3.

IMPORTANCIA DE LA ESTANDARIZACION DE PROCESOS

Con el uso de las nuevas tecnologías las empresas han tenido que adaptar sus procesos de
trabajo para poder tener una mayor competitividad en sus industrias y además aprovechar los
beneficios de su implementación. Algunos de los procesos que las empresas han tenido que
implementar en los últimos años son la digitalización documental, la estandarización y
la gestión de documentos.

En esta ocasión hablaremos más sobre el punto de la estandarización de procesos y el

impacto que tiene en la gestión de las organizaciones. La estandarización consiste en la
implementación de normas precisas y claras para realizar un procedimiento específico, actuar
ante alguna situación o responder a una necesidad.

4. OBJETIVOS DE LA ESTANDARIZACION

La estandarización de procesos tiene como objetivo estandarizar y organizar los flujos de

trabajo con el fin de aumentar la productividad y hacer efectivos los beneficios. 

Cuando no hay un padrón, la tendencia es que los equipos actúen de manera diferente, dentro
de lo que consideran ideal. De esta forma, no es posible realizar análisis de desempeño
precisos, así como exigir acciones y actitudes específicas.
5. CONTRIBUCIONES A UNA EMPRESA

Pensar en procesos es pensar en estandarizar. Así que, podemos decir que, estandarizar
significa someter un proceso a un método o modelo en concreto. El objetivo de estandarizar
es normalizar y organizar los procesos de la empresa.

Esto se traduce en beneficios para la empresa, ya que consigue que se satisfagan

las necesidades de los consumidores de forma práctica, y económica.

A la hora de estandarizar los procesos en la empresa, buscamos una forma de formalizar la

forma de trabajar en la empresa. esto no implica eliminar la creatividad ni la flexibilidad
empresarial.

5.1. Uso eficiente de los recursos disponibles

Es uno de los beneficios más importantes, ya que la estandarización de procesos permite
calcular la cantidad exacta de recursos que se deben utilizar. Haciendo que la fase de
producción sea más eficiente, se gane en autonomía, seguridad y disminuya el consumo de
materias primas.

Al mismo tiempo, también se pueden reducir los fallos. Los procesos basados en alguna
norma, implican que se documenten. Por ello, si hay algún error o no conformidad es fácil
encontrarlo para solucionarlo con la mayor eficiencia posible.

5.2. Aumenta la productividad

El aumento de la productividad es un beneficio que toda empresa busca. Si mediante
procesos entrenamos a nuestros trabajadores y cómo utilizar correctamente los recursos, esta
estandarización hará que consigamos una rutina de trabajo positiva. Será fácil controlar todas
las tareas si estas se realizan siguiendo unas pautas.

Los empleados tendrán menos dudas en su puesto de trabajo y así se evitará pérdida de
tiempo en estos casos.

5.3. Aumenta la calidad de los productos

Tanto encontrar nuevos clientes como mantenerlos es difícil. Es más, si realizamos alguna
venta con productos de mala calidad, probablemente, ese cliente no volverá a realizar
compras o adquirir servicios en nuestra empresa.
La estandarización de los procesos ayuda a definir las etapas de producción, lo que hace que
sea más fácil controlarlas y mejorar una a una dando lugar a un servicio o producto con
mayor calidad.

5.4. Disminución de costes

La estandarización de procesos implica una reducción de los costes. Esto se debe a que las
actividades que se realicen seguirán los mismos parámetros, consiguiendo un mejor uso de
los recursos. Si reducimos los gastos podremos reducir precios en los productos. Así
convertiremos nuestra empresa en una más productiva.

5.5. Compromiso de partes relacionadas

Ya sabemos que los empleados son el motor de la empresa. Por eso es importante hay
que formarlos en los procesos necesarios para que estén comprometidos con los objetivos
establecidos por la dirección. Para lograrlo, ya que darles libertad para expresar sus
opiniones. Si los escuchan, se sentirán más valorados y serán más productivos y trabajarán
más contentos.

5.6. Uso de nuevas tecnologías

Las tecnologías han cambiado el mundo es un hecho. Cambian la forma de relacionarlos con
nuestro entorno, incluyendo clientes y proveedores, por eso, el uso de herramientas
informáticas que faciliten la estandarización de procesos es algo que usted debería considerar.

Una de estas herramientas como son los checklist, podrían facilitar la creación de planes de
acción facilitando la comunicación entre empleados.

DESVENTAJAS DE LA ESTANDARIZACION DE PROCESOS

Las principales desventajas de la estandarización de procesos tienen que ver con una
inadecuada preparación. Si no se tiene claro lo que se desea lograr, no se realiza un adecuado
mapeo o no se hace un seguimiento que respalde las iniciativas de mejora del negocio, la
adaptación al nuevo enfoque no habrá servido.

Además de este inconveniente, la gestión por procesos, en la práctica, conlleva algunos

contras, como:
  La comprensión limitada de los procesos existentes, ya que el factor humano suele
quedar fuera y es una variable que condiciona los resultados.
 Puede suceder que los empleados no hagan el seguimiento de los procesos o no se
adapten al sistema, una vez implementado.
 En ocasiones, el fracaso llegará cuando no se cuente con el suficiente apoyo de las
partes interesadas, que dificultará alcanzar el objetivo de mejorar el negocio.

Y es que, está comprobado que un sistema de gestión por procesos solo tendrá éxito si se
emplea de manera consistente y continua, y cuenta desde el principio con el apoyo de las
partes interesadas principales.