Descripción Proceso de

GESTIÓN DOCUMENTAL

Tal
Medición y Seguimiento

Parámetros de control
Radicación de documentos Propósito y Extensión
Calidad de la digitalización de imágenes
Indicadores:
Requisitos a cumplir
Ver Indicadores 2017
Ver indicadores 2016 NTC GP 1000: 4.2.3,4.2.4, 7.2, 8.2.3 8.4,8.5
Riesgos: ISO 27001: 4.1; 4.3; 6.1.2; 6.1.3; 7.2; 7.3; 7.5; 7.5.2; 7.5.3;
Administrar el flujo documental de la Entidad, mantener disponible la información,
8.1; 8.2; 8.3; 9.2; 10.1; 10.2
aplicar las políticas de seguridad y brindar atención oportuna y confiable a las Legales:
Riesgos de Proceso
solicitudes de los usuarios internos y/o externos.
Riesgos de Corrupción VER NORMOGRAMA
Aspectos Ambientales:
Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales
NORMA NTC ISO 27001
NORMA NTC ISO 14001
ISO 26000

Proveedores Clientes
Gestion Estratégica - Recibir y Radicar Documentos Gestion Estratégica
Usuarios Externos - Planear capacidad para Recepción de - Archivar documentos Usuarios Externos
Todos los procesos Estados Financieros - Realizar reparto Todos los procesos
Proveedor de correspondencia 472 - Planear el recurso para la entrega de - Alistamineto de correspondencia Proveedor de correspondencia 472
Entes de control correos - Envío de correspondencia Entes de control
Entidades Gubernamentales - Programar los recursos para generación de - Administrar el SID. Entidades Gubernamentales
Masivos - Realizar informes de correo, gestión

en
Proceso Evaluación y Control Proceso Evaluación y Control
- Programar Seguimientos TRD documental y de estados financieros
- Programar transferencias documentales. - Generar traslados de competencia.
- Diseñar planes de contigencia para el - Ajustar TRD
manejo de la información. - Transferir documentos
- Programar capacitaciones manejo - Digitalizar Documentos
documental - Préstamo de expedientes
- Atender usuarios por medios personales,
Virtuales y telefonicos para consulta
-Traslado de expedientes
-Ejecutar capacitaciones

Entradas
1. Documentos para radicar por parte de usuarios
internos y/o externos
2. Solicitudes o consulta de información por parte
de usuarios internos y/o externos
3. Solicitud de copias de documentos por parte de
usuarios internos y/o externos
4. Solicitudes de préstamo de expedientes por
parte de usuarios internos y/o externos
5. Solicitud de envío de correspondencia
6. Solicitud de transferencias primarias
Salidas
1.1 Documentos radicados
1.2 Documentos digitalizados
2. Recuperación de la información
- Tomar Acciones Correctivas, preventivas y 3. Copias de los documentos
de mejora - Verificar aplicación de las TRD.
4. Expedientes
- Verificar aplicación de la normatividad archivistica.
5. Envío de correspondencia
- Verificar entrega de documentos (Mensajería,
documentos y correo) 6.1 Documentos transferidos en disposición final
- Verificar recepción y radicación de documentos. 6.2 Documentos para transferencias secundarias
- Verificar entrega de información 6.3 Inventarios documentales
- Verificar distribución de documentos (Masivos)
7. Planes de acción y planes de mejoramiento
- Verificar Archivado.

to
7. Informes de auditoria por parte de usuarios - Verificar inventarios documentales (Archivistico y 8. Soporte funcional en el software
internos y/o externos Bibliográfico) 9. Acompañamiento en el proceso
8. Solicitudes de soporte funcional en el software - Verificar documentos adicionales de Estados 10. Actas de capacitación
de gestión documental (postal) Financieros 11. Implementación de políticas y/o normas
9. Solicitudes de acompañamiento en procesos establecidas por la entidad.
archivisticos
10. Solicitudes de capacitación
11. Directrices Estratégicas

PARTICIPANTES
Instalaciones y Recursos Documentos y Formatos
Todas las dependencias de la entidad y las Intendencias Regionales
Recursos Financieros Documentos:
Infraestructura Física
GDOC-M-001 Manual Archivo central y de Gestión
Recursos Humanos RESPONSABLES DE LA GESTIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Recursos Tecnológicos
GDOC-M-002 Manual de Aplicación de las TRD y TVD Subdirector Administrativo, Coordinador Grupo de Gestión Documental, Coordinador Grupo
GDOC-M-003 Manual SID de Apoyo Judicial
GDOC-PR-002 Radicaciones
GDOC-PR - 003 Envio Correspondencia
GDOC-G-002 Guia Documental Líder estratégico: Secretario General

Hu
GDOC-PRO-001 Programa de gestión documental

GDOC-DP-001 Verificacion de calidad a contenidos no estructurados

Formatos:

GDOC-F-001 Formato de Correspondencia Entregada

GDOC-F-002 Formato Traslado de Documentos

GDOC-F-004 Formato Firma Digitalizada

GDOC-F-008 Tabla de Retención Documental
GDOC-F-009 Tabla de Trámites
GDOC-F-010 Inventario Documental

GDOC-F-012 Caracterizacion y Estandarizacion de Tramites

GDOC-F-014 Auditoria de datos
GDOC-F-015 Control de cambios - TRD
GDOC-F-016 Acta de Validación TRD

GDOC-F-017 Entrevista Levantamiento Información TRD

GDOC-F-018 Hoja de Control

GDOC-F-019 Formato Afuera GDOC-C-001
GDOC-F-020 Seguimiento radicación y digitalización V 005

ma
GDOC-F-021 Seguimiento Producción Comunicaciones internas

GDOC-F-022 Seguimiento recepción para archivo

GDOC-F-023 Seguimiento correspondencia enviada

GDOC-F-024 Seguimiento procesos de archivo - expedientes NIT

GDOC-F-025 Seguimiento correo devuelto
GDOC-F-026 Autorización Servicio Especial

GDOC-F-027 Rotulo de identificación de unidades documentales