PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

Sandra Nayive Múnera Montoya

Instructora GC-F-004 V.01
 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En el proceso de la clasificación, Institucionales: (fondos documentales) que

la procedencia (productor) están referidos a la totalidad de los
permite identificar los creadores documentos producidos por una entidad.
de documentos, que pueden ser:
Administrativos: (secciones y subsecciones
documentales) donde la procedencia está
dada por las dependencias, llamadas
unidades administrativas, divisiones o
secciones, en que están organizadas las
instituciones, de acuerdo con la estructura
orgánica.
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 APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la
unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la
cual tenga una responsabilidad directa.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los

siguientes aspectos:

• Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos

• Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora

• Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia

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 APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

El siguiente ejemplo ilustra la aplicación del principio de procedencia en el

Archivo Municipal de Sabaneta:

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APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

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 APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En la estructura orgánica de este municipio la Secretaría de

Hacienda es la encargada de administrar, conservar,
incrementar y actualizar el patrimonio municipal y lo que hace
es captar recursos económicos y administrativos para
devolverlos a la comunidad a través de la inversión de obras de
infraestructura y en la prestación de servicios, contando con el
apoyo de las áreas de: Impuestos, Presupuestos, Contabilidad y
Tesorería; todas dirigidas por el Secretario de Hacienda.

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 APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En este orden de ideas, los documentos generados en la

Secretaría de Hacienda, por procedencia, conformarán una
sección documental, en la que se integrarán los documentos
producidos en desarrollo de las funciones anteriormente
descritas.
Así mismo, esta Secretaría delega algunas funciones en áreas de
trabajo (Impuestos, Presupuestos, Contabilidad y Tesorería). Los
documentos que testimonian el cumplimiento de esas
funciones delegadas, conformarán las subsecciones
documentales correspondientes.
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APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

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 APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Ventajas:
• Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones
documentales

• Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le

corresponde de acuerdo con la actividad o función que lo
genera.

• Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer

archivístico.
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APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Se trata entonces, de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que los documentos
producidos por una institución y sus dependencias no
deben mezclarse con los de otras (AGN, 2006).

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 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Es el que hace relación al orden que conservan los

documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden
en que se dieren los documentos que materializan las
actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución
administrativa de un asunto determinado, iniciado y
resuelto en la oficina que tiene la competencia específica.

En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los

documentos ya que son producidos en una relación causa-
efecto.
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APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que

determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo
de un trámite.

Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los

documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento
del trámite administrativo.

Esto sólo se puede lograr, si todas las oficinas o unidades administrativas

productoras de documentos, conocen sus funciones y su participación en los
diferentes trámites administrativos.

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APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

El orden original (secuencia administrativa de producción) se relaciona con

las unidades documentales en las que se plasman las actividades
adelantadas en la resolución de un asunto, que por función le es asignado a
una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada.

Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe preservar

las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir, que se
respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en
un trámite determinado.

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APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Así, cada unidad documental deberá estar conformada por los

documentos que le corresponden de acuerdo con cada trámite, de tal
manera que al revisar una unidad documental, en ella se vea reflejada
la creación y uso de los documentos, así como la razón por la que
fueron creados.

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APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Si partimos del ejemplo anterior, el área de presupuestos tiene como

propósito:

• Dirigir y controlar el manejo presupuestal del municipio, de

acuerdo con las instrucciones de la Dirección General de
Presupuesto Público Nacional, la Dirección General del Tesoro
Nacional y la Contaduría General de la Nación.

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APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Para lograr su propósito el área de presupuestos tiene asignadas

funciones, una de ellas es efectuar las modificaciones al presupuesto
anual, para ello, cumple con los tramites establecidos en el manual de
procedimientos.

Dichos procedimientos señalan los documentos necesarios para la

gestión administrativa e indican el orden en que deben agruparse
según su producción.

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APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

La reunión de estos documentos da como resultado la unidad

documental modificación presupuestal.

Esta unidad documental está conformada por los siguientes

documentos:
• Copia de acuerdo de modificación presupuestal
• Justificación económica
• Certificado presupuestal

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APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Al agrupar los documentos de acuerdo con el trámite, se está

respetando el principio archivístico de orden original, preservando la
ordenación física de los documentos producidos en dicho trámite.
Dado que el presupuesto puede ser modificado en diferentes
ocasiones, la reunión de todas estas unidades documentales da como
resultado la serie documental “Modificaciones presupuestales”

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EN RESUMEN:

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 EN CONCLUSIÓN

El principio de procedencia permite saber quien produce

los documentos (las divisiones administrativas) y porque
razones lo hace (por asignación de funciones), el principio
de orden original permite saber cuáles son los pasos a
seguir en tal producción (los procedimientos) para
determinar con qué documento se inicia y cuáles le siguen
a éste, hasta finalizar.

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 BIBLIOGRAFÍA

LÓPEZ HERNÁNDEZ, Mary Luz. Fundamentos de organización

documental: clasificación documental. SENA, Regional Antioquia.

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