Directiva para El Archivo Del Acervo Documentario de La Municipalidad Provincial de Calca

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CALCA
“DIRECTIVA PARA EL ARCHIVO DEL ACERVO

DOCUMENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
DE CALCA”
CALCA – CUSCO – PERU
JUNIO 2021
1
ÍNDICE
DIRECTIVA ........................................................................................................................ 3
I. ANTECEDENTES ....................................................................................................... 3
II. OBJETIVO .................................................................................................................. 3
III. FINALIDAD .............................................................................................................. 4
IV. BASE LEGAL............................................................................................................ 4
V. ALCANCE ................................................................................................................... 5
VI. VIGENCIA................................................................................................................. 6
VII. DEFINICIONES Y CONCEPTOS ........................................................................ 6
VIII. RESPONSABILIDAD ......................................................................................... 13
IX. DISPOSICIONES GENERALES ......................................................................... 14
X. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS .......................................................................... 35
XI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS ......................................................... 46
XII. DISPOSICIONES FINALES ................................................................................ 47
XIII. ANEXOS ............................................................................................................... 48
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DIRECTIVA
“DIRECTIVA PARA EL ARCHIVO DEL ACERVO DOCUMENTARIO DE LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CALCA”
I. ANTECEDENTES
La Ley Nº25323 crea el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de integrar

estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas, mediante la
aplicación de principios, normas técnicas y métodos de archivo, garantizando con ellos la
defensa, conservación, organización y servicio del patrimonio documental de la nación.
Asimismo, la Ley precitada tiene como resultado proponer la política nacional en materia
archivística y supervisar y evaluar su cumplimiento; y de acuerdo con lo establecido en el
artículo 22 e inciso a) del artículo 23 del Reglamento de Organización y Funciones del
Archivo General de la Nación, aprobado mediante Decreto Supremo N" 005-2018-MC, la
Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas propone las políticas y normas relativas a
los procesos archivísticos y elabora propuestas de políticas y normas relativas a los procesos
archivísticos a aplicarse en todo entidad pública del estado, en este caso en la Municipalidad
Provincial de Calca.
II. OBJETIVO
La presente Directiva tiene por objetivo:
 Propiciar una gestión eficiente que permita el buen manejo documentario, así mismo
establecer lineamientos uniformes que orienten la correcta aplicación de
procedimientos archivísticos en la entidad que comprende la gestión, organización,
custodia y eliminación documental.
 Salvaguardar la perdida y deterioro de la documentación pública de la Municipalidad
 Establecer lineamientos uniformes que regulen los procedimientos archivísticos
desde la recepción del documento hasta su destino final en el Archivo Central de la
entidad, estos mismos lineamientos deben de orientar la aplicación de
procedimientos archivísticos en la Municipalidad Provincial de Calca que comprende
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la gestión, organización, custodia, conformación, conservación, acceso y eliminación

documental.
 Determinar disposiciones para la administración racional, eficiente, eficaz del acervo
documentario, así como la organización de archivos de manera integral y orgánica
garantizando la integridad, conservación y seguridad del patrimonio documental de
la Municipalidad Provincial de Calca.
III. FINALIDAD
 Mantener organizada la documentación, así como prevenir daños, conservar y
asegurar la protección y custodia de todos los documentos del acervo documentario
de la entidad.
 Orientar al personal sobre las acciones a realizar sobre cada uno de los
procedimientos archivísticos, sobre autorización, permisos y acceso a la
documentación que se custodia en el archivo central de la entidad.
 Asegurara la adecuada gestión de custodia, conservación del patrimonio
documentario con medidas de control, asignar responsabilidad y racionalidad para
asegurar el uso correcto, conservación, custodia del patrimonio documental de valor
permanente.
 Facilitar la localización de los documentos para la obtención inmediata de la
Información y acceso a la misma.
 Establecer los mecanismos de contingencia ante casos de siniestros a fin de
salvaguardar los archivos considerados valiosos.
IV. BASE LEGAL

 Constitución Política del Perú.
 Ley Nº 25323 que crea el Sistema Nacional de Archivos.
 Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
 Ley Nº 27972 – Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N°30057, Ley del Servicio Civil y Modificatorias.
 Ley Nº27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
 Ley Nº27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República.
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 Ley Nº28296, que aprueba la Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación y su
Reglamento.
 Ley Nº30225 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado.
 Decreto Ley Nº19414, que es de utilidad pública la defensa, conservación e incremento
del patrimonio documental.
 Ley Nº27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
 Decreto Supremo Nº022-75-ED que aprueba el Reglamento del Decreto Ley Nº19414.
 Decreto Supremo N'005-2018-MC, que aprueba Reglamento de Organización y
Funciones del Archivo General de la Nación, artículo 22" e inciso a) del artículo 23, la
Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas propone las políticas y normas
relativas a los procesos archivísticos y elabora propuestas de políticas y normas relativas
a los procesos archivísticos.
 Resolución Jefatural N" 023-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva No 003-2019-
AGN/DDPA, "Guía Técnica Archivística para Gobiernos Regionales y Locales".
 Resolución Jefatural Nº028-2019/ AGN-J que aprueba la Directiva Nº008-2019-AGN-
DDPA, Directiva para la elaboración del programa de control de documentos
archivísticos de las entidades públicas.
DDPA, Normas para transferencia de los documentos archivísticos de las entidades
públicas.
DDPA, Normas para la organización de documentos archivísticos en la entidad públicas.
 Decreto Supremo N°094-2020-PCM, que establece las medidas que debe observar la
ciudadanía hacia una nueva convivencia social y prorroga el Estado de Emergencia
Nacional por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia
del COVID 19.
V. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de aplicación y de obligatorio

cumplimiento para el personal encargado de Archivo Central de la entidad y para todos los
órganos y unidades orgánicas que conforman la Municipalidad Provincial de Calca, así como
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a todo el personal, conforme a sus funciones y responsabilidades establecidas en los

instrumentos de gestión de la Municipalidad Provincial de Calca.
VI. VIGENCIA
La presente Directiva de “DIRECTIVA PARA EL ARCHIVO DEL ACERVO

DOCUMENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CALCA” entrara en
vigencia a partir del primer día hábil siguiente de su aprobación mediante acto resolutivo.
VII. DEFINICIONES Y CONCEPTOS
 Acta: Documento formal que consigna la decisión de un cuerpo legislativo o una

autoridad pública.
 Acervo documental: Conjunto de documentos recibidos y/o generados por los
órganos y/o unidades orgánicas que se custodian de acuerdo al fondo documental,
secciones, series documentales, sus respectivos rangos de ordenamiento y fechas.
 Administración del Sistema Institucional de Archivos: Conjunto de normas en el
ámbito de la gestión de archivos dirigida a los órganos administrativos y unidades
funcionales que participan en la administración, conservación, seguimiento y
coordinación para salvaguarda del patrimonio documental de la Municipalidad
 Archivo: Repositorio o ambiente en el que se acopia, protege, administra, organiza,
custodia, describe y brinda el servicio de los documentos que se generan en la entidad
y que pueden ser consultados posteriormente.
 Archivo Central: Nivel de archivo que custodia y administra los documentos
generados y recibidos transferidos a nivel institucional por los archivos de gestión,
periféricos y desconcentrados.
 Archivo de Gestión: Nivel de archivo que custodia los documentos generados y
recibidos en un órgano y/o unidad orgánica que se conforma de acuerdo a la
estructura orgánica de la entidad.
 Archivo Desconcentrado: Nivel de archivo que custodia y administra los
documentos generados y recibidos en las Oficinas Desconcentradas.
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 Archivo General de la Nación: Es el órgano rector del Sistema Nacional de

Archivos de carácter multisectorial, goza de autonomía técnica-administrativa y
depende el Ministerio de Cultura.
 Archivo Periférico: Nivel de archivo que se constituye de acuerdo a la complejidad
de las funciones del Órgano o al nivel de especialización de los documentos que
custodia o cuando la ubicación física del repositorio del archivo es diferente a la sede
central de la entidad.
 Archivero: Especialista encargado de la administración y conducción de
documentos y archivos del sistema de archivo de una entidad.
 Asunto: Corresponde al contenido específico de cada documento que permite
individualizarlo en el conjunto de documentos con características homogéneas como
parte de la serie documental.
 Características de los documentos: Cualidades internas y externas de los
documentos. Las internas o de fondo están constituidas por: la fecha, la entidad
productora, orígenes funcionales y contenido; y las externas o de forma son: la
cantidad, tipo, clase, formato y forma.
 Catálogo de Documentos: Son instrumentos de gestión archivística que reflejan el
contenido detallado de piezas documentales, son válidos e imprescindibles en
documentos archivísticos con valor histórico, que custodie el Archivo Central.
 Código: Atributo literal y/o numérico que se da un documento o agrupación
documental.
 Comité Evaluador de Documentos (CED): Es designado por la más alta
autoridad institucional y es el encargado de conducir el proceso de elaboración del
Programa de Control de Documentos Archivísticos, la eliminación de Documentos
Archivísticos y la Transferencia Documental.
 Conservación: Consiste en aplicar las actividades que permitan mantener la
integridad física de los documentos en custodia en los archivos de Gestión,
Periféricos, Desconcentrados y Central a través de la ejecución de medidas de
protección (preservación y prevención de siniestros) y de medidas curativas cuando
estos han sufrido deterioro (restauración).
 Copia de documento: Reproducción de un documento íntegro o parte de éste, que
puede realizarse en fotocopia o en imagen digital por escaneado.
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 Cuadro de clasificación: Instrumento de consulta que refleja la organización del

fondo documental y aporta datos esenciales de su estructura (denominación de:
secciones y series, fechas extremas, etc.).
 Clasificación de Documental: Labor intelectual mediante el cual se identifican y
establecen las series documentales que componen cada a agrupación documental
(fondo, sección y subsección) de acuerdo a al estructura orgánica y funcional de la
institución.
 Dependencia: Aquella oficina o área que depende de otra que ostenta un mayor
nivel, importancia o jerarquía.
 Descripción de documentos: Procedimiento que consiste en identificar, analizar y
determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de
elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos. Los auxiliares o instrumentos
descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y controlar los fondos
documentales de cada entidad.
 Digitalización de Documentos: Técnica que permite la producción de información
que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, videos, casetes,
cinta, película, microfilm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por
computador.
 Documento: Es la información registrada en cualquier soporte, sea textual,
cartográfico, audiovisual, digital u otros de semejante naturaleza que se generan en
las áreas de la Municipalidad Provincial de Calca como resultado de sus actividades.
 Documento de archivo: Documento único que contiene una información de
cualquier fecha, forma y soporte; elaborado en cumplimiento de una función
asignada a un servidor de la entidad cuyas firmas y sellos que contenga, sustentan la
autenticidad administrativa (originalidad del documento) y la autenticidad jurídica
(cumple con requisitos legales que permiten documentar la fe pública) del documento
elaborado de acuerdo a las competencias asignadas.
 Documento Archivístico: Es aquel que dentro de la administración pública contiene
una información de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por
persona natural o jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de su actividad
y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico.
 Documento de Conservación Permanente: Aquel cuyo valor histórico lo convierte
en Patrimonio de la Nación.
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 Clasificación: Es la técnica de agrupar documentos semejantes con característica

comunes, estableciendo clases, grupos o series de manera que queden organizados
los documentos.
 Expediente: Es un conjunto de documentos agrupados relacionados a aun
procedimiento administrativo o un tema concreto presentado y registrado ante la
entidad y/o institución para un acto administrativo o de otra índole.
 Eliminación de documentos: Procedimiento archivístico que consiste en la
destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de
la Nación.
 Estantería: Mueble que sirve para albergar las unidades de archivamiento, formado
por elementos de apoyo verticales (estantes) y horizontales (baldas).
 Etapas: Avance parcial y total en el desarrollo de una acción.
 Foliación: Es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o
enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios de todo documento
archivístico o unidad documental recibida y/o generada.
 Fondo: Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los sujetos
productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus
competencias.
 Gestión Documental: Conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados
a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos.
 Guía: Instrumento de consulta que incluye el conjunto o parte de los fondos de uno
o varios archivos. Las guías pueden ser: especializadas, temáticas, breves, de archivo,
de fondo, u otras.
 Índice: Instrumento de consulta que consiste en un listado de nombres, materias,
personas, lugares, ordenados alfabéticamente, además incluye los datos de
localización de los documentos. Pueden ser: cronológico, temático, geográfico,
onomástico, sistemático, topográfico, etc.
 Instrumentos de descripción de documentos: Son los documentos que permiten
identificar y analizar las características (internas y externas) de los documentos y las
agrupaciones documentales lo cual permite el control y localización oportuna de los
documentos conservados en los archivos, para la atención del servicio archivístico
solicitado por los usuarios para satisfacer sus necesidades de información.
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 Inventario: instrumento que describe todas las series documentarles de cada sección
de archivos, guardando la relación con su origen y remitiendo la localización, el
número de orden de las unidades de instalación en el depósito.
 Inventario general de documentos: Instrumento que describe las unidades de
archivamiento en las cuales se conservan los documentos agrupados en series
documentales por cada órgano/unidad orgánica, con la finalidad de reconocer su
localización en las unidades de instalación en el repositorio en que se encuentren.
 Legajo: Unidad de archivamiento constituida por documentos que guardan relación
con la unidad de información y agrupados por una unidad de archivamiento como
file manila, sobre u otros.
 Manual: Documento que contiene acciones a realzar de manera sistemática.
 Nivel de archivo: Tipo de archivo que cuenta con niveles de responsabilidad para la
administración de los documentos que custodia en el marco del Sistema Institucional
de Archivos.
 Órgano de Administración de Archivos (OAA) o Archivo Central: Es el
responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar
las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso
de los documentos provenientes de los Archivos de Gestión y Archivos Periféricos e
intervenir en su transferencia y eliminación en coordinación con el Archivo Central.
 Patrimonio Documental: Forman parte del patrimonio documental, los documentos
de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función
por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en
cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas.
 Préstamo de documentos: Es la acción que implica la entrega temporal de un
documento en condición de archivado y custodiado en un nivel de archivo: de
gestión, periféricos, desconcentrados o central, a solicitud de un servidor de la
entidad debidamente autorizado correspondiéndole velar por la seguridad e
integridad del documento entregado.
 Principio de procedencia: Principio básico archivístico según el cual los
documentos de un mismo fondo, sección o serie no deben estar mezclados con
aquellos de otro fondo, consiste en el respeto de la composición de los documentos.
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 Principio de respeto al orden original: Principio básico archivístico que establece

que no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora,
cualquiera que ésta sea.
 Procedimientos archivísticos: Conjunto de actividades que se realizan en cada nivel
de archivo en la entidad, aplicando una metodología que permita mantener
identificado y organizado todo el acervo documental existente en cada órgano y
unidades orgánicas de la Municipalidad Provincial de Calca.
 Plazos de Conservación: Tiempo que los documentos deben permanecer en las
instituciones formadoras, antes de su destrucción o envío a los archivos históricos.
 Plazo de retención: Tiempo en que debe permanecer la documentación en cada nivel
de archivo.
 Plan Anual de Trabajo del Archivo: Instrumento de gestión archivística que
orientas las actividades archivísticas a desarrollar en un periodo determinado en
relación a los objetivos y metas previstas de la entidad.
 Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA): Es un documento
archivístico que determina las agrupaciones documentales (fondo, y serie) y
establece los valores y periodos de retención de cada una de las series documentales
de una entidad del sector público. Está conformado por la Ficha Técnica de Series
Documentales (FTSD), Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA) y
el índice Alfabético (IA).
 Registro de documentos/expedientes: Instrumento en el cual se describen los
principales datos de los documentos y/o expedientes que ingresan y se emiten en el
Órgano y/o Unidad Orgánica, con la finalidad de contar con un control para la
consulta de los documentos gestionados por el área y que se custodian en su Archivo
de Gestión.
 Rotular: Colocar una signatura que identifique las unidades de instalación, sirve
como detalle para la pronta ubicación de la serie documental solicitada.
 Sección documental: Conjunto de documentos que corresponde a la división de un
fondo documental. Para la identificación de cada sección documental se toma en
cuenta la unidad de organización o división funcional de la entidad pública.
 Serie documental: Es el conjunto de documentos que poseen características
comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de contabilidad,
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etc.) o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados, usados y pueden ser
transferidos, conservados o eliminados como unidad.
 Servicio archivístico: Procedimiento que consiste en poner a disposición de los
usuarios los documentos de cada Órgano y/o Unidad Orgánica con fines de
información.
 Signatura: Es la asignación del código u otra forma de identificación para cada
unidad de archivamiento y/o de instalación.
 Siniestro: Se puede definir también como la avería, destrucción fortuita o pérdida
importante que sufren las personas o la propiedad, y cuya materialización se traduce
en una indemnización.
 Sistema Nacional de Archivos: Sistema administrativo integrado por las Entidades
e Instituciones de carácter público, que realizan funciones de archivo en el ámbito
nacional para alcanzar objetivos en la defensa, conservación, organización y servicio
del Patrimonio Documental de la Nación, aplicando principios, normas, técnicas y
métodos de archivos.
 Soporte físico: Material donde se registra la información del documento archivístico,
entre los cuales se encuentra el papel, medio electrónico, audiovisual, entre otros.
 Tabla de Retención de Documentos: Documento de gestión archivística que
establece los plazos de retención de las series documentales en cada archivo.
 Tipo documental: Unidad documental producida por un área en el desarrollo de su
competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento cuyo formato,
contenido informativo y soporte es homogéneo (por ejemplo, un expediente
personal).
 Transferencia de Documentos: Procedimiento archivístico que consiste en el
traslado de los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los períodos de
retención establecidos en los programas de control de documentos.
 Unidad documental: Documento de archivo que de acuerdo a su composición
pueden ser simples (cuando se constituye en un solo tipo documental) o compuestos
(cuando se constituyen por dos o más tipos documentales relacionados al mismo
asunto formando una sola unidad de información).
 Unidad de Archivamiento: Material adecuado donde se colocan y conservan los
documentos (files, caja, paquetes, etc.).
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 Unidad de Instalación: Corresponde a los contenedores de las unidades de

archivamiento que requieren ser implementados en los repositorios de archivo para
una mejor administración del espacio de almacenamiento: Estantería metálica fija,
estantería metálica móvil, mueble de melamina con puertas, archivadores de cajones,
etc.
 Unidades de Organización: Conjunto organizacional al interior de una entidad cada
sección documental de unidades agrupadas por nivel para la presente guía
corresponde:
Unidades de Nivel Organizacional

Organización
Órgano Primer y Segundo Nivel
Unidad Orgánica Tercer Nivel
Sub Unidad Orgánica Cuarto Nivel
Área Quinto Nivel
 Valoración de Documentos: Estudio de los documentos para determinar su

conservación permanente o temporal, o su depuración sobre la base de principios
científicamente argumentados.
 Volumen Documental: Es la capacidad de documentos que forman parte del archivo
de cada unidad orgánica productora, el cual se mide en metros lineales.
VIII. RESPONSABILIDAD
Su responsabilidad y cumplimiento es de aplicación obligatoria para las Autoridades,

Gerentes, Sub Gerentes, jefes de Oficina, jefes de Unidad y los servidores que asumen el
cargo de secretarios cualquiera sea su vínculo contractual, son los responsables del
cumplimiento de la presente directiva.
La Oficina de Secretaría General es responsable de la conducción y aplicación de la presente
Directiva a través del Área de Archivo Central, especialmente el personal administrativo
(Técnico Administrativo) de la unidad orgánica, que entre sus funciones está la de archivar
los documentos de gestión generados y recibidos.
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La Oficina de Secretaria General debe coordinar con alta dirección y áreas involucradas
sobre la implementación, uso y asistencia técnica del software de Tramite Documentario
para que se utilizado por parte del personal en las diferentes áreas de la Municipalidad
La Oficina de secretaria general debe requerir el ambiente y/o ambientes necesarios,
implementados y con las medidas de seguridad adecuadas para el
funcionamiento del Archivo Central de la Municipalidad Provincial de Calca.
Los Gerentes y subgerentes están en la obligación de implementar al interior de sus áreas las
disposiciones de la presente norma según les sea de su competencia.
Es responsabilidad del jefe o responsable de archivo central, mantener actualizado el registro
de atención de solicitudes de información archivada, así mismo la oficina de administración
y la Unidad de Logística y Abastecimiento son los encargados de premunir de los más
elementales recursos logísticos para el fiel cumplimento de la presente directiva.
Corresponde infracción administrativa toda conducta que por acción u omisión impliquen el
incumplimiento de las obligaciones dictaminadas en la presente directiva, aplicables a la
administración de los archivos en defensa y protección del patrimonio documental
archivístico de la Municipalidad Provincial de Calca.
La infracción cometida en el patrimonio documental será determinada y/o sancionada en
forma objetiva y calificada de acorde al proceso disciplinario sancionador.
IX. DISPOSICIONES GENERALES
Todas las unidades orgánicas de la Municipalidad Provincial de Calca, son las encargadas
de organizar sus archivos con los documentos internos o externos generados en el
cumplimiento de sus actividades establecidas, así como las actividades no programadas de
conformidad con las disposiciones fijadas en la presente directiva.
El sistema de archivos de la Municipalidad Provincial de Calca está conformado por el
Archivo Central como eje central, los archivos de Gestión y/o Secretariales y los archivos
de administración de obra los cuales relacionados entre sí contribuyen a la organización del
fondo documental de la institución municipal.
El acervo documentario de las unidades orgánicas en proceso de desactivación por
restructuración organizacional será transferido a las dependencias y/o áreas que asuman sus
funciones o ala archivo central a efectos de garantizar la continuidad de su gestión.
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Las unidades orgánicas de la entidad deberán tener muy en cuenta, que todos los documentos
deberán permanecer en sus unidades por dos (2) años bajos su cuidado y custodia una vez
cumplido dicho tiempo deberán ser transferidos al archivo central dichos documentos
durante este tiempo se tendrá en cuenta, lo siguiente:
 Se deberán ubicar los documentos en lugares sin excesiva humedad y/o calor intenso.
 Seleccionar el mobiliario de oficina en perfectas condiciones preferentemente de
metal que se adecue a los requerimientos del tipo y documentación, peso y formato.
 Verificar la frecuencia con que se utiliza la documentación ya que esto determinara
el tipo de contenedor que se utilizara.
 No se deberá utilizar cintas autoadhesivas para reparar cualquier documento.
 No ingerir alimento sobre cualquier documento.
 No utilizar sujetador de metal, grapas o cualquier objeto que produzca daño en los
documentos.
 No colocar documentos en pasadizos o en cajas apilables fuera de las unidades
orgánicas.
 No exponer los documentos a la luz solar directa ni a la lluvia o goteras existentes.
 Implementar la constante digitalización con el registro adecuado.
 Fumigar el espacio de ser necesario.
LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS.

La presente Directiva Regula los siguientes procedimientos archivísticos, por lo que se debe
de tener en cuenta las siguientes directrices de carácter genérico, netamente relacionadas a
actividades archivísticas las cuales son:
a) La Administración de Archivos: conjunto de principios, métodos y procedimientos

orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos con
el fin de brindar servicios de información a toda la entidad municipal, a la ciudadanía
en general y a la investigación.
Es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta la
eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.
Esta actividad comprende un conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación, organización, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
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tecnológicos, financieros y humanos, para la eficiente gestión de los archivos de la

Municipalidad Provincial de Calca.
El Archivo Central es el Órgano de Administración de Archivos (OAA) de la
municipalidad y comprende los siguientes archivos a nivel central:
 Archivo de Central
 Archivo de Gestión y/o secretariales
 Archivo Periférico
 Signatura
Archivo Central, Es una unidad orgánica técnico administraba, adscrita a
Secretaria General de la Municipalidad Provincial de Calca, responsable de
planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades
archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la
documentación proveniente de los archivos de gestión y archivos periféricos,
además de intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en
coordinación con el Archivo General de la Nación o Archivo Regional.
El Archivo Central tiene como propósito ser la unidad rectora, que asesora el
sistema de archivo de la Municipalidad Provincial de Calca, es la encargada de
reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
seleccionar la documentación, producida y recibida, a su vez es la responsable de
cumplir y hacer cumplir la presente directiva.
Las funciones que tiene el archivo central, están determinadas en la Ley del Sistema
Nacional de Archivos ley Nº25323, a continuación, indicamos las siguientes
funciones que se le atribuye al archivo central de la Municipalidad Provincial de
Calca:
 Coordinar con las diferentes unidades orgánicas y/o dependencias de la
Municipalidad Provincial de Calca, la organización y administración de los
archivos de gestión y/o secretariales y archivos periféricos, que son las
fuentes primarias de información para alimentar el archivo central.
 Velar por que el sistema de archivo disponga de los medios técnicos
informáticos que faciliten la labor.
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 Ejercer los controles y procedimientos necesarios para el adecuado manejo,

seguridad y conservación de la documentación custodiada.
 Elaborar y mantener actualizado los procedimientos e instructivos del
archivo central.
 Revisar los plazos de conservación de los documentos que son aún válidos,
así como determinar si los criterios están de acorde a la vigencia del
documento.
 Atender las consultas técnicas y requerimientos de los documentos
custodiados.
 Tener digitalizado toda la documentación del archivo central, en carpetas
virtuales para su fácil ubicación y registro.
 Mantener actualizado y digitalizado el registro completo de toda la
documentación del archivo central.
 Bridar asesoría técnica y capacitación a los encargados del archivo de
gestión, periféricos, archivos de obra, para facilitar el desarrollo archivístico
de la Municipalidad Provincial de Calca.
 Proponer la eliminación de documentos con un debido procediendo que este
normado por la entidad.
Archivo Gestión y/o secretariales, Está compuesto por todas las unidades
orgánicas, pues son los archivos de todas las gerencias, oficinas direcciones y demás
dependencias de la Municipalidad Provincial de Calca, los Archivos de Gestión son
las unidades administrativas productoras y/o acopiadoras de la documentación que
resulten de sus propias funciones o competencia; encargadas de reunir, conservar,
clasificar, ordenar, describir , seleccionar, administra y facilitar la documentación
producida y recibida cuya responsabilidad cae en el jefe de esa oficina. Los
conforman los documentos académicos y administrativos desde su inicio hasta el
final de su tramitación; es el responsable de la organización, conservación y uso de
la documentación recibida o producida por la institución; además de transferirlas al
Archivo Central, si amerita el caso.
El responsable del archivo de gestión y/o secretariales, deberán ordenar las unidades
documentales que conforman cada serie mediante sistemas más convenientes para
ellos (alfabeto, numérico, mixto, numérico geográfico etc.), así como deberá
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identificar cada unidad de conservación (fólderes, sobres manila, archivadores de

palanca, cajas paquetes, etc.), los mismos que deberán consignar lo siguientes:
 Nombre de la entidad
 Unidad Orgánica
 Serie documental
 Año a la que pertenece
 Numero correlativo de la unidad de conservación.
Finamente el responsable deberá colocar las unidades de conservación en os

estantes, gavetas armarios etc., de tal manera que se produce su conservación y
clasificación del fondo documental de la Municipalidad Provincial de Calca.
Las funciones que tiene el archivo de Gestión y/o secretariales, están determinadas
en la Ley del Sistema Nacional de Archivos ley Nº25323, teniendo como función
principal las siguientes:
 Revisar los documentos que hayan cumplido su vigencia administrativa para

la transferencia al archivo central de la entidad.
 Clasificar los documentos en series documentales.
 Codificar las series documentales.
 Foliar las series documentales
 Escanear las series documentales.
 Conservar las series documentales hasta el vencimiento de sus periodos de
retención.
 Brindar el servicio archivístico a usuarios externos e internos.
 Elaborar el Inventario para el proceso de transferencia.
 Transferir los documentos al archivo central cuando hayan vencido los
periodos de retención en este nivel de archivo.
Archivo Periférico, Corresponde a los archivos de administración de obras, son los

encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,
administra y facilitar la documentación producida y recibida, es el responsable del
mantenimiento y del uso de la documentación proveniente de los archivos de
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gestión, además de transferirlos al Archivo Central previa coordinación. Se

constituirá cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización y
ubicación física de las unidades orgánicas así lo requieran.
El archivo periférico puede ser un archivo (optativo) constituido por los

documentos de cada unidad organizacional (obra y proyecto) que, por su naturaleza,
complejidad de funciones, nivel de especialización, volumen y ubicación territorial
así lo demande. Se pueden conformar archivos periféricos por funciones comunes,
afinidad o similitud de documentos de dos a más unidades organizacionales. La
dependencia administrativa del Archivo Periférico corresponde a la unidad orgánica
que produce los documentos que ahí se custodian.
Siempre deben contar con un servidor encargado, los documentos de un archivo

periférico son semiactivos.
Las funciones que tiene el archivo de Gestión y/o secretariales, están determinadas
en la Ley del Sistema Nacional de Archivos ley Nº25323, teniendo como función
principal las siguientes:
 Velar por la integridad, conservación del acervo documental concerniente,
de las obras, proyectos de inversión que ejecutan y están bajo la
administración de la entidad, considerando todo proceso desde la
aprobación del expediente hasta su liquidación de obra el cual debe de
guardarse en el archivo central en triplicado original con sus respectivos
archivos digitales en PDF.
Signatura, Se establece una codificación para identificar las unidades orgánicas y

las series documentales de la entidad. El principal objetivo es proporcionar reglas
generales para el establecimiento de códigos y encabezamientos que normalizan la
forma de los nombres de las unidades productoras de documentos y también
describen todos aquellos atributos necesarios para comprender el contexto de
producción de cada conjunto documental y por ende su localización.
Los responsables de los archivos de gestión, periféricos y desconcentrados aplican

la signatura a sus documentos de acuerdo a los códigos establecidos para sus series
19
documentales estipuladas en el Inventario de Series Documentales y/o Cuadro de

Clasificación de Documentos, reconociendo las agrupaciones documentales: fondo,
secciones y series documentales.
El responsable del archivo identifica cada unidad de archivamiento (folder,
archivador de palanca, cajas, paquetes) con su respectiva etiqueta, considerando los
siguientes datos que permita la rotulación siendo los siguientes:
 Fondo documental.
 Sección documental.
 Serie documental.
 Rangos (de acuerdo a forma de ordenamiento aplicado:
 numérico, alfabético, cronológico).
 Fecha.
 Nº correlativo de la unidad de conservación.
Cada repositorio se identifica de manera numérica y la estantería se

identifica de acuerdo a:
 Estante: con un número.
 Cuerpo: con una letra.
 Balda: con número.
En el caso que, el repositorio cuente con muebles (de melamina, madera o
metálico), con puerta, sin puerta o de cajones se identifica
como sigue:
 Mueble: con número.
 Nivel: con número.
b) La Organización de Documentos Archivísticos: Es una actividad archivística, que

consiste en el desarrollar un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y
signar los documentos producidos (emitidos o recibidos) por cada unidad de
organización de la Municipalidad Provincial de Calca.
Los órganos y unidades orgánicas a través del servidor responsable clasifican y

ordena los documentos emitidos y recibidos (correspondencia) conforme a las
siguientes pautas:
20
 Documentos Emitidos, se clasifican en series documentales que

corresponden a su tipología (oficios, memorándum, informes, cartas etc.), o
asunto según el cuadro de clasificación de documentos ordenándose en forma
numérica y cronológica.
 Documentos Recibidos, los documentos recibidos que no meriten respuesta
se clasifican en series documentales que responden a su origen (internos si
provienen de la misma entidad, o externos si provienen de otras entidades),
ordenándose en forma cronológica.
No se consideran documentos recibidos para efectos archivísticos aquellos que

impliquen un documento de respuesta por parte del órgano y unidad orgánica, pues
en dicho caso se procede al archivo como parte del expediente del documento
emitido.
El responsable de organizar el archivo como actividad principal será de retirar las
fotocopias innecesarias cuando la unidad documental se encuentre en condición de
archivado. En caso el procedimiento administrativo precise su incorporación en
condición de sustento y/o antecedente, las fotocopias forman parte de la unidad
documental.
Sólo se conserva copia o fotocopia de aquellos documentos respecto de los que no

se cuenten con el ejemplar original.
Se debe retirar aquellos que no son documentos de archivo y por lo tanto no deben
incorporarse en las unidades documentales, tales como:
 Páginas que sean borradores, con textos corregidos sobre escritos a lápiz o
lapicero, textos sin firma, documentos duplicados.
 Material bibliográfico (revistas, boletines, libros): Si se requiere su
conservación se coordina con el servidor responsable de archivo central de la
entidad.
 Material publicitario (Volantes, Afiches, etc.).
 Publicaciones en general (Periódicos, trípticos, dípticos, etc.).
 Normas Legales.
 Formatos no utilizados.
21
 Papel membretado en blanco u hojas en blanco.

 Documentos personales de los Servidores.
Los documentos que han sido clasificados y ordenados, serán foliados y remitidos a
archivo central para que sean declarados en condición de archivado.
Antes de aplicar la condición de archivado e ingresarlo en su registro de ingreso al
archivo, el Coordinador de archivo que recibe un expediente o documento que no
cuenta con una correcta foliación, observa el mismo, a fin que el servidor que lo
derivó enmiende la omisión.
De la misma forma a cargo de la organización de los archivos debe de identificar las

unidades de archivamiento que conforman las series documentales con los siguientes
datos:
 Unidad Orgánica
 Código de la unidad orgánica
 Serie Documental
 Código de la serie documental
 Fecha (día/mes/año) del periodo al que corresponden
 Numero correlativo de unidad de archivamiento.
El código de la serie documental estará compuesto por la sigla de la unidad orgánica

al que pertenece; el código del tipo de documento será el año de creación del
documento y el número consecutivo de las series documentales respecto de un
mismo tipo documental ejemplo ULA/MPC-2021-01.
Todos los documentos archivados para una mejor organización deben de estar
ubicados en lugares de fácil acceso a las personas responsables, de su administración,
cuidado y manejo.
No se deberán colocar documentos en el piso por que corren peligro de desmoronarse
y humedecerse por acción de frialdad de piso o inundación.
Se debe restringir el fotocopiado de documentos en proceso de deterioró. Identificar
los documentos más consultados, para brindar mayor protección y cuidado.
Los documentos de valor permanente se deben de tener en cuenta para su
conservación protección y deterioro.
22
La finalidad de la organización de los documentos archivísticos es establecer

criterios uniformes para la organización de documentos en los diferentes niveles de
archivo, también facilita la rápida recuperación de la información requerida por los
usuarios internos y externos.
c) La Descripción Archivística: Es un proceso archivístico que consiste en identificar,

analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos
archivísticos, con la finalidad de elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos.
Los instrumentos descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y

controlar los fondos documentales de cada unidad con la finalidad de brindar un
eficaz y eficiente servicio de información.
Las acciones que deberá desarrollar el responsable de Archivo Central serán de

elaborar los instrumentos descriptivos básicos que son:
 Inventario General de Documentos
 Inventario de Transferencia de Documentos
 Inventario de eliminación de Documentos.
De las acciones previas a la elaboración de los instrumentos de descripción son:

 Registro de documentos y/o expedientes
 Inventario general de documentos.
Del Registro de documentos y/o expedientes, se elabora y/o actualiza en cada

Órgano/Unidad Orgánica al momento de recibir y/o emitir documentos de manera
diaria.
La elaboración y/o actualización de los instrumentos de descripción se

realizan:
 Diariamente, en el caso del registro de documentos/expedientes.
 De forma anual, en el caso del inventario general de documentos.
 El responsable de archivo elabora y/o actualiza el Registro de documentos
y/o expedientes y es designado por el jefe del Órgano/Unidad Orgánica.
23
Del Inventario General de documentos, para realizar el inventario general de

documentos se cuenta con unidades de archivamiento previamente organizadas, en
base a las series documentales registradas en el Inventario de series documentales,
agrupando los documentos y/o expedientes de acuerdo a la acumulación diaria de
documentos en relación a un mismo asunto y manteniendo la unidad de información.
Los documentos son conservados en las siguientes unidades de archivamiento:

 Files manila, sobre manila, paquetes, anillados, archivador de
Palanca etc.
Los expedientes y legajos son conservados en las siguientes unidades

de archivamiento:
 Files manila, anillados, files personalizados.
Las unidades de archivamiento se rotulan en la parte externa, de manera visible con

el modelo de etiqueta para unidades de archivamiento:
 Fondo documental: corresponde al nombre de la entidad. Por ejemplo,
Municipalidad Provincial de Calca MPC.
 Sección documental: Indicar el Órgano o Unidad Orgánica (Oficina, Unidad,
Dirección, Subdirección, Secretaría).
 Serie documental: De acuerdo al Inventario de series documentales.
 Rango: De acuerdo al ordenamiento aplicado a los documentos agrupados en
la unidad de archivamiento que pueden ser: (numérico, cronológico, o
alfabético).
 Año: al que corresponden los documentos agrupados en la unidad de
archivamiento.
 Número correlativo de la unidad de archivamiento.
Las unidades de instalación como estanterías o mobiliario designados para contener

los documentos de archivo, se identifican con un número y a su vez cada nivel que
éste contenga también se identifica con un número, para ser registrada la ubicación
de las unidades de archivamiento.
24
Previo a la elaboración del inventario, el responsable de archivo debe contar con la

impresión del registro de préstamo de documentos y con el último inventario de
eliminación.
Del registro de documentos y/o expedientes, que ingresan a un órgano y/o Unidad
Orgánica se reconocen visualmente los principales datos, tales como:
 El tipo y número de documento
 Fecha de recepción
 Emisor
 Asunto
 Referencia
 Número de folios
El Registro de documentos y/o expedientes se elabora en los órganos y unidades

orgánicas para registrar la información de estos, una vez recibido y sellado en señal
de recepción.
Al ser despachado el documento por el jefe del Órgano o Unidad Orgánica se

completa el registro del documento y/o expedientes indicando el número correlativo
de ingreso y a quién fue derivado a para su atención.
Una vez atendido el documento, es decir, habiéndose emitido el documento final de

atención, se registra la serie documental a la que pertenece el documento y/o
expediente para ser archivado adecuadamente.
Del Inventario General de Documentos, El responsable de la elaboración del

inventario es el jefe de Archivo o responsable de archivo a quien se le ha designado
mediante documento.
El Inventario General de Documentos se elabora y/o actualiza en el archivo central,

archivos de gestión y archivos periféricos de forma anual en el mes de octubre de
cada año de acuerdo a las unidades de archivamiento que tiene en custodia, si ya se
cuenta con un inventario, el responsable del archivo contrasta los datos de cada
25
unidad de archivamiento identificando aquellos que cuenten con documentos en

condición de préstamos y/o eliminados al momento del levantamiento del inventario.
Se verifica en las unidades de archivamiento si existen documentos prestados que no

han sido devueltos al archivo o, en el caso de los documentos propuestos a
eliminación autorizados con acto resolutivo correspondiente.
La información indicada en los inventarios queda sujetos a control posterior durante

las supervisiones o cada ocasión en que se solicite dicha información.
d) La Transferencia de Documentos: es una actividad archivística que consiste en el

traspaso, traslado de documentos de la fracción de serie documental remitida desde
el Archivo de Gestión, Periférico al Archivo Central para su custodia, al vencimiento
de su periodo de retención establecido en el Programa de Control de Documentos
Archivísticos o de acuerdo al Cronograma de Transferencia de documentos.
La planificación de la transferencia de documentos se inicia, en el mes de

noviembre de cada año, cuando la Oficina de secretaria general, solicita a los órganos
y/o unidades orgánicas informen los metros lineales a transferir al Archivo Central;
así como, las fechas recomendadas a considerar en el cronograma de transferencia.
La transferencia de documentos se realiza:

 De los Archivos de Gestión a los Archivos Periféricos o al Archivo Central.
 De los Archivos periféricos al Archivo Central.
 De los Archivos Desconcentrados a la Oficina de Órganos Desconcentrados
(únicamente las series documentales que correspondan a las funciones no
desconcentradas).
 Del Archivo Central al Archivo General de la Nación.
El Archivo Central designa a un servidor quien es el responsable de asesorar, recibir

y verificar las transferencias documentales.
26
Los responsables de archivo remitentes (de archivos de gestión o periféricos) de

acuerdo a su fecha programada en el cronograma, realizan el acondicionamiento y
traslado físico de documentos a los archivos receptores (desconcentrados, periféricos
o central) considerando que el periodo de custodia ha concluido en su respectivo
nivel de archivo de acuerdo a los plazos indicados en el Inventario de Series
Documentales.
El cumplimiento del envío de documentos en la fecha programada en el

cronograma de transferencia es responsabilidad del jefe del Órgano o Unidad
Orgánica remitente.
Concluida la entrega de los documentos por transferencia, el archivo receptor asume
la responsabilidad de la custodia, control y servicio archivístico.
Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión, Periférico al Archivo Central

tiene por finalidad las siguientes:
 Descongestionar los archivos de gestión secretarial y/o periféricos
 Aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipo y materiales.
 Garantizar la integridad y la conservación del patrimonio documental.
 Custodiar en el archivo central universitario la documentación generada en
las diferentes unidades orgánicas de la institución, así como garantizar la
integridad de las mismas.
 Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de los documentos.
REQUISITOS
 Se puede transferir documentos cuya vigencia administrativa inmediata haya
concluido.
 Detallar nombre y apellido de la persona responsable de la transferencia.
 Datos completos de la unidad orgánica de procedencia de lo que se transfiere.
 Detallar la documentación a transferir, que contenga firma y sellos del
remitente y del que recepciona.
 Los documentos que no hayan cumplido los pasos y periodos de retención,
de conformidad con el programa de control de documentos, si está probado
 Conservar el orden original de los documentos.
27
 Inventario de transferencia de documentos, en su formato respectivo.
Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión, Periférico al Archivo

Central tiene como acciones a desarrollar las siguientes pautas:
 El Área de Archivo Central, en la elaboración del Plan de Trabajo de

Archivos, incluye la programación anual, la transferencia de documentos del
archivo de gestión al archivo periférico o al Archivo Central.
 Los responsables de los archivos de gestión y periférico deben coordinar la
transferencia de documentos con el responsable del Archivo Central, dichos
documentos antes de ser transferidos al Archivo Central de la Municipalidad
Provincial de Calca, estos deben de estar debidamente foliados.
 Coordinar con el Área de Archivo Central para ver cuáles son los documentos
archivísticos a transferir y cuáles no, siendo los últimos separados para una
futura propuesta de eliminación.
 La clasificación de la documentación recibida por el archivo central se regirá
por el principio de procedencia administrativa y el orden original de acuerdo
a dichos principios de clasificación se hará respetando las unidades orgánicas
y manteniendo el orden que se les ha dado.
 Preparar los documentos en sus unidades de archivamiento: file, manila,
legajos, cajas u otros.
 Se entrega en paquetes de 15 a 20 cm de ancho debidamente asegurados.
 Solicitar y llenar el formato de transferencia documental.
 La unidad administrativa elabora el inventario de transferencia y la base de
datos correspondiente en físico y digital, documentos que acompañan a toda
transferencia de fondos, cuyo objetivo es permitir el control de los
documentos que pasan de un archivo a otro y traspasar la responsabilidad de
su custodia.
 El inventario es cotejado por el responsable del archivo, una vez recibida la
documentación para comprobar la coincidencia.
 También le adjudica la signatura que queda reflejada en dicho impreso.
 Esta se utiliza como referencia si se solicita un préstamo o consulta.
28
 Aceptación de la transferencia de documentos.

 Recepciona y verifica los documentos transferidos.
 Firmar el formulario de transferencia en señal de conformidad, además
conservar el original para futuras consultas.
 Base de datos (software de archivos) se procede a ingresar la información
referente a la transferencia.
e) Conservación de Documentos; proceso archivístico que consiste en mantener la

integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada órgano de la
Municipalidad Provincial de Calca a través de la implementación de medidas de
prevención y restauración.
La conservación de documentos tiene por finalidad los siguientes:

 Asegurar la integridad física del documento.
 Garantizar la conservación del Patrimonio Documental de la Municipalidad
El responsable de Archivo Central de la Municipalidad Provincial de Calca, para

cumplir su función de conservación documental deberá realizar y/o desarrollar las
siguientes acciones:
 Formular normas específicas sobre disposición de ambientes, sistemas de
protección, equipos y materiales de archivos de conformidad con las
directivas emitidas por el Archivo General de la Nación.
 Promueve que los Archivos de Gestión, Periféricos y Central, deben de contar
o poseer locales apropiados (construcciones de material noble, ubicados en
primer piso) equipos, mobiliarios y materiales requeridos para la protección
y conservación de los documentos.
 Cuida que el personal archivero use, mandiles, mascarillas, guantes, gorros,
etc. adecuados para realizar su trabajo y proteger su salud.
 Supervisa que el ambiente de conservación de los documentos debe de estar
libre de humedad o de cualquier otro agente que lo genere.
 Prohibir el acceso a los documentos a personas ajenas al cargo.
29
 Adoptar las medidas necesarias para evitar la sustracción indebida de los

documentos del archivo.
 Asegurar que el local destinado al archivo debe tener básicamente dos
ambientes, depósito y área de trabajo técnico y administrativo.
 Supervisar que las instalaciones eléctricas y sanitarias deben de estar en
perfecto funcionamiento.
 Determinará que el mobiliario físico debe de ser preferentemente de metal
(estantería).
 Verificar que los locales tengan ventanas de ventilación donde se conserven
los documentos por medios naturales o mecánicos usando racionalmente las
puertas, ventanas, ventiladores y aire acondicionado.
 Evitar que los documentos estén expuestos a la luz solar o artificial, así
mismo evitar la oscuridad completa en los depósitos.
 Programar dos veces al año la fumigación con productos químicos que no
afecten la conservación de la documentación.
 Realizar la limpieza diaria de los locales de archivo del mobiliario y de la
documentación.
f) La Eliminación de Documentos Archivísticos: es una actividad que consiste en la

destrucción de las fracciones de serie documental remitida desde el Archivo de
Gestión o Periférico al Archivo Central para su custodia, al cumplimiento de su
periodo de retención establecido en el Programa de Control de Documentos
Archivísticos o de acuerdo a la Directiva de Eliminación de Documentos
debidamente aprobado.
g) De la Clasificación y Selección Documental: La clasificación de documentos de

archivo consiste en separarlos por grupos que tengan similares características, el
mismo tipo documental o el mismo asunto de acuerdo a lo indicado en el Inventario
de Series Documentales y/o Cuadro de Clasificación de Series Documentales
elaborado de acuerdo a la estructura orgánica vigente de la entidad. Se basa en la
aplicación del Principio de Procedencia.
30
En el caso de los archivos de gestión y periféricos, desconcentrados y en el central,

se agrupa en series documentales de acuerdo a la unidad orgánica de procedencia del
documento.
Se respeta la clasificación aplicada en el archivo de gestión, en cada nivel de archivo
que transfiera la serie documental.
La Selección Documental; es el proceso archivístico que consiste en identificar y

valorar todas las series documentales de cada unidad orgánica de la Municipalidad
Provincial de Calca, para predeterminar sus periodos de retención sobre los cuales se
formulan el programa de control de documentos.
El programa de control de documentos (PCD) es un instrumento que contiene los

plazos de retención para la transferencia o eliminación de todas las series
documentales de cada órgano de la Municipalidad Provincial de Calca.
La selección documental, tiene por finalidad:

 Garantizar la conservación de los documentos de valor permanente.
 Permitir la eliminación periódica de los documentos innecesarios
 Programar la transferencia de documentos de acuerdo con su ciclo vital.
 Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio, equipo,
material y personal.
En ambos conceptos las acciones que deberá desarrollar y realizar el responsable de

Archivo Central son las siguientes acciones:
 Proponer la conformación del Comité Evaluador de Documentos (CED) de
 Formular y actualizar el programa de control de documentos.
 Identificar y valorar en la selección documental, las series
documentales teniendo en cuenta los criterios de valoración:
administrativo – jurídico, económico, científico, histórico e informativo, para
determinar sus periodos de retención.
 El programa de control de documentos es formulado por el Comité Evaluador
de Documentos debidamente aprobado por el Gerente de la entidad.
31
 Considerar, dentro de la elaboración del plan de trabajo de archivos, la

programación anual de transferencia de documentos, del archivo de gestión
al archivo periférico o al Área de Archivo Central.
 El Área de Archivo Central supervisa constantemente la selección de
documentos de acuerdo con los planes de trabajo establecidos.
 Realizar la selección documental y los Archivos de Gestión previa
coordinación con el Área de Archivo Central.
La Clasificación de los documentos con información secreta, reservada y

confidencial será realizada por el funcionario responsable de clasificar la
información tomando en cuenta los supuestos contemplados en los Art. 15,16 y 17
de TUO de la Ley de trasparencia y acceso a la información pública.
Una vez que la documentación esté debidamente clasificada y/o seleccionada el

periodo de retención no deberá de exceder los dos (02) años para los documentos y
de cuatro (04) años para los expedientes. Por su parte en el archivo central los
documentos y expedientes tendrán un periodo de retención que no deberá exceder
los quince (15) años
h) De la Valoración Documental: Es un procedimiento archivístico que consiste en

identificar y establecer el valor y el periodo de retención de toda serie documental
La valoración permite seleccionar aquellos documentos archivísticos, que por su

importancia o jerarquía ameriten conservarse adecuadamente en los archivos de la
entidad.
Solo se valoran documentos archivísticos organizados (clasificados, ordenados y
signados).
Se requiere el conocimiento profundo del contexto de producción de las series
documentales.
Se aplica a todos los documentos archivísticos, independientemente de su soporte

físico (papel o electrónico).
32
i) Servicios Archivísticos o de Consulta:

Son actividades archivísticas (préstamo y reproducción de documentos archivísticos)
que consisten en la puesta a disposición del usuario de los documentos archivísticos
o el acceso a la información contenida en este; consiste también en facilitar al usuario
el acceso a la información de la documentación que se encuentra en el Archivo
Central, para consultas, trámites administrativos, académicos, trabajos de
investigación e información histórica, previa autorización del Jefe de archivo o del
responsable encargado.
Los servicios archivísticos o consulta tienen por finalidad las siguientes:

 Facilitar al usuario el servicio de información.
 Orientar las acciones del servicio de información, consulta, préstamo y
expedición de copias de documentos al usuario, en forma eficiente y
oportuna.
 Regular su acceso, garantizar el uso adecuado del acervo documental, así
como dar fe sobre el documento que se otorga.
Para acceder a los servicios archivísticos de Consulta se deben de cumplir los

Requisitos siguientes:
 Formato de solicitud para el trámite para el servicio archivístico o solicitud
de información con visto bueno del jefe o responsable de archivo.
 Recibo de caja por derechos de trámite.
 DNI (Documento Nacional de Identidad)
Requisitos para acceder a Préstamo, son los siguientes:

 Oficio y/o formato con el visto bueno del jefe o responsable de archivo (según
el valor del documento).
 DNI (Documento Nacional de Identidad).
El jefe o responsable de archivo para cumplir con sus funciones de brindar servicio
archivístico o de consulta deberá realizar las siguientes acciones:
Para consulta
33
 Llenar y firmar el formato de atención, entregado por el archivero.

 Presentar documento de identidad.
 Si la información se encuentra en los fondos documentales, se procede a la
atención del usuario.
De la expedición de copias
 El usuario interno o externo llena sus datos en el formato o solicitud de
atención.
 El usuario externo se adecua a la política de la Municipalidad Provincial de
Calca.
 El archivero ubica el documento requerido.
 Seguidamente se remite las copias correspondientes, si lo solicitado es copia
simple se coloca un sello para dejar la evidencia de que es copia del archivo;
si es legalizada, lo certifica o autentica o fedatada por el secretario General y
se entrega al usuario.
 El usuario cualquiera que fuera el caso firma el formato de atención en señal
de conformidad, adjuntando al presente el recibo correspondiente.
Del préstamo de documentos.

 El usuario interno o externo presenta la solicitud y el formato
correspondiente, indicando que documentos requiere, datos exactos y
precisos, así como el plazo del préstamo.
 El archivero previa autorización de la jefatura ubica y entrega el documento
requerido al usuario, dejando en su lugar el formato.
 Vencido el plazo del préstamo, el usuario devuelve el documento, el
archivero recibe y verifica la conservación del documento prestado
 Colocar el documento en su lugar, retirando la copia de formato.
En el caso de los préstamos de documentos, la custodia y conservación recae en la

persona solicitante, a nombre de quien se efectuó el préstamo, por lo cual es su
responsabilidad en caso de pérdida, deterioro o modificación de la unidad
documental.
34
El tiempo de permanencia de los documentos solicitados en condición de préstamo,

no excede de los treinta (30) días calendario en los órganos y/o unidades orgánicas;
en caso requieran de más tiempo, solicita al Archivo Central la ampliación del
préstamo que estime conveniente.
j) De las Faltas y Sanciones:

Son Considerados faltas, de acuerdo a lo establecido en a la normatividad vigente
siendo las siguientes:
 Extracción no autorizada de documento del Archivo Central, gestión y
periféricos.
 La apropiación de documentos pertenecientes a los archivos institucionales
 Los daños al acervo documentario existentes en los archivos de la entidad por
negligencia, acción u omisión deliberada.
 La eliminación de los documentos sin observar lo establecido en su propia
directiva.
 Otras conductas que vulneran la normativa vigente en materia archivística.
Para la determinación de la sanción correspondiente a las faltas establecidas, en la

normativa se procederá de acuerdo a las disposiciones legales vigente a través de un
proceso disciplinario sancionador de ser el caso.
X. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
Para la aplicación de la presente directiva es necesario tener en cuenta las siguientes
directrices, de carácter específico, particular y de detalle siendo estas directrices las
siguientes:
a) FOLIACION DE DOCUMENTOS:
La foliación de documentos constituye un método de control en el registro de

documentos desde su recepción en adelante mesa de partes y los documentos producidos
por las diferentes áreas orgánicas de la entidad por lo que se deberá seguir el siguiente
lineamento:
 La documentación archivística antes de foliarse previamente deberá estar:
35
 Clasificada y ordenada respetando los dos principios archivísticos: el Principio

de Procedencia y el Principio de Orden Original.
 Depurada y/o seleccionada retirando aquella documentación que no forme parte
de un archivo, tales como folletos, dípticos, folios en blanco, documentos
repetidos y reproducciones de apoyo que no serán objeto de foliación.
 Considerar el uso de materiales convenientes como soporte que no perjudique ni
altere su valor informativo y/o legal.
La foliación se realiza a cada uno de los documentos que conforman la agrupación

documental (oficios, memorandos, comprobantes de pago, órdenes de servicio, etc.}.
En caso se formarán más de una unidad de conservación (paquetes) de una misma
unidad documental o tipología, la foliación se ejecuta de manera tal que la segunda es
la continuación de la primera.
Si un paquete de la serie documental Correspondencia tipo documental: Oficios,

forman tres (3) paquetes de un determinado año, la foliación se hará de manera continua.
Se puede observar el siguiente cuadro como ejemplo.
Serie Tipo
Nº de paquete Año Folios
Documental Documental
1 Correspondencia Memorándum 2021 1-103
La foliación, para la unidad documental compuesta (aquella formada por diferentes tipos
documentales) o expedientes se realizará de manera Independiente, es decir, cada una
de las unidades documentales tendrá una foliación independiente de las demás unidades
documentales.
Los expedientes son compaginados siguiendo el orden regular de los documentos que
lo integran, formando cuerpos correlativos que no excedan de doscientos (200) folios,
salvo cuando tal límite obligará a dividir escritos o documentos que constituyan un solo
texto, en cuyo caso se mantendrá su unidad.
36
La foliación se realiza antes de cualquier proceso de descripción, encuadernación o

proceso de microfilmación o digitalización.
La foliación errada se tachará con una /, la foliación rectificada se presentará debajo de

la foliación tachada.
La foliación se realizará de adelante hacia el final, de tal manera que la primera hoja del
escrito y demás hojas serán foliadas en forma correlativa, según se vayan acumulando
los documentos, escritos y demás actuaciones.
La foliación se podrá realizar con lapicero color azul o foliador en el ángulo superior
derecho en el mismo sentido del texto, el número asignado a cada folio deberá escribirse
de manera legible.
En el caso de documentación relevante y/o histórica, la foliación se podrá realizar con

lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B.
Se foliarán:
 Todos los documentos en soporte papel que contengan escritos, dibujos e

información.
 Las hojas de ruta numeradas fechadas y que contengan disposiciones firmadas
por los funcionarios competentes.
 Cuando la unidad documental contenga documentos en soportes distintos al
papel (casetes, CDs, videos, audios, etc.) o que se encuentran anexos a uno
principal (folletos, planos) cuyas características requieren de un trato o doblado
especial, estos deberán numerarse con una "Hoja de Testigo o Referencia
Cruzada", anotando en esta hoja el número de folio, la unidad documental a la
que pertenece, el tamaño, los colores, el título, el asunto y otros datos
No se foliarán:
 Las unidades documentales empastadas, foliadas y/o paginadas de fábrica (libros

contables, cuadernos de registro, etc.)
 Documentos en soportes distintos al papel.
 El reverso a la cara vuelta de las hojas ya foliadas
37
b) Microfilmación, Escaneo y Digitalización de Documentos:
La Microfilmación o Digitalización de los documentos estará a cargo del Archivo

Central, el cual establecerá los procedimientos para tal efecto; de igual forma,
cualquier otra tecnología presente o futura que afecte la gestión documental de la
Municipalidad Provincial de Calca.
En caso de que alguna dependencia desee aplicar cualquiera de los procesos aquí
descritos deberá coordinarlo previamente con el Archivo Central.
La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará en cualquier otro

proceso tecnológico presente o futuro que garantice su conservación,
almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las razones siguientes:
 Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor

permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de
la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del
documento por cualquier otra circunstancia.
 Complemento: Para complementar los fondos cuando los documentos
originales relacionados con esos mismos se encuentran en otros lugares.
 Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de
investigación de las dependencias y de los archivos.
 Sustitución: Se realizará con la finalidad de ahorrar espacio, sustituyendo el
documento original por la micropelícula, cuando esto sea posible y legal.
Los documentos que se vayan a microfilmar o digitalizar deben estar debidamente

clasificados, ordenados y libres de objetos que produzcan daños al equipo o
distorsiones en la fotografía, (grapas, ligas, clips, etc.), y contar con el índice de
localización respectivo, cuando sea necesario.
El procedimiento de Escaneo y digitalización de documentos es un proceso

tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de
38
escáner convertir una imagen contenida en un documento en papel (texto, fotografía,

dibujo) en una imagen en formato digital, de tal forma que pueda ser reconocida y
almacenada en su totalidad en un computador.
El escaneo de documentos será realizado a nivel de Archivos de Gestión, y la

digitalización de documentos, a nivel del Archivo Central de la Municipalidad
Son fines del procedimiento de escaneo y digitalización los siguientes:
 Contribuir a la conservación de documentos.

 Proteger y salvaguardar la seguridad e integridad de los datos de todo riesgo
como medida de seguridad Facilitar el acceso a la documentación generada
en el Programa.
 Unificar y estandarizar los procesos de digitalización.
 Facilitar y automatizar los procesos de captura de imagen, reduciendo al
máximo el tiempo de operación.
 Garantizar la calidad del proceso de escaneo y digitalización.
 Facilitar la integración con los archivos digitales existentes.
Escaneo de Documentos, para el escaneo de documentos se deben realizar las

siguientes acciones:
 Seleccionar los documentos a escanear, no se escanearán los duplicados o

copias de documentos cuyos originales se encuentran a la vista, los originales
o copias de Normas Legales del Diario Oficial ni las hojas en blanco.
 Verificar el estado del documento, corregir todas las imperfecciones

(mutilaciones, roturas, dobleces, etc.) y retirar todo elemento (grapas, clips,
etc.) que pueda dañar los equipos u originar una imagen de baja calidad.
 Convertir a través del escáner un documento en papel, en una imagen PDF
(portable document format - formato de documento portátil), que pueda ser
reconocida y almacenada en un computador.
39
 Se deberá escanear nuevamente los documentos cuyas imágenes no cumplan

con una adecuada calidad de Imagen.
 El nombre del archivo con el que se Ingresará la documentación al repositorio
de documentos de la unidad orgánica, estará compuesto por el código del tipo
documental, el numero correlativo del documento, el año de creación del
documento y la nomenclatura de la unidad orgánica.
Ejemplo: ME-07-2021-ULA/MPC.
Digitalización de Documentos, el personal del Archivo Central del Programa debe

realizar las siguientes acciones de digitalización:
 De recibir documentos en físico, verificar el estado del documento, corregir

todas las imperfecciones (mutilaciones, roturas, dobleces, etc.) y retirar todo
elemento (grapas, clips, etc.) que pueda dañar los equipos u originar una
imagen de baja calidad.
 La digitalización de los documentos será en formato PDF (portable document
format - formato de documento portátil) estándar ISO 19005-El responsable
de la digitalización deberá velar por la integridad de la información contenida
en las imágenes, así como su legibilidad en pantalla.
 Digitalizar nuevamente los documentos cuyas imágenes no cumplan con una
adecuada calidad de imagen (alta nitidez).
Digitalizadas las series documentales, el personal del Archivo Central del Programa
ingresará los archivos PDF al Repositorio de Documentos ubicado dentro del ámbito
de la red institucional.
Terminado el proceso de digitalización el personal del Archivo Central dispondrá

su archivo cumpliendo con las formalidades establecidas en la presente Directiva.
La validación de los documentos digitalizados por el Archivo Central del Programa,

la realizará el responsable de este nivel de archivo o el funcionamiento que se
designe, quién dará su aprobación atreves de la suscripción del acta de Conformidad.
40
La digitalización de documentos realizada por el archivo central de la Municipalidad

Provincial de Calca, no tiene valor legal en la medida que su finalidad es solo facilitar
la consulta de los usurarios internos.
El área de Informática de la Municipalidad Provincial de Calca se encargada de la

habilitación y mantenimiento del repositorio de documentos así mismo establecerá
los mecanismos de control de acceso a la información que se encuentre digitalizada
en dicho repositorio y dentro del ámbito de la Red institucional, de acuerdo a lo
indicado formalmente por la unidad orgánica.
No se digitalizará los duplicados o copias de los documentos cuyos originales se

encuentran a la vista, los originales o copias de las normas legales del diario oficial
ni las hojas en blanco.
Tampoco serán objeto de digitalización los documentos que hayan sido digitalizados
como pedidos de otras unidades orgánicas de la entidad.
c) Entrega de Cargo; Es el acto administrativo que consiste en plasmar en un

documento formal la transferencia de responsabilidades respecto de los documentos
archivísticos en soporte tradicional y los generados por las nuevas tecnologías, de un
responsable saliente a un responsable entrante de un órgano de la Municipalidad de
Tiene por finalidad, identificar responsables de la custodia e integridad del fondo

documental de la Municipalidad Provincial de Calca, así como resguardar el
patrimonio documental archivístico y cultural de la entidad y por ende de la nación.
Para la entrega de cargo el responsable de la unidad orgánica debe de tener el

inventario de registro actualizado, ya sea por series documentales o por unidades de
conservación (files, archivo de palanca, expedientes, legajos, cajas, base de datos del
registro de documentos, etc.) debidamente foliados.
41
Toda la documentación y demás acervo documentario deberá constar en acta de

entrega de documentos archivísticos (físicos o virtuales), una vez realizada el acta se
deberá establecer un plazo de 3 a 5 días útiles, para la verificación y conformidad de
ambos jefes y un representante si así lo convinieran.
Las acciones de deberá realizar el responsable saliente o quien hiciere las funciones
debe imprimir dos juegos de inventarios.
Deberá realizar la verificación por el responsable saliente o el entrante dando un

check de conformidad una vez verificada la existencia física y virtual de la
documentación; si fuera el caso la conformidad de la foliación que establece la
directiva vigente.
Una vez verificado y constando de forma física se firmará el acta en señal de

conformidad por ambos responsables, colocando de manera expresa la cantidad en
unidades de conservación, folios en metros lineales, además, una descripción general
del estado de conservación, si fuera el caso con registros fotográficos.
Indicar la situación de la documentación prestada (si queda pendiente la devolución),

así como imprimir los listados generales de los documentos virtuales (files y
archivos) que se conservan en el equipo de cómputo
Entregar una copia del inventario al jefe saliente con su respectivo cargo y registro.
d) Supervisión de los Archivos del Sistema Institucional: Es un procedimiento

archivístico que consiste en constatar, mediante visitas a los diferentes niveles de
archivo, la aplicación de las normas y demás disposiciones archivísticas emitidas por
Esta actividad tiene por finalidad, la verificación, y evaluación correcta en aplicación

y cumplimiento de las normas y demás disposiciones Archivísticas.
42
También Contribuye a la mejor organización y funcionamiento del sistema

institucional de archivos de gestión, periféricos y archivo central que son integrantes
del sistema nacional de archivos a través de asesoramiento.
Para el desarrollo de dicha actividad, se realizan las visitas a petición de archivo

central de la Municipalidad Provincial de Calca.
La actividad propia de supervisión consiste en desarrollar el cuestionario verificando

la veracidad de la información que proporcionan los encargados o responsables de
los archivos de nivel inferior de la Municipalidad Provincial de Calca.
De la misma forma el responsable del archivo central realizara el informe de

diagnóstico y elevara a la autoridad competente, para solicitar las mejoras que las
condiciones logísticas de la entidad permiten y no incurrir en fallas que puedan ser
objeto pasible de sanción.
e) De las Situaciones Particulares
En los casos de supresión de un órgano o unidad orgánica, el archivo de gestión y/o

periférico pasa a ser responsabilidad del órgano o unidad orgánica que lo sustituya;
de lo contrario, deben transferirse las unidades documentales al Archivo Periférico,
Desconcentrado o Central, según corresponda.
Los documentos generados por Comités o Comisiones designados con Resolución al

finalizar su gestión, deberán conservar el acervo documental correspondiente al área
que lo preside o al área técnica, para luego remitirlo al Archivo Central de acuerdo a
lo estipulado en las directrices de transferencia documental.
En el caso del Archivo Central, coordina con el proveedor del servicio externo para
el recojo respectivo de las transferencias ingresadas.
43
f) Medidas de Seguridad
Las medidas de seguridad a implementar son las siguientes:
 Prohibir el ingreso de personal ajena al Archivo Central.

 Desconectar la energía eléctrica al final de la jornada laboral diaria
 Disponer de extintores de polvo químico seco.
 No mantener material inflamable en el Archivo Central.
 Adoptar medidas que impidan la pérdida o sustracción de documentos.
 Evitar el fotocopiado constante de documentos de valor permanente a fin de
evitar deterioro.
g) Medidas Preventivas
 Revisión de los riesgos internos y externos del local como: ubicación

geográfica, muros de contención, paredes, techos, ventanas.
 Tener conocimiento de la ubicación del tablero de control de energía eléctrica
que abastece a las áreas y de la llave general de suministro de agua.
 Revisar periódicamente en coordinación con los responsables del
mantenimiento, los sistemas de electricidad y agua y así como de la
infraestructura.
 Evitar colocar obstáculos en pasadizos y puertas de la oficina.
 Capacitar a los responsables de los archivos en los procedimientos que deben
seguir, para rescatar los documentos en caso de incendio y/o inundaciones.
 Realizar entrenamiento en el manejo de los equipos contra incendio, proponer
la realización de simulacros para todo el personal.
h) Medidas para la Prevención de Siniestro de los Archivos
El Archivo central deberá contar con un extintor de polvo químico seco de 12 Kg.
Para cada ambiente, cuya fecha de vencimiento será controlada por el personal
designado por Defensa Civil a solicitud del responsable de Archivo Central.
44
i) Medidas Durante un Siniestro
Ante un eventual siniestro como un incendio, inundación o terremoto, es prioridad

fundamental la integridad física de las personas; solo si la emergencia está bajo
control y no existe ningún riesgo para las personas en el recinto, se debe optar por
salvaguardar el acervo documental y los bienes patrimoniales existentes.
En caso de Incendios
 Cortar activamente el fluido eléctrico.

 Activar los extintores en el foco de inicio de propagación del fuego.
 En caso de ser necesario llamar a los contactos de emergencia.
En caso de Inundaciones
 Corte inmediato de la llave general del agua, cubrir los

 documentos con plásticos
 Evacuar la documentación afectada priorizando la más valiosa.
 Expulsar el agua empozada, mediante esponjas, baldes, recogedores.
j) Medidas Después del Siniestro
 Una vez apagado el fuego y la brasa, ventilar la zona afectada separar los
documentos afectados utilizando para ello: cajas o cubetas plásticas,
priorizando los documentos más valiosos.
 Dejar al final los materiales ilesos y protegidos, si no fuera posible su
desplazamiento.
 La documentación húmeda deberá secarse por ventilación, colocando papeles
absorbentes entré las hojas para evitar que se peguen entre sí.
 Los documentos serán extendidos sobre mesas o anaqueles para su secado
por ventilación natural o artificial. Nunca deberán exponerse al calor ni a las
incidencias directas de los rayos solares.
 posteriormente se inicia la restauración de los documentos.
45
XI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
PRIMERA. –
La presente Directiva será implementada de forma gradual, de acuerdo a lo programado en

el Plan Anual de Trabajo 2021 y para el subsiguiente año.
SEGUNDO. -
En un plazo razonable, el área de archivo central propondrá a la oficina de administración la

conformación del Comité Evaluador de Documentos - CED con la finalidad de formular y
monitorear el Programa de Control de Documentos en la Municipalidad Provincial de Calca.
TERCERO. –
Es obligación de todas las áreas orgánicas de la Municipalidad Provincial de Calca, que se

encuentren realizando acciones administrativas para gestión documental se sujetaran a las
disposiciones de la presente directiva.
CUARTO. –
Las copias de normas legales, libros, revistas, folletos, trípticos, separatas, revistas técnicas,
monografías y similares, que se utilicen como elementos de apoyo a la gestión, no
constituyen documentos archivísticos debiendo ser desechados por los órganos y unidades
orgánicas tras su utilización, esto también conforme a la directiva de eliminación de
documentos
QUINTA. -
La constitución de los archivos periféricos debe efectuarse previa autorización y bajo la

orientación de la oficina de administración de la Municipalidad Provincial de Calca.
46
XII. DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA. -
Queda sin efecto cualquier disposición que se oponga o contravenga a la presente directiva.
Todo lo no previsto en la presente directiva se regirá por la normatividad vigente sobre la
materia que resulte aplicable y/o resuelto en coordinación con la Oficina de Secretaria
General.
SEGUNDA. –
La presente directiva tiene vigencia a partir del día siguiente de su aprobación, hasta la
culminación del ejercicio fiscal 2022 quedando derogada toda disposición anterior sobre la
misma materia.
TERCERA. –
La oficina de administración y el área de Archivo Central de la Municipalidad Provincial de

Calca, dispondrán las medidas necesarias para el cumplimento de las disposiciones de la
presente directiva.
CUARTA. –
Encargar a la oficina de administración la notificación a todas las áreas orgánicas de la

Municipalidad Provincial de Calca, la presente directiva para su estricto cumplimiento.
47
XIII. ANEXOS
 Anexo 01: Formato de Rotulo de Unidades de Archivamiento.

 Anexo 02: Formato de Procedimiento de Foliación de Documentos.
 Anexo 03: Formato de Referencia de Rectificación de folios.
 Anexo 04: Formato de Transferencia de documentos de archivo de gestión y
periférico al archivo central.
 Anexo 05: Formato de inventario de transferencia de documentos al archivo central.
 Anexo 06: Formato de inventario y registro de archivos.
 Anexo 07: Formato de Cuadro de clasificación del fondo documental
 Anexo 08: Formato de Tabla de Retención de Documentos.
 Anexo 09: Formato de Solicitud de servicios Archivísticos.
 Anexo 10: Formato de Hoja de Observación de Transferencia.
48
Anexo 01: Formato de Rotulo de Unidades de Archivamiento
49
Anexo 02: Formato de Procedimiento de Foliación de Documentos
El registro del folio se realizará en el mismo sentido en que han sido acumulados los
documentos, respetando el orden establecido por la municipalidad de Calca, en forma
cronológica.
50
Anexo 03: Formato de Referencia de Rectificación de folios

Cuando los errores en la foliación se detecten en documentos archivísticos producidos
en la entidad, se procederá a tachar con una línea oblicua, registrando en la parte inferior
el correcto número de folio. Al final de la corrección, en el margen derecho de la última
hoja con folio rectificado, se registrará los nombres, apellidos, cargo y firma de la
persona responsable de la rectificación del folio.
Ejemplo:
51
Anexo 04: Formato de Transferencia de documentos de Archivo De Gestión Y Periférico al Archivo Central
Calca …… de …………………………. 2021
________________________________________ ______________________________
Firma y sello del Responsable de Transferencia Firma y Sello del Archivo Central
52
Anexo 05: Formato de Inventario De Transferencia De Documentos Al Archivo

Central
………………………….. ………………………….
FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO
JEFE REMITENTE JEFE RECEPTOR
53
Anexo 06: Formato de Inventario Y Registro De Archivos

INVENTARIO - REGISTRO
NUMERO DE DESCRIPCIÓN DE
FECHAS DE INICIO
ORDEN LAS SERIES OBSERVACIONES
A FIN
DOCUMENTALES
54
Anexo 07: Formato de Cuadro de Clasificación Del Fondo Documental

Forma Rango
(Archivador,
Nº
Código Caja, Paquete, Título de la Serie Documental Año Observaciones
Correlativo Del Al
Archivo
digital)
55
Anexo 08: Formato de Tabla de Retención de Documentos
PERIODO DE RETENCIÓN EN AÑOS

VALOR DE
CODIGO TITULO DEL DOCUMENTO TOTAL OBSERVACIONES
LA SERIE A. GESTOR A. PERIFERICO A. CENTRAL
AÑOS
56
Anexo 09: Formato de Solicitud de Servicios Archivísticos
57
Anexo 10: Formato de Hoja de Observación de Transferencia
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………..
Calca, día, mes y año
………………………………….
Recepción por área
58

Directiva para El Archivo Del Acervo Documentario de La Municipalidad Provincial de Calca

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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CALCA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CALCA

“DIRECTIVA PARA EL ARCHIVO DEL ACERVO

CALCA – CUSCO – PERU

II. OBJETIVO .................................................................................................................. 3

III. FINALIDAD .............................................................................................................. 4

IV. BASE LEGAL............................................................................................................ 4

VII. DEFINICIONES Y CONCEPTOS ........................................................................ 6

VIII. RESPONSABILIDAD ......................................................................................... 13

IX. DISPOSICIONES GENERALES ......................................................................... 14

X. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS .......................................................................... 35

XI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS ......................................................... 46

XII. DISPOSICIONES FINALES ................................................................................ 47

XIII. ANEXOS ............................................................................................................... 48

La Ley Nº25323 crea el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de integrar

la gestión, organización, custodia, conformación, conservación, acceso y eliminación

IV. BASE LEGAL

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de aplicación y de obligatorio

a todo el personal, conforme a sus funciones y responsabilidades establecidas en los

La presente Directiva de “DIRECTIVA PARA EL ARCHIVO DEL ACERVO

VII. DEFINICIONES Y CONCEPTOS

 Acta: Documento formal que consigna la decisión de un cuerpo legislativo o una

 Archivo General de la Nación: Es el órgano rector del Sistema Nacional de

 Cuadro de clasificación: Instrumento de consulta que refleja la organización del

 Clasificación: Es la técnica de agrupar documentos semejantes con característica

 Principio de respeto al orden original: Principio básico archivístico que establece

 Unidad de Instalación: Corresponde a los contenedores de las unidades de

Unidades de Nivel Organizacional

 Valoración de Documentos: Estudio de los documentos para determinar su

Su responsabilidad y cumplimiento es de aplicación obligatoria para las Autoridades,

IX. DISPOSICIONES GENERALES

LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS.

a) La Administración de Archivos: conjunto de principios, métodos y procedimientos

tecnológicos, financieros y humanos, para la eficiente gestión de los archivos de la

 Ejercer los controles y procedimientos necesarios para el adecuado manejo,

identificar cada unidad de conservación (fólderes, sobres manila, archivadores de

Finamente el responsable deberá colocar las unidades de conservación en os

 Revisar los documentos que hayan cumplido su vigencia administrativa para

Archivo Periférico, Corresponde a los archivos de administración de obras, son los

gestión, además de transferirlos al Archivo Central previa coordinación. Se

El archivo periférico puede ser un archivo (optativo) constituido por los

Siempre deben contar con un servidor encargado, los documentos de un archivo

Signatura, Se establece una codificación para identificar las unidades orgánicas y

Los responsables de los archivos de gestión, periféricos y desconcentrados aplican

documentales estipuladas en el Inventario de Series Documentales y/o Cuadro de

Cada repositorio se identifica de manera numérica y la estantería se

b) La Organización de Documentos Archivísticos: Es una actividad archivística, que

Los órganos y unidades orgánicas a través del servidor responsable clasifican y

 Documentos Emitidos, se clasifican en series documentales que

No se consideran documentos recibidos para efectos archivísticos aquellos que

Sólo se conserva copia o fotocopia de aquellos documentos respecto de los que no

 Papel membretado en blanco u hojas en blanco.

De la misma forma a cargo de la organización de los archivos debe de identificar las

El código de la serie documental estará compuesto por la sigla de la unidad orgánica

La finalidad de la organización de los documentos archivísticos es establecer

c) La Descripción Archivística: Es un proceso archivístico que consiste en identificar,

Los instrumentos descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y

Las acciones que deberá desarrollar el responsable de Archivo Central serán de

De las acciones previas a la elaboración de los instrumentos de descripción son:

Del Registro de documentos y/o expedientes, se elabora y/o actualiza en cada

La elaboración y/o actualización de los instrumentos de descripción se

Del Inventario General de documentos, para realizar el inventario general de