Diapositiva Aspectos Basicos Clasificacion y Ordemaniento Documental

Organización Documental
Docente: Norman Filomeno Berríos Silva

2014
Escuela Nacional de Archiveros
OBJETIVOS
1. Conocer los aspectos básicos de la

clasificación y ordenamiento de
documentos y archivos.
2. Establecer las clases de archivo según
la normatividad archivística peruana.
3. Analizar la clasificación de
documentos como parte de la
gestión de documentos.
DOCUMENTO
Es un objeto que
conserva la huella
de la actividad
humana
HISTORIADOR BIBLIOTECÓLOGO
Mensaje cultural que
Testimonio se edita dirigido a
del pasado varios usuarios
JURISTA
MUSEOLOGO
Texto con validez
Objeto que puede legal para probar
exhibirse que lleva un hecho
información
AMPLITUD DEL
CONCEPTO DE ARCHIVERO
DOCUMENTÓLOGO
DOCUMENTO Texto que surge del
Información para cumplimiento de
determinada funciones, de la
materia tramitación
NUESTRO OBJETO DE ESTUDIO

NBS 4
¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?
“Información contenida en cualquier soporte

y tipo documental, producida, recibida y
conservada por cualquier organización o
persona en el ejercicio de sus competencias o
en el desarrollo de su actividad” (CIA - 2000)
SOPORTE
DOCUMENTAL
Medios en los Además de los archivos en

cuales se papel existen los Archivos
contiene audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos,
información, orales y sonoros.
según los
materiales
empleados.
Escuela Nacional de Archiveros .¿Qué es el Tipo documental?
Titulo de
Propiedad
•“Es la expresión de las diferentes actuaciones de la
administración reflejadas en un determinado
soporte…”
Ana Dupla de Moral.
•Los tipos documentales se derivan de las funciones Comprobante
desarrolladas por los órganos de las instituciones. de Pago
Cada función se traduce en uno o varios tipos
documentales.
• Carácter o atributo de un documento, se manifiesta
en una diagramación, formato, la forma como se Hipoteca
distribuye el contenido del documento.
¿CÓMO SE LLAMA CADA UNA DE LAS PARTES

QUE FALTAN EN ESTE ROMPECABEZAS?
CUANDO ESTÁN TODAS LAS PIEZAS TENEMOS

LA INFORMACIÓN COMPLETA
UNIDAD DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL

Es la parte menor indivisible de una serie
documental, que puede ser simple o
compuesta.
SIMPLE.- Formado por un tipo documental
cuyo contenido mantiene una unidad de
información: El oficio, la carta, el informe, la
solicitud, el memorando, recibo, etc.
COMPUESTA.- Formado por dos o más
documentos o tipos documentales que se
sustentan, cuyo contenido mantienen una
unidad de información: El legajo de personal,
el expediente, la historia clínica, etc.
TIPOS DOCUMENTALES DE GESTIÓN

ADMINISTRATIVA
Informe
Dictamen
Certificado
Constancia
TIPOS DOC.
SUSTENTATORIOS Copia
PROBATORIOS Y
TESTIMONIALES Certificada
Credencial
Citación
Acta
Declaración
Jurada
TIPOS DOC. NORMATIVOS,

RESOLUTIVOS Y CONTRACTUALES
CONVENIO
ESTATUTO
CONTRATO
REGLAMENTO CIRCULAR
BASES DE CONCURSO
DIRECTIVA
RESOLUCIÓN
ADMINISTRATIVA
Curriculum Vitae
TIPOS DOC.
Tríptico INFORMATIVOS Invitación
Programa de Actividades
Historia Clínica
Legajo de
Personal
TIPOS DOC. Comprobante de

(EXPEDIENTES) pago
Licitación
FUNCION ACTIVIDADES TIPO DOCUMENTAL
 Ejecución de compras y Orden de Compra

suministros de bienes así
como la prestación de Orden de servicios.
servicios.
 Almacenamiento y Póliza de entrada
distribución de los bienes Póliza de salida
estableciendo las medidas
ADMINISTRACIÓN de previsión para
DE BIENES Y mantener la existencia de
SERVICIOS
materiales de almacén. Reporte de inventario
 Control permanente de los Mensual, semestral, anual
bienes y materiales. Autorización de salida
 Gestión Administrativa. Correspondencia.

16
FUNCION ACTIVIDADES TIPO DOCUMENTAL

T
Reporte de Ingreso y Salida.
 Control de Papeleta de Permiso
 Asistencia, Registro de Refrigerio
permanencia y Rol de vacaciones.
puntualidad.
 Evaluación del Evaluación Semestral, Anual
ADMINISTRAC. comportamiento
DE RECURSOS
laboral.
HUMANOS Programa Semestral de
 Capacitación de capacitación.
personal. Programa de Charlas
 Escalafón Legajo de Personal
17
UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO – UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
CAPETA O FOLDER
CAJA DE
CD, DVD, USB
ARCHIVO
LEGAJO
DISCO DURO PAQUETE
VOLUMEN
UNIDADES DE INSTALACIÓN
Archivador
EL ESTANTE
CUERPO
1 2
BALDA: 90 x A
40cm.
B
C
ANAQUEL?: 30
cm. D
E
El
expediente
• Se forma mediante la
agregación sucesiva de
diferentes tipos
documentales.
• Los documentos se deben
ordenar y foliar siguiendo
la cronología de los hechos
INTANGIBILIDAD DE LOS EXPEDIENES
1. Existe obligación de mantener la intangibilidad material
de los actuados administrativos es decir de los
expedientes y por extensión a los registros y archivos sin
variar su foliación. No pudiendo introducirse
enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni agregados
en los documentos, una vez que hayan sido firmados por
la autoridad competente.
2. Los documentos ingresados, forman parte de su acervo
documentario, por lo cual no deberán de salir de la
institución, salvo que sea requerido por alguna entidad
que tenga facultad para ello, de presentarse el caso, la
unidad orgánica emisora deberá registrar la salida del
documento.
DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO
El documento de apoyo
informativo es recogido para
informar sobre un asunto
concreto nos sirve de apoyo a la
gestión. Éstos documentos no son
documentos de archivo
FUNCIONES
2. Contribuir a la
1.PROTEGER eficiente
DEFENDER EL Gestión en apoyo al
PATRIMONIO desarrollo nacional.
3.Cautelar y
DOCUMENTAL difundir los
5.Fomentar la valores
investigación de identidad
científica y nacional
tecnológica a
4.Asegurar la
través de los
uniformidad y
fondos.
eficiencia de
procesos
FASES DE LOS ARCHIVOS
Archivo de Gestión
 Es el archivo de la oficina o de la
unidad productora de los
documentos. Se forma mediante
las acumulación cotidiana y
organizada de los documentos.
 Los documentos de este archivo
permanecerán en él mientras se
encuentren sin finalizar su
trámite.
Archivo Periférico
SE CONSTITUYEN POR
RAZONES PRÁCTICAS DE
CONSERVACIÓN Y USO DE
LOS DOCUMENTOS:
•COMPLEJIDAD DE
FUNCIONES
•UBICACIÓN GEOGRÁFICA
•NIVEL DE
ESPECIALIZACIÓN
Archivo Central
 Es la unidad responsable de
los documentos cuya consulta
es esporádica por parte de las
unidades administrativas de
las instituciones y que
permanecen mientras culmina
su vigencia y se determine su
destino final (eliminación o
transferencia a un archivo
histórico).
Archivo Intermedio
 Aquí están los documentos cuyo valor de

gestión ya es casi nulo y se van clasificando
de cara a su interés histórico. En este
archivo se hace el proceso de expurgo, es
decir, de selección de aquellos archivos que
merecen la pena conservar por su interés
histórico, procediendo a la eliminación del
resto.
 Esta función de archivos intermedios en el
Perú la tiene el Archivo General de la
Nación. Los archivos se conservarán por un
periodo de diez a quince años. Los que
sobrevivan al expurgo, pasarán al archivo
siguiente.
Archivo Histórico
 Aquí van a parar aquellos

documentos que se consideran
de interés permanente para las
futuras generaciones. Son
documentos que, si se hace la
cuenta anterior, se verá que
tienen como mínimo, más de
treinta años de antigüedad y
están destinados a conservarse
por tiempo indefinido.
PROCESOS TÉCNICOS
ORGANIZACIÓNN
DESCRIPCIÓN
SELECCIÓN
SERVICIO
CONSERVACIÓN
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la organización de los
fondos documentales:
• PROCEDENCIA •ORDEN ORIGINAL

Cada documento debe Es mantener el orden
conservarse en el fondo interno de cada fondo
documental al que manteniendo la
naturalmente estructura que tuvo
pertenece. durante el servicio
activo.
¿Qué es la serie
Personal
documental ?
La serie documental,
es el conjunto de
documentos que tienen
características comunes,
el mismo asunto o el
mismo tipo
documental y que por PEREZ
consiguiente, son
JUAN
Legajos de
archivados, usados o Personal
eliminados como
unidad.
La Identificación
en el archivo
•Sustenta la estructura de un fondo.

•Facilita la organización y la descripción.
•Conduce al conocimiento del organismo y unidades
administrativas que producen los documentos.
•Permite reconocer la procedencia, secciones, series y
sub series.
• Permite determinar el organismo productor, la
competencia, la función, el tipo documental y la serie.
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
• CLASIFICACION
• ORDENAMIENTO
• SIGNATURA
Organización de
documentos
CLASIFICAR.-Es separar o dividir un

conjunto de elementos en clases o grupos
susceptibles de subdivisiones.
Debemos distinguir dos grandes bloques de
documentos:
•Aquellos que se reciben y generan con interés
informativo
• Aquellos que se derivan de las funciones y

actividades de la oficina.- Generalmente forman
expedientes, se caracterizan por ser únicos, son
aquellos que forman las series documentales de la
oficina
Organización de
documentos
ORDENAR.- Es unir y relacionar los elementos de

cada grupo, mediante el sistema más conveniente.
Ordenamiento alfabético.- Consiste en la
utilización del alfabeto, como criterio para la
ordenación.
Ordenamiento numérico.- Se utiliza el número
correlativo para la ordenación de expedientes.
Ordenamiento cronológico.- Es aquel en el que
se utiliza la fecha de tramitación del documento.
CODIFICAR O
SIGNAR
Es asignar símbolos de codificación.

Pueden ser letras o números o la combinación de ambos
para su identificación. Dichos símbolos representan a los
nombres o títulos facilitando su inmediata localización.
10.100
20.200
A100
B200
ADMI/00
TESO/00
FONDO DOCUMENTAL
ADMINISTRACION PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

PLAP /00
ADMI/00
CONTROL INSTITUCIONAL IMAGEN INSTITUCIONAL
COIN/00 IMIN/00
SERIES
RECURSOS
TESORERIA HUMANOS
TESO/00
SECCION
CONTABILIDAD ARCHIVO CENTRAL

CONT/00 ARCE/00
La sección y las series
documentales
PERS/00 PERSONAL
01. Cuadro de asignación de personal
02. Presupuesto analítico de personal
03. Legajos de personal
04. Licencias
01. Con goce de haber
02. Sin goce de haber
05. Planillas de pago (copia)
06. Correspondencia
MODELO DE CUADRO DE CLASIFICACION
CONT/00 CONTABILIDAD
01. Auxiliar Standard
02. Libros Contables
01. Diario
02. Mayor
03. Caja Bancos
03. Balance
01. General
02. Comprobación y Estados
Presupuestarios
03. Constructivo
04. Evaluación Física Financiera
............
ESTRUCTURA
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ORGÁNICA
•Permite integrar un conjunto ordenado y sistemático
de autoridades y servidores.
•Establece funciones básicas y especializadas.
•Establece mecanismos de coordinación y
comunicación necesarios.
..
En resumen: Indica relación, disposición,
estratificación, jerarquía, división del trabajo,
especialización y la forma como se ordenan entre
si las partes de un todo.
FUNCIONES
FUNCIONES
DIRECCIÓN: Están vinculadas a la autoridad, su razón se

justifica en conducir, gobernar la organización, regulan
de manera general las relaciones entre los componentes
de la entidad.
LINEA:
. . Sirven para producir bienes o servicios, est{an
directamente vinculados con el objetivo económico y/o
propósito final a que se dedica la entidad, están ligadas a
los órganos ejecutivos Ejecutar y realizar, materializar la
razón por la cual existe la organización.
FUNCIONES
FUNCIONES
APOYO: no tienen relación directa con los objetivos, pero

contribuyen para su mejor aplicación, tienen como misión
apoyar y completar la acción de las funciones de línea.
Dan soporte a la institución en recursos humanos y
materiales, financieros y servicios.
..
ASESORÍA: Preserva el equilibrio institucional,
proporcionando información y asesoramiento para la
toma de decisiones. Brindan consejo y orientación a la
organización.
FUNCIONES
FUNCIONES
CONTROL: Apoyar a la dirección en la

evaluación y control de acciones,
metas y objetivos.
CONSULTIVAS: Participar opinando
sobre temas de especialidad.
.PAUTAS PARA LA FORMULACION DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN SE ELABORA

POR CADA UNIDAD ORGÁNICA (SECCIÓN).
PROCEDIMIENTO GENERAL:
Determinar las funciones y actividades que desarrolla la
unidad orgánica.
Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica.
Denominar la serie documental priorizando el asunto que
trata o el tipo documental.
Codificar la sección teniendo en cuenta su dependencia.
Codificar la serie en forma correlativa.
Nota.- de existir series que se repiten debe aclararse en
que unidad orgánica se encuentra la copia
Las clasificaciones
• La clasificación orgánica.
• La clasificación funcional.
• La clasificación orgánico-funcional.
• La “clasificación uniforme/integral” de
documentos.
46
CLASIFICACIÓN ORGÁNICA
El criterio orgánico, refleja la estructura

original de la institución, productora de
los documentos, es muy útil para
fondos cerrados, o bien en casos de
corta duración en el tiempo o de escasa
evolución organizativa de una
institución.
47
CLASIFICACIÓN FUNCIONAL
El criterio funcional viene definido por las

actividades básicas de la institución, es
decir, las grandes funciones que se
desarrollan, de manera que por su
permanencia permiten construir un
cuadro de gran solidez y durabilidad en el
tiempo.
48
CLASIFICACIÓN ORGÁNICO
FUNCIONAL
El criterio orgánico-funcional, en
el cual las secciones son
definidas por las funciones y las
subsecciones por los órganos.
49
La clasificación uniforme/integral de
documentos
• Se basa, mayoritariamente, en un cuadro de

clasificación de carácter funcional, cuyo uso es
extensible a más de un órgano.
• Encaja perfectamente en el marco actual de las
empresas e instituciones: comparten procedimientos,
trámites... de un mismo asunto.
50
El cuadro de clasificación
• Es el primer instrumento de descripción de un
archivo, y el único que permite una visualización
conjunta de los fondos, las relaciones
jerárquicas entre los grupos, así como de la
institución y de la actividad que desarrolla.
51
• Es el elemento que permite planificar, de una
manera sistemática, todos los trabajos de
tratamiento del archivo, es decir, transferencias,
evaluación, selección y eliminación, realización
de los instrumentos de descripción y del
Programa de Control de Documentos.
52
La introducción de la informática, y la posibilidad
de explotar los datos introducidos, ha llevado a
algunos archiveros a creer en la posibilidad de
sustituir el cuadro de clasificación por la facilidad
de recuperación que presenta la indexación.
Ambas técnicas son complementarias, pero en
ningún caso alternativas.
53
Muchas gracias
nberrios@agn.gob.pe
berriosnorman1@hotmail.com

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1. Conocer los aspectos básicos de la

NUESTRO OBJETO DE ESTUDIO

¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?

“Información contenida en cualquier soporte

Medios en los Además de los archivos en

¿CÓMO SE LLAMA CADA UNA DE LAS PARTES

CUANDO ESTÁN TODAS LAS PIEZAS TENEMOS

UNIDAD DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL

TIPOS DOCUMENTALES DE GESTIÓN

TIPOS DOC. NORMATIVOS,

TIPOS DOC. Comprobante de

FUNCION ACTIVIDADES TIPO DOCUMENTAL

 Ejecución de compras y Orden de Compra

 Gestión Administrativa. Correspondencia.

FUNCION ACTIVIDADES TIPO DOCUMENTAL

 Escalafón Legajo de Personal

DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO

 Aquí están los documentos cuyo valor de

 Aquí van a parar aquellos

• PROCEDENCIA •ORDEN ORIGINAL

•Sustenta la estructura de un fondo.

CLASIFICAR.-Es separar o dividir un

• Aquellos que se derivan de las funciones y

ORDENAR.- Es unir y relacionar los elementos de

Es asignar símbolos de codificación.

ADMINISTRACION PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

CONTROL INSTITUCIONAL IMAGEN INSTITUCIONAL

CONTABILIDAD ARCHIVO CENTRAL

DIRECCIÓN: Están vinculadas a la autoridad, su razón se

APOYO: no tienen relación directa con los objetivos, pero

CONTROL: Apoyar a la dirección en la

EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN SE ELABORA

El criterio orgánico, refleja la estructura

El criterio funcional viene definido por las

• Se basa, mayoritariamente, en un cuadro de

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