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TECNICAS Y

HERRAMIENTAS PARA LA
ADMINISTRACION DE
PROYECTOS

UNIDAD 1
Introduccin a la Administracin
de Proyectos

1.1

Definicin de proyectos.

Qu es un proyecto?
Si hacemos uso del Diccionario de la Real Academia

Espaola de la Lengua encontramos, entre otras, las


siguientes definiciones de proyecto:

Representado en perspectiva
Planta y disposicin que se forma para un tratado o para la

ejecucin de una cosa de importancia, anotando y


extendiendo todas las circunstancias importantes que
deben concurrir para su logro.

Designio o pensamiento de ejecutar algo


Conjunto de escritos, clculos y dibujos que

se hacen para dar idea de cmo ha de ser y lo


que ha de constar una obra de arquitectura o
ingeniera.
Entonces Qu es un Proyecto?
Combinacin de recursos, humanos y no
humanos, reunidos en una organizacin
temporal para conseguir un propsito
determinado.
(David I. Cleland y Willian R. King, 1975)
Dicho de otra manera.
Proyecto es un esfuerzo temporal
encaminado a crear un producto o
servicio nico

1.2Caractersticas de los proyectos.


De acuerdo con antecedente del Project Management

Institute (PMI), las caractersticas de un proyecto son:


El Project Management Institute (PMI) es una organizacin

internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales


relacionados con la Gestin de Proyectos. Desde
principios de 2011, es la ms grande del mundo en su
rubro, dado que se encuentra integrada por ms de
380.000 miembros en cerca de 170 pases.
Sus principales
objetivos son:
Formular estndares profesionales en Gestin de
Proyectos.
Generar conocimiento a travs de la investigacin.
Promover la Gestin de Proyectos como profesin a travs
de sus programas de certificacin.

Caractersticas
La capacidad de prestar un servicio

como, por ejemplo, las funciones del negocio


que respaldan la produccin o la distribucin.
Un resultado como, por ejemplo, salidas o

documentos. Por ejemplo, de un proyecto de


investigacin se obtienen conocimientos que
pueden usarse para determinar si existe o no
una tendencia o si un nuevo proceso
beneficiar a la sociedad.

La singularidad es una caracterstica no tan

importante de los productos entregables de


un proyecto. Por ejemplo, se han construido
dos edificios de oficinas, pero cada edificio
individual es nico: diferente propietario,
diferente diseo, diferente ubicacin,
diferente contratista, etc. La presencia de
elementos repetitivos no cambia la condicin
fundamental, nica de manejo y propsitos de
un proyecto.

Elaboracin gradual: La elaboracin

gradual no es una buena caracterstica de los


proyectos que acompaa a los conceptos de
temporal y nico. Elaboracin gradual
significa desarrollar en pasos e ir avanzando
mediante incrementos. Por ejemplo, el
alcance de un proyecto se define de forma
general al comienzo del proyecto, y se hace
ms explcito y detallado a medida que el
equipo del proyecto desarrolla un mejor
y ms completo entendimiento de los
objetivos y de los productos entregables.
La elaboracin gradual no debe
confundirse con la corrupcin del
alcance.

1.3Elementos fundamentales de los proyectos.

La Dimensin Tcnica, que depender de la

naturaleza del proyecto y de los conocimientos


tcnicos y cientficos tanto del proyectista como del
ejecutor del proyecto
La Dimensin Humana, puesto que ser necesario

coordinar a un grupo de personas y donde influirn


decisivamente las relaciones humanas y el liderazgo
del jefe de proyecto.
La Dimensin de Gestin, que necesitar la

aplicacin de una serie de metodologas y tcnicas de


organizacin y gestin, que aseguren por parte del
jefe de proyecto y su equipo, la consecucin de los
objetivos del proyecto.

Objetivos del proyecto

El objetivo del proyecto es siempre triple:


resultado, coste y plazo.

CARACTER O ROL DE UN PROYECTO.

EMPRESARIAL O PRIVADO: Si la decisin final de su

realizacin se hace sobre la bases de una demanda


capaz de pagar el precio del bien o servicio que
producir el proyecto.
SOCIALES: Si la decisin final del de su realizacin

se hace sobre la bases de una necesidad de ciertos


grupos de la poblacin, que se busca satisfacer por
razones polticas, econmicas, sociales o morales.

Tipo de proyecto.

1.4

Ciclo de Vida del proyecto.

Podemos definir el Ciclo de vida del Proyecto

como las distintas fases que de forma


secuencial y en el tiempo todo Proyecto
transita, desde la idea inicial hasta la
conclusin de todas las actividades del
Proyecto.
En general hablaremos de Concepcin,

Desarrollo,
Finalizacin.

Implementacin

1.5

Ciclo de vida del trabajo del proyecto

1.6 QUE ES LA

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?

La administracin de proyectos es el proceso

de planear, organizar y administrar tareas y


recursos para alcanzar un objetivo concreto,
generalmente con delimitaciones de tiempo,
recursos o costo.

Un plan de proyecto puede ser sencillo, por

ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de


comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O
puede ser complejo, por ejemplo, miles de
tareas y recursos, y un presupuesto del
proyecto de millones.

La mayora de los proyectos comparten

actividades comunes, como la divisin del


proyecto en tareas de fcil manejo, la
programacin de las tareas, la comunicacin
entre los miembros del equipo y el
seguimiento de las tareas a medida que
progresa el trabajo.

Ventajas
Mejor control sobre la gestin y
administracin de los recursos, costos y
actividades
Soporte para la toma de mejores decisiones
Los procesos estandarizados aseguran:
Fiabilidad en los resultados y aplicaciones, y
asignacin controlada de recursos; esto se
traduce en: incremento de la eficiencia,
reduccin del trabajo duplicado y disminucin
de costos
Puede propiciar una mejor comunicacin
interna y garantizar alineacin organizacional
Mejorar la planeacin estratgica, mediante
una adecuada gestin de cartera

Puede fomentar el profesionalismo y la

madurez en la gestin de proyectos


Incentivar el aprendizaje organizacional
Reduccin de errores y fallos de proyectos
considerando: las lecciones aprendidas,
personal mejor capacitado, una atmsfera
positiva y respaldo a los gerentes de
proyectos.
Facilita la administracin de proyectos,
proporciona visibilidad de los proyectos que
estn siendo gestionados

Desventajas
Pueden agregar capas de burocracia lo cual puede

obstaculizar un funcionamiento gil, debido a la


aplicacin formal de metodologas de gerencia de
proyectos
Marginacin de la carrera de los miembros, si es que
estos no son vistos como fundamentales para la
organizacin o si la oficina no se considera como un
componente principal
Su trabajo puede ser obstaculizado por la dificultad de
mantener la atencin y apoyo ejecutivo
Percepcin de que los beneficios de la implementacin
ahora son a largo plazo
Aparicin de conflictos por la introduccin de un nuevo
grupo que disputar el poder con grupos ya establecidos
en la organizacin.

1.7 OBJETIVOS FUNDAMENTALES


DEL ADMINISTRADOR DEL
PROYECTO.

QUE ES UN ADMINISTRADOR PROY

Administrador de proyectos:

Puede ser definido como el individuo que


cumple con la tarea de integrar los
esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin
exitosa de u proyecto especifico. Esta
persona enfrenta un conjunto de
circunstancias nico en cada proyecto.

La clave para empezar con xito un

proyecto es que tengamos los trminos


de referencia bien establecidos. Para
ello, debemos conocer la autoridad y el
patrocinador, los objetivos, el mbito, las
restricciones, los costes y /o
presupuesto, los recursos, las entregas,
las fases del proyecto, las estrategias,
riesgos, hiptesis, roles y
responsabilidades.

Podemos decir que las principales

razones para el establecimiento de


objetivos son:
Proporcionar una direccin
Enfocar los resultados
Permitir que se lleven a cabo los planes
Priorizar y organizar el trabajo
Motivar al personal
Comunicar el propsito del proyecto
Permitir que se reconozca el xito

En general, los objetivos deben ser:


Coherentes y alineados con los objetivos

de la organizacin
Mensurables en trminos de
Calidad
Cantidad
Tiempo

Coste
Alcanzables
Consistentes
Fciles de entender

Se trata de conocer el quin, dnde,

cmo y qu del proyecto. Un marco bien


definido evitar tratar de resolver
problemas equivocados o perder el
tiempo en cosas poco relevantes.

1.8
reas de
conocimiento del
administrador de
proyectos.

ElPMBOKes una coleccin deprocesosy

reas de conocimiento generalmente


aceptadas como las mejores prcticas dentro
de lagestin de proyectos.

El 'PMBOK' reconoce 5 grupos de procesos

bsicos y 10 reas de conocimiento comunes


a casi todos los proyectos.

reas de Conocimiento.

Las diez reas del conocimiento mencionadas


en el PMBOK son:
1. Gestin de la Integracin del
Proyecto:
Incluye los procesos y actividades necesarios
para identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar los diversos procesos y actividades
de la direccin de proyectos dentro de los
grupos de procesos de direccin de proyectos.
2. Gestin del Alcance del Proyecto:
Incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo (y
nicamente todo) el trabajo requerido para
completarla con xito.

3. Gestin del Tiempo del Proyecto:

Incluye los procesos requeridos para


administrar la finalizacin del proyecto a
tiempo.
4. Gestin de los Costos del Proyecto:
Incluye los procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo
que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.
5. Gestin de la Calidad del Proyecto:
Incluye los procesos y actividades de la
organizacin ejecutante que determinan
responsabilidades, objetivos y polticas de
calidad a fin de que el proyecto satisfaga las
necesidades por la cuales fue emprendido.

6. Gestin de los Recursos Humanos del

Proyecto:
Incluye los procesos que organizan, gestionan y
conducen el equipo del proyecto.
7. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto:
Incluye los procesos requeridos para garantizar que la
generacin, la recopilacin, la distribucin, el
almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final
de la informacin del proyecto sean adecuados,
oportunos y entregada a quien corresponda
(interesados del proyecto o stakeholders).
8. Gestin de los Riesgos del Proyecto:
Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la
planificacin de la gestin, identificacin, el anlisis, la
planificacin de respuesta a los riesgos, as como su
monitoreo y control en un proyecto.

9. Gestin de las Adquisiciones del

Proyecto:
Incluye los procesos de compra o adquisicin
de los productos, servicios o resultados que es
necesario obtener fuera del equipo del
proyecto.
10. Gestin de los Interesados del
Proyecto:
Incluye los procesos involucrados en
identificar a los interesados del proyecto o
stakeholders, as como la planificacin,
gestin y control de sus expectativas sobre el
proyecto.

1.9 Grupo de procesos de la administracin de


proyectos.

Los 5 grupos bsicos de procesos son:


1. Iniciacin:

Define y autoriza el proyecto o una fase del


mismo. Est formado por dos procesos.
2. Planificacin:
Define, refina los objetivos y planifica el curso
de accin requerido para lograr los objetivos y
el alcance pretendido del proyecto. Est
formado por veinte procesos.

3. Ejecucin:

Compuesto por aquellos procesos realizados


para completar el trabajo definido en el plan a
fin de cumplir con las especificaciones del
mismo. Implica coordinar personas y recursos,
as como integrar y realizar actividades del
proyecto en conformidad con el plan para la
direccin del proyecto. Est formado por ocho
procesos.
4. Seguimiento y Control:
Mide, supervisa y regula el progreso y
desempeo del proyecto, para identificar
reas en las que el plan requiera cambios.
Est formado por diez procesos.

5. Cierre:

Formaliza la aceptacin del producto, servicio


o resultado, y termina ordenadamente el
proyecto o una fase del mismo. Est formado
por dos procesos.

1.10 TRABAJO DE GRUPO DE PROCESOS EN


TIEMPO Y CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS.