1

Vi rtu@l
Innovamos para tu Aprendizaje

Proceso Administrativo
Proceso Administrativo

Se define un proceso, como un $

$
conjunto de entradas que se
transforman generando una salida. Por
consiguiente, en la administración es
importante aplicar las diversas etapas
de dicho desarrollo; de tal manera, el
proceso administrativo se define como:
“Un conjunto de fases o etapas
sucesivas a través de las cuales se
efectúa la administración, las cuales se
interrelacionan formando un proceso
integral”. Munch y García €
Las etapas de dicho proceso son:
€

PLANEACIÓN

Es la etapa donde se estructura la

administración, definiendo de manera
clara cuales son los objetivos que se
pretenden alcanzar, definiendo un curso
de acción y una secuencia de actividades
para lograr los objetivos planeados.
 2

Tipos de Planeación
Para definir los tipos de planeación es importante en primer lugar comprender,
que el producto de la planeación, es un plan, el cual es entendido como un
diseño o esquema detallado, donde se describe el objetivo, las actividades, los
recursos, las mediciones para validar el cumplimiento de dicho objetivo.
Entendiendo lo anterior, existe una tipología de planes clasificados en:

• Corto plazo: plan que se diseña en un tiempo de ejecución inferior o igual a

un año.
• Mediano Plazo: plan que se diseña en un tiempo de ejecución de 1 a 3 años.
• Largo Plazo: plan que se diseña en un tiempo de ejecución superior a 3 años.

De igual manera, existe otro tipo de clasificación la cual tipifica los

planes en:

Estratégica: es la planeación que ejecutan los más altos directivos

de la empresa, aborda la planificación de toda la organización en
términos de obtención de recursos, uso y disposición para lograr
las metas propuestas; esta planeación se desarrolla a largo plazo.

Táctica o funcional: está desarrollada por los mandos medios de las

empresas, dirigida específicamente a los departamentos, en términos
de aplicación de los recursos definidos en la planeación estratégica.
Por tanto, el tiempo de ejecución es a mediano o corto plazo.

Operativa: consiste en definir las actividades particulares, en la que se

tiene en cuenta la planeación táctica, las cuales deben ejecutar el
ultimo nivel de jerarquía; estos planes son abordados a corto plazo.
 3

Etapas de la planeación
1) Propósito: para iniciar la planeación, lo primero a tener en cuenta es
definir cuál es el objetivo que se espera desarrollar, esta etapa es
ejecutada principalmente por la alta dirección, teniendo en cuenta que
estos propósitos u objetivos deben ser medibles, explícitos, factibles y
cuantificable en el tiempos.

2) Investigación: consiste en determinar todos los factores que influyen en

el logro de los propósitos, para ello se requiere el desarrollo de una
investigación científica la cual se ejecuta en primer lugar definiendo el
problema, luego en obtener información recopilando datos para
contextualizar el problema y tener mayores elementos argumentativos de
resolución; para obtener información existen instrumentos de apoyo tales
como: observación, experimentación y muestreo.

Después de ello se determina una

hipótesis y se realiza la
comprobación para por
último presentar un
informe con sus
resultados.

3) Premisas: es
definir supuestos
acerca de la
factibilidad en el
cumplimiento del
plan, para ello existen
premisas de naturaleza interna,
tales como ausentismo, rotación
! de personal, siniestros, entre otros.
De igual forma, hay otra premisa
de naturaleza externa, en la cual
se puede validar temas como
estabilidad política del país,
sistema de gobierno, impuestos,
crecimiento y distribución
demográfica, entre otros.
 4
4) Estrategias: son cursos de acción que
direccionan los recursos y actividades
para lograr los objetivos propuestos, para
formular estrategias es preciso desarrollar
las siguientes etapas:

•Determinar cursos de acción o estrategias,

definiendo varias alternativas para lograr
los objetivos.

•Evaluación de cada alternativa en término

de ventajas y desventajas, apoyado ello en
la investigación de operaciones, árbol de
decisiones.

•Finalmente seleccionar la alternativa más

conveniente en términos de eficacia y
eficiencia.

5) Políticas: son guías para orientar la

acción son criterios o lineamientos que
enmarcan el desarrollo de la operación.
Estas se clasifican en:

•Estratégicas: (Lineamientos que orientan

la empresa a nivel integral).

•Tácticas: (Lineamientos a
Departamentos), operativas (Lineamientos
a unidades de cada departamento), todas
estas políticas deben estar alineadas al
cumplimiento de los objetivos.

6) Programas: es un esquema donde se

establecen de manera particular las
diversas actividades para el logro de los
objetivos, definiendo el tiempo y
responsabilidades para el desarrollo de
cada actividad. Para desarrollar un
programa se debe ejecutar los siguientes
pasos:
 5

1. Identificar actividades
2. Ordenar cronológicamente dichas actividades
3. Interrelacionar actividades, definiendo cuales actividades
pueden ser ejecutadas en forma simultánea.
4. Asignar tiempo y recursos de cada actividad.

7) Presupuestos: Es la estimación de cifras por cada actividad

propuesta, en términos de ingresos y costos, requerido para lograr los
objetivos.

8) Procedimientos: documentos que establecen en forma secuencial

como ejecutar las distintas actividades en orden cronológico.

ORGANIZACIÓN
En esta etapa la organización se entiende como estructurar y agrupar las
actividades definidas con anterioridad, especificando funciones,
responsabilidades, jerarquía y estableciendo una correlación entre las
mismas.

1
 6

Etapas de la organización
1) División del trabajo, hace referencia a la
separación o delimitación en el ejercicio de una
actividad, a tal punto que genera mayor precisión,
especialización y perfeccionamiento de una
actividad, para realizar la división de trabajo se
requiere la ejecución de las siguientes etapas:

a) Jerarquización: disposición de funciones por

rango u orden de importancia

b) Departamentalización: Agrupación de funciones

y actividades en unidades específicas, para ello se
desarrolla la siguiente secuencia:

• Listar todas las funciones de la empresa

• Clasificarlas
• Agrupar por orden Jerárquico
• Asignar actividades a cada una de las
áreas
• Especificar relaciones de autoridad y
comunicación

Tipos de departamentalización
Funcional: agrupación de actividades análogas según función primordial

Por Productos: departamentalización se desarrolla por línea de productos

Geográfica o por territorios: se desarrolla cuando las distintas unidades de

negocio se ejecutan en lugares lejanos geográficamente

Clientes: esta departamentalización, se ejecuta principalmente en

almacenes donde se evidencia: sección de Niños, sección de Damas,
sección de adultos.

Por Proceso: las unidades departamentales surgen definidas bajo los

procesos productivos que se desarrollan es decir: Departamento de
fundición, ensamble, soldadura, pintura.
 7
Coordinación: es generar sinergia entre los
resultados y las funciones, lo cual se logra
mediante el establecimiento de líneas de
comunicación y autoridad, logrando
armonizar la consecución de los objetivos.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN
Organización Lineal
Esta organización se caracteriza por la
unidad y centralización del mando en una
sola persona, de tal forma este último tiene
total autoridad y responsabilidad sobre sus
subalternos.

Organización Funcional o de Taylor

Caracterizada por la división de funciones y
especialización.

Organización Lineo Funcional

Combinación de los dos anteriores tipos de
organización.
Es así, que surge como resultado del
avance tecnológico y la necesidad de
contar con especialistas que brinden
información experta a los departamentos,
este tipo de organización no tiene
autoridad de línea o poder y en un
diagrama se ve graficado mediante una
línea punteada.

Organización Matricial
Consiste en combinar la
departamentalización de proyectos con la
de funciones.

Herramientas de Organización
Las principales herramientas de
organización son: organigramas,
manuales, diagramas de flujo o de
procedimiento, análisis de puesto, entre
otros.
 8

DIRECCIÓN
Para las teorías administrativas esta
etapa es sinónimo de ejecución,
desarrollando así la coordinación de
esfuerzos para obtener el resultado
esperado.

Etapas de la Dirección

Las etapas de la dirección, no

necesariamente se dan de manera
secuencial, de tal forma las mismas son
identificadas así:

Toma de decisiones: esta etapa se

encuentra íntimamente ligada a la labor
del administrador, quien para realizar la
toma de decisiones, debe tener en
cuenta la definición del problema que le
están planteando. Luego desarrollar un
análisis del mismo, desglosando éste en
diversos componentes para manejarlo
mejor. Posteriormente, evaluar
alternativas de una posible solución a la
problemática planteada., adicionalmente
elegir la alternativa más beneficiosa para
la empresa y finalmente aplicar la
decisión.

Reglas: estas se consolidan en tres

aspectos básicos, en los cuales las
personas que ejecuten labores en la
empresa deben ser competentes para lo
desarrollado. Se debe proveer los
recursos necesarios para que cada
funcionario ejecute de manera eficaz su
labor. Por último, se debe dar la
inducción adecuada al funcionario, a fin
de que ejecute su trabajo a conformidad.

Motivación: esta es una de las etapas

más importantes de la dirección, puesto
 9

que el resultado de esta etapa es la movilización de las

personas, para el logro de los objetivos. Para ello, es
importante conocer las necesidades de las personas y
alinear estas a los objetivos organizacionales.

Comunicación: hace referencia al proceso a través del cual

se transmite y recibe información a la empresa, esta puede
ser formal (Canales legalmente institucionalizados por la
empresa) o informal (surge a partir de grupos informarles,
comentarios, opiniones, chismes, otros).

Autoridad: esta es dada de manera formal a una persona, a

fin de hacer seguimiento a actividades, dar órdenes y hacer
cumplir las mismas; los tipos de autoridad evidenciados
son:

• Formales Facultados por la organización a una

persona.
• Técnica o Staff se da este tipo de autoridad en razón
al conocimiento sobre la actividad que se está
desarrollando.
• Personal se origina por la personalidad del
individuo
 10

CONTROL
Finalmente, la última etapa del
proceso administrativo es la de
control, donde se evalúa si existen
desviaciones entre lo que se
planeó versus lo que se ejecutó a
fin de identificar mejoras en el
proceso

Etapas de control
1) Establecimiento de estándares
Se define las unidades de medida que sirven como
modelo o estado deseado de un hecho, es decir los
objetivos en términos cuantitativos

2) Medición de Resultados
Consiste en medir la ejecución de los resultados,
basado bajo el estándar definido previamente, es
decir comparar lo realmente obtenido, respecto al
estándar fijado y planeado de manera inicial.

3) Corrección
Una vez conocida la desviación, se debe
implementar las acciones correctivas que aseguren
la obtención de los resultados esperados.

4)Retroalimentación
Esta etapa asegura que las disposiciones definidas
en las correcciones son conocidas por todo el
personal asegurando que no se vuelva a presentar la
desviación.

Técnicas de control
Las herramientas disponibles para desarrollar control
son: la contabilidad, la auditoría, los presupuestos, los
indicadores, los procedimientos, los estudios de
tiempos y movimientos, la estadística, los cálculos
probabilísticos, entre otros.