EL PROCESO ADMINISTRATIVO y

EVOLUCION DE LAS TEORIAS

ADMINISTRATIVAS

Lcda. Flor Alba Rodríguez

 ELEMENTOS Y FASES DEL
PROCESO
ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo, son las
funciones básicas del administrador para
lograr las metas de una institución o
empresa.
 Proceso Administrativo
• Un proceso es una forma sistemática de
hacer las cosas. Se habla de la
administración como principal organismo
que cumple procesos
• Podemos definir al proceso administrativo
como fases o etapas básicas por la que se
rige la administración.
• Urwick dividió para la comprensión de su
estudio a los procesos en dos fases:

• 1.- Mecánica
• 2.- Dinámica Administrativa
 Elementos del Proceso
Administrativo
• Constan de cuatro elementos Principales
- La Planificación
- La Organización
- La Dirección
- El Control
PLANEACIÓN
PLANEACIÓN
LA PLANEACIÓN:
• Contesta a la pregunta ¿Qué va a hacerse?
• Es elegir el camino que va a lograr la
institución o empresa
Planeación
Definiciones:
Planear consiste en la definición de objetivos, la
ordenación de recursos materiales y humanos, la
determinación de métodos y las formas de organización,
el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y
calidad, la localización especial de las actividades y otras
especificaciones necesarias para encausar racionalmente
la conducta de la persona o grupo.
 Planificación
Definiciones:
La planeación es trazar un curso concreto de
acción para alcanzar un objetivo
Planear es diseñar un método para lograr una
meta definida
Planear es decidir de antemano que hacer, cómo
hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
RACIONALIDAD: La acción ordenada con
fines específicos.
PREVISION: La planeación es previsión del
futuro.
UNIVERSALIDAD: La planeación y la
programación deben abarcar las diferentes
etapas del proceso económico, social y
administrativo y prever las consecuencias que
producirá su aplicación.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad,
que estén integrados entre si y formen un todo
organizado y compatible.
CONTINUIDAD: La planeación y la programación son
un proceso de duración permanente.
INHERENCIA: La planeación y programación son
necesarias en cualquier actividad humana y son
inherentes a la administración.
 Clases de planeación
• Planificación anual/semestral
Según el • Planificación de unidad didáctica
tiempo • Planificación clase a clase
abarcado

Según el • Planificación en sabana

modelo • Planificación V heurística
• Planificación en trayecto
pedagógico de • Planificación en T
base
 Elementos de la planificaciòn
Los conceptos básicos de la planeación, surgen de
las definiciones que se han presentado hasta ahora:
• OBJETIVOS: Es el punto de partida de la
planeación. Saber a donde se pretende llegar,
para saber en que forma puede llegarse hasta
allá.
• PLAN: Es un curso anticipado de acción que se
realiza con el fin de alcanzar unos objetivos.
 Elementos de la planificación
• TOMA DECISIONES: en la medida en que se
debe seleccionar entre diversos cursos de
acción futuros, es decir, decidir lo que va a
hacerse y como se va a realizar antes de que se
necesite actuar.
• PREVISIÓN: Visualizar el futuro y dentro de las
limitaciones humanas encontrar los factores
que puedan influir favorable o
desfavorablemente en el mismo futuro, sobre
la marcha de la empresa.
ORGANIZACIÓN
 ORGANIZACIÓN
Definición :
A través de la organización se determina la
forma de llevar a cabo los objetivos mediante la
coordinación de los recursos disponibles para
lograr los objetivos y la simplificación del
trabajo.
ORGANIZACIÓN
Definición :
La organización consiste en el diseño y
determinación de las estructuras, procesos,
funciones y responsabilidades así como el
establecimiento de métodos, y la
aplicación de técnicas tendientes a la
simplificación del trabajo.
 ORGANIZACIÓN
Definición :
El propósito de la organización es
simplificar el trabajo, coordinar y optimizar
funciones; en otras palabras: lograr que
todas las actividades y recursos se
coordinen y utilicen de tal forma que
resulte sencillo y fácil su manejo para
quienes trabajan en la empresa y para la
atención y satisfacción de los clientes.
 Principios de organización
Unidad de mando: Un subordinado sólo deberá
recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se
respeta este principio se generan fugas de
responsabilidad, se da la confusión y se produce
una serie de conflictos entre las personas.
Especialización: Consiste en agrupar las
actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal
forma que se pueda crear la especialización en la
ejecución de las mismas.
 Principios de organización
Paridad de autoridad y responsabilidad: La
autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte y por ello se debe mantener un
equilibrio entre la autoridad y la
responsabilidad.
Equilibrio de Dirección–Control: Consiste en
diseñar una estructura de tal forma que nos
permita coordinar las acciones y al mismo
tiempo evaluar los resultados de la misma.
 Principios de organización
Definición de puestos: Se debe definir con
claridad el contenido de los puestos en
relación a los objetivos de los mismos.
 Tipos de organización

Organización lineal
Es una forma donde existe una jerarquización
de la autoridad: hay un jefe con sus
respectivos subordinados. Su organización es
simple y piramidal, donde las líneas de
autoridad y responsabilidad son directas y
únicas.
 Tipos de organización
Organización funcional
En esta organización las personas dedicadas a
una actividad común se agrupan en
departamentos. Las tareas son agrupadas por
funciones, siendo una de las formas más
básicas para dividir las áreas de trabajo.
La autoridad es funcional, no solo existe un jefe
superior sino varios, cada uno en su
especialidad. La comunicación entre cada uno
de los niveles es directa y sin intermediarios.
 Tipos de organización
Organización matricial
Se basa en la creación de equipos, integrados
por empleados de diversas áreas que tienen un
proyecto como objetivo común. Una vez
finalizado este, la organización deja de
funcionar como tal.
Los recursos humanos y materiales se asignan
temporalmente a los diferentes proyectos, por
lo cual los empleados tienen dos jefes: uno del
cargo y otro del proyecto.
 Tipos de organización
Organización en comités
El comité está constituido por un grupo de
personas con autoridad de línea y de staff, los
cuales tienen a su cargo el estudio de una
situación específica. Existen formales o
informales:
 Tipos de organización
Formales
Su autoridad está delimitada, así como también
sus deberes, ya que están integrados dentro de
la organización formal de la compañía. Por lo
general, tienen un carácter permanente.
Informales
Se forman cuando se desea realizar un estudio
particular. Son organizados por una persona que
desea un estudio o decisión sobre algún
problema, por un tiempo corto determinado.
 Tipos de organización
Organización en trébol
Tiene como objetivo focalizar sus esfuerzos
en propuestas y funciones claves, dejándoles
a profesionales externos el cumplimiento de
las actividades complementarias.
Esta organización se encuentra actualmente
en boga, debido a que los directivos están
reduciendo sus costos operacionales
contratando empresas externas para que
realicen ciertos trabajos.
 División del trabajo
Es la separación y delimitación de las actividades , con el fin
de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el
mínimo esfuerzo , dando lugar a la especialización y el
perfeccionamiento en el trabajo.

División del trabajo

Para dividir el trabajo
es necesario seguir Jerarquización
una secuencia que
abarca las siguientes Departamentalización
etapas
Descripción de
funciones , actividades y
obligaciones
 Jerarquización
Es la disposición de las funciones de una organización por un
orden de rango, grado o importancia.
 Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos
agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y
responsabilidad que posean, independientemente de la
función que realicen.
 La Jerarquización implica la definición de la estructura de
la
empresa por medio del establecimiento de centros
de autoridad que se relacionen ente sin con
precisión.
Reglas para la jerarquización
• Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier
grupo social deben ser los mínimos e indispensables.
• Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal
,funcional, y/o staff) de cada nivel.
 Tipos de departamento
Se aplican de acuerdo con la situación especifica de cada
empresa. Los mas usuales son los siguientes :
Funcional
Consiste en agrupar las actividades análogas según su
función primordial para lograr la especialización y con
ello una mayor eficiencia personal..
Es común en la empresas industriales.
Por productos
Es característica de las empresas que se dedican a la
fabricación de diversas líneas de productos.
La Departamentalización se hace en un producto o grupo de
productos relacionados entre si.
 Tipos de departamento
Geográfica o por territorio
Este tipo de departamentalización proporciona un
instrumento lógico y eficiente cuando las unidades realizan
actividades por sectores alejados físicamente y cuando el
tramo de operaciones y personal supervisado es muy
extenso y esta disperso en áreas muy grandes
Clientes
Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a
los distintos compradores . Por lo general se aplica en
empresas comerciales, principalmente en almacenes y en
determinados mercados.
 Tipos de departamento
Por procesos o equipo
El proceso o equipo puede servir de base para crear
unidades departamentales sobre todo si presenta
ventajas económicas ,de eficiencia, ahorro de tiempo
,ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial
del mismo .
Un claro ejemplo es la división de una planta
automotriz por que cada una de las etapas como :
fundición , ensamble pintura , tapizado , tiene su
propio departamento
 Tipos de departamento
Secuencia
Este tipo de departamentalización se utiliza en
niveles intermedios e inferiores .Es necesario
por razones técnicas o económicas , si se aplica
este tipo de departamentalización es necesario
hacerlo por secuencias alfabéticas, numéricas o
de tiempo.
Elementos de la organización

Misión
Es una afirmación que describe el concepto de la
empresa, la naturaleza del negocio, la razón para
que exista la empresa, la gente a la que le sirve y
los principios y valores bajo los que pretende
funcionar.
 Elementos de la organización
Visión
Es una representación de cómo creemos que
deba ser el futuro para nuestra empresa ante los
ojos de:
• Los clientes.
• Los proveedores.
• Los empleados.
• Los propietarios.
 Elementos de la organización

Valores
Los valores representan las convicciones de
las personas encargadas de dirigir la
empresa hacia el éxito.
 Elementos de la organización

Objetivos
Son las guías que le dan direccionalidad, a
la empresa describen el futuro deseado de
allí que tengan una relación estrecha con la
visión de la organización.
 Elementos de la organización
Marco jurídico

El marco jurídico son todas las leyes en general,

que regulan una actividad
 Técnicas de organización
Organigrama
Es la representación de la estructura de una
organización formal, que muestra niveles
jerárquicos, autoridad, responsabilidad,
relaciones entre niveles existentes dentro de
ella.
 Técnicas de organización
Proceso:
a)Elaboración de una lista de funciones y
subfunciones.
b)Compararla con una lista de comprobación para
responde las siguientes preguntas: Es necesaria
la función para la organización, describe el
organigrama las funciones y subfunciones
principales, en qué nivel debe colocarse la
función, a qué función deberá informar y qué
funciones dependen del puesto.
 Técnicas de organización
Clasificación:
• Por su contenido: Estructurales, funcionales e
integración de puestos.
• Por su ámbito de aplicación: Generales y
específicos.
• Por su presentación: Vertical, horizontal,
circular, escalar y mixto.
 Técnicas de organización
Manuales
Un manual es un conjunto de documentos que
partiendo de los objetivos fijados y las políticas
implantadas para lograrlo, señala la secuencia
lógica y cronológica de una serie de
actividades, traducidas a un procedimiento
determinado, indicando quién los realizará, qué
actividades han de desempeñarse y la
justificación de todas y cada una de ellas, en
forma tal, que constituyen una guía para el
personal que ha de realizarlas
 Dirección
Definición:
Es el elemento mas dinámico del proceso
administrativo que implica la responsabilidad
que tiene todo jefe de dirigir, conducir,
motivar, ordenar e impulsar al personal
subordinado, a la mejor realización de sus
funciones, con el máximo de eficiencia y
colaboración.
 PRINCIPIOS DE FAYOL RELATIVOS A LA
DIRECCIÓN:

PRINCIPIOS DE LA
AUTORIDAD PRINCIPIO DE LA PRINCIPIO DE UNIDAD
RESPONSABILIDA DISCIPLINA DE DIRECCION
D

PRINCIPIO DE LA
PRINCIPIO DE MANDO CENTRALIZACIÓN_ PRINCIPIO DE EQUIDAD
DESCENTRALIZACIÓN

PRINCIPIO DE INICIATIVA
  PRINCIPIOS PROPUESTOS POR KOONTZ Y O’DONELL:

• Cuando más sean capaces los administrativos

PRINCIPIO DE DIRIGIR EL
de armonizar las metas personales de los
OBJETIVO.
individuos con las metas de la empresa.

• La dirección será eficiente en tanto se

PRINCIPIO DE ARMONÍA
encamine hacia el logro de los objetivos
DEL OBJETIVO. generales de la empresa.

• Es evitar posibles conflictos resultantes de la

PRINCIPIO DE LA UNIDAD
delegación simultanea de las funciones de
DE MANDO.
varios superiores en un solo subordinado
  PRINCIPIOS PROPUESTAS POR G. TERRY ( FUNDAMENTOS DE LA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA)

“LA DIRECCIÓN ES UNA RELACIÓN QUE EXISTE Y ES

AFECTADA POR EL JEFE, LOS DIRIGIDOS Y LA
SITUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU ENTORNO”

Los teóricos del comportamiento afirman que el estilo de un líder está

orientado hacia un énfasis centrado en el empleado 1 o centrado en el
puesto 2

EMPLEADO PUESTO
1 2Líder enfatiza tener el trabajo hecho
El líder enfatiza el desarrollo de mediante la planeación, organización,
relaciones abiertas y amistosas delegación, toma de
con los empleados y es muy decisiones,
evaluación del desempeño y el ejercicio de
sensible a sus necesidades un estrecho control administrativo.
personales y sociales.

“LA FUNCION DEL LIDER Y SU GRADO DE

ACEPTACION POR EL GRUPO”
El Jefe: : Los La Importancia:
Dirigidos: Situación
Es aquel que Estimula y
:
tiene la Son a los que dirige a las
Es el
función de dirige el jefe momento personas al
donde se
dirigir logro de los
lleva a cabo
la dirección. objetivos.
 CONTROL
Definición:
Control es un conjunto de disposiciones
incluidas en las estructuras y en las normas de
trabajo de una empresa, para que en el
desarrollo de las actividades se produzca una
comprobación, previniendo errores y fallas,
para proveer información segura, proteger los
bienes de la empresa y promover la eficiencia
en la operación y la adhesión a las políticas
administrativas.
 Principios de control
Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido
debe proporcionársele el control correspondiente.
De los objetivos. El control existe en función de los
objetivos, el control no es un fin, sino un medio para
alcanzar los objetivos preestablecidos.
De la oportunidad. Para que el control sea eficaz,
necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que
se ejecute el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas con anticipación.
 Principios de control
De las desviaciones. Todas las variaciones o
desviaciones que se presenten en relación con
los planes deben ser analizadas detalladamente
de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlos en el futuro.
De excepción. En control debe aplicarse a las
actividades excepcionales o representativas, a
fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cuales funciones estratégicas
 Principios de control

De la función controladora.
La función controladora por ningún motivo
debe comprender a la función controlada,
ya que se pierde efectividad en el control
Preliminar Técnicas
Son las revisiones previas que se realizan al proceso
productivo, antes de su ejecución. Comprende un
análisis exhaustivo y pormenorizado del plan de
trabajo inicial, de los recursos a ser utilizados y de las
cantidades, tipos y calidad de los insumos.
Concurrente
Comprende todas las actividades de supervisión que
se realizan una vez que inicia el proceso productivo.
En forma sistemática se validan cada una de las fases
del proceso y el valor añadido al mismo.
 Técnicas
Retroalimentación
Son los controles posteriores que se realizan a
toda la cadena del proceso productivo, para
establecer las desviaciones presentadas del
producto final con respecto al estandarizado.
Seguidamente, comprenden las auditorías de
procesos y los informes estadísticos de índices
de variaciones. Se aplican al finalizar el plan de
trabajo y recae sobre las salidas de los bienes
elaborados.