SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Extensión fecha de revisión a
FORMATO NORMA SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL
29/03/2023
Fue reemplazada por la(s) norma(s) 210602037 que ya se encuentra(n) publicada(s).
Código NSCL: 210602025
Título de la Norma Sectorial de Competencia Laboral (NSCL)
Diagnósticar procesos de gestión documental de acuerdo con
procedimientos técnicos y normativa. Versión NSCL 1

Proyecto Definitivo Avalado Aprobado

Estado Producto Fecha de Revisión (dd/mm/aa): 29/03/2023
X

Fecha de Aprobación Consejo Directivo

Nacional (dd/mm/aa)
30/08/2016 No. Acta de Aprobacion CDNS 1535

Mesa Sectorial Gestión Documental Código Mesa 10602

Centro de Formación
Regional (Seleccionar en lista) CAUCA
(Seleccionar en lista)

Análisis funcional en el que se soporta la Norma Sectorial de Competencia Laboral (NSCL)

(Diagrama Mapa Funcional)

Diagnósticar
Proyectar el procesos de
Establecer el sistema
programa de gestión
Proveer información de los de gestión
gestión documental de
documentos de archivo de acuerdo documental de
documental de acuerdo con
con tecnologías y normativa. acuerdo con
acuerdo con procedimientos
normativa.
normativa. técnicos y
normativa.

Términos Técnicos Utilizados

Términos Definición

Análisis de gestión de diferentes niveles jerárquicos relacionados con las funciones de cada nivel y delimita la responsabilidad de la producción
Estructura orgánico- funcional
documental.

Actividades Clave
Criterios de desempeño específicos
Las acciones fundamentales que se desarrollan para cumplir Consecutivo
Los resultados esenciales de la actividad son:
con la función son:

1.1. La verificación de las instalaciones cumple con normativa.

1.2. La medición de archivos cumple con procedimientos técnicos y normativa

1.3. La evaluación de condiciones ambientales cumple con procesos técnicos y normativa.

1.4. La elaboración de mapa de riesgos cumple con normativa.

Revisar infraestructura física y

1 1.5. La verificación de unidades de instalación cumple con lista de chequeo.
tecnológica

1.6. La verificación del mobiliario cumple con estándares técnicos y normativa.

1.7. La verificación de infraestructura tecnológica cumple con normativa técnica.

éc

1.8. la verificación de los sistemas de información está de acuerdo con normativa técnica.

1,9 la evaluación de los repositorios documentales está de acuerdo con normativa

La comparación de estructura orgánica funcional corresponde con agrupaciones documentales y procedimientos

2.1.
técnicos.

2.2. La cuantificación de unidades de conservación está de acuerdo con procedimientos técnicos.

2.3. La clasificación de soportes documentales está de acuerdo con procedimientos técnicos.

2.4. La verificación de instrumentos archivísticos cumple con lista de chequeo.

2 Caracterizar documentación 2.5. La determinación del estado de conservación cumple con niveles de deterioro y normas técnicas .

2.6. La elaboración de informe cumple con procedimientos técnicos y normativa.

2.7. La verificación de los servicios de archivísticos cumple con lista de chequeo.

2.8. La determinación de preservación digital cumple con de estándares y procedimientos técnicos

2.9. La clasificación de soportes electrónicos cumple con normativa.

 Aplica
Descripción
Criterios de desempeño generales Consecutivo (Relacione el No. No aplica
Los resultados esenciales que aplican a toda la función son:
de la actividad)

1 x La verificación del plan de contingencia cumple con normativa

A Gestión de contingencias
2 x

1 1y2 El uso de elementos de seguridad cumple con normas de salud y seguridad en el trabajo.
B Seguridad y salud en el trabajo
2 x
1 1y2 El tratamiento de residuos cumple con normativa ambiental.
C Gestión ambiental
2 x
1 1y2 La recolección de información corresponde con parámetros técnicos y normativa.
D Gestión de la información
2 x

Conocimientos esenciales:
Los conocimientos aplicados en el desarrollo de la función son: (Asociar los criterios de desempeño con los conocimientos)

Instalaciones de archivo: concepto, clases, normas técnicas, normas de seguridad,condiciones ambientales, planos de los depósitos. ( 1.1, 1.3)

Medición de archivo: normas técnicas, procedimientos técnicos, elaboración de informe, instrumentos de medición. (1.2 )

Mapa de riesgos: elaboración, normativa (1.4 )

Unidades de instalación: clases, utilización, normas técnicas. ( 1.5 )

Mobiliario: clases, estándares técnicos, normas (1.6 )

Estructura orgánico funcional: concepto, relación con agrupaciones documentales. (2.1)

Unidades de conservación: clases, cuantificación, normas técnicas. (2.2)

Soportes documentales: concepto, clases, normas técnicas, normas legales. (2.3)

Tecnologías para la gestión documental: concepto, clases, repositorios, infraestructura, normas técnicas. (1.7, 1.8, 1.9)

Instrumentos archivísticos: concepto, clases, normativa (2.4 )

Documento: carácterísticas, estado de conservación, nivel de deterioro, clases, soportes, normas (2.5, 2.9 )

Informe: Elaboración, normas (2.6)

Servicios archivísticos: Tipo, cobertura, usuarios (2.7)

Preservación digital: estándares, capacidad de almacenamiento (2.8)

Plan de contingencia: identificación, verificación, normativa (A.1)

Elementos de Seguridad y salud en el trabajo: uso, normas. (B.1)

Residuos: tratamiento, normativa ambiental relacionada (C.1)

Recolección de Información: instrumentos de recolección, uso de la información, parámetros técnicos, elaboración de informe, normas. (D.1, 2.6)
Evidencias
El desarrollo competente de la función se demuestra a través de:

1. Evaluación de la infraestructura física y tecnológica

Evidencias de desempeño
Evidencias de conocimiento
2. Evaluación de condiciones ambientales
Directo:
3. Cuantificación de unidades de conservación
4. Clasificación de soportes documentales
5. Informe verificación de infraestructura física y tecnológica.
6. Informe de verificación de instrumentos archivísticos
De producto:
7. Mapa de riesgos
8. Informe estado de la gestión documental.
1. concepto instalaciones de archivo, condiciones ambientales, estructura orgánico funcional, agrupaciones documentales,
características documento, nivel de deterioro, normas seguridad y salud en el trabajo, recolección de Información, instrumentos
de recolección, uso de la información, parámetros técnicos, tecnologias de información aplicadas a la gestión documental,
normas técnicas aplicadas a la gestión documental.

En la elaboración/actualización de la Norma participaron:

Experto Cargo Empresa/Organización Ciudad

Maritza Dorado Jefe de Archivo Corporación Universitaria Autónoma del Cauca Popayán

Luisa Figueroa Gerente Sistema de Administración y Gestión de Archivos Popayán

Ana Cecilia Gavilanes Ingeniera Química Independiente Popayán

Coordinadora Gestión
Sara Piedad Lasso Hospital San José Popayán
Documental
 María del Carmen López Líder Gestión Documental Servicio Nacional de Aprendizaje Popayán

Dalia Elizabeth Rojas García Jefe de Archivo Alcaldia de Popayán Popayán

Jonathan Anaya Auxiliar de Archivo Caja de Compensación Familiar del Cauca Popayán

Bernarda García Subgerente Sistema y Administración de Gestión de Archivos Popayán

En la validación técnica participaron representantes de:

Experto Cargo Empresa/Organización Ciudad

Carlos Alberto Zapata Investigador Independiente Bogotá

Director de la Gestión
John Francisco Cuervo Alonso Documental de la Gobernación Gobernación de Cundinamarca Bogotá
de Cundinamarca

Secretario de Investigaciones
Ignacio M. Epinayú Sociedad Colombiana de Independiente Bogotá
Archivistas

Director de la Gestión
Henry Alexander Rengifo Documental de la Universidad Independiente Bogotá
de los Andes

Instructora en Gestión
Monica Toro Servicio Nacional de Aprenidzaje Armenia
Documental

Mario Elkin Pabón Representante Legal Archivos de Occidente Armenia

Instructora en Gestión
Andrea Carolina Valbuena Servicio Nacional de Aprenidzaje Armenia
Documental

La orientación metodológica estuvo a cargo de: Ana María Chaves Chaux Regional Cauca Centro de Formación: Centro de Comercio y Servicios

La norma fue avalada en el Consejo Ejecutivo de la Mesa Sectorial conformado por Representantes de:

Nombre de la Organización Nombre del Integrante del Consejo Ejecutivo Rol en el Consejo Ejecutivo Ciudad

Esta norma toma como referente la norma: 210602013 elaborado por (Organismo o entidad): SENA del año: 2011 y se puede consultar en:
file:///C:/Users/achavez/Downloads/210602013%20(1).pdf

Control de Cambios

Tipo de Cambio Síntesis Cambio Realizado