6.1.

Relaciones de la función de compras y abastecimientos con la

organización
El área o Departamento de Compras se relaciona con diversas áreas e interactúa
con ellas para lograr cumplir con sus objetivos.

CONTABILIDAD OPERACIONES

INGENIERÍA ADQUISICIONES

PROVEEDORES

ALMACÉN VENTAS

Figura 6.1. Relaciones entre compras y las demás áreas de la organización

Se destaca que la interacción, en mayor medida, con las áreas a las que les va a
proporcionar el servicio de comprar, ya sea la materia prima o los productos a
comercializar, pero no debemos de omitir su interacción con los proveedores,
relación en la que ahondamos en el capítulo anterior, así como con las áreas o
departamentos que permiten que la función de compras y abastecimientos se
haga en forma eficiente.

Es por ello que las compras se deben de apoyar en el concepto de sistema y

desarrollar un Sistema de Información que le permita manejar en forma más
eficiente la información para una adecuada toma de decisiones.

Sistema: conjunto de elementos ordenados que se interrelacionan entre sí, se

ordenan de alguna manera en el proceso para crear un resultado (producto o
servicio), y este sistema esta envuelto en un medio ambiente.
 Insumo Proceso Resultado

Retroalimen

Medio
Ambiente
Figura 6.2. Representación gráfica de un sistema

Compras como un sistema de información requiere por ejemplo de los siguientes

insumos: computadoras, tarjetas de crédito, vendedor, teléfono, línea telefónica,
conocimientos de Internet, idioma, requisición, etc.

Ejemplo de un proceso de compras (insumos)

 Requerimiento de la requisición debidamente llenada
 Directorios electrónicos o de papel
 Teléfono
 Dinero
 Máquina de escribir o computadora

Proceso
 Información de proveedores (cotización)
 Área física: calculadora, mesa, luz, etc.
 Solicitar cotizaciones
 Análisis (aquí es donde se puede negociar)
 Evaluación y selección del proveedor
  Fincar pedido o colocar con el proveedor seleccionado

¿Qué se obtiene como resultado?

 Recepción de los materiales que se han comprado: calidad, tiempo,
cantidad, empaque pactados.
 El comprador tiene que contar con un stock (existencias) de
inventarios.

¿Cuál es el medio ambiente?

 El entorno económico, político, demográfico en que se encuentra la
organización
 Inflación
 Alza del dólar
 Desastres naturales
 La propia organización, el orden y el tipo de equipo, tipo de
relaciones.
 Problemas sindicales del comprador o vendedor.
 Cumplir con las condiciones legales de la compañía
 Condiciones de amistad que limitan las compras.
 Lenguaje, claridad de la información.

Si tomamos en cuenta que en nuestro sistema de información tendremos como

fuente de insumo los datos y requerimientos de las diferentes áreas y
departamentos de la organización, es pertinente señalar la relación que se
mantendrá con cada una de éstos.

6.2. Control de calidad de las compras

Ya se ha tratado a la calidad como el elemento prioritario a considerar en las
relaciones con proveedores, ahora bien, resulta necesario definir y especificar qué
es calidad para compras y abastecimientos.

La calidad es el conjunto de atributos que le confieren a un bien o servicio la

capacidad de satisfacer necesidades implícita y explicitas que el consumidor está
dispuesto a pagar por ello.

En lo que concierne al comprador, el simple hecho de que el artículo sea bueno,

mejor o el de mayor precio (desde el punto de vista de las especificaciones de la
orden de compra), no significan necesariamente que tenga la calidad requerida a
menos que logre la cosa deseada y en la forma necesaria.

De lo anterior puede asumirse que las especificaciones de trabajo o de los

requerimientos de ejecución así como las especificaciones de los materiales
deben escribirse en todas las órdenes de compra o acuerdos de compra, pero el
hacer esto en todas las órdenes de compra es muy complicado desde un punto de
vista práctico y consume mucho tiempo, en consecuencia es costoso para la
organización.

Significa que la especificación de la calidad es una parte necesaria de cada

transacción de compras, por lo que a la orden de compra se debe de adjuntar a
una hoja de especificaciones que facilite la comprensión de los requerimientos.

La especificación de calidad puede ser expresada en términos de tamaño, peso,

dimensión, color, clase, trabajo o cualquier otro termino necesario, de manera tal
que el proveedor proporcione sin equivocaciones lo que necesita el comprador.

Un programa efectivo de control de calidad tiene los siguientes objetivos:

 Calidad consistente con los requerimientos de los bienes comprados.

  El costo más bajo posible, consistente con la entrega de la calidad
requerida, en el punto de producción del comprador, con el mínimo
manejo y de supervisión.
 La responsabilidad de un buen programa de control de calidad es
amplia, y probablemente descansa en cierto grado en todos, tanto de
la organización del comprador como en la del vendedor.
 La delimitación de las responsabilidades es necesaria para hacer
un buen trabajo de programa de control de calidad, estos variarán de
industria a industria, de compañía a compañía y aún dentro de la
propia compañía dependiendo de los artículos involucrados.

La responsabilidad en el Departamento de Compras en un buen programa de

control de calidad está usualmente en la categoría de transmisión de las
especificaciones y las negociaciones con los proveedores. En algunas compañías
el Departamento de Compras verifica y dirige el establecimiento de
especificaciones adecuadas de calidad. Si otros departamentos distintos del
Departamento de Compras tienen la responsabilidad de originar la especificación
de calidad de la compra, tienen la responsabilidad de transmitir esa especificación
al Departamento de Compras junto con la requisición de Compras.

Existen muchas razones para manejar el control de calidad de los artículos

comprados, una de las más importante es que evita la confusión entre el
comprador y el vendedor para determinar lo que se requiere, etc., lo que resultará
en las relaciones mejoradas con los proveedores

Asimismo, los aspectos legales de un programa de control de calidad son

importantes, puesto que sin una declaración inteligible de las necesidades en el
acuerdo de compras y sin un entendimiento total de las necesidades por parte del
proveedor, puede haber responsabilidad legal de parte del comprador si el
vendedor embarcó bajo un malentendido de buena fe.

El comprador puede encontrarse responsable por todos o por parte de los bienes
defectuosos si el requerimiento de calidad de la orden de compra estaba
incompleto o no claro.
Los requerimientos de producción se logran en tiempo y en calidad requerida, la
calidad los altos costos siempre resultan de:

 Rechazos de embarques
 Retrasos de producción resultantes
 Manejo extra de rechazo o de reemplazos
 Calidad inferior de los artículos terminados hechos de o con
componentes de baja calidad
 Tiempo incrementado de producción en la planta del comprador

Los costos reducidos resultarán de la cosa correcta (calidad aceptable) en el

momento oportuno para las necesidades del comprador; como en el caso de todas
las compras, un precio menor puede resultar también cuando el proveedor es
capaz de producir bien o con materiales de producción y partes continuas que
logran las especificaciones de calidad del comprador en la entrega.

Incluido en este concepto está el nuevo requerimiento de calidad que se ha

denominado rastreabilidad6 significando que a una o varias partes pueden
dársele seguimiento completamente en todos sus manejos o procesos, en algunos
casos aún hasta las materias primas básicas producidas.

Aunque la rastreabilidad no es una característica factible para los productos

6
También se le conoce bajo la denominación “trazabilidad”, de acuerdo a la Norma ISO 8402.
comerciales ordinarios, el comprador alerta debe estar prevenido de estos
requerimientos de calidad altamente técnicos, ya que el impacto de tales
programas puede muy bien tener un efecto en muchas de nuestras actividades
comerciales e industriales.

La necesidad del control de calidad es responsabilidad de todos en la organización

y por extensión de sus proveedores, ya que sus beneficios de costos son tan
grandes que cada buen empleado del comprador como del vendedor harán todo
lo posible para asegurar un buen material y partes desde la primera entrega.

Sin embargo, desde el punto de vista práctico, es conveniente especificar algunas

de las áreas de responsabilidad, ya que estas variarán de industria a industria.
Pueden ser diferentes dentro de las organizaciones de la misma industria,
dependiendo de las condiciones, productos y en algunas ocasiones del tipo de
organización por lo que puede ser necesario organizar varios planes o tipos de
compañías y alterarlos para acomodarlos al problema o industria en particular.

Responsabilidad en el Departamento de Compras

La calidad es una responsabilidad primordial en el Departamento de Compras,
independientemente de donde se originen las especificaciones de calidad, esto
porque el trabajo del comprador no se termina con el establecimiento de una
orden de compras, el artículo comprado debe ser entregado a tiempo y ser de la
calidad correcta, existen varios departamentos y actividades donde la
responsabilidad primordial de la especificación de calidad de los materiales
comprados puede ser establecida.

Tenga o no el Departamento de Compras la responsabilidad de originar y

coordinar las especificaciones de calidad, es responsable por ver que la
especificación de la calidad sea parte de los acuerdos de compra y que el
proveedor tenga el nivel de calidad requerido.

El Departamento de Compras debe:

 Saber qué es lo que quiere y pasar la información a los proveedores.

 Cerciorarse de que el vendedor ejecute de acuerdo con la
especificación de calidad de la compra.
 Tomar las medidas necesarias para proteger a la organización contra
pérdida financiera por materiales y partes que no logran las
especificaciones de compra
Para lograr lo anterior, será necesario para el comprador solicitar en ocasiones la
asistencia de otros (tanto dentro como fuera de la organización) para desarrollar y
hacer operable la especificación de calidad de la compra.

El comprador del Departamento de Compras no empieza las negociaciones o

solicita ofertas de un artículo sin contar con información suficiente para permitir al
proveedor en perspectiva someter una oferta inteligente y realista.

Bajo tales circunstancias, el comprador verá que basándose en una especificación

apropiada, la organización o el vendedor en perspectiva puede estar protegido de
pérdida financiera que pueda resultar en la compra de un material o suministro de
baja calidad, con partes defectuosas; en otro sentido atender las reclamaciones
que surjan de la incomprensión de lo que se quiere.

En algunos casos al vendedor se le podrá dar la oportunidad de revisar y participar

en el establecimiento de especificaciones de calidad.
Cuando a pesar de todas las precauciones preliminares, el material es rechazado,
por no cumplir con las especificaciones de calidad de la compra, por la inspección
de recibo del comprador; el Departamento de Compras es responsable de las
negociaciones que lleven a la disposición de cualquier costo extra en que pueda
haberse incurrido.

La modificación del proveedor de los artículos rechazados y las negociaciones

subsecuentes relativas a la disposición, crédito, etc., involucrados, deben ser
responsabilidad del Departamento de Compras.

Por lo tanto es deseable que estas negociaciones sean manejadas entre el

vendedor y con el mismo comprador que manejó la compra original, así la persona
que hace la compra está en una mejor posición para manejar los rechazos de
materiales que otras personas de la compañía del comprador por varias razones
entre las cuales están las siguientes:

 El comprador sabía lo que se quería y manejó los papeles que

establecieron la especificación de calidad.
 El vendedor encontrará más fácil y más satisfactorio tratar con el
comprador que con otros individuos de la compañía compradora. Por
esta razón frecuentemente es ventajoso para la compañía
compradora ya que es más fácil negociar con un vendedor acerca de
un rechazo si siente que está tratando con alguien que está
familiarizado con el asunto total.

El Departamento de Compras es el punto focal para el programa de control de la

calidad de la compañía compradora y solicitará toda la ayuda necesaria de la
compañía para hacerlo funcionar de manera efectiva en los bienes comprados.

Responsabilidad en el departamento de ingeniería

Cuando se necesita un diseño apropiado o cuando el artículo requerido que
involucra una fabricación complicada, el departamento de ingeniería puede ser
encargado de la tarea de desarrollar y transmitir dichas especificaciones de
calidad al Departamento de Compras o a las personas que estimen las
requisiciones de compra.

Algunos departamentos de ingeniería también supervisan activamente las

actividades de inspección de entrada, así como en algunos casos la especificación
de calidad se origina por ingeniería y otros departamentos manejan la inspección
de entrada.

Responsabilidad en los departamentos de ingeniería de producción

Dependiendo del giro o tipo de organización, en algunas industrias, ingeniería de
producción es el departamento responsable por la especificación de calidad de
los materiales y suministros a utilizar.
El departamento de ingeniería de producción puede originar la especificación o
puede coordinarla con el requerimiento del material o suministro de manera que la
especificación de calidad aparezca en la requisición para comprar.

Responsabilidad en el departamento de producción

En la mayoría de los casos es recomendable hacer que el departamento de
producción establezca o coopere en el desarrollo de la especificación de
calidad de la compra, especialmente en el caso de equipo de capital requerido
para producción y las instalaciones usadas o bajo el control de producción de un
departamento de operación.

Es costumbre también en la especificación de calidad de la compra en artículos de

abastecimientos (tales como herramientas pequeñas, llantas, etc.) que se originen
o se controlen por el departamento de producción o un departamento de
operación, ahora bien que cuando no se es responsable primordialmente por el
origen de la especificación de calidad de la compra de materias primas o de partes
componentes, es importante que las necesidades del departamento de producción
sean establecidas cuidadosamente y reflejadas en el desarrollo de la
especificación de calidad.

Responsabilidad del departamento de calidad

Hoy en día es cada vez más común tener un equipo responsable de los
problemas de calidad y ejercer el control de calidad de los bienes producidos por
el comprador, frecuentemente es la costumbre asignar al grupo de calidad la
responsabilidad de la calidad de los bienes comprados al igual que de los bienes
que hay que producir o procesar en la planta del comprador.

En otros casos es deseable dejar esta tarea principal a los otros departamentos
(como ingeniería) con la actuación del departamento de calidad a manera de
asesorar en la preparación de esta especificación.

Es útil también y muy beneficioso obtener la ayuda del equipo de calidad en la

educación de los proveedores preferiblemente al momento de establecer una
nueva fuente, ya que donde existe un equipo de calidad dentro de la compañía del
comprador, es deseable que dicho grupo tenga la responsabilidad de la
inspección de entrada, o bien, coordinarse con el departamento de recibo
adscrito al almacén.

Responsabilidad en el departamento de recibo

En donde sea posible, la función de recepción de materiales en el almacén o en
cualquier departamento de la organización debe de incluir la actividad de
inspección que debe llevarse a cabo en lugar cercano o adyacente al área de
recibo en donde es necesario ejecutar una o más de las verificaciones de
inspección en un punto distinto del área de recibido hasta que el embarque de
entrada haya sido aceptado o rechazado.
Cuando algún material o suministro es rechazado, el departamento de recibo
verá que se proporcione una notificación apropiada al Departamento de
Compras con suficientes detalles en cuanto a la razón para el rechazo de manera
que el proveedor pueda ser notificado.

El departamento de recibo continuará teniendo un resguardo físico sobre los

materiales rechazados hasta que la disposición sea recibida por parte del
Departamento de Compras.

Independientemente de como esté establecida la organización, parece ser que los

siguientes conceptos son una parte necesaria de la contribución del departamento
de recibo a un programa de control de calidad que opere fluidamente:

 Los embarques de entrada deben ser verificados inmediatamente

que se reciban por un probable daño al embarcarlos y para ver que el
peso, conteo, etc., estén de acuerdo con los documentos de envío del
que embarca y que aparenten estar suficientemente dentro de la
cantidad o importe especificado en la orden de compra del comprador.
 La inspección de recibo debe ejecutarse tan pronto como sea
posible para determinar si la especificación de calidad de la orden de
compra ha sido lograda y el artículo recibido está dentro de los límites
especificados de calidad.
Cuando hayan sido recibidas partes inaceptables (o materiales) el embarque debe
ser segregado y la notificación enviada al Departamento de Compras con las
razones del rechazo.

Responsabilidad en otros departamentos

Indudablemente, puede haber organizaciones en que otros departamentos tengan
un interés y alguna responsabilidad por la especificación de calidad de las
Compras y por el programa de control de calidad de los bienes comprados, estos
variarán con la industria, la compañía y en algunas ocasiones con el producto,
pero algunas de las actividades que tienen cierto interés se listan aquí:

 División de materiales
 Control de materiales
 Control de producción
 Programación de producción
 Investigación
 Técnico

Frecuentemente, las actividades tales como éstas tendrán la responsabilidad de

originar las requisiciones de compras contra las cuales el Departamento de
Compras emita una orden.

Algunas de éstas pueden tener la responsabilidad primordial de la especificación

de calidad de la compra y pueden operar con un archivo central de
especificaciones.

El departamento de ventas de la organización tiene también interés en un control

de calidad apropiado, aunque probablemente en una base más general,
elaborando o supervisando:
1. Especificaciones de calidad, las cuales pueden desarrollarse de:
 Las necesidades de los propios artículos de producción del
comprador.
 Clientes
 Aquellos dentro de la compañía diseñan, planean programan,
controlan, compran, etc.
2. Responsabilidad por el establecimiento de especificaciones de calidad
 tales como ingeniería, ingeniería de producción, etc.
3. Responsabilidad de pasar la especificación de calidad a los
proveedores.
4. Responsabilidad para revisar y reportar a los departamentos de
Compras cualquier artículo rechazado por desviación de calidad.
5. Responsabilidad para la negociación de las devoluciones y rechazos,
para los créditos, etc. de los materiales rechazados.

6.3. Importancia de la claridad en la información de la requisición

La calidad y la especificación de la calidad de la compra pueden ser expresadas
en varias formas, es importante que una expresión clara e inequívoca de las
necesidades del comprador sea parte de cada orden de compra.

Entre las formas por las cuales puede ser expresada la calidad están las
siguientes:

 Por dibujos u hojas de dimensión

Esta es una forma común de establecer la especificación de calidad en
transformación de metales, construcción y en otras industrias en donde los límites
dimensionales son requeridos:

 Planos o Dibujos (especificados por el cliente)

Archivo central de especificaciones (algunos departamentos de compras tienen
sus propios archivos o un duplicado del archivo de especificaciones del
departamento de ingeniería). Los ingenieros u otras personas de la compañía que
preparan la requisición para el Departamento de Compras.

El método del dibujo u hoja de dimensiones tiene la ventaja de invitar a la

competencia y de establecer el derecho del comprador de inspeccionar y rechazar
bajo los acuerdos de estándares. Sus desventajas incluyen el costo y el tiempo de
preparar las especificaciones.

 Por estándares de la industria

Los requerimientos particulares de ciertas industrias y grupos industriales han
desarrollado un tipo de necesidad que se ha expresado como un estándar
industrial, tales estándares son descritos con suficiente detalle y con bastante
exactitud para hacerlo satisfactorio para referirse a él como parte de la
especificación de la calidad de la compra.

Son una verdadera ventaja ya que son la resultante de mucha experiencia en el

uso y por lo tanto representan una especificación de calidad exacta y
comprensible, en dichos estándares concuerdan con las necesidades del
comprador o cuando las necesidades pueden ser ajustadas para obtener ventajas
de un artículo existente con estándar de industria, pueden lograrse
frecuentemente ahorros importantes de tiempo y de dinero debido a que tales
artículos son rápidamente disponibles a un costo menor y con una mejor
aceptación de calidad, de lo que tienen muchos productores o materiales hechos a
la medida.

 Por marca o nombres comerciales

La fabricación y distribución continuada de un producto o material en estándares
consistentes de calidad en un periodo grande establecerá frecuentemente la
“marca” o nombre comercial como un estándar de calidad efectivo y confiable.

Cuando se haya encontrado satisfactoriamente alguna marca o nombre comercial,

el comprador estará seguro frecuentemente al especificar una marca o nombre
comercial o “similar”.
En todo mercado, existen marcas o nombres de productos industriales y
comerciales que han sido bien establecidos a través de un largo uso y los cuales
pueden ser usados como estándares aceptables de calidad.

El uso de nombres comerciales ofrece la ventaja de simplificar, pero puede limitar

la compra a una sola fuente para un producto en particular destruyendo así el
elemento competitivo en una procuración sana, además, el comprador puede
establecer una lista propia que proporcione una forma efectiva y conveniente de
transmitir las especificaciones de calidad de la compra a los oferentes y a los
proveedores.

 Por especificación química o física

En el caso particular de los productos químicos, metales, etc., es necesario o
deseable especificar la composición de los materiales comprados.

Las empresas en la rama de la química y las firmas que mezclan los artículos
comprados para su reventa, frecuentemente tienen sus propias especificaciones
químicas en el material que compran (formulaciones), de tal manera que donde
tales especificaciones existen, deben ser agregadas a la orden de compra para
establecer la especificación de calidad deseada, asegurando la confidencialidad
en su uso y determinando el alcance de la licencia de la misma.
Otra manera de manejar las especificaciones técnicas consiste en proporcionar a
los proveedores y a los oferentes una copia de las especificaciones que esté
identificada de manera tal que una referencia a la orden de compra establecerá
claramente la especificación de calidad deseada.

En las organizaciones que compran aleaciones de metal y los estándares

industriales no cubren los requerimientos necesarios, la composición química de la
aleación debe especificarse, para asegurarse que el proveedor proporcionará la
calidad correcta.

 Por ejecución
Es poco inusual que un comprador desatienda completamente la apariencia o
composición de un material comprado y especifique simplemente el trabajo que se
desea ejecute el material comprado, por esta razón la función de ejecución de un
artículo comprado es una parte, o la proporción principal de la especificación de
calidad, siendo entonces que la ejecución es especificada, destacando el
comportamiento requerido por el insumo y éste debe ser expresado tan simple
como sea posible con los límites o variables de ejecución.

 Por muestras
Es recomendable el manejo de muestras en toda transacción, sobre todo cuando
la especificación de calidad no puede ser establecida clara o satisfactoriamente
por ningún motivo los medios previamente mencionados; de esta manera se logra
la duplicación del material, suministro o no incurrir en algún error.
Al usar la muestra para la especificación de calidad son importantes los
siguientes puntos:

 La muestra debe ser de tamaño o cantidad suficiente para permitir

una fácil comparación.
 Los límites dentro de los cuales se puede efectuar la aceptación
deben especificarse.

 Rechazos
Cuando un embarque de llegada es rechazado por no cubrir con las
especificaciones de calidad de la compra, el Departamento de Compras debe ser
notificado con información suficiente de manera que el proveedor pueda ser
localizado.
Las negociaciones con el proveedor en los puntos de costos de reemplazo, deben
ser responsabilidad del Departamento de Compras y deben ser manejados de
preferencia por el comprador que negoció la compra.

El comprador con ayuda de otros en la organización, explicará cuidadosamente

todas las posibilidades de desviación, de remodelado o salvamento, etc., donde
esto resulte en menos costos que el mero rechazo y devolución.

El comprador protegerá a su compañía negociando acuerdos de costo con el

proveedor, y establecerá el método de manejar tales acuerdos con un mínimo de
confusión y papeleo.

Se encontrará útil la calificación de la ejecución del proveedor para reducir el costo

del comprador, eliminando proveedores con un alto índice de rechazos.

Dibujos u hojas de dimensión

Planos o Dibujos

Estándares de la industria
expresada por
CALIDAD Marca o nombres comerciales

Especificación química o física

Ejecución

Muestras

Rechazos

Figura 6.3 Expresiones diversas de la calidad

6.4. Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de
oportunidades
Es indudable el avance tecnológico que día a día se presenta en los mercados,
nuevos procesos de producción y/o distribución, sobre todo nuevos materiales;
en consecuencia nuevos productos.

Es por ello que el comprador debe estar permanentemente actualizado y en

forma constante informar a las áreas o departamentos a los que les presta servicio
de los nuevos materiales, productos y/o procesos.
Asimismo, el comprador tomará todas las precauciones que sean necesarias para
asegurar que el proveedor tiene la educación y los conocimientos necesarios para
producir artículos con la especificación de calidad del comprador.

Los amplios aspectos y los beneficios substanciales de un programa eficiente de

control de calidad son muchos y el comprador enfocará cuidadosa e
inteligentemente todos los ángulos de este problema, empezando con el momento
en que es recibida la requisición de compras, de manera que cuando se emita la
orden de compra tenga una especificación de calidad de compra completa y fácil
de entender.

Si lo que se requiere por parte de el usuario, no es claro, es probable que el

comprador compre lo más barato, pero no siempre es lo mejor o el producto
correcto. Las requisiciones deben de estar completas por parte del usuario.

El comprador debe revisar antes de comprar que le están pidiendo, si tiene dudas
debe preguntar al usuario ¿qué es lo que necesita? De igual forma se puede
acudir a los proveedores para que expongan sus cotizaciones ante comprador y
usuario.
Al buscar proveedores para la exposición de presupuesto u ofertas no bien
especificadas nos enfrentaremos a:

 Problemas de compra incorrecta

 Pérdidas en costo (dinero)
 Trabajo innecesario

Además, debe de existir un ambiente de comunicación claro entre el usuario

y el comprador y estar consciente en el Departamento de Compras de que es
mucho mejor aclarar cualquier duda, en lugar de corregir las compras.

En su totalidad las solicitudes de compra son pre-foliadas, sugiriendo que él

número sea acompañado por letras, que representan al departamento que emitió
la solicitud.

Las requisiciones deben contener la descripción completa del artículo pedido,

precisándose la cantidad, la fecha en que se requiere, la fecha máxima de entrega
y el lugar donde debe de efectuarse la misma.

Cuando el material sea solicitado para su ingreso al almacén, estará supeditado a

la cantidad que hay en existencia y el tiempo promedio que durará el material
solicitado, esto con objeto de auxiliar al comprador a determinar si la cantidad
solicitada debe aumentarse o disminuirse, según las condiciones prevalecientes.

La solicitud de compra es por cuadruplicado, el original para el Departamento de

Compras, la primera copia para el departamento de contabilidad, la segunda para
el almacén de materiales y la tercera para el departamento que solicitó el material.
Las requisiciones para trabajos especiales, se hacen por quintuplicado, la copia
adicional se manda al departamento de costos.
En algunas empresas del Departamento de Compras pide el original y la copia de
la requisición, el original se quedará con el comprador responsable y la copia se
archivará, esto con el objeto de crear un sistema para localizar las facturas y
asegurar que no existan solicitudes de compra retrasadas o perdidas.

6.5. Planeación y programación de compras

Se debe realizar un pronóstico de ventas para saber cuánto se va a vender por
cada línea de producto, para saber qué y cuándo se va a necesitar, y además con
qué presupuesto se cuenta, así Compras puede planear, saber que debe
comprar y cuando, y así clarificar los requerimientos de materiales y de equipos
en el tiempo requerido.
Se planea la compra de equipo (esporádico) y se programa la compra de materia
prima (constante).

Se necesita información referente a los requerimientos de los usuarios, los

departamentos a los que se les va a dar servicio. Se puede apoyar con los datos
históricos (solo de referencia) para establecer un programa de compras.

La programación de compras y abastecimientos se basa entonces en las

necesidades de los departamentos áreas a las que se les presta el servicio, por lo
que en la requisición se debe de establecer claramente la fecha en que es
requerido el insumo o producto.

En el caso de un abastecimiento, debemos de tomar en consideración los niveles

establecidos por planeación y control de Inventarios, para así mantener los niveles
óptimos.
6.6. Informe de surtimiento y revisión del material entregado
En el Departamento de Compras debe existir una persona encargada del
seguimiento de las compras:

Deben tener un procedimiento claro:

 Comparar la requisición con la mercancía.

 Abrir puertas del camión y revisar.
 En área de recepción bajar la mercancía.
 Control de calidad verifica la mercancía y la aprueba.
 El almacén hará un informe de recepción y sellará de recibido.
 Se manda a Compras el recibo para trámite de pago.

Los problemas a los cuales se pueden enfrentar si no se lleva a cabo un proceso

adecuado de revisión de materiales:

 Recepción de materiales no requeridos.

 Recepción de cantidades diferentes a las solicitadas.
 Recepción de materiales en mal estado o que no cumplan con los
estándares de calidad.
 Pérdida de tiempo.
 Malos manejos.
 Retraso en procesos productivos.
 Afectación de la relación empresa - proveedor, debido al retraso o
falta de pago.
 Problemas de honestidad o corrupción, los productos son dinero, sino
existe una buena comunicación se puede prestar a malos entendidos.
6.7. Archivo histórico de compras y abastecimientos
Como ya se había mencionado en el capítulo anterior, el Departamento de
Compras debe mantener un archivo de todas sus transacciones, en cual debe de
contener los siguientes elementos:

Requisición
Calidad Hoja de especificaciones técnicas
Adicionar las especificaciones particulares
ISO: Normas relativas a procesos y métodos
Normas ASTM: Sociedad Americana para la Prueba de Materiales
establece Normas relacionadas con la resistencia de
Materiales
Establecer Red de calidad
metodología
para proceder al Tiempo de entrega
análisis
Automatización La verdadera automatización implica la colocación de
del proceso de dispositivos (mecánicos y/o tecnológicos) que regulan el
Compras proceso a través de un proceso de “retroalimentación”.

Cuadro 6.1. Elementos de un archivo de transacciones

La utilización del equipo de Procesamiento Electrónico de Datos (PED) ha sido

vista como la razón principal para incorporar todas las actividades de la
administración de materiales bajo una cabeza, llamada el Gerente de Materiales.

De esta manera se supera la posibilidad de conflicto en cuanto a los objetivos

departamentales individuales y el flujo de información que resulta de los sistemas.

El seguimiento de la orden de compra es la que probablemente se transfiere

primero de procedimientos manuales a procesamiento mecánico o electrónico de
datos. El índice de rendimiento es un sub-producto del sistema de seguimiento.
Es una recopilación estadística de los datos que fluyen del sistema de seguimiento
y que proporcionan una evaluación objetiva tanto del proveedor como del
comprador.
El sistema de cantidad de órdenes a nivel económico está relacionado con la
solicitud y procedimiento de redacción de la orden, específicamente el Lote
Económico de Compra (LEC) es la cantidad que da lugar al costo mínimo anual
total del artículo, considerando los costos de la colocación de la orden y los costos
de traslado.

El sistema de procesamiento de datos imprime la orden de compra a partir de la

requisición terminada, con una cantidad determinada por las formulas LEC
programadas en el sistema.

Otras aplicaciones de la computadora al manejo de materiales incluyen: redacción

de la requisición, tomando en cuenta la producción proyectada, los niveles de
inventario,,los requerimientos de tiempo de entrega, el uso de datos históricos y
de información relacionada con el inventario así como la jerarquía de la orden.

Cada organización adopta y elabora el sistema de acuerdo con las necesidades

de procedimiento de compras siendo que algunas compañías encuentran que el
procesamiento electrónico de datos no es apropiado para sus operaciones
actuales, esto solo se puede decidir sobre la base de un cuidadoso estudio.

Independientemente de la forma en que se procese la información, el

Departamento de Compras desarrollará un sistema de información, siendo el más
común el KARDEX (Sistema de almacenamiento de información) por:
  Producto
 Código de producto
 Orden alfabético
 Código de barras

El contar con una información clara y oportuna de las diversas fuentes de

abastecimiento traerá consigo los siguientes beneficios:

 Nos da como resultado una adecuada compra

 Posibilidad de ahorros en compras
 Evita conflictos que pueden llegar a extremos de ruptura (violación de
política de nunca pelear con ningún proveedor)

Control de compras
El archivo de compras contiene información acerca de proveedores, ayuda a
facilitar las futuras tomas de decisiones de requerimientos y apoya en reducir la
duplicación de esfuerzos futuras compras.

El sistema de archivo empleado en el Departamento de Compras será de enorme

valor, solo si brinda un fácil acceso a la información requerida, si no es muy
complicado y contiene detalles sobre las diversas fases de las actividades del
departamento.

Estas fases cubren aspectos tales como correspondencia, algunas publicaciones

de los proveedores como catálogos y folletos, requisitos de compras, cotizaciones,
órdenes de compra, contratos, especificaciones de mercancía, correspondencia;
registros, etc.
Muchos departamentos de compras no registran el material inútil e innecesario, los
agentes de compras y los compradores economizan de esta manera el tiempo de
sus secretarias y empleados de registros al desechar una gran parte del material
recibido por correo o entregado a ellos por vendedores.

Están de acuerdo en que el material de propaganda no solicitado, las cartas,

folletos, catálogos, formatos de carta y tarjetas postales, no justifican el empleo de
una función administrativa ni el gasto de mantenimiento de los archivos
departamentales a menos que sean de uso inmediato para el receptor.

La razón de esto es que en la mayoría de las compras es necesario obtener la

información sobre el precio vigente, así como catálogos o folletos actualizados.

Es una realidad que gran parte de la correspondencia habitual de un

Departamento de Compras no tiene relación directa con las órdenes de compra,
contratos o requisiciones de compras, información que incluye numerosos
aspectos entre los que se encuentra el personal, boletines sobre disposiciones en
compras, boletines de procedimientos de naturaleza temporal o permanente y la
correspondencia usual con el vendedor.

Esta correspondencia normalmente se clasificará en dos categorías: abierta y

cerrada, la correspondencia abierta es aquella en la que se desean respuestas y
es el más activo de los archivos, al completarse la correspondencia se transfiere al
archivo cerrado; la correspondencia cerrada es de dos clases temporal y
permanente.

La correspondencia temporal o de corta vida, puede abarcar aspectos que no

tienen conexión regular con las operaciones de la compañía y deberán destruirse
después de haber cumplido su propósito.
Los registros permanentes son los archivos del Departamento de Compras.
Aunque rara vez se recurra a ellos, al considerárseles algún valor futuro no
deberán destruirse.

Como norma, después de doce meses ocasionalmente se hace referencia a una

correspondencia cerrada, por lo que deberá transferirse a los archivos
permanentes (muerto).

A fin de contar con espacio suficiente para archivo deberá tenerse cuidado de
colocar en los archivos permanentes solo el material indispensable.

Es muy conveniente conservar un tarjetero bajo el título de mercancías específicas

con datos pertinentes relativos a la compra de las mercancías detalladas en las
tarjetas, este archivo debe incluir datos referentes a las pruebas de nuevos
productos y materiales.

Tales registros se archivan comúnmente de manera visible, ya sea en gabinetes o

en tablas clip para hojas simultaneas.

Un archivo dentro de un fólder tamaño carta en orden alfabético puede emplearse

para guardar la correspondencia sobre mercancías de gran importancia para la
operación de una compañía. Todos los datos pertinentes relacionados con la
mercancía especial deberán archivarse en dicho fólder.

Órdenes de compra
Un método conveniente para archivar las órdenes de compra, es hacerlo por
vendedor, registrándolo alfabéticamente en un archivo abierto, cuando la
orden se haya concretado, la copia para el archivo y sus anexos se remite al
archivo cerrado bajo el nombre del vendedor y en forma alfabética. Este sistema
de archivo proporciona una rápida referencia en particular si se lleva a la práctica
un control de índice de orden numérico.

Si por alguna razón se desean archivar las órdenes de compra por orden numérico
en vez de por vendedor, deberá mantenerse un índice de archivo por vendedor
como índice cruzado para registrar la orden, con objeto de que pueda fácilmente
localizarse un expediente de órdenes al contar solo con el nombre del vendedor.

Toda correspondencia relacionada con asuntos referentes al material ordenado,

junto con la copia de la factura y el recibo del material, deberá anexarse a la copia
de archivo de la orden de compra.

Es conveniente contar con una copia extra de la orden, misma que se conoce
como copia de rastreo, a fin de evitar utilizar la copia del archivo hasta su
terminación. Algunas veces la copia de rastreo estará fuera del archivo mientras
dura la expedición; esta deberá guardarse en tal forma que pueda localizarse
fácilmente cuando se trate de rastrear alguna fecha específica sin considerar
necesario el nombre del vendedor, clasificación o mercancía.

Para cada fecha de rastreo es necesario elaborar un expediente en fólder tamaño

carta que contenga todas las órdenes vencidas que deban rastrearse en esa
fecha. Para que no exista duplicidad en la actividad administrativa la mesa de
rastreo deberá laborar en forma conjunta con la mesa de órdenes. Al efectuarse y
recibirse el embarque, se destruirá la copia de rastreo, pero antes de hacerlo, toda
correspondencia deberá transferirse a la gaveta que contiene la copia del archivo
de la orden.
En muchos aspectos de los negocios no es necesario conservar todos los
expedientes. Se aconseja conservar espacio en el archivo, destruir ciertas
órdenes, especialmente aquellas de escaso valor monetario.

Muchas empresas sin embargo, desearán conservar todas las órdenes en un

expediente fijo cuando se aluda a artículos de inversión que incluyan maquinaria y
equipo especial.

Son dos los objetivos fundamentales de los registros: mantener y reconocer la

resolución de la compra y la orientación del personal de Compras tanto en sus
decisiones como operaciones.

El archivo se mantendrá al corriente. La necesidad de algún documento ocurrirá

inmediatamente después de ser recibido ya sea por el vendedor, el solicitante o
por el departamento de contabilidad. Los documentos se guardarán diariamente
en sus lugares correspondientes

Análisis de precios
Desde el punto de vista del costo: se refiere a la fijación de precios en cierta
cantidad mayor a los costos directos, dejando una contribución suficiente para
cubrir los costos indirectos y los costos generales, dejando además un margen de
utilidad para el comprador; el costo ofrece varias oportunidades para buscar
proveedores con costos bajos para sugerir alternativas de fabricación de menor
costo y verificar la magnitud de los costos directos. La negociación utilizada con
las técnicas de análisis de costos en una herramienta particularmente útil.
Punto de vista del mercado
Los precios se fijan en el mercado, aunque pueden no estar relacionados
directamente con el costo, si la demanda es relativamente elevada con relación a
la oferta, se espera que los precios disminuyan.

Con el punto de vista del mercado, el comprador debe vivir con los precios que
prevalecen en el mercado o encontrar medios de rodearlos.
Si no se puede hacer nada para atacar directamente la estructura de los precios,
puede aún ser posible seleccionar aquellos proveedores que deseen ofrecer
incentivos independientes de los precios, como son mantenimiento de inventario,
servicio técnico, buena calidad, excelente envío, concesiones en la transportación
y estar pendientes de aumentos en los precios y cambios a nuevos productos.

El estado juega un papel importante en la fijación de precios, tiene dos vertientes a

saber:

 No solamente el gobierno ha tomado parte activa en la fijación de

precios mediante el establecimiento de cuotas de producción
estableciendo diversas formas de pagos de salarios y precios (de
tiempo en tiempo) sino que también regula las vías mediante las
cuales se permite a los proveedores y compradores acordar los
precios.
 Debido a que otros gobiernos son activos en la fijación de precios y
hay numerosas situaciones creadas por el control dual para uso
nacional y de exportación. Los precios se pueden determinar por
juntas de control, revisión o persuasión moral enérgica. También se
pueden incrementar por controles gubernamentales como son las
cuotas de producción, los aranceles y los permisos de exportación.
Confabulación de proveedores
Es el acuerdo entre proveedores de un producto, cuyo mercado es caracterizado
por una cantidad reducida de oferentes. Para diseñar y aplicar tácticas
especulativas en sus procesos de compras -ventas. Acciones ante la
confabulación de proveedores:

 Acción legal
 Desarrollar buenas fuentes de abastecimiento
 Desarrollar materiales o productos sustitutos
 Emprender un nuevo proceso de negociación o regateo
 Aceptar la especulación (o confabulación)

Curva de aprendizaje
También llamada de reducción del tiempo o curva de progreso, la curva de
aprendizaje proporciona una herramienta analítica para cuantificar con la
experiencia aunque conceptualmente se identifica más con el trabajo directo,
siendo el costo de mano de obra uno de los factores más importantes y relevantes
en la fabricación o distribución de todo material o suministro por lo que impacta
directamente en el costo unitario del mismo.

La mayoría de los expertos consideran que la curva de aprendizaje esta formada

en realidad por una combinación de muchos factores, los cuales incluyen:

 Velocidad de aprendizaje del trabajo.

 Motivación del trabajo y de la administración para aumentar la
producción.
 Desarrollo de mejores métodos, procedimientos y sistemas de apoyo.
 Sustitución por mejores materiales, herramientas, equipo o uso más
efectivo de materiales, herramientas y equipo.
  Flexibilidad de trabajo y de las personas asociadas con éste.
 La relación de trabajo contra tiempo de máquina en la actividad.
 Cantidad de personas de la pre-planeación hecha antes de la
actividad.
 Recambio del trabajo en la unidad.

La curva de aprendizaje tiene consecuencias tremendas en la determinación del

costo en la administración y en la negociación, por ejemplo tómese como una
curva de aprendizaje del 90% si suponemos que desean comprar ochosientas
unidades de un producto caro, el cual será producido por un grupo de trabajadores
durante un período de dos años.

Las primeras cien unidades se han producido a un tiempo de trabajo promedio de

mil horas. Con una curva de aprendizaje del 90% el tiempo promedio de trabajo
para las primeras cien unidades descenderá a novecientas horas. El cuadro 6.2.
muestra las cantidades que se han graficado sobre coordenadas rectangulares.

UNIDADES HORAS HORAS DE TRABAJO

PRODUCIDAS ACUMULATIVAS DE PROMEDIO POR
TRABAJO UNIDAD
100 100,000 1,000
200 180,00 900
400 324,00 810
800 583,200 729
Cuadro 6.2. Ejemplo de la curva de aprendizaje
Descuentos
Las condiciones relativas al pago son muy necesarias en el aspecto de compras,
ya que en este renglón es donde se refleja lo negociado por el comprador con el
proveedor en relación con un presupuesto dado. A continuación mencionaremos
algunos de los descuentos que deben ser base en la negociación y en la
búsqueda de mejores condiciones de pago.

Descuento por pronto pago: es una concesión que el proveedor hace en el

precio estipulado en la factura, con el fin de obtener en forma inmediata el importe
de su factura.

Normalmente el descuento que hace el proveedor es de 2 ó 3 % si el pago se

realiza en los diez días siguientes a la fecha formada a revisión, aunque la
posibilidad de la negociación se aplica dependiendo el importe total a comprar y lo
que representa el costo de financiamiento.

Descuento por volúmenes: el descuento por cantidad esta íntimamente

relacionado con la política que observe la compañía en cuanto a inventarios, el
costo unitario más bajo relacionado mediante la compra por cantidad debe ser
balanceado contra la inversión extra y el gasto extra que significa llevar mayores
inventarios en el transcurso de un largo período a fin de determinar si el costo
unitario más bajo representa un verdadero ahorro.

Descuento acumulado: es un tipo de descuento por volumen y varía en

proporción a la cantidad que se compra; sin embargo, en vez de que se compute
sobre la base de magnitud del precio se basa en la cantidad que se compra en el
transcurso de un período específico, por lo general los descuentos acumulados los
conoce el proveedor como un incentivo para que continúe favoreciéndolo con la
compra, ya que entre más compre mayor será el descuento beneficiado con notas
de crédito, especie o documento directo sobre su factura.

Descuentos comerciales: el sistema de fijación de precios de muchos fabricantes

se establece sobre una escala graduada de acuerdo a la clasificación de clientes
que hace el fabricante y sin que tenga que ver la magnitud de un pedido de
compra especifico. Un descuento comercial generalmente representa la
compensación de la gerencia de venta, que asume ciertas funciones distributivas
para el cliente, es decir, los descuentos comúnmente se conceden con el
propósito de proteger un canal de distribución específico, por lo que el fabricante
no podrá mejorar el precio si lo vende directamente, ya que debe representar sus
convenios con los distribuidores, mayoristas, representantes, entre otros.

6.8. El proceso electrónico de datos en la planeación de compras,

programación y control de consumos
Hoy en día, la gran mayoría de los sistemas de compras se manejan en forma
electrónica, el principio básico para sistematizar la información y los
procedimientos de compras y abastecimientos se basan en la premisa de que los
insumos adquiridos son generalmente los mismos, siendo lo que cambia tanto las
cantidades a comprar como las fechas en que se programan.

Partiendo de esto, la base de datos principal para la organización es el Catálogo

de Insumos o Productos, siendo ésta una lista de productos ordenada de acuerdo
a las características que la organización requiere destacar.

El antecedente de los sistemas de información para el área de compras actuales

tienen su base en los sistemas llamados de gestión, originados en la década de
los años 60’s por Oliver Wight.
MRP. Planeación de Requerimientos de Materiales

 Sistema de Inventarios actualizado.

 Precios, pólizas de ventas.
 Pronóstico: planeación (parte dinámica).
 Lista de materiales: semidinámica.
 Inventarios: dinámica.
 Orden de compra: cambios en la orden de compra.
 Evaluación del desempeño: (movimiento de inventarios).
 Actualización de la información.

MRPII. Planeación de Recursos de Manufactura

Controla aspectos de producción y controla los siguientes elementos:

 Pronóstico: ventas, clientes.

 Lista de materiales.
 Inventario.
 Orden de compra: cambios (programas de producción).
 Evaluación del desempeño (compras y producción también).
 Movimiento de inventarios.
 Actualización de la información.
 Controla todo lo relativo al área operativa. Asignación de máquinas y
tareas.

Archivo histórico de compras y abastecimientos

 Nos sirve para futuras compras

 Debe conservar información respecto a compras para reducir el
 tiempo de búsqueda.
 En este archivo también podemos identificar con que proveedores
debemos de contactar y con cuales no.
 Servirá para realizar una planeación estratégica de inversiones.

El proceso electrónico de datos (PED), como su nombre lo indica, es la

aplicación de computadoras electrónicas de alta velocidad en el registro, trámite e
impresión de la información estadística.

El objeto de PED en cualquier organización consiste en proporcionar a la gerencia

de compras información veraz y en tiempo real de tal forma que pueda usarse
para evaluar, formase juicios y tomar decisiones, además de ofrecer
oportunidades para la reducción de costos.

El Proceso Electrónico de Datos (PED) se rige bajo el principio fundamental que

se aplica con respecto a los objetivos mencionados de que las exigencias sean
uniformes, los sistemas empleados deben ser uniformes.

En la instalación de un sistema PED, éste debe adaptarse a la organización,

necesidades, estructura financiera y objetivos mercantiles de la compañía de que
se trate.

No todas las funciones u operaciones pueden o deben pasar por las

computadoras, en la mayoría de los casos en que se piensa en la instalación de
un sistema PED, todas o casi todas las funciones de un negocio deben
analizarse para conocer las operaciones que pueden incluirse en un sistema
de PED si se quiere que la utilidad de la inversión en un sistema resulte práctica y
eficaz bajo la inclusión en un sistema de PED denominado enfoque de sistemas
totales.
Alcance de los sistemas totales
Aunque los fabricantes de sistemas de PED han hecho muchos adelantos
tecnológicos en todos los aspectos de su diseño, incluyendo mayores velocidades
de funcionamiento, mayor capacidad de los depósitos, tamaño más compacto,
mayor seguridad y comparativamente menores costos, sigue siendo un hecho que
el precio de un sistema de PED todavía es notablemente alto.

El trabajo fundamental de cualquier organización puede clasificarse en tres

grupos básicos para el proceso continuo de datos. Se mencionan a continuación
con las funciones más importantes:

PROCESO FUNCIONES
Embarques
Facturación Registro y redacción de pedidos
Cuentas por cobrar
PROCESO DE Planeación y catalogación de la
VENTAS Estadísticas producción
Inventarios
Mano de obra
Costos
PROCESO DE Materiales
PRODUCCIÓN Estadísticas, informes y gerencia
Auxiliares
Inventarios
Administración del inventario
Estadísticas e informes
Solicitudes
Expedición
 Trámite de pedidos
PROCESO DE Clasificación y actuación de vendedores
COMPRAS Recepción
Arreglo de Espacios en Almacén
Cuentas por pagar
Pedidos por cantidad económicos
Distribución del costo

Cuadro 6.3. El trabajo fundamental de cada organización

Ahora bien el sistema de PED completo deberá incluir el proceso de compras; y

aunque éste proceso se cruce con otras líneas departamentales, el Gerente de
Compras no debe sentarse pasivamente mientras el departamento de sistemas
planee y proyecte un sistema.

El Gerente de Compras debe aportar conocimientos, experiencia y capacidad

técnica en su campo especializado. Esta participación activa puede hacer la
diferencia entre un programa fructuoso, práctico y otro que aumente el costo de
las Compras, dé información que no sirva para un fin útil y práctico.

El primer requisito para comprar un sistema PED es estar educado y enterado de

la especialidad del mismo, en segundo lugar, el Gerente de Compras deberá
formar parte de la junta planeadora desde el principio y contribuir con ideas
orientadas a las compras, y finalmente, debe obtener la información sobre la
producción que ofrezca una contribución práctica, útil y de bajo costo a las
operaciones de compras.

Categorías de automatización en compras

Aunque algunos conceptos se refieren principalmente al PED, hay varios
conceptos y designaciones que se aplican en el campo de la automatización de
las compras.

Actualmente, las diferentes categorías de automatización incluyen:

 PED (Proceso Electrónico de Datos): Software que permite el proceso

de datos y en el cual principalmente guardan información electrónica.
 PID (Proceso Integrado de Datos): Incluye sistemas automáticos, en
los cuales los datos se guardan en archivos magnéticos.
 PAD (Proceso Automático de Datos): Contiene al PED y al PID en
cualquier acoplamiento.
La unidad procesadora dirige las operaciones comunes del proceso, dentro de sí
misma, vigila el flujo,a operación de entrada y salida, conforme a las instrucciones
programadas.

Un inventario puede existir en determinado número de formas pero unos

responden al control. Es muy importante hacer un inventario planeado ya que es
controlable.

6.9. La importancia de los almacenes

La importancia de los almacenes en las organizaciones radica, primordialmente,
en la necesidad de contar con existencias ante cualquier eventualidad y no caer
en una situación costosísima de tener que parar la fabricación, o la no entrega de
productos al consumidor, con la posibilidad de perder al cliente y menguar el
mercado conquistado.

Se mantienen existencias en intervalos por dos razones: la economía y la

seguridad. Económicamente hablando, se puede decir que habrá un ahorro en el
momento de comprar mayor cantidad de bienes, de los que requieren en ese
momento.
Los motivos de seguridad, implican tener intervalos de soporte para
prever fluctuaciones en la demanda o entrega, protegiéndose contra
la incertidumbre y el retraso. Las empresas mantienen inventarios
porque les conviene, podría pensarse que las perdidas como
consecuencia de hacer esperar a los clientes, o de paros en la
producción por falta de materiales, pueden ser mayores que el de
sostener económicamente un inventario como seguridad.

El índice de costo anual del almacén es muy cambiante, pueden

considerarse como límites normales, admisibles entre el 10% y 15%,
aunque a veces pueden ser del 20%, debido a especiales condiciones
de protección indispensables.

Las actividades básicas que realiza el almacén, son las siguientes:

 Recepción y revisión, dado el caso, de lo adquirido.

 Almacenamiento de los artículos, desde el momento de su recepción hasta
que se envíen a donde sea.