UNIDAD DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS

Unidad de Competencia
II. MODELAJE DE LOS PROCESOS
A. FASES DE LA GESTIÓN DE PROCESOS
FASES DE LA GESTIÓN DE PROCESOS

La gestión de procesos consta de cuatro ciclos divididos en nueve fases

FASES DE LA GESTIÓN DE PROCESOS
Ciclo 1
La incorporación de la gestión de procesos debe estar expresada en el plan estratégico.
Consta de una sola fase: Incorpora la gestión de procesos en la organización

1 Crear un área de procesos

Designar el equipo de trabajo

2
definir las grandes líneas de trabajo
3 en la gestión de procesos

Identificar la tecnología necesaria 4

Realizar la preparación adecuada de

5 las personas del área y de toda la
organización
FASES DE LA GESTIÓN DE PROCESOS

Ciclo 2
Modelamiento visual de los procesos.

Diseñar el mapa de procesos:

Consiste en ver la totalidad de los procesos de la organización: el proceso de dirección estratégica, los procesos del negocio y los
procesos de apoyo. Desde esta visión de conjunto se comienza a segmentar y detallar. Este mapa es vital para elaborar el plan estratégico
de la organización.

Representar los procesos mediante modelos visuales:

Flujogramas de información y listas de tareas, donde también se realizan observaciones y recomendaciones generales.
FASES DE LA GESTIÓN DE PROCESOS

Ciclo 3
Intervenir procesos modelados.

Gestión estratégica de
procesos:
Contempla
dueños de
priorizar procesos desde lo indicado en la estrategia e incluye la definición de indicadores y de

procesos. También señala los objetivos para la optimización de procesos

(mejora o rediseño).

Mejorar procesos:
Se refiere a definir y aplicar las mejoras para cumplir los objetivos de rendimiento del
proceso señalados en la fase anterior.

Rediseñar procesos:
Se refiere a definir y aplicar una solución para cumplir los objetivos de rendimiento del proceso señalados
en la fase anterior. Se suman en esta fase los aportes de la gestión de proyectos porque el rediseño se
orienta al cambio mayor.

Formalizar procesos:
Contempla elaborar el procedimiento como detalle completo de un proceso optimizado. Debe
asegurarse que la nueva práctica se incorpore y mantenga en la organización.
FASES DE LA GESTIÓN DE PROCESOS

Ciclo 4
Este ciclo exige que el proceso esté formalizado producto de un diseño reciente o de una optimización .

Controlar procesos:
Se refiere al seguimiento, al cumplimiento de estándares y a
la reacción en caso de situaciones fuera del estándar. Este
rol lo cumple el dueño del proceso.

Mejora continua:
Se refiere al diseño y la práctica de cómo el diseño del
proceso se continuará perfeccionando tanto para adaptar a la
realidad como para capitalizar innovaciones .
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II. MODELAJE DE LOS PROCESOS
B. MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS

Mapeo de procesos.

Implica desarrollar un flujo detallado de la información y las

actividades utilizadas para producir alguna actividad definida. Con
frecuencia indica tiempos para estas actividades, y determina la
asignación de responsabilidades.

El mapa de procesos
• Provee una visión de conjunto, holística o de helicóptero, de todos los
procesos de la organización.
• Permite reconocer la totalidad del hacer de la organización y ubicar en su
contexto cualquier proceso específico. Es un modelo vital para elaborar un
plan estratégico.
 MAPA DE PROCESOS

Mapas para la visión de conjunto

Cinco mapas que deberían existir en la organización previo al desarrollo de una aplicación específica

Necesidades Proyectos Procesos Retroalimentaci Sistemas

ón
Estos mapas son modelos que ayudan a lograr la visión de conjunto para luego formalizar en el
análisis y diseño la solución de software.

Los mapas de Procesos son útiles para:

• Conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente,
• Analizar los pasos del proceso
• Reducir el ciclo del tiempo o aumentar la calidad,
• Utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a
cabo proyectos de mejora del proceso
• Orientar a nuevos empleados.
• Evaluar o fortalecer los indicadores o medidas de resultados
Fin de contenido
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II. MODELAJE DE LOS PROCESOS
C. DISEÑO DE UN MAPA DE PROCESOS
 DISEÑO DE UN MAPA DE PROCESOS

El desarrollo y análisis de estos mapas de procesos puede emplearse para establecer

La integridad:
Se toman en consideración todas las actividades y transacciones de mayor importancia

La eficiencia:
Existen actividades o transacciones innecesarias que, por lo tanto, incrementan el costo sin añadir
valor

La redundancia:
Existen actividades múltiples que básicamente ejecutan la misma tarea o recopilan la misma
información más de una vez

La efectividad:
Todas las actividades y transacciones se realizan de la mejor manera.
DISEÑO DE UN MAPA DE PROCESOS

Modelos de la etapa de análisis

La siguiente selección de modelos se incluye con el objetivo de lograr una visión global. En
esta etapa todo el trabajo se centra en el modelo de negocios de la solución, con cinco
elementos que se representan con la metáfora de una mesa

la estrategia (alineando la de la empresa y la del

proyecto, incluye responsabilidad social)

personas (incluyendo
ambiente) procesos
tecnología

estructura (organizacional y física)

En esencia: corresponde decidir Qué hacer,

comenzando por la cubierta de la mesa.
DISEÑO DE UN MAPA DE PROCESOS

Modelos de la etapa de diseño

De la misma forma que la etapa de análisis, es decir, mediante borradores sucesivos y la

técnica de desarrollo en espiral se avanza en el diseño, sin mayores problemas de volver a
veces a la etapa de análisis, porque ambas forman una totalidad que llamamos modelar una
solución de software.

Los dos modelos más característicos del diseño desde el punto de vista de UML son el de
diseño de clases y colaboración
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D. FLUJOGRAMA DE INFORMACIÓN
FLUJOGRAMA DE INFORMACIÓN

Un flujograma de información (FI) describe un proceso. Si éste tiene divisiones en su

interior, se elabora un FI por cada etapa o versión.

En el flujograma de información los recuadros representan actividades, la secuencia sigue

la temporalidad y sobre todo, se busca el vistazo, significa que con una mirada se
recuerda cómo es el proceso..

Es vital la simplicidad:
letra grande, poco texto
en las cajas, etc. Para
lograr el vistazo es
necesario que el
flujograma de información
esté pegado en una
pared, a la vista para
guiar el proceso
 FLUJOGRAMA DE INFORMACIÓN
El Flujograma de Información (FI) describe y representa una guía de las actividades del proceso.

Es un tipo de diagrama de flujo de información que proporciona amplia visión

acerca de variados aspectos del proceso: Flujo, Mensajes, Actividades,
Estructura y Tecnología

1 El Flujograma es la secuencia
y temporalidad.
Los Mensajes son el medio de
comunicación, pueden ser
2
documentos, comunicaciones
electrónicas u orales. 3 Las Actividades quedan
especificadas por cargos o roles
La Estructura queda representada 4
por columnas
5 La Tecnología se indica en las
actividades que tendrán algún nivel
de apoyo tecnológico.
 FLUJOGRAMA DE INFORMACIÓN

Flujograma de Información

¿Qué beneficios tiene utilizar el Flujograma de Información? ¿Qué incluye el Flujograma de Información?
• Hay varios, a condición de que esté a la vista y sea fácil de • El flujograma de información incorpora todo el detalle necesario
actualizar: porque desarrolla un proceso de bajo nivel e incluso requiere
• Es una manera eficaz de entender y mejorar los procesos. adjuntar las muestras o el diseño de todos los formularios,
• Es una herramienta simple que estimula la participación, porque informes o pantallas indicadas en el flujo.
todos la entienden y la usan. Personas sin ningún conocimiento • En el flujograma de información debemos buscar
previo, la dominan en poco tiempo. alternativas para evitar la redundancia innecesaria, por ejemplo,
• Sirve de guía práctica y real a los integrantes del proceso. si cuatro tipos de procesos de compra terminan en la misma
• Tiene un efecto de capacitación para nuevas personas que se forma de pago al proveedor, debería construirse un solo diagrama
incorporan a trabajar en el proceso descrito, especialmente si los de “pagos al proveedor”.
flujogramas están expuestos en las paredes. Adicionalmente es • El flujograma de información se compone principalmente
aconsejable que estén en la red computacional, a disposición de: unidades organizacionales, actividades y datos. Las
de todos los interesados unidades organizacionales están indicadas en columnas y
• Incluso, los flujogramas de información son aceptados por los representan a cada área que tiene relación con el proceso en
certificadores de normas ISO 9000.Tiene un efecto de estudio. Cada unidad incluida en una columna corresponde a un
normalización interna al servir como facilitador de un acuerdo cargo o un rol que juega determinada persona.
entre todos los interesados. Ayuda en la estandarización con el
medio.
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E. NIVEL DE CAMBIO DENTRO DE LOS FLUJOGRAMAS
DE INFORMACIÓN
NIVEL DE CAMBIO DENTRO DE LOS FLUJOGRAMAS DE INFORMACIÓN
DE LA GESTIÓN DE PROCESOS

El rediseño se justifica porque se trata de lograr un gran desafío de cara al

cliente
Tal como una importante reducción de costos o de tiempos, siempre en el contexto de la sustentabilidad
para la empresa, el medio y todas las demás partes interesadas.

Es verdad que lograr un gran desafío implica un cambio

grande
Aunque también podría suceder, ocasionalmente, que se pueda lograr con cambios más bien
pequeños. Podría ser en ambientes donde poco se ha hecho en el rediseño de procesos.

Es interesante preguntarse
¿por qué realizar este tipo de cambio mayor sobre un proceso? Hay muchas respuestas: sobrevivencia
de la empresa, más competitividad, rentabilidad o simplemente humanidad en el caso de
organizaciones públicas que desean hacer las cosas mejor y crear riqueza social.

¿Dónde estamos? y ¿para dónde vamos?

No con el fin de extasiarse ante el éxito o de sentir lástima de su suerte, sino para formular
objetivos estratégicos a posteriori, que precisen los objetivos a priori enunciados en el marco de la
misión de la empresa”. El rediseño de procesos es uno de los medios para cumplir con esos
objetivos estratégicos.
Fin de contenido
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F. FORMAS DE REPRESENTACIÓN EN EL FLUJOGRAMA
DE INFORMACIÓN (FI).
FORMAS DE REPRESENTACIÓN EN EL FLUJOGRAMA DE INFORMACIÓN
(FI)

Existen dos normas de símbolos para la diagramación de diagramas de flujo

La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos

convencionales; a pesar de amplia aceptación que ha tenido esta simbología, en el
trabajo de diagramación administrativa es limitada, porque no ha surgido algún símbolo
convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.
FORMAS DE REPRESENTACIÓN EN EL FLUJOGRAMA DE INFORMACIÓN
(FI)

La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología para que
sea empleada en el procedimiento electrónico de datos con el propósito de representar los
flujos de información, de la cual se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la
elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.
FORMAS DE REPRESENTACIÓN EN EL FLUJOGRAMA DE INFORMACIÓN
(FI)

La aplicación de una u otra norma, o bien de su combinación, dependerá de la necesidad a

satisfacer al momento de desarrollar el trabajo de diagramación administrativa, decisión
que debe tomar el analista, o el jefe.
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G.LISTA DE TAREA POR CADA ACTIVIDAD
LISTA DE TAREA POR CADA ACTIVIDAD

Para simplificar y facilitar la lectura, la nueva generación de flujogramas de información sigue el

criterio curso normal de los eventos

Esto es clave, significa que no se diagraman las contingencias, las cuales sólo van en el texto
del procedimiento.

Es un criterio práctico y profundo porque se busca robustecer el hacer correcto.

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H.PUNTOS DE CONTROL
 PUNTOS DE CONTROL

Donde se capturan las actividades

de producción
Por lo general requieren transacciones formales y
estructuradas entre procesos, y muchas veces exigen
también la programación formal de la actividad de
producción.
El Control de gestión
Aplicado a los procesos es obtener información de
calidad, válida, oportuna y en tiempo real si
corresponde, para gestar y administrar procesos. Se
define para estos efectos un conjunto de indicadores
asociados a las variables críticas del proceso, más bien
las que interesan a los clientes del proceso.
Algunos sistemas
Como la Planificación de requerimientos materiales,
pueden demandar muchos de estos puntos, mientras
que otros, como el Justo a tiempo, tal vez necesiten
muy pocos.
Tres grandes puntos de acción
sobre los procesos:
Describir, mejorar y rediseñar, no como opciones
excluyentes, sino como selecciones de un abanico de
infinitas posibilidades. No son diferencias absolutas.
Por ejemplo, en la práctica puede suceder que del
rediseño de procesos surja un cambio pequeño y
que de un pro yecto de aseguramiento de calidad se
obtenga un gran cambio
Fin de contenido