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Ciclo Académico 2019 - 2

PROJECT MANAGEMENT

Unidad 3

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS,


COMUNICACIONES Y RIESGOS DEL PROYECTO

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Ciclo Académico 2019 - 2

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS, COMUNICACIONES


Y RIESGOS DEL PROYECTO

Semana 11

Gestión de riesgos en el Proyecto

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Contenidos de la Semana 11

• Gestión de riesgos en el Proyecto.


• Identificación de riesgos.
Contenidos • Análisis cuantitativo de los riesgos.
conceptuales: • Análisis cualitativo de los riesgos.
• Planes para mitigar los riesgos.
• Seguimiento y control de los riesgos.

Contenidos • Identificación de actividades críticas.


procedimentales: • Responsabilidades para el control de los riesgos.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

La Gestión de los Riesgos del


Proyecto incluye los procesos
para llevar a cabo la
planificación de la gestión
de riesgos, así como la
identificación, análisis,
planificación de respuesta
y control de los riesgos de
un proyecto.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

Ejemplo de riesgo

La agencia que otorga el permiso pueda tardar más de lo previsto en


emitir el permiso. Si se produjese este evento incierto, podría haber un
impacto en el alcance, el costo, el cronograma, la calidad o el
desempeño del proyecto.

“Retraso en el proyecto debido a un retraso en la entrega del permiso por


parte de la agencia encargada”

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

Objetivos de la gestión de riesgos

 Aumentar la probabilidad y el impacto de


los eventos positivos.

 Disminuir la probabilidad y el impacto de


los eventos negativos en el proyecto.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

Procesos de la Gestión de riesgos del Proyecto


Área de Grupo de Grupo de procesos de Grupo de Grupo de Grupo de
Conocimiento procesos de Planificación procesos de procesos de proceso de
inicio Ejecución Monitoreo y cierre
Control
• Planificar la Gestión de • Controlar los
los Riesgos. Riesgos
• Identificar los Riesgos.
• Realizar el Análisis
Gestión de Cualitativo de Riesgos.
Riesgos del • Realizar el Análisis
Proyecto Cuantitativo de
Riesgos.
• Planificar la Respuesta
a los Riesgos

La gestión de riesgos del Proyecto comprende la ejecución de estos 6 procesos

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

Proceso “Planificar la Gestión de los Riesgos”

ENTRADA TÉCNICAS Y SALIDA


1. Plan para la dirección
HERRAMIENTAS 1. Plan de gestión de los
del proyecto 1. Técnicas analíticas riesgos.
2. Acta de constitución 2. Juicio de expertos
del proyecto 3. Reuniones
3. Registro de
interesados
4. Factores ambientales
de la empresa
5. Activos de los
procesos de la
organización

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

Plan de Gestión de los Riesgos


Metodología Define los enfoques, las herramientas y las fuentes Definiciones de se definan distintos niveles de probabilidad e
de datos que se utilizarán para llevar a cabo la impacto de los riesgos, específicos para el
gestión de riesgos en el proyecto probabilidad e contexto del proyecto
impacto de los
Roles y Define el líder, el apoyo y los miembros del equipo
riesgos
responsabilidades de gestión de riesgos para cada tipo de actividad
del plan de gestión de los riesgos
Matriz de es una cuadrícula para vincular la probabilidad de
ocurrencia de cada riesgo con su impacto sobre
Presupuesto Estima, sobre la base de los recursos asignados, probabilidad e los objetivos del proyecto en caso de que ocurra
los fondos necesarios para su inclusión en la línea
base de costos impacto dicho riesgo

Calendario Define cuándo y con qué frecuencia se llevarán a Revisión de las


cabo los procesos de gestión de riesgos a lo largo tolerancias de
del ciclo de vida del proyecto
los interesados
Categorías de Proporcionan un medio para agrupar las causas
riesgo potenciales de riesgo. Una estructura de desglose Seguimiento documenta cómo se registrarán las actividades de
de riesgos (RBS) ayuda al equipo del proyecto gestión de riesgos

Formatos de los definen cómo se documentarán, analizarán y


comunicarán los resultados del proceso de gestión
informes de riesgos.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

Ejemplo de estructura de desglose de riesgos (RBS)

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto
Ejemplo de definición de Escalas de Impacto
CONDICIONES DEFINIDAS PARA LAS ESCALAS DE IMPACTO DE UN RIESGO SOBRE LOS
PRINCIPALES OBJETIVOS DEL PROYECTO
(Sólo se muestran ejemplos para impactos negativos)
 

Se muestran escalas relativas o numéricas


 Objetivo del
Proyecto          
Muy bajo /0,05 Bajo /0,10 Moderado /0,20 Alto /0,40 Muy alto /0,80

 
Aumento del costo Aumento del Aumento del costo Aumento del costo Aumento del costo
Costo insignificante costo < 10% del 10 - 20% del 20 - 40% > 40%

 
Aumento del tiempo Aumento del tiempo Aumento del tiempo Aumento del tiempo Aumento del tiempo
Tiempo insignificante < 5% del 5 - 10% del 10 - 20% > 20%

 
Reducción del El elemento final
Disminución del alcance Áreas secundarias del Áreas principales del alcance inaceptable del proyecto es
Alcance apenas perceptible alcance afectadas alcance afectadas para efectivamente
el patrocinador inservible

  Degradación de la Sólo se ven afectadas La reducción de la Reducción de la El elemento final


calidad requiere la dell proyecto es
Calidad calidad apenas las aplicaciones muy aprobación del calidad inaceptable efectivamente
perceptible exigentes patrocinador para el patrocinador inservible
Esta tabla muestra ejemplos de definiciones del impacto de los riesgos para cuatro objetivos diferentes del proyecto. Deben adaptarse al
proyecto individual y a los umbrales de riesgo de la organización durante el proceso de Planificación de la Gestión de los Riesgos.
De forma similar, pueden desarrollarse definiciones del impacto para las oportunidades.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Identificación de riesgos

Proceso “Identificar los Riesgos”

ENTRADA TÉCNICAS Y SALIDA


1. Plan de gestión de los riesgos HERRAMIENTAS 1. Registro de riesgos
2. Plan de gestión de los costos
1. Revisiones a la
3. Plan de gestión del cronograma
4. Plan de gestión de la calidad documentación
5. Plan de gestión de los recursos 2. Técnicas de recopilación
humanos de información
6. Línea base del alcance 3. Análisis con lista de
7. Estimaciones de los costos de las verificación
Actividades.
4. Análisis de supuestos
8. Estimación de la duración de las
actividades 5. Técnicas de diagramación
9. Registro de interesados 6. Análisis FODA
10.Documentos del proyecto 7. Juicio de expertos
11.Documentos de las adquisiciones
12.Factores ambientales de la
empresa
13.Activos de los procesos de la
organización

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Identificación de riesgos

Proceso “Identificar los Riesgos”

Identificar los Riesgos es el


proceso de determinar los
riesgos que pueden afectar
al proyecto durante todo su
ciclo de vida, y documentar
sus características.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Identificación de riesgos

Técnicas de recopilación de información


Tormenta de ideas
• Bajo el liderazgo de un facilitador, se generan ideas acerca de los riesgos del proyecto, ya sea en
una sesión tradicional, o en una sesión estructurada donde se utilizan técnicas de entrevista
masiva
Técnica Delphi
• Un facilitador utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los riesgos importantes del
proyecto. Los expertos en riesgos del proyecto participan en esta técnica de forma anónima.
Entrevista
• Se hacen a los participantes experimentados del proyecto, a los interesados y a los expertos en la
materia ayuda a identificar los riesgos.
Análisis de causa raíz
• Técnica específica para identificar un problema, determinar las causas subyacentes que lo
ocasionan y desarrollar acciones preventivas

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Identificación de riesgos

Técnicas de Diagramación

Diagramas de causa y efecto


Las técnicas de
diagramación de
Diagramas de flujo de procesos o de sistemas
riesgos pueden
incluir:
Diagramas de influencias

Ver más
detalles

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Identificación de riesgos

Ejemplo de riesgos identificados


Código Riesgo Categoría Disparador Causa
R001 No alcanzar los Gestión del Rechazo de los Falta de una
objetivos del proyecto Proyecto entregables de metodología y
debido a una mala proyecto. experiencia en
definición del alcance BPM.
R002 Retraso en el Diseño e Demora en el Falta de
desarrollo de la Implementación desarrollo de la capacitación y
solución debido a la solución. experiencia en
falta de experiencia BPM.
en soluciones BPM
R003 Retraso en las pruebas Pruebas de Demora en las No se cuenta
debido a no Certificación pruebas. con la
disponibilidad de los infraestructura
ambientes requeridos inicial.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Análisis cualitativo de los riesgos

Proceso “Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos”

ENTRADA TÉCNICAS Y SALIDA


1. Plan de gestión de los HERRAMIENTAS 1. Actualizaciones a los
riesgos 1. Evaluación de documentos del
2. Línea base del alcance probabilidad e impacto de
los riesgos
proyecto
3. Registro de riesgos
2. Matriz de probabilidad e
4. Factores ambientales de impacto
la empresa 3. Evaluación de la calidad
5. Activos de los procesos de los datos sobre riesgos
de la organización 4. Categorización de riesgos
5. Evaluación de la urgencia
de los riesgos
6. Juicio de expertos

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Análisis cualitativo de los riesgos

Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos


Consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y
combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.
SEVERIDAD = PROBABILIDAD x IMPACTO
Probabi
Amenazas Oportunidades
lidad
0,90 0,05 0,09 0,18 0,36 0,72 0.72 0,36 0,18 0,09 0,05
         
0,70 0,04 0,07 0,14 0,28 0,56
0,56 0,28 0,14 0,07 0,04
         
0,50 0,03 0,05 0,10 0,20 0,40
0,40 0,20 0,10 0,05 0,03
         
0,30 0,02 0,03 0,06 0,12 0,24
0,24 0,12 0,06 0,03 0,02
0,10 0,01 0,01 0,02 0,04 0,08  0,08  0,04  0,02  0,01  0,01
0,05 0,10 0,20 0,40 0,80 0,80 0,40 0,20 0,10 0,05
 Impacto Moderad Moderad
Muy Bajo Bajo o Alto Muy Alto Muy Alto Alto o Bajo Muy Bajo

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Análisis cualitativo de los riesgos

Ejemplo de categorización de Riesgos


Cód. Riesgo Categoría Disparador Causa Prob. Imp.
R001 No alcanzar los Gestión del Rechazo de los Falta de una 0.7 0.8
objetivos del proyecto Proyecto entregables de metodología y
debido a una mala proyecto. experiencia en
definición del alcance BPM.

R002 Retraso en el Diseño e Demora en el Falta de 0.5 0.2


desarrollo de la Implementa desarrollo de la capacitación y
solución debido a la ción solución. experiencia en
falta de experiencia en BPM.
soluciones BPM

R003 Retraso en las pruebas Pruebas de Demora en No se cuenta con la 0.3 0.1
debido a no Certificación las pruebas. infraestructura
disponibilidad de los inicial.
ambientes requeridos

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Análisis cuantitativo de los riesgos

Proceso “Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos”

ENTRADA TÉCNICAS Y SALIDA


1. Plan de gestión de los HERRAMIENTAS 1. Actualizaciones a los
riesgos 1. Técnicas de documentos del
2. Plan de gestión de los recopilación y proyecto
costos representación de
3. Plan de gestión del datos
cronograma 2. Técnicas de análisis
4. Registro de riesgos cuantitativo de riesgos
5. Factores ambientales de y de modelado
la empresa 3. Juicio de expertos
6. Activos de los procesos
de la organización

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Análisis cuantitativo de los riesgos
Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
Es analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos
generales del proyecto, con lo cual se genera información cuantitativa sobre los riesgos para
apoyar la toma de decisiones y reducir la incertidumbre.

Las principales técnicas y herramientas para este análisis son:

 Análisis de sensibilidad; el cual ayuda a determinar qué riesgos tienen el mayor impacto
potencial en el proyecto
 Análisis del valor monetario esperado (EMV); es un concepto estadístico que calcula el
resultado promedio cuando el futuro incluye escenarios que pueden ocurrir o no (es decir,
análisis bajo incertidumbre).
 Modelado y simulación; traduce las incertidumbres detalladas especificadas para el proyecto
en su impacto potencial sobre los objetivos del mismo.
 Juicio de Expertos

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Análisis cuantitativo de los riesgos
Análisis del valor monetario esperado (EMV)
Árbol de Decisión CASO: La compañía ABC debe decidir entre actualizar o
• Sirve para analizar construir un sistema. En base a la información del
eventos futuros con diagrama, ¿qué decisión debería tomar la compañía y
el objetivo de tomar cuál sería el Valor Monetario Esperado (EMV) de
decisiones en el aquella decisión?
presente.
• Utiliza el cálculo
del valor
monetario
esperado (EMV)
• Los costos pueden
aparecer en
cualquier parte del
árbol

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Análisis cuantitativo de los riesgos

Ejemplo de análisis del valor monetario esperado (EMV)


30
Éxit
%
Desarrolla o
S/. 300
r S/. 60 000
000 70 Fracaso
%
Desarrollar o S/. 60
Tercerizar 000
60
Éxit
%
Tercerizar o
S/. 300
S/. 120 000 000
40
Fracaso
%
S/. 80
000
EVMDes = -60 000 + (0.3)x300 000 – (0.7)x60 000 = - 12
000
EVMTer =
-120 000 + (0.6)x300 000 – (0.4)x80 000 = 28
ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
000
Planificar la Respuesta a los Riesgos

Proceso “Planificar la Respuesta a los Riesgos”

ENTRADA TÉCNICAS Y SALIDA


1. Plan de gestión de los HERRAMIENTAS 1. Actualizaciones al
riesgos 1. Estrategias para plan para la dirección
2. Registro de riesgos riesgos negativos o del proyecto
amenazas 2. Actualizaciones a los
2. Estrategias para
documentos del
riesgos positivos u
oportunidades proyecto
3. Estrategias de
respuesta a
contingencias
4. Juicio de expertos

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Planes para mitigar los Riesgos

Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas

Implica cambiar el plan para la dirección del proyecto, a fin de eliminar por
completo la amenaza.

Implica trasladar el impacto de una amenaza a un tercero, junto con la


responsabilidad de la respuesta.

Implica actuar para reducir la probabilidad de ocurrencia o impacto de un


riesgo.

Implica reconocer el riesgo y no tomar ninguna medida a menos que el


riesgo se materialice.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Planes para mitigar los Riesgos

Estrategias para riesgos Positivos u Oportunidades


Busca eliminar la incertidumbre asociada con un riesgo a la alza en
particular, asegurando que la oportunidad definitivamente se
concrete.

Implica asignar toda o parte de la propiedad de la oportunidad a un


tercero mejor capacitado para capturar la oportunidad en beneficio
del proyecto.

Se utiliza para aumentar la probabilidad y/o los impactos


positivos de una oportunidad.

Estar dispuesto a aprovechar la oportunidad si se presenta, pero sin


buscarla de manera activa.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Seguimiento y control de los riesgos
Proceso “Controlar los Riesgos”

ENTRADA TÉCNICAS Y SALIDA


1. Plan para la dirección HERRAMIENTAS 1. Información de
del proyecto 1. Reevaluación de los desempeño del trabajo
2. Solicitudes de cambio
2. Registro de riesgos Riesgos
3. Actualizaciones al plan
3. Datos de desempeño 2. Auditorías de los para la dirección del
del trabajo riesgos proyecto
4. Informes de desempeño 3. Análisis de variación y 4. Actualizaciones a los
del trabajo de tendencias documentos del proyecto
4. Medición del 5. Actualizaciones a los
desempeño técnico activos de los procesos
de la organización
5. Análisis de reservas
6. Reuniones

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Bibliografía

1) PMI, 2013. Guía de los Fundamentos para la


dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). 6ta.
Edición
2) Pereña, J. 1996. Dirección y Gestión de Proyectos.
Madrid – España; 2da. Edición.
3) Portal http://www.liderdeproyecto.com

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

Muchas gracias por su atención

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto
Las actitudes de la Organización y de los interesados frente al riesgo

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

Estrategias para enfrentar al riesgo

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Identificación de riesgos

Ejemplo de Diagrama de causa-efecto

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Identificación de riesgos

Ejemplo de Diagrama de flujo de procesos

Estos diagramas muestran


cómo se relacionan entre sí
los diferentes elementos de
un sistema, y el mecanismo
de causalidad.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Identificación de riesgos

Diagrama de influencias
• Rectángulos indican decisiones
o cosas que son controlables.
• Óvalos representan
incertidumbres y
• Rombos representan valores o
las salidas requeridas del
sistema que está siendo
modelado.
• Flechas muestran la forma en
que estos nodos influencian el
uno al otro. Regresar

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
4. Realizar el análisis cuantitativo de riesgos: Herramientas y
Técnicas

1. Técnicas de recopilación y presentación

a. Entrevistas b. Distribuciones de probabilidad

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión Gestión de Gestión de
Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones de Adquisiciones Interesados
Riesgos
37 4. Realizar el análisis cuantitativo de riesgos: Herramientas y Técnicas

2. Técnicas de análisis cuantitativo y modelado


a. Análisis de sensibilidad
b. Análisis de valor monetario esperado
c. Modelado y Simulación

Diagrama con Forma de Tornado


Análisis de Sensibilidad

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión Gestión de Gestión de
Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones de Adquisiciones Interesados
Riesgos
38 4. Realizar el análisis cuantitativo de riesgos: Herramientas y Técnicas

c. Modelado y Simulación: Análisis


de Montecarlo

• Generalmente se hace con un


programa de computadora
• Evalúa el riesgo general del
proyecto
• Brinda la probabilidad de completar el
proyecto en un tiempo y costo dado.
• Explica la forma en que la falta de
certeza se convierte en impacto para
el proyecto.
• Puede usarse para evaluar impacto de
costos y cronograma
• Tiene como resultado la distribución
de probabilidad

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión de Gestión Gestión de Gestión de
Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones de Adquisiciones Interesados
Riesgos
Contenidos de la Semana 11

• Gestión de riesgos en el Proyecto.


• Identificación de riesgos.
Contenidos • Análisis cuantitativo de los riesgos.
conceptuales: • Análisis cualitativo de los riesgos.
• Planes para mitigar los riesgos.
• Seguimiento y control de los riesgos.
Contenidos • Identificación de actividades críticas.
procedimentales: • Responsabilidades para el control de los riesgos.

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Informe 9 sobre el avance de los TIF

1. Plan de gestión de Recursos humanos


1. Organigrama del Equipo del proyecto
2. Roles y responsabilidades
3. Formato de informe sobre desempeño del trabajo
2. Plan de gestión de Comunicaciones

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Informe del TIF para próxima sesión

1. Plan de gestión de riesgos


2. Riesgos identificados
3. Categorización de riesgos identificados
4. Matriz de severidad de riesgos
5. Estrategias para riesgos positivos y negativos

ACREDITACIONES RECONOCIMIENTOS
Gestión de riesgos en el Proyecto

Hasta la próxima sesión!

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