PLANIFICACIÓN

Microsoft Project - Microsoft Project (o MSP)

MS Office Project conjuga estas todas estas técnicas de programación: WBS,

Gantt, PERT y CPM en su forma de trabajar.

• Objetivos :

➢Conocer el entorno de Microsoft Project.

➢Crear un plan de trabajo.
➢Definir y Gestionar tareas.
➢Conocer los sistemas de asignación de duraciones a las tareas.
➢Vincular tareas según los tipos existentes.
➢Delimitar tareas en forma flexible e inflexible.
➢Establecer esquemas.
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 PLANIFICACIÓN

MS Project
Ms-Project es una herramienta de administración que permite trabajar con tareas,
esquematizarlas, asignar recursos, crear calendarios y definir costos en la planificación
de un proyecto. Es por ello, que es ampliamente utilizada por profesionales y
administrativos que desarrollan, ejecutan e implementan proyectos, así como
también por aquellos que se encuentran encargados de los aspectos contables y
financieros de los mismos.

Microsoft Project (o MSP)

Es un software de planificación de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado
por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes,
asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto
y analizar cargas de trabajo. Es una herramienta de trabajo para administradores y
jefes de proyectos, utilizada para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para
evitar así los retrasos y no salirse del presupuesto previsto.

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Importancia de conocer Microsoft Project:

Project es una herramienta que se puede aplicar en cualquier área en donde se
trabaje por planeación de proyectos, es decir, en casi todo. Estas áreas pueden ser
el ramo de la construcción, ramo industrial, comercial y en general todas las
empresas públicas o privadas que quieran mejorar la organización y gestión de sus
proyectos. Básicamente, crea programas y sigue su proceso, además de calcular
costos.
En Project también se podrá controlar los recursos asignados a cada tarea o
actividad relacionada con el proyecto y hacer cálculos de rutas críticas para
optimizar tiempo y recursos.

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Herramientas de MS Project:
Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de forma que el análisis de
los datos es mucho más sencillo. Sin embargo, aquí nombraremos las principales:
Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma de
obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejano
de cada actividad, o las holguras.
Diagrama de Gantt: Se muestra por defecto. Esta gráfica ilustra la programación de
actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el
vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad,
su duración y su secuencia. La actividades críticas se muestra en rojo, las otras en azul. Las
actividades que tienen otras secundarias dentro se muestran en color negro.

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Herramientas de MS Project:
Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano más
tareas de las que puede realizar.
Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de
inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo,
los costos, el estado de las tareas y de los recursos.
Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los
recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo – es un
reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales.
Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para
realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se
puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le
vayan haciendo al proyecto

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Base de Datos de Microsoft Project:
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa
información para calcular y controlar la programación, los costos y otros elementos del
proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanta más información se proporcione, más
preciso será el plan.
Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los
cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la
información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verá cuándo finalizará el
proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas.
Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en campos que
contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones de tareas.
Cómo programa Microsoft Project:
Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos
factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones,
como días festivos y vacaciones.

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Programación de un proyecto

La planificación es el paso vital para que el proyecto se desarrolle bien. Para ello, los
pasos iniciales a seguir para una buena gestión del plan, pueden ser los siguientes:

Definir la lista de tareas e hitos.

Estimar la duración de cada tarea.
Determinar las relaciones (o vínculos) entre las tareas.
Construir la estructura de descomposición de trabajo
Evaluación de los recursos del proyecto.
Asignación de recursos a las tareas.
Optimizar la estructura.

Con toda esta información, Microsoft Project permite crear una programación.

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 PLANIFICACIÓN - Usando MS Project
• Para crear un nuevo archivos nos vamos a la pestaña archivo, se
selecciona la opción Nuevo, seguidamente de la opción Archivo en
blanco.

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PLANIFICACIÓN - Usando MS Project

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Etapa de Organización del Proyecto

Una Vez que se ha completado la etapa de Planificación del

Proyecto que contempla la aplicación de métodos y
técnicas de programación de tiempo y costo, de análisis y
asignación de recursos y de control de avance que dieron
origen al plan oficial del proyecto corresponderá iniciar la
etapa de Organización para la ejecución del Proyecto

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 Etapa de Organización del Proyecto

Procedimiento Asignación
Desde etapa Estructura A etapa
de de
Planificación Oficial Ejecución
Control Tareas

Sistemas
De
Comunicación

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Estructuras de Organización (para la ejecución de un proyecto)

➢ Organización por coordinación:

El proyecto se desarrolla mediante personal de las respectivas
áreas funcionales de la empresa cuya labor es armonizada
por un coordinador. Organización adecuada para proyectos
menores, en pequeñas empresas.

➢ Organización matricial:
Permite ejecutar varios proyectos en forma paralela. Cada
proyectos es llevado a cabo con la coordinación y
responsabilidad de un Director pero su ejecución es
entregada a las áreas funcionales de la empresa.

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Estructuras de Organización (para la ejecución de un proyecto)

➢ Organización pura:
Esta modalidad asigna al director del proyecto plena autoridad
sobre el uso de recursos, lo que implica la creación de una
organización funcional especial para el proyecto, paralela a la
existente en la empresa

➢ Organización semi pura:

Es un intermedio entre la organización matricial y la organización
pura en que el director del proyecto controla los recursos
críticos( diseño personal, etc.) mientras que la empresa prestan
sus servicios a proyecto en forma matricial (mercado producción,
finanzas)

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Procedimiento de control costo avance:

Un sistema de control es complejo puesto que es necesario controlar y

ajustar en forma conjunta el desarrollo del proyecto de acuerdo al
programa de ejecución y el programa de gastos, conforme a la
disponibilidad de recursos.
En atención a que los recursos consumidos, no siempre representan una
cabal medida de avance, se usan métodos basados en que una correcta
medida del avance de la obra, descansa en el conocimiento paralelo de
tres valores del costo de las actividades realizadas y programadas.
➢ Valor presupuestario del trabajo programado
➢ Costo efectivo del trabajo realizado
➢ Valor presupuestado del trabajo realizado

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Asignación de tareas:
El director del Proyecto, es responsable de llevar a feliz termino el proyecto,
dentro de la limitaciones de tiempo costo y calidad, para ello puede usar
recursos propios o de terceros. En un análisis entre recursos propios o de
terceros es conveniente considerar los siguientes criterios.
➢ Competencia técnica exigible por el proyecto
➢ Experiencia exigible por el proyecto
➢ Disponibilidad de recursos humanos calificados en la propia empresa
➢ Disponibilidad de recursos físicos (equipo)
➢ Plazo para completar la obra
➢ Costo de la obra
➢ Restricciones operacionales al interior de la empresa
➢ Confidencialidad del proyecto
➢ Facilidad de comunicación
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Asignación de tareas:
El director del proyecto debe considerar las ventajas y desventajas entre
ambas alternativas, si es a través de terceros se debe formalizar un
convenio legal (contrato), en el cual el contratista se compromete a la
entrega de un producto o servicio bajo ciertas condiciones de precio, forma
de pago, plazo de entrega y especificaciones técnicas

Criterios de contratación:
➢ El contrato estará basado en un reconocimiento mutuo de honestidad
de las partes contratantes (empresa y contratistas)
➢ Se caracterizará por la aplicación de condiciones equitativas entre ambas
partes contratantes.
➢ Estará orientado a la aplicación de fórmulas que representen
comunidad de objetivos e intereses de las partes contratantes

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Evaluación y preselección de contratistas:
Para la buena marcha de la obra, es conveniente que el contratista sea
previamente calificado, asegurando que posee antecedentes
satisfactorios de comportamiento ético y capacidad técnica y financiera.
Para la evaluación señalada debe entregar los siguientes antecedentes:

➢ Demostración de competencia técnica.

➢ Experiencia (obras realizadas).
➢ Resultados obtenidos.
➢ Capacidad e historia financiera.
➢ Antecedentes profesionales del personal clave.
➢ Carga de trabajo actual y disponibilidad de recursos humanos y físicos.
➢ Sistemas de planificación y control en uso.
➢ Programa de Prevención de Riesgos y Medio Ambiente.

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