Plan Institucional de

Archivos
PINAR
 Contenido
Contenido

1. ¿QUE ES PLANIFICACIÓN?
2. ¿QUE ES UN PLAN?
3. ¿QUE ES UN PROGRAMA?
4. ¿QUE ES UN PROYECTO?
 PLANIFICACIÓN

 Planificación significa pensar y descubrir qué hacer en el futuro. Un buen plan cuenta con una serie de pasos
que conducen de la situación actual, al fin deseado.
 Un método efectivo de planificación es «pensar al revés en el tiempo», es decir, empezar con lo que se
quiere conseguir al final, buscar el paso anterior, luego el anterior a éste, y así Planificación Mayte Jiménez
PLANIFICACIÓN, PLAN, PROGRAMA, PROYECTO final, buscar el paso anterior, luego el anterior a
éste, y así hasta que se llegue a la situación presente.
PLAN

 El plan tiene por finalidad trazar el curso deseable y probable del desarrollo nacional o del
desarrollo de un sector (económico, social o cultural).
 En un plan nacional se indica, por ejemplo, la tasa de crecimiento de la economía que se
desea alcanzar, el nivel de educación propuesto, etc., en definitiva, lo que se quiere como
país.
 Un plan es un documento que describe cómo se va a implementar un proyecto, listando a
todos los ejecutantes, sus responsabilidades y cometidos, y todas las tareas necesarias
ordenadas por las fechas de su ejecución
 PLAN

 El plan es una herramienta metodológica de planeación estratégica, de articulación de los

procesos, que permite construir una propuesta de intervención de Organización de
Archivos.

Identifiquen Permite tomar

Establece metas
problemas decisiones

Establece objetivos Establece estrategias

 Programa

 Es una serie de tareas recurrentes y relacionadas, que por lo general, están dirigidas a la
consecución de un resultado importante y que requieren más de un periodo para ser
logrado
Ejemplo
Proyecto

 Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado único.

 Producto, servicio o resultado único. Los proyectos se llevan a cabo para cumplir objetivos
mediante la producción de entregables. Un objetivo se define como una meta hacia la cual
se debe dirigir el trabajo, una posición estratégica que se quiere lograr, un fin que se desea
alcanzar, un resultado a obtener, un producto a producir o un servicio a prestar. Un
entregable se define como cualquier producto, resultado o capacidad único y verificable
para ejecutar un servicio que se produce para completar un proceso, una fase o un
proyecto. Los entregables pueden ser tangibles o intangibles.
Proyecto
 Contenido
Contenido

1. ¿Qué es el PINAR?
2.1.Beneficios
¿Qué es eldelPINAR?
PINAR
2. Beneficios del PINAR
3. Estructura del PINAR
4.3.Construcción
Estructura delde PINAR
la Visión Estratégica
4. Construcción de la Visión Estratégica
5. Formulación de objetivos
6.5.Construcción
Formulacióndel de mapa
objetivos
de ruta
6. Construcción del mapa
7. Construcción de la herramientade rutade seguimiento
8.7.Articulación
Construcciónde de
los lacomponentes
herramienta de seguimiento
8. Articulación de los componentes
 ¿Qué es el PINAR?
¿Qué es el PINAR?

Es un instrumento para la planeación de la función archivística,

el cual se articula con los demás planes y proyectos
estratégicos previstos por la entidad.

Es un soporte a la planeación estratégica de la entidad en los

aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo,
económico, técnico y tecnológico.
 Beneficios del PINAR
Beneficios del PINAR

• Es un marco de referencia para la planeación y el desarrollo

de la función archivística
• Establece objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo
• Permite optimizar el uso de los recursos archivísticos
• Integración con el Plan Estratégico Institucional y el Plan de
Acción Anual
• Mejorar la eficiencia administrativa
• Articular y coordinar los planes, programas y proyectos
• Facilitar el seguimiento, medición y mejora de los planes y
proyectos
 Estructura del PINAR
Estructura del PINAR

• Es una breve explicación (cómo, por qué y para qué)

Introducción • Esse
una
vabreve explicación
a desarrollar (cómo,
el PINAR enpor qué y para qué)
la entidad.
Introducción se va a desarrollar el PINAR en la entidad.
• Es una relación del contexto que da soporte al
Contexto estratégico • EsPINAR,
una relación
como:del contexto
la visión, que da
misión, soporte
entre otros.al
Contexto estratégico PINAR, como: la visión, misión, entre otros.
• Es una intención de lo que pretende hacer la entidad
Visión estratégica • Escon
unarelación
intención defunción
a la lo que archivística
pretende hacer la entidad
Visión estratégica con relación a la función archivística
• Es el fin al que la entidad desea llegar para cumplir la
Objetivos • Esvisión
el fin estratégica
al que la entidad desea llegar para cumplir la
Objetivos visión estratégica
• Es la herramienta en donde se registran los planes,
Mapa de ruta • Esproyectos
la herramienta en donde
y programas de se
la registran los planes,
función archivística
Mapa de ruta proyectos y programas de la función archivística
Herramienta de • Es la herramienta en la que se hace seguimiento a lo
Herramienta de
seguimiento
• Esregistrado
la herramienta
en el en la que
mapa se hace seguimiento a lo
de ruta
seguimiento registrado en el mapa de ruta
 Construcción de la Visión Estratégica
Construcción de la Visión Estratégica

Determinación de
aspectos críticos
• Identificar la • Relación directa
situación actual entre los
de la entidad • Identificar la aspectos críticos
problemática de y ejes
la función articuladores
archivística
Identificación de Priorización de
la situación actual aspectos críticos

Formulación de la visión
Formulación de la visión
 Formulación de objetivos
Formulación de objetivos

Priorización de Planes,
Establecimient
aspectos programas
o de objetivos
críticos y proyectos

Se establecen con el fin de dar solución a los aspectos críticos

 Construcción del mapa de ruta
Construcción del mapa de ruta

MAPA DE RUTA

P1
Nombre

Alcance

Responsable
P2
Actividades

Recursos

Indicadores

P3 Cronograma

Corto plazo: 1 año

Mediano plazo: de 1 a 4 años
Largo plazo: de 4 años en adelante
 Construcción de la herramienta de seguimiento
Construcción de la herramienta de seguimiento

Mapa de ruta Hoja de seguimiento

P1

Herramientas que P2
Herramientas
pueden que
ser usadas:
pueden ser usadas:
• Balance Score Card
Balanceo Score
• •Cuadros Card
tableros
•deCuadros
mando o tableros
de mando P3

Indicadores
Seguimiento periódico
 Articulación de los componentes
Articulación de los componentes
Aspectos críticos y
Objetivo Plan, proyecto
ejes articuladores

AC1 O1

seguimiento
seguimiento
AC1 O1 P1

de
VISIÓN ESTRATÈGICA

Hoja de
VISIÓN ESTRATÈGICA

Hoja
AC2
AC2 O2
O2

AC3 P2
AC3 O3
O3

RUTA
DE RUTA
EA1
EA1

MAPA DE
P3

MAPA
EA2 O4
EA2 O4
 TALLER ELABORACIÓN PINAR
TALLER ELABORACIÓN PINAR

• Conformar tres grupos

Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3

 TALLER ELABORACIÓN PINAR
TALLER ELABORACIÓN PINAR

Grupo 2
Grupo 1 Grupo 3
Implementar
Entidad sin Sistema Integrado
Software de
instrumentos de Conservación
Gestión
archivísticos
Documental