Ministerio de Salud

Programa de Control de Tabaco

Licitación No. 2018LN-000002-00133

“Software para la administración del proceso de planificación a nivel institucional
y sus respectivos planes a nivel estratégico y operativo”

Consorcio IPSUM-GA

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 CONTENIDO

1. Contexto del Proyecto

2. Propuesta de valor

3. IPSUM-Plan

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 1. CONTEXTO

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 Contexto

 Licitación: LN2019-0000002-00133 - “Sistema de Planificación Institucional”.

 Unidad Ejecutora: Unidad de Planificación Institucional

[Unidad de Control de Tabaco y Departamento de Tecnologías de Información y
Comunicación]

 Objetivo General: “Disponer de un sistema de información que permita al Ministerio de Salud gestionar,
controlar, registrar e integrar los procesos de planificación estratégica, planificación operativa,
formulación del presupuesto, valoración de riesgos y su seguimiento, e incorporar planes de mejora del
Programa de control de Tabaco”.

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 Contexto

 Objetivos Específicos:

a) Disponer de un software que soporte los procesos de programación y reprogramación del Plan Estratégico y
el Plan Operativo Institucional que llevan a cabo las instancias administrativas del Ministerio.

b) Disponer de un sistema de información que apoye el proceso de Formulación Presupuestaria, debidamente

vinculado con el Plan Operativo Institucional, en que participan las diferentes instancias del Ministerio.

c) Contar con una herramienta automatizada que apoye el proceso de valoración de riesgos, vinculado a las
facilidades que son soportadas para el proceso de Planificación y Formulación Presupuestaria.

d) Dotar al Ministerio de una plataforma tecnológica integrada que apoye el proceso de Seguimiento y toma de
decisiones en la gestión institucional en que participan las diferentes instancias del Ministerio, considerando
la sistematización de los procesos de: Planificación, Formulación y Valoración de Riesgos del Programa de
Control del Tabaco.

e) Capacitar el usuario final y técnico

2020. iPsumque estarán
Consultores, S.A. a cargo
Todos de la reservados
los derechos administración y operación del sistema. 5
 Contexto

 Sistema informático sobre planificación

Solución tecnológica que administra y soporta la Planificación Estratégica y Operativa de

una Institución, en conjunto con la valoración de riesgos y la formulación del presupuesto,
dentro de los pilares de una gestión moderna.

Constituye una herramienta de planificación que permite avanzar en la permanente construcción del balance
necesario entre la eficiencia económica y la articulación política.

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 Contexto

Formulación Ejecución
Planificación Planificación Análisis de Seguimiento
del física y
Estratégica Operativa Riesgos y Evaluación
Presupuesto financiera

ERP
(Ejecución Financiera)

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 2. PROPUESTA DE VALOR

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 Propuesta de Valor

 Ofrece una ágil y adecuada vinculación de los diferentes componentes de la planificación integral, de acuerdo al
marco normativo vigente en el sector público costarricense; logrando mejorar la gestión y los resultados
asociados.

 En un solo macroproceso se articulan las acciones asociadas a la planificación estratégica, planificación operativa,
formulación del presupuesto, análisis de riesgos, control interno y seguimiento; vinculando la estructura
organizacional y presupuestaria de la organización.

 El macroproceso se ejecuta en armonía a las disposiciones establecidas en las diferentes leyes y decretos
vinculados.

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 Propuesta de Valor

 La definición de una sola ruta de trabajo produce un conjunto de sinergias y simplificaciones para toda la
organización.

 Genera un conjunto de información oportuna para el análisis de múltiples aristas del macroproceso: planificación,
avances, calidad de la ejecución presupuestaria, riesgos institucionales, oportunidad de las medidas de control,
entre otros.

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 Propuesta de Valor

 Mejora Continua: el análisis de riesgos arroja un cúmulo de información acerca de riesgos o eventos sistemáticos
que, potencialmente, pueden afectar el desempeño institucional, tanto en su gestión operativa como en el logro
de sus objetivos.

 Una correcta identificación de los riesgos genera el acercamiento de la planificación integral a la gestión
operativa, promoviendo un análisis de los procesos vinculados o afectados por dichos riesgos. Se promueve,
de esta forma, políticas institucionales orientadas a la mejora continua; interviniendo los modelos
operativos de la UO donde se presentan los riesgos sistemáticos.

 Se promueve una integración del control estratégico con el control operativo; pero, más importante aún, se
propicia una mejora en la gestión institucional mediante políticas holísticas.

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 Propuesta de Valor
Riesgo Riesgo
3 Riesgos Sistemáticos:
1
Riesgo Riesgo • Riesgos Operativos
4 2 • Riesgos Estructurales
Riesgo
4
Riesgo Riesgo Riesgos Operativos: revisión de
1 4
Riesgo Riesgo procesos vinculados –
4 5 indicadores- para determinar
Riesgo nivel de impacto del riesgo y, con
4 ello, necesidad de aplicar
Riesgo medidas correctivas (mejora
6 continua)
Riesgo
5
Riesgos Estructurales: análisis de
estructura o entorno que inciden
en el alcance de los objetivos, con
el fin de valorar medidas a tomar.

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 Propuesta de Valor

Control
Estratégico

Mecanismos de
Seguimiento y
Verificación

Modelos Operativos:
procesos y
Control de procedimientos
Evaluación Recursos y roles
Información

Control de
Gestión

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 Propuesta de Valor

 Se potencializa el logro oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos definidos por la organización, mediante un
programación por etapas, definiendo los responsables de la ejecución, los recursos requeridos, los riesgos
vinculados y sus acciones de control, sumado a un seguimiento orientado a detectar desviaciones o ajustes
necesarios para el éxito institucional.

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 3.

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 DashBoard

Seguimiento y Planificación
Evaluación Estratégica
- Ejecución financiera
por CC y Proyectos.

Ejecución Ejecución del Planes

Plan Operativos
Financiera [ERP]

- Presupuesto Institucional
- Presupuesto por CC y Proyec.
- Plan de Compras Consolidación
Análisis de
del
Riesgos
Presupuesto

Formulación
del
Presupuesto

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 Formulación Consolidación
Planificación Planes Análisis de
del del
Estratégica Operativos Riesgos
Presupuesto Presupuesto

Componentes de la Planificación Estratégica

LosObjetivos
1. Planes Estratégicos Institucionales(OEI).
Estratégicos Institucionales (PEI´s) constituyen un pilar de la Gestión por Resultados
• Mediano
y conllevan layformulación
largo plazo. de  objetivos,  definición de prioridades, asignación de recursos,
• Orientados a incidir sobre eventos no controlados totalmente por la Institución.
 establecimiento de metas, formulación de indicadores, definición de programas y proyectos,
 que permitan
2. Indicadores alcanzar
de los Objetivoslos resultados (productos, efectos e impactos) propuestos en un
Estratégicos Institucionales.
período de tiempo
• Indicadores determinado,  en el marco de una visión de desarrollo de mediano y largo
de impacto.
plazo que definen una ruta hacia la cual se quiere llegar.
3. Estrategia de logro: Planes Estratégicos (PE).
• Conjunto de proyectos e iniciativas orientadas a promover el alcance de los OEI.
• Cada proyecto o iniciativa debe establecer responsabilidades y mediciones.
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 Formulación Consolidación
Planificación Planes Análisis de
del del
Estratégica Operativos Riesgos
Presupuesto Presupuesto

Componentes de la Planificación Operativa

El PlandeOperativo
1. Conjunto proyectos,Institucional
productos y/o(POI) es un
procesos instrumento
a ejecutar deelplanificación
durante año. del corto plazo
• Ejecución
(año) de
que tiene como
proyectos marco
e iniciativas de referencia
establecidos desde loslos diversos
planes planes estratégicos de la
estratégicos.
• Institución,
Proyectos o productos propios de
el cual permite a la
lagestión de la unidadplasmar
administración organizacional.
anualmente sus metas y desafíos
con estrecha relación con el presupuesto institucional.
2. Cada proyecto o iniciativa dispone de un plan de trabajo.
• Conjunto de tareas para el cumplimiento del proyecto/producto, definiendo plazo y responsable.

3. Cada proyecto o iniciativa dispone de, al menos, un indicador.

• Indicadores para medir logro del proyecto/producto con programación intra e interanual.

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 Formulación Consolidación
Planificación Planes Análisis de
del del
Estratégica Operativos Riesgos
Presupuesto Presupuesto

Componentes del Análisis de Riesgos (nivel estratégico y operativo)

1. La gestión de
Valoración de riesgos incluye
todos los los que
eventos procesos
puedenrelacionados con ladel
afectar el logro planificación de la gestión de riesgos
proyecto/producto.
• Determinación
(identificación y análisis deeventos,
de los riesgos), las respuestas
causas a ellos y el seguimiento y control dentro de un plan,
y consecuencias.
• Medición
producto del evento
o proyecto. La por medio de
finalidad de probabilidad e impacto.
ello es maximizar las probabilidades y consecuencias de sucesos
positivos y minimizar las probabilidades y consecuencias de sucesos adversos a los objetivos de la
2. Establecimiento de las actividades de control para atender los riesgos determinados.
Institución.
• Registro de la estrategia de atención, actividad y responsable de ejecución.

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 Formulación Consolidación
Planificación Planes Análisis de
del del
Estratégica Operativos Riesgos
Presupuesto Presupuesto

Componentes de la Formulación del Presupuesto

El proceso
1. de Formulación
Designación Presupuestaria
del presupuesto directo deseloscompone de la definición
proyectos/productos de los requerimientos
incorporados en el POI de bienes y
• Bienes
servicios por cada Centrorequeridos
y servicios de Costo,directamente
de acuerdopara
a laselmetas establecidas
logro de en el POI, consolidados
cada proyecto/producto del POI. a nivel de
subpartidas y partidas presupuestarias y la estimación de los requerimientos presupuestarios por
2. Designación del presupuestoconcepto
indirectode remuneraciones
requerido al personal.
para la gestión ordinaria del Centro de Costo.
• Bienes y servicios requeridos para la gestión organizacional y que no tienen relación directa con los
proyectos/productos
Representa, del POI.
por tanto, la designación de las necesidades presupuestarias (insumos) para el logro de los
objetivos institucionales a corto plazo (anual).
3. Presupuesto por concepto de remuneraciones.
• Recursos requeridos para el pago de los salarios del equipo de trabajo Institucional (iteraciones).

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 Formulación Consolidación
Planificación Planes Análisis de
del del
Estratégica Operativos Riesgos
Presupuesto Presupuesto

Componentes de la Consolidación de Presupuesto

1. Sumatoria de los requerimientos presupuestarios solicitados por los Programas Presupuestario más la
estimación por concepto de Remuneraciones.
• Presupuesto aprobado de cada Programa Presupuestario incorporado la estimación de salarios.

2. Funcionalidad de escenarios del presupuesto.

• Escenarios del presupuesto a partir de ajustes aplicados a los presupuestos de cada Programa Presupuestario
o mediante la selección de las iteraciones de remuneraciones.

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 Obj
etiv
os Resultados Estratégicos +
Est Indicadores Estratégicos

rat
égi
Planes
Programas + Proyectos +
Indicadores + Responsables
cos
Estratégicos

Plan Operativo Institucional

Proyectos/Productos +
[Plan + Presupuesto + Riesgos] Plan de Trabajo +
Indicadores +
Presupuesto +
Planes Operativos de las Unidades Análisis de riesgos
Organizacionales
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 Formulación Consolidación
Planificación Planes Análisis de
del del
Estratégica Operativos Riesgos
Presupuesto Presupuesto

iPsum-Plan iPsum-Risk iPsum-Budget

• Parámetros • Catálogo de riesgos • Clasificador del gasto
• Fuentes de Financiamiento • Directrices generales
• Indicadores • Catálogo de mercancías
• Productos Genéricos
• Calendario • Coletillas
• Estructura Programática – • Clases de puestos
Organizativa • Especialidades
• Rubros de remuneraciones
• Catálogos Genéricos* • Niveles salariales

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 PLANIFICACIÓN OPERATIVA

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 Producto/Proyecto/Proceso

IPSUM-Plan Plan de trabajo

Programación Intranual
Indicadores
Programación Interanual

Riesgos Actividades de Control

IPSUM-Risk

Bienes y Servicios
Presupuesto Directo Viáticos
Otras Subpartidas
IPSUM-Budget
Bienes y Servicios
Presupuesto Indirecto Otras Subpartidas
Distribución por Prod.
 Ministerio de
Salud
UPI/Financiero

Programa Programa Programa

Presupuestario Presupuestario Presupuestario Programa
630-00 631-01 631-02 Presupuestario

Dirección de
Dirección
Auditoría Interna
Dirección General
Vigilancia de la
Unidad de Control Actividad
Administrativa de la Salud de Tabaco
Salud Presupuestaria

Departamento de Departamento de Direcciones Departamento de Centros de Costo

Bienes y Servicios Recursos Humanos Regionales TIC
– Nivel 2

Áreas Rectoras de
Unidad de
Unidad de Base de Centros de Costo
Sistemas de
Salud datos – Nivel 3
Información

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 iPsum-Plan: Estructura Programática - Organizativa

Estructura Programática
630-00-00-01
630 630-00 630-00-00 Conducción del Sistema
630-00-00-01- 630-00-00-01-
Gestión Institucional Gestión Institucional Gestión Institucional de Producción Social de 05 05-01
la Salud

Unidad de
Planificación
Despacho Ministerial Planificación
(Asesora)
Institucional

Estructura Organizativa

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Planificación Operativa
Proyecto / Producto / Proceso
• Plan de trabajo Proyecto / Producto / Proceso
• Indicadores • Plan de trabajo
• Análisis de Riesgos • Indicadores
• Presupuesto • Análisis de Riesgos
• Presupuesto
Planificación Operativa
Institucional = (…)
Proyecto / Producto / Proceso
Proyecto / Producto / Proceso • Plan de trabajo
• Plan de trabajo • Indicadores
• Indicadores • Análisis de Riesgos
• Análisis de Riesgos • Presupuesto
• Presupuesto

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Plan Operativo
Proyecto / Producto / Proceso Nivel del Producto
• Plan de trabajo • Estratégico
• Indicadores • Estratégico Colaborativo
• Análisis de Riesgos • Genérico
• Presupuesto • Programa Control de Tabaco
• Específico

Producto del Programa Presupuestario que apoya

Objetivo

(…)
Plan Operativo: Niveles de programación
• Estratégico: proyectos establecidos desde un Plan Estratégico, en el cual la unidad organizativa es la
responsable de su administración, ejecución y seguimiento. Desde el Plan Estratégico se definen los
indicadores y metas programadas.

• Estratégico Colaborativo: proyectos establecidos desde un Plan Estratégico, en el cual la unidad

organizativa colabora en la ejecución.

• Genérico: productos o procesos específicos de la unidad organizativa pero que ejecutan diversas
dependencias. Estandariza su descripción y medición.

• Programa Control de Tabaco: proyectos financiados desde el PCT. Cuentan con un tope
presupuestario e indicadores y metas.

• Específico: proyecto, productos o procesos propios de la gestión de la unidad organizativa.

 FORMULACIÓN DEL
PRESUPUESTO

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Presupuesto del POI
• Presupuesto por cada
Organismo
• Costo directo del proyecto
Producto 1 Presupuestario (Fuente
• Costo indirecto asociado de Financiamiento).

• Se pueden establecer
topes presupuestario
• Costo directo del proyecto
Producto 2 por cada unidad
• Costo indirecto asociado organizacional.

• El presupuesto se
realiza en función del
• Costo directo del proyecto
Producto 3 POI.
• Costo indirecto asociado
 ANÁLISIS DE RIESGOS

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Análisis de Riesgos

• Riesgos de un catálogo
• Riesgos previamente
Producto 1 • Actividades de control establecido.

• Cada riesgo debe

contener su análisis
• Riesgos (origen, efecto,
Producto 2 • Actividades de control impacto).

• Todos los riesgos deben

contener un plan de
• Riesgos atención.
Producto 3 • Actividades de control
 Ministerio de Salud
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