RESUMEN DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS
1. ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS.
La administración de procesos es una disciplina de gestión que ayuda a la dirección de la
empresa a identificar, representar, diseñar, formalizar, controlar, mejorar y hacer más
productivos los procesos de la organización para lograr la confianza del cliente. La
estrategia de la organización aporta las definiciones necesarias en un contexto de amplia
participación de todos sus integrantes, donde los especialistas en procesos son
facilitadores. Sin pretender agotar el tema, porque la gestión de procesos es todavía una
disciplina en formación. El gran objetivo de la gestión de procesos es aumentar la
productividad en las organizaciones. Productividad considera la eficiencia y agregar valor
para el cliente.
2. TIPOS DE PROCESOS
Procesos gobernantes o de dirección
Procesos operativos, de producción o institucionales
Procesos de apoyo (staff), habilitantes o de la empresa
3. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS:
Macroproceso: Conjunto de procesos de la institución que reúne todos aquellos
procesos claves que se llevan a cabo en las diferentes áreas. (Administrativo –
Pedagógico y/o Académico – Social Comunitario – Financiero)
Proceso: Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas (o
productos) utilizando recursos y aplicando controles. Son aquellos procesos que
inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el
éxito de la institución, contienen subprocesos. Son partes bien definidas en un
proceso.
Subproceso: Son procesos de menor dimensión que evidencian operatividad.
Procedimiento: Descripción de las formas especificas de llevar a cabo un proceso.
Descripción paso a paso. Actividad: Es la suma de tareas, normalmente se agrupan
en un procedimiento para facilitar su gestión.
4. PARTES DE UN PROCESO
Un proceso se define como una serie de cambios a través de los cuales algo se desarrolla.
Todo trabajo involucra procesos. Cualquier proceso de trabajo, no importando si sea
pequeño o grande, complicado o sencillo, involucra tres componentes principales:
Entradas: Recursos del ambiente externo, incluyendo productos o salidas de otros
subsistemas.
Procesos de transformación: Las actividades de trabajo que transforman las
entradas, agregando valor a ellas y haciendo de las entradas, las salidas del
subsistema.
Salidas: Los productos y servicios generados por el subsistema, usados por otro
sistema en el ambiente externo.
5. PASOS PARA UNA BUENA ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS
Identificar los procesos principales
Análisis de procesos
Identificar los problemas
Búsqueda de soluciones
Implementación
Evaluación
6. ESTRATEGIA DE PROCESOS
Es necesario establecer estrategias para los niveles corporativo, de negocio y funcional. La
formulación de estas estrategias viene después del proceso de toma de decisiones. Este paso
se completa cuando la gerencia ha desarrollado una serie de estrategias que darán a la
organización una ventaja competitiva. Los gerentes de éxito elegirán estrategias que den a
su organización la ventaja competitiva más favorable; luego tratarán de sostener esa ventaja
a lo largo del tiempo.
IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS
El proceso de administración estratégica es la puesta en práctica. Una estrategia
sólo es tan buena como su puesta en práctica. Sin importar con cuánta efectividad
haya planificado sus estrategias una compañía, no podrá tener éxito si las
estrategias no son puestas en práctica como es debido. El liderazgo de la alta
gerencia es un ingrediente necesario para una estrategia de éxito.
EVALUACION DE RESULTADOS
El paso final en el proceso de administración estratégica es la evaluación de
resultados. Consiste en evaluar qué tan efectivas han sido nuestras estrategias, y
examinar qué ajustes son necesarios realizar.
7. MEJORA CONTINUA
El proceso de mejora continua es un concepto del siglo XX que pretende mejorar los
productos, servicios y procesos. Postula que es una actitud general que debe ser la base para
asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando
hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesaria
la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo.
A. ¿EN QUE CONSISTE EL CICLO DE DEMING?
El Ciclo PDCA (o círculo de Deming), es la sistemática más usada para implantar un
sistema de mejora continua cuyo principal objetivo es la autoevaluación, destacando
los puntos fuertes que hay que tratar de mantener y las áreas de mejora en las que
se deberá actuar. El ciclo PDCA de mejora continua lo componen cuatro etapas
cíclicas de forma que una vez acabada la etapa final se debe volver a la primera y
repetir el ciclo de nuevo:
PLAN (planificar): En esta fase se trabaja en la identificación del problema
o actividades susceptibles de mejora, se establecen los objetivos a alcanzar
y se definen los métodos para conseguir los objetivos establecidos.
DO (hacer/ejecutar): Llega el momento de llevar a cabo el plan de acción,
mediante la correcta realización de las tareas planificadas.
CHECK (comprobar/verificar): Una vez implantada la mejora se
comprueban los logros obtenidos en relación a las metas u objetivos que
se marcaron en la primera fase del ciclo mediante herramientas de control
(Diagrama de Pareto, Check lists, KPIs, etc.)
ACT (actuar): Por último, tras comparar el resultado obtenido con el
objetivo marcado inicialmente, es el momento de realizar acciones
correctivas y preventivas que permitan mejorar los puntos o áreas de
mejora.
