PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

• Código del Programa de Formación: 521213

• Nombre del Proyecto: Fortalecimiento de los procesos documentales teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos y fondos acumulados mediante una empresa simulada

• Fase del Proyecto: Verificar

• Actividad de Proyecto: Aplicar los principios y técnicas archivísticas en la organización del archivo central,
teniendo en cuenta la normatividad vigente

• Competencia: Organizar archivo central de acuerdo con tecnologías y normativa

• Resultado de Aprendizaje Alcanzar:

1. Programar las transferencias documentales primarias y secundarias de la empresa, aplicando las tablas
de retención y valoración documental

2. Recibir los documentos de archivos transferidos en soporte físico y electrónico, teniendo en cuenta las
tablas de retención y valoración documental.

3. Ubicar los documentos de archivo transferidos, de acuerdo con los espacios físicos, las unidades de
instalación y políticas organizacionales. (ubicación topográfica)

4. Proponer acciones de mejora en la custodia y disposición final de los documentos en soporte físico y
electrónico, de acuerdo con las políticas organizacionales y normativa.

2. PRESENTACIÓN

La importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la Organización Archivística, su relación estrecha e
inseparable con el Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de Descripción que le precede. La
ordenación de documentos es una operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la
clasificación.

La presente guía pretende dar a conocer al aprendiz el concepto de proceso administrativo, transferencias
documentales, principios y normas archivistas relacionadas con las transferencias, fases del archivo, clases de
transferencias, procedimiento, cronograma.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

• 3.1 Actividad de reflexión inicial:

• Descripción de la actividad 1 (Trabajo individual):

GFPI-F-019 V
Observe los siguientes videos y tome nota de los temas de interés con el fin de socializar en la sesión correspondiente:

1. ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL: https://youtu.be/NpsflJIWNIg

2. ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL: https://youtu.be/fgLaQB42vEc

3. ESTRUCTURA ARCHIVO CENTRAL: https://youtu.be/tnTCvdCzMYE

4. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL1: https://youtu.be/hpsPDWtRLgI

5. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL2: https://youtu.be/3MfCDmSKpwU

6. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL3: https://youtu.be/P3BmW9KCqYA

• 3.2 Actividades de Contextualización:

• Descripción de la actividad (Trabajo colaborativo)

✔ Conforme equipos de dos (2) aprendices y desarrollen las

siguientes actividades:

✔ Elaborar, en un documento WORD, un MAPA CONCEPTUAL1

a partir de la lectura de las siguientes normas:

◦ ACUERDO No. 004 (30 ABR 2019). Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración,
aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de
Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración
Documental – TVD, en sus artículos 1, 2 y 6 (Ver en Territorium el Material de Apoyo)

◦ ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004). Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados, en sus artículos 1, 2, 3 y 4 (Ver en Territorium el Material de Apoyo)

✔ La construcción del Mapa Conceptual debe incluir

básicamente los siguientes elementos:

◦ Todos los términos y conceptos relacionados con Tablas de Valoración Documental – TVD

◦ Explicación del Instructivo de Diligenciamiento de la Tabla de Valoración Documental – TVD

◦ Ejemplos que den cuenta de su aprendizaje

✔ Sustentar el ejercicio en la sesión que el instructor(a) indique.

1
Organizadores Gráficos http://fcaenlinea1.unam.mx/anexos/organizadores_graficos.pdf
GFPI-F-019 V
 NOTA: cuando ustedes hayan llegado y leído el artículo 6° del Acuerdo Nº 004 de 2019, deben pasar –
automáticamente – al Acuerdo Nº 002 de 2004 y proseguir con la construcción del Mapa Conceptual.

Evidencia de Producto – Subir a Territorium:

1. Mapa Conceptual

• 3.3 Actividad de Apropiación:

• Descripción de la actividad (Trabajo colaborativo)

En los equipos de trabajo conformados para cada una de las empresas simuladas deben desarrollar las
siguientes actividades:

1. Elaborar todos los documentos que la empresa genera en cumplimiento de sus funciones – siguiendo
los lineamientos de la norma técnica GTC-185 – y los Cuadros de Clasificación Documental de cada
empresa.

2. Diseñar – al menos – diez (10) documentos por cada una de las funciones que se cumplen en cada
dependencia o área funcional de su empresa.

3. Agrupar, en legajos, los documentos elaborados y diseñados (tipos documentales) de acuerdo con lo
establecido los Cuadros de Clasificación Documental debidamente revisados y ajustados acorde con
las indicaciones del instructor(a).

Evidencias de Producto (NO se sube a Territorium):

1. Legajos o agrupaciones de los documentos producidos y/o recibidos en cada una de las dependencias
de su empresa.

• 3.4 Actividades de Transferencia de Conocimiento:

• Descripción de la actividad 1 (Trabajo colaborativo)

GFPI-F-019 V
 En los mismo equipos de trabajo de las empresas simuladas, ejecuten las siguientes funciones:

✔ Elaborar el programa de transferencias primarias

diseñando el Cronograma de Entregas para cada una de las dependencias o áreas funcionales teniendo en
cuenta:

• Definir las actividades y relacionarlas en una lista

• Definir plazos para cada actividad

• Elaborar el cronograma

✔ Difundir – mediante Circular Interna – la programación de

las transferencias documentales primarias para todas las dependencias o áreas funcionales de su
empresa

✔ Elaborar el modelo del Formato Único de Inventario

Documental – FUID de los Asuntos de los legajos conformados en la Actividad de Apropiación, numeral 3.,
para cada una de las dependencias o áreas funcionales programadas.

✔ Elaborar el modelo de Acta de Entrega de la Transferencia

de los legajos del Archivo de Gestión al Archivo Central de su empresa.

Evidencias de Producto – Subir a Territorium:

1. Cronograma

2. Circular Interna

3. Inventario Documental de Transferencia

4. Acta de Entrega de Transferencia

• Descripción de la actividad 2 (Trabajo colaborativo)

En los mismos equipos de trabajo, realizar un plano del Archivo Central de su empresa simulada, con la
Ubicación Topográfica de los archivos transferidos (legajos), y distribuidos en los espacios físicos y en las
unidades de instalación (estantería) debidamente identificadas con los códigos asignados para cada
dependencia o área funcional (Ubicación Topográfica)

Evidencias de Producto – Subir a Territorium:

1. Plano del Archivo Central de su empresa simulada, con la Ubicación Topográfica de los archivos
transferidos (legajos)

GFPI-F-019 V
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento :
• Términos y conceptos
relacionados con Tablas
de Valoración
Documental – TVD
• Explicación del
Instructivo de
Diligenciamiento de la
Tabla de Valoración
Documental – TVD
Evidencias de Desempeño
Socalización y Sustentación
Evidencias de Producto:
Mapa Conceptual
Legajos
Cronograma
Circular Interna
Inventario Documental
Acta de Entrega de
Transferencias
Plano de Ubicación Topográfica
en Archivo Central
Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
APLICA PRINCIPIOS Y NORMATIVA Mapa Conceptual/Lista de
PARA LA REALIZACIÓN DE chequeo
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES,
PRIMARIAS Y SECUNDARIAS, DE
ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS
ESTABLECIDOS.
TRANSFIERE LOS DOCUMENTOS DE
ACUERDO CON EL PLAN OPERATIVO
DE LA ORGANIZACIÓN
COMPARA EL INVENTARIO
DOCUMENTAL CON LA
TRANSFERENCIA RECIBIDA CON EL FIN
Exposiciones/Observación
DE REALIZAR COTEJO DE
directa
INFORMACIÓN
VERIFICA LOS DOCUMENTOS
TRANSFERIDOS, DE ACUERDO CON
LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y
VALORACIÓN DOCUMENTAL, Documentos/Territorium
INVENTARIO DOCUMENTAL DE
ACUERDO CON NORMATIVA.
REALIZA LA UBICACIÓN DE LA
TRANSFERENCIA, DE ACUERDO CON
EL ESPACIO, UNIDADES DE
INSTALACIÓN Y LA ESTRUCTURA
ORGÁNICA DE LA ENTIDAD
CUMPLIENDO REQUERIMIENTOS
TÉCNICOS DE LA ORGANIZACIÓN
APLICA LAS NORMAS DE EMBALAJE Y
TRANSPORTE DE DOCUMENTOS, EN
DIFERENTES SOPORTES SEGÚN
NORMATIVA
PRESENTA INFORMES DE LA
SITUACIÓN ACTUAL DE LAS UNIDADES
DE CONSERVACIÓN E INSTALACIÓN
EN EL ARCHIVO CENTRAL, DE
GFPI-F-019 V
 ACUERDO CON LOS PARÁMETROS
TÉCNICOS, SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD Y NORMATIVA

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su Producción o
recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un Archivo permanente.

DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar
su autenticidad e integridad.

FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

FONDO CERRADO: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo
de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

FONDO ABIERTO: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se
completa sistemáticamente.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL. Recuperado en: https://youtu.be/NpsflJIWNIgORGANIZACIÓN

ARCHIVO CENTRAL. Recuperado en: https://youtu.be/fgLaQB42vEc

ESTRUCTURA ARCHIVO CENTRAL. Recuperado en: https://youtu.be/tnTCvdCzMYE

CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL1. Recuperado en: https://youtu.be/hpsPDWtRLgI

CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL2. Recuperado en: https://youtu.be/3MfCDmSKpwU

CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL3. Recuperado en: https://youtu.be/P3BmW9KCqYA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA. Sistema de Bibliotecas SENA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ACUERDO No. 004 (30 ABR 2019). Por el cual se reglamenta el procedimiento para
la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único
GFPI-F-019 V
de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental –
TVD.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004). Por el cual se establecen los lineamientos
básicos para la organización de fondos acumulados.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Radicado_2-2015-02615-Concepto elaboración TVD

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Radicado_2-2015-04544-Concepto Archivo Central y Transferencias

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Radicado_2-2015-05999-Concepto organización archivo central

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. 05_Guía_técnica_organización_fondos_documentales_acumulados

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Consuelo Unigarro Bravo Instructora Centro Mayo de 2021

Agroempresarial

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

GFPI-F-019 V