Código: P-SGI-11

COMUNICACIONES INTERNAS Y Versión: 03

EXTERNAS
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Fecha: 18.09.2019

PROCEDIMIENTO DE
COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

(Versión 03)

Gerente de Gerente General Gerente General

Operaciones
Elaborado por Revisado por Aprobado por
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1. OBJETIVO

Establecer los canales adecuados para asegurar una efectiva y oportuna comunicación interna
entre las diferentes funciones y niveles de KINDUIT S.A.C. y las comunicaciones externas con
las partes interesadas y clientes en relación al desempeño ambiental y a los peligros de
seguridad y salud ocupacional de los trabajadores de la Empresa.
2. ALCANCE

Este procedimiento describe el proceso de las comunicaciones internas dentro

de KINDUIT S.A.C. y como la organización recibe, documenta y responde a las
comunicaciones externas de las partes interesadas.
3. RESPONSABLES

Gerente General, Gerentes y responsables de proceso, , son responsables de

comunicar la información relevante respecto al Sistema de Gestión Integrado.

Gerente de Operaciones: Recepciona y archiva todas las comunicaciones

externas de las partes interesadas junto con sus comunicaciones de respuesta.
Establece los canales adecuados para la comunicación interna entre las
diferentes funciones y niveles de la organización.

Comité de Emergencias / Alta Dirección: Se encarga de las comunicaciones

internas con ayuda de las brigadas en caso ocurra una emergencia.
Es responsable de las comunicaciones externas, cuando al producirse una
emergencia, ésta ocasiona daños considerables al ambiente o la salud de los
trabajadores.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Comunicación Externa. Es la comunicación que se establece entre KINDUIT

S.A.C. y las partes interesadas.

Comunicación Interna. Es la comunicación que se establece entre las

diferentes funciones y niveles de KINDUIT S.A.C. Se considera también las
comunicaciones con terceros y empresas contratistas cuyo trabajo se realiza
dentro de las instalaciones de KINDUIT S.A.C.

Parte Interesada. Individuo o grupo interesado o afectado por el desempeño

ambiental o de Seguridad y Salud Ocupacional de la organización.

GP: Gerente de Operaciones

CE: Comité de Emergencias

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RA: Responsable/Jefe de Área

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad

Norma ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental

Norma ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en

el Trabajo
6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1 Con respecto a la comunicación externa de información acerca de los aspectos

ambientales significativos y otros de carácter ambiental, así como lo relacionado
a los peligros de Seguridad y Salud Ocupacional, KINDUIT documenta estas
decisiones en las Actas de los Comités de Gestión o Revisión por la Dirección.
6.2 Las comunicaciones internas se realizan entre las diversas funciones y niveles
de la organización; así cualquier miembro de KINDUIT que requiera comunicar
algún asunto relacionado al sistema de gestión ambiental/ seguridad y salud
ocupacional, lo puede hacer a través de e-mail, fax, carta, memorando, etc. Los
mecanismos de comunicación se encuentran definidos en el Anexo Nº 1
“Cuadro de Comunicaciones”. Se deben llevar registros de la comunicación
efectuada por cada área ya sea de manera electrónica o en medios físicos
(papel).
7. DESARROLLO

7.1 COMUNICACIONES

7.1.1 RECEPCION DE LAS COMUNICACIONES

N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

7.1.1.1 Trabajadores en Reciben las comunicaciones externas, las cuales pueden ser
contacto con el en forma de cartas, fax, solicitudes, oficios, correos
público y/o cliente electrónicos, y se la direccionan al responsable/ jefe de área
involucrado en el tema de la comunicación.

Aquellas comunicaciones externas que sean hechas de

manera personal en medios no escritos, en la medida de lo
posible se direccionan al responsable/ jefe de área
involucrado en la comunicación.
7.1.1.2 RA Entrega la comunicación de manera inmediata al Gerente de
Operaciones para su conocimiento.
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7.1.1.3 GP Recepciona todas las comunicaciones externas de las partes interesadas

en relación al desempeño ambiental y de seguridad y salud ocupacional
de la empresa (quejas, consultas, solicitudes, etc.), las analiza y da
respuesta a las comunicaciones pertinentes.
Si se trata de solicitudes de información consideradas
confidencial por el Comité de Gestión, la respuesta será
proporcionada siempre y cuando se cuente con la
aprobación del Responsable del SIG.

7.1.1.4 GP Archiva las comunicaciones de las partes interesadas junto

con sus respuestas.

7.1.2 COMUNICACIONES EN CASO DE EMERGENCIA

N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

7.1.2.1 CE Se encarga de las comunicaciones internas con ayuda de las

brigadas y organiza las comunicaciones externas.
7.1.2.2 Mantienen una base de datos actualizada de los teléfonos y
CE direcciones de las instituciones de apoyo para su utilización
en caso sea requerido en algún tipo de emergencia.
7.1.2.3 CE Se hace cargo de las comunicaciones al exterior, en caso de
ocurrir una emergencia que genere impactos negativos sobre
el ambiente, las instalaciones y que afecte significativamente
a las partes interesadas.
Si se requiere ayuda externa se comunica con las
instituciones de apoyo como Bomberos, Defensa Civil, Cruz
Roja, etc., la comunicación la hace el presidente del Comité
de Emergencias o en su ausencia el cargo de mayor nivel
presente en el momento de la emergencia.
7.1.2.4 CE Entrega al Gerente de Operaciones las comunicaciones
externas generadas como consecuencia de la emergencia.
7.1.2.5 GP Archiva las comunicaciones realizadas al exterior en caso de
emergencias.
7.2 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

7.2.1 Kinduit proporcionar los mecanismos, el tiempo, la formación y los recursos

necesarios para la consulta y la participación.

7.2.2 Proporcionar el acceso oportuno a información clara, comprensible y pertinente

sobre el sistema de gestión de la SST mediante periódicos murales.
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7.2.3 Determina y elimina los obstáculos o barreras a la participación y minimizar

aquellas que no puedan eliminarse, paro lo que se identifica barreras de idioma
o de alfabetización, represalias o amenazas de represalias y políticas o
prácticas que desalientan o penalizan la participación del trabajador. La alta
dirección de Kinduit ha establecido compromisos protegiendo a los trabajadores
de represalias al informar de incidentes, peligros, riesgos y oportunidades.

7.2.4 El personal de las diferentes áreas participa en la identificación de los Aspectos /

Impactos Ambientales, Peligros/ Riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional.

7.2.5 En los casos en los que se produce un incidente, los trabajadores participan en
la investigación de los mismos para evitar que se repita su ocurrencia.

7.2.6 El personal es informado de quien es su representante en temas de Seguridad y

Salud Ocupacional.

7.2.7 Para los casos en los que se realizan trabajos dentro de las instalaciones de la
organización por personal Contratista, previos al trabajo a efectuar, estos
deberán tener un Contrato firmado donde se especifica las condiciones de
seguridad y cuidados ambientales bajo las cuales deben desarrollar su trabajo.

7.2.8 El Responsable de Seguridad (Jefe de Operaciones) verifica que los

implementos de seguridad que utilice el personal contratistas sean los indicados
en el contrato firmado.

7.2.9 El Responsable de Seguridad (Jefe de Operaciones) comunica a los

Contratistas sobre los cambios que pueden afectar su Seguridad.

7.2.10 Kinduit enfatiza la consulta de los trabajadores no directivos sobre lo siguiente:

− la determinación de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas.
− el establecimiento de la política de la SST.
− la asignación de roles, responsabilidades y autoridades de la
organización, según sea aplicable.
− la determinación de cómo cumplir los requisitos legales y otros requisitos.
− el establecimiento de los objetivos de la SST y la planificación para
lograrlos.
− la determinación de los controles aplicables para la contratación externa,
las compras y los contratistas.
− la determinación de qué necesita seguimiento, medición y evaluación.
− la planificación, el establecimiento, la implementación y el mantenimiento
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de programas de auditoría.
− el aseguramiento de la mejora continua.

7.2.11 Kinduit enfatiza la participación de los trabajadores no directivos sobre lo

siguiente:
− la determinación de los mecanismos para su consulta y participación.
− la identificación de los peligros y la evaluación de los riesgos y
oportunidades.
− la determinación de acciones para eliminar los peligros y reducir los
riesgos para la SST.
− la determinación de los requisitos de competencia, las necesidades de
formación, la formación y la evaluación de la formación.
− la determinación de qué información se necesita comunicar y cómo
hacerlo.
− la determinación de medidas de control y su implementación y uso
eficaces.
− la investigación de los incidentes y no conformidades y la determinación
de las acciones correctivas.

8. REGISTROS

CONSERVACIÓN
CLASIFICAC
REGISTRO CÓDIGO UBICACIÓN RESPONSA
IÓN TIEMPO
BLE
Seguimiento //Servidor//Ce
de rtificación Gerente de
P-SGI-11-F01 Por fecha 01 año
comunicacio ISO//Registro Operaciones
nes externas s SGI

9. TABLA HISTORICA DE CAMBIOS

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VERSION FECHA N° PAGINA CAMBIO EFECTUADO SOLICITADO POR:

AFECTADO

01 18/09/2019 1 Sección 7: los ítem: Gerente de

7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; operaciones
7.2.10 y 7.2.11

10. ANEXOS
10.1 Anexo N°01: Cuadro de comunicaciones
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Anexo N°01

QUIEN
QUIEN CUANDO LA COMO LA
QUE SE COMUNICA RECIBE LA
COMUNICA RECIBE RECIBE
COMUNICACIÓN
Política de Gestión Alta Periódico Mural,
Todo el personal A cada cambio
Integrada Dirección Email
Todos los Anualmente /
Alta
Objetivos de Gestión responsables de cuando se Email
Dirección
Proceso modifique
Requisitos Legales y
otros requisitos A cada
Gerente de Responsables de Email
ambientales y de actualización /
Operaciones Proceso
Seguridad y Salud modificación
Ocupacional
Manuales, Reuniones,
Gerente de Responsables de
Procedimientos, A cada cambio Capacitaciones,
Operaciones Proceso
Instrucciones charlas, servidor
Comité de
Primera
Casos de emergencias y Teléfono o
persona Cuando ocurra
emergencias Brigadas de verbal
involucrada
emergencias
Clientes y Responsable
En cualquier Email, escrito o
Quejas partes comercial /
momento verbal
interesadas Gerencias
Informe de
Revisión por la Gerente de
Alta Dirección Anual revisión por la
Dirección Operaciones
Dirección
Vía electrónica,
Sugerencias del En cualquier fax, carta,
Interesado Jefe inmediato
personal momento memorando,
papel ó verbal
Publicación en
Responsable A cada cambio o
periódico mural,
Matriz IPERC de Proceso / Todo el Personal cuando se
Documento
Gerencias requiera
escrito, charla
Responsable A cada cambio o
Matriz IAAS de Proceso / Todo el personal cuando se Servidor, charla
Gerencias requiera
Encargado
Físico (Formato
Requerimiento de de Jefe de Cuando hay
de
mantenimiento mantenimient Operaciones requerimiento
requerimiento)
o
Cuando se
Requerimiento de Todas las Encargado de Email
requiera
personal áreas RR.HH
personal