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A C U E R D O N

CG

El Contralor General del Estado, Subrogante

Considerando:

Que el H. Congreso Nacional expidi la nueva Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial N595 de 12 de junio de 2002;

Que el numeral 22 del artculo 31 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, faculta al Organismo Tcnico Superior de Control dictar regulaciones de carcter general para la prctica de la auditora gubernamental;

Que mediante Acuerdo No. 017-CG, promulgado en el Registro Oficial No. 41 de octubre 6 de 1992, se expidi el Manual General de Auditora Gubernamental, estructurado sobre la base de las polticas y normas de Auditora emitidas en 1977;

Que es necesario armonizar el contenido del Manual General de Auditora Gubernamental, con las nuevas disposiciones de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y la normativa de auditora emitida mediante Acuerdo N 019 - CG, publicada en la Edicin Especial N 6 del Registro Oficial de 10 de octubre de 2002, a fin de contar con un instrumento de trabajo que permita la prctica de la auditora gubernamental con eficiencia y oportunidad.

En ejercicio de las facultades que le confieren los artculos 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica; y, 31, numeral 22, y 95 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado,

A C U E R D A:

Art. 1. Expedir el Manual General de Auditora Gubernamental, que regir para las unidades de auditora de la Contralora General del Estado, unidades de auditora interna de las entidades y organismos del sector pblico que se encuentran bajo el mbito de competencia del Organismo Tcnico Superior de Control y para las firmas privadas de auditora contratadas.

Art. 2. Los Directores de Auditora conjuntamente con la Asesora General delegarn a los funcionarios respectivos, para que investiguen los nuevos pronunciamientos de la profesin, los que sern incorporados al presente manual previa a la autorizacin del Contralor General del Estado.

Art. 3. El Manual General de Auditora Gubernamental, servir de referencia y fundamento para la emisin de los manuales especializados de auditora por parte de la Contralora General del Estado y de los manuales especficos de auditora interna por parte de las respectivas entidades.

Los manuales de auditora interna, para su vigencia debern ser aprobados por la Contralora General del Estado.

Art. 4 Derogar los Acuerdos 017-CG y 028-CG de septiembre 23 de 1992 y junio 14 de 1994, publicados en los Registros Oficiales No. 41 y 469 de octubre 6 de 1992 y junio 24 de 1994, respectivamente, mediante los cuales se expidieron, en su orden, el Manual General de Auditora Gubernamental, y la Gua de Supervisin.

Art. 5. El presente Acuerdo entrar en vigencia a partir de la fecha de su publicacin en el Registro Oficial.

Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a

COMUNIQUESE

Dr. Genaro Pea Ugalde CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO - SUBROGANTE

CAPITULO I GENERALIDADES 1. Base Legal

El artculo 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, determina que la Contralora es el organismo tcnico superior de control, con autonoma administrativa, presupuestaria y financiera, con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversin, utilizacin de recursos, administracin y custodia de bienes pblicos; realizar auditoras de gestin a las entidades y organismos del sector pblico y sus servidores; pronunciarse sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados de las instituciones, extendiendo su accionar a las entidades de derecho privado, respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones de carcter pblico de que dispongan; dictar regulaciones de carcter ge neral para el cumplimiento de las funciones de control y proporcionar asesora en las materias de su competencia. El ordenamiento legal vigente, constituye el sustento jurdico mediante el cual la Contralora General del Estado desarrolla y cumple con los postulados constitucionales en calidad de Organismo Tcnico Superior de Control, como persona jurdica de derecho pblico, facultada para practicar auditoras externas, en cualquiera de sus clases o modalidades, por s o mediante la utilizacin de los servicios de compaas privadas de auditora. Las actividades de control estarn dirigidas a las instituciones del Estado que administren recursos pblicos, a las corporaciones, fundaciones, sociedades civiles y compaas mercantiles y en general a las entidades privadas, respecto de los activos o del capital de carcter pblico e, igualmente, a las empresas adscritas a instituciones del sector pblico, o que se hubieren constituido originalmente mediante Ley o Decreto con activos de carcter pblico. Para el ejercicio de las labores de control de los recursos pblicos, la normativa legal vigente faculta a la Contralora dictar regulaciones de carcter general para la prctica de la auditora gubernamental, as como adoptar, aprobar y actualizar, segn corresponda, las normas de control interno, normas de auditora gubernamental en sus distintas modalidades, reglamentos, regulaciones, manuales generales y especializados; guas metodolgicas, instructivos y ms disposiciones necesarias para el ejercicio de las funciones de control, fiscalizacin y auditora. 2. Objetivos del Manual General de Auditora Gubernamental

Los principales objetivos del Manual General de Auditora Gubernamental, son los siguientes: 1. Sistematizar la ejecucin de la auditora y los exmenes especiales y estandarizar la aplicacin de sus procedimientos.

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Proveer a los auditores de criterios y terminologa uniformes, as como de metodologa de trabajo, que les permita el desarrollo profesional en la auditora gubernamental en trminos de eficiencia, economa y efectividad. Facilitar la aplicacin de las normas generales y especficas y dems disposiciones legales relativas a la auditora gubernamental. Proponer procedimientos de auditora, tendientes a asegurar que las funciones de control se realicen con la ms alta calidad profesional. Agilitar el proceso de la auditora gubernamental con el objeto de que los informes lleguen a los usuarios con su debida oportunidad. La Auditoria Gubernamental Definicin

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3. 3.1

La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, determina que la auditora gubernamental realizada por la Contralora General del Estado, consiste en un sistema integrado de asesora, asistencia y prevencin de riesgos que incluye el examen y evaluacin crticos de las acciones y obras de los administradores de los recursos pblicos. La auditora gubernamental no podr modificar las resoluciones adoptadas por los funcionarios pblicos en el ejercicio de sus atribuciones, facultades o competencias, cuando stas hubieran definido la situacin o puesto trmino a los reclamos de los particulares, pero podr examinar la actuacin administrativa del servidor de conformidad con la ley. Por lo tanto, la auditora gubernamental constituye el examen objetivo, sistemtico, independiente, constructivo y selectivo de evidencias, efectuadas a la gestin institucional en el manejo de los recursos pblicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la informacin, el grado de cumplimiento de los objetivos y metas as como respecto de la adquisicin, proteccin y empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, tecnolgicos, ecolgicos y de tiempo y, si estos, fueron administrados con eficiencia, efectividad, economa, eficacia y transparencia. 3.2 Objetivos de la Auditora Gubernamental

La auditora gubernamental tiene como objetivo general bsico, examinar las actividades operativas, administrativas, financieras y ecolgicas de un ente, de una unidad, de un programa o de una actividad, para establecer el grado en que sus servidores cumplen con sus atribuciones y deberes, administran y utilizan los recursos en forma eficiente, efectiva y eficaz, logran las metas y objetivos propuestos; y, si la informacin que producen es oportuna, til, correcta, confiable y adecuada.

Este objetivo general bsico puede ser proyectado para cada una de las modalidades o tipos de auditora, en consecuencia para la auditora gubernamental se plantean los siguientes objetivos especficos: a. Evaluar la eficiencia, efectividad, economa y eficacia en el manejo de los recursos humanos, materiales, financieros, tecnolgicos, ecolgicos y de tiempo. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la prestacin de servicios o la produccin de bienes, por los entes y organismos de la administracin pblica y de las entidades privadas, que controla la Contralora, e identificar y de ser posible, cuantificar el impacto en la comunidad de las operaciones examinadas. Dictaminar la razonabilidad de las cifras que constan en los estados de: Situacin Financiera, Resultados, Ejecucin Presupuestaria, Flujo del Efectivo y Ejecucin del Programa Peridico de Caja, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas ecuatorianas de contabilidad y, en general, la normativa de contabilidad gubernamental vigente. Ejercer con eficiencia el control sobre los ingresos y gastos pblicos. Verificar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y normativas aplicables en la ejecucin de las actividades desarrolladas por los entes pblicos y privados que controla al Contralora General del Estado. Propiciar el desarrollo de sistemas de informacin, de los entes pblicos y privados que controla la Contralora, como una herramienta para la toma de decisiones y para la ejecucin de la auditora. Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno, contribuir al fortalecimiento de la gestin institucional y promover su eficiencia operativa y de apoyo. Caractersticas La auditora gubernamental se caracteriza por ser: 1. Objetiva, ya que el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias susceptibles de comprobarse, siendo una condicin fundamental que el auditor sea independiente de esas actividades. Sistemtica, porque su realizacin es adecuadamente planificada y est sometida a las normas profesionales y al cdigo de tica profesional.

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Profesional, porque es ejecutada por auditores o contadores pblicos a nivel universitario o equivalentes, o equipos multidisciplinarios segn la modalidad o tipo de auditora y examen especial, que poseen capacidad, experiencia y conocimientos en el rea de auditora gubernamental, quienes deben emitir un informe profesional dependiendo del tipo de auditora de la que se trate. Selectiva, porque su ejecucin se basa en pruebas selectivas, tcnicamente sustentadas. Imparcial, porque es ejecutada por auditores que actan con criterio imparcial y no tienen conflicto de intereses respecto de las actividades y personas objeto y sujeto de examen. Integral porque cubre la revisin de las actividades operativas, administrativas, financieras y ecolgicas, incluye los resultados de la evaluacin del control interno, la legalidad de los actos administrativos, actos normativos y actos contractuales. Recurrente, porque el ejercicio de la auditora gubernamental se ejecuta en forma peridica. Clases de Auditora

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3.4

El trmino auditora es utilizado en el presente manual para describir, tanto l s a tareas que desarrollan los auditores al examinar los estados financieros, as como la labor de revisar la efectividad, eficiencia, economa y eficacia en las actividades operativas, administrativas, financieras y ecolgicas que ejecutan las entidades del Estado, y las privadas que controla la Contralora, para medir el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, clasifica a la auditora gubernamental de la siguiente manera: 3.4.1 De acuerdo con la naturaleza

Financiera : Es aquella auditora que informar respecto a un perodo determinado, sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros de una institucin pblica, ente contable, programa o proyecto y concluir con la elaboracin de un informe profesional de auditora, en el que se incluirn las opiniones correspondientes.- En este tipo de fiscalizacin, se incluirn el examen del cumplimiento de las normas legales, y la evaluacin del control interno de la parte auditada.

El auditor antes de emitir el dictamen sobre los estados financieros examinados de una entidad a una fecha determinada, evala el control interno, el sistema de administracin financiera y la informacin financiera complementaria, la conformidad y cumplimiento de las normas legales vigentes. Los estados financieros y las notas explicativas son de exclusiva responsabilidad de la entidad y pertenecen a la misma, sin embargo el auditor puede sugerir cambios, sin que esto implique relevar a la institucin de la responsabilidad de su contenido y presentacin. Para que el auditor est en condiciones de emitir su opinin en forma objetiva y profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes que le permita obtener una certeza razonable sobre: 1. La veracidad y autenticidad de los hechos y fenmenos que los estados financieros reflejan. Que son adecuados los criterios, sistemas y mtodos utilizados para captar y reflejar en la contabilidad y en los estados financ ieros los hechos y fenmenos. Que los estados financieros estn preparados y revelados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la normativa que sobre contabilidad gubernamental se halle vigente.

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3.

Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de auditora de acuerdo con las circunstancias especficas del trabajo, con la oportunidad y alcance que juzgue necesario en cada caso, cuyos resultados deben reflejarse en papeles de trabajo, que constituyen la evidencia de la labor realizada. De Gestin: "Es la accin fiscalizadora que se dirige a examinar y evaluar el control interno y la gestin, utilizando los recursos humanos de carcter multidisciplinario, el desempeo de una institucin, ente contable, o la ejecucin de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeo, o ejecucin, se est realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economa, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditora examinar y evaluar los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeo pertinentes. Constituirn objeto de la auditora de gestin: el proceso administrativo, las actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economa en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnolgicos y de tiempo; y, el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales.- A diferencia de la auditora financiera, el resultado

de la fiscalizacin mediante la auditora de gestin no implica la emisin de la opinin profesional, sino la elaboracin de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes. En consecuencia constituye el instrumento metodolgico con el cual se prctica el examen objetivo y sistemtico, estructurado, consistente, profesional, posterior en determinadas condiciones, continuo y documentado de la gestin de un sector gubername ntal, de un organismo, programa, proyecto u operacin, considerando los fines establecidos en el marco legal o normativo que lo regule, para determinar el cumplimiento de la visin, misin objetivos y metas y de la eficiencia, eficacia, efectividad, calidad e impacto de su desempeo. De Aspectos Ambientales: Al referirse a este tipo de auditora la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado determina que La Contralora General del Estado podr en cualquier momento, auditar los procedimientos de realizacin y aprobacin de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental en los trminos establecidos en la Ley de Gestin Ambiental, publicada en el R.O N 245 del 30 de julio de 1999 y en el Art. 91 de la Constitucin Poltica de la Repblica. Esta modalidad de auditora comprobar s las instituciones del Estado, ejecutoras de proyectos y programas con impacto o consecuencias ambientales, cumplen con las normas de proteccin al medio ambiente, a fin de proteger el derecho de la poblacin a vivir en un medio ambiente sano y ecolgicamente equilibrado. Evaluar el uso y destino de los recursos pblicos destinados para estos objetivos y realizar el seguimiento respectivo para el cumplimiento de los compromisos asumidos por el Estado y sus instituciones con entidades nacionales e internacionales dedicadas a este fin. De Obras Pblicas o de Ingeniera:

Evaluar la administracin de las obras en construccin, la gestin de los contratistas, el manejo de la contratacin pblica, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las clusulas contractuales y los resultados fsicos que se obtengan en el programa o proyecto especfico sometido a examen.

Examen Especial:

Como parte de la auditora gubernamental el examen especial verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados o de una parte de actividades relativas a la gestin financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecucin, aplicar las tcnicas y procedimientos de auditora, de la ingeniera o afines, o de las disciplinas especficas, de acuerdo con la materia de examen y formular el correspondiente informe que deber contener comentarios, conclusiones y recomendaciones.

El hecho de efectuar exmenes especiales, no implica que el rubro, actividad u otros aspectos limitados a una parte de las operaciones o transacciones sean especiales; o que los auditores que realizan ese trabajo tengan una especializacin adicional a la establecida para el auditor gubernamental. Estos exmenes renen las caractersticas de: objetivos, sistemticos y profesionales; se observan todas las fases conocidas en el proceso de auditora y se aplican las tcnicas y procedimientos reconocidos por la profesin. En el examen especial se har constar adems, en forma clara y precisa, el alcance y naturaleza del examen. 3.4.2 De acuerdo con quien lo realiza: Interna: Cuando es ejecutada por auditores de las unidades de auditora interna de las entidades y organismos del sector pblico y de las entidades privadas que controla la Contralora.

Las entidades y organismos del Sector Pblico de acuerdo a sus necesidades, complejidad de funciones y de conformidad a las disposiciones legales vigentes, contarn con una unidad de Auditora Interna, la misma que depender tcnicamente de la Contralora General del Estado, cuyos gastos de funcionamiento del personal tcnico y administrativo, son de exclusiva responsabilidad de las propias instituciones a las que pertenecen. La unidad de Auditora Interna constituye un elemento componente del sistema de control interno de una entidad u organismo del Sector Pblico y como tal se constituye en un medio al servicio de la alta direccin, destinada a salvaguardar los recursos pblicos, verificar la exactitud y veracidad de la informacin financiera, tcnica, operativa y administrativa; promover la eficiencia y eficacia de las operaciones; estimular la observancia de las polticas y procedimientos institucionales previstos; y, el cumplimiento de las metas y objetivos programados. Dentro de sus funciones especficas la auditora interna debe prestar asesora y realizar la evaluacin integral de la institucin, por lo que su personal ser de carcter multidisciplinario.

Los auditores de esta unidad actuarn individual o colectivamente, con criterio independiente respecto a la operacin o actividad auditada y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales, sin embargo se constituyen en asesores de la alta direcci n. Las unidades de auditora interna mantendrn una constante comunicacin y coordinacin con la Contralora General del Estado, con el fin de que sus actividades estn ceidas a la normatividad vigente y procedimientos tcnicos que imponen la prctica profesional, as como brindar asesora y asistencia tcnica cuando as se justifique para orientar y coordinar la preparacin de su Plan Anual de Trabajo, el cual ser presentado al Organismo Tcnico Superior de Control en los plazos y fechas estipuladas en la normativa vigente. Los informes de las unidades de auditora interna sern enviados a la Contralora General del Estado, conjuntamente con la documentacin probatoria de los hechos informados, para el trmite pertinente. Externa: Es practicada por auditores de la Contralora General del Estado o por compaas privadas de auditora contratadas, quienes tienen la obligacin de observar la normatividad expedida al respecto por el Organismo Tcnico Superior de Control, con el objeto de emitir su opinin mediante un dictamen o informe segn corresponda al tipo de auditora que se est llevando a efecto.

La auditora gubernamental en cualesquiera de sus modalidades culminar con la elaboracin de un informe del que si fuere del caso, se podran desprender responsabilidades administrativas y civiles culposas, e indicios de responsabilidad penal, que correspondan a las personas naturales o jurdicas nacionales o extranjeras por las acciones u omisiones en contra de las disposiciones legales o en contra del patrimonio o recurso pblico de la entidad. A continuacin se presenta un esquema del proceso de la auditoria gubernamental, el mismo que detalla en forma resumida los pasos a seguir en el desarrollo de una auditora efectuada por el Organismo Tcnico Superior de Control y que en lo fundamental tambin es aplicable a las labores de control de las auditoras internas.

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3.5.1

Descripcin del proceso de la auditora gubernamental

Para tener una visin completa del proceso de la auditora gubernamental, se ha dividido esta en tres fases, que en forma resumida se presentan a continuacin: a. Planificacin de la Auditora Comprende el desarrollo de una estrategia global para la administracin y conduccin, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora que deben aplicarse. Esta fase se fundamenta en la planificacin anual de control de las entidades y a su vez comprende la Planificacin Preliminar, que consiste en la obtencin o actualizacin de la informacin de la entidad mediante la revisin de archivos, reconocimiento de las instalaciones y entrevistas con funcionarios responsables de las operaciones, tendientes a identificar globalmente las condiciones existentes y obtener el apoyo y facilidades para la ejecucin de la auditora. La Planificacin Especfica que se la define como la estrategia a seguir en el trabajo, fundamentada en la informacin obtenida en la planificacin preliminar y en la evaluacin del Control Interno. Sobre la base de la calificacin de los factores de riesgo por cada componente de la auditora, se determinar la extensin de las pruebas, se preparar el plan de muestreo y los programas especficos a aplicarse en la siguiente fase. b. Ejecucin del Trabajo En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas de auditora y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las reas y componentes considerados como crticos, determinando los atributos de condicin, criterio, efecto y causa que motivaron cada desviacin o problema identificado. Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarn respaldados en papeles de trabajo en donde se concreta la evidencia suficiente, pertinente, competente y adecuada, que respalda la opinin y el informe y que pueda ser sustentada en juicio. c. Comunicacin de Resultados Es de fundamental importancia que el auditor mantenga una comunicacin continua y constante con los funcionarios y empleados relacionados con el

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examen, con el propsito de mantenerles informados sobre las deficiencias y desviaciones detectadas a fin de que en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen las acciones correctivas pertinentes. La comunicacin de resultados es la ltima fase del proceso de la auditora, sin embargo sta se cumple durante la ejecucin del examen. Est dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el propsito de que presenten la informacin verbal o escrita respecto a los asuntos observados. Esta fase comprende tambin, la redaccin y revisin final del borrador del informe, que ser elaborado en el transcurso del examen, con el fin de que al finalizar el trabajo en el campo y previa convocatoria, se comunique los resultados mediante su lectura a las autoridades, funcionarios y exfuncionarios responsables de las operaciones examinadas. El informe contendr los comentarios, conclusiones y recomendaciones relativos a los hallazgos de auditora. T ratndose de auditora financiera incluir la carta de dictamen, los estados financieros y las notas aclaratorias correspondientes. 3.5.2 Procesos de auditora especficos

Cuando los sistemas de gestin y/o financieros de la entidad a examinarse se encuentren parcial o totalmente computarizados, para cada una de las fases del proceso de la auditora (planificacin, ejecucin y comunicacin de resultados), el auditor emplear la "Gua para Realizar Auditora en Ambiente Computarizado" cuyo contenido prctico es compatible con el proceso de auditora desarrollada en el presente manual. Este Manual por su carcter de general, no contempla aspectos especficos aplicables a entes o actividades especializadas, cuyas particularidades sern tratadas en las Guas y Manuales Especializados de Auditora, a emitirse por el Organismo Tcnico Superior de Control, los cuales sern diseados y desarrollados manteniendo los lineamientos y metodologa utilizados en el proceso general de la auditora gubernamental, documentos a lo s que adicionalmente recurrir el auditor para su trabajo en estos casos. 4. Normativa Legal y Tcnica de Auditora

La normativa legal y tcnica de auditora gubernamental constituye el principal medio para el cumplimiento de los fines y objetivos de la auditora gubernamental, tanto por los agentes activos que aplican el sistema de control de los recursos pblicos, como por los agentes pasivos que participan mediante la entrega de informacin sobre las actividades realizadas.

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La normativa legal y tcnica de auditora gubernamental incluye los criterios bsicos para ejecutar las distintas modalidades y tipos de auditora en las que incursione la Contralora General del Estado, en cumplimiento a la disposicin constitucional correspondiente. Las auditoras y exmenes especiales que debe efectuar la Contralora, sern ejecutados de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental, los reglamentos, manuales, instructivos, guas, entre otros, expedidos por el Contralor General del Estado y dems normas emitidas para el ejercicio de la profesin que resulten aplicables segn la clase de auditora, examen u objeto sobre el que deba versar el anlisis. En trminos generales se presenta a continuacin la normativa legal y tcnica que regula y orienta la ejecucin de la auditora gubernamental.

NORMATIVA LEGAL * Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador * Ley de Presupuesto del Sector Pblico * Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Art. 211 Art. 2 Ley N 2002-73 R.O.N595-2002-06-12

NORMATIVA TECNICA * Creacin del Comit de Auditora


* Gua para la Ejecucin de Exmenes Especiales de Obras Pblicas * Gua de Auditora para Universidades y Escuelas Politcnicas * Guas Especiales de Auditora para: In formacin Computarizada, Deuda P blica, Inversin Pblica y Operacional. * Instructivo sobre la Estructura y Trmite del Informe con Presuncin de Responsabilidad Penal. * Instrucciones para el Trmite de Indicios de Responsabilidad Penal. * Levantamiento de Actas y Resoluciones relativas a Gastos Reservados correspondientes a la Seguridad Interna del Pas, a travs del Ministerio de Gobierno, Polica y Municipalidades. Acuerdo No024-CG97-06-01 Reforma Acuerdo No028-CG98-07-08 Acuerdo No006-CG92-07-23

Acuerdo No 033-CG 00-10-11 Acuerdo No 006-CG-96-02-22 R.O. 900- 96-03-08 Reforma Acuerdo No 021-CG-97-06-23 Acuerdo No 007-CG-92-07-30 Reformas Acuerdo No 021-CG-97-06-23

Circular No 23320-AG-00-08-22 Alcance Circular No 34218-AG-00-12-13 Acuerdo No 012 98-02-25

NOTA (Art. 31 numeral 18 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.) Juzgar y examinar los Fondos Reservados destinados a la defensa Nacional, en armona con lo establecido en la Constitucin Poltica de la Repblica y segn las regulaciones que se dicten para el efecto. (Art. 259 6to. Prrafo)

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NORMATIVA TECNICA

* Manual de Auditora Financiera Gubernamental

Acuerdo No 016-CG 27-08-01 R.O. 407-01-09-07 Acuerdo No 031-CG 01-11-22 R.O. 469 01-12-07 Acuerdo No. 770- 82-06-02 R.O. 286 del 82-07-15

Manual de Auditora de Gestin

* Reglamento para la Aplicacin del


Art. 296 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control

NOTA ( Ver 2da. Disposicin Transitoria de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado)

Reglamento General para el Control de Ingresos Pblicos.

Acuerdo No 019-CG-94-04-13 R.O 427 94-04-25 Ref. Acuerdo No 001-CG 95-01-06 R.O. 616 - 95-01-20 Acuerdo No 039-CG98-10-16 R.O. 55 - 98-10-27 Acuerdo No 344 87-07-11 Ref. Acuerdo No 019-CG94-04-13

* Reglamento pata el Control Externo de Ingresos Pblicos Municipales, Provenientes De Contribuciones Especiales de Mejoras. * Reglamento para el Control Externo del Sistema de Presupuestos Pblicos. * Reglamento para el Control de los Recursos Pblicos en Entidades Privadas que Reciben Subvenciones Estatales. * Reglamento para el Manejo, de los Fondos Pblicos destinados a Gastos Reservados o Secretos. * Reglamento para la Contratacin de Firmas Privadas de Auditora.

Acuerdo No 002-CG95-01-10 R.O. 616 95-01-20 Acuerdo No 009-CG95-03-31 R.O. 076 95-04-17

Acuerdo No 019-CG97-05-13 R.O. 068 97-05-20 Ref. Acuerdo No. 06-CG 98-01-29 Acuerdo No 007-CG94-02-16 R.O. 386 94-02-24 Ref. Acuerdo No 024 CG 94-05-06 R.O. 439 94-05-12 Acuerdo No 021-CG- 97-06-23 Acuerdo No 036-CG-98-08-28 R.O. 21 98-10-23 Acuerdo No 038-CG-98-10-13 R.O. 53 98-10-23 Acuerdo No 020-CG 02-09-05 Acuerdo No 019-CG-02-09-05

* Normas de Control Interno * Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental

CAPITULO

II

PLANIFICACION INSTITUCIONAL DE LA AUDITORIA 1. Generalidades

La Contralora General del Estado inmersa en el proceso estratgico de cambio que tiende a mejorar los servicios de auditora que brinda al Estado, orienta su accionar sobre la base de polticas que se enmarcan en la dinmica de la planificacin, dirigida a la obtencin de resultados ptimos en el control del uso de los recursos pblicos que coadyuven en la toma de decisiones adecuadas por parte de los administradores pblicos. La planificacin institucional de la auditora, integra las actividades establecidas por las disposiciones legales e incluye las necesidades prioritarias de todos los niveles del Estado, que sobre una base cclica permitir auditar a las entidades que forman parte del mbito de cada unidad operativa del Organismo Tcnico Superior de Control. El trabajo de auditora, para cumplir con sus objetivos debe ser planificado para asignar los recursos disponibles, en funcin de las tareas y de la amplitud de los procedimientos a ejecutar. El Plan Institucional del Area de Control es un instrumento de trabajo que define las labores de control enmarcadas en los lineamientos establecidos por el nivel directivo a travs de las polticas, objetivos y estrategias definidas para el efecto. Permite monitorear el cumplimiento de las actividades de control, basado en un esquema metodolgico que facilita el seguimiento de los objetivos y la aplicacin de estrategias y polticas fijadas previamente. Contempla las caractersticas tcnico funcionales de cada una de las reas de trabajo, orientados a la optimizacin de los recursos disponibles que garanticen la eficiencia administrativa. Los objetivos, metas, estrategias y polticas aprobadas para la formulacin de los planes operativos sern de estricto cumplimiento por parte de cada una de las unidades responsables de su ejecucin. La Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional es la unidad responsable de elaborar el Plan Institucional en el que se halla inmerso la correspondiente Area de Control, con las polticas, metodologas y procedimientos relacionados con este campo. Esta unidad es la responsable de verificar el cumplimiento de los Planes Operativos que se formulen en los diferentes niveles y perodos, de cuya gestin presentar informes peridicos para conocimiento de la Alta Direccin Institucional, para lo cual cada unidad de Auditora Interna de las Entidades y Organismos del Sector Pblico, as como las Direcciones Nacionales, Regionales

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y Delegaciones Provinciales de la Contralora General del Estado presentarn informes sobre el avance de la ejecucin de sus respectivos planes anuales, sujetndose a las instrucciones que emitir la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional. As entendida la planificacin, ayuda a las autoridades de la Contralora y de las Auditoras Internas a conseguir en forma efectiva y oportuna, el cumplimiento de las actividades contempladas en los respectivos planes. 2. Base Legal y Normativa

Por mandato de la Constituc in Poltica de la Repblica del Ecuador, que en su artculo 211 establece que, la Contralora General del Estado es el Organismo Tcnico Superior de Control, con atribuciones para controlar ingresos, gastos, inversin, utilizacin de recursos, administracin y custodia de bienes pblicos y pronunciarse sobre la transparencia, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos de las Entidades y Organismos del Estado. La Normativa Legal vigente respecto al planeamiento, determina que la Contralora General del Estado, formular un Plan Operativo Institucional, orientado al cumplimiento de las necesidades de control, tomando en cuenta los siguientes aspectos: a. b. Los recursos humanos, materiales, profesionales y financieros disponibles; El grado de efectividad del control interno, implantado en las respectivas entidades y organismos, incluyendo la eficacia de las unidades de auditora interna; Sectores o actividades de control prioritario, especialmente entidades y organismos nuevos, programas y cambios sustanciales en los existentes; La posibilidad de contratar firmas privadas; y, La obligacin legal o contractual de efectuar determinados exmenes.

c.

d. e.

Las disposiciones legales vigentes, disponen que las unidades de auditora interna de las entidades y organismos del sector pblico, elaborarn un programa anual de auditora que ser remitido a la Contralora General del Estado para efectos de coordinar las labores de control. La relacin entre los elementos activos de la auditora gubernamental: Contralora General del Estado, Unidades de Auditora Interna y Firmas Privadas de Auditora, es prioritaria para la utilizacin adecuada de los recursos, evitar la duplicacin de funciones y esfuerzos, delimitar los mbitos de auditora y promover la especializacin de los profesionales.

20

En consecuencia, la auditora gubernamental se realizar a base del Plan Anual de la Contralora General del Estado, de acuerdo a lo establecido en las disposiciones legales, reglamentarias y tcnicas vigentes en esta rea. 3. Ambito de Aplicacin

Comprende las Direcciones de Auditora de la Matriz en el mbito de su jurisdiccin; las Direcciones Regionales con sus respectivas Delegaciones Provinciales y las Unidades de Auditora Interna del Sector Pblico. Estas unidades operativas, sern responsables de la planificacin anual de las auditoras y exmenes especiales en sus respectivos mbitos, de acuerdo con las polticas y lineamientos generales que dicte el Contralor General. 4. Objetivos de la Planificacin 4.1 General

Integrar a base de un Plan Estratgico y Planes Operativos Institucionales los objetivos y acciones a desarrollar por parte de las unidades de control interno y externo, con el propsito de alcanzar la eficiencia institucional, a travs de controle s oportunos con cobertura al mayor nmero de entidades y la aplicacin de acciones correctivas cuando se compruebe el uso indebido de los bienes y recursos pblicos. 4.2 Especficos * Constituir herramienta de gestin de las actividades de control basada en el diagnstico, anlisis y toma de decisiones que responda a las demandas que imponen los usuarios de los servicios de control y de la sociedad ecuatoriana a fin de lograr niveles de eficiencia y calidad en sus intervenciones, y a su vez proponer transformaciones que requiere el entorno. Establecer un sistema integrado de planificacin, seguimiento y evaluacin de las acciones de control, con enfoque participativo de los sectores involucrados, que permita una gestin diaria y permanente acorde a la misin y visin institucional. Permitir la utilizacin eficiente de los recursos humanos de la Contralora General del Estado y de las unidades de auditora interna del sector pblico, en las actividades de control. Estructurar planes anuales operativos relacionados a la planificacin estratgica institucional, que facilite la ejecucin de la auditora gubernamental con amplia cobertura y en el menor tiempo.

21

5. Niveles de Planificacin La Planificacin de la auditora gubernamental a nivel instituc ional debe efectuarse en tres instancias as: Largo y Mediano Plazo a travs de un Plan Estratgico Institucional: y, a Corto Plazo mediante el Plan Operativo Anual. 5.1 Planificacin Estratgica

Es el conjunto de decisiones y acciones que la Contralora General del Estado ejecutar individual o coordinadamente a base de las atribuciones legales asignadas, cuyo objetivo es lograr la eficacia y la eficiencia de la gestin institucional; el alcance de las decisiones y acciones que estarn establecidas en funcin de la voluntad y la capacidad institucional tomando como referencia la compleja, cambiante y conflictiva realidad en la que se desenvuelve. El plan estratgico institucional integra la accin de largo, mediano y corto plazo. La accin de largo pla zo contempla la direccin a la cual se orienta la Contralora General del Estado VISION de la Institucin. La accin de largo, mediano y corto plazo engloba los objetivos, las polticas y las estrategias institucionales, MISION institucional. La accin de corto plazo se concreta en el Plan Operativo Anual en el cual se compatibiliza y se relacionan las acciones del Plan Institucional con las de cada una de las unidades operativas. La planificacin estratgica se constituye en una herramienta bsica para el proceso de toma de decisiones en todos los niveles y reas de la organizacin; provee un mismo lenguaje terico conceptual y un mismo procedimiento tcnico metodolgico para todas las unidades y niveles de la Institucin; elimina el riesgo y la incertidumbre propia de toda institucin, ya que considera sistemticamente la incidencia de la coyuntura sobre la realidad a intervenir; permite crear y mantener un control continuo y permanente sobre el desarrollo y alcance de la gestin, de cada una de las unidades operativas como de la institucin en su conjunto. Constituye un instrumento para vincular el plan con el presupuesto, pues la asignacin de los fondos se realiza en funcin de las operaciones y acciones previstas, garantizando as la disponibilidad de recursos requeridos para la ejecucin efectiva del Plan. La utilidad de la planificacin estratgica puede verse a travs de tres elementos: identificacin y promocin del desarrollo; aumento de las posibilidades de xito; y marco para la elaboracin del plan operativo anual.

22

1.

Identificacin y promocin del desarrollo Disea un proceso de planificacin con una visin de desarrollo a futuro.

2.

Aumento de las posibilidades de xito El conocimiento claro del entorno, de las oportunidades que pueden aprovecharse, de las amenazas que hay que enfrentar, de las fortalezas y debilidades que pueden apoyar o dificultar la tarea de promocionar el desarrollo, aumenta las posibilidades de xito.

3.

Plan operativo anual Los planes operativos anuales tienen sentido en la medida que stos se inscriban en el marco global de la planificacin estratgica.

5.2

Planificacin a Mediano Plazo

La planificacin a mediano plazo de la auditora gubernamental incluir varios aos, en los que se planificar la realizacin de exmenes a todas las instituciones importantes de la administracin pblica; por su parte las Unidades de Auditora Interna prepararn su planificacin de acuerdo con el catastro de entidades, reas o actividades que constituya su mbito de accin. El objetivo ms importante de la planificacin a mediano plazo es integrar las actividades proyectadas de auditora, mediante la preparacin de planes globales de auditora interna y de auditora externa, que permitan consolidar los resultados a nivel institucional y/o sectorial. La planificacin a mediano plazo se actualizar una vez al ao al preparar el plan operativo anual de auditora. A la finalizacin del ao calendario se evaluar el avance logrado en su aplicacin sobre una base comparativa y en forma acumulativa. Esta planificacin incluir informacin bsica que permitir proyectar las actividades de auditora y se constituir en una gua para preparar el plan operativo anual de auditora, como se detalla a continuacin: Polticas de planificacin definidas por el Contralor General de Estado. Sectores o Instituciones seleccionadas y tomadas como base para el plan, considerando los recursos humanos, disponibles para aplicar la auditora en forma integrada. Objetivos clasificados por Sectores o Ins tituciones de la administracin pblica donde se haya programado ejecutar auditoras, tanto por parte de la

23

Contralora General del Estado como por las Unidades de Auditora Interna. Alcance de cada auditora programada. Estimacin de los recursos humanos a utilizar en la ejecucin de cada auditora, determinando el nmero de das efectivos para las acciones planificadas. Cronograma de las auditoras planificadas, detallando: 5.3 El sector y la entidad en que se ejecutarn las auditoras. Tipo de auditora a realizar. Los das hombre estimados para completar la auditora, incluido el tiempo de supervisin. La estimacin de los recursos financieros a ser auditados. El perodo en que se prev ejecutar la auditora, considerando el tiempo disponible y las condiciones favorables para ejecutarlo, como es la disponibilidad de informacin. Los recursos reservados para atender las auditoras imprevistas calificadas por el Contralor General del Estado.

Planificacin Operativa Anual ( POA )

El Plan Operativo Anual de Auditora es un segmento del plan de mediano plazo y se lo prepara para disponer de una herramienta que oriente al nivel directivo sobre las acciones prioritarias de auditora en el corto plazo, sin perder de vista los objetivos globales de la pla nificacin a mediano plazo. Es un instrumento de gestin que en el corto plazo, proporciona detalles de cmo se desarrollar o se desagregar el plan estratgico institucional, determina el qu, cmo, cundo, quin, dnde y con qu hacer, por lo tanto detalla objetivos o metas, acciones, plazos, recursos y responsables. Constituye la consolidacin de todos los planes operativos anuales, formulados por cada una de las unidades de control de la Contralora General del Estado y de las Unidades de Auditora Interna del sector pblico. La preparacin y la ejecucin del plan anual aprobado, es responsabilidad del nivel directivo de cada unidad operativa de auditora que tenga autoridad para decidir su ejecucin, al emitir las rdenes de trabajo y al suscribir los informes de auditora. El plan de cada una de estas unidades contendr la informacin establecida en el formato especfico determinado para el efecto, que en trminos generales responder a datos de la unidad de control y el detalle de cada una de las acciones de control que se vayan a ejecutar, se sustentar en anexos que contendrn

24

informacin de la condicin de los exmenes a ejecutarse y de los recursos humanos, materiales y financieros requeridos, de conformidad con las disposiciones e instrucciones que para el efecto se emitan. Cada unidad operativa de auditora realizar la evaluacin de las actividades planificadas en forma semestral y preparar un informe resumido para conocimiento del nivel superior y para documentar las necesidades de actualizacin del plan. El plan anual ser actualizado luego de realizada la evaluacin por parte de la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional a cada una de las unidades operativas de auditora. 6. Polticas de Planificacin

Corresponde al Contralo r General del Estado emitir, reformar o actualizar las polticas de planificacin de la Auditora Gubernamental, las que sern revisadas en forma peridica, de preferencia al iniciar el proceso de planificacin de un perodo. Las unidades operativas de auditora utilizarn las polticas como orientaciones bsicas para preparar el plan anual de auditora. La Contralora General del Estado, dirigir sus esfuerzos hacia la lucha contra la corrupcin, mediante acciones preventivas de fortalecimiento de los procesos internos en las entidades del sector pblico, como el control previo y concurrente, orientado hacia la moralizacin de la administracin de dicho sector, para lo cual se observarn las regulaciones emitidas al respecto. Las actividades de las unidades de auditora interna, de las entidades del sector pblico, estarn orientadas principalmente a brindar asesoramiento al titular de la entidad con el propsito de lograr mayor eficiencia en la prestacin de servicios y en la produccin de bienes, a la ejecucin de exmenes al ciclo presupuestario para comprobar que los ingresos y gastos hayan fluido conforme al presupuesto aprobado; proponer mecanismos para mejorar las recaudaciones y optimizar los gastos; y, dems acciones de control previstas en la Ley de Presupuestos del Sector Pblico y su Reglamento. Para efectos de la planificacin de las labores de control, se pondr nfasis en el control de los bienes y recursos de las dependencias pblicas, que de acuerdo al catastro, estn catalogadas como de mayor importancia, debido a la complejidad o al volumen de recursos que administran. En aquellas dependencias pblicas, que mantengan convenios de crdito con organismos internacionales, o que sus propios estatutos determinen la intervencin de la Contralora con auditoras financieras anuales, se programar su ejecucin de manera prioritaria y obligatoria.

25

Las polticas se dictarn para cada fase del proceso de planificacin: formulacin, ejecucin y control. Bsicamente se referirn a los siguientes aspectos: 6.1 Formulacin

Identificar acciones de control prioritarias a entidades, proyectos o actividades clasificados en el catastro institucional, estableciendo prioridades segn instrucciones emitidas sobre la materia. Propiciar la realizacin de auditoras de gestin, las cuales son necesarias para determinar la efectividad en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Incluir en las actividades planificadas la aplicacin de procedimientos inherentes al control ambiental. Conseguir que en las auditoras y exmenes que se efecten a nivel sectorial, global o nacional, participen las respectivas Direcciones Nacionales y Direcciones Regionales. Identificar la condicin y presentacin de los exmenes de arrastre, exmenes planificados e imprevistos. Determinacin de tiempos en das hombre disponibles en el ao y asignacin de porcentaje de tiempos para las actividades programadas y para las imprevistas. Asignacin de tiempos necesarios para la capacitacin del personal, en coordinacin con la Direccin de Capacitacin o de la que se obtenga de otros organismos, entidades y gremios profesionales. Coordinacin con otras Direcciones de Auditora, Regionales y las unidades de auditora interna para evitar duplicacin en los trabajos y unificar criterios para efectuar las acciones de control. Ejecutar acciones que posibiliten la cobertura de todo el mbito de la unidad de control en un perodo de cuatro aos. Actualizacin de los catastros de las entidades o actividades pertenecientes al mbito de cada unidad de control, clasificadas en orden de importancia, como base para la planificacin de las auditoras y exmenes especiales. Identificar entidades pequeas de similares caractersticas para ejecutar acciones de control rpidas y simultneas.

26

6.2

Ejecucin

Determinacin de estndares de rendimiento para las fases de ejecucin de la auditora, en relacin con el nmero de das/hombre programados: planificacin, ejecucin y comunicacin de resultados, as como tambin para las actividades administrativas de aprobacin y emisin del informe. Conformacin de equipos multidisciplinarios, con personal de experiencia en trabajos similares, que asegure eficientes resultados. Participacin directa de las unidades de asesora y apoyo de la Contralora, en la ejecucin de los planes operativos de control. Acciones de seguimiento a la implantacin de las recomendaciones luego de la emisin del informe, considerando la participacin de las auditoras internas. 6.3 Evaluacin y Control

Autoevaluacin semestral por parte de cada unidad de control y una evaluacin por una unidad independiente, de los correspondientes planes, considerando los tiempos asignados a cada trabajo, su calidad as como el logro de los objetivos establecidos. Procedimientos administrativos para legalizar los ajustes al plan operativo anual, resultantes de las evaluaciones. 7. a) Metodologa para la Planificacin Anual Emisin del proyecto de objetivos, metas, estrategias y polticas por parte del Comit de Auditora de la Contralora y su presentacin al Contralor para la aprobacin y emisin. Actualizacin de Catastros Cada una de las direcciones de auditora, direccin de control de ingresos pblicos, control de obras, direcciones regionales y delegaciones provinciales, sern responsables de mantener un catastro de las entidades que comprendan su mbito de control, que permita disponer del detalle de las entidades sujetas al control, clasificado por categoras segn el monto de los recursos que manejan, que facilite la seleccin de las entidades y/o proyectos que sern examinados en el siguiente ao. El catastro ser actualizado peridicamente, incluyendo las nuevas entidades y eliminando aquellas en que por Ley ya no tiene participacin la Contralora.

b)

27

En la planificacin anual, se presentar el catastro de entidades de la respectiva jurisdiccin, con indicacin del nombre de la entidad, cantn y lugar en el que se encuentre ubicada, perodo analizado en el ltimo examen, base legal actualizada, categora de la entidad ( A, B C) montos de los presupuestos anuales y, sealamiento de la existencia o no de estados financieros. Las entidades y proyectos sujetos a control sern clasificados en las categoras A, B C, de acuerdo a los parmetros e instrucciones que se dicten para el efecto. c) Cobertura y seleccin de las entidades. A base de la ubicacin de las entidades en los tipos A, B y C, se procedern a efectuar la seleccin de aquellas que deban incluirse en el plan anual de control del ao siguiente, tomando en consideracin: a) los objetivos, metas, estrategias y polticas emitidas por la mxima autoridad para las auditoras gubernamentales externas e internas; y b) las instrucciones generales siguientes: Exmenes en ejecucin que no sern concluidos hasta el 31 de diciembre del ao vigente (exmenes de arrastre). Cumplimiento de compromisos contraidos a travs de convenios de auditoria y/o prstamos de organismos internacionales. Evitar la caducidad determinada en las disposiciones pertinentes. Atencin de denuncias que por su evaluacin preliminar, justifique la realizacin de una auditora o examen especial. Que no hayan cumplido con las recomendaciones constantes en informes de auditora interna o externa. Peticiones de los titulares de las entidades o personas particulares, que a criterio del director de la unidad operativa, amerite ser atendida. Exmenes dispuestos por el Contralor, Subcontralor o a criterio del Director. Entidades con presupuestos de ingresos o inversiones importantes, en trminos monetarios. Importancia de las operaciones para la economa nacional desde el punto de vista de desarrollo social.

28

d)

Personal y tiempos de ejecucin Para la asignacin de personal as como el tiempo de ejecucin de cada trabajo, se considerarn varios factores como son: * * * * Tipo o categora de entidad o dependencia a controlar Naturaleza, complejidad de las operaciones a examinar Calificacin del nivel de riesgo de control interno Monto y nmero de transacciones en el perodo a examinar.

El tiempo estimado comprender desde la instalacin del equipo de trabajo en el campo hasta la conferencia final. e) Reportes peridicos (Fuentes de informacin) Sern aquellos establecidos en el sistema automatizado de control y que posibiliten el seguimiento y evaluacin entre lo planificado y ejecutado. El tipo y la periodicidad de estos informes sern definidos en las polticas institucionales y de acuerdo a los requerimientos de la evaluabilidad de los planes. Se consolidar la informacin para conocimiento de la Alta Direccin Ejecutiva y se coordinar los ajustes que requieran dichos planes. f) Evaluacin peridica Peridicamente monitorearn y evaluarn las fases de planificacin, ejecucin y trmite de informes, y sus resultados se comunicarn a la Alta Direccin Ejecutiva, con los correspondientes comentarios, conclusiones y recomendaciones. 8. Procedimientos, Formularios y Plazos para Presentar los Planes Operativos Anuales Procedimientos

8.1

Los planes anuales tanto de las Direcciones de Auditora, de Control de Ingresos Pblicos, y de Control de Obras Pblicas, se remitirn a la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional para su consolidacin. Los planes anuales de control de las Delegaciones Provinciales y Unidades de Control de Obras, sern puestos a consideracin del Director Regional de su respectivo mbito, quien remitir a la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional para su consolidacin. En lo que respecta a las unidades de auditora interna se observar lo dispuesto por la Contralora General del Estado en forma especfica.

29

8.2

Formularios

Todas las unidades operativas elaborarn los planes operativos de control y dems informacin que los sustentan, utilizando los formularios incluidos en la metodologa diseada para este fin. 8.3 Plazos de Presentacin

Los planes anuales de control se enviarn a la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional hasta la fecha que el Contralor General anualmente lo disponga. 9. 9.1 Evaluacin de los Planes de Control Alcance

La evaluacin es un conjunto de acciones o actividades organizadas y sistemticas que se realizarn para reconocer los avances y logros de los planes de control para reforzarlo y continuarlo. Se realizar adems para detectar problemas y obstculos, hacer las modificaciones y evitar errores, de tal manera que se incrementen los resultados positivos. En la evaluacin se aplicarn mtodos para determinar el progreso de un plan para alcanzar su objetivo durante la ejecucin o para determinar el grado de cumplimiento de dicho objetivo. El sistema de evaluacin se aplicar en todas las etapas del ciclo: planeacin, ejecucin y terminacin. 9.2 Conceptos a ser Evaluados

En trminos generales los conceptos a ser eva luados sern: 1. Eficiencia Medir si los resultados obtenidos, o que se estn logrando, justifican el tiempo, esfuerzo y costo empleados. 2. Efectividad Determinar en qu medida los resultados alcanzados estn contribuyendo al cumplimiento de los objetivos planteados en el plan. La identificacin de objetivos e indicadores, desde el inicio de la planificacin, facilitar la evaluacin de la efectividad de un programa o proyecto.

30

3.

Impacto Medir los logros o efectos, normalmente a largo plazo, de un plan de control. Trata de juzgar si los resultados del programa han tenido un efecto en los problemas que buscaba solucionar o disminuir. La evaluacin de cada uno de estos conceptos se sustentar en los correspondientes indicadores.

9.3

Metodologa para la Evaluacin

En la fase de planificacin, se definirn los procedimientos que permitan evaluar el cumplimiento de los objetivos. La metodologa de evaluacin incluir un sistema que proveer elementos de juicio para la toma de decisiones sobre los logros reales del plan comparados con los objetivos planteados y se asegurar la correspondencia directa entre objetivos, indicadores y fuentes de verificacin, que vaya a garantizar una evaluacin futura. 9.4 Tipos de Evaluacin

Se considerarn tres tipos de evaluacin, que de manera simplificada se resumen de acuerdo al momento en que se realicen as: * * * 1. Evaluacin de proceso Evaluacin sumativa Evaluacin de impacto o final o de resultados.

Evaluacin de proceso (durante) Conocida tambin como evaluacin formativa o monitoreo (durante). Trata de responder la pregunta cmo lo estamos haciendo?; implica una vigilancia o supervisin de la ejecucin del plan. Un monitoreo oportuno ayuda a detectar en forma temprana y concurrente los problemas existentes o potenciales que podran impedir el progreso o avance normal del plan, lo que permitir adoptar ciertos correctivos en las actividades, personal y recursos, antes que los problemas tomen mayores dimensiones. El monitoreo es el procedimiento mediante el cual verificamos la eficiencia y efectividad del plan mediante la identificacin de sus logros y debilidades, recomendando medidas correctivas para optimizar los resultados esperados. Ventajas del monitoreo: * * Identifica fallas en el diseo y el plan de ejecucin Establece si el plan se est realizando conforme a lo planificado

31

* * * *

Identifica los problemas recurrentes que necesitan atencin Recomienda cambios en el plan Ayuda a identificar soluciones a problemas Establece vnculos entre el desempeo de las acciones de control en marcha y la asistencia de la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional.

2.

Evaluacin sumativa (despus) Este tipo de evaluacin permitir medir los logros del plan, por lo gene ral se realiza al final del perodo del plan, la unidad de tiempo es la definida en los objetivos. El xito se mide comparando lo que se ha hecho con un estndar de excelencia previamente establecido. Permite constatar si se han logrado alcanzar los objetivos propuestos, por lo que es necesario que los objetivos incluyan indicadores de evaluacin.

3.

Evaluacin de impacto Analiza los resultados sobre la aceptabilidad de los planes normalmente a largo plazo, para verificar el comportamiento de determinadas variables (conductas, capacidades, destrezas). Proporciona informacin que permita evaluar la sustentabilidad de la institucin sobre el resultado final alcanzado.

CAPITULO III FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN EL REA DE AUDITORA 1. Generalidades

Sin perjuicio de las funciones establecidas para las unidades operativas y personal que ejerce el control de los recursos pblicos, contenidos en los respectivos orgnicos funcionales y dems normas afines, en el presente manual se incluyen las funciones o tareas especficas de auditora, asignadas al nivel directivo, al de supervisin y al personal operativo, con el propsito de comprometer sus esfuerzos para que las labores de control se realicen cindose a la Ley y normatividad vigente. 2. 2.1 Funciones Nivel Directivo

Las funciones principales de los Directores, Subdirectores y Jefes de Auditora entre otras son las siguientes: a. Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes. Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales. Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros. Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el objetivo general propuesto para la aud itora especfica. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus obligaciones. Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.

b.

c.

d.

e.

f.

49

g.

Exigir la aplicacin sistemtica del proceso de la auditora a base de la metodologa definida para el efecto, en todos aquellos trabajos cuya naturaleza, objetivo y alcance lo ameriten. Fomentar la aplicacin de las polticas y normas de auditora emitidas por la Contralora General, como garanta de la calidad del trabajo. Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditora o de examen especial, que sern remitidos a la administracin de las entidades examinadas. Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecucin del plan anual de trabajo. Supervisar selectivamente el funcionamiento tcnico y administrativo de los equipos de trabajo ubicados en las entidades auditadas, como un criterio para fomentar el control de calidad interno. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la normatividad relacionada con el control de los recursos pblicos emitida por la Contralora General del Estado. Del Auditor Supervisor

h.

i.

j.

k.

l.

2.2

El Supervisor de auditora cumple una importante funcin de coordinacin permanente, entre los equipos de auditora que supervisa y la respectiva direccin o jefatura. Sus funciones principales son: a. Preparar y aplicar los programas de supervisin, en las principales etapas del proceso de la auditora. Desarrollar conjuntamente con el Jefe de equipo de auditora, las funciones de responsabilidad compartida, especialmente las relacionadas con la planificacin preliminar o especfica. Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de ejercer una supervisin adecuada de las labores del equipo. Supervisar peridicamente las actividades del equipo de auditora, de acuerdo con la fase del proceso de la auditora que se est realizando, para orientar los procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la jefatura sobre los asuntos importantes del examen, as como los de carcter administrativo.

b.

c.

d.

50

e.

Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada trabajo supervisado, utilizando para ello el formulario diseado para el efecto. Estudiar y decidir sobre las condiciones que se presenten en la ejecucin del examen, como la falta de informacin o su desactualizacin, la ampliacin o reduccin de los procedimientos de auditora y su alcance, asuntos delicados para discutir con la administracin y en casos muy relevantes someterlos a consideracin del jefe de la unidad operativa. Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administracin, en las cuales se presenten los resultados parciales o finales del examen o se discutan otros asuntos importantes relacionados con la auditora. Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados. Revisar el borrador del informe de auditora, antes y despus de la comunicacin de los resultados a los funcionarios de la entidad auditada. Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisin. Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorando de antecedentes, sntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y la normatividad emitida por el Organismo Tcnico Superior de Control y nivel jerrquico superior. Del Auditor Jefe de Equipo

f.

g.

h.

i.

j.

k.

l.

2.3

El Jefe de Equipo de auditora, es el profesional responsable de administrar y dirigir a los miembros del grupo, adems de cumplir con los criterios y estndares establecidos por el nivel directivo para la ejecuci n del trabajo. Las principales funciones del Jefe de Equipo de auditora se detallan a continuacin: a. Ejecutar de manera conjunta con el supervisor las funciones de responsabilidad compartida. Elaborar conjuntamente con el supervisor la planificacin preliminar y definitiva.

b.

51

c.

Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciacin de la auditora o examen especial. Dirigir el equipo de auditora de acuerdo con los criterios establecidos por el nivel directivo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicados en la orden de trabajo, la planificacin y la programacin especfica, las muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros. Incentivar la participacin activa de los miembros del equipo para el cumplimiento de los objetivos de la auditora. Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma oportuna, todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y ms documentos que le asignen las normas e instrucciones relativas al proceso de la auditora. Organizar conforme a lo establecido, el ndice y contenido de los papeles de trabajo para documentar los procedimientos de auditora aplicados y los resultados obtenidos, tomando en cuenta que constituyen la fuente primaria de informacin para estructurar y redactar el informe de auditora. Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditora y revisar la aplicacin de los programas especficos para el cumplimiento de los objetivos de la auditora. Comunicar, en forma oportuna de manera verbal y por escrito, a la administracin de la entidad auditada los resultados obtenidos en la evaluacin del control interno, previa revisin y aprobacin del respectivo informe por parte del supervisor. Asegurar, mediante la revisin oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y competente y que dichos resultados hayan sido comentados previamente con los funcionarios responsables de las actividades relacionadas. Preparar, en coordinacin con el supervisor, la estructura del borrador del informe final de la auditora. Redactar el borrador del informe y memorando de antecedentes, de conformidad con la estructura establecida y de comn acuerdo con el supervisor. Preparar y tramitar la convocatoria a la administracin de la entidad para la reunin en que se presentarn los resultados finales del examen, exponer

d.

e.

f.

g.

h.

i.

j.

k.

l.

m.

52

los resultados, documentar la reunin efectuada y r gistrar las fuentes e adicionales de datos a que se haga referencia en dicha reunin. n. Entregar al Supervisor o a quien corresponda el borrador del informe, memorando de antecedentes y expediente de papeles de trabajo para el trmite de revisin y aprobacin correspondiente, tomando en cuenta las opiniones y la documentacin adicional obtenida en la presentacin de los resultados. De los Auditores

2.4

Los auditores integrantes de los equipos de auditora, trabajan bajo la supervisin directa del jefe de equipo y sus principales funciones son las siguientes: a. Aplicar los programas de auditora preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo. Documentar la aplicacin de los procedimientos de auditora utilizando la estructura y orden definido para los papeles de trabajo. Cumplir con los criterios de ejecucin establecidos para su trabajo, as como, los estndares profesionales (normas de auditora) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe de equipo de la auditora. Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo. Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las actividades de auditora realizadas. Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos incluidos en la planificacin especfica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la auditora y de la Contralora. Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de auditora, desarrollar sus principales atributos y analizarlos con el jefe de equipo de la auditora. Redactar, en la correspondiente cdula o papel de trabajo, los resultados del examen, (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada componente o rubro desarrollado, guindose con la estructura preestablecida para el informe final. Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la integracin completa de los resultados y su correspondiente archivo.

b.

c.

d. e.

f.

g.

h.

i.

53

j.

Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditora, as como observar el Cdigo de tica Profesional. Responsabilidades Responsabilidades Compartidas entre el Supervisor y el Jefe de Equipo de la Auditora.

3. 3.1

El ejercicio de la auditora profesional requiere la participacin activa de la supervisin tcnica en la ejecucin del trabajo, funcin que se integra en varias ocasiones con las responsabilidades del jefe de equipo, situacin que origin la definicin de los deberes de responsabilidad compartida. A continuacin se detallan los principales deberes de responsabilidades compartidas a ser cumplidos conjuntamente por el supervisor y jefe de equipo de la auditora: a. Participar en la planificaci n preliminar, incluida la entrevista inicial con los funcionarios de la entidad. Calificar los riesgos inherentes y de control al evaluar la estructura de control interno. Preparar la planificacin especfica de la auditora con los procedimientos que van a ser aplicados durante el examen. Determinar las muestras de auditora a ser examinadas para ejecutar el trabajo. Realizar reuniones tcnicas peridicas con el equipo de trabajo a efecto de evaluar la labor de auditora que se realiza. Preparar los informes correspondientes a cada una de las fases del proceso de auditora. Preparar la estructura de informe de auditora, antes de iniciar la redaccin. Participar en la presentacin de los resultados parciales y finales de la auditora a la administracin de la entidad auditada. Coadyuvar para que el informe final sea aprobado y tramitado oportunamente.

b.

c.

d.

e.

f.

g. h.

i.

54

3.2

Designacin y Responsabilidades del Equipo de Trabajo

El nivel directivo (Director, subdirector o Jefe de Auditora) designar por escrito a los auditores encargados de efectuar el examen a un ente o rea, precisando los profesionales responsables de la supervisin tcnica y de la jefatura de equipo. La designacin del equipo constar en una orden de trabajo que contendr los siguientes elementos: a. Objetivo general de la auditora. Alcance del trabajo. Presupuesto de recursos y tiempo. Instrucciones especficas.

Para cada auditora se conformar un equipo de trabajo, en concordancia con la disponibilidad de personal, complejidad, magnitud y volumen de las actividades a ser examinadas. El equipo estar dirigido por un auditor experimentado al que se le designar como jefe de equipo y ser supervisado tcnicamente. En la conformacin del equipo tambin se deber considerar lo siguiente: Rotacin del personal para los diferentes equipos de auditora. Continuidad del personal hasta la finalizacin de la auditora. Independencia de criterio de los auditores. Equilibrio en la carga de trabajo del personal.

b.

c.

La organizacin e integracin del equipo de auditora es uno de los factores importantes para el xito del trabajo, decisin en la cual debe participar el jefe de equipo y el supervisor para exponer sus criterios sobre el particular, pues ellos sern los responsables del desarrollo y cumplimiento de los estndares establecidos para la auditora especfica por la Direccin o Jefatura. Para cumplir los objetivos con mayor eficiencia es necesario que la auditora est adecuadamente planificada y organizada. Por consiguiente, durante la planificacin de una auditora se determinar quin realiza el trabajo y cundo ser ejecutada, adems de establecer los controles para asegurar que se concluya segn lo planificado. Los estimados de tiempo para cada auditora, deben confirmarse durante la planificacin y sealarlo para cada persona o por lo menos para cada componente de la auditora, as como prever el tiempo para la supervisin. Las estimaciones de tiempo deben ser realistas y manejadas por el jefe de

d.

e.

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equipo de la auditora con el detalle de las fechas planificadas para su terminacin. f. La supervisin tcnica siempre se realizar a tiempo parcial (1/2, 1/3, 1/4, o 1/5 del tiempo asignado a la auditora) dependiendo igualmente de la naturaleza, alcance y complejidad del examen. El cumplimiento de las normas de auditora, de las funciones e instrucciones impartidas en los diferentes niveles, as como una apropiada comunicacin entre los miembros del equipo de auditora contribuye al xito del trabajo.

g.

4. Cdigo de Etica del Auditor Gubernamental El auditor gubernamental est llamado a jugar un importante papel con respecto a la implantacin de las normas en materia de administracin y control de los recursos pblicos, consecuentemente es necesario establecer un marco normativo de conducta para aquellos funcionarios que tendrn a su cargo la delicada misin del control gubernamental. Para lo cual la Contralora General de Estado expidi mediante Acuerdo N034 de octubre 24 del 2002, el Cdigo de Etica de los Servidores de la Contralora General y del Auditor Gubernamental; que en su captulo II Cdigo de Etica para los Auditores de la Contralora General, de las Auditoras Internas Gubernamentales y de las Firmas Privadas de Auditora Contratadas en sus artculos pertinentes establece lo siguiente: PROPOSITO DEL CODIGO DE ETICA.- El Cdigo de tica constituye un compendio de los va lores y principios que guan la labor cotidiana de los auditores. La independencia, las facultades y las responsabilidades del auditor en el sector pblico, plantean elevadas exigencias ticas a la Contralora y al personal que emplea o contrata para la auditora. De ah que, el auditor debe estar familiarizado con el Cdigo de tica de los servidores de la Contralora y con el propio del auditor gubernamental. CUMPLIMIENTO DEL CODIGO DE TICA.- El Cdigo de tica deber ser observado por el auditor; su quebrantamiento dar lugar a la determinacin de responsabilidades administrativas, civiles e indicios de responsabilidad penal, a que hubiere lugar. HONOR.- El Auditor, al que se le impute la comisin de un delito de accin pblica, deber facilitar la investigacin para esclarecer su situacin, a fin de dejar a salvo su honra y la dignidad de su cargo. INDEPENDENCIA. - El auditor mantendr total independencia respecto de las instituciones sujetas al control de la Contralora, as como de las persona s y actividades sometidas a su examen. No efectuar labores de auditora en

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instituciones en las que hubiere prestado sus servicios durante los ltimos cinco aos. Tampoco auditar actividades realizadas por su cnyuge, por sus parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, ni cuando existiere conflicto de intereses. El auditor debe esforzarse por guardar independencia de las entidades fiscalizadas y de los grupos interesados, y ser objetivo en el anlisis de las cuestiones y los temas sometidos a su revisin. RESERVA.- El auditor guardar reserva de los hechos que conociere en el cumplimiento de sus funciones y, cuando se trate de informacin sujeta a sigilo o reserva, la utilizar solo para efectos previstos en la ley. CONDUCTA DEL AUDITOR.- La conducta del auditor deber ser irreprochable en todo momento y circunstancia. Cualquier deficiencia en su conducta profesional, o conducta inadecuada en su vida personal, perjudicara su imagen de integridad de auditor de la Contralora a la que representa, y la calidad y validez de su labor y puede, entonces, plantear dudas acerca de la fiabilidad y la competencia profesional de la Institucin. La adopcin y la aplicacin del Cdigo de tica para los auditores del sector pblico, promueve la confianza en el auditor. CREDIBILIDAD Y CONFIANZA.- Es fundamental que la Contralora General del Estado suscite credibilidad y confianza. Para lograr tales atributos, el auditor deber cumplir con las exigencias ticas de los valores encarnados en los conceptos de integridad, independencia y objetividad, confidencialidad y competencia profesional. INTEGRIDAD.- El auditor, durante su trabajo y en las relaciones con el personal de las entidades intervenidas, est obligado a observar las normas de conducta, tales como honradez e imparcialidad. CONFIDENCIALIDAD.- El auditor deber ser prudente en el uso y proteccin de la informacin adquirida en el transcurso de su trabajo. No la utilizar para lucro personal, o de otra mane ra que fuere en detrimento de los legtimos objetivos de la Contralora General. CORDIALIDAD Y BUENA CONDUCTA.- Durante todo el proceso de auditora, el auditor deber desempear sus tareas teniendo en cuenta los derechos y la dignidad de los auditados; la necesaria eficiencia, eficacia y economa en la administracin de los recursos, as como la continuidad del servicio de las reas examinadas; En consecuencia, observar las reglas de la buena conducta con los servidores pblicos y privados, sin poner en riesgo su independencia y probidad; evitar tambin cualquier exceso de atribuciones que genere un clima inadecuado para su labor. EXPRESION ORAL.- El auditor, en los actos que demanden su intervencin oral, mantendr un nimo sereno sin que sus gestos y actitudes den a conocer sentimientos de agresividad o de ligereza.

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OBJETIVIDAD E IMPARCIALIDAD.- El auditor deber ser objetivo e imparcial en toda labor que efecte, particularmente en sus informes; por consiguiente, las conclusiones debern basarse en las pruebas obtenidas, de acuerdo a las normas de auditora de la Contralora General del Estado y a las normas nacionales e internacionales sobre la materia. El auditor deber utilizar la informacin aportada por la entidad fiscalizada y por terceros. Tambin deber recoger la informacin acerca de los intereses institucionales de la entidad fiscalizada y de los de terceros; sin embargo, tales intereses no deben conducir a conclusiones subjetivas del auditor. NEUTRALIDAD POLTICA.- Es indispensable que el auditor conserve su independencia con respecto a las influencias polticas para realizar con imparcialidad su trabajo. Esto es relevante para el auditor, porque el resultado de la intervencin de la Contralora General lo utilizan otros rganos del Estado, facultados por la ley para tomar en consideracin los informes del Organismo Tcnico Superior de Control. SECRETO PROFESIONAL.- La informacin obtenida por el auditor en el proceso de auditora, no deber revelarse a terceros, salvo para cump lir con los preceptos legales que correspondan a la Contralora General y como parte de los procedimientos normales de la auditora. COMPETENCIA PROFESIONAL.- El auditor tiene la obligacin de actuar profesionalmente en su trabajo, no deber realizar tareas para los cuales no demuestre la competencia profesional necesaria. Deber conocer y observar las normas, las polticas, los procedimientos y las prcticas aplicables a la naturaleza de la auditora, contabilidad y gestin financiera. De igual manera, deber conocer los principios y normas que rijan a la entidad fiscalizada. COMPROMISO CON LA INSTITUCION Y LA PATRIA.- Las acciones del auditor sern orientadas hacia el desarrollo de una eficaz Administracin Pblica y al servicio de la comunidad. Para conseguir este objetivo, deber comprometerse con los intereses de la Contralora General, en salvaguarda del patrimonio pblico. CONFLICTO DE INTERESES.- Cuando un auditor realice el examen en una entidad cuidar que su actuacin no origine conflicto de intereses. En particular, el auditor deber garantizar que dicho examen no incluya responsabilidades o facultades de gestin que correspondan a los directivos de la entidad fiscalizada. RENDICIN DE CUENTAS.- El auditor deber rendir cuentas ante la autoridad respectiva por sus acciones, decisiones u omisiones que afecten a la colectividad, y deber someterse a la revisin y anlisis de aquellas.

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DECLARACIN PATRIMONIAL JURAMENTADA.- El auditor deber presentar, al inicio, cuando haya variacin de su patrimonio, y al trmino de su gestin, la declaracin patrimonial juramentada, de conformidad con las preceptos constitucionales y legales vigentes. IMPEDIMENTO PARA SER AUDITOR.- No podr ser designado ni contratado como auditor quin, por su conducta irregular conocida de forma pblica y notoria, o evidenciada por la presentacin de pruebas, demuestre que su incorporacin a la Contralora General o su permanencia en ella, originara presunciones de que su actividad sea incompatible con lo establecido en este Cdigo. La exigencia de calidad profesional y personal para los auditores, y, en general, para los servidores de la Contralora, debern ser rigurosamente cumplidas. BENEFICIOS NO PERMITIDOS.- El auditor no deber, en ningn caso, de modo directo ni indirecto, para s ni para terceros, solicitar, aceptar o admitir dinero, obsequios, promesas u otras ventajas, y particularmente en las siguientes situaciones: - Por retardar o dejar de hacer ciertas tareas relativas a sus funciones. - Por hacer valer su influencia ante otro auditor, a fin de que ste retarde o deje de hacer tareas relativas a sus funciones. SANCIONES.- La violacin, debidamente comprobada, de lo establecido en el presente Cdigo de tica da lugar a la aplicacin de las sanciones previstas en la ley y en los reglamentos respectivos, y a la instauracin de sumario administrativo. DE LAS COMPAAS PRIVADAS DE AUDITORA.- La firma privada de auditora y su personal, que fuere contratado por la Contralora General, deber reunir los requisitos de capacidad, idoneidad, experiencia, solvencia moral, y cumplir con las normas de auditora gubernamental, y con la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado en lo que fuere aplicable. INDEPENDENCIA DE LAS COMPAAS PRIVADAS DE AUDITORA.Las compaas privadas de auditora, y su personal, debern guardar independencia respecto a las funciones, actividades e intereses de la institucin sujeta a examen y a sus servidores, y al ser registradas y calificadas se tendr en cuenta su integridad, profesionalidad y tica.

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ANEXO DE ACEPCIONES BASICAS

I ETICA De la pregunta qu es lo mejor para nosotros? no puede surgir una regla vinculante para todos. Por el contrario, los dilemas morales pretenden resolver un conflicto ent re principios, conflicto cuya solucin pretende ser universalizable e imparcial. En consecuencia, cuando se aade al sustantivo tica el adjetivo pblica se quiere dejar fuera de consideracin el mbito de la moral privada, un mbito en el que cada cual define fines, prioriza valores y se marca reglas de conducta de acuerdo a su propia concepcin del bien. Los enunciados ticos de la moral privada slo pueden dirigirse a mi, o a nosotros, lo cual no impide que deban ser compatibles con normas morales vlidas. La tica pblica trata de definir lo que est bien y mal para la colectividad, aquello que podra constituir un patrn moral bsico de carcter universal y generalizable, dado lo racional y razonable de sus fines, valores y prescripciones de conducta, patrn compatible con la propia bsqueda razonable del bien. Esta tica afecta a los individuos en tanto en cuanto son miembros de una sociedad. Para empezar a hablar de tica pblica, en consecuencia, es ineludible reconocer que los seres humanos somos seres sociales. El hecho de ser seres sociales nos obliga a vivir juntos y a intentar superar el inevitable conflicto que toda convivencia genera. De ah que se busquen reglas de conducta que permitan la necesaria convivencia. El hombre se mueve a menudo guiado por buenas cualidades, as, acta a menudo movido por un sentido de justicia, por amistad, por lealtad, por compasin, por gratitud, generosidad, etc.. Estos impulsos sociales, si bien se manifiestan con los ms cercanos (familia, amigos..) pueden ampliarse y, gracias a las facultades intelectuales del ser humano generar reglas de conducta, como la famosa Regla de Oro de la tica: No hagas a los dems lo que no quieres que te hagan a ti. Resumiendo, el hecho de ser sociales genera conflicto, pero este conflicto es superable no gracias a la capacidad de egosmo prudente del ser humano, sino merced a su disposicin natural y a su capacidad para buscar soluciones compartidas al conflicto. Gracias a una razn prctica que permita acuerdos racio nales y razonables. La tica pblica puede entenderse tambin como un hacer colectivo. Un proceso en el que la colectividad y los individuos van generando aquellas pautas de conducta y aquel carcter que permiten un mejor desarrollo de la convivencia y una mayor expansin de la autonoma y libertad del ser humano. En este proceso estn involucrados los ciudadanos individualmente y, tambin, las organizaciones e instituciones del Estado, las entidades econmicas y empresariales, las organizaciones y asociaciones civiles, las actividades profesionales y la opinin pblica.

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Por otra parte, por mucho que se desarrolle la reflexin tica y se expliquen los cdigos deontolgicos, jams se tendrn respuestas matemticas a los dilemas morales, siempre existir un necesario debate interno, un conflicto que deber ser resuelto en forma personal e intransferible considerando las circunstancias del caso. La tica en el mundo actual difcilmente puede parecerse a un conjunto de mandamientos, normas, prescripciones y proscripciones ntidamente establecido: es ms bien una perspectiva de reflexin personal sobre la libertad que ejercemos eligiendo y descartando en una realidad social demasiado rica como para no romper las costuras de todos los formularios. II CORRUPCIN Qu se puede entender por corrupcin? En primer lugar se refiere al incumplimiento de deberes derivados del ejercicio del cargo pblico y a un abuso de confianza. Es el abuso de autoridad por razones de beneficio particular no necesariamente monetario. En una visin general del fenmeno, corrupcin sera toda accin tomada por un servidor pblico en el ejercicio de su cargo, que se desviara de las obligaciones jurdicamente establecidas para el mismo por razones de inters privado familiar, personal..., con beneficios pecuniarios o de status. O cualquier violacin de las normas contra el uso abusivo del cargo pblico en beneficio privado. La corrupcin engloba: prevaricacin, infidelidad en la custodia de documentos, fraude, malversacin de caudales pblicos, peculado, cohecho, concusin, enriquecimiento ilcito, abuso en el ejercicio de la funcin. Un funcionario corrupto sera aquel que utiliza su cargo como un negocio, cuya cuenta de resultados busca maximizar. La corrupcin existe cuando el responsable de un puesto pblico, con funciones y atribuciones definidas, por medios monetarios o de otra naturaleza no legalmente previstos, es inducido a actuar favoreciendo a quien proporciona el beneficio y, por ello, causando dao al pblico y a sus intereses. Por otra parte, es muy importante inculcar a los servidores pblicos una comprensin del deber, lo cual incluye elementos ideolgicos y profesionales, una subordinacin de los intereses personales a los de la ciudadana y un sentido de lealtad al papel de servidor de lo pblico. Principios como los de eficiencia, eficacia, jerarqua, constituyen valores fundamentales que deben guiar la accin administrativa, sin olvidar las categoras de conducta como la honestidad personal, la defensa de la democracia local y la profesionalidad en la conducta Estudios realizados en diferentes pases, han demostrado que en aquellas sociedades en las cuales existe un alto desarrollo de la cultura participativa y de confianza con el Estado y sus instituciones, esto es, un alto nivel de cultura cvica, es donde menos corrupcin se produce, y viceversa. En todo caso, la corrupcin es la forma extrema de ausencia de tica y por su gravedad siempre genera una

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crisis de legitimidad en el Estado, que exige respuestas inmediatas, antes de que con su expansin destruya el propio sistema de convivencia. En conclusin, el comportamiento tico de los integrantes de una institucin pblica, ser tanto mayor cuanto mayor sea el nivel de cultura cvica y, por lo mismo, toda inversin en la educacin cvica de los ciudadanos, redundar en beneficio de la Administracin. Sin embargo, no debemos dejar de mencionar que corrupcin existe tambin en el sector privado III VALORES Y PRINCIPIOS

Las sociedades modernas son pluralistas, es decir, son sociedades donde conviven valores muy diferentes que deben ser mutuamente respetados, siempre que sean razonables. No obstante, tambin existen unos valores primarios o bsicos que son aquellos que permiten la presencia y expresin de los dems. Estos valores primarios son fruto del consenso global de la sociedad. Ciertamente, incluso entre estos valores, puede existir conflicto cuando se trata de interpretar qu significan en un caso concreto, o cuando se trata de tomar una decisin y priorizar los mismos, en cuyo torno se configura nuestro sistema de convivencia. Un anlisis emprico de estos valores nos llevara a reconocer los fundamentos de los derechos y libertades fundamentales; de ah que se expresen constitucionalmente y guen la conducta de nuestras instituciones. Por ello, los servidores pblicos deben ser conscientes de respetar dichos valores sociales primarios, as como los que configuran las bases del rgimen constitucional democrtico. IV LOS VALORES DE LA ADMINISTRACION PBLICA As, pues, la primera labor a realizar ser definir explcitamente cules son los valores que deben guiar la conducta de los servidores pblicos; o sea, los principios que guan el juicio sobre lo que es bueno y correcto en la actuacin profesional. Y aqu se manifiesta un primer dilema: es necesario definirlos para todos los empleados de la entidad o cada unidad administrativa debera elaborar los suyos?. La definicin a nivel general tiene como aspecto positivo fijar unos criterios comunes y exp licitar una preocupacin por la necesaria coordinacin de todas las unidades en torno a principios generales. Este ha sido el criterio de la Comisin Nolan del Reino Unido, que en 1995, bajo el supuesto de que toda administracin moderna debe guiarse por un cuerpo de principios que rija la relacin entre los funcionarios pblicos y los particulares, present los siguientes principios: - NEUTRALIDAD - INTEGRIDAD - OBJETIVIDAD - RENDICION DE CUENTAS - SINCERIDAD - HONESTIDAD - LIDERAZGO

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Estos principios se recogen en el CODIGO DE ETICA y en el presente anexo. La Ley de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin General del Estado de Espaa, establece como va lores o criterios de actuacin de la Administracin Pblica, los siguientes: La eficacia La jerarqua La descentralizacin La desconcentracin La coordinacin La simplicidad y proximidad a los ciudadanos La programacin de los procedimientos, el desarrollo de objetivos y el control

La responsabilidad por la gestin La racionalizacin y la agilidad La objetividad y la transparencia La cooperacin y coordinacin entre todas las Administraciones pblicas El servicio efectivo La tica

Igualmente, y bajo la conceptuacin universal de virtudes humanas, aplicables inclusive al servicio pblico, se especifican las siguientes: Laboriosidad Sociabilidad Generosidad Patriotismo Sinceridad Fortaleza Sobriedad Optimismo Sencillez Amistad Respeto Pudor Orden Lealtad Audacia Justicia Humildad Paciencia Prudencia Obediencia Flexibilidad Comprensin Perseverancia Responsabilidad

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CAPITULO IV LA SUPERVISION EN EL PROCESO DE AUDITORA 1. Concepto

La supervisin en forma general es la habilidad para trabajar con un grupo de personas sobre las que se ejerce autoridad, encaminada a obtener de ellos el mximo rendimiento y eficacia, es un esfuerzo combinado para llevar a buen cumplimiento el trabajo asignado. Se practica mejor en un ambiente propicio y de cooperacin por parte de quienes intervienen, incluyendo naturalmente el supervisor. En el proceso de auditora, la supervisin es la funcin encargada de participar activamente en sus aspectos ms importantes, as como de vigilar el trabajo de auditora realizado por los miembros del equipo, con el propsito de que se cumplan los objetivos y metas programadas con sujecin a las disposiciones legales y normatividad vigente. La supervisin emite un juicio critico y orientador para el mantenimiento de la calidad del trabajo y proporciona a los miembros del equipo de auditora que lo necesiten el entrenamiento necesario para ejecutar posteriores trabajos de mayor importancia y dificultad. 2 Niveles de Supervisin

Los niveles de supervisin en las actividades de auditora gubernamental son ejercidos por diferentes funcionarios y empleados, en forma directa o indirecta y estn constituidos por el Contralor General, Subcontralor, Director de Planificacin y Evaluacin Institucional, Director y Subdirector de la Unidad Operativa, Supervisor y Auditor Jefe de Equipo. La supervisin es indispensable para la efectiva ejecucin de cualquier examen y se ejerce en sentido vertical. Para efectos de la auditora gubernamental se establecen para el proceso de la auditora, los siguientes niveles: a. Auditor jefe de equipo Distribuir y orientar el trabajo de los miembros del equipo, revisar el contenido de los papeles de trabajo y la calidad de la evidencia preparada por los miembros del equipo. Actividad que podr ser cumplida por cualquier integrante con experiencia para guiar las actividades asignadas a otros miembros del equipo menos experimentados. b. Supervisor Efectuar la supervisin sistemtica y oportuna del trabajo realizado por el equipo de auditores, durante el proceso de la auditora, as como, orientar y prestar la asistencia tcnica requerida.

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c.

Director de la unidad operativa Revisar el contenido del borrador del informe de auditora, a base de los papeles de trabajo que considere necesarios, de aquellos exmenes que por la importancia relativa ameritan este hecho. Generalmente los informes son revisados por el subdirector o por un funcionario de la ms alta jerarqua de la unidad operativa, quienes adems ejercen el control de calidad interno.

d.

Direccin de planificacin y evaluacin institucional En esta unidad se efecta el control de calidad externo de los informes, memorando de antecedentes y sntesis.

e.

Contralor o subcontralor Aprobar los informes de auditora y exmenes especiales dirigidos a los funcionarios a los que se refiere el literal a) del Art. 1 del Reglamento de Delegacin de Firmas de la Contralora General del Estado; y, de conformidad al Art.26 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. La aprobacin, suscripcin y trmite de los informes originados en las Direcciones Regionales y Delegaciones Provinciales, estarn sujetos a las directrices que emita el Contralor General.

El control de calidad de las labores de auditora en todos los niveles, debe proporcionar la seguridad razonable de que el examen realizado cumple con la normativa vigente, para lo cual es aconsejable se adopte el criterio de supervisin en cadena entre los niveles antes citados. 3 Objetivos de la Supervisin

El Trabajo realizado por el equipo de auditores ser supervisado en forma sistemtica y oportuna durante el proceso de la auditora para asegurar la adhesin a las normas profesionales. Los auditores supervisores tendrn la responsabilidad de cerciorarse que el personal encargado de efectuar la auditora reciba la orientacin que garantice: la ejecucin correcta del trabajo, el logro de los objetivos de la auditora y la debida asistencia y entrenamiento en el trabajo. Igual situacin deber aplicarse a los consultores y especialistas contratados para colaborar con el equipo de auditores.

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El ejercicio del control de calidad en la auditora permite que las unidades de control de la Contralora General del Estado, las unidades de auditora interna y las firmas privadas de auditora contratadas, ofrezcan una seguridad razonable respecto a la aplicacin de polticas, procedimientos y tcnicas que coadyuven el logro de los objetivos propuestos. Los objetivos que pretende alcanzar el ejercicio de las labores de supervisin para lograr el xito deseado en la realizacin de los exmenes son los siguientes: Optimizar el uso del tiempo, dirigiendo eficazmente al elemento humano y empleando adecuadas tcnicas de supervisin que estn de acuerdo con la calidad profesional y personalidad de los miembros del equipo. Propiciar el adiestramiento y capacitacin profesional, mediante seminarios, cursos y charlas en beneficio del personal de las unidades operativas, lo que permitir el desarrollo profesional de los auditores. Lograr la mxima eficiencia, efectividad y economa en los trabajos programados mediante la coparticipacin en las tareas importantes, estimulando en el equipo de auditora la produccin de ideas e iniciativas en la realizacin de las labores. Conseguir que las auditoras y exmenes especiales se desarrollen de conformidad con las normas y polticas de auditora gubernamental y ms disposiciones normativas relativas a la profesin, emitidas por la Contralora General. Proporcionar a los niveles directivos el suficiente grado de confiabilidad de los exmenes que se ejecuten y de los resultados, con la seguridad de que stos han observado las ms altas normas de calidad profesional y han logrado los objetivos de la auditora. Gua de Supervisin en el Proceso de Auditora

4.

La funcin de supervisin, constituye una actividad bsica en el proceso de la auditora, toda vez que su participacin activa y oportuna, asegura un nivel de calidad ptimo en su desarrollo y resultados, por lo que es necesario incorporar al presente Manual, el contenido de la Gua de Supervisin, en la que se describen las principales acciones que deben cumplir, en las diferentes fases del proceso de la auditora, los profesionales que ejercen las funciones de supervisin. 4.1 Supervisin en la Planificacin Preliminar

Las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental respecto de la Planificacin Preliminar establecen que al disear el enfoque del trabajo, es

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indispensable establecer una estrategia para desarrollar la auditora, mediante la obtencin de informacin actualizada dirigida a validar el referido enfoque, tarea en la que participarn obligatoriamente el supervisor y el jefe de equipo. En los programas de supervisin de la auditora, se incluir lo relativo a la planificacin preliminar, con los pasos que deben cumplirse en esta fase para asegurar la calidad de la auditora: En esta fase el supervisor debe promover la eficiencia en el manejo de los recursos y el logro efectivo de las metas y objetivos, concretndose al final en un reporte de Planificacin Preliminar que elaborar conjuntamente con el jefe de equipo, dirigido al Jefe de la unidad de auditora, para la validacin del enfoque global de la auditora, sustentado con el expediente de papeles de trabajo y anexando el programa para evaluar la estructura de control interno. Objetivo Garantizar la calidad de la auditora mediante la aplicacin de una correcta y apropiada estrategia para disear el enfoque de la auditora. Procedimientos Los principales procedimientos que debe realizar el supervisor en la planificacin preliminar del examen, son los siguientes: Comprobar que la orden de trabajo guarde relacin con el Plan Anual de Control, respecto a: objetivos, tipo de examen, alcance, perodo, componentes o cuentas, tiempo estimado y recursos humanos necesarios. Revisar conjuntamente con el auditor jefe de equipo, el archivo permanente y corriente de papeles de trabajo para obtener la informacin a utilizarse en la planificacin. Preparar con el jefe de equipo el programa para la planificacin preliminar, incluyendo la agenda y nmina de los funcionarios a ser entrevistados. Participar con el jefe de equipo en las entrevistas programadas con las autoridades y servidores responsables, as como en el recorrido por las instalaciones, para obtener y actualizar la informacin general sobre la entidad y sus principales actividades sustantivas y adjetivas e identificar globalmente las condiciones existentes. Analizar con el jefe de equipo la informacin obtenida en la revisin de los archivos, recopilacin de informacin en la entidad y entrevistas a los

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principales funcionarios; determinar en forma preliminar el enfoque de la auditora y preparar el Reporte de Planificacin. Poner a consideracin del jefe de la unidad operativa el Reporte de Planificacin Preliminar para la validacin del enfoque global de la auditora. Supervisin en la Planificacin Especfica

4.2

Respecto de la planificacin especfica la Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental determinan, procedimientos de recopilacin de informacin adicional, que se complementan en forma coherente con la informacin obtenida en la planificacin preliminar, con el propsito de evaluar la estructura de control interno, calificar los riesgos de auditora y seleccionar los procedimientos sustantivos, actividades en la que participa el supervisor y jefe de equipo. El programa de supervisin para esta fase, considerar que el plan especfico de auditora que se formule, contenga entre otros los siguientes elementos: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Objetivos generales de la auditora y especficos por reas. Alcance del trabajo en tiempo y en operaciones a examinar relacionados con los objetivos especficos. Descripcin de las actividades principales y de apoyo. Calificacin de los factores de riesgo. Grado de confianza programado para cada uno de los componentes evaluados. Programas especficos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance previsto. Requerimientos de personal tcnico y especializado. Distribucin del trabajo y tiempos estimados para concluir el examen, ajustndose a lo establecido en la orden de trabajo. Uso de tcnicas de auditora asistidas por el computador. Sntesis del informe resultante de la evaluacin de la estructura de control interno.

Objetivo Lograr una adecuada organizacin del trabajo a ejecutarse a travs de procedimientos y alternativas de accin que contribuyan a la consecucin de los objetivos de la auditora en forma eficiente, efectiva y econmica. Procedimientos Los principales procedimientos, que entre otros debe aplicar el supervisor en la fase de planificacin especfica del examen, son los siguientes:

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Elaborar los programas de supervisin a aplicarse en las respectivas fases del proceso de auditora. Comprobar que el jefe de equipo identifique a los funcionarios y exfuncionarios de la entidad vinculados con el ente o rea a examinar y comunicar el inicio del examen, de conformidad con la normativa legal vigente. Analizar la informacin obtenida en la planificacin preliminar para determinar posibles reas crticas y componentes a ser evaluados. Revisar los programas o cuestionarios elaborados para evaluar la estructura de control interno del rea, cuenta, rubro, actividad, entre otros, e instruya respecto de su aplicacin. Revisar los resultados de la evaluacin del control interno y participar en la redaccin del informe respectivo. Analizar y calificar los factores de riesgo que se asume al determinar el enfoque de la auditora y al establecer la naturaleza, el alcance y la profundidad de los procedimientos a aplicarse. Elaborar con el jefe de equipo el plan de muestreo que se aplicar a los componentes, cuentas, actividades a exa minar, entre otras. Verificar que los programas de auditora contengan los procedimientos bsicos a ser aplicados. Determinar la necesidad de integrar al equipo de auditora, al personal de la unidad de auditora interna de la entidad a examinar. Considerar la necesidad o no, de la participacin de personal especializado en informtica, ingeniera, jurisprudencia, etc., de las unidades de apoyo de la Contralora o de la entidad a examinar. Preparar con el jefe de equipo el Plan Especfico de Trabajo, incluyendo todos los elementos necesarios relacionados con la entidad a examinar, los datos para el examen y los recursos humanos, materiales y financieros a utilizar, poniendo especial nfasis en lo siguiente: . Si los objetivos generales y especficos del examen estn claramente identificados. Si los estimados de tiempo para realizar el trabajo son razonables y guardan armona con los estndares establecidos.

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Si se ha recopilado la informacin adicional de acuerdo con las instrucciones constantes en la planificacin preliminar. Si se ha efectuado el seguimiento de las recomendaciones de informes de auditora o exmenes especiales anteriores. Si las recomendaciones no han sido cumplidas, analizar las causas y comunicar a la administracin del ente para su inmediata implantacin. Luego de revisado el plan especfico de trabajo, presentar al jefe de la unidad operativa para su conocimiento y aprobacin.

Evidencias En las fases de planificacin, el supervisor dejar evidencias de su labor, mediante su rbrica o sumilla entre otros, en los siguientes documentos: Reporte de planificacin preliminar Cuestionarios de Matriz de calificacin de los factores de riesgo Plan de muestreo Programas de auditora Infome sobre evaluacin de control interno Programas de supervisin. 4.3 Supervisin en la Ejecucin del Trabajo

El programa de supervisin para esta fase en que se aplican los procedimientos especficos de auditora, pondr nfasis en la identificacin de los hallazgos y en la obtencin de la evidencia suficiente y competente, para demostrar la veracidad de los resultados alcanzados en cada componente examinado y en las afirmaciones contenidas en los reportes o informes de la entidad, como base para emitir la opinin y conclusiones correspondientes. Objetivo Orientar y evaluar el trabajo asignado a los miembros del equipo para que ste se desarrolle con independencia, objetividad y en armona con las disposiciones legales, normativas y tcnicas que rigen la profesin del auditor. Procedimientos Los principales procedimientos que debe cumplir el supervisor, para que la ejecucin del trabajo se realice de acuerdo con los objetivos propuestos, son los siguientes:

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Presentar a la mxima autoridad de la entidad a los miembros del equipo y solicitar la colaboracin y facilidades apropiadas para desarrollar el trabajo. Instruir al jefe de equipo y operativos sobre: asistencia, permanencia, puntualidad, niveles jerrquicos para suscripcin de comunicaciones y lineamientos generales del examen a ejecutarse. Con el jefe de equipo distribuir en forma equitativa y razonable las actividades programadas, considerando la capacidad y experiencia de los miembros del equipo. Asignando al referido jefe las tareas ms importantes. Preparar y desarrollar el cronograma de visitas al equipo de auditora. Determinar con los miembros del equipo, la estructura de los papeles de trabajo para el anlisis de los componentes o cuentas a examinar, de manera que sean objetivos, claros en su redaccin, precisos en sus resultados y con referencia a la fuente de informacin utilizada. Determinar el grado de aplicacin de los programas de auditora y verificar si estn respaldados con los papeles de trabajo respectivos y evaluar la evidencia obtenida. Verificar que los hallazgos de auditora, se encuentren debidamente desarrollados, asegurando que la evidencia documental recopilada sea suficiente y competente y los resultados del examen objetivos y concluyentes. Verificar que las conclusiones estn documentadas mediante un listado de validacin para establecer s: Todo el trabajo programado ha sido completado. El alcance planificado para la auditora ha sido evaluado y de ser del caso modificado en razn de: cambios en los sistemas o actividades, debilidades significativas de control interno, entre otros. Las conclusiones extradas de los componentes individuales y de la revisin general de los informes sean coherentes con los respectivos hallazgos desarrollados. Los informes financieros y de gestin, estn presentados razonablemente y reflejen apropiadamente los resultados de las

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actividades y operaciones de la entidad con sus efectos significativos posteriores. Los informes financieros y de gestin cumplan con las disposiciones legales y normativas y expongan todos los asuntos importantes.

Proponer las correcciones o ajustes pertinentes y si fuere necesario incluir en el informe las limitaciones o salvedades, cuando al evaluar los hallazgos de auditora se concluya que los informes financieros y de gestin estn significativamente distorsionados. Con el jefe de equipo comunicar en el transcurso del examen, los hallazgos significativos de auditora a los funcionarios y empleados responsables de las reas examinadas a fin de obtener los puntos de vista de la entidad. Documentar las reuniones que se realice. Revisar los asientos de ajuste o reclasificacin propuestos por el equipo de auditora con el fin de determinar su procedencia, exactitud y veracidad. Igual tratamiento se seguir con las desviaciones de control interno que requieran acciones correctivas inmediatas. Disponer y verificar que el auditor jefe de equipo, en el transcurso del examen, redacte el borrador del informe de acuerdo con lo previsto en el captulo VII de este manual, i cluyendo la referencia cruzada entre los n papeles de trabajo y el informe. Efectuar una revisin exhaustiva de los papeles de trabajo, principalmente de aquellos que presentan hechos que a criterio del jefe de equipo constituyan desviaciones, que ameritan el establecimiento de responsabilidades administrativas o civiles. Solicitar el estudio y asesoramiento legal, previo al trmite de las responsabilidades de carcter civil y presunciones de responsabilidad penal. Cuando haya casos de presuncin de responsabilidad penal, asegurar que la evidencia obtenida sea suficiente y competente, que se haya efectuado el requerimiento del faltante y que se cumplan los trmites legales correspondientes. Comprobar que los papeles de trabajo se archiven en forma ordenada. Revisar los avances de trabajo elaborados por el jefe de equipo y presentar su reporte mensual de supervisin al jefe de la unidad operativa.

75

Detallar las instrucciones para el jefe de equipo en las hojas de supervisin y posteriormente verificar su cumplimiento.

Evidencias La supervisin se evidencia con la sumilla o rbrica, entre otros, en los siguientes documentos: 4.4 Reportes de avance de trabajo Papeles de trabajo y expedientes Comunicaciones producidas por el equipo Estructura del informe Hojas de supervisin Supervisin en la Comunicacin de Resultados

El supervisor tendr presente en el proceso de la auditora, que se proceda a comunicar los resultados del examen de manera verbal y escrita a la administracin de la ent idad y jefatura de la unidad de auditora. Estas acciones se cumplen en los siguientes momentos estratgicos: Al comunicar el inicio de la auditora. Al entrevistar a los principales funcionarios. Al informar sobre la evaluacin del control interno. Al informar los resultados obtenidos en el transcurso del examen mediante la lectura del borrador del informe final. Al presentar oficialmente el informe de auditora.

La participacin del supervisor en todos estos momentos es vital para que se cumplan eficientemente los objetivos de la auditora. En la seccin procedimientos se describen con ms detalle tales acciones, incluyendo las relacionadas con la elaboracin del informe de auditora. Objetivo Asegurar que los resultados de la auditora sean objetivos y concluyentes e informados oportunamente a los directivos de la entidad a fin de que las acciones correctivas que se formulen a travs de las recomendaciones, superen las deficiencias de carcter financiero y administrativo que se hayan detectado. Procedimientos Promover reuniones con los directivos y empleados de la entidad examinada, para comunicar los resultados que se van obteniendo, los que sern debidamente documentados.

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Revisar y validar el contenido y redaccin del borrador del informe, asegurndose que ste considere entre otros, los siguientes aspectos: Que el informe incluya todos los aspectos de importancia resultantes del examen y no se consideren aquellos que han sido solucionados en el transcurso del examen. Que los comentarios contengan el ttulo y los atributos del hallazgo: condicin, criterio, causa y efecto, con las respectivas conclusiones y recomendaciones. Que la redaccin y presentacin del informe se lo haga con objetividad, precisin, concisin, tono constructivo, importancia relativa, claridad y simplicidad, respaldado con la evidencia necesaria y en forma razonable y oportuna, de modo que sea convincente, facilite a los usuarios su comprensin y promueva la efectiva aplicacin de las acciones correctivas. Que el expediente de papeles de trabajo est organizado conforme a las disposiciones y normativas vigentes Que de existir hechos subsecuentes de importancia relativa, se revelen en el informe. Que se adjunte al informe nicamente los anexos necesarios. Que se incluya en el informe y memorando de antecedentes, los comentarios relacionados con los hechos tipificados en el Cdigo Penal y otros delitos; o cuando se haya tramitado un informe o una acta de presuncin de responsabilidad penal, este hecho se revele en el informe.

Una vez que ha revisado ntegramente el contenido del borrador del informe, validar y autorizar al jefe de equipo, para que efecte la convocatoria para la comunicacin de resultados finales. Participar en la lectura del referido documento y asegurarse que se suscriba el acta correspondiente. Analizar y decidir con el jefe de equipo, la inclusin, eliminacin o modificacin de algn comentario o informacin; a base de los criterios vertidos o de la documentacin presentada por los funcionarios de la entidad, a fin de que los resultados contenidos en el informe final sean irrefutables.

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Entregar el informe final al jefe de la unidad de auditora para su aprobacin y emisin, adjuntando cuando corresponda, la sntesis y el memorando de antecedentes, as como los archivos de documentos respectivos y vigilar su trmite. Verificar que el memorando de antecedentes contenga todos los elementos sealados en el Reglamento de Responsabilidades y en el presente manual. Cuantificar los das efectivamente trabajados, considerando los permisos, vacaciones y otros de cada miembro del equipo. Evaluar el rendimiento de los miembros del equipo supervisado de acuerdo con los parmetros establecidos.

Evidencia En la fase de comunicacin de resultados, la evidencia de supervisin se dejar en los siguientes documentos, entre otros: Rbrica en cada uno de las hojas del informe, memorando de antecedentes y sntesis, tanto en los borradores como en los ejemplares oficiales. Firma en el acta y ms documentos que sustenten la comunicacin de resultados. En las hojas y expediente de supervisin.

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GUIA DE SUPERVISIN DATOS GENERALES DEL EXAMEN

ENTIDAD: ............................................................ TITULO DEL EXAMEN: .................................... PERODO: ............................................................ PLAN AO: ......................................................... IMPREVISTO OFICIO No. ................................ ORDEN DE TRABAJO No................................. TIEMPO ESTIMADO:......................................... AMPLIACIN PLAZO OFICIO No................... FECHA: . . . . . . . FECHA: . . . . . . . FECHA: . . . . . . .

FECHAS DE EJ ECUCIN EFECTIVA

INICIO PLANIF. PRELIMINAR. PLANIF. ESPECIFICA. EJECUC. TRABAJO. ............ ..... ..... ...........

TERMINO ............... ................. ................

APROBACIN ....................... ....................... ............. ........

COMUN. RESULTADOS - LECTURA BORRADOR INF. - PASADO A LIMPIO - REVISION Y EMISIN - REMISIN A ENTIDAD ........... ............ ........... ........... ............. ............. ....... ...... ............

F)................................... Nombre del Supervisor

NOMINA DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE AUDITORA

CAPITULO V

PLANIFICACIN DE LA AUDITORA

1.

Generalidades

1.1

Fundamentacin

De conformidad con la normativa de auditora vigente, el proceso de la auditora comprende las fases de: planificacin, ejecucin del trabajo y comunicacin de resultados. La planificacin de la auditora comprende el desarrollo de una estrategia global para su administracin, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora que deben aplicarse. El planeamiento tambin permitir que el equipo de auditora pueda hacer uso apropiado del potencial humano disponible. El proceso de la planificacin permite al auditor identificar las reas ms importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtencin de la evidencia necesaria para examinar los distintos componentes de la entidad auditada. El auditor planifica para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar acerca de la gestin de la entidad, la naturaleza y alcance de la planificacin puede variar segn el tamao de la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y el nivel organizacional. Como una gua para la realizacin del referido proceso, se ha establecido los siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relacin al nmero de das/hombre programados: planificacin 30%, ejecucin 50% y comunicacin de resultados 20%, porcentajes que pueden variar en funcin de las caractersticas y particularidades del examen de que se trate y conocimiento acumulado de la entidad a auditarse. La planificacin es la primera fase del proceso de la auditora y de su concepcin depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificacin ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, considerar alternativas y seleccionar los mtodos ms apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad recaer en los miembros ms experimentados del grupo.

83

1.2

Objetivo

El objetivo principal de la planificacin, consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditora que correspondan aplicar, cmo y cundo se ejecutarn, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva. La planificacin permite identificar lo que debe hacerse en una auditora, por quin y cundo. Generalmente, la planificacin es vista como una secuencia de pasos que conducen a la ejecucin de procedimientos sustantivos de auditora; sin embargo, este proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditora. 2. 2.1 Fases de la Planificacin Orden de Trabajo y Carta de Presentacin

Para iniciar una auditora o examen especial que conste en la planificacin general o definida a base de una solicitud calificada como imprevista, el jefe de la unidad operativa emitir la "orden de trabajo" autorizando su ejecucin, la cual contendr: a. b. c. d. e. Objetivo general de la auditora. Alcance de la auditora. Nmina del personal que inicialmente integra el equipo. Tiempo estimado para la ejecucin. Instrucciones especficas para la ejecucin (Determinar s se elaboran la planificacin preliminar y especfica o una sola que incluya las dos fases).

La instalacin del equipo en la entidad, determina de manera oficial el inicio de la auditora o examen especial, la cual comenzar con la planificacin preliminar. Para la planificacin preliminar, es preferible que el equipo est integrado por el supervisor y el jefe de equipo. Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las operaciones y del objetivo de la auditora, se designarn los profesionales requeridos para la planificacin especfica y la ejecucin del trabajo. El Director de la unidad de auditora proporcionar al equipo de auditores, la carta de presentacin, mediante la cual se iniciar el proceso de comunicacin con la administracin de la entidad, la que contendr la nmina de los miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algn dato adicional que considere pertinente. El auditor planear sus tareas de manera tal que asegure la realizacin de una auditora de alta calidad y que sta sea obtenida con, eficiencia, eficacia y oportunidad.

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La planificacin de cada auditora se divide en dos fases o momentos distintos, denominados planificacin preliminar y planificacin especfica. En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e informacin obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinacin de los procedimientos especficos a aplicarse por cada uno de los componentes y la forma en que se desarrollar el trabajo en las siguientes fases. Las etapas mencionadas, suponen la realizacin de un trabajo de auditora recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el anlisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el ltimo examen. En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y por lo tanto, la etapa de planificacin demandar un esfuerzo de auditora adicional. Cuando se trate de exmenes a entidades o actividades relativamente pequeas, donde no amerite presentar por separado la planificacin preliminar y la especfica, el Director o Jefe de la unidad de auditora al emitir la orden de trabajo instruir a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificacin sea nico. 2.2 Planificacin Preliminar

La planificacin preliminar tiene el propsito de obtener o actualizar la informacin general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y adjetivas, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditora, cumpliendo los estndares definidos para el efecto. La planificacin preliminar es un proceso que se inicia con la emisin de la orden de trabajo, se elabora una gua para la visita previa para obtener informacin sobre la entidad a ser examinada, contina con la aplicacin de un programa general de auditora y culmina con la emisin de un reporte para conocimiento de la Direccin o Jefatura de la unidad de auditora, en el que se validan los estndares definidos en la orden de trabajo y se determinan los componentes a ser evaluados en la siguiente fase de la auditora. 2.3 Planificacin Especfica

En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene incidencia en la eficiente utilizacin de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditora. Se fundamenta en la informacin obtenida inicialmente durante la planificacin preliminar.

85

La planificacin especfica tiene como propsito principal evaluar el control interno, para obtener informacin adicional, evaluar y calificar los riesgos de la auditora y seleccionar los procedimientos de auditora a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecucin, mediante los programas respectivos. Estos aspectos se analizan con mayor detalle en los manuales especializados de auditora, emitidos para el efecto por la Contralora General del Estado. 3. 3.1 Control Interno y Evaluacin Fundamentos del Control Interno

3.1.1 Definicin de control interno El artculo 8 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado establece que "El control interno constituye un proceso aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de cada institucin, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la organizacin; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de informacin; el cumplimiento de las normas jurdicas y tcnicas; y, la correccin oportuna de las deficiencias de control. Esta definicin es concordante con la expuesta por el Comit de Organizaciones participantes (COSO) que dice: "El control interno es un proceso efectuado por la alta direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras: Eficacia y eficiencia de las operaciones, Fiabilidad de la informacin financiera, Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Esta definicin refleja ciertos conceptos fundamentales: El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la consecucin de un fin, no es un fin en s mismo. El control interno lo llevan a cabo personas. No se trata solamente de manuales de polticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la organizacin. El control interno slo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la alta direccin de la entidad.

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El control interno est pensado para facilitar la consecucin de objetivos en una o ms de las diferentes categoras que, al mismo tiempo, se solapan.

3.1.2 Responsabilidad en la implantacin del control interno El artculo 4 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado establece que cada institucin del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio de control interno. De igual manera el artculo 6 expresa que en el marco de las normas, reglamentos, disposiciones y ms instrumentos indicados, cada institucin del Estado, cuando considere necesario, dictar las normas, las polticas y los manuales especficos para el control de las operaciones a su cargo. La Contralora General verificar la pertinencia y la correcta aplicacin de las mismas. El artculo 8 de la antes mencionada ley, indica que el control interno, ser responsabilidad de cada institucin del Estado, y tendr como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contralora General del Estado. El artculo 9 de la misma ley determina que Para un efectivo, eficiente y econmico control interno, las actividades institucionales se organizarn en administrativas o de apoyo, financieras, operativas y ambientales. Las unidades administrativas, las autoridades de las unidades de auditora interna y servidores, son corresponsables de la incorporacin y funcionamiento del Control Interno en los sistemas implantados en la entidad segn lo dispone la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, en su artculo 77, numeral 1, literal a); numeral 2, literal a) y numeral 3, literales b) y c), respectivamente. 3.1.3 Elementos del control interno Constituyen elementos del control interno, los siguientes: El entorno de control, La organizacin, Idoneidad del personal, El cumplimiento de los objetivos institucionales, Los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, El sistema de informacin, El cumplimiento de las normas jurdicas y tcnicas, y, La correccin oportuna de las deficiencias de control.

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El SAS 78 determina que el control interno consta de cinco componentes relacionados entre s, estos se derivan del estilo de la alta direccin y estn integrados en el proceso de gestin y son afectados por el tamao de la entidad: Ambiente de control, Evaluacin de los riesgos, Actividades de control, Informacin y comunicacin, y, Monitoreo o Supervisin.

3.1.4 Normas de control interno Con el propsito de que los funcionarios responsables de la administracin de las entidades tengan la posibilidad de disear los controles internos observando principios y fundamentos, asegurando la correcta utilizacin de los fondos pblicos, la provisin continua de informacin financiera y la evaluacin de las actividades, la Contralora General del Estado emiti las Normas de Control Interno fundamentadas en disposiciones legales. De acuerdo al momento de la aplicacin del control interno, puede ser previo, concurrente y posterior a la ejecucin de las operaciones y/o actividades, conforme lo establece la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado en su artculo 12. 3.1.5 Controles bsicos El objetivo de implantar un control interno, no es nicamente el mantenimiento de un mtodo adecuado para procesar la informacin, sino tambin salvaguardar a la organizacin de posibles prdidas, debido a fraude o error. Los controles bsicos aplicables a todo procedimiento, actividad, funcin, operacin se refiere fundamentalmente a: a. Procedimientos de Autorizacin Constituyen las medidas principales para asegurar que nicamente aquellas transacciones legtimas y apropiadas sean procesadas y que se rechace cualquier otra. b. Procedimientos de Registro "Todos los movimientos derivados de las operaciones que ejecute una entidad pblica debern ser registrados en los libros para una adecuada clasificacin y exposicin conforme a la naturaleza de las operaciones y/o actividades. As mismo se mantendrn registros para las dems operaciones de carcter sustantivo que ejecuten las entidades pblicas.

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c.

Procedimientos de Custodia Deben estar orientados a conseguir una custodia adecuada sobre el acceso y uso de activos y de registros, as como la seguridad de las instalaciones y la autorizacin para el acceso a programas de computacin y a los archivos de informacin, entre otros.

d.

Procedimientos de Revisin Se refieren a la revisin independiente sobre la ejecutoria y la valuacin apropiada de las operaciones y /o actividades registradas.

3.2

Evaluacin del Control Interno

3.2.1 Base normativa Segn la normativa vigente, el auditor gubernamental obtendr la comprensin suficiente de la base legal, planes y organizacin, as como de los sistemas de trabajo e informacin manuales y sistemas computarizados existentes, establecer el grado de confiabilidad del control interno del ente o rea sujeta a examen a fin de: planificar la auditora, determinar la naturaleza, oportunidad, alcance y selectividad de la aplicacin de los procedimientos sustantivos y preparar el informe con los resultados de dicha evaluacin para conocimiento de la administracin del ente auditado. 3.2.2 Seguimiento de recomendaciones El auditor como parte de la evaluacin del control interno efectuar el seguimiento de las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento de las medidas correctivas propuestas. Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones, se iniciarn en las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar el informe del examen anterior se analizar las recomendaciones para tabularlas en un papel de trabajo. Los procedimientos a realizarse en el campo sern: la verificacin del cumplimiento del cronograma de implantacin de las recomendaciones, las entrevistas con la mxima autoridad y con los funcionarios responsables del cumplimiento de las recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el alcance del cumplimiento. Se obtendr evidencia documentada sobre su cumplimiento y se establecer en el informe las responsabilidades pertinentes, casos de incumplimientos.

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3.2.3 Mtodos y documentacin para evaluar los controles internos Al evaluar el control interno, los auditores gubernamentales lo podrn hacer a travs de cuestionarios, descripciones narrativas y diagramas de flujo, segn las circunstancias, o bien aplicar una combinacin de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar esta labor. La naturaleza de la documentacin a utilizar es totalmente independiente del proceso general de auditora, y va a depender solo de la forma en que se presente la informacin a revelar y del criterio del auditor. En ciertas oportunidades la realizacin de un diagrama puede llegar a ser mucho ms til que la descripcin narrativa de determinada operacin. En otras, y segn sea el componente, la existencia de cuestionarios especiales puede ayudar de manera ms efectiva que el anlisis a travs de alguna otra fuente de documentacin. Al analizar la documentacin de sistemas, se debe verificar si existen manuales en la organizacin que puedan llegar a suplir la descripcin de los sistemas realizados por el auditor. Depender de cada una de las situaciones que se presenten al elegir uno u otro mtodo de documentacin y, especialmente identificar aquellas oportunidades en donde, utilizando el material que facilite el ente, se pueda llegar a obtener la documentacin necesaria para evidenciar la evaluacin del sistema de informacin, contabilidad y control. A continuacin se enuncian los mtodos generales: a) Mtodo de cuestionarios de control interno o especiales Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno y dems normativa emitida por la Contralora General del Estado. b) Mtodo de descripciones narrativas El mtodo de descripciones narrativas o cuestionario descriptivo, se compone de una serie de preguntas que a diferencia del mtodo anterior, las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad. c) Mtodo de diagramas de flujo El flujograma es la representacin grfica secuencial del conjunto de operaciones relativas a una actividad o sistema determinado, su conformacin se la realiza a travs de smbolos convencionales.

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Los mtodos de evaluacin de control interno que se han venido aplicando son tratados en forma detallada en los respectivos manuales especializados, sin embargo por su aplicabilidad para verificar y evaluar el cumplimiento de la Visin, Misin y Objetivos de las instituciones del Estado, se expone la evaluacin del control interno mediante los atributos funcionales de referencia (AFRs). 3.2.4 Atributos funcionales de referencia (AFRs) En las auditoras de gestin, para la evaluacin del control interno se aplicarn tambin los Atributos Funcionales de Referencia (AFRs), que en trminos muy generales se describen en el presente manual, ya que en la prctica de la auditora se constituye en una herramienta til y adecuada. Una vez que se ha recopilado la informacin que incluye, entre otros aspectos: las disposiciones legales, reglamentarias o estatutarias relacionadas con el objeto evaluado; la misin y visin establecidas, objetivos y metas; estructura organizativa; procesos productivos de bienes o servicios y procesos de apoyo a la gestin, a base de la cual se ha obtenido el conocimiento general de la entidad o gestin donde se practica la evaluacin, se han identificado los procesos m edulares, es decir, las actividades sustantivas con mayor incidencia en los resultados de la gestin, identificacin que facilitar y orientar al auditor en la seleccin de los procesos, cuando se trate de la realizacin de estudios anlisis o auditoras, y se han determinado las unidades organizativas o procesos en los cuales debe hacerse particular nfasis en el anlisis. Los datos e informacin recopilados se analizarn con una visin sistmica de la organizacin o de la gestin a evaluar, para facilitar la visualizacin de dos grandes tipos de procesos: Los que conducen directamente a la generacin de los bienes o servicios que constituyen el objeto principal de la organizacin o misin evaluada ( procesos esenciales o medulares). Los procesos de apoyo, es decir, los que le dan soporte a la gestin productiva y que se llevan adelante para la materializacin de su misin. Una vez identificados los procesos esenciales o medulares, establecidos los lineamientos y determinada la disposicin de recursos para realizar la evaluacin, se podr decidir si su alcance finalmente se extender a toda la organizacin o se circunscribir a determinado plan, programa, actividad, proyecto u operacin; definindose, en general, los objetivos y las estrategias de la actuacin, dirigidas a: * Determinar la capacidad de revisin, autocontrol y rectificacin de la gestin y de la incidencia de esa capacidad en el cumplimiento de la misin y en el logro de objetivos y metas.

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Identificar y jerarquizar las reas que se consideren como crticas en su desempeo. Identificar variables e indicadores existentes o necesarios para controlar y evaluar el sistema de control interno.

A partir de los datos e informacin recabados y analizados que se manejen acerca de la organizacin y de la experiencia e intuicin de los evaluadores, se procede a la seleccin de las reas y subreas a evaluar. Para ello es necesario que el equipo evaluador previamente identifique en la organizacin evaluada las dependencias y proceso, que por analoga funcional, correspondan a los Componentes Estructurales y Funcionales de los Sistemas de Control Interno. Todas las reas y subreas identificadas en esta metodologa tienen importancia relativa en el desempeo organizativo, y por tal razn podran ser analizadas en su totalidad. Sin embargo, segn el alcance que se le haya asignado a la intervencin y los resultados de los anlisis obtenidos, sta puede circunscribirse a determinadas reas y subreas, siendo recomendable en este caso que la seleccin recaiga en las que tengan mayor vinculacin o incidencia en el logro de los objetivos y metas, o con los procesos sustantivos o medulares de la organizacin, plan programa, proyectos, actividades, unidad o proceso evaluado. Una vez seleccionadas las reas y subreas, el anlisis subsiguiente se dirigir a determinar cuales de stas son las posibles reas crticas. Para facilitar el proceso, el evaluador debe jerarquizar, lo cual puede realizar basndose en los resultados del anlisis y en su experienc ias. Sin embargo, es aconsejable destacar aquellas reas cuya incidencia se considere decisiva en el cumplimiento de la misin institucional, lo cual contribuye a darle una mayor objetividad a la jerarquizacin, para lo cual el equipo de trabajo puede comenzar la preparacin de los cuestionarios de evaluacin, formularse interrogantes acordes o pertinentes al grado de desarrollo institucional, complejidad funcional y situacin operativa de la organizacin evaluada. Para facilitar y orientar esa preparacin se presenta a continuacin, el esquema siguiente:

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EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

GUIA PARA LA EVALUACION AREA: 01 SUBAREA 011 PRINCIPIO BASICO: GERENCIA ENTORNO ORGANIZACIONAL

VALORACION
TEORICA REAL

100

70

La Gerencia ha formulado la misin de la organizacin y en atencin a ella ha establecido sus objetivos. conoce y posee la informacin sobre la situacin y condiciones del entorno que ataen a sus operaciones.

ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA (AFR) O111 Existe una Misin que permite comprender la especificidad de sus funciones en un tiempo determinados. 0112 Existen objetivos identificados a mediano y largo plazo. 0113 Cuenta, para el desempeo de sus funciones con un proceso de Planificacin Estratgica que incluye la calidad en todos sus niveles (planificacin, organizacin, dinamizacin, evaluacin y reajuste) 0114 Conoce a sus proveedores y mantiene informacin sobre las condiciones del mercado de los insumos que necesita. 0115 Conoce el mbito donde est inserto el negocio de la Organizacin. Puede identificar clientes, usuarios, competidores, regulaciones gubernamentales y tecnologas aplicables. 25 15 25 15 10 20

10 25

5 20

AFR

CUESTIONARIO

0111

Existe una Misin? Es comprendida por los trabajadores? Gua las actividades a realizar?

0112

Existen objetivos claramente definidos? Tienen relacin directa con la Misin Institucional? Estn definidas las metas por cada objetivo y tienen establecidos los lapsos de cumplimiento?

0114

Conoce a todos sus proveedores? Conoce a cabalidad todos los procedimientos y requisitos que deben cumplirse para la obtencin de los insumos? Controla la adquisicin de los insumos? Cmo los controla? Quines son los responsables de su adquisicin y control? Tiene claramente identificados a sus clientes? Quines son? Tiene identificados los organismos y las leyes que guan su actividad? Conoce a sus competidores y las condiciones en que se encuentran? Cul es la tecnologa que requiere para ejecutar sus funciones? Quin suministra la tecnologa y cul es el procedimiento para su adquisicin?

0115

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Se deben identificar las diferentes reas a ser evaluadas, las subreas que las componen, los respectivos principios bsicos y los atributos funcionales que se tomarn para la preparacin de los cuestionarios. Cada subrea debe contener lo que convencionalmente denominamos Principio Bsico, que consiste en el enunciado de condiciones o atributos ptimos de gestin o desempeo (debe ser), que en trminos de calidad, productividad, economa y legalidad, constituyen el fundamento de la eficiencia de la subrea respectiva. A partir del contenido de cada Principio Bsico se deben preestablecer en las subreas los denominados Atributos Funcionales de Referencia, que conllevan a describir de manera esquemtica y detallada elementos que caracterizan y tipifican la gestin de las subreas. Es importante destacar, que en la concepcin y estructuracin de los Items o Atributos estn implcitos importantes elementos de comprobacin y verificacin, cuyo desarrollo en los cuestionarios facilita la selectividad en la aplicacin de las pruebas de auditora que se consideren necesarias. Los evaluadores seleccionarn los atributos funcionarles de referencia que coincidan con el grado de desarrollo institucional, complejidad funcional y situacin operativa de la organizacin evaluada. A partir de cada Atributo seleccionado, y tomndolo como gua de orden metodolgico, los evaluadores desarrollarn las interrogantes que consideren necesarias para establecer y verificar, con la complementacin de las respectivas pruebas de auditora, el grado de adecuacin de la gestin evaluada con la descripcin contenida en el correspondiente Atributo Funcional de Referencia. El anlisis de la informacin levantada mediante los Cuestionarios, debe permitir al auditor segn su experiencia, capacitacin y criterio, presentar el anlisis de la situacin objetivamente determinada y las conclusiones sobre las respectivas reas. Estas conclusiones sobre las reas evaluadas permitirn su jerarquizacin, priorizando y distinguiendo como reas crticas, las que contribuyen en mayor grado en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Para facilitar esta actividad el evaluador registrar, entre otros, los datos siguientes: * * * Identificacin del rea evaluada Identificacin de las subreas evaluadas La jerarquizacin.

El xito del desarrollo de este proceso depender, en gran parte, de que el equipo de trabajo evaluador haya logrado: * Dominio conceptual de los principios bsicos de cada rea, as como de los Atributos Funcionales de Referencia que integran las subreas.

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Comprensin de que los Atributos Funcionales de Referencia descritos no son limitativos, por lo cual el evaluador podr agregar otros ajustados a las caractersticas del rea y a la realidad de la organizacin evaluada. Adecuada jerarquizacin de las reas crticas.

Cubiertos estos aspectos y afines de tomarlo como referencia en el ejercicio de la supervisin y evaluacin de la calidad de la intervencin, los productos que se obtengan permitirn: * * * La determinacin de la capacidad de autocontrol o revisin de gestin, de la unidad o proceso objetivo de anlisis. Identificar las reas crticas jerarquizadas Obtener un informe parcial

Contar con datos adicionales acerca de la unidad objeto de anlisis, para formar o actualizar el archivo permanente de la entidad y lograr la sistematizacin de la informacin que permita apoyar actuaciones futuras. 3.3 Resultados de la Evaluacin de Control Interno Identificado el grado de funcionamiento del control bsico, el auditor ponderar de acuerdo con la importancia del control respecto a cada uno de los componentes, rubros, reas o cuenta bajo examen, asignndole una equivalencia numrica de 1, 2 o 3, en la casilla destinada a "Ponderacin" (POND). Tomando como base la ponderacin asignada a cada una de las preguntas, el auditor calificar el funcionamiento de los controles, considerando las respuestas y luego de la aplicacin de las pruebas de cumplimiento respectivas. Para concluir la evaluacin del control interno el auditor proceder a totalizar las columnas de ponderacin y calificacin y llegar a obtener dos cantidades. Estas cantidades transformadas en trminos porcentuales, permitirn determinar la confiabilidad del control interno y establecer el nivel de riesgo. La naturaleza y seguridad de las pruebas a los componentes seleccionados para el examen, debe determinarse para cada entidad y para cada rubro, tomando en consideracin los siguientes factores: 1. Importancia relativa, se relaciona con la naturaleza, valor, incidencia de las actividades y hechos econmicos y la posibilidad de que puedan manejarse no apropiadamente, cuando mayor es el riesgo, mayor ser el detalle del examen. Para determinar el nivel de riesgo, el auditor considerar entre otras las situaciones siguientes:

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HAY MAS RIESGO

HAY MENOS RIESGO

Operaciones efectuadas segn rdenes verbales. Recibos y desembolsos en efectivo. Actividades u operaciones no sujetas a auditora interna

Operaciones efectuadas segn rdenes escritas. Recibos y desembolsos por medio de cheques. Actividades u operaciones sujetas a auditora interna.

2. 3. 4. 5.

Magnitud de las cifras o parmetros individuales. Cambios en el personal. Frecuencia de los cambios en las prcticas administrativas. Conclusiones alcanzadas luego de probar la efectividad de procedimientos o aspectos especficos de control. Experiencia de auditoras anteriores.

6.

3.3.1 Gua para utilizar el formulario "Resultados de la Evaluacin del Control Interno" a. La columna de valoracin contiene dos subcolumnas, una de ponderacin (POND) y otra de calificacin (CALIF), las cuales se sumarn una vez concluida la evaluacin del control interno y aplicadas las pruebas de cumplimiento, obteniendo dos valores, el uno corresponder a la ponderacin total (PT) y el otro a la calificacin total (CT). Estos valores se registrarn en los espacios destinados para este objeto en el formulario. Para obtener la calificacin porcentual (CP) se multiplicar la calificacin total (CT) por 100 y se dividir para la ponderacin total (PT). CP = CT x 100 PT b. (Formula)

La calificacin porcentual que se obtenga, se interpretar como el grado de confianza o solidez que deposita el auditor en los

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controles internos de la entidad determinndose de esta manera el nivel de riesgo que el auditor enfrentar al examinar la cuenta o rubro correspondiente. La equivalencia de los niveles es la siguiente: CALIFICACION PORCENTUAL 15 - 50 % 51 - 75 % 76 - 95 % GRADO DE CONFIANZA 1 BAJO 2 MEDIO 3 ALTO NIVEL DE RIESGO 3 ALTO 2 MEDIO 1 BAJO

Los niveles de riesgo determinarn la profundidad y alcance de las pruebas sustantivas que se aplicarn a travs de los programas detallados de auditora, as como el tamao de la muestra. c. Identificado el nivel de riesgo, luego de la evaluacin profunda y amplia de los controles internos, el auditor expresar una conclusin preliminar sobre la cuenta o rubro evaluados, la misma que contendr bsicamente lo siguiente: Expresin de la revisin y familiarizacin con los controles internos. Identificacin de las pruebas de cumplimiento aplicadas, en el cuestionario. Expresin de lo adecuado o inadecuado de los controles y la confianza que se deposita en los mismos. Fecha en la que se efecta la evaluacin. Explicacin del nivel de riesgo.

Las actualizaciones de la evaluacin de control interno, se las realizar cada ao o perodo y no ser necesario que para cada examen se preparen nuevos cuestionarios de control interno, ya que se utilizarn los que sirvieron de base para una primera evaluacin. Sin embargo, las actualizaciones se realizarn con la misma profundidad como si se tratara de la primera vez, por lo tanto, las respuestas obtenidas, la calificacin otorgada y as pruebas de cumplimiento aplicadas en perodos anteriores sern l actualizadas utilizando un bolgrafo de diferente color y colocando las siglas del supervisor y jefe de equipo frente a cada pregunta del cuestionario y a los espacios previstos en el cuadro del formulario descrito a continuacin.

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RESULTADOS DE LA EVALUACION DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD:.......................................................................................... COMPONENTE O CUENTA:............................................................... 1. VALORACION: Ponderacin Total (PT):......................... Calificacin Total (CT):......................... Calificacin Porcentual (CP):................

PT :......................................100% CT :...................................... X CP :..................................... % 2. DETERMINACION DE LOS NIVELES DE RIESGO 3 RIESGO: Coeficiente o Solidez 2 1 CP : CT x 100 PT

3.

APRECIACION PRELIMINAR DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

4.

ACTUALIZACION DE LA EVALUACION AO SUPERVISOR JEFE EQUIPO FECHA

98

3.3.2 Comunicacin de resultados de la evaluacin del control interno De conformidad con la normativa vigente, "la mxima autoridad de cada entidad y cualquier funcionario que tenga a su cargo un segmento organizacional, programa, proceso o actividad, peridicamente debe evaluar la eficiencia de su control interno, y comunicar los resultados ante quien es responsable. Un anlisis peridico de la forma en que el control interno est operando le proporcionar al responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su correccin y fortalecimiento. La auditora gubernamental requiere la emisin obligatoria de un informe que refleje los resultados de la evaluacin del control interno, mientras se realiza el examen y el sustento respectivo en papeles de trabajo. El contenido bsico del informe de evaluacin del control interno incluir los resultados obtenidos a nivel del estudio practicado al ambiente de control, los sistemas de informacin y a los procedimientos de control. La excepcin para presentar el informe de control interno para entidades pequeas ser calificada y aprobada por el Jefe de la Unidad de Auditora. 3.3.3 Relacin de la evaluacin de control interno con los programas de trabajo Hasta aqu se han analizado la forma en que se comprende y evalan los controles internos y que como consecuencia la identificacin de determinados controles claves se necesitan comprobar la vigencia y correcto funcionamiento. Los procedimientos que tienden a verificar ese correcto funcionamiento y vigencia, son las "pruebas de cumplimiento". Estas pruebas de cumplimiento van a formar parte de los programas de trabajo de auditora, y su realizacin preferentemente debe efectuarse al inicio de la fase de ejecucin del trabajo. Los programas de trabajo de auditora realizados a partir de las pruebas de cumplimiento seleccionadas, tendrn claridad para que no se presten a confusin temas como naturaleza de la prueba, oportunidad y alcance. A su vez este alcance ser medido en funcin de la calidad de la documentacin a revisar y de los pasos a seguir en caso de detectar errores o irregularidades. La existencia de errores o irregularidades en la realizacin de las pruebas de cumplimiento, invariablemente implicar un aumento en el alcance de las tareas, o la conclusin de que ese control no se cumple en forma adecuada, o no est vigente y, por lo tanto, deben modificarse los procedimientos de auditora a emplear.

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En este caso, se tendra que modificar esa prueba de cumplimiento por otra prueba de tipo sustantivo. De ah la importancia de realizar la prueba de estos controles con anticipacin a la fecha de cierre del perodo a auditar, ya que resultara problemtico, detectar debilidades de control y no poder tomar acciones correctivas oportunas en el plan de auditora si estas pruebas son efectuadas con posterioridad a dicha fecha. 4. Riesgos de Auditora

El riesgo de auditora es lo opuesto a la seguridad de la auditora, es decir, es el riesgo de que los estados financieros o rea que se est examinando, contengan errores o irregularidades no detectadas, una vez que la auditora ha sido completada. Desde el punto de vista del auditor, el riesgo de auditora es el riesgo que el auditor est dispuesto a asumir, de expresar una opinin sin salvedades respecto a los estados financieros que contengan errores importantes. En una auditora, donde se examina las afirmaciones de la entidad, respecto a la existencia, integridad, valuacin y presentacin de los saldos, el riesgo de auditora se compone de los siguientes factores: a. Riesgo inherente. Es la posibilidad de errores o irregularidades en la informacin financiera, administrativa u operativa, antes de considerar la efectividad de los controles internos diseados y aplicados por el ente. Riesgo de control. Est asociado con la posibilidad de que los procedimientos de control interno, incluyendo a la unidad de auditora interna, no puedan prevenir o detectar los errores e irregularidades significativas de manera oportuna. Riesgo de deteccin. Existe al aplicar los programas de auditora, cuyos procedimientos no son suficientes para descubrir errores o irregularidades significativas.

b.

c.

La preparacin de una matriz para calificar los riesgos por componentes significativos es obligatoria en el proceso de auditora y debe contener como mnimo lo siguiente:

Componente analizado. Riesgos y su calificacin. Controles claves. Enfoque esperado de la auditora, de cumplimiento y sustantivo.

100

5. 5.1

Pruebas y Tcnicas de Auditora Introduccin

Una vez que el auditor se ha familiarizado con los sistemas en funcionamiento, el siguiente paso es cerciorarse de que aquellos estn operando satisfactoriamente, dicha verificacin puede hacerse a travs de pruebas. Estas varan en cada examen y sirven para que el auditor compruebe la correccin de las operaciones ejecutadas. Una prueba es la razn con que se demuestra una cosa, o sea, es la justificacin de la razonabilidad de cierta afirmacin. Por medio de la aplicacin de pruebas apropiadas a las actividades, operaciones e informes, se puede comprobar la efectividad de los mtodos utilizados por la entidad, al ejercer el control. El auditor se interesa en el control sobre los componentes, reas y operaciones, a fin de determinar la precisin y confiabilidad y adems, que la entidad cumpla con las normas y disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. La necesidad de revisar y probar este cumplimiento est presente durante todo el examen. Para obtener evidencia suficiente y competente, el auditor gubernamental utiliza las pruebas de auditora, las que estn orientadas al cumplimiento del objetivo del examen, que es emitir una opinin profesional, objetiva e imparcial sobre la razonabilidad de la informacin o sobre la correccin de las actividades y operaciones. El uso de pruebas en los exmenes implica un cierto riesgo puesto que se, requiere que el auditor posea un conocimiento suficiente de las tcnicas y aplique el debido cuidado profesional y criterio en su eleccin. Bajo determinadas circunstancias, el auditor gubernamental puede ser declarado culpable de negligencia si no ha aplicado de modo apropiado una prueba. 5.2 Tipos de Pruebas en Auditora

En atencin a la naturaleza, objetivos, diferencias y correlacin, a las pruebas en auditora se las puede clasificar en: a) Pruebas globales Estas instrumentan el mejor manejo de la entidad y sirven para identificar las reas potencialmente crticas donde puede ser necesario un mayor anlisis a consecuencia de existir variaciones significativas.

101

b)

Pruebas de cumplimiento Esta clase de pruebas tiende a confirmar el conocimiento que el auditor tiene acerca de los mecanismos de control de la entidad, obtenido en la etapa de evaluacin de control interno, como a verificar su funcionamiento efectivo durante el perodo de permanencia en el campo. A estas pruebas se las conoce tambin como de los controles de funcionamiento o de conformidad.

c)

Pruebas sustantivas Tienen como objetivo comprobar la validez de las operaciones y/o actividades realizadas y pueden referirse a un universo o parte del mismo, de una misma caracterstica o naturaleza, para lo cual se aplicarn procedimientos de validacin que se ocupen de comprobar: La existencia de las actividades y operaciones. La propiedad de las operaciones y hechos econmicos. La correcta valoracin de las actividades y operaciones. La adecuada presentacin de toda la informacin. La totalidad de las actividades y operaciones, es decir, que ninguna haya sido omitida. Que todos los hechos econmicos estn debidamente clasificados y hayan sido registrados en forma oportuna y correcta

5.3

Tcnicas para la Aplicacin de las Pruebas en Auditora

Las pruebas tambin pueden clasificarse segn la tcnica seguida para determinar dentro de la revisin selectiva la naturaleza y el tamao de la muestra, seleccionar la muestra y evaluar los resultados obtenidos de la prueba, en tal sentido, pueden ser sin medicin estadstica y con medicin estadstica: 5.3.1 Pruebas sin medicin estadstica Son aquellas en las que el auditor se apoya exclusivamente en su criterio, basado en sus conocimientos, habilidad y experiencia profesional. Por esta razn, su naturaleza es de carcter subjetiva. Los mtodos no estadsticos carecen de la posibilidad de medir el riesgo de muestreo y son: Seleccin de cada unidad de la muestra con base en algn criterio, juicio o informacin. Seleccin en bloques, que consiste en escoger varias unidades en forma secuencial.

102

Las condiciones en las que se recomienda su utilizacin pueden resumirse en las siguientes: Como su aplicacin resulta ms simple y menos costosa, es conveniente en universos reducidos y heterogneos, como son, en trminos generales, los que se encuentran en instituciones medianas y pequeas. Cuando sea necesario emplear con mayor exigencia la apreciacin profesional y la seleccin de los elementos para que la prueba descanse en la idoneidad del auditor.

La determinacin del tamao de la muestra sobre bases absolutamente subjetivas, puede dificultar la justificacin del fundamento de la extensin de las pruebas. Las conclusiones tambin son subjetivas, ya que no puede transmitirse a terceros la cuantificacin del grado de seguridad y confianza con que el auditor ha extrado su juicio. No obstante lo anterior, la experiencia ha demostrado que el muestreo discrecional es un mtodo eficiente y fiable como instrumento para la formulacin de opiniones de auditora. Cuando se ha optado por esta modalidad, al seleccionar cualquier tipo de muestra, deber considerarse en todos los casos: Las actividades u operaciones significativas. Aquellas actividades u operaciones sobre las cuales el auditor tuviera alguna sospecha de error. Aquellas actividades u operaciones que pueden tener mucho movimiento o gran repetitividad.

5.3.2 Pruebas con medicin estadstica En este tipo de pruebas, el auditor lleva a cabo las distintas etapas del proceso de muestreo, aplicando tablas y frmulas matemticas que le permiten obtener precisin y seguridad en sus apreciaciones. Para la utilizaci n ptima de las tcnicas estadsticas de muestreo, es necesario que existan ciertas condiciones o requisitos que permitan la aplicacin del mismo. El tamao de la muestra surge de la complementacin del criterio del auditor y las caractersticas del unive rso por examinar, factores, que, mediante frmulas matemticas determinan el nmero de elementos para estudio. La seleccin de la muestra se efecta excluyendo la subjetividad del auditor; para tal propsito, se utilizan distintos mtodos que aporta la tcnica estadstica. Tales

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mtodos permiten que los elementos que componen la muestra sean elegidos al azar. La evaluacin de los resultados se realiza considerando frmulas matemticas que estiman razonablemente el comportamiento del universo, a partir de los valores de la muestra. Como aspectos positivos que se desprenden de la aplicacin de esta modalidad se mencionan: Disminuye la influencia de factores subjetivos en la determinacin del tamao de la muestra a travs de frmulas matemticas. Se puede medir la precisin de las conclusiones y el grado de seguridad y nivel de confianza con que stas pueden ser definidas de acuerdo con la opinin del auditor. Se economiza tiempo cuando el universo es muy grande, ya que el tamao de la muestra no es directamente proporcional a la magnitud del universo. Aumenta la calidad del trabajo, a travs de una mayor rigurosidad en la definicin del universo, margen de error, desviacin, entre otros, por as requerirlo las frmulas matemticas empleadas. Facilita la planificacin del trabajo.

Es menester que el universo posea masividad y homogeneidad, es decir, que el universo se encuentre formado por un nmero considerable de elementos, de lo contrario, su aplicacin resulta antieconmica y por otro lado, no deben existir elementos que, con respecto a las caractersticas bajo anlisis, se diferencien notablemente del resto. Con respecto a la muestra, se requiere que sea seleccionada al azar, lo que implica que todos los elementos del universo tendrn iguales probabilidades de integrar la muestra. En otras palabras, el muestreo debe ser aleatorio e irrestricto. No obstante, haberse mencionado las definiciones y aspectos bsicos sobre la utilidad que puede prestar las tcnicas del muestreo estadstico, cabe sealar que para desarrollar el muestreo estadstico en la auditora gubernamental habr de remitirse al documento "Curso de Muestreo Estadstico" elaborado por la CGE.

104

5.4

Programas y Tcnicas de Auditoria

5.4.1 Programas de auditora La actividad de la auditora se ejecuta mediante la aplicacin de los correspondientes programas, los cuales constituyen esquemas detallados por adelantado del trabajo a efectuarse y contienen objetivos y procedimientos que guan el desarrollo del mismo. El programa de auditora es el documento formal que sirve como gua de procedimientos a ser aplicados durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada. Es un enunciado lgicamente ordenado y clasificado de los procedimientos de auditora a ser empleados y la extensin y oportunidad de su aplicacin. Las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental vigentes, disponen el uso de programas para la planificacin preliminar y especfica de la auditora y como uno de los productos de esta ltima, la inclusin de programas de auditora por componentes, ciclos, sistemas o cuentas, dependiendo del enfoque de la auditora. 5.4.2 Tcnicas y practicas de auditora Las tcnicas de auditora constituyen los mtodos prcticos de investigacin y pruebas que emplea el auditor para obtener la evidencia o informacin adecuada y suficiente para fundamentar sus opiniones y conclusiones, contenidas en el informe. Las tcnicas de auditora son las herramientas del auditor y su empleo se basa en su criterio o juicio, segn las circunstancias. Durante la fase de planeamiento y programacin, el auditor determina cules tcnicas va a emplear, cundo debe hacerlo y de qu manera. Las tcnicas seleccionadas para una auditora especfica al ser aplicadas se convierten en los procedimientos de auditora. Algunas de las tcnicas y otras prcticas para la aplicacin de las pruebas en la auditora profesional del sector pblico son expuestas a continuacin:

105

TECNICAS Y PRACTICAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

VERIFICACION
FACILITAN LA EVALUACION Y LA FORMULACION DE COMENTARIOS Y ACCIONES CORRECTIVAS, SE CLASIFICAN GENERALMENTE A BASE DE LA ACCION QUE SE VA A EFECTUAR

OCULAR

COMPARACION
RELACION ENTRE DOS O MS ASPECTOS, PARA OBSERVAR LA SIMILITUD O DIFERENCIA ENTRE ELLOS.

OBSERVACION
EXAMINAR LA FORMA COMO SE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES Y OPERACIONES

REVISION SECTIVA
EXAMEN OCULAR RAPIDO CON EL FIN DE SEPARAR MENTALMENTE ASUNTOS QUE NO SON TIPICOS O NORMALES.

RASTREO
SEGUIR LA SECUENCIA DE UNA OPERACION DENTRO DEL PROCESO

VERBAL

INDAGACION
MEDIANTE CONVERSACIONES ES POSIBLE OBTENER INFORMACION SUS RESULTADOS POR SI SOLOS NO CONTITUYEN EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE, POR LO QUE SUS RESULTADOS DEBEN SER DOCUMENTADOS

ESCRITA

ANALISIS
DETERMINAR LA COMPOSICION O CONTENIDO CLASIFICANDOLAS Y SEPARANDOLAS EN ELEMENTOS O PARTES

CONCILIACION
ESTABLECER LA RELACION EXACTA ENTRE DOS CONJUNTOS DE DATOS RELACIONADOS, SEPARADOS E INDEPENDIENTES

CONFIRMACION
CERCIORARSE DE LA AUTENTICIDAD DE LA INFORMACION, QUE REVELA LA ENTIDAD

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DOCUMENTAL

COMPROBACION
VERIFICACION DE LA EVIDENCIA QUE SUSTENTA UNA ACTIVIDAD U OPERACIN, PARA DETERMINAR LEGALIDAD, PROPIEDAD Y CONFORMIDAD

COMPUTACION
SE REFIERE A CALCULAR, CONTAR O TOTALIZAR LA INFORMACIN NUMERICA, CON EL PROPOSITO DE VERIFICAR LA EXACTITUD MATEMATICA DE LAS ACTIVIDADES U OPERACIONES REALIZADAS

FISICA

INSPECCION
CONSTATACION O EXAMEN FICSICO Y OCULAR DE OS BIENES, DOCUMENTOS Y VALORES, CON EL OBJETO DE SATISFCERSE DE SU EXISTENCIA, AUTENTICIDAD Y DERECHO DE PROPIEDAD

OTRAS PRACTICAS

ES EL CRITERIO PROFESIONAL DEL AUDITOR, EL QUE DETERMINA LA COMBINACION MAS ADECUADA, QUE LES SUMINISTREN LA EVIDENCIA NECESARIA Y LA SUFICIENTE CERTEZA PARA FUNDAMENTAR SUS OPINIONES Y CONCLUSIONES OBJETIVAS Y PROFESIONALES

107

5.4.3. La tcnica de entrevista para auditores La entrevista constituye el vehculo para ganar acceso a datos ms confiables. La entrevista es el corazn del proceso de investigacin, que maneja las destrezas y las tcnicas de buscar, que decir y cmo decirlo desde el principio hasta el final del proceso; para lo cual el auditor debe determinar si las condiciones son aptas para fomentar discusiones constructivas y productivas, de lo contrario debe medir las opciones y determinar si los objetivos que persigue la entrevista se pueden cumplir o si tiene que hacer otros arreglos y buscar el momento propicio para realizar dicho proceso. Al comenzar la entrevista, el auditor debe usar la informacin que obtuvo durante la investigacin preliminar lo cual le permitir abrir la conversacin y facilitar la realizacin de la entrevista, para lo cual el auditor deber: Dar al entrevistado informacin sobre el origen de la auditora y las razones que dieron lugar la entrevista. Discutir el propsito y los objetivos de la entrevista Preguntar al entrevistado si tiene alguna pregunta o preocupacin antes de entrar a los temas de la entrevista. Informar el tiempo que espera que dure la entrevista.

Las preguntas que hace el auditor estn orientadas a los objetivos y el propsito de la entrevista. El estilo de las mismas est basado en como obtener la mayor informacin sin intimidar al entrevistado. El auditor debe conducir la apertura y cierre de la entrevista de manera que demuestre al entrevistado que se le agradece por su tiempo y la informacin proporcionada y dar una idea general de lo prximo que ocurrir en el proceso de la auditora para mantener siempre la comunicacin abierta para otras preguntas en el futuro. Los ingredientes ms importantes que se debe tomar en cuenta para que una entrevista resulte eficiente y efectiva son:

Tcnica de formulacin de preguntas Preguntas abiertas Preguntas cerradas Preguntas dirigidas

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2.

Destreza de escuchar Escuchar para or Escuchar para entender

3.

Parfrasis Palabra por palabra Sustancia Inferencia

4.

Destrezas de explorar Seguimiento al contenido Respondiendo para afectar

5.

Tomando notas Narrativas Grficas

6.

Comunicacin verbal Contacto de ojos Postura Comportamiento que distrae

CAPITULO VI EJECUCION DEL TRABAJO


1. Generalidades

La fase de ejecucin del trabajo se concreta con la aplicacin de los programas elaborados en la planificacin especfica y el cumplimiento de los estndares definidos en el plan de la auditora. Esta fase de la auditora prev la utilizacin de profesionales especializados en las materias objeto de la auditora, casos en los cuales el trabajo incluir la preparacin de los programas que sern sometidos a la revisin del jefe de equipo y supervisor. Los productos principales de la fase de ejecucin del trabajo son: - Estructura del informe de auditora referenciando con los papeles de trabajo de respaldo. - Programa para comunicar los resultados de auditora a la administracin de la entidad. - Borrador del informe de auditora, cuyos principales resultados sern comunicados a la administracin. - Expediente de papeles de trabajo organizado de acuerdo a los componentes examinados e informados. - Informe de supervisin tcnica de la auditora. - Expediente de papeles de trabajo de supervisin. 2. Hallazgos de Auditora

El trmino hallazgo se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el auditor. Por lo tanto, abarca los hechos y otras informaciones obtenidas que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras personas interesadas. Los hallazgos en la auditora, se definen como asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin confiable y consistente, en relacin con las aseveraciones efectuadas por la administracin. 2.1 Elementos del Hallazgo de Auditora Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditora, no siempre podra ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen juicio y criterio

113

profesional para decidir cmo informar determinada debilidad importante identificada en el control interno. La extensin mnima de cada hallazgo de auditora depender de cmo ste debe ser informado, aunque por lo menos, el auditor debe identificar los siguientes elementos: Condicin: Se refiere a la situacin actual encontrada por el auditor al examinar una rea, actividad, funcin u operacin, entendida como lo que es. Criterio: Comprende la concepcin de lo que debe ser , con lo cual el auditor mide la condicin del hecho o situacin. Es el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada, generalmente representa la prdida en trminos monetarios originados por el incumplimiento para el logro de la meta, fines y objetivos institucionales. Es la razn bsica (o las razones) por lo cual ocurri la condicin, o tambin el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Su identificacin requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin.

Efecto:

Causa:

3.

Evidencias de Auditora

Las evidencia de auditora es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes (relevantes) que sustentan las conclusiones de auditora. Las evidencias de auditora constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos que examina y cuando stas son suficientes y competentes, constituyen el respaldo del examen que sustentan el contenido del informe. Las evidencias se clasifican en: Fsica Que se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes, documentos y registros. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorando, fotografas, grficos, cuadros, muestreo, materiales, entre otras. Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el transcurso de la auditora, con el fin de comprobar la autenticidad de los hechos. Consiste en la informacin elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administracin relacionada con su desempeo (internos), y aquellos

Testimonial

Documental

114

que se originan fuera de la entidad (externos). Analtica Se obtiene al analizar o verificar la informacin, el juicio profesional del auditor acumulado a travs de la experiencia, orienta y facilita el anlisis. 3.1 Atributos de la Evidencia

Para que sea una evidencia de auditora, se requiere la unin de dos elementos: evidencia suficiente (caracterstica cuantitativa) y evidencia comprobatoria o competente (caracterstica cualitativa), que proporcionan al auditor la conviccin necesaria que le permita tener una base objetiva de su examen. Los atributos de la evidencia pueden ser: Suficiencia Se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto en sus cualidades de pertinencia y competencia. El concepto de suficiencia reconoce que el auditor no puede reducir el riesgo de auditora a cero y el SAS-31- Evidencias de Auditora pone nfasis en que la acumulacin de evidencias debe ser ms persuasiva que convincente. Competencia Para que la evidencia sea competente, debe ser vlida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor debe considerar si existen razones para dudar de su validez o su integridad. Sin embargo, reconociendo la posibilidad de que existen excepciones, el SAS-31 - Evidencias de Auditora hace las siguientes generalizaciones: Pertinencia o Relevancia La evidencia es ms confiable si se obtiene de una fuente independiente. Cuanto ms efectivo sea el control interno, ms confiable ser la evidencia. La evidencia obtenida directamente por el auditor a travs del examen fsico, observacin, clculo e inspeccin es ms persuasiva que la informacin obtenida indirectamente. Los documentos originales son ms confiables que sus copias.

Es aquella evidencia significativa relacionada con el especfico.

hallazgo

115

4.

Conclusiones de Auditora

Obtener conclusiones apropiadas de auditora es una parte del proceso, tan importante como la aplicacin de los programas especficos, resumen el resultado del trabajo y establecen si los objetivos de auditora han sido alcanzados. Sin conclusiones apropiadas el trabajo es incompleto. Todas las conclusiones de auditora deben ser revisadas por un miembro experimentado del equipo, de mayor jerarqua que aquel que las prepar, pues tienen como propsito preparar el informe a base de la evaluacin de: Las observaciones derivadas de los procedimientos de auditora aplicados. Los hallazgos importantes de cada componente examinado. Los hallazgos de la auditora.

Si al evaluar los hallazgos de auditora se concluye que los informes de gestin y financieros, entre otros estn significativamente distorsionados y el error acumulado supera el lmite establecido para la significatividad, es necesario realizar lo siguiente: Proponer las correcciones o los ajustes necesarios. Ampliar el trabajo para obtener una mejor estimacin del error ms probable. Incluir en el informe de auditora las limitaciones y salvedades o emitir un informe adverso. Documentacin de una Auditora

5.

La ejecucin del trabajo es la fase que utiliza una parte importante del tiempo al aplicar los programas especficos elaborados para cada componente. Los resultados obtenidos se documentarn en un expediente de papeles de trabajo, relacionados con la evidencia sustentatoria acumulada que respalde los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Gran parte de la normativa tcnica de auditora est relacionada directamente con la documentacin de la auditora o la elaboracin de papeles de trabajo cuyo propsito es evidenciar o sustentar las conclusiones y opiniones contenidas en el informe de auditora. La auditora gubernamental es un proceso continuo de acumulacin de informacin documental, testimonial, analtica y fsica relacionada con la verificacin de las actividades desarrolladas por una entidad y el cumplimiento de las funciones y obligaciones de sus funcionarios y empleados dirigidas a evaluar la eficiente utilizacin de los recursos, la efectividad en el logro de las metas y objetivos institucionales y el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables.

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Los siguientes criterios se aplicarn para documentar una auditora especfica: Definir la estructura de los papeles de trabajo al iniciar la auditora con base en las siguientes fases definidas para este fin: - Planificacin Preliminar (PP) - Planificacin Especfica (PE) - Ejecucin del Trabajo (ET) - Comunicacin de Resultados (CR) Adems para la estructuracin, elaboracin y organizacin de papeles de trabajo se sugiere: Estructurar el contenido de los papeles de trabajo de cada una de las fases del proceso considerando los componentes relevantes que incluyan varias actividades relacionadas. Utilizar de manera consistente los ndices definidos para las fases y los componentes identificados, principalmente en la planificacin especfica y en la ejecucin del trabajo. Desglosar en varios expedientes por componentes, la ejecucin del trabajo para facilitar el manejo de la informacin y la documentacin de la auditora a nivel de los miembros del equipo. Mantener expedientes independientes de las fases hasta concluir el examen, acumulando la informacin al preparar el informe y presentar los resultados a la administracin de la entidad. Agrupar los expedientes en legajos de informacin manejable para archivo y consulta posterior. Concluida la auditora proceder a numerar todos los papeles de trabajo, partiendo del expediente de administracin de la auditora y completarla con la ejecucin del trabajo. Mantener en forma separada el expediente de papeles de trabajo de la supervisin tcnica aplicada durante el examen y su archivo junto a la documentacin de la auditora.

6.

Comunicacin de los Hallazgos de Auditora

La comunicacin de hallazgos de auditora es el proceso mediante el cual, el auditor jefe de

117

equipo da a conocer a los funcionarios responsables de la entidad auditada, a fin de que en un plazo previamente fijado presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluacin oportuna y consideracin en el informe. Su propsito es proporcionar informacin til y oportuna, en torno a asuntos importantes que posibilite recomendar, en su momento, la n ecesidad de efectuar mejoras en las operaciones y en el sistema de control interno de la entidad. Los hallazgos de auditora se refieren a deficiencias o irregularidades identificadas, como consecuencia de la aplicacin de los procedimientos de auditora. Tan pronto como sea desarrollado un hallazgo de auditora, el auditor jefe de equipo debe comunicar a los funcionarios responsables de la entidad examinada, con el objeto de: Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados; Facilitar la oportuna adopcin de acciones correctivas.

Una vez evaluada la informacin proporcionada y tan pronto rena los elementos suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor jefe de equipo proceder a formular los hallazgos de auditora. A base de ellos, cursar los respectivos oficios de comunicacin, teniendo en consideracin lo siguiente: a) reserva, b) materialidad o importancia, c) hallazgos vinculados a la participacin y competencia personal de su destinatario, d) recepcin acreditada y e) plazo para la recepcin de comentarios de la entidad. En los hallazgos de auditora a ser comunicados, se considerarn los siguientes elementos: Condicin, Criterio, Causa y Efecto. 6.1 Plazos para la Recepcin de Comentarios de la Entidad El plazo para la recepcin de las aclaraciones o comentarios, requiere ser establecido teniendo en cuenta las particularidades de cada hallazgo de auditora, tales como: a) la naturaleza de la materia bajo anlisis, b) el alcance del examen, y c) s la persona a la que debe dirigirse la comunicacin no labora en la entidad auditada, entre otros aspectos. Para la presentacin de las aclaraciones o comentarios, en el oficio de comunicacin de hallazgos de auditora, el auditor jefe de equipo indicar un plazo de respuesta. Para la ampliacin de plazo que soliciten los funcionarios debe considerarse los siguientes aspectos: Procede su otorgamiento por una sola vez, siempre y cuando lo solicite la persona receptora de la comunicacin sustentadamente por escrito, antes del vencimiento del plazo. Si existieran circunstancias particulares o limitaciones justificables que tenga la persona comunicada, el auditor jefe de equipo, en coordinacin con el supervisor y el nivel

118

gerencial correspondiente, pueden otorgar una ampliacin extraordinaria. Se entiende que la solicitud de prrroga ordinaria ha sido aceptada a su recepcin, salvo denegacin expresa, contndose el trmino en das hbiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Los lmites al plazo para la presentacin de aclaraciones o comentarios, no excedern del plazo establecido. 6.2 Comunicacin de Resultados a Ex - Funcionarios Cuando el equipo de auditora haya agotado todos los medios a su alcance para ubicar a la persona que debe recibir la comunicacin, proceder a citarla mediante aviso publicado en el diario de mayor circulacin de la localidad en que se encuentra la entidad auditada. Los asuntos de menor importancia que no justifiquen su inclusin en el informe, pero que el auditor considera que puede ser de inters para la entidad auditada, sern informados por escrito, conforme a los procedimientos establecidos. Los asuntos aislados y carentes de significacin, sern comunicados directamente a la persona responsable de efectuar la correccin pertinente. 6.3 Entrevista Preliminar con Funcionarios Responsables La comunicacin escrita sobre hallazgos de auditora con funcionarios responsables de la entidad auditada, es parte sustancial de los procedimientos de auditora. La comunicacin mediante oficio incluyendo la informacin sobre los hallazgos de auditora, tiene el objeto de requerir el punto de vista de la entidad; sin embargo, tales esfuerzos deben ser precedidos por entrevistas con los funcionarios responsables de la entidad en los niveles medios y bajo, especialmente, en cuanto se refiere a los asuntos de carcter individual. No debe esperarse acumular un nmero importante de hallazgos de auditora para comunicarlos en forma conjunta a los niveles responsables de la entidad. La discusin de los hallazgos antes de elaborar el borrador del informe, dar como resultado documentos ms completos y menos susceptibles de ser refutados por la entidad, dado que es posible recoger opiniones preliminares sobre los aspectos, tales como: las causas de las diferencias y la naturaleza de las medidas correctivas a implementarse. Esto reducir el tiempo empleado en su preparacin, de manera que el informe final se encuentre listo dentro de los plazos previstos. 6.4 Conferencia Final con la Alta Direccin de la Entidad Auditada. La conferencia final es realizada por el supervior y el jefe de equipo de auditora al trmino del trabajo, para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la entidad examinada, en forma oral y por escrito, mediante oficio, la totalidad de los hallazgos de auditora

119

encontrados en el transcurso de su trabajo. El propsito de esta conferencia final es informar a la alta direccin, sobre los hallazgos de auditora que, durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados responsables de las situaciones identificadas. La comunicacin de hallazgos y la evaluacin de las repuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase de ejecucin y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final permite elaborar el informe de auditora. 7. Papeles de Trabajo 7.1 Definicin

Es el conjunto de cdulas y documentos elaborados y obtenidos por el auditor durante el curso de la auditora. Estos sirven para evidenciar en forma suficiente, competente y pertinente el trabajo realizado por los auditores gubernamentales y respaldar sus opiniones, los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones presentadas en los informes; as como todos aquellos documentos que respaldan al informe del auditor, recibidos de terceros ajenos a la entidad, de la propia entidad y los elaborados por el auditor en el transcurso del examen hasta el momento de emitir su informe. 7.2 Propsito Los propsitos principales de los papeles de trabajo son: Registrar las labores: Proporcionar un registro sistemtico y detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditora. Registrar los resultados: Proporcionar un registro de informacin y evidencia obtenida y desarrollada, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditora. Respaldar el informe del auditor: El informe de auditora bajo ninguna circunstancia debe contener informacin o datos que no estn respaldados en los papeles e trabajo. Indicar el grado de confianza del control interno:

120

Los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluacin del control interno, as como los comentarios sobre el mismo. Servir como fuente de informacin: Sirven como fuente de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos especficos. Mejorar la calidad del examen: Los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atencin sobre asuntos importantes y garantizan que se de atencin adecuada a los hallazgos ms significativos Facilitar la revisin y supervisin:. Los papales de trabajo son indispensables para la etapa de revisin del informe antes de emitirlo. Permite al auditor supervisor revisar los detalles del examen. En el caso de cualquier pregunta o dudas sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo estn para responderles o aclararlas. 7.3 Caractersticas Generales

La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependern, entre otros, de diversos factores: La naturaleza de la tarea y la clase de auditora que se va a realizar. La condicin del rea, programa o entidad a ser examinada. El grado de seguridad en los controles internos. La necesidad de tener una supervisin y control de la auditora y La naturaleza del informe de auditora.

7.4 Ordenamiento, Revisin y Aprobacin de los Papeles de Trabajo Debido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lgico es importante durante el curso de las labores de auditora y despus de haberlas terminado; inclusive para su archivo. En la auditora financiera el orden lgico es el que sigue la secuencia de las cuentas en el balance general es decir activos, pasivos, ingresos y gastos. En la auditora de gestin el orden est dado por las actividades o reas ms importantes examinadas. Todos los papeles de trabajo sern referenciados, de tal forma que la relacin existente

121

entre ellos sea cruzada. El propsito de la referenciacin cruzada es mostrar en forma objetiva, a travs de los papeles de trabajo, las relaciones existentes entre las evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y el contenido del informe de auditora. 7.5 Custodia y Archivo de los Papeles de Trabajo La custodio y archivo de los papeles de trabajo es de propiedad del Organismo Tcnico Superior de Control, de las Firmas Privadas de Auditora Contratadas y de las Unidades de Auditora Interna. En el caso de las entidades que no cuenten con auditora interna, la responsabilidad por la organizacin y mantenimiento del archivo permanente corresponde a la unidad operativa de auditora de la Contralora General del Estado, las mismas que tienen la responsabilidad de la custodia en un archivo activo por el lapso de cinco aos y un archivo pasivo por hasta el lapso establecido en la normativa vigente expedida para el efecto. Documentacin que nicamente ser exhibida y entregada por requerimiento judicial. Los archivos de papeles de trabajo, para cada labor deben dividirse en dos grupos: Archivo permanente: dirigido a mantener la informacin general de carcter permanente como un punto clave de referencia para conocer la entidad, su misin bsica y los principales objetivos para futuros exmenes. Archivo corriente: incluyen los papeles de trabajo y evidencias que sustenten el resultado de la auditora; as como tambin los criterios utilizados por los responsables de la fase de ejecucin. Marcas de Auditora

7.6.

Las marcas de auditora son signos o smbolos convencionales que utiliza el auditor gubernamental para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas realizadas en la ejecucin de un examen. Cuando el auditor trabaja sobre los elementos recibidos de la entidad, de terceros ajenos a la entidad y los confeccionados por l, no puede dejar constancia descriptiva de la tarea realizada al lado de cada importe, de cada saldo o de cualquier informacin, por cuanto implicara una repeticin innecesaria, utilizacin de mayor tiempo, incremento de papeles de trabajo y se dificultara cualquier revisin posterior.

7.7

Carta de Representacin (auditora financiera)

El auditor normalmente incluye en los papeles de trabajo de la auditoria, evidencia de las exposiciones de la adminsitracin en forma de un resumen de las discusiones orales con la administracin o de representaciones por escrito de la administracin.

122

Las representaciones de la administracin no pueden ser un substituto para otra evidencia de auditora que el auditor pudiera razonablemente esperar que est disponible, las representaciones por escrito solicitadas a la administracin pueden limitarse a asuntos que se consideren de carcter significativo ya sea individual o colectivamente de la informacin proporcionada. La posibilidad de malos entendidos entre el auditor y la administracin se reduce cuando las representaciones orales son confirmadas por la administracin por escrito, los asuntos que se pueden incluir en una carta de representacin o en una carta confirmatoria a la administracin se expone en el siguiente modelo:

MODELO DE CARTA DE REPRESENTACION

Quito, ...............................de...................... 200X

Seores AUDITORES DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO DIRECCION DE AUDITORIA ........... Avda. Juan Montalvo y 6 de Diciembre Quito - Ecuador

Estimados Seores:

Con relacin a su examen de los estados financieros de la entidad........................... por el perodo comprendido entre el.........y el............, con el propsito de expresar una opinin en cuanto a que si los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situacin financiera de la Compaa, los resultados de las operaciones, los flujos de efectivo, de la ejecucin presupuestaria y de la ejecucin del programa peridico de caja de la entidad................., de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en el Ecuador, confirmamos segn nuestro leal saber y entender, las siguientes representaciones y manifestaciones hechas a ustedes durante su auditora. Somos responsables de la presentacin razonable de los estados financieros, de la posicin financiera, los resultados de las operaciones, flujos de efectivo, ejecucin presupuestaria y ejecucin del programa peridico de caja de acuerdo con principios y prcticas de

123

contabilidad establecidos en el Ecuador. Entendemos que su auditora se efectu de acuerdo con normas ecuatorianas de auditora y por consiguiente, incluy aquellas pruebas de los registros de Contabilidad y aquellos otros procedimientos de auditora que ustedes consideraron necesarios en las circunstancias, con el fin de expresar una opinin sobre los mencionados estados financieros. Tambin entendemos que tal examen no revelara todas las irregularidades, si hubiera alguna. Hemos puesto a su disposicin todos los registros financieros y los datos relacionados a ellos. Hemos proporcionado las copias de las actas de las siguientes reuniones y sesiones: Reuniones: Marzo 30 de 200..... Abril 02 de 200....... Junio 29 de 200....... Noviembre 05 de 200...... Noviembre 06 de 200...... Sesiones: Enero 11 de 200......... Febrero 12 de 200...... Mayo 07 de 200....... Octubre 29 de 200..... Noviembre 19 de 200...... En las cuales se resumen las resoluciones que podran tener un efecto significativo sobre los estados financieros. Los estados financieros no contienen errores importantes. No hay transacciones significativas que no hayan sido adecuadamente registradas en los registros contables que respalden los estados financieros. Lo siguiente ha sido adecuadamente registrado y revelado en los estados financieros: Transacciones con partes relacionadas y los importes respectivos de cuentas por cobrar o cuentas por pagar que incluye ventas, compras, prstamos, transferencias, contratos de arrendamiento, garantas y otras operaciones. Acuerdos con instituciones financieras que requieran saldos compensatorios u otros

124

acuerdos que conlleven restricciones en los saldos de efectivo y lneas de crdito u otras disposiciones similares. Conocemos que al 31 de diciembre de 200X y hasta la fecha de emisin de su informe (Junio 07 de 200XX) no recibieron respuesta a nuestras solicitudes de confirmacin de saldos y operaciones de las siguientes entidades bancarias: Entidad Bancaria NNNNNN Cuenta Corriente N...........................................

Lo cual les impidi conocer de la eventual existencia de prstamos, obligaciones contingentes, garantas colaterales u otras operaciones adicionales a las reveladas en los estados financieros auditados, efectuadas durante el perodo y que tengan algn efecto sobre los mismos. No han habido (les hemos revelado todas): Irregularidades que involucren a la Gerencia o empleados que tienen una participacin importante en el control interno o que podran tener un efecto importante sobre los estados financieros. Comunicaciones de las entidades reguladoras referentes al no cumplimiento c o on, deficiencias en las prcticas de presentacin de la informacin financiera que podran tener un efecto significativo sobre los estados financieros. No ha habido (les hemos revelado todos) planes e intenciones que puedan afectar materialmente al valor registrado o a la clasificacin de los activos y pasivos reflejados en los estados financieros. Todos los inventarios son de propiedad de la entidad. No ha habido (hemos efectuado las estimaciones necesarias) para reducir el exceso o los inventarios obsoletos a su valor neto estimado de realizacin. Hemos cumplido con todos los aspectos importantes de acuerdos contractuales que asumi la entidad y que pudieran tener un efecto importante sobre los estados financieros en caso de no cumplirse. La entidad tiene los correspondientes ttulos de propiedad satisfactorios de todos los activos que posee y no hay derechos de retencin o gravmenes sobre tales activos ni tampoco activos dados en garanta. No ha habido ( les hemos revelado todo) violaciones o posibles violaciones de la Ley o regulaciones cuyos efectos debieran considerarse para ser revelados en los estados financieros o como base para registrarse en prdida contingente. Otros pasivos importantes, ganancias o prdidas contingentes que deban acumularse o

125

revelarse de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en el Ecuador. No hay (les hemos revelado todos) reclamos presentados o imposiciones pendientes que nuestros abogados nos hayan notificado que sean de probable confirmacin y deban ser revelados de acuerdo con principios y prcticas de contabilidad establecidos en el Ecuador. La entidad no ha sido revisada por parte de las autoridades fiscales. La informacin financiera interna incluida en los estados financieros ha sido preparada y presentada de acuerdo con principios y prcticas de contabilidad establecidos en el Ecuador.

Atentamente

PRESIDENTE EJECUTIVO GERENTE GENERAL

CONTADOR GENERAL

8.

Indicadores

El indicador es una visin de la realidad que se quiere transformar, consecuentemente los indicadores permiten valorar las modificaciones(variaciones, dinmicas) de las caractersticas de la unidad de anlisis establecida, es decir de los objetivos institucionales y programticos. En la prctica, los indicadores permiten a la Gerencia evaluar las estrategias, proceso y logros de la accin institucional. Si la Gerencia no encuentra en los bancos de indicadores el o los indicadores que le permitan valorar los avances y logros de la accin institucional, es necesario construir su propio indicador o indicadores. Como los indicadores son los patrones de valoracin del comportamiento de las variables relevantes, las mismas que se desprenden de cada uno de los objetivos institucionales, es fundamental determinar las diferentes clases o tipos de indicadores entre los cuales se pueden precisar los siguientes: 8.1 De Gestin o Eficiencia

Conocidos tambin bajo otras denominaciones como de: seguimiento, de control, de monitoreo, de administracin, de actividades, de tareas, de metas intermedias, de adelantos, de avances, de progresos, de procesos, indicadores internos.

126

Los indicadores de gestin permiten la valoracin de la Eficiencia en la utilizacin de los recursos durante el tiempo que se adelante el plan, programa o proyecto. Tienen como misin valorar el rendimiento ( productividad fsica) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener ciertos objetivos con unos tiempos y costos registrados y analizados, adems permiten la valoracin de al menos los siguientes elementos: Utilizacin de los recursos humanos, fsicos y financieros. El tiempo. El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias. El rendimiento fsico promedio ( productividad) medido ste como la relacin que existe entre los logros y los recursos utilizados. El costo promedio, costo/efectividad o mejor, esfuerzo/resultado o costo/beneficio. 8.2 De Logro o Eficacia

Son conocidos tambin como indicadores de xito, externos, de impacto, o de objetivos; los cuales permiten la valoracin de los cambios en las variables socioeconmicas propiciados por la accin institucional. Los indicadores de Logro son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo. Este tipo de indicadores permite la valoracin de la Eficacia de los planes, programas, actividades de la institucin, entre otros para resolver los problemas y necesidades del grupo y la regin con quien se adelanta los logros y metas previstas. La comparacin de los objetivos formulados inicialmente (metas) con los logros obtenidos y con los estndares y/o valoracin inicial, en los planes, programas, proyectos y otros, permiten analizar la eficacia en cada nivel de planificacin; es decir, si se resolvi el problema y en qu magnitud. Realmente se pueden distinguir al menos cuatro tipos de Indicadores de Logro o Eficacia, concordando cada uno de ellos con el nivel de planificacin y los objetivos establecidos para cada nivel: Indicadores de impacto Relacionados con los logros a largo plazo y las contribuciones de los planes, programas y proyectos al cumplimiento de la misin u objetivo superior de la institucin y/o del grupo. Indicadores de efecto Relacionados con los logros a mediano plazo y las contribuciones de los planes, programas

127

y proyectos al cumplimiento de los objetivos programticos. Indicadores de resultado Relacionados con el inmediato plazo y las contribuciones de los componentes y actividades al cumplimiento de los propsitos establecidos en cada objetivo especfico de los planes, programas y proyectos. Indicadores de producto Relacionados con el inmediato plazo y las contribuciones de los componentes y actividades al cumplimiento de los propsitos establecidos en cada objetivo especfico del plan, programa, y proyecto, entre otros. Los indicadores, siendo los criterios que permiten valorar y evaluar las modificaciones de las variables, se constituyen por lo tanto en parmetros de evaluacin de las metas y objetivos institucionales, para lo cual es fundamental establecer que para la construccin de un indicador se partir de la identificacin de la Unidad de Anlisis, la misma que es desglosada en variables y por ltimo se obtiene el o los indicadores que servirn como patrn de los que se quiere valorar y/o evaluar.

ORIGEN Y USOS DE LOS INDICADORES

UNIDAD DE ANALISIS
ELEMENTO MINIMO DE ESTUDIO OBSERVABLE O MEDIBLE

VARIABLE
CARACTERISTICA, CUALIDADES, ELEMENTOS O COMPONENTES DE UNA UNIDAD DE ANALISIS, LAS CUALES PUEDEN MODIFICARSE O VARIAR EN EL TIEMPO

128

INDICADORES

STATUS O ESTANDARES

METAS VALOR PROYECTADO

LOGROS Y OPINIONES

ANTES

DURANTE

DESPUES

CAPITULO VII COMUNICACION DE RESULTADOS 1. Enfoque Global En el transcurso de una auditora, los auditores mantendrn constante comunicacin con los servidores de la entidad u organismo bajo examen, dndoles la oportunidad para presentar pruebas documentadas, as como informacin verbal pertinente respecto de los asuntos sometidos a examen; la comunicacin de los resultados se la considera como la ltima fase de la auditora, sin embargo debe ser ejecutada durante todo el proceso. La importancia atribuida a la oportunidad en la comunicacin de los resultados est contemplada en las disposiciones legales pertinentes, en las que se manifiesta En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrn comunicacin con los servidores de la entidad, organismo o empresa del sector pblico auditada y dems personas relacionadas con las actividades examinadas. Al finalizar los trabajos de auditora en el campo, se dejar constancia documentada de que fue cumplida la comunicacin de resultados en los trminos previstos por la ley y normas profesionales sobre la materia Las diferencias de opinin entre los auditores y los servidores o ex-servidores de la entidad, organismo o empresa del sector pblico auditada, o terceros relacionados, sern resueltas, en lo posible dentro del curso del examen, de subsistir, en el informe constarn las opiniones divergentes. Las disposiciones legales pertinentes, reconocen a la comunicacin de resultados en el transcurso del examen como un elemento muy importante, especialmente al completar el desarrollo de cada hallazgo significativo y en la conferencia final y por escrito, a travs del informe de auditora que documenta formalmente los resultados del examen. En esta fase se procede a la elaboracin del informe, en donde el equipo de auditora comunica a los funcionarios de la entidad auditada los resultados obtenidos durante todo el proceso de ejecucin de la auditora. 1.1. Comunicacin al Inicio de la Auditora

Para la comunicacin del inicio del examen, en el transcurso del examen y la convocatoria a la lectura del borrador de informe, se considerarn las disposiciones constantes en el Reglamento de Delegacin de Firmas de la Contralora General del Estado. Para la ejecucin de una auditora, el auditor jefe de equipo, mediante oficio notificar el inicio del examen a los principales funcionarios vinculados con las operaciones a ser

131

examinadas de conformidad con el objetivo y alcance de la auditora. En el caso de servidores que se encuentren desempeando funciones, proceder de conformidad al Reglamento de Responsabilidades y cuando el servidor respectivo haya renunciado o salido de su cargo, se citar el artculo pertinente de la ley. Dicha comunicacin se la efectuar en forma individual y de ser necesario, en el domicilio del interesado, por correo certificado o a travs de la prensa. Para el caso de particulares se les notificar o requerir informacin de conformidad con las disposiciones legales pertinentes. La comunicacin inicial, se complementa con las entrevistas a los principales funcionarios de la entidad auditada, en esta oportunidad a ms de recabar informacin, el auditor puede emitir criterios y sugerencias preliminares para corregir los problemas que se puedan detectar en el desarrollo de tales entrevistas. 1.2 Comunicacin en el Transcurso de la Auditora

Con el propsito de que los resultados de un examen no propicien situaciones conflictivas y controversias muchas veces insuperables, stos sern comunicados en el transcurso del examen, tanto a los funcionarios de la entidad examinada, a terceros y a todas aquellas personas que tengan alguna relacin con los hallazgos detectados. El informe de evaluacin del control interno es una de las principales oportunidades para comunicarse con la administracin en forma tanto verbal como escrita. En el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que requieren ser corregidos, los cuales pondrn en conocimiento de los directivos para que se tomen las acciones correctivas, luego, el auditor con la evidencia necesaria, llega a conclusiones firmes, an cuando no se haya emitido el informe final. La comunicacin de resultados ser permanente y no se debe esperar la conclusin del trabajo o la formulacin del informe final, para que la administracin conozca de los asuntos observados por parte del auditor, ste deber transmitirlos tan pronto como haya llegado a formarse un criterio firme debidamente documentado y comprobado. Cuando las personas relacionadas con los hallazgos detectados sean numerosas, de acuerdo a las circunstancias se mantendr reuniones por separado con la mxima autoridad y grupos de funcionarios por reas. De esta actividad, se dejar constancia en las actas correspondientes. Las discrepancias de opinin, entre los auditores y los funcionarios de la entidad, sern resueltas en lo posible durante el curso del examen. Para la formulacin de las recomendaciones, se incluir las acciones correctivas que sean ms convenientes para solucionar las observaciones encontradas.

132

1.3

Comunicacin al Trmino de la Auditora

La comunicacin de los resultados al trmino de la auditora, se efectuar de la siguiente manera: a) Se preparar el borrador del informe que contendr los resultados obtenidos a la conclusin de la auditora, los cuales, sern comunicados en la conferencia final por los auditores de la Contralora a los representantes de las entidades auditadas y las personas vinculadas con el examen. El borrador del informe incluir los comentarios, conclusiones y recomendaciones, estar sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el anlisis realizado por el auditor, este documento es provisional y por consiguiente no constituye un pronunciamiento definitivo ni oficial de la Contralora General del Estado. Los resultados del examen constarn en el borrador del informe y sern dados a conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las entidades auditadas y dems personas vinculadas con l. Convocatoria a la Conferencia Final

b)

c)

1.4

La convocatoria a la conferencia final la realizar el jefe de equipo, mediante notificacin escrita, por lo menos con 48 horas de anticipacin, indicando el lugar, el da y hora de su celebracin. Participarn en la conferencia final: La mxima autoridad de la entidad auditada o su delegado. Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades estn vinculados a la materia objeto del examen. El mximo directivo de la unidad de auditora responsable del examen, el supervisor que actu como tal en la auditora. El jefe de equipo de la auditora. El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y, Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen. La direccin de la conferencia final estar a cargo del jefe de equipo o del funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado, para el efecto. Acta de Conferencia Final

1.5

133

Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborar una Acta de Conferencia Final que incluya toda la informacin necesaria y las firmas de todos los participantes. Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo sentar la razn del hecho en la parte final del documento. El acta se elaborar en original y dos copias; el original se anexar al memorando de antecedentes, en caso de haberlo y una copia se incluir en los papeles de trabajo. 2. El Informe de Auditora

El informe de auditora constituye el producto final del trabajo del auditor gubernamental en el cual se presentan las observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos, y en el caso de auditora financiera, el correspondiente dictamen sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros, los criterios de evaluacin utilizados, las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensin del mismo. 2.1 Requisitos y Cualidades del Informe

La preparacin y presentacin del informe de auditora, reunir las caractersticas que faciliten a los usuarios su comprensin y promuevan la efectiva aplicacin de las acciones correctivas. A continuacin se describen las cualidades de mayor relevancia tales como: a. Utilidad y oportunidad La formulacin de los informes de auditora estar antecedida del anlisis minucioso de los objetivos establecidos, los usuarios de los informes y el tipo de informacin que se desea comunicar para que ellos puedan cumplir con sus atribuciones y responsabilidades. Un informe cuidadosamente preparado, puede ser de escaso valor para los usuarios si llega demasiado tarde al nivel de decisin, responsable de adoptar las acciones que promuevan mejoras importantes en las operaciones de las entidades auditadas. b. Objetividad y perspectiva Cada informe presentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial y clara e incluir suficiente informacin sobre el asunto principal, de manera que proporcione a los usuarios del informe una perspectiva apropiada. c. Concisin

134

d.

El auditor tendr presente que los informes que son completos y, a la vez concisos tienen mayor posibilidad de recibir atencin por los funcionarios responsables de la entidad auditada. Para ser ms efectivo, el informe ser formulado oportunamente despus de la conclusin del trabajo de campo. Precisin y razonabilidad El requisito de precisin se basa en la necesidad de adoptar una posicin equitativa e imparcial al informar a los usuarios y lectores, que los informes expuestos son confiables. Un solo desacierto en el informe puede poner en tela de juicio su total validez y puede desviar la atencin de la esencia del mismo.

e.

Respaldo adecuado Todos los comentarios y conclusiones presentadas en los informes estarn respaldados con suficiente evidencia objetiva para demostrar o probar lo informado, su precisin y razonabilidad.

f.

Tono constructivo El objetivo fundamental del informe de auditora, es conseguir que las actividades institucionales se desarrollen con eficiencia, eficacia y efectividad, por lo tanto el tono del informe debe estar dirigido a provocar una reaccin favorable y la aceptacin de las observaciones, conclusiones y recomendaciones planteadas por el auditor.

g.

Importancia del contenido Los asuntos incluidos en todo informe sern de importancia para justificar que se los comunique y para merecer la atencin de aquellos a quienes van dirigidos. La utilidad y por lo tanto la efectividad del informe disminuye con la inclusin de asuntos de poca importancia, porque ellos tienden a distraer la atencin del lector de los asuntos realmente importantes que se informan.

h.

Claridad Para que el informe se comunique con efectividad, se presentar en forma clara y simple, como sea posible. Es importante considerar la claridad de los datos contenidos en el informe, porque ste puede ser utilizado por otros funcionarios y no slo por los directamente vinculados al examen.

2.2. Responsabilidad en la Elaboracin del Informe

135

La responsabilidad de la redaccin del borrador del informe corresponde al jefe de equipo y supervisor compartida con todos los miembros del equipo de auditora, que han intervenido en las actividades, proyectos, operaciones, funciones, componentes y se desarrollar durante el proceso de la auditora hasta llegar a la consideracin de la autoridad superior de la Contralora General del Estado, para su aprobacin. El supervisor que revise el informe cuidar que se revele todos los hallazgos importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que el contenido de las recomendaciones sea convincente sobre los propsitos de mejorar las situaciones observadas. Para lograr que la revisin del informe de auditora sea efectiva y propenda a la preparacin de un documento de alta calidad, se establece dos niveles de revisin en este proceso: a. Revisin por el supervisor responsable El supervisor es responsable de que el informe revele todos los aspectos de inters que contribuyan al objetivo fundamental de la auditora efectuada. Su revisin estar dirigida a que el informe convenza a los funcionarios responsables de adoptar acciones en base de las situaciones observadas; dependiendo ello del tono que adopte para la redaccin de los hechos presentados, las conclusiones derivadas de su anlisis y recomendaciones para promover mejoras importantes. b. Control de calidad Todo informe antes de su aprobacin, ser sometido a control de calidad, para garantizar que su contenido sea de alta calidad y se ajusta a las polticas y normas de auditora gubernamental establecidas por la Contralora General del Estado. El Control de calidad estar a cargo de profesionales expertos que no hayan intervenido en ninguna de las fases del examen. 2.3 Criterios para Ordenar los Resultados

Los resultados de la auditora y la informacin relevante disponible en la entidad auditada son diferentes, por lo tanto, es posible ordenarla y presentarla de varias maneras atendiendo a las siguientes consideraciones: a. b. Importancia de los resultados Partir de los componentes, ciclos, sistemas o hallazgos generales para llegar a los especficos.

136

c. d. e. 2.4 a.

Seguir el proceso de las operaciones, actividades y/o funciones Utilizar las principales actividades sustantivas y adjetivas. Combinar los criterios expuestos Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones Comentarios Comentario es la descripcin narrativa de los hallazgos o aspectos trascendentales encontrados durante su examen, debiendo contener en forma lgica y clara los asuntos de importancia ya que constituyen la base para una o ms conclusiones y recomendaciones.

b.

Conclusiones Las conclusiones de auditora son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar sus atributos y de obtener la opinin de la entidad. Su formulacin se basa en realidades de la situacin encontrada, manteniendo una actitud objetiva, positiva e independiente sobre lo examinado. Las conclusiones forman parte importante del informe de auditora y generalmente se refieren a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados con respecto a las operaciones, actividades y asuntos examinados descritos en los comentarios correspondientes que podran dar fundamento a la determinacin de responsabilidades, cuando las haya y el establecimiento de acciones correctivas.

c.

Recomendaciones Las recomendaciones son sugerencias positivas para dar soluciones prcticas a los problemas o deficiencias encontradas con la finalidad de mejorar las operaciones o actividades de la entidad y constituyen la parte ms importante del informe.

3. 3.1

Clases de Informes Informe Extenso o Largo

Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen para comunicar los resultados, en el que constan comentarios conclusiones y recomendaciones, incluye el dictamen profesional cuando se trata de auditora financiera; y en relacin con los aspectos examinados, los criterios de evaluacin utilizados, las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensin completa del

137

mismo. El informe slo incluir, hallazgos y conclusiones sustentados por evidencias suficiente, comprobatora y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.

3.2 Informe Breve o Corto Es el documento formulado por el auditor para comunicar los resultados, cuando se practica auditora financiera, en la cual los hallazgos no sean relevantes ni se desprendan responsabilidades el cual contendr el Dictamen Profesional sobre los estados financieros auditados, las notas aclaratorias a los mismos y la informacin financiera complementaria. 3.3 Informe de Examen Especial

Es el reporte que el auditor formula como producto final de la ejecucin de exmenes especiales de carcter financiero, operacional y tcnicos de alcance limitado y menos amplios que el de auditora, aplicando las normas tcnicas y procedimientos de auditora, de ingeniera o a fines para revelar los resultados obtenidos a travs de comentarios, conclusiones y recomendaciones, en consideracin a las disposiciones legales vigentes.

3.4 Informe de Indicio de Responsabilidad Penal Procede cuando por actas, informes y en general por los resultados de auditora y exmenes especiales practicados por servidores de la Contralora General, de las unidades de Auditora Interna y Firmas Privadas de Auditora Contratadas por la Contralora General del Estado, se determinen delitos de peculado y otros que afecten a la administracin pblica y no fuere posible en corto tiempo llegar a resultados finales. Contendrn los elementos probatorios necesarios para que las unidades jurdicas de la Contralora puedan evidenciar ante las autoridades jurisdiccionales, la presuncin de responsabilidad penal de las personas a las que se atribuye la comisin del delito. En consideracin a que dicho informe se lo elabora con la finalidad de precautelar los recursos del Estado, los comentarios tendrn que presentarse de manera que demuestren y sustenten plenamente las presunciones de responsabilidad pertinentes.

4. 4.1

Estructura de los Diferentes Informes de Auditora Cuadro Comparativo de la Estructura

138

Con la finalidad de tener una visin general de la estructura del informe de auditora y exmenes especiales en sus diferentes modalidades se presenta a continuacin un cuadro comparativo y simplificado del contenido de los mismos. Respecto de los informes especficos de auditora o exmenes especiales, en materia ambiental y de obras pblicas, se incluirn en los respectivos manuales especializados.
AUDITORIA FINANCIERA EXTENSO O BREVE O LARGO CORTO X X X X X X X X X X X X X X X EXAMEN ESPECIAL FINANCIERA GESTION X X X X X X

DETALLE CARATULA DETALLE DE ABREVIATURAS UTILIZADAS INDICE SECCION I DICTAMEN PROFESIONAL ESTADOS FINANCIEROS NOTAS A LOS ESTADOS FINANC. SECCION II INFORMACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA SECCION III RESULTADOS DE LA AUDITORIA CAPITULO I.Seguimiento al Cumplimineto de las recomendaciones. CAPITULO II.- Rubros Examinados ANEXOS Detalle de los Principales Funcionarios Cronograma de Implantacin de Recomendaciones SECCION I (CAPITULO I) ENFOQUE DE LA AUDITORIA MOTIVO OBJETIVO ALCANCE ENFOQUE COMPONENTES UTILIZADOS INDICADORES UTILIZADOS SECCION II (CAPITULO II) INFORMACION DE LA ENTIDAD MISION VISION FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS, FODA BASE LEGAL ESTRUCTURA ORGANICA OBJETIVO FINANCIAMIENTO FUNCIONARIOS PRINCIPALES SECCION III (CAPITULO III) COMENTARIOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, SOBRE LA ENTIDAD, RELACIONADOS CON LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO, DEL CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES ENTRE OTROS SECCION IV (CAPITULO IV) RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTES PRESENTACION POR CADA UNO DE LOS COMPONENTES Y/O SUBCOMPONENTES

AUDITORIA DE GESTION X X X

X X X X

X X X X

X X

X X

X X

X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X

139
COMENTARIOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES SECCION V (CAPITULO V) ANEXOS APENDICES X X X

X X

X X

X X

En cada uno de los manuales especializados se describen el contenido de los informes que como producto del desarrollo de los diferentes tipos de auditora de que se trate ser presentado. Para el caso de auditoras a proyectos financiados con recursos de organismos internacionales, la estructura y contenido del informe, cumplir las exigencias especficas requeridas por cada ente financiero. Tratndose de auditoras especializadas podr variar la estructura del informe, previa a la autorizacin del jefe de la unidad operativa. 5. Tareas Finales de la Fase Comunicacin de Resultados 5.1 Programa para Comunicar Resultados

La comunicacin de resultados se realizar a base del borrador del informe y la organizacin de una reunin en la que adems participarn los principales funcionarios de la entidad. Para el caso es necesario disponer de los siguientes datos: Nombres y cargos de las personas que participarn. Lugar, fecha y hora en que se realizar. Estructura del borrador del informe de auditora a utilizar como agenda de la reunin. Convocatoria formal al titular, a los funcionarios, ex - funcionarios y terceros relacionados con el informe. Nombres de los auditores que participarn en la reunin. Estrategia a seguir durante la comunicacin, identificando las funciones que cumplirn los miembros del equipo que participen en ella. Documento que evidencie la realizacin de la reunin, haciendo constar a las personas que asistieron.

5.2 Efectos de la Comunicacin de Resultados en Informe La comunicacin de resultados a los principales funcionarios de la entidad, por lo regular, genera la presentacin de comentarios, opiniones y, en casos, documentos que ameritan su revisin y la actualizacin del borrador del informe, actividad cuya responsabilidad compete al jefe de equipo y al supervisor. El borrador del informe pasa a conocimiento del supervisor, quien lo revisa ntegramente, incluye las variaciones que considere necesarias.

140

El supervisor firmar e incluir la fecha en el borrador del informe, una vez terminada la revisin e incluidos los ajustes, para someterlo al trmite de preparacin y aprobacin, junto con el informe de supervisin dirigido al jefe de la unidad de auditora. 6. Productos de la Comunicacin de Resultados diversos

Al concluir el trabajo de auditora, sta genera varios productos para destinatarios: 6.1 Para Usuarios Directos

Los usuarios directos de la auditora, son los funcionarios encargados de la administracin de la entidad sujeta a examen y el producto generado es el informe de auditora entregado formalmente al titular de la entidad y a otros funcionarios directamente vinculados. 6. 2. Para Uso Interno

La mayor parte de los productos de utilizacin interna son para soporte y utilizacin de la unidad de auditora, los principales son: Expediente o expedientes consolidados de papeles de trabajo que integran la administracin, planificacin preliminar, planificacin especfica y ejecucin del trabajo de la auditora. - Documentos para actualizacin del archivo permanente de papeles de trabajo. Expediente de papeles de trabajo de la supervisin tcnica aplicada. Ejemplares del informe de auditora para la unidad de auditora, documentacin y archivo, despacho del Contralor General del Estado y otras unidades. - Informe de supervisin tcnica para la jefatura de auditora. 7. Trmite del Informe de Auditora y de Examen Especial Elaborado el informe y cumplida la comunicacin de resultados, este documento ser entregado formalmente por el supervisor al: Director de la Unidad Operativa, Jefe de la Unidad de Auditora Interna o representante de las firmas privadas de auditora contratada, segn sea la procedencia del informe, adjuntando, la sntesis de resultados y cuando corresponda el memorando de antecedentes, para el trmite de las responsabilidades a que hubiere lugar; as como, el archivo corriente de papeles de trabajo, los documentos para actualizar el archivo permanente y el expediente de la supervisin tcnica. Las respectivas jefaturas, asumirn la responsabilidad sobre la calidad del trabajo realizado y la oportunidad en la suscripcin y emisin de los informes, de conformidad con los -

141

respectivos reglamentos: de Delegacin de Firmas de la Contralora General del Estado y Contratacin de Firmas Privadas de Auditora. 7.1 Procedimientos Para el trmite de los informes, las Direcciones de Auditora y Direcciones Regionales seguirn los siguientes procedimientos: a. Remitirn un ejemplar del informe (original) a la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional conjuntamente con la Sntesis de Resultados y el correspondiente memorando de antecedentes, para la revisin. Una vez revisados los informes, la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional, lo remitir a la aprobacin del Subcontralor o Contralor de acuerdo con las disposiciones del Reglamento de Delegacin de Firmas de la Contralora. Aprobado el informe por parte de la autoridad pertinente, se remitir a la Direccin Nacional o Direccin Regional, para que proceda a la distribucin y remisin respectiva, tanto interna como externa. Los informes emitidos por las Unidades de Auditora Interna, suscritos por el jefe de la unidad, sern dirigidos a la mxima autoridad de la institucin a la que pertenezcan, la que ser responsable de adoptar, cuando corresponda, las medidas pertinentes. Para efectos de la determinacin de responsabilidades, enviarn a la Contralora General del Estado, ejemplares de sus informes, en el trmino de ocho das contados desde la fecha de suscripcin, conjuntamente con la documentacin probatoria de los hechos informados. Gua General para la Elaboracin y Redaccin del Informe. Observar la estructura preestablecida, del informe para que, a base de un plan de preparacin del informe elaborado con la debida anticipacin, se vaya complementando la informacin en forma sistemtica y sin demora, evitando acumular datos en forma desordenada e intil. Revisar la correccin de su contenido detenidamente, como ltima verificacin, antes de que se emita. Concluir su redaccin durante el trabajo de campo, y, asegurar su emisin y entrega oportuna. Confirmar y verificar la exactitud de la informacin contenida en el informe antes de su revisin por parte de la unidad administrativa que interviene previa la aprobacin y emisin formal.

b.

c.

d.

7.2 -

142

Constatar que, en forma previa a la emisin del informe, exista evidencia suficiente y adecuada, detallada en los papeles de trabajo. Asegurarse que en el contenido de los hallazgos se puedan identificar sus atributos. Evitar que conste como un hecho, algo que ha escuchado decir. No incluir informacin que podra confundir o dar otra interpretacin al usuario del informe. No omitir las conclusiones u opiniones importantes aunque se aduzca que sern obvias al lector. Presentar con razonabilidad los puntos de vista y comentarios de terceras personas, acerca de los hallazgos y la evaluacin del auditor de esos puntos de vista y comentarios. Asegurarse que los asuntos importantes pendientes tanto legales como de poltica se hayan aclarado antes de presentar el informe a su proceso final. Plantear casos concretos para demostrar el hallazgo detectado. Redondear o aproximar todos los estimados de prdida, ahorro y otros asuntos en el desarrollo de los comentarios, para evitar dar una impresin errnea de precisin. Cuando se use abreviaturas, hacerlo solamente si es imprescindible y en forma correcta. Distinguir claramente las opiniones como tales y no como descripcin de hechos. Evitar el uso de generalizaciones apresuradas o hacer comparaciones entre aspectos que no tienen cualidades comunes. El auditor no debe hacer acusaciones injustificadas o redactar el contenido dejndose influir por su estado de nimo, grado de simpata o factores subjetivos que pueden incidir en los resultados. Ocasionalmente puede ser necesario incluir la explicacin de las razones para hacer la recomendacin o el objetivo que se pretende alcanzar con la misma. Cronograma de Implantacin de las Recomendaciones

8.

143

Constituye un plan de trabajo que permite precisar los objetivos, el alcance y los resultados de lo que ser necesario implantar, como producto de las recomendaciones presentadas en el informe de auditora. Ser elaborado en forma conjunta con los funcionarios de entidad auditada, para que la implantacin se realice con la calidad requerida, en el tiempo y costos establecidos. Este plan de trabajo comprende lo siguiente: 1. Definicin del funcionario que asumir el liderato en la implantacin d las e recomendaciones. 2. Designacin de los funcionarios responsables de cada una de las recomendaciones, as como las fechas de iniciacin y conclusin. 3. Programacin de reuniones peridicas de evaluacin de avances, anlisis de problemas y toma de acciones correctivas. 4. Firma del plan propuesto por todos los participantes. En la elaboracin del cronograma detallado de ejecucin se incluir las actividades a llevarse a cabo y la secuencia de su realizacin, as como las fechas de iniciacin, terminacin y presentacin de los informes de avance de trabajo. Existen varias formas de implantar las recomendaciones y cada una de ellas respondern al problema o problemas de que se traten o bien el grado de complejidad de las mejoras propuestas. Los mtodos ms utilizados son: * Mtodo instantneo Aplicable cuando las recomendaciones son relativamente sencillas y no involucran un gran volumen de operaciones ni unidades administrativas. * Mtodo del proyecto piloto Consiste en llevar a cabo un ensayo de las recomendaciones en solo una parte de la organizacin o de un sistema. * Mtodo de implantacin en paralelo Consiste en la operacin simultnea y por un perodo determinado, tanto del sistema actual como del que se va a implantar. * Mtodo de implantacin parcial o de aproximaciones sucesivas Consiste en seccionar en etapas la implantacin del nuevo sistema y pasar de etapa en etapa hasta que se haya consolidado la anterior. 9. Sntesis del Informe

144

Para conocimiento de las mximas autoridades de la Contralora General del Estado, es importante que los auditores formulen la Sntesis del Informe, que contenga los aspectos ms importantes del informe. Para el trmite de aprobacin de todos los informes de auditora, se adjuntar la Sntesis del Informe en el formulario que se ha definido para recopilar, simplificar y presentar informacin objetiva de los resultados obtenidos para conocimiento del Contralor General del Estado.

CAPITULO VIII RESPONSABILIDADES

Generalidades

1.1

Fundamentos de la Responsabilidad

Las responsabilidades tienen fundamento en los artculos 119, 120, 121 y 212 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, los cuales sealan los principios bsicos siguientes:

Las instituciones del Estado, sus organismos y dependencias y los funcionarios pblicos no podrn ejercer otras atribuciones que las consignadas en la Constitucin y en la Ley, y tendrn el deber de coordinar sus acciones para la consecucin del bien comn.

No habr dignatario, autoridad, funcionario, ni servidor pblico exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones.

El ejercicio de dignidades y funciones pblicas constituye un servicio a la colectividad, que exige capacidad, honestidad y eficiencia.

Las normas para establecer la responsabilidad administrativa, civil culposa e indicios de responsabilidad penal por el manejo y administracin de fondos, bienes o recursos pblicos, se aplicarn a los dignatarios, funcionarios y servidores de los organismos e instituciones del Estado.

La Contralora General del Estado tendr potestad exclusiva para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal.

Los funcionarios que, en ejercicio indebido de las facultades de control, causen daos y perjuicios al inters pblico o a terceros, sern civil y penalmente responsables.

149

1.2

Definicin

Responsabilidad es la obligacin de reparar y satisfacer por uno mismo o por otro, la prdida causada, el mal inferido o el dao irrogado, ocasionados por la culpa u otra causa. La obligacin y la responsabilidad son trminos que se usan frecuente e indistintamente en el lenguaje comn; conviene por lo tanto, hacer una precisin conceptual para discernir y diferenciar el significado de cada uno, en razn de que su connotacin jurdica es distinta. La obligacin constituye el deber a cumplirse, mientras que la responsabilidad, para efectos de este manual, es la desviacin ocasionada por la accin u omisin en la que incurren los servidores al ocupar un cargo en una entidad pblica determinada, sea que se encuentren en su desempeo o hayan dejado de hacerlo. l.3 Origen de la Responsabilidad

Desde el momento en que los servidores pblicos se posesionan de los cargos, asumen obligaciones legales, cuyo incumplimiento acarrea responsabilidades, como forma de precautelar el orden administrativo. De conformidad con la ley pertinente, las conclusiones del informe de auditora pueden dar origen a la determinacin de responsabilidades, por el ejercicio de las actividades administrativas - financieras. La responsabilidad tiene origen en la accin u omisin en que incurren los servidores pblicos en el desempeo de un cargo. La accin es la actividad positiva realizada por el servidor. Se identifica a uno o ms sujetos de responsabilidad por accin, cuando se determina que un hecho o acto administrativo es imputable por la Ley o por las circunstancias que rodean al mismo. La omisin consiste en dejar de hacer algo que el servidor pblico est obligado por la Ley, la distribucin de funciones, las estipulaciones contractuales o cometidos asignados. Esta puede ser intencional o culposa. La omisin intencional es aquella que se produce cuando existe el designio de obtener un resultado daoso. La omisin culposa es equiparable con la culpa leve del Cdigo Civil que consiste en la falta de diligencia y cuidado que los hombres emplean en sus negocios propios. 1.4 Factores para el Establecimiento de las Responsabilidades

Para el establecimiento de las responsabilidades, se deben considerar los siguientes factores:

150

a.

Los deberes y obligaciones de los servidores y de terceros, establecidas segn la ley, la distribucin interna y las estipulaciones contractuales; El poder de decisin o jerarqua del servidor pblico; El grado de importancia del servicio pblico que debe prestar; El grado de culpabilidad tomando en consideracin las circunstancias que rodean el acto o hecho; y, Las consecuencias que se derivan de la accin o de la omisin. Objetivos del Establecimiento de Responsabilidades

b. c. d.

e. 1.5

El fin esencial del establecimiento de responsabilidades, consiste en restablecer el orden resarciendo el perjuicio. Dicho propsito, conlleva al cumplimiento de los siguientes objetivos: a. La sancin de la conducta antijurdica, como aplicacin de la justicia conmutativa, cuyo precepto es, a tal incorreccin corresponde tal pena. La disuasin y prevencin, dirigidas a los potenciales o eventuales transgresores, constituye un objetivo ms efectivo que la sancin; pues, quien disuade, tcitamente reprime. La indemnizacin o reparacin econmica por los daos y perjuicios ocasionados. La prdida o falta de conservacin de los recursos en una entidad, obliga a la restitucin inmediata de los mismos a su estado normal. Ciertos daos y perjuicios, por ser irreparables, tienen que solucionarse econmicamente, al no haber otro mecanismo de reparacin. La correccin, tanto de la desviacin administrativa como de las personas que incurren en la misma. En vano podra sancionarse a dichas personas, si su actitud no mejora o cambia. Efectos de las Responsabilidades

b.

c.

d.

1.6

El incumplimiento de las obligacio nes produce un resultado antijurdico, ocasiona la culpabilidad del obligado y concreta la mala fe o voluntad consciente de ocasionar un acto indebido. Las responsabilidades conllevan dos clases de efectos que afectan moral y pecuniariamente al sujeto imputado. 1.7 Clases de Responsabilidades

La responsabilidad en trminos generales se clasifica as:

151

1.7.1 Clasificacin por los sujetos En atencin a los sujetos encontramos responsables principales y subsidiarios en un primer grupo; y responsables directos y solidarios en el segundo, como lo sealan las disposiciones legales pertinentes, en concordancia con el Reglamento de Responsabilidades. Debido a los diversos grados de vinculacin de los servidores pblicos, en los actos administrativos, necesariamente se dan muchos casos en los cuales no es justo ni procedente establecer igual grado de responsabilidad a todos los que hayan intervenido en la realizacin de un determinado hecho, razn por la cual stas se dividen en: a. Responsabilidad principal y subsidiaria Responsabilidad principal es aquella en la que el sujeto de la misma est obligado, en primer trmino, a dar, hacer o no hacer una cosa, por causa de la determinacin de la responsabilidad, y subsidiaria cuando una persona queda obligada en caso de que el responsable principal incumpla lo suyo. El responsable subsidiario es tratado con menor rigor legal, pues, solamente se le exigir el cumplimiento de la obligacin en el caso de que no lo haga el responsable principal, pudiendo sin embargo, cuando haya pagado por l, requerir su restitucin al obligado principal, por la va ejecutiva. b. Responsabilidad directa y solidaria La responsabilidad directa o individual, se refiere a aquella que recae inmediatamente o en primer trmino sobre la persona que, por razones de su cargo, incumple determinada actuacin u obligaciones. Respecto a la responsabilidad solidaria, el Cdigo Civil establece que las obligaciones de los responsables solidarios son indivisibles; esto es, que recaen "in slidum" sobre dos o ms personas. Esta solidaridad se origina cuando son varias las personas que han actuado en determinada toma de decisin que ha producido un perjuicio o irregularidad. 17.2 Clasificacin por su objeto Por su objeto, las leyes pertinentes, clasifican las responsabilidades en: administrativas, civiles culposas e indicios de penales. En ellas se refleja el funcionamiento ilegal, perjudicial o doloso de los entes de la administracin pblica, en los trminos preceptuados en el Reglamento de Responsabilidades. Los actos u omisiones consideradas en s mismos, atribuibles a los servidores pblicos o terceros relacionados con la administracin, constituyen la materia que puede dar lugar al establecimiento de las responsabilidades administrativas, civiles culposas e indicios de penales.

152

2. 2.1

Responsabilidad Administrativa Fundamentos

La responsabilidad administrativa radica en la inobservancia, violacin o incumplimiento de las disposiciones legales, atribuciones y deberes que compete a los servidores en razn de sus funciones especficas. No procede el establecimiento de la responsabilidad administrativa si no existe norma legal que la contemple. Consecuentemente, cualquier violacin de una norma legal vigente origina esta responsabilidad. La determinacin de la responsabilidad administrativa requiere del informe de auditora, acta o examen especial, el memorando de antecedentes, sntesis y los papeles de trabajo, soportes objetivos de los hechos sancionables. De igual manera, la vigencia en el tiempo y el espacio de las normas legales violadas es otro requisito de fondo que permite determinar responsabilidad y solicitar sanciones, de acuerdo con lo previsto en los artculos 39 primer inciso, 47 y 48 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. 2.1.1 Sujetos de responsabilidad Los sujetos de la responsabilidad administrativa son los servidores y ex-servidores pblicos y las personas naturales y representantes de personas jurdicas privadas, segn lo dispuesto en el artculo 47 de la Ley de la Contralora que concuerda con los artculos 76, 80, 81 y 88 del mismo cuerpo legal, comprendidos en los entes a los que se refieren las disposiciones legales pertinentes, como responsables directos. Para su identificacin e imposicin de sanc iones deber considerarse las siguientes situaciones: a. Si el servidor ejerce un cargo y se halla en funciones en la entidad donde ocurri la desviacin, puede ser multado y/o destituido; Si el servidor est en funciones en otra entidad del sector pblico, puede ser multado, pero no destituido del anterior ni del nuevo cargo que ocupa; En caso de que el servidor haya salido del sector pblico, procede la imposicin de multa pero no la destitucin. Cabe indicar que no es posible multa ni destitucin si el servidor pblico ha fallecido.

b.

c.

2.1.2 Limitacin constitucional De aparecer indicios de responsabilidad administrativa en contra de funcionarios cuyo juzgamiento corresponde al Congreso Nacional, el Contralor General se limitar a participar documentadame nte los hechos al Presidente de la Repblica y, a referirse a ello en su informe a la Funcin Legislativa, sin perjuicio del trmite de las

153

dems responsabilidades al resto de servidores, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 10 del Decreto 3562, publicado en el Registro Oficial 870 de julio 9 de 1979, vigente por la Ley de Presupuestos del Sector Pblico. 2.1.3 Sanciones administrativas La responsabilidad administrativa se concreta en dos tipos de sanciones: La multa: Sancin pecuniaria que se impondr segn la jerarqua del funcionario o empleado responsable, por los actos ejecutados indebidamente, o por la omisin intencional o culposa de las disposiciones legales y reglamentarias. La destitucin: Sancin que produce la cesacin definitiva de funciones de un servidor pblico.

Las sanciones administrativas son correctivas, porque se aplican luego de agotar las instancias normales del ejercicio de control, para reprimir la inobservancia e incumplimiento de la ley; son preventivas porque intimidan a los infractores y son disuasivas porque restringen las conductas ilcitas que impiden el buen desempeo de los servidores pblicos. El artculo 212 de la Constitucin Poltica de la Repblica, da a la Contralora General la potestad para determinar responsabilidades administrativas y las disposiciones legales pertinentes establecen las causales para sancionar a los servidores pblicos responsables de las mismas, sin perjuicio de las responsabilidades civil culposa y el indicio de responsabilidad penal a que hubiere lugar. 2.1.4 Autoridad competente La autoridad competente para la imposicin de sanciones administrativas es la autoridad nominadora de la entidad auditada a pedido del Contralor General; y en los supuestos del inciso 2 del artculo 48 de la Ley de la Contralora que concuerda con los artculos 63 y 69 del mismo cuerpo legal, los impondr y ejecutar el Contralor General. 2.1.5 Graduacin de las sanciones administrativas Las sanciones administrativas se impondrn gradundolas de acuerdo con los criterios siguientes: La gravedad de la violacin de la norma, y la importancia del inters protegido por ella; El volumen e importancia de los recursos comprometidos en el hecho materia de la responsabilidad;

154

La circunstancia de haber realizado el hecho por primera vez, o en forma reiterada; El desorden o desviacin administrativa que haya producido el hecho; La jerarqua del funcionario implicado; y, Otros elementos de juicio que, a criterio de la autoridad competente, deban tomarse en cuenta en cada caso.

2.1.6 Recursos administrativos y jurisdiccional Las decisiones que imponen sanciones en la responsabilidad administrativa, son definitivas y no existe recurso en la va administrativa; pero podrn ser impugnadas en la va jurisdiccional, ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo. 3. Responsabilidad Civil Culposa 3.1 Fundamentos La responsabilidad civil culposa se fundamenta en el perjuicio econmico causado a la entidad u organismo, por la accin u omisin de los servidores pblicos o de terceros, previo estudio del movimiento financiero o del proceso de contratacin y la ejecucin de estudios o proyectos de obras pblicas. 3.1.1 Sujetos de responsabilidad La responsabilidad civil culposa, se extiende no solamente al personal que hace administracin financiera, sino tambin a cualquier servidor de la entidad que ocasione el perjuicio econmico y a las personas naturales o jurdicas de derecho privado en los trminos previstos por los incisos 1,2 y 3 del artculo 53 de la Ley de la Contralora. Respecto de terceros, vinculados con la Administracin Pblica, cuya responsabilidad civil culposa podra estar comprometida, cabe el establecimiento de glosas contra ellos, solidariamente con los servidores pblicos causantes del perjuicio. El sujeto activo, es el culpable del dao o perjuicio, por lo tanto le corresponde repararlo. El sujeto pasivo es el organismo o institucin que sufre el desmedro de sus recursos. 3.1.2 Limitacin constitucional Cuando aparezcan indicios de responsabilidad civil culposa en contra de funcionarios cuyo juzgamiento corresponde al Congreso Nacional, el Contralor

155

General comunicar estos hechos al Presidente de la Repblica, y se referir a ellos en su informe a la Funcin Legislativa. 3.1.3 Aspectos para su establecimiento El establecimiento de la responsabilidad civil culposa, se concreta en tres aspectos de orden econmico, que son: a. El dao emergente del hecho, acto u omisin sujetos a examen, esto es, el monto del perjuicio, cuando ste se manifiesta en forma obvia y clara. El lucro cesante, cuando ste realmente pueda existir y no constituya una mera especulacin, de acuerdo con la naturaleza de la entidad y la posibilidad de cuantificacin. Computacin de intereses al mximo tipo de inters convencional, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes.

b.

c.

El dao emergente es la prdida efectiva experimentada por el acreedor, que origina la disminucin real del patrimonio, a consecuencia del incumplimiento o cumplimiento tardo de la obligacin. Se llama dao emergente porque sale o emerge del patrimonio. El lucro cesante es el beneficio o utilidad que el acreedor habra obtenido con el cumplimiento efectivo, oportuno e ntegro de la obligacin. En definitiva, la privacin de la ganancia que el acreedor habra obtenido si la obligacin se hubiera cumplido. De estos dos elementos, sin duda, el ms importante es el dao emergente, por cuanto supone una prdida real, efectiva y manifiesta en el patrimonio del acreedor. Es por eso que en ninguna indemnizacin de perjuicios puede faltar, pues constituye en esencia una prdida real, manifiesta y efectiva, fcil de probarla y establecerla. No sucede lo mismo con el lucro cesante, que es algo hipottico y se halla en el campo de las suposiciones; de ah la gran dificultad para establecerlo en la prctica. 3.1.4 Autoridad competente

Conforme lo determinan las disposiciones legales pertinentes, la responsabilidad civil culposa es determinada en forma privativa por el Contralor General. 3.1.5 Tipos de responsabilidad civil culposa Para el establecimiento del perjuicio econmico, la ley pertinente, determina dos tipos de responsabilidad civil: la glosa y la orden de reintegro.

156

3.2

Responsabilidad Civil - Va Glosa

Glosa o predeterminacin es una observacin que formula la Contralora General, en contra de un servidor pblico, tercero involucrado o beneficiario, conforme lo dispuesto en el artculo 53 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, cuando se ha detectado un hecho que cause perjuicio econmico y disminuya los recursos de la entidad u organismo, debido al incumplimiento de sus obligaciones y de procedimientos previstos en la ley, a efecto de que justifique suficientemente tal imputacin. El principio jurdico sustantivo de la glosa es el egreso injustificado. Contiene una correspondencia entre los siguientes elementos: una actuacin ilcita culposa, que origina el perjuicio econmico, y un agente imputable. Para el establecimiento de la responsabilidad civil culposa va glosa, deber probarse suficientemente el perjuicio econmico o disminucin del patrimonio de la entidad, para lo cual se proceder a un anlisis completo del movimiento financiero. 3.2.1 Sujetos de responsabilidad La responsabilidad civil culposa va glosa, puede ser directa cuando la accin u omisin que genera el perjuicio lo ha causado una sola persona, y solidaria cuando recaiga "in slidum" sobre dos o ms personas, esto es, cuando existe coautora en el acto o hechos que originaron la responsabilidad. 3.2.2 Motivo de las glosas Los principales motivos por los cuales se originan las glosas son los siguientes: a. b. c. d. e. Dao o desaparicin de suministros y materiales, bienes muebles y otros valores. Egresos injustificados que disminuyen los recursos financieros de la entidad. Prstamos y anticipos de sueldos a empleados, no recuperados. Falta de recaudacin de los recursos de la entidad. Pago de intereses y multas por falta de oportunidad y por negligencia del servidor encargado de hacer los pagos. Incumplimiento total y parcial de contratos de ejecucin de obras civiles, servicios, etc. Pagos en exceso en ejecucin de obras civiles, adquisiciones, servicios, remuneraciones, entre otros.

f.

g.

157

3.3

Resposabilidad - Va Orden de Reintegro

Orden de reintegro es el requerimiento de pago inmediato que realiza el Contralor General por un desembolso indebido de recursos financieros, efectuados sin fundamento legal ni contractual, y por error. Se entender indebidamente desembolsado todo recurso financiero transferido de una entidad u organismo del sector pblico a favor de personas jurdicas del sector privado o de personas naturales, como pago o cualquier otro concepto, cuando la transferencia no haya tenido fundamento legal ni contractual para ser realizada, o por error, cuando se entrega una cantidad de dinero en exceso a una persona distinta del acreedor. 3.3.1 Sujetos de responsabilidad Se identifican dos sujetos de responsabilidad: principal y subsidia rio. El responsable principal es beneficiario del desembolso indebido. El responsable subsidiario es quien ocasiona el desembolso indebido que produce el perjuicio econmico. En la orden de reintegro cabe la solidaridad, nicamente entre los responsables subsidiarios. Ejemplo: Pago por servicios prestados a una persona distinta del acreedor; en este caso se produce la responsabilidad principal en contra del beneficiario por el valor recibido, y la responsabilidad subsidiaria, en forma solidaria en contra de quienes dieron lugar al desembolso, esto es, el contador por no efectuar el control previo adecuado, y el pagador por haber realizado el pago. Las Ordenes de Reintegro sern procesadas a base de los oficios que contendrn la orden de cobro emitidas por el seor Contralor General del Estado. 3.3.2 Motivos de las rdenes de reintegro Los principales motivos por los cuales se producen las rdenes de reintegro son: a. b. c. Pago de una cantidad de dinero a persona distinta del acreedor. Pago o transferencia de fondos sin fundamento legal ni contractual. Pago con error en el clculo matemtico de un valor

158

OFICIO DE ORDEN DE REINTEGRO

De no obtenerse resultados ........................................................, a base de un anlisis razonado del hecho, que ser notificado a los sujetos involucrados. La formulacin y tramitacin del oficio de orden de reintegro, estar a cargo de la Direccin de Responsabilidades, para lo cual no se requiere que haya precedido el estudio del movimiento financiero, ni la presentacin previa del informe del examen practicado. Si el responsable fuere servidor de la entidad o acreedor por otros conceptos, el resarcimiento se podr hacer mediante la retencin de remuneraciones y la compensacin o confusin de crditos, respectivamente.

3.3.4 Principales diferencias entre glosa y orden de reintegro

CASOS

GLOSA

ORDEN DE REINTEGRO

a. b. c. d. e. f.

Fundamento Recursos Forma Anlisis Procedencia

Egreso Injustificado Materiales Financieros Glosa Anlisis completo del movimiento financiero Es discutible la culpabilidad de los sujetos responsables Notificacin y resolucin No Desde la fecha de notificacin

Desembolso Indebido Financieros Oficio Anlisis razonable La evidencia es definitiva Requerimiento del pago inmediato Si Desde la fecha del desembolso

Procedimiento g. h. Retencin y Compensacin Intereses

159

4.

INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL

4.1

Fundamentos

Corresponde analizar al Departamento de Patrocinio de la Direccin Jurdica y pronunciarse sobre el texto. El indicio de responsabilidad penal tiene como fundamento el dolo, esto es, el deseo de inferir dao u obtener ventajas ilcitas para s o para otro, originando de esta manera un delito. Para que dichos actos constituyan delito, deben contener los siguientes aspectos: Tipicidad: Esto es que la infraccin est previamente contemplada en el ordenamiento jurdico vigente. Antijuridicidad: Cuando la accin es contraria a las normas legales que mandan, prohiben o permiten hacer algo. Imputabilidad: Cuando es posible atribuir la accin en contra de alguien. Dolo: Intencin positiva de causar dao cuando el actor ha violado la ley consciente y voluntariamente.

Los hechos o acciones que originan indicios de responsabilidad penal pueden ser: por peculado, y estn determinados en el artculo 257 del Cdigo Penal y en los cuatro artculos innumerados agregados a l; y, por otros delitos sealados en las leyes pertinentes. El indicio de responsabilidad penal, adems de originar la accin penal correspondiente, da lugar a la indemnizacin del perjuicio econmico causado. El establecimiento del indicio de responsabilidad penal en contra de un funcionario pblico, no excluye la determinacin de las correspondientes responsabilidades administrativas en contra del mismo por parte de la Contralora General del Estado, conforme lo determinan las disposiciones legales pertinentes. 4.1.1 Sujetos de responsabilidad Sujetos de indicios de responsabilidad penal pueden ser los servidores de los organismos y entidades del sector pblico; las personas encargadas de un servicio pblico; y, tambin personas extraas al referido servicio, que incurran en delitos contra la administracin pblica.

160

4.1.2

Contenido del informe de indicios de responsabilidad penal. Los informes de indicios de responsabilidad penal debern contener los elementos probatorios necesarios para evidenciar ante las autoridades jurisdiccionales, la presunta responsabilidad penal de las personas a las que se atribuye la comisin del delito. Los informes contendrn una primera parte relacionada con la informacin introductoria redactada en forma directa y concisa en la que se har referencia a la auditora o examen especial que se est practicando; se precisar el nmero y la fecha de la orden de trabajo y el alcance del examen.

Una segunda parte del informe contendr la descripcin de los hechos que origina el indicio de responsabilidad penal con sus correspondientes comentarios y conclusiones. Se incluir adems un prrafo en el que se aluda a las evidencias que hacen presumir la comisin de un delito y se fundamentar la emisin del informe invocando el deber impuesto por la ley pertinente. En lo que respecta a los comentarios, deben redactarse en forma clara, directa y sencilla, en un estilo narrativo caracterizado por su objetividad. Se tendr cuidado de que los indicios que se describan sean concordantes entre s, de tal manera que posibiliten establecer el nexo causal entre el hecho doloso y sus presuntos autores y a la vez los elementos del delito que se trate. Si se considera necesario puede incluirse el movimiento de las cuentas, regulaciones, presentaciones de saldos, detalles de pagos e ingresos o cualquier otra informacin de carcter contable. La relacin de causa a efecto entre el hecho doloso y sus autores, posibilitar al auditor presumir la responsabilidad de estos. Este razonamiento ser expresado de manera lgica y natural en la conclusin, en cuya parte, adems de identificar a los sujetos de responsabilidad se indicar el monto al que asciende el perjuicio evidenciado, de haber lugar para ello. Los anexos que se adjunten al informe contendrn las evidencias de la presunta responsabilidad penal. Los documentos que se acompaen estarn debidamente certificados ya que servirn al personal del rea jurdica, encargados de la tramitacin de las denuncias, para evidenciar el hecho doloso y la autora de ste ante las autoridades jurisdiccionales.

De no existir disposicin en contrario, el informe de indicios de responsabilidad penal ser elaborado y suscrito por el Director de la Unidad, el auditor jefe del equipo de trabajo, contando para el efecto con el visto bueno del supervisor respectivo y de un abogado de la institucin.

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4.1.3 Hechos que originan el indicio de la responsabilidad penal Los principales hechos son los siguientes: a. Falsificacin de cheques, adulteracin de registros y asientos contables, forjamiento de documentos, etc., todos ellos con el fin de apropiarse de los recursos del Estado; Apropiacin de recursos financieros que se encontraban bajo responsabilidad del custodio; Utilizacin dolosa de dineros pblicos; y, Abuso de fondos y bienes pblicos o efectos que lo representen.

b.

c. d.

4.2

Tipos de Delito

El origen del indicio de responsabilidad penal es el delito, entre los cuales tenemos: Delito de peculado Otros delitos

4.2.1 Delito de peculado en el sector pblico El delito de peculado constituye el abuso, la sustraccin o apropiacin de fondos pblicos, por parte de quien est encargado de su custodia. Para que exista delito de peculado, ste debe reunir las siguientes caractersticas: 1. Calidad de servidor pblico o encargado de un servicio pblico, como sujeto activo; La accin daosa debe darse en contra de una entidad u organismo del sector pblico, como sujeto pasivo; El objeto material del peculado debe estar constituido por dinero o bienes cuantificables en un valor econmico. Los bienes materiales deben hallarse en poder o custodia del sujeto activo, en razn de su cargo; y, El abuso o disposicin arbitraria de dichos bienes reporta al sujeto activo o terceros un beneficio econmico.

2.

3.

4.

5.

162

4.2.2 Otros delitos Constituyen aquellos no previstos en el artculo 257 del Cdigo Penal. Cuando como resultado de las auditoras o exmenes especiales se establezcan indicios del cometimiento de otros delitos, debe procederse en la forma sealada en la ley pertinente, esto es mediante la denuncia al Ministerio Pblico conforme lo previsto en los artculos 65, 39 inciso 2, 17, 66, 67 y 68 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y lo dispuesto en el numeral 6 del artculo 24 de la Constitucin Poltica de la Repblica. 4.2.3 Autoridad competente La Contralora General del Estado, en materia de responsabilidad penal, nicamente establece indicios; correspondindole al Juez de lo Penal, declarar de manera definitiva esta clase de responsabilidad, conforme lo determinan las disposiciones legales pertinentes. 5. Actas e Informes de Indicios de Responsabilidad Penal

De conformidad con lo establecido en la ley pertinente y el Reglamento de Responsabilidades, los indicios de responsabilidad penal derivados de las auditoras y exmenes especiales, se podrn tramitar mediante informes de indicios, segn la naturaleza y circunstancias en que se presenten los hechos. 5.1 Trmite con Acta

Procede la formulacin y trmite del acta de indicios de responsabilidad penal, solo en los casos de peculado previsto en el Art. 257 del Cdigo Penal, si el presunto responsable cubre inmediatamente la diferencia de menos establecida y requerida por el auditor actuante y esto consta en el acta, tambin procede la tramitacin de la misma y de ser el caso la correspondiente denuncia ante el Ministerio Pblico para que sea el fiscal y el juez, de acuerdo a sus respectivas competencias, los que resuelvan sobre la existencia de la infraccin, el grado de responsabilidad del encausado y dems circunstancias que configuren el hecho y la intencin daosa. 5.2 Trmite con Informe

Con informe de indicios de responsabilidad penal se tramitarn los siguientes casos: a) Cuando se refieran a delitos tipificados como de peculado, mencionados en acpite precedente, siempre que el auditor actuante no haya podido efectuar el requerimiento para que el presunto responsable cubra el faltante y no sea posible llegar en corto tiempo a resultados finales del examen.

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b)

Tratndose de otros delitos que no sean los de peculado, pero especficamente cuando se trate de cohecho, concusin, enriquecimiento ilcito y testaferrismo de que hablan los artculos 121 y 122 de la Constitucin Poltica.

Los hechos que dan lugar al indicio de responsabilidad penal de preferencia se tramitarn en informe aparte, para brindar agilidad en las acciones legales correspondientes, no obstante, tales hechos podrn incorporarse al informe final de la auditora o examen especial de que se trate, incluyndose las responsabilidades administrativas y civiles a que hubiera lugar, particularmente cuando los resultados se lleguen a obtener en corto tiempo. 6. Acta de Indicios de Responsabilidad Penal

El Acta de Indicios de Responsabilidad Penal, constituye un documento pblico, elaborado por funcionarios pblicos competentes, con el fin de acreditar o dejar constancia del resultado del estudio y anlisis de las cuentas, operaciones o transacciones, materia del examen practicado a la entidad que originan el indicio de responsabilidad penal. Debido al carcter imprevisible del delito, el acta constituye un instrumento emergente para tomar las acciones oportunas, dentro de los procesos penales por peculado, principalmente respecto del presunto responsable, pues, podra producirse su evasin. El acta demostrar en forma suficiente la situacin contable y financiera y esencialmente la diferencia de menos o faltante, respaldada con las evidencias encontradas en la auditora. 6.1 Base Legal

El artculo 65 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, habla que cuando por actas o informes y, en general, por los resultados de la auditora o de exmenes especiales practicados por servidores de la Contralora General se establezcan indicios de responsabilidad penal se proceder de la manera que establece dicho artculo 65. 6.2 Formulacin del Acta

Para la formulacin y tramitacin del acta no se requerir que previamente se haya presentado el informe del examen practicado. El servidor pblico que intervenga en la diligencia, en forma previa a la formulacin del acta, requerir al presunto responsable del faltante, la reposicin inmediata del va lor. Si se realiza la reposicin dejar constancia de ello en el informe, caso contrario formular la correspondiente acta, expresando que se realiz el requerimiento, y se proceder de conformidad con lo sealado en la ley pertinente, as como en lo dispuesto en el Reglamento de Responsabilidades. El Departamento de Patrocinio preparar la denuncia que corresponda.

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Es importante, que el acta, a travs del movimiento contable de la cuenta, regulacin y presentacin del saldo, presente evidencias ciertas, respecto del delito, que permitan la cuantificacin del faltante al juez de lo penal. Cuando no fuere posible llegar oportunamente a resultados finales del movimiento financiero, o no hubiere sido factible hacer el requerimiento para cubrir el faltante, no ser requisito formular el acta, sino un informe sobre el particular, en el que consten los hechos que dan origen al establecimiento de la responsabilidad. Igualmente no procede formular el acta, cuando en el transcurso de las auditoras o exmenes especiales, se establezcan graves presunciones del cometimiento de otros delitos que no sea el peculado. 6.3 Procedimientos y Trmites Administrativos

Las disposiciones legales pertinentes, determinan los procedimientos a seguirse por las Unidades de Auditora Interna y la Contralora General del Estado, respectivamente, para el trmite del acta de presuncin de responsabilidad penal, y son los siguientes: a. b. Elaboracin del acta o informe de indicios de responsabilidad penal. Diligencias administrativas y legales

De no ser cubierta la diferencia de menos o faltante, el funcionario que intervenga en la diligencia en calidad de jefe de equipo, previo visto bueno del supervisor, deber actuar en los trminos previstos por el artculo 65 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. En el caso de las Unidades de Auditora Interna, el jefe de dicha unidad comunicar inmediatamente a la Contralora General y a la mxima autoridad de la entidad este hecho, adoptando las medidas conducentes a obtener que el presunto responsable quede sujeto a vigilancia policial, y con sujecin a lo dispuesto en los artculos 17 y 39 de la Ley de la Contralora. El jefe de la unidad operativa dirigir una comunicacin a la Direccin Jurdica, adjuntando un ejemplar del acta de indicios de responsabilidad penal. En el caso de las Direcciones Regionales y Delegaciones Provinciales remitirn un ejemplar del acta a la Unidad Jurdica de la Direccin Regional correspondiente. En las Unidades de Auditora Interna, la mxima autoridad de la entidad, a base del acta elaborada o del informe, formular la denuncia o acusacin particular correspondiente contra el presunto responsable, y remitir oportunamente a la Contralora General, los documentos pertinentes para dar cumplimiento a lo ordenado por el artculo 212 de la Constitucin Poltica de la Repblica.

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La Contralora General, a travs del Departamento de Patrocinio de la Direccin Jurdica y las Direcciones Regionales de acuerdo a su jurisdiccin, prepararn la denuncia y enviarn al Fiscal competente, un ejemplar o copia certificada del acta, para el inicio del enjuiciamiento respectivo y vigilarn y harn el seguimiento al trmite del proceso penal correspondiente. 7 Memorando de Antecedentes

Es el documento mediante el cual las unidades operativas comunican a la Direccin de Responsabilidades los hechos resultantes de los exmenes efectuados, con el fin de que proceda a determinar las responsabilidades que fueren del caso, as como ejecutan las acciones que prescribe el Reglamento de Responsabilidades. El memorando de antecedentes tiene el carcter de reservado y no tendrn acceso a ste, personas ajenas a su trmite, excepto cuando existan razones justificadas para tal efecto, previa autorizacin del Contralor General o el funcionario delegado que podra ser el Director de Responsabilidades o por requerimiento judicial. 7.1 Base Legal

El Reglamento de Responsabilidades dispone que, realizado el correspondiente examen, de haber lugar al establecimiento de responsabilidades, se formular el memorando de antecedentes, que contendr la descripcin de las responsabilidades de carcter administrativo y civil y los ind icios de responsabilidad penal resultantes de las auditoras o exmenes especiales. 7.2 Estructura y Contenido

El memorando de antecedentes contendr la siguiente informacin: 7.2.1 Introduccin Constituye el prrafo introductorio del memorando de antecedentes y contendr: Ttulo del examen Identificacin de la entidad examinada Alcance del examen Motivo del examen Referencia a la orden de trabajo Cita de los correspondientes artculos del Reglamento de Responsabilidades, as como de los artculos de la ley pertinente, dependiendo de la clase de responsabilidad establecida.

7.2.2 Ordenamiento de las clases de responsabilidades El orden de exposicin de las responsabilidades ser presentado de la siguiente manera:

166

Responsabilidades administrativas Responsabilidades civiles culposas: glosas y rdenes de reintegro Indicios de responsabilidad penal

7.2.3 Relacin de los hechos Consiste en la descripcin y explicacin clara y precisa de los hechos determinantes de las responsabilidades. A continuacin se detallan los principales: a. Ttulo o manifestacin del hecho, acto u omisin que dio origen a la responsabilidad, debidamente referenciado con las pginas del informe. Descripcin de los hechos, actividades, operaciones, y ms circunstancias de las cuales se desprenda la responsabilidad. Indicacin de los principales documentos, tales como: comprobantes, cheques, facturas, oficios, certificaciones, entre otros., que respalden los hechos descritos. Referencia de los artculos de leyes, reglamentos y otras disposiciones normativas que han sido violadas; y, mencin de las clusulas contractuales incumplidas. Identificacin de los sujetos de responsabilidad, con indicacin de sus nombres y apellidos completos, cargos, funciones o calidades y grado de participacin en el hecho. La opinin tcnica o jurdica en los casos en que se hayan obtenido tales criterios, la cual servir de elemento de juicio o fundamento de la responsabilidad. Respecto a las responsabilidades administrativas, deber sealarse la siguiente informacin adicional: Concretamente la autoridad nominadora. Grado de negligencia o intencin en la inobservancia de las disposiciones legales, reglamentarias, manuales, normas especficas de la entidad examinada, as como de las atribuciones y deberes que le competen al sujeto de la responsabilidad, en razn de sus especficas funciones administrativas. Tipificacin de los hechos descritos en la ley pertinente, sugiriendo la imposicin de sanciones administrativas.

b.

c.

d.

e.

f.

g.

h.

En el caso de las responsabilidades civiles, stas contendrn la siguiente informacin adicional.

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Cuantificacin del perjuicio econmico que da lugar al establecimiento de la responsabilidad. Su monto se determinar tomando en cuenta el dao emergente del hecho, acto u omisin sujeto a examen, y el lucro cesante, cuando ste puede efectivamente existir, y sea posible su cuantificacin de manera objetiva. Detalle pormenorizado de los egresos, bienes faltantes, pagos en exceso, con la descripcin especfica de: nmero, fecha y valor del comprobante de pago, nmero y fecha del cheque de pago, concepto del egreso, entre otros. Dicho detalle dependiendo de su volumen o extensin, deber adjuntarse como anexo del memorando de antecedentes, agrupndose por cada sujeto de responsabilidad. En relacin con los indicios de responsabilidades penales, se indicar adicionalmente la siguiente informacin: Monto del perjuicio econmico e identificacin de las personas presuntamente responsables del hecho, sin calificar el grado de su participacin, ya que esto no le corresponde a la Contralora. Detalle de las acciones tomadas, tanto por el auditor actuante como por la entidad, respecto a la inmediata detencin preventiva del presunto responsable. De existir faltantes cubiertos durante el curso del examen, se deber indicar tanto el monto como la fecha real o presunta en que se produjo el faltante; a efectos de determinar el cargo de intereses, conforme lo establecido en las disposiciones legales pertine ntes. Si se determina la existencia de indicios graves o evidencia de cualquier accin dolosa, relacionadas con el faltante cubierto, as como acciones u omisiones no dolosas, el auditor revelar stos y adjuntar las evidencias y pruebas suficientes para la adopcin de las acciones legales que corresponda tomar al Departamento de Patrocinio.

i.

8.

Informacin Anexa

Se deber anexar la siguiente informacin documentada: Detalle pormenorizado de los conceptos que dieron origen a la responsabilidad; contendr una descripcin especfica del nmero, fecha y valor del comprobante de pago, nmero y fecha del cheque, concepto del egreso, nombres y cargos de los sujetos responsables, entre otros. Copias certificadas de los documentos de respaldo.

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Opinin tcnica o jurdica Constancia de la notificacin inicial del examen Copia del acta de presuncin de responsabilidad penal Convocatoria a la conferencia final Acta de conferencia final La exposicin escrita y cualquier otro documento o prueba que presenten las personas interesadas, referentes al examen Detalle de los sujetos de responsabilidad, con especificacin clara y precisa de nombres y apellidos completos, perodo de actuacin, cargos, direccin domiciliaria, lugar habitual de trabajo y nmero de cdula de ciudadana.

8.1

Trmite Administrativo

El memorando de antecedentes debe ser preparado por el auditor jefe de equipo, revisado por el supervisor y suscrito por el funcionario a cargo de la unidad administrativa que emite el informe. Una vez aprobado el informe de auditora o de examen especial y el correspondiente memorando de antecedentes, se remitirn a la Direccin de Responsabilidades, de conformidad con lo previsto en el Reglamento de Responsabilidades. De no haber responsabilidades, el Departamento de Determinacin de Responsabilidades, proceder a la elaboracin de un oficio resumen dirigido al titular de la entidad, a fin de que d estricto cumplimiento a las disposiciones legales pertinentes. De existir responsabilidades, el referido Departamento, analizar jurdica y contablemente el contenido de las mismas, elaborar el oficio resumen dirigido a la autoridad nominadora de la entidad u organismo de que dependa el servidor, dando a conocer en el caso de la responsabilidad civil va glosa u orden de reintegro, que se estn notificando las mismas en los trminos previstos en la ley pertinente. En el caso de las responsabilidades administrativas solicitar la imposicin de sanciones; y, en el indicio de responsabilidad penal, seala el delito, el sujeto activo y la designacin de la autoridad que se encuentra conociendo la causa.

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