GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Nelly Soraya Abril Fernandez
Profesional en Contaduría Publica
 CONTENIDO DEL CURSO
 Gestión administrativa
 Indicadores de gestión
 La organización
 Contratación
 Liderazgo
 Seguridad y gestión de la información
 Análisis y gestión financiera
 Sistema financiero y banca
 GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Nelly Soraya Abril Fernandez
Profesional en Contaduría Publica
 HISTORIA
La gestión administrativa actual es resultado de varios aportes que tuvieron lugar a lo largo
de la historia. Entre los principales protagonistas se destacan:
 Confucio (551 a.C. – 479 a.C). Fue un filósofo, político y reconocido pensador chino que
enunció una serie de reglas para la administración publica. Por ejemplo, que los empleados
públicos debían conocer bien la situación del país a fin de resolver los problemas, no debían
ser seleccionados por el favoritismo o partidismo y los funcionarios debían ser personas
honradas.
 Adam Smith (1723-1790). Fue un economista y filósofo escocés que en su tesis “La riqueza
de las naciones” enunció la clave del bienestar social que residía en dos principios: la
división del trabajo y la libre competencia, como acciones necesarias para aumentar el nivel
de producción y para lograr la especialización de los cargos dentro de una organización.
 Henry Metcalfe (1847-1927). Fue un militar, inventor y teórico estadounidense que publicó
nuevas técnicas de control para la administración científica mediante su libro “El costo de la
producción y la administración de talleres púbicos y privados”.
 Woodrow Wilson (1856-1924). Fue un político y abogado estadounidense que logró separar
los conceptos de política y de administración, otorgándole a esta última la condición
de ciencia, lo que propulsó su enseñanza a nivel académico.
 Frederick Winslow Taylor (1856-1915). Fue un ingeniero industrial y economista
estadounidense promotor de métodos científicos del trabajo, con el objetivo de alcanzar
mayor eficiencia en la producción industrial optimizando el trabajo del empleado.
 Henry Fayol (1841-1925). Fue un ingeniero y teórico turco que desarrolló la teoría general
de la administración, pero enfocada en el desempeño de la dirección jerárquica de la
organización para que desarrollara todas las funciones administrativas (y no solo en el
trabajo del empleado como propuso Taylor).
 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Es el conjunto de actividades que se realiza para dirigir
una organización mediante una conducción racional de
tareas, esfuerzos y recursos.
Su capacidad de controlar y coordinar las acciones y los
distintos roles que se desempeñan dentro de la
empresa permite prevenir problemas y alcanzar
los objetivos. La conducción sistemática de una correcta
gestión administrativa favorece la obtención de resultados
favorables para la organización.
La importancia de la gestión administrativa consiste en
preparar a la organización y disponerla para actuar pero de
manera anticipada, contemplando todos los medios y
procedimientos que necesita para cumplir con sus objetivos
y disminuir los efectos negativos o posibles problemas.
 Planeación

control
Proceso Organización
Administrativo

Dirección
 PLANEACIÓN
Es la piedra angular de este proceso, ya que de esta se derivarán las
subsiguientes acciones a seguir. Para realizar un proceso eficiente es
necesario considerar lo siguiente:
 Contar con objetivos claros.
 Estudiar el ambiente bajo el cual se realizará el trabajo.
 Identificar y asignar las tareas que ayudarán a lograr los objetivos.
 Realizar un plan integral de logros, donde se destaquen los elementos
creativos que ayuden a desempeñar eficazmente el trabajo.
 Determinar las políticas, métodos y procedimientos requeridos para
el desempeño de la labor.
 Crear sistemas de alerta que permitan anticipar acciones ante
problemas futuros.
 Actualizar constantemente los planes, considerando los resultados de
los controles ejercidos sobre los mismos.
 ORGANIZACIÓN
Para alcanzar el éxito se deben coordinar todos los recursos humanos,
financieros y materiales que estén relacionados con el trabajo que se
va a realizar.
Esto implica el establecimiento de un conjunto de reglas y asignaciones
de tareas que deben seguir rigurosamente las personas que estén
involucradas. Algunas de estas actividades son:
 Dividir el trabajo considerando las unidades de operación.
 Agrupar las tareas por los puestos de trabajo.
 Estructurar las unidades operativas con criterios de manejabilidad y
afinidad de la labor.
 Seleccionar al personal que posea las aptitudes requeridas para
determinado puesto de trabajo.
 Establecer ajustes en las actividades ejecutadas, con base en lo que
arrojen los resultados de control de las mismas.
 DIRECCIÓN O EJECUCIÓN
Para cumplir con las estrategias planificadas y organizadas es necesario
tomar las acciones que las inicien y les den continuidad.
Entre estas medidas están las de dirigir la actividad y propiciar el desarrollo
del empleado en lo laboral y personal, para que así esta motivación se
traduzca en el logro eficiente del objetivo. Estas estrategias pueden ser:
 Guiar e incentivar al grupo para que alcancen el objetivo.
 Establecer una comunicación directa, abierta y transparente con cada uno
de los involucrados, directa o indirectamente, en el trabajo.
 Desarrollar las potencialidades de cada miembro.
 Crear incentivos para los empleados que se destaquen en determinados
criterios pre-establecidos, como la creatividad, rapidez en la culminación,
entre otros.
 Establecer mecanismos de evaluación constante del proceso de ejecución,
a fin de rectificar acciones en caso de ser requerido.
 CONTROL
Es importante implantar estrategias para comprobar que lo
planificado, organizado y ejecutado esté progresando de
forma satisfactoria y efectiva hacia el alcance del objetivo.
Esto permitirá tomar decisiones de sustitución de actividades
o de reorientación del proceso, que permitan optimizarlo.
Estas podrían ser algunas de las acciones a seguir:
 Establecer comparaciones de los resultados con los planes
generales de la empresa.
 Evaluar el producto de la labor, tomando como base los
estándares de desempeño de la misma.
 Hacer públicos los medios a ser utilizados en las
mediciones.
 Comunicar las sugerencias al personal responsable, para así
poder corregir las acciones que sean necesarias.
 CARACTERÍSTICAS
La gestión administrativa está a cargo del gerente administrativo, que supervisa las
operaciones de la organización y se asegura de que el flujo de información sea efectivo
y de que los recursos se empleen de manera eficiente. Aportar valor agregado a la
organización, dado que puede identificar prácticas obsoletas y desarrollar procesos que
contribuyan a la mejora.
El gerente administrativo suele contar con un equipo de trabajo a cargo, integrado
por jefes, analistas y encargados de la gerencia. El gerente administrativo y su equipo
tienen varias responsabilidades que cumplir y, dependiendo del rubro o especialidad en
la que se desempeñen, pueden ocuparse de:
 Proponer y elaborar políticas, normas y procedimientos.
 Liderar varios equipos de trabajo.
 Supervisar la ejecución presupuestaria de la empresa.
 Proponer e implementar mejoras en las políticas de gestión de personal.
 Controlar el proceso de remuneraciones a los empleados.
 Elaborar programas de capacitación y desarrollo del personal.
 Realizar estudios y diagnósticos de manera periódica, sobre el clima de trabajo.
 Proponer, informar y mantener actualizado al directorio de la organización.
 Preparar planes y previsiones de ventas.
 Seleccionar estrategias de ventas.
 Diagramar la distribución del espacio de trabajo para los empleados.
 FUNCIONES
 Realización de los procesos de gestión: Los procesos de gestión
deben realizarse adecuadamente para que se lleve a cabo el
desempeño efectivo en cada una de las funciones administrativas.
Estos deben incluir la planeación, organización, dirección y control,
girando todos con base en el cumplimiento de los objetivos.
 Contratación de personal: Se refiere a la selección, capacitación,
colocación y remuneración del personal. El logro de los objetivos de
la organización depende de poder contar con el personal adecuado,
por lo cual se debe mantener el interés de cubrir las necesidades de
los empleados y, a la vez, ser leales a la organización.
 Salvaguardia de los activos: Los activos de una organización deben
estar protegidos contra el uso indebido, pérdida o daño causado por
robo, incendio o cualquier otro medio. Por esto es necesario
mantener un registro adecuado para cada tipo de activo,
responsabilizando al personal de su correcto uso y salvaguarda.
 Relaciones publicas: Una de las funciones importantes de la gestión
administrativa es el establecimiento y mantenimiento de diversas
líneas de comunicación entre la organización y su público relacionado
(clientes, accionistas, empleados, proveedores, consumidores).
 FUNCIONES
 Establecer secuencias de trabajos: Para un desempeño estable y sin interrupciones
del trabajo administrativo, deben desarrollarse sistemas y procedimientos de
rutinas definidas. Esto es motivado al carácter de interdependencia e interrelación
entre las labores específicas de cada departamento.
 Compra de activos fijos: En cada departamento existe una necesidad de activos
fijos adecuados para tener un rendimiento eficiente y económico del trabajo allí
realizado. Por lo tanto, se debe seguir un procedimiento estándar en la selección y
compra de cada tipo de activo fijo requerido. Un aspecto importante es realizar una
detección y evaluación de la necesidad real del activo, evitando así gastos
innecesarios que repercutan en las finanzas de la empresa.
 Diseño y control de formas: Dado que el trabajo administrativo tiene
características particulares, se deben diseñar los formularios utilizados a fin de
proporcionar la información requerida de manera adecuada. Es deber de la
administración diseñar estos formularios y tratar de estandarizar su uso, a fin de
reducir costos.
 Compra de papelería y artículos de oficina: Estos artículos deben cubrir las
necesidades de los usuarios, ya que repercutirán en la ejecución sistemática y
rápida del trabajo que se hace.Por tanto, es importante velar por la
estandarización, selección y compra de dichos insumos, así como su distribución a
otros departamentos, cuando sea necesario.
 CLAVES PARA OPTIMIZAR
Planificar y organizar: Ante cualquier proyecto o trabajo, si vamos recorriendo un camino que no
hemos fijado de antemano, corremos el riesgo de salirnos de él y acabar en otro muy distinto. La
planificación y la organización son la hoja de ruta que permite a las personas involucradas en un
proyecto saber qué decisiones tomar en el momento en el que el trayecto se bifurque.
La gestión administrativa que planifica el camino que vamos a recorrer y organiza los recursos
adecuándolos a dicha planificación será una gestión administrativa que:
 No tomará decisiones a ciegas y, por lo tanto, correrá menos riesgos de equivocarse.
 No gastará recursos en vano.
 Será más eficaz y eficiente.

Gestionar el tiempo: El tiempo es un recurso extremadamente valioso en lo que respecta a gestión

administrativa. Debemos tener en cuenta que el tiempo que gastamos ya no lo podremos recuperar.
Esto es lo que provoca que cada minuto se monetice y se cobre de forma independiente en muchos
presupuestos.
Algunas de las claves más importantes en gestión del tiempo son:
 Digitalizar todo lo posible. El formato digital permite realizar operaciones de forma mucho más
rápida que en papel, como por ejemplo encontrar una información determinada en un par de
segundos.
 Permitir los descansos cada cierto tiempo de trabajo. El cerebro humano necesita descansar para
poder mantener el rendimiento. Si no descansa, lo único que consigue es un trabajo de peor calidad
cada minuto que transcurre.
 Invertir tiempo actual para ahorrar tiempo futuro. Por ejemplo, si ahora dedicamos 30 minutos a
ordenar la bandeja de entrada del correo electrónico, en el futuro podremos ahorrar horas de
búsqueda de determinados mensajes pasados
 CLAVES PARA OPTIMIZAR
Comunicar: En la gestión administrativa de una empresa no trabaja una sola persona. De
hecho, todos los trabajadores influyen de una forma u otra en ella. Por ese motivo es
importante que la comunicación establecida entre todos los agentes de la empresa sea la
mejor posible.
Para garantizar que esto sea así, algunas claves son:
 Realizar programas formativos acerca de comunicación para todo el personal de la empresa.
 Establecer protocolos de comunicación que indiquen qué herramientas se deben utilizar en
cada caso y, si es necesario, qué formato de mensaje se debe emplear.
 Fomentar dentro de la empresa una cultura en la que todos los trabajadores se sientan
libres de preguntar libremente lo que necesiten y cuando lo necesiten sin temor a que sus
facultades comprensivas sean puestas en duda.
Evaluar y controlar: De nada sirve llevar a cabo todo lo anterior si no realizamos un
seguimiento que nos permita:
 Evaluar si las acciones que hemos llevado a cabo han sido eficaces o no.
 Controlar los motivos por los que las medidas han dado o no han dado resultado.

Y en función de ello, corregir o diseñar nuevas acciones que nos permitan aproximarnos a los
objetivos establecidos.
La evaluación y el control son dos procesos muy olvidados en gestión administrativa y su
presencia es vital. Sin ellos, podemos estar ejecutando las mismas acciones ineficaces durante
años y continuar obteniendo resultados negativos sin saber por qué.
 INFOGRAFÍA
 https://concepto.de/
 https://www.lifeder.com/
 https://www.siigo.com/
 https://obsbusiness.school/
 Diccionario
“No basta saber, se debe también aplicar..
No es suficiente querer, se debe también
hacer”..
Johann Wolfgang von Goethe