambio Aprobadas
 Información sobre el Rendimiento del Trabajo
 Informes de Rendimiento
Herramientas y Técnicas:
 Reevaluación de los Riesgos
 Auditorías de los Riesgos
 Análisis de Variación y de Tendencias
 Medición del Rendimiento Técnico
 Análisis de Reserva
 Reuniones sobre el Estado de la Situación
 10.11 Seguimiento y Control de Riesgos

Salidas:
 Registro de Riesgos (actualizaciones)
1. Resultados de las reevaluaciones, auditorías y revisiones periódicas, cerrar
riesgos que ya no sean aplicables.
2. Resultados reales de los riesgos y de las respuestas a los riesgos.
 Cambios Solicitados
 Acciones Correctivas Recomendadas
 Acciones Preventivas Recomendadas
 Activos de los Procesos de la Organización (actualizaciones)
 Plan de Gestión del Proyecto (actualizaciones)