FACULTAD DE CIENCIAS

ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

TEMA:
DISEÑO DE PRODUCTO Y PROCESOS

CURSO:
ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES

NOMBRE:
• SALVATIERRA BERNABÉ MAYVELINNE
SOLANCH
• PAREDES ALTAMIRANO MIRIAN

DOCENTE:
MG. PAOLA MATICORENA RIVADENEYRA
CICLO:
VII - A

2024
1.- Resumir cuales son las principales herramientas para medir y mejorar la
productividad en las organizaciones

Número 1. Aplicaciones de gestión de proyectos

Las aplicaciones de gestión de proyectos ayudan a mejorar la organización, la

colaboración y la eficiencia en el trabajo en equipo, lo que conduce a una mayor
productividad y mejores resultados en los proyectos empresariales.

✅ Mejoran el seguimiento de proyectos. Puedes crear listas de tareas, asignar

roles y responsabilidades, establecer plazos y monitorear el progreso de cada

proyecto. Esto permite una mayor visibilidad y control sobre las actividades en curso.

✅ Permiten una comunicación y colaboración eficientes. Puedes comentar

directamente en tareas, mantener conversaciones en tiempo real y compartir archivos

relevantes. Esto mejora la colaboración y evita la duplicación de esfuerzos.

✅ Priorizan las tareas. Puedes establecer la importancia y urgencia de cada tarea,

lo que ayuda a los miembros del equipo a enfocarse en las tareas más críticas.

Número 2. Calendarios electrónicos

Los calendarios digitales como Google Calendar y Microsoft Outlook son excelentes
herramientas para programar y organizar reuniones, eventos y recordatorios
importantes.

Algunos de los beneficios clave de esta herramienta son:

👉 Optimizan el tiempo. Puedes visualizar tu agenda y planificar tu tiempo de manera

efectiva. Esto evita conflictos de programación y te ayuda a optimizar tu día.

👉 Permiten una sincronización multiplataforma. Esto favorece el acceso a tu

agenda en cualquier momento y lugar, lo que es especialmente útil cuando se trabaja

en equipos distribuidos.

👉 Establecen recordatorios. Puedes recibir notificaciones para no olvidar tus

compromisos importantes y mantenerte puntual y organizado.

Número 3. Aplicaciones de gestión de tareas

✅ Facilitan el seguimiento de tareas. Esto ayuda a mantener un registro claro de

las actividades pendientes y a asegurarse de que nada se quede atrás.

✅ Priorizan y enfocan. Puedes identificar rápidamente las tareas más importantes y

urgentes y enfocar tus esfuerzos en ellas. Esto evita la dispersión de energía y te ayuda
a utilizar tu tiempo de manera más efectiva.

✅ Programan notificaciones. Puedes recibir notificaciones y alertas para recordarte

las fechas límite o las actividades próximas. Esto ayuda a evitar olvidos y retrasos en la
finalización de las tareas.

✅ Asignan tareas. Cada persona puede ver y actualizar el estado de las tareas

asignadas, lo que mejora la comunicación y la coordinación.

Número 4. Herramientas de automatización

Algunos de los beneficios de estas herramientas son:

👉 Ahorro de tiempo. Estas herramientas realizan tareas de forma automática y

eficiente, eliminando la necesidad de realizarlas manualmente. Esto permite que tus

empleados se centren en actividades de mayor valor y estratégicas.
👉 Mayor eficiencia y precisión. Ya que realizan tareas de manera consistente y

precisa, se minimiza los errores humanos. Además, la automatización puede realizar

tareas en paralelo, lo que acelera los procesos y mejora la eficiencia general.

👉 Reducción de costos. Al automatizar tareas, tu organización puede reducir los

costos asociados con la contratación y la capacitación de personal adicional.

2.- ¿Cómo se relacionan en una organización el diseño de producto, la

eficiencia operativa y la productividad?

¿Porqué se dice que están estrechamente vinculados?

Medir la eficiencia operativa es esencial para identificar áreas de mejora en una empresa.
A continuación, se presentan algunos pasos para hacerlo efectivamente junto con un
ejemplo:

1. Identificar los objetivos de la empresa

Los objetivos deben ser claros y cuantificables, como aumentar la producción o reducir
los costos. Por ejemplo, para medir la eficiencia operativa en una fábrica de muebles, se
podría establecer el objetivo de aumentar la producción y reducir los costos. De forma
más específica, la meta podría ser incrementar la producción en un 10 % y disminuir los
costos de producción en un 5 %.

2. Definir los indicadores clave de rendimiento (KPI)

Estos son métricas que miden el rendimiento de la empresa, como el tiempo de

producción, los costos de producción, la calidad del producto, entre otros.

Los KPI para medir la eficiencia operativa en la fábrica podrían incluir el tiempo de
producción, el número de productos producidos por día y el costo de producción por
unidad.
3. Recolectar los datos

Los datos necesarios para medir los KPI deben recolectarse de manera precisa y
sistemática. En nuestro ejemplo, la fábrica de muebles podría acopiar datos diarios sobre
el tiempo de producción, el número de productos producidos y los costos de producción
por unidad.

4. Analizar los datos

Una vez que se tienen los datos, se deben analizar para determinar si la empresa está
alcanzando sus objetivos y KPI. En este caso, se podría comparar el tiempo de
producción promedio y el costo de producción promedio de un día en particular con los
datos de otros días para ver si se están alcanzando las metas establecidas.

5. Identificar cuellos de botella

Los datos pueden ayudar a identificar áreas problemáticas en la operación, como la

producción ineficiente o los altos costos.

Si los directivos de la fábrica observan que el tiempo de producción es más largo de lo

esperado, podrían investigar por qué está ocurriendo y descubrir que un proceso
particular en la línea de producción se ha retrasado debido a un problema en la
maquinaria o un conflicto con los empleados.

6. Tomar medidas

Una vez identificados los cuellos de botella, se deben tomar medidas para optimizar la
eficiencia operativa, como automatizar procesos, mejorar la gestión de inventario o
capacitar a los empleados.

En este ejemplo, si se descubre que el cuello de botella se debe a un problema de

maquinaria, se podrían tomar medidas para repararla o reemplazarla. Si se trata de un
conflicto con los empleados, se podría proporcionar capacitación adicional para mejorar
la eficiencia.
Cómo mejorar la eficiencia operativa

A continuación, te presentamos algunos pasos que pueden ayudarte a mejorar la

eficiencia operativa en tu empresa:

1. Automatizar procesos

La automatización de procesos en una empresa implica el uso de tecnología para realizar

tareas de manera eficiente y sin necesidad de la intervención humana. Esto puede incluir
la automatización de tareas como las gestiones de inventario, proyectos, relaciones con
los clientes (con un CRM), de recursos humanos y la facturación, entre otras.

Esta puede ser esencial para mejorar la eficiencia operativa de varias maneras. En primer
lugar, puedes reducir los errores humanos y aumentar la velocidad y precisión en el
procesamiento de información. En segundo lugar, puedes mejorar la eficiencia y
productividad de tus empleados, ya que les permite enfocarse en tareas que requieren
habilidades humanas, como la toma de decisiones y la creatividad. En tercer lugar, la
automatización de procesos puede disminuir tus costos al hacer innecesaria la
contratación de empleados adicionales y al evitar errores costosos.

Para automatizar los procesos en tu empresa puedes utilizar diferentes herramientas y

tecnologías, como el software de automatización de procesos empresariales (BPA, por
sus siglas en inglés), la inteligencia artificial y la robótica. Estas tecnologías pueden
personalizarse según las necesidades específicas de tu negocio.

También puedes utilizar las herramientas de HubSpot, las cuales incluyen la

automatización de procesos en marketing, como el envío de correos electrónicos
automatizados, la segmentación de audiencia y el seguimiento de actividad del visitante
en el sitio web. Además, la funcionalidad de secuencias de HubSpot puede ayudarte a
automatizar procesos empresariales repetitivos

Por ejemplo, una empresa de servicios financieros podría automatizar su proceso de

gestión de facturas mediante el uso de software BPA que se integre con su sistema de
contabilidad.
El software puede automáticamente generar facturas, enviarlas por correo electrónico a
los clientes y realizar el seguimiento de pagos. Esto reduciría la necesidad de que un
empleado realice estas tareas manualmente, y se ahorra tiempo y se evitan errores.

2. Optimizar la gestión de inventario

La optimización de la gestión de inventario es un proceso importante para mejorar la

eficiencia operativa de una empresa. Este puede representar una gran inversión de
capital y, por lo tanto, es esencial gestionarlo adecuadamente para minimizar costos y
maximizar el rendimiento. Aquí te mostramos algunos pasos que tu organización puede
tomar para lograrlo:

Establecer un sistema de seguimiento de inventario: sirve para realizar un seguimiento

de las existencias de tus productos y materias primas, con el fin de evitar su pérdida y
optimizar el uso del inventario.

Establecer un nivel de inventario mínimo y máximo: tu empresa debe determinar el nivel

de inventario mínimo y máximo necesario para su operación y trabajar para mantener
el inventario en ese rango. Así podrás evitar una sobreproducción y prever la falta de
materiales o productos.

Utilizar un software de gestión de inventario: un software de gestión de inventario puede

ayudar a tu empresa a rastrear tu inventario, realizar un seguimiento de sus niveles,
evitar la pérdida y mejorar el tiempo de respuesta.

Utilizar técnicas de pronóstico de la demanda: estas técnicas contribuyen a predecir las

necesidades de inventario de tu empresa en función de las tendencias históricas de
ventas y de otros factores.

Implementar prácticas de reabastecimiento y pedidos: estas prácticas te permiten

realizar pedidos de manera eficiente y asegurar la disponibilidad de inventario en todo
momento.
Como ves, la optimización de la gestión de inventario es importante porque puede
ayudarte a reducir los costos asociados con la sobreproducción, la falta de inventario y
la pérdida de este.

3. Capacitar a los empleados

La capacitación de los empleados es una parte integral para mejorar tu eficiencia

operativa, ya que tu equipo de trabajo es el recurso más importante y su formación
adecuada puede mejorar su rendimiento y la productividad en la organización. Aquí te
presentamos algunos pasos que puedes tomar para instruir a tus colaboradores:

Identificar las áreas de capacitación: es vital que tu empresa identifique las áreas de
capacitación necesarias para mejorar la eficiencia operativa de tus empleados. Estas
pueden incluir la formación en nuevas tecnologías, procesos, habilidades
interpersonales, servicio al cliente y otros aspectos importantes.

Diseñar programas de capacitación: puedes diseñar programas de capacitación efectivos

para cada área identificada. Estos pueden incluir capacitación en el aula, en línea, en el
trabajo y otros métodos adecuados.

Proporcionar retroalimentación y seguimiento: es importante que tu empresa sea capaz

de proporcionar retroalimentación y seguimiento a los empleados después de la
capacitación. Así te aseguras de que los colaboradores estén aplicando lo que han
aprendido y corregir cualquier problema que puedan estar enfrentando.

Proporcionar incentivos y reconocimientos: reconocer los resultados y avances de tus

empleados es vital, ya que esto puede motivarlos y fomentar un ambiente de trabajo
más positivo.

Ahora ya sabes que la capacitación de los empleados es importante porque puede

mejorar su rendimiento y ayudar a tu empresa a alcanzar sus objetivos. No lo olvides,
una fuerza laboral capacitada puede ser más productiva, eficiente y eficaz en la
realización de sus tareas.
4. Utilizar tecnología adecuada

La tecnología puede ser una herramienta poderosa y aquí te mostramos algunos pasos
para que tu empresa la utilice de forma adecuada:

Identificar áreas que puedan beneficiarse de la tecnología: tu empresa debe determinar

las áreas de su operación que puedan beneficiarse de la tecnología, como la
automatización de procesos, el seguimiento de inventario o la optimización de la cadena
de suministro.

Investigar y seleccionar la tecnología adecuada: es vital que investigues y elijas la

tecnología adecuada para abordar las áreas identificadas. Esto puede incluir software
especializado, herramientas de análisis de datos, robots, entre otros.

Capacitar al personal para utilizar la tecnología: una vez que has seleccionado la
tecnología adecuada, tu empresa debe capacitar al personal para utilizarla
correctamente. Esto puede incluir formación en el uso del software o el manejo de
equipos.

Monitorear y evaluar el impacto de la tecnología: tu empresa debe monitorear y evaluar

regularmente el impacto de la tecnología en su operación. Así corroboras que se esté
utilizando de manera efectiva y hacer ajustes si es necesario.

La importancia de utilizar la tecnología adecuada para mejorar la eficiencia operativa es

que puede contribuir a que tu negocio sea más competitivo y rentable.

5. Mejorar la planificación

La planificación es un elemento crucial en cualquier empresa para mejorar su eficiencia

operativa de una empresa. Si consideras que tu negocio tiene ciertos problemas en esta
área, estos pasos pueden ayudarte:

Evaluar y entender la demanda: tu empresa debe evaluar y entender la demanda de sus

productos o servicios para planificar de manera efectiva. Esto incluye la realización de
análisis de mercado, el seguimiento de las tendencias y la evaluación del
comportamiento del cliente.

Establecer objetivos claros y realistas: esto puede incluir objetivos de producción,

objetivos de calidad y de eficiencia. Estos deben ser alcanzables y medibles para evaluar
el éxito de la planificación.

Desarrollar un plan detallado: tu negocio debe desarrollar un plan detallado para alcanzar
sus objetivos. Esto puede incluir la identificación de los recursos necesarios, la asignación
de tareas y responsabilidades, así como el establecimiento de plazos.

Monitorear y evaluar el progreso: es vital hacerlo de forma regular para identificar

problemas o retrasos en la planificación y permitir que se realicen ajustes antes de que
sea demasiado tarde.

La importancia de mejorar la planificación para tu eficiencia operativa es que puedes

lograr una operación más fluida y rentable. Una buena planificación evita retrasos en la
producción, minimiza los costos y mejora la calidad de los productos y servicios.

6. Evaluar constantemente tu eficiencia

Evaluar constantemente la eficiencia operativa de tu empresa te ayuda a identificar áreas

que necesitan mejoras y oportunidades para optimizar los procesos. Aquí te presentamos
algunos pasos que puedes tener en cuenta:

Establecer métricas de desempeño: estas deben ser relevantes y medibles para evaluar
la eficiencia operativa. Esto incluye la tasa de productividad, la de desperdicio, el tiempo
de ciclo y de inactividad.

Recopilar datos: tu empresa debe reunir y analizar datos sobre sus procesos operativos.
Esto puede incluir el seguimiento de la producción, la recopilación de datos de los
equipos y la realización de encuestas a los colaboradores.
Comparar los resultados con las métricas de desempeño: la finalidad de esta actividad
es evaluar la eficiencia e identificar las áreas que necesitan mejoras y optimización.

Identificar oportunidades para mejorar: para mejorar la eficiencia operativa en función

de los resultados obtenidos en la comparación con las métricas de desempeño. Esto
puede incluir la realización de mejoras en los procesos, la inversión en tecnología o la
capacitación de los empleados.

La importancia de evaluar constantemente la eficiencia operativa de una empresa es que

puede ayudarte a mantener la competitividad y lograr el éxito a largo plazo. Una
evaluación regular, como ves, te permite identificar las áreas que necesitan mejoras y
permitir que se realicen ajustes antes de que sea demasiado tarde.

En conclusión, la eficiencia operativa es fundamental para cualquier empresa que busque

mejorar sus procesos y lograr el éxito a largo plazo. La implementación de estas medidas
puede aumentar la productividad, reducir los costos, mejorar la calidad de los productos
y servicios, así como mantener la competitividad en el mercado.

Además, la evaluación constante es esencial para identificar áreas que necesitan mejoras
y detectar nuevas oportunidades para optimizar tus procesos y mejorar tu eficiencia.