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Versión: 01
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Fecha: 14/05/2024
PROCEDIMIENTO DE
COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
(Versión 01)
Saira Guissela Bueno Lidio Rodríguez
Lidio Rodríguez Gonzales
Sánchez Gonzales
Responsable SIG Jefe de Operaciones Alta Dirección
Elaborado por Revisado por Aprobado por
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1. OBJETIVO
Establecer los canales adecuados para asegurar una efectiva y oportuna comunicación interna
entre las diferentes funciones y niveles de TRANSPORTE VICKY VIP S.A.C y las comunicaciones
externas con las partes interesadas y clientes en relación al desempeño ambiental y a los peligros
de seguridad y salud ocupacional de los trabajadores de la Empresa.
2. ALCANCE
Este procedimiento describe el proceso de las comunicaciones internas dentro de TRANSPORTE
VICKY VIP S.A.C, y como la organización recibe, documenta y responde a las comunicaciones
externas de las partes interesadas.
3. RESPONSABLES
Gerente General, Gerentes y responsables de proceso, son responsables de comunicar la
información relevante respecto al Sistema de Gestión Integrado.
Responsable SIG: Recepciones y archiva todas las comunicaciones externas de
las partes interesadas junto con sus comunicaciones de respuesta.
Establece los canales adecuados para la comunicación interna entre las diferentes
funciones y niveles de la organización.
Alta Dirección: Se encarga de las comunicaciones internas con ayuda de las brigadas en caso
ocurra una emergencia.
Es responsable de las comunicaciones externas, cuando al producirse una emergencia, ésta
ocasiona daños considerables al ambiente o la salud de los trabajadores.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Comunicación Externa. Es la comunicación que se establece entre TRANSPORTE VICKY VIP
S.A.C y las partes interesadas.
Comunicación Interna. Es la comunicación que se establece entre las diferentes funciones y
niveles de TRANSPORTE VICKY VIP S.A.C. Se considera también las comunicaciones con
terceros y empresas contratistas cuyo trabajo se realiza dentro de las instalaciones de
TRANSPORTE VICKY VIP S.A.C.
Parte Interesada. Individuo o grupo interesado o afectado por el desempeño ambiental o de
Seguridad y Salud Ocupacional de la organización.
JP: Jefe de Operaciones
RSIG: Responsable SIG
RA: Responsable/Jefe de Área
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5.1 Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad
5.2 Norma ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
Con respecto a la comunicación externa de información acerca de los peligros de Seguridad y
Salud Ocupacional, TRANSPORTE VICKY VIP S.A.C documenta estas decisiones en las Actas de
6.1 reunión con el Supervisor SST y/o Revisión por la Dirección.
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Las comunicaciones internas se realizan entre las diversas funciones y niveles de la organización;
así cualquier miembro de TRANSPORTE VICKY VIP S.A.C que requiera comunicar algún asunto
relacionado al sistema de gestión de calidad, seguridad y salud ocupacional, lo puede hacer a
6.2 través de e-mail, fax, carta, memorando, etc. Los mecanismos de comunicación se encuentran
definidos en el Anexo Nº 2 “Cuadro de Comunicaciones”. Se deben llevar registros de la
comunicación efectuada por cada área ya sea de manera electrónica o en medios físicos (papel).
7. DESARROLLO
7.1 COMUNICACIONES
7.1.1 RECEPCION DE LAS COMUNICACIONES
N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Reciben las comunicaciones externas, las cuales pueden ser en forma de
cartas, fax, solicitudes, oficios, correos electrónicos, y se la direccionan al
responsable/ jefe de área involucrado en el tema de la comunicación.
Trabajadores en
7.1.1.1 contacto con el
Aquellas comunicaciones externas que sean hechas de manera personal en
público y/o cliente
medios no escritos, en la medida de lo posible se direccionan al
responsable/ jefe de área involucrado en la comunicación.
Entrega la comunicación de manera inmediata al Jefe de Operaciones para
RSIG
7.1.1.2 su conocimiento.
Recepciona todas las comunicaciones externas de las partes interesadas en
relación al desempeño de calidad, seguridad y salud ocupacional de la
empresa (quejas, consultas, solicitudes, etc.), las analiza y da respuesta a
las comunicaciones pertinentes.
7.1.1.3 RSIG
Si se trata de solicitudes de información consideradas confidencial por la
Alta Dirección, la respuesta será proporcionada siempre y cuando se cuente
con la aprobación del Gerente General.
Archiva las comunicaciones de las partes interesadas junto con sus
7.1.1.4 RSIG
respuestas.
7.1.2 COMUNICACIONES EN CASO DE EMERGENCIA
N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Se encarga de las comunicaciones internas con ayuda de las brigadas y
7.1.2.1 RSIG
organiza las comunicaciones externas.
Mantienen una base de datos actualizada de los teléfonos y direcciones de
7.1.2.2 RSIG las instituciones de apoyo para su utilización en caso sea requerido en algún
tipo de emergencia.
Se hace cargo de las comunicaciones al exterior, en caso de ocurrir una
emergencia que genere impactos negativos sobre la persona, instalaciones
y que afecte significativamente a las partes interesadas.
7.1.2.3 RSIG Si se requiere ayuda externa se comunica con las instituciones de apoyo
como Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja, etc., la comunicación lo hace el
Brigadista o en su ausencia el cargo de mayor nivel presente en el momento
de la emergencia.
7.1.2.4 RSIG Entrega al Jefe de Operaciones las comunicaciones externas generadas
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como consecuencia de la emergencia.
7.1.2.5 RSIG Archiva las comunicaciones realizadas al exterior en caso de emergencias.
7.2 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
El personal de las diferentes áreas participa en la identificación de los Peligros/ Riesgos de
7.2.1
Seguridad y Salud Ocupacional.
En los casos en los que se produce un incidente, los trabajadores participan en la investigación de
7.2.2
los mismos para evitar que se repita su ocurrencia.
El personal es informado de quien es su representante en temas de Seguridad y Salud
7.2.3
Ocupacional.
Para los casos en los que se realizan trabajos dentro de las instalaciones de la organización por
personal Contratista, previos al trabajo a efectuar, estos deberán tener un Contrato firmado donde
7.2.4 se especifica las condiciones de seguridad y cuidados ambientales bajo las cuales deben
desarrollar su trabajo.
El Supervisor de SST verifica que los implementos de seguridad que utilice el personal contratistas
7.2.5
sean los indicados en el contrato firmado.
El Supervisor de SST comunica a los Contratistas sobre los cambios que pueden afectar su
7.2.6
Seguridad.
8. REGISTROS
CLASIFIC CONSERVACIÓN
REGISTRO CÓDIGO UBICACIÓN
ACIÓN TIEMPO RESPONSABLE
//Carpeta//
Matriz de Certificación Responsable
P-SGI-06-F01 Por fecha 01 año
Comunicaciones ISO//SGI//Regist SIG
ros
9. TABLA HISTORICA DE CAMBIOS
VERSION FECHA N° PAGINA CAMBIO EFECTUADO SOLICITADO POR:
AFECTADO
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10. ANEXOS
10.1 Anexo N°01: Cuadro de comunicaciones
Anexo N°01
QUIEN
QUIEN CUANDO LA COMO LA
QUE SE COMUNICA RECIBE LA
COMUNICA RECIBE RECIBE
COMUNICACIÓN
Política de Gestión Periódico Mural,
Alta Dirección Todo el personal A cada cambio
Integrada Email
Todos los Anualmente /
Objetivos de Gestión Alta Dirección responsables de cuando se Email
Proceso modifique
Requisitos Legales y
otros requisitos A cada
Responsable Responsables de Email
ambientales y de actualización /
SGI Proceso
Seguridad y Salud modificación
Ocupacional
Manuales, Reuniones,
Responsable Responsables de
Procedimientos, A cada cambio Capacitaciones,
SGI Proceso
Instrucciones charlas, servidor
Comité de
Primera
Casos de emergencias y
persona Cuando ocurra Teléfono o verbal
emergencias Brigadas de
involucrada
emergencias
Clientes y Responsable
En cualquier Email, escrito o
Quejas partes comercial /
momento verbal
interesadas Gerencias
Revisión por la Responsable Informe de revisión
Alta Dirección Anual
Dirección SGI por la Dirección
Vía electrónica,
Sugerencias del En cualquier fax, carta,
Interesado Jefe inmediato
personal momento memorando, papel
ó verbal
Publicación en
Responsable A cada cambio
periódico mural,
Matriz IPERC de Proceso / Todo el Personal o cuando se
Documento
Gerencias requiera
escrito, charla
