VULNERACIÓN DE DERECHO A LA INFORMACIÓN.

es el caso de la señora Sandra Silvera Santiago, quien se acercó a las

instalaciones de la E.S.E. HOSPITAL MUNICIPAL DE BARANOA y
solicitó por medio de documento escrito se entregara la certificación de
tiempo de servicios laborados en el Hospital, la entidad al realizar una
exhaustiva búsqueda y trazabilidad de esta información en los
archivos del hospital, no encontró información relacionada con la
petición de la señora.
Motivo por lo cual se le recomienda a la señora Sandra Silvera acudir
al procedimiento establecido en la Ley 50 de 1986.
El día 03 de julio allegó a la institución pruebas testimoniales las
cuales hacen referencia en que la señora Sandra Silvera Santiago
laboró en el Hospital durante los años 1980 a 1985, sin embargo, la
E.S.E. no es el órgano competente para valorar como estimatorias
estas pruebas, y nuevamente se le recomendó acudir al procedimiento
establecido en la Ley 50 de 1986.
Mediante apoderado judicial, se solicita el amparo del derecho
fundamental de acceso a la información, vulnerado por la Empresa
Social del Estado Hospital Municipal de Baranoa (Atlántico), con la
negativa de expedir la constancia de tiempos deservicio prestados
entre los años 1980 y 1985.
Una vez vulnerado el derecho a la información, de la señora Sandra
Silvera se procede a interponer una acción de tutela y el Juzgado
Dieciséis Civil del Circuito de Barranquilla, mediante providencia del 15
de julio de 2012, se negó el amparo solicitado con base en la
existencia de otros medios de defensa.
Para el ente fallador de primera instancia, para resolver la solicitud de
la señora Sandra Silvera Santiago, existen los procedimientos y
medios judiciales establecidos por la ley.
Advierte que de no acudir a ellos, se desnaturalizaría la esencia y
finalidad de la acción de tutela como mecanismo de protección
especial pero extraordinario de los derechos fundamentales y se
ignoraría la “índole preventiva de la labor de los jueces de tutela frente
a la amenaza o vulneración de dichos derechos que les impide dictar
ordenes declarativas de derechos litigiosos de competencia de otras
jurisdicciones (Corte Constitucional, 2015).” Mediante escrito del 28 de
agosto de 2014,
el apoderado judicial de la parte accionante presentó impugnación
contra la sentencia proferida en primera instancia, invocando la
jurisprudencia constitucional relativa al deber de la administración
pública para la conservación de sus medios archivísticos.
Del mismo modo, fundamentó su escrito de impugnación en que no se
le pueda trasladar a los particulares la carga de probar unos hechos
cuando existe un deber a cargo de la administración para certificar,
con base en sus archivos físicos y resaltando que en el caso concreto
se trata de un sujeto especial protección. Para la accionante, el fallo
de tutela va en contravía del Estado de Derecho que protege los
derechos laborales de los trabajadores colombianos, más aún, cuando
se trata de una persona de la tercera edad.
Aduce, que, por la ineficiencia del Hospital demandado al no guardar
sus archivos en la forma establecida en la ley, la señora Sandra
Silvera Santiago no ha podido acreditar el tiempo de servicio trabajado
en esa entidad, con lo cual completaría los requisitos para qué le sea
reconocida su pensión de vejez.
Señala que es una persona que carece de recursos para su
manutención y que después de haber aportado cumplidamente al
sistema de seguridad social las cotizaciones correspondientes tienen
derecho a que le sea reconocida su pensión de vejez para percibir
unos ingresos que le permitan tener una vida digna
(Corte constitucional, 2015).
 REFLEXIÓN INICIAL 

Tablas de retención documental

Las ventajas que ofrecen las TDR, son la de optimizar, facilitar procesos documentales
delimitándolos por número de series y tipos documentales que establecen los tiempos de
conservación y permanencia  en cada fase de los documentos que se detallan en tres etapas de
vida de los documentos.Archivo de gestión, archivo  central, archivo  histórico.

CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL

APRENDIZAJE

Según el Acuerdo 04 Del 2013 Emitido Por El Archivo General De La Nación Colombia 15 De
Marzo De 2013 se toman como referencia y guía para el aprendizaje y conocimiento los siguientes
fragmentos del documento en mención.

 Acuerdo 04 del 2013

 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y
TEORIZACIÓN)

Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Como se encuentra en diferentes lugares de la compañía comenzar por la identificación la relación,

clasificación alfabética y cronológica de la documentación  que se encuentran en cada uno de los
puntos de la compañía los cuales nunca han sido organizados y si se encuentran ocupando un
espacio físico sin identificar su relevancia y necesidad en la empresa.

¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

La falta de personal capacitado e idóneo  que este pendiente de la organización que conllevaron a
la acumulación del material documental sin ningún tipo de orden en la compañía.

¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

Se deben aplicar los procesos  y ciclos de vida  de gestión documental  como lo son de Archivo de
gestión, archivo  central, archivo  histórico ya que son la manera adecuada para llevar acabo la
posibilidad de mantener el archivo organizado y manteniendo sus ciclos de vida dentro de la
compañía.

Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo

debe ser archivado esos documentos?

De manera simultánea a un archivo físico se le debe dar asignación dentro del archivo teniendo en
cuenta las características con que cuenta la documentación y si se cuenta con los medios
tecnológicos para consulta por parte del personal autorizado para exposición de esta información.
¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

Delimitándolos por número de series y tipos documentales que establecen los tiempos de
conservación y permanencia  en cada fase documental.

Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

Busca garantizar el resguardo, conservación y orden en la gestión documental teniendo el

control de los archivos facilitando un adecuado acceso de personas públicas o privadas a
diferentes tipos de datos.

Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

Es mitigar los diferentes problemas que presentaba la empresa y para lo que fue
contratado Arnulfo sacando adelante la falta de organización archivistita y fondos
acumulados con los que cuenta la empresa; es el trabajo diario y la adecuada
organización en cada área  después de realizar las diferentes tareas documentales para
la consecuencia del objetivo aplicadas a las TDR.

¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la

empresa?

Es uno de los procesos que esta tomado gran relevancia en las empresas y que se toma
como base física y digital para la organización búsqueda y consulta en las empresas.

ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

https://www.youtube.com/watch?v=ontsLczduCk Mi concepto de Tablas de Retención Documental

(TRD) es el listado de series con sus correspondientes tiposdocumentales, producidos o recibid os
por lasunidades administrativas s de una entidad o institución,En cumplimiento de sus funciones, a
las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.ARCHIVO DE
GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTELa
TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción
documentaly la institucionalización del ciclo vital de los docu mentos enlos archivos de gestión,
central,E histórico de las entidade s.Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su
artículo 24 expres a:Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptarLas respectivas tablas de retención documental.La administración
Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.Los Entes descentralizados ya sea por
servicios como:* Establecimientos Públicos - * Empresas Social del Estado

* Industriales y comercialesdel Estado* Empresas de Economía Mixta - * Entidades

descentralizadas indirectas - * Unidades administrativas especialesE igualmente los entes
descentralizados por administración territorial tales como: * Comunas - * CorregimientosLos
cuerpos o instituciones Legislativos: * Senado de la República - * Cámara de Representante s*
Asambleas Departamentales - * Concejos municip ales - Los Organismos de Control:* Personería*
Contraloría - * Procuraduría - * Veedurías - Los Órganos de administración de Justic ia: * Cortes*
Consejo de la Adjuticatura - * Fiscalía * Juzgados.Las TRD se basan en: La estructura orgánica-
funcional de la entidad productora para identificarLas series y subseries. Los períodos de retención
en cada fase de archivo. La presentación, aprobac ión,Difusión, aplicación y actualización. Tiene
sus ventajas;

Facilitan el manejo de la información.Racionalizan la producción documental, üPermiten brindar un

servicio eficaz y eficienteFacilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación
de documentos históricos.Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos
administrativosArchivísticamente facilitan todos los procesos.

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:1. Investigación preli minar sobre la
institución y fuentes documentales.2. Análisis e interpretaci ón de la información recol ectada3.
Elaboración y presentación de la Tabla de Re tención Documental para su ap robación.4.
Aplicación5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención documental.Los procesos
técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental se estipulanEn el MINI /
MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCIÓN y TRANSFERENCIAS DOCUMENT ALES.Directrices
básicas e instructivos para su elaboración.

Tablas de retención documental y su importancia en los avances de laGestión Archivística de las

organizaciones

A medida que avanzan los años, son cada vez más los cambios que se evidencianen relación a la
Gestión Documental, al proceso de archivo, su sistematización ydivulgación; si bien leemos sobre
la historia que emana el archivo, o la gestióndocumental en Colombia, se pueden reflejar cambios
importantes y significativos. Antes de la publicación y obligatoriedad de la elaboración de tablas de
retencióndocumental establecida en la

Ley 594 del 2000,

los archivos se manejaban porasuntos y generalmente su nombre era alfabético, de igual forma las
condicionesen que este se archivaba, no permitía la durabilidad del mismo, por tal razón,
sedeterioraban documentos, al punto de perderse información. A pesar de tenerintenciones de
obtener un archivo sistematizado y organizado, este no permitíalograr tener una información
eficiente e inmediata en el momento que se requería.En la actualidad se puede evidenciar un gran
avance en la gestión documental, yaque permite a través de sus tablas de retención documental,
manejar un sinfín deinformación de manera organizada y estandarizada, con series y sub-series,
quepermiten a una organización generar una trazabilidad en su archivo, generando unahistoria y
una memoria intacta y bien maneja.Otro aspecto importante que se puede evidenciar para la
organización archivísticay que ha permitido la obligatoriedad de la implementación de las tablas de
retencióndocumental, es el poder saber la disposición desde el inicio hasta el final deldesarrollo de
un documento, ya que anteriormente, se desconocía el ciclo vital delos documentos y archivos, a
diferencia de la actualidad, la cual permite conocer lasfases por las que atraviesa un archivo y su
valor primario o secundario dentro de laorganización.Cabe agregar, que la implementación de las
tablas de retención documental y sumanejo desde la gestión archivística, permite a cada empresa
u organizaciónprivada, publica, o persona natural y jurídica, organizar de acuerdo a la
normatividadvigente y aplicable y con base a sus necesidades y estructura orgánica el
desarrollodel ciclo vital de la documentación que se genera. Para dar cumplimiento, laempresa
debe realizar un diagnóstico y bosquejo de cada una de sus áreas ydependencias en relación a
sus funciones, pudiendo de este modo conocer cadauno de los procesos y personas productoras
de documentos, para generar eldesarrollo de las TRD y las TVD