Curso Básico de Archivo

MÓDULO 7: SERVICIOS ARCHIVISTICOS

Noviembre 2014
 ACCESIBILIDAD A LOS DOCUMEN TOS

El servicio se constituye en el producto final del trabajo archivístico, de

ahí que el archivero deberá poner todo su empeño en cumplir el
objetivo fundamental de su trabajo, el cual es servir11

Factibilidad Nornmatividad

Control
Documentos

De Conservación
consulta

1 Jorge E. Pavon Valencia. Textos Archivísticos Panamericanos. Lima 1996. Página 111
 PRINCIPALES DEFINICIONES RELACIONADAS AL SERVICIO ARCHIVISTICO

• ACCESIBILIDAD A LOS DOCUMENTOS: es la factibilidad o

posibilidad de consultar los documentos de archivo, la
que generalmente está determinada por una norma
específica, el control archivístico y el estado de
conservación de los documentos.

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Acceso a
los documentos Gobiernos y funcionarios Ciudadano
 PRINCIPALES DEFINICIONES RELACIONADAS AL SERVICIO ARCHIVISTICO

a) Prácticos, por la ausencia de un trabajo archivístico que haga

accesible los documentos a los usuarios.

▫ Necesidad de tomar medidas de conservación para los

documentos, evitando su manipulación
▫ Limitación de bienes económicos (recursos humanos y
materiales)
▫ Dificultad en el conocimiento de los documentos por falta de
instrumentos descriptivos.
▫ Dificultad para adquirir equipos que faciliten el acceso.
▫ Insuficiencia de espacio.
▫ Desorganización de los fondos documentales.
 PRINCIPALES DEFINICIONES RELACIONADAS AL SERVICIO ARCHIVISTICO

b) Las normas legales que se emiten para calificar los

documentos y restringir la consulta.

▫ Necesidad de proteger la seguridad del Estado

▫ El derecho al respeto y a la vida privada
▫ La propiedad intelectual
▫ El secreto industrial y comercial
▫ El derecho de los propietarios de los archivos a la libre
utilización de un bien personal (archivos privados)
 PRINCIPALES DEFINICIONES RELACIONADAS AL SERVICIO ARCHIVISTICO

INFORMACIÓN DE ACCESO PÚBLICO[1]: “Las entidades de la

Administración Pública tienen la obligación de proveer la información
requerida si se refiere a la contenida en documentos escritos,
fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier
otro formato, siempre que haya sido creada u obtenida por ella o que
se encuentre en su posesión o bajo su control”.

Asimismo, para los efectos de aplicación de la Ley 27806, se considera

como información pública cualquier tipo de documentación financiada
por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de
naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales.
[1] Ley Nº 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Definición literal de la norma.
 PRINCIPALES DEFINICIONES RELACIONADAS AL SERVICIO ARCHIVISTICO

Marco Legal Peruano

• Constitución Política del Perú.
• Ley Nº 27245 Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal y 
Decreto Supremo Nº 039-200-EF Reglamento de la Ley de Prudencia y
Transparencia Fiscal.
• Ley Nº 27958 Ley que modifica la Ley Nº 27245 de Prudencia y Transparencia
Fiscal.
• Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.
• Decreto de Urgencia Nº 035-2001 Acceso Ciudadano a la Información sobre
Finanzas Públicas.
• Decreto de Urgencia Nº 077-2001 Creación del Portal de Transparencia
Económica y Oficina de Información Económica y Ciudadanía.
• Decreto Supremo Nº 018-2001-PCM Incorporación en los Textos Unicos de
Procedimientos Administrativos (TUPA) de procedimiento para facilitar el
acceso a la información de las entidades del Sector Público.
• Ley Nº 27927 Ley que modifica la Ley 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
 PRINCIPALES DEFINICIONES RELACIONADAS AL SERVICIO ARCHIVISTICO
Marco Legal Peruano
• Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM Aprobación del Texto Único Ordenado de la Ley
Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM Aprobación del Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Ley N° 29733 Aprobación de protección de datos personales.
• Decreto Supremo N° 064-2010-PCM Aprueba la metodología de determinación de
costos de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad
comprendidos en los Textos Únicos de Procedimientos Administrativos de las
Entidades Públicas, en cumplimiento del numeral 44.6 del artículo 44° de la Ley N°
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
• Resolución Ministerial N° 200-2010-PCM Aprueba la Directiva N° 01-2010-PCM/SGP
Lineamientos para la implementación del portal de transparencia estándar en las
entidades de la administración pública.
• Resolución Ministerial Nº 398-2008-PCM aprueba la Directiva Nº 004-2008-PCM/SGP
Lineamientos para la uniformización del contenido de los portales de transparencia
de las entidades públicas.
• El cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 21° de la Ley
estará a cargo del Organo de Administración de Archivos de la
entidad o del órgano o unidad orgánica que se le haya
asignado las funciones de gestión de archivos de acuerdo al
Reglamento de Organización y Funciones de la entidad. El
Organo de Administración de Archivos, el órgano o unidad
orgánica que haga sus veces garantizarán el acopio, la
organización y la conservación de la información de todas las
dependencias de la Entidad.

Artículo 23 De la gestión especializada de la información

 • “Sin perjuicio de las responsabilidades administrativas,
civiles y/o penales que correspondan por el extravío o la
destrucción, extracción, alteración o modificación,
indebidas, de la información en poder de la Entidades, el
responsable del Organo de Administración de Archivos,
quien haga sus veces o el funcionario poseedor de la
información, según corresponda, deberán agotar bajo
responsabilidad, todas las acciones que resultan
necesarias recuperar la información afectada por
cualquiera de las conductas señaladas.

Artículo 27° Obligación de búsqueda de información extraviada y de

comunicación de resultados
 • …Cuando se solicite información afectada por cualquiera de
las situaciones señaladas en el primer párrafo, corresponde al
responsable de atender la solicitud, informar de dicha
situación a la personal solicitante, así como los avances o
resultados de la acciones orientadas a recuperar la
información o la imposibilidad de brindársela por no haberla
podido recuperar”.

Artículo 27° Obligación de búsqueda de información extraviada y de

comunicación de resultados
 PRINCIPALES DEFINICIONES RELACIONADAS AL SERVICIO ARCHIVISTICO

• DIFUSIÓN: Se refiere a todas las actividades relacionadas a dar a conocer un hecho o

información en forma amplia o masiva, para lo cual se puede servir de los medios de
comunicación, la organización de eventos o la elaboración de materiales (productos).

• LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO[1]: “las macrotendencias

dadas por la globalización, la explosión de la información, el auge de la transmisión de
información, rompe las fronteras y nos convierte en una aldea global en donde la oferta
de productos y servicios de calidad representan una condición básica para el desarrollo
humano”.

• GOBIERNO ELECTRONICO EN EL PERU: uso de las Tecnologías de la Información y

Comunicación (TIC) por parte del Estado para mejorar los servicios e información
ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e
incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y la participación
ciudadana.
•
[1] Http://es.wikipedia.org/wiki/Sociedad_de_la_informaci%C3%B3n_y_del_conocimiento
 PRINCIPALES DEFINICIONES RELACIONADAS AL SERVICIO ARCHIVISTICO

• SERVICIO, según el Diccionario de la lengua española se define como:

“organización y personal destinados a cuidar intereses o satisfacer
necesidades del público o de alguna entidad oficial o privada”.

• Características:
• Ser intangible, como resultado de un esfuerzo, de una acción.
• La productividad se expresa en términos de la satisfacción del cliente y en
consecuencia en el aumento de solicitudes.
• No pueden ser almacenados, su prestación y consumo son simultáneos a
diferencia de productos (primero se fabrican y luego se consumen).
• No son transportables, se producen en el mismo instante de prestarlo, no
se puede crear de antemano o mantener en preparación.
• Es irreversible, si se prestó inadecuadamente un servicio no se puede
revocar.
 LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS Y SU RELACIÓN CON EL SERVICIO

•Según el Prof. Ramón Albrech i Fugeras : “en términos generales la archivística como
una ciencia de la información y de la administración: desarrolla sus funciones entre la
memoria histórica y la sociedad de la información”; para lo cual relacionaremos los
aspectos técnicos archivísticos con la finalidad del archivo, el servicio.

• La organización y la gestión documental: Diagnóstico situacional – Informe técnico,

El cuadro de Clasificación
• La Descripción de documentos, asegurar y establecer la normalización y
estandarización del método descriptivo, unificando formatos descriptivos
homogéneos, con la finalidad de recuperar de forma transversal la información.
• La Conservación de documentos, normando las medidas básicas de preservación
del documento, tanto en su soporte como en su integridad de información..
• La valoración de los documentos, establecer la efectiva racionalización de la
producción documenta: Programa de Control de documentos, Tabla General de
Retención, Conformación del Comité Evaluador de documentos
 LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS Y SU RELACIÓN CON EL SERVICIO

• La Administración de archivos, proporcionando la asesoría técnica,

mejorando la imagen y las prestaciones que se ofrecen a las
organizaciones y a los ciudadanos, estableciendo políticas cuya
orientación sea implementar un plan de calidad y difundiendo en
actividades a través de actividades de dinamización cultural
(exposiciones, publicaciones impresas o digitales, fomento de página
web, uso de medios de comunicación, servicio educativo, jornadas y
congresos) los objetivos y utilidad de los archivos con la finalidad de
sensibilizar a los ciudadanos, poderes públicos y empresas privadas.
• Manual de procedimientos
• Reglamento de funciones
• Catálogo de servicios
 EL SERVICIO ARCHIVÍSTICO
• Según la definición del Sistema Nacional de Archivos:
Es el proceso que consiste en poner a disposición de
los usuarios la documentación de cada entidad con
fines de información.

• Según el diccionario de terminología archivística:

Comprenden aquellas actividades tendientes a
satisfacer los requerimientos de información
documental de aquellos usuarios de los archivos
administrativos e históricos.
 FINALIDAD
De todas las funciones que cumple el archivero es
el servicio en la que el usuario puede juzgar a
simple vista la bondad o deficiencia de un archivo.
• Por que los archivos forman • Es nuestra función ser
parte de un entorno cultural comunicadores, no sólo por una
como patrimonio cuestión de imagen, sino por la
documental, considerando tarea encargada de transmitir
que la cultura nos permite la memoria colectiva a una
interactuar plenamente con generación siguiente,
los demás en nuestra “aldea aumentando la capacidad de
mundial”. recordar.
SERVICIO A LA PROPIA
INSTITUCION

SERVICIO FUERA
DE LA
INSTITUCION
 Reproducción y
Reprografía
Consulta

Tipos de Servicios
Referencia

Certificación

Encuadernación
Características en el servicio archivístico

 Confiabilidad
 Atención Personal
 Atención rápida o capacidad de respuesta
 Personal bien informado
 Productos tangibles
 Empatía
 Cortesía y simpatía
 LOS SERVICIOS DE EXTENSIÓN

Publicaciones: revistas, boletines, material bibliográfico archivístico,

documentos descriptivos de difusión masiva.
Material de difusión en general
Reuniones de trabajo: según temas de interés o grupos heterogéneos
Organización de eventos
Presentación de exposiciones y visitas guiadas.
EJEMPLOS DE SERVICIOS DE EXTENSION ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
www.agn.gob.pe
 LOS FORMULARIOS EN EL SERVICIO
ARCHIVÍSTICO

La selección de formularios nuevos como el mejoramiento de

los antiguos requieren un análisis de formas, teniendo en
cuenta la evaluación individual, teniendo en cuenta la
relación que existe entre una forma y otra en la totalidad del
flujo de trabajo de la empresa.

Se debe considerar los siguientes factores:

•INVESTIGAR LA NECESIDAD
•PROPORCIONAR MÁXIMA LEGIBILIDAD
•FACILITAR LA ESCRITURA
•TAMAÑO DE LOS FORMULARIOS
•PROPIEDADES DEL PAPEL
 EL USUARIO NECESIDADES Y COMPORTAMIENTO

•Se denomina usuario a aquel consumidor de la información a

consecuencia de sus necesidades en cualquier campo de estudio, la
característica principal de un usuario es que en un momento
determinado también puede convertirse en productor.

•Conocer quién es nuestro usuario nos permite además estudiar sus

hábitos de información, las variables que intervienen en la búsqueda y
establecer las características comunes para fijar grupos homogéneos
que permitan diferenciar los tipos de usuarios e ir definiendo sus
perfiles de información.
LA CARTA DE SERVICIOS

• Son documentos que informan a los ciudadanos (usuarios) sobre las

condiciones en que se prestan los servicios por parte de los organismos
públicos o privados, los niveles de calidad con los que se ofrecerán
dichos servicios y los derechos de los usuarios en relación con éstos.

• Se trata de un instrumento de comunicación, puesto que facilita

información útil al usuario sobre las organizaciones y a la vez fomenta la
participación de éste al proporcionarle las vías para conocer sus
necesidades, sugerencias y expectativas; de esta forma constituye una
herramienta idónea para la mejora continua de los servicios, puesto que
contiene compromisos explícitos y mensurables a través de indicadores
cuantificables que sirven para evaluar continuamente estos servicios.
COMO HACER UNA CARTA DE SERVICIOS

• 1. Elección del Servicio a mejorar

• 2. Organización del Equipo de Mejora
• 3. Análisis de las necesidades y expectativas de los
ciudadanos
• 4. Simplificación y mejora del proceso
• 5. Prueba del proceso
• 6. Normalización y Documentación
• 7. Publicación de la Carta de Servicios
• 8. Seguimiento y Control
CONTENIDO DE LAS CARTAS DE SERVICIOS

1. Información General sobre el servicio

• Identificación y descripción genérica del órgano o entidad que presta el
servicio.
• Direcciones postales y formas de acceso a las oficinas proveedoras del servicio.
• Números de teléfono y fax, así como direcciones telemáticas.
• Catálogo de los servicios dispensados, con descripción clara y accesible de cada
uno de ellos.
• Normativa reguladora de cada prestación o servicio.

2. Compromisos de Calidad
• Plazos previstos para la tramitación o prestación de los servicios.
• Estándares de las características relevantes del servicio.
• Mecanismos de información y comunicación con el usuario.
• Sistemas de protección del medio ambiente y de aseguramiento de la Calidad.

3. Indicadores
• Algunos indicadores ya están expresados mediante los estándares de calidad
presentados como compromiso. Por ejemplo, el "tiempo de espera" o el
"tiempo de tramitación".
CONTENIDO DE LAS CARTAS DE SERVICIOS

4. Sugerencias y Reclamaciones
• Este sistema debe ser comunicado convenientemente a los usuarios,
detallando claramente el modo en que las sugerencias y reclamaciones pueden
ser realizadas, facilitando el que puedan llevarse a efecto unas y otras, bajo la
óptica de incrementar en lo posible el grado de comunicación administración -
ciudadano.

• Concretar el plazo y las condiciones en que la administración dará esa

respuesta o se pondrá en contacto con el ciudadano para recabar más
información, adquiriendo un compromiso de calidad al respecto.

5. Información Complementaria
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Los invito a seguir comunicados en:

capacitarchivo@yahoo.es

https://www.facebook.com/capacitarchivo