CURSO DE PLANIFICACIN Y

ORGANIZACIN
TERCERA UNIDAD

DOCUMENTOS DE GESTIN

INSTRUMENTOS DE GESTIN
Tema
Instrumentos
de
Gestin
Administracin Pblica.

de

Reglamento de Organizacin y Funciones.

Cuadro para Asignacin de Personal.
Manual de Organizacin y Funciones.
Inventario y Manual de Procedimientos
Texto nico de Procedimientos Administrativos.

la

ORGANIZACIONES SU
NATURALEZA
NATURALEZA
NATURALEZA
Unin de 2 o mas personas para el logro de objetivos comunes
Unin de 2 o mas personas para el logro de objetivos comunes
mediante el uso de recursos
mediante el uso de recursos
TIPOS DE ORGANIZACIONES
TIPOS DE ORGANIZACIONES
1) Segn su Naturaleza Jurdica
1) Segn su Naturaleza Jurdica
* Pblicos
* Pblicos

* Privadas
* Privadas

2) Por sus Resultados o Productos

2) Por sus Resultados o Productos
2.1 Organizaciones que hacen y mueven cosas
2.1 Organizaciones que hacen y mueven cosas
- Manufacturas
- Pesquera
- Manufacturas
- Pesquera
- Agricultura
- Construccin
- Agricultura
- Construccin
- Minera
- Transporte
- Minera
- Transporte
2.2 Organizaciones de Trabajo Intelectual y de servicios
2.2 Organizaciones de Trabajo Intelectual y de servicios
* Educacin
* Religin
* Educacin
* Religin
* Salud
* Ideologas
* Salud
* Ideologas
* Cultura
* Entretenimiento
* Cultura
* Entretenimiento
* Cientficos
* Investigacin
* Cientficos
* Investigacin
* Servicios
* Servicios

* Mixtas
* Mixtas

FORMALIZACIN DE ORGANIZACIONES
PBLICAS

Ley Orgnica / Estatuto

Reglamento de Organizacin y Funciones

Cuadro para Asignacin de Personal

Manual de Organizacin y Funciones

Plan Operativo Institucional

Manuales de Polticas

Presupuesto Analtico de Personal

Manual de Procedimientos

Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA

Gua de Servicios al Ciudadano

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES (ROF)

Es un documento de gestin que precisa: funciones/ unidades orgnicas/ relaciones funcionales y

atribuciones especificas.

ESTRUCTURA DEL ROF

INTRODUCCION
INDICE
GENERALIDADES
TITULO PRIMERO : DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES
GENERALES
TITULO SEGUNDO : DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
TITULO TERCERO : DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
TITULO CUARTO : DEL REGIMEN LABORAL
TITUTLO QUINTO : DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
TITULO SEXTO : DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
ORGANIGRAMA GENERAL
GLOSARIO DE TERMINOS

BASE LEGAL: D.S. N 043-2006-PCM.

CARACTERSTICA DEL REGLAMENTO DE

ORGANIZACIN Y FUNCIONES (ROF)
Todas las entidades de la Administracin Publica deben contar con su respectivo ROF.
La propuesta
comprenda

del

ROF

de

una

entidad debe

ser

el resultad o

de

un

La disposiciones legales administrativas de creacin

La factibilidad de implementar la organizacin propuesta
Los principales servicios que corresponda a la organizacin
El sustento tcnico de la estructura y funciones

El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestin.

Para establecer los tipos de rganos

Para establecer campos funcionales
Precisar atribuciones funcionales
Precisar responsabilidades funcionales
Precisar la interrelaciones funcionales
Determinar el rgimen laboral
Determinar el rgimen econmico financiero
Servir como un instrumento para el proceso de direccin y control

El ROF formaliza unidades orgnicas solo hasta el tercer nivel

estudio que

El ROF tendr las siguientes caractersticas

Debe

estar organizado en una forma sistemtica

Debe contener informacin pertinente concreta y clara

Debe ser redactado

comprensin

en trminos de fcil lectura

Debe ser
manejo

e impreso para permitir su fcil

Su contenido se presentara en ttulos, captulos y artculos

presentado

ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF

Comprende las siguientes
FORMULACIN
APROBACIN
DIFUSIN
ACTUALIZACIN

etapas

METODOLOGAS PARA LA ELABORACIN DEL

ROF

Fijacin

de la naturaleza, finalidad y alcance.

Determinacin
Agrupacin

de las funciones.

de las funciones.

Por sistemas.
Por proceso administrativo.
Por funciones u rganos.

Determinacin

de la estructura orgnica.

METODOLOGAS PARA DETERMINAR LA

ESTRUCTURA ORGNICA

Debe previamente definirse la poltica institucional sobre

los
niveles
jerrquicos
y sobre los tipos de
Departamentalizacin.

El diseo de la estructura orgnica debe efectuarse sobre la

base de los siguientes criterios.

Objetividad.
Simplicidad.
Funcionalidad.
Flexibilidad.
Economa de recursos.
Separacin de funciones y atribuciones.

LOS TIPOS DE RGANOS SON:

rganos de Alta Direccin.
rganos Consultivos.
rganos de Control Institucional.
rganos de Apoyo.
rganos de Lnea
Tcnicos Normativos de Ejecucin.
rganos Desconcentrados.
Estos rganos podrn desagregarse en otras unidades
orgnicas
de menor
nivel de
acuerdo a la
especializacin, carga de trabajo, complejidad, servicios y
productos a producir.

CRITERIOS PARA EL PROCESO DE

DEPARTAMENTALIZACIN
Por funciones o propsitos.
Por procesos o tcnicas.
Por productos.
Por clientes.
Por territorio.
Por turnos.
Mixtas.

INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE

LOS RUBROS QUE CONTIENE EL ROF

REFERENCIA : D.S. N 043-2006-PCM (DIRECTIVA NO 005-82-INAP /

DNR)

INTRODUCCIN.

NDICE.

TITULO PRIMERO: DE LAS DISPOSICIONES GENERALES

Naturaleza jurdica
Entidad de la que depende
Jurisdiccin
Funciones generales
Base legal.

TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA ORGNICA

De la estructura orgnica (asignndoles un cdigo segn tipo de
rganos.
Funciones de cada rgano y unidades estructuradas

TITULO TERCERO

De las Relaciones Interinstitucionales.

TITULO CUARTO

De las disposiciones complementarias y finales.

ANEXO

ORGANIGRAMA GENERAL

GLOSARIO DE TERMINOS

CRITERIOS PARA ELABORACIN DEL

ROF

Observar las disposiciones sobre creacin, organizacin y

funciones,
referidas
al
proceso
de
modernizacin
y
descentralizacin.
Disear la organizacin con criterios de simplicidad y flexibilidad.
Observar el principio de especialidad.
Observar el principio de legalidad de las funciones.
Todas las funciones y competencias que le competan a la entidad
deben ser asignadas a algn rgano de esta.
Cuidar la coherencia entre asignacin de competencias y
rendicin de cuentas.
La estructura orgnica de una entidad debe guardar equilibrio
entre las necesidades de jerarquizacin de la autoridad y de
coordinacin entre rganos.

NIVELES ORGANIZACIONALES
NIVELES
ORGANIZACIONALES

NIVELES JERRQUICO

1er Nivel

ALTA DIRECCIN

2do Nivel

3er Nivel

RGANOS DE LNEA

RGANOS
ASESORAMIENTO
RGANOS DE APOYO

DE
Y

Unidades orgnicas de
UNIDADES
rganos
de
ORGNICAS DE
y
de
RGANOS DE LNEA asesoramiento
apoyo

CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL

(CAP)

El CAP es un documento tcnico normativo de gestin

institucional que contiene los cargos necesarios de una
dependencia para su ptimo funcionamiento en base a la
estructura de la organizacin vigente, prevista en el ROF.

El CAP deber elaborarse tomando como base el Reglamento de

Organizacin y Funciones y la clasificacin de cargos
institucional vigente.

El CAP deber ser utilizado como un documento de previsin de

la planta orgnica de una Entidad para un periodo definido,
asimismo, como un documento de regulacin para la previsin de
plazas contenidas en el Presupuesto Analtico del Personal (PAP).

REF.: D.S. N 043-2004-PCM

METODOLOGAS PARA ESTABLECER

NECESIDADES DE CARGOS

Analizar los Objetivos.

Determinar las Funciones Bsicas.

Establecer la Estructura Bsica.

Determinar Actividades Servicios Productos.

Establecer Planta Orgnica.

Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos.

Establecer la Nomenclatura de Cargo.

Formular el CAP.

CRITERIOS PARA DETERMINAR LA NATURALEZA

Y CANTIDAD DE LOS CARGOS
CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES:

El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada

unidad orgnica.

Complejidad de estas acciones.

Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgnica debe

brindar u obtener.

Disponibilidad Presupuestal.

Hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la

Unidad Orgnica.

Dificultad de obtencin de determinado personal idneo para

determinar cargos.

CUADRO PARA ASIGNACIN DE

PERSONAL (CAP)

SECTOR:
N
Orden
01
02-05
06-07

ENTIDAD:
Cargo
Clasificado

Director de Sistema Adua II

Espec. Planificacin II
Espec. Racionalizac. III

COD:
Cargo
Estructural
Director Ejecutivo

N HOJA:
Total
Necesario
01
04
02

FORMATO PARA CUADRO DE ASIGNACI DE

PERSONAL (CAP)

MANUAL DE ORGANIZACIONY FUNCIONES

1.a contenido

JERARQUIA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION.

CONCEPTO DEL MOF.

FINES Y USO DEL MOF.

CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MOF.

DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF.

CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES.

JERARQUA FUNCIONAL DE LOS

DOCUMENTOS DE GESTIN

Ley Orgnica de Creacin.

Estatuto.

Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF).

Manual de Organizacin y Funciones (MOF).

Manual de Procedimientos.

Cuadro para Asignacin de Personal (CAP).

CONCEPTO DE MOF

El Manual de Organizacin y Funciones, es un

documento normativo que describe las funciones
especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo
desarrollndolas a partir de la estructura orgnica
y funciones generales establecidas en el
Reglamento de Organizacin y Funciones, as
como en base a los requerimientos de cargos
considerados en el Cuadro para Asignacin de
Personal.

NORMAS PARA LA FORMULACIN DEL

MOF

REFERENCIA

LEGAL

DIRECTIVA NO 001-95-INAP/DNR
Metologa y Lineamientos para formular el MOF
ALCANCE
EL MOF ES OBLIGATORIO PARA TODOS LOS ORGANISMOS DE
LA ADMINISTRACION PUBLICA.

NATURALEZA DEL MOF

Es un documento normativo que describe las funciones

especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de
la estructura orgnica y funciones generales establecidas
para
cada
dependencia orgnica
en
el respectivo
reglamento y funciones de la entidad as como a los
requerimientos y nomenclatura de los cargos considerados
en el Cuadro para Asignacin de Personal.

CARACTERSTICA

El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades

orgnicas distintas a las contenidas en el ROF.
No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de los
establecidos en el CAP.
El MOF se elaborar independientemente en cada unidad
orgnica establecido en el segundo nivel organizacional.

FINALIDAD DEL MOF

Determinar las funciones especificas, responsabilidades,

autoridad y requisitos mnimos del cargo dentro de la
estructura orgnica de cada dependencia.
Proporcionar informacin a los trabajadores sobre sus
funciones y ubicacin dentro de la estructura general
de la organizacin as como las interrelaciones formales
que corresponda.
Ayuda institucionalizar la simplificacin administrativa.
Facilita el proceso de induccin del personal nuevo y el
de adiestramiento y orientacin de personal en servicio.

MANUALES DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

NATURALEZA
Documentos de gestin que exponen con detalle la estructura y
funciones de la dependencia de la que tratan, las relaciones de
cada unidad y de cada cargo, as como la especificacin de la
autoridad y responsabilidad inherente al cargo, lneas de
responsabilidad, canales de comunicacin, etc.

FINALIDAD

Indicar las funciones bsicas de cada unidad, delimitado la

naturaleza y amplitud del trabajo.

Precisar la ubicacin de cada cargo dentro de la estructura

general de la dependencia y sus respectivas funciones

Delimitar la autoridad de las unidades orgnicas y cargos.

Describen las interrelaciones formales y funcionales de las

unidades y cargos al interior y exterior

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Estructura del MOF.

Introduccin.

Finalidad alcance.

Aprobacin y actualizacin.

Base legal.

Objetivos.

Polticas.

Lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin.

Funciones generales.

Organizacin.

Funciones de las unidades estructurales.

Cuadro orgnico de asignacin de cargos.

Funciones especificas a nivel de los cargos.

Organigrama.

CONTENIDO ESQUEMTICO DEL MOF

(DIRECTIVA N 001-95-INAP/DNR)

PRESENTACIN (INTRODUCCIN)

INDICE (CONTENIDO)

ASPECTOS GENERALES

OBJETO DEL MANUAL

FINALIDAD
ALCANCE
BASE LEGAL
APROBACION (ACTUALIZACIN)

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO

CUADRO ORGNICO DE CARGOS

INDICE DE CARGOS

DESCRIPCIN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS

DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF

Organigrama estructural del rgano

DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF

Hoja de Especificacin de Funciones
(Alternativa A)
Unidad Orgnica
...........................................
1.

2.

3.

Cargo:
....................................

FUNCIONES ESPECIFICAS
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
n. Las dems que le asigne el (Cargo
del Jefe inmediato superior)
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
a. Dependencia Directa.
b. Supervisin Directa
(1)
(2)
(n)
REQUISITOS MINIMOS
a. Formacin
b. Experiencia
c. Alternativa

N
HOJA

CARACTERSTICAS DE LAS FUNCIONES

Describe acciones a realizar.

Describir las funciones en orden de importancia y/o segn la

secuencia de su ejecucin.

Describir las funciones permanentes y las peridicas.

Los verbos se presentan en imperativo (accin dinmica).

Su descripcin debe ser clara, sencilla. Pero objetiva y lgica.
Seguir la secuencia del proceso administrativo
organiza, dirige, coordina, supervisa, controla).

(planea,

Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige,

participa y opina, selecciona, convoca, etc).

ETAPAS PARA LA FORMULACIN DEL MOF

FORMULACIN
PLANEAMIENTOS
RE COPILACION DE LA INFORMACIN
ESTUDIO DE ANALISIS
REDACCION DEL PROYECTO

APROBACIN
IMPRESIN - REPRODUCCIN
DIFUSIN
ACTUALIZACIN

MODELO DE HOJA DE DESCRIPCIN DE FUNCIONES

Contenido:
Denominacin

de la unidad orgnica a la cual

pertenece el cargo
Denominacin del cargo
Funciones generales
Funciones especificas
Lneas de autoridad y responsabilidad
Dependencia directa
Cargos que supervisan
Requisitos mnimos (especificaciones)
Formacin
Experiencia
Alternativa

DIRECTIVAS

OBJETO

FINALIDAD

ALCANCE

BASE LEGAL

VIGENCIA

NORMAS GENERALES

NORMAS ESPECIFICAS, COMPLEMENTARIOS O

TRANSITORIAS

PROCEDIMIENTOS

FLUJOGRAMA

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
FORMULACIN Y APROBACIN DEL CUADRO DE NECESIDADES.

1.1.- Finalidad
Contar con Cuadro de Necesidades de Bienes,
Servicios u Obras por Unidad Orgnica Estructurada
y/o Unidad Ejecutora a nivel del Ministerio.
1.2.- Base Legal
Ley N 28411 Ley General del Sistema del
Presupuesto Pblico.
Decreto Legislativo N 1017 Ley de Contrataciones
del Estado (publicado en el Diario Oficial El Peruano el
04 de Julio del 2008).
Decreto Supremo N 184-2008-EF Reglamento de la
Ley de Contrataciones del Estado, (publicado en el
Diario Oficial el Peruano el 1 de Enero del 2009).
Ley de Presupuesto para el Sector Pblico de cada
Ao Fiscal.
D.S. N 002-2002-VIVIENDA.- Reglamento de
Organizacin y Funciones del MVCS y modificatoria
D.S. N 045-2006-VIVIENDA.

1.3.- Requisitos.
Convocatoria oficial y cronograma para
inicio y desarrollo del Proceso de
desarrollo de formulacin del Cuadro de
Necesidades de Bienes y Servicios de la
Entidad (Directiva u Oficio)
Catlogo de Bienes y Servicios
actualizado.
Duracin.
Tres (03) meses.
1.5.- Etapas del Procedimiento

REFERENCIAS:

MBITO Y CONTENIDO

Su aplicacin es en todas las

entidades de la Administracin
Pblica.
La Ley regula las actuaciones
de la funcin administrativa
del Estado y el procedimiento
administrativo
comn
desarrollados en las entidades.

FINALIDAD
Es establecer el rgimen jurdico aplicable
para que la actuacin de la Administracin
Pblica, sirva a la proteccin del inters
general, garantizando
los derechos e
intereses de los
administrados y con
sujecin al ordenamiento constitucional y
jurdico en general.

PRINCIPIOS
Se sustenta que fundamentalmente en:

P. Legalidad.
Debido procedimiento.
Impulso de Oficio
Razonabilidad.
Imparcialidad.
Informalismo.
Presuncin de veracidad.
Conducta procedimental.
Celeridad.
Eficacia.
Verdad material.
Participacin
Simplicidad.
Uniformidad
Predictibilidad.
Privilegio de contratos posteriores.

ACTOS ADMINISTRATIVOS

Son

las declaraciones de las

entidades que, en el marco de
normas de derecho pblico,
estn destinadas a producir
efectos jurdicos sobre los
intereses,
obligaciones
o
derechos de los administrados
dentro
de
una
situacin
concreta.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Son el conjunto de actos y diligencia

tramitadas
en
las
entidades,
conducentes a la emisin de un acto
administrativo
que produzca efectos
jurdicos,
individuales
o
individualizables
sobre
intereses,
obligaciones
o
derechos
de
los
administrados.

CALIFICACIN DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

Procedimientos de aprobacin automtica.

De evaluacin previa por la entidad.

Silencio Positivo.
Silencio Negativo.

Cada
entidad
seala
estos
procedimientos en su Texto nico de
Procedimientos Administrativos TUPA.

PLAZO MXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

DE EVALUACIN PREVIA

30 DIAS HBILES
SALVO DISPOSICIN

POR LEY O DECRETO

LEGISLATIVO .

LEGALIDAD DEL PROCEDIMIENTO

Los procedimientos requisitos y
costos
administrativos
se
establecen
por
la
mxima
autoridad de la entidad.
Los procedimientos deben ser
compendiados y sistematizados
en el TUPA, y aprobados por la
entidad.
Incurre en responsabilidad la
autoridad que procede de modo
diferente.

CONTENIDO DEL TUPA

Todos los procedimientos de iniciativa de parte que se requieran

para satisfacer los intereses, los derechos de los administrados que

requieran pronunciamiento de la entidad y cuya exigencia cuente
con respaldo legal expresado en el TUPA.
Descripcin clara y taxativa de todos los requisitos.
La calificacin de cada procedimiento (evaluacin previa o
aprobacin automtica.
Los supuestos en que procede los derechos de tramitacin, con
indicacin de monto y forma de pago, expresado en UIT.
Las vas de recepcin para acceder a los procedimientos.
La autoridad competente para resolver en cada instancia y los
recursos a interponerse .
Los formularios que se sean empleados durante la tramitacin

NOTA.- El TUPA tambin incluir la relacin de aquellos servicios

prestados en exclusividad por las entidades

APROBACIN Y DIFUSIN DEL TUPA

El TUPA es aprobado por la

mxima
autoridad
en
la
entidad.
Cada 2 aos las entidades estn
obligadas a publicar el integro
del
TUPA
y
cuando
se
introduzcan modificaciones.

FORMATO NUEVO TUPA

Ref.: DS N 062-2009-PCM