Sic P 201

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE
CODELCO - CHILE
Procedimiento Operación
Sistemas de Información SIC
(SIC-P-201)
(Rev. 1)
29 de septiembre de 2010
SIC-P-201 Proc Operacion Sistemas Información SIC - Rev 1.doc Copyrights © 2009 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados
GERENCIA DE EVALUACIÓN DE INVERSIONES
Y CONTROL DE PROYECTOS
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Procedimiento de Operación Fecha : 09/09/10
Cartera Corporativo de Proyectos Página : 2 de 80
INDICE
1.- Referencias ………………………………………………………………………… 4

2.- Objetivos ………………………………………………………………………… 4
3.- Alcance del Procedimiento ……………………………………………………….. 4
4.- Definiciones ………………………………………………………………………… 4
5.- Responsabilidades Procedimiento ………………………………………………… 5
6.- Procesos de Gestión de Cartera Corporativa ……………………………… 6
7.- Proceso de Actualización del Cartera Corporativo …………………….. 7

7.1 Creación de Propuestas ……………………………………………… 7
7.2 Gestión de Autorizaciones ……………………………………………… 8
7.3 Creación de Proyecto ………………………………………………………. 9
7.4 Cierre de Proyecto ………………………………………………………. 10
7.5 Responsabilidades proceso ……………………………………………… 11
8.- Proceso de Generación del Cartera Corporativo ……………………………… 12

8.1 Generación Cartera Tentativa ………………………………….…… 13
8.2 Generación Cartera Preliminar ……………………………………… 14
8.3 Generación de Ranking de proyectos ……………………………... 15
8.4 Generación Cartera Oficial ..........………………………………. 16
8.5 Responsabilidad proceso ………………………………………………. 17
9.- Proceso de Control de la Cartera Corporativa …………………………….. 18

9.1 Reporte avance real y proyección proyectos autorizados …………… 18
9.2 Proyección proyectos no autorizados ……………………………. 19
9.3 Consolidación avance y proyecciones ……………………………. 19
9.4 Generación presentación versión inicial ……………………………. 19
9.5 Generación presentación versión final ……………………………. 19
9.6 Exposición al Comité Ejecutivo
presentación control de avance Cartera ……………………………. 19
9.7 Responsabilidades del proceso ……………………………………. 20
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10.- Proceso de Cierre de Cartera ……………………………………………….. 21

11.- Fechas Relevantes …………………………………………………………………22
12.- Revisiones ………………………………………………………………………….22
13.- Anexos …………………………………………………………………………………..23
13.1. Anexos Proceso de Gestión de Cartera ……………………….. …….. 23

ANEXO 1: Creación de Propuesta ………………………………………. 24
ANEXO 2: Ingreso de bases de post evaluación ……………………………… 33
ANEXO 3: Creación de Versión de Presentación ……………………... 36
ANEXO 4: Recomendación - Comité ……….……………………………… 42
ANEXO 5: Creación de Proyectos en ITG ……………………………... 49
ANEXO 6: Cierre de Proyectos ………………………………………………. 56
13.2. Anexos Proceso de Generación de Cartera ………………………………. 60

ANEXO 7: Generación de Versión Tentativa en ITG ……………………… 60
ANEXO 8: Desvinculación de Propuesta de Programa ……………………… 66
ANEXO 9: Generación de Versión Preliminar en ITG ……………………… 68
ANEXO 10: Generación de Versión Oficial en ITG ……………………… 74
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1. REFERENCIAS
 SIC-M-006 Manual de Gestión de Cartera

 SIC-P-010 Procedimiento para seguimiento y Control de la Cartera de Proyectos de la
Corporación.
 Procedimiento Administrativo SAP
 Calendario Anual de Inversiones
2. OBJETIVOS
El propósito del presente documento es entregar lineamientos, fechas y fijar responsabilidades

para el uso de los sistemas de apoyo a la gestión inversional, desde la presentación de
propuestas, hasta el cierre del proyecto.
3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todas las tipologías de estudios y proyectos en el ámbito del Sistema de inversión de
Capital (SIC). A la fecha de la presente versión estas tipologías son:
 Proyectos de base Geo-minero-metalúrgica financiados con el Presupuesto de
Inversiones (API)
 Proyectos de Adquisición, Venta y Joint Venture (PAN)
 Proyectos de Obras Mineras (AGD)
 Proyectos de Exploración Geológica (API)
 Proyectos de Investigación e Innovación Tecnológica financiados con el
Presupuesto de Inversiones (API) y Operacional financiados con el Presupuesto
de Operaciones (AIT)
 Proyectos de Servicios e Infraestructura (PSI)
 Proyectos de Tecnologías de Información, Comunicación y Automatización
financiados con el Presupuesto de Inversiones (API) y con el Presupuesto de
Operaciones (TICA)
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4. DEFINICIONES
DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN
VAF Vicepresidente de Administración y Finanzas
VP Vicepresidencia de Proyectos
VDE Vicepresidencia de Desarrollo
GEI Gerencia de Evaluación de Inversiones y Control de Proyectos
GPRO Gerencias de Proyectos Divisionales
GPYC Gerencia Programación y Control
GEXPL Gerencia Exploraciones Geológicas
GNEG Gerencia de Negocios
GTICA Gerencia Tecnología de Información, Telecomunicaciones y
Automatización
GII Gerencia Innovación e Investigación Tecnológica
DECP Dirección de Evaluación y Control de Proyectos
SETE Subgerencia de Evaluación Técnico Económica
SGI Subgerencia de Gestión Inversional
ACP Denominación genérica para las áreas de control de proyectos
que no son DECP, entre ellas las incluidas en GTICA,
Vicepresidencia de Proyectos, Gerencia Minería Subterránea,
Gerencia Corporativa de Innovación e Investigación
Tecnológica, Gerencia de Exploraciones Geológicas.
5. RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDAD FUNCIÓN
DECP Proponer mejoras, difundir el procedimiento y velar por su correcta
aplicación
GCEI Mantener y mejorar este procedimiento y mantener el registro de las
versiones vigentes
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6. Procesos de Gestión de la Cartera Corporativa
El proceso de gestión de la Cartera incluye los macro procesos de Generación de Cartera de

Proyectos, a través de la generación de sus Carteras de Inversión Tentativa, Preliminar y
Oficial, luego entra en un ciclo para el año en curso donde se destacan los procesos de Gestión
de Cartera, que incluye la gestión de autorizaciones de propuestas, la incorporación de nuevas
propuestas y el cierre de proyectos terminados. El otro macro proceso que es el Control de la
Cartera que se realiza mensualmente, y finalmente termina con el macro proceso de Cierre de
la Cartera, tal como se aprecia en la figura 6.1
Gestión
Cartera
Generación Cierre
Cartera Cartera
Control
Cartera
Figura 6.1
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7. Proceso de Gestión de la Cartera
Este proceso trata sobre el dinamismo de la Cartera Oficial vigente que al momento de su
emisión tiene proyectos autorizados y proyectos no autorizados.
Cuando los proyectos no autorizados han sido autorizados, se debe crear el proyecto en ITG y
SAP y aumentar el presupuesto de la Cartera oficial en SAP.
Por otro lado los proyectos que quedaron fuera de la Cartera oficial (Proyectos extraordinarios)
y han pasado satisfactoriamente por el proceso de gestión de autorizaciones, deben realizar
también el mismo el proceso de creación de Proyecto (ITG/SAP) y presupuestación de la
Cartera oficial en SAP.
7.1 Creación de Propuesta
Este proceso considera la creación de la propuesta en ITG, la creación de las Bases de Post
evaluación simplificada y la creación de la versión de costos denominada versión de
presentación, y llamada “budget” en ITG. Ver anexo 1 Creación de Propuestas, Anexo 2
Ingreso de BPES, y Anexo 3 Creación Versión de Presentación.
Necesidad
ENTRADA u Oportunidad
Negocio
Creación Crea Creación

ETAPAS Propuesta BPES Versión
Presentación
ITG ITG
Registro de Reporte
HERRAMIENTAS Propuestas Corrección
BPES Monetaria
Budget “API”
Propuesta
SALIDA Creada en
ITG
Figura 7.1 Creación de Propuesta
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7.2 Gestión de Autorización de Proyectos
Este proceso comprende la revisión, recomendación, aprobación y autorización de proyectos.

La Gestión de Autorización de Proyectos, depende del tipo de Programa y del tamaño de la
inversión del proyecto, las diferentes instancias de recomendación, aprobación y Autorización,
están recogidas en el SIC-P-101. ver Anexo 4 Recomendación - Comités.
ITG SPAP
ENTRADA Propuesta Creada Carpeta de
Propuesta creada
Revisa Recomienda Aprueba Autoriza

Propuesta Propuesta Propuesta Propuesta
ETAPAS
ITG SPAP
Registro Documento de
> Comité Recomendación
HERRAMIENTAS
Cochilco-Mid. Aprobación
Pro. Autorizada Autorización
Informe Resumen Nota Interna

SALIDA Consultor Proyecto Autorización
Figura 7.2 Gestión de autorizaciones
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7.3 Creación de Proyecto
La creación de proyectos involucra las siguientes actividades:
 Creación del proyecto en ITG ( ver anexo 5 Creación de Proyectos en ITG)

 Creación del proyecto en SAP (Automática, en 24 horas)
 Creación de la versión Cero en SAP, a lo más 2 semanas después de emitida la Nota de
Autorización de Proyecto.
 Actualizar el presupuesto de la Cartera en SAP, esto lo realiza el encargado corporativo
SAP/IM para proyectos mayores y los encargados Divisionales SAP/IM para proyectos
menores
 Asignar presupuesto al proyecto. Esto lo realiza el encargado Divisional SAP/IM.
Nota ITG
ENTRADA Interna Propuesta aprobada
Autorización
Crea Crea Crea Actualiza

Proyecto Proyecto Versión Cero Presupuesto
ETAPAS
ITG SAP SAP SAP
ITG SAP
Registro de Registro de
HERRAMIENTAS Proyecto Proyecto
Versión Cero
Presupuesto
Proyecto Proyecto
SALIDA Creado en Creado en
ITG SAP
Figura 7.3 Creación de proyectos
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7.4 Cierre de Proyecto.
El cierre del proyecto se debe realizar en el sistema SAP y en el sistema ITG, y considera la
generación del informe de cierre que se debe guardar en el sistema documental SPAP. Luego
del cierre del proyecto y de acuerdo a la normativa de cierre de proyectos vigente se debe crear
la post-evaluación simplificada del proyecto. Ver Anexo 6 cierre de proyectos.
ITG SAP
ENTRADA Proyecto Proyecto
en ejecución en ejecución
Generación
Generación Cierre Cierre
Posevaluación
Informe Proyecto Proyecto
ETAPAS Simplificada
Cierre SAP ITG
Proyecto
ITG SAP SPAP

Registro de Registro de Registro de
HERRAMIENTAS Cierre de Cierre Informe de
Proyecto Proyecto Cierre de
Proyecto
Informe Pos-evaluación
SALIDA Cierre Simplificada
Proyecto Proyecto
Figura 7.4 Cierre de Proyectos
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7.5 Responsabilidades en el Proceso de Gestión de Cartera
Procesos DECP/ACP Monitor de Subgerencia Consultor Subgerencia Consultor

Inversiones SETE Corporativo Inversiones de
Inversiones Carteras
Inversiones
Creación de R E C
Propuestas
Gestión de R (1) E R (2) E. I C
autorizaciones
Creación de R E C
Proyectos
Cierre de R E I C
Proyectos
R : Responsable E : Ejecutante I : informado C : Consultado
(1) Menores a 10 Millones de dólares

(2) Mayores a 10 millones de dólares
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8. Proceso de Generación de Cartera
La Generación de la Cartera Corporativa se realiza por el método de bottom-up, es decir,

considera las propuestas de proyectos de los clientes y gestores-ejecutores, esto se realiza
considerando el Calendario Corporativo de inversiones donde primero se Genera la Cartera
Tentativa (Abril del año anterior), luego la Cartera Preliminar ( Julio del año anterior) y
finalmente la Cartera Oficial (Marzo del año en curso). Tal como se indica en Gráfico 7.1
PSD ITG SAP

Lineamientos Propuestas Proyectos
Propuesta Inicial
ENTRADA Antiguas Antiguas
Vigentes De Proyectos
No Autorizadas Autorizadas
Generación Generación Ranking Generación

Programa Programa Proyectos Programa
ETAPAS
Tentativo Preliminar Oficial
ITG SAP SPAP

Actualización Actualización
HERRAMIENTAS
>Estados Costo plan Actualización
>Costo plan proyectos antiguos
Proyectos nuevos Documental
Informe Nota
SALIDA Programa Interna
Emisión
Figura 8.1 Proceso Generación Cartera Corporativa
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8.1 Generación Cartera Tentativa.
La Generación de la Cartera Tentativa se realiza de acuerdo a Calendario de Inversiones,

ocupando el software ITG y considera 4 pasos :
Paso 1: Creación de budget Tentativo, en propuestas nuevas:
Entrada: Budget inicial

Herramienta: Copia de Budget
Salida: Budget Tentativo
Obs 1: Ver en anexo 7.
Obs 2: También se puede crear un budget tentativo nuevo.
Obs 3: La propuesta nueva debe quedar en estado “Crear Carpeta”
Paso 2: Creación de budget Tentativo, en proyectos antiguos:
Entrada: Project Budget

Herramienta: Reporte de Simulación Corrección Monetaria
Salida: Budget Tentativo
Obs 1: La propuesta nueva debe quedar en estado “Crear Carpeta”.
Paso 3 : Eliminación de Propuestas de la Cartera Tentativa, valido tanto para proyectos

antiguos como para propuestas nuevas
Para esto se debe desvincular de la Cartera de proyectos en ITG. Tal como se indica en Anexo
8
Paso 4 : La consolidación se realiza a través del Software BW y el formateo utilizando el

Excel.
Entrada: Budget Tentativo

Herramienta: BW , EXCEL
Salida: Cartera Tentativa
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8.2 Generación Cartera Preliminar
La Generación de la Cartera Preliminar se realiza de acuerdo a Calendario de Inversiones,

ocupando el software ITG y considera 4 pasos:
Paso 1: Para los proyectos nuevos:
Entrada: Budget inicial

Salida: Budget Preliminar
Obs : Ver anexo 9
Paso 2: Para los proyectos antiguos:
Entrada: Project Budget

Herramienta: Reporte de Simulación Corrección Monetaria
Salida: Budget Preliminar
Paso 3 : Eliminación de Propuestas de la Cartera Tentativa, valido tanto para proyectos

antiguos como para propuestas nuevas
Para esto se debe desvincular de la Cartera de proyectos en ITG. Tal como se indica en Anexo
11
Paso 4: La consolidación se realiza a través del Software BW y el formateo se hace con el

EXCEL.
Entrada: Budget Preliminar

Herramienta: BW, EXCEL
Salida: CARTERA PRELIMINAR
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8.3 Ranking de Proyectos
Se realiza normalmente en el mes de octubre del año en curso, con respecto a la Cartera
Preliminar del año y teniendo en consideración restricción de recursos de inversión o en fecha
que sea solicitado por la Vicepresidencia de Administración y Finanzas.
En general se considera los elementos mostrados en la figura sgte.
Plan Ajuste
Trienal Modelo
Año n Ranking
Programa Programa
Preliminar Preliminar
Año n+1 Año n+1
Ajustado
Ajuste Escenarios
Consultores
Figura 8.2 Ranking de Proyectos
Donde el modelo de ranking considera la clasificación de proyectos en los listados siguientes:
 Listado Nº 1: Proyectos en Ejecución.

 Listado Nº 2: Proyectos Propuestos por Sustentabilidad y por
Información.
 Listado Nº 3: Proyectos Propuestos por Rentabilidad (IVAN)
superior a la de corte cuyo monto de inversión es igual o inferior a
KUS$ 10.000.
 Listado Nº 4: Proyectos Propuestos por Rentabilidad (IVAN)
superior a la de corte cuyo monto de inversión es superior a KUS$
10.000.
 Listado Nº 5: Proyectos Propuestos por Sustentabilidad y por
Información, en análisis en Casa Matriz y/o División.
 Listado Nº 6: Proyectos Propuestos por Rentabilidad (IVAN) inferior
a la de corte, cuyo monto de inversión es igual o inferior a KUS$
10.000.
 Listado Nº 7: Proyectos Propuestos por Rentabilidad (IVAN) inferior
a la de corte, cuyo monto de inversión es superior a KUS$ 10.000.
De tal forma que cuando no existen restricciones presupuestarias el ranking queda formado por
los proyectos de los listados 1 al 4, quedando el monto de la suma de los listados 5 al 7 como
monto extraordinario.
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Cuando existen restricciones presupuestarias todos los montos de los listados 1 al 7, son
ajustados privilegiando a los proyectos antiguos y proyectos de rentabilidad.
8.4 Generación Cartera Oficial
La Generación de la Cartera Oficial se realiza de acuerdo a Calendario de Inversiones, incluye

los proyectos que pertenecieron la Cartera preliminar y aquellos proyectos nuevos que
recientemente la División/Negocio los ha presentado y finalmente se realiza una consolidación
Corporativa. Todo lo anterior se realiza a la moneda del año vigente.
El cambio de moneda a las nuevas orientaciones comerciales que correspondan al año actual,
en ITG se realiza después del control de avance del mes de diciembre (año anterior), es decir
entre el 20 y 30 de Enero del año en curso. Esto es un proceso automático en ITG.
8.4.1 Proyectos con Versión Preliminar
Considera aquellos proyectos que estuvieron presentes en la generación de la Cartera

Preliminar y por consiguiente poseen su versión preliminar, pero ésta debe ser ajustada al
monto indicado por la nota interna enviada por la GEI, que informa oficialmente el presupuesto
inversional para cada una de las Divisiones/Negocios de Codelco.
Paso 1:
Entrada: Budget Inicial, Nota interna GCEI con Monto ajustado para División/Negocio.
Herramienta: Modifica Budget
Salida: Budget Inicial
Obs 1 : Este ajuste lo realiza el Monitor de la División/Negocio
Paso 2:
Entrada: Budget Inicial

Salida: Budget Oficial
Obs 1 : Ver anexo 9
Obs 2 : Esta copia la realiza el encargado Corporativo del ITG
8.4.2 Proyectos Sin Versión preliminar
Considera aquellos proyectos que no estuvieron presentes en la generación de la Cartera

Preliminar, y que son proyectos nuevos que la división ha decidido incorporarlos en la Cartera
Oficial, de igual forma éstos deben ajustarse al monto inversional de la División/Negocio
informado por nota interna por la GEI.
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Paso 1:
Entrada: Nota interna GCEI con Monto ajustado por División.

Herramienta: Crea Budget o copia de Budget.
Salida: Budget Inicial
Paso 2:
Entrada: Budget Inicial

Salida: Budget Oficial
Obs : Ver anexo 9
Obs 2 : Esta copia la realiza el encargado Corporativo del ITG
8.4.3 Generación Cartera Oficial.
Finalmente la generación de la Cartera oficial se realiza a través del Software BW y el formateo

se hace con el Excel.
Entrada: Budget Oficial

Herramienta: BW, EXCEL
Salida: CARTERA OFICIAL
Obs 1. Ver anexo 10.
Obs 2. Esta actividad es de responsabilidad del encargado Corporativo del ITG.
8.5 Responsabilidades del Proceso Generación de la Cartera Corporativo de Proyectos
SGI Responsable del proceso completo de la Generación de la Cartera de

Proyectos
DECP / ACP Responsable del Ingreso de información de proyectos antiguos y nuevos.
CONSULTOR DE Responsable del la Generación de cada uno de las Carteras

CARTERA Tentativa/Preliminar / Oficial
MONITOR DE Co-Responsable del ingreso de la información de proyectos antiguos y

INVERSIONES nuevos.
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9. Proceso de Monitoreo y Control de la Cartera
Este proceso trata sobre la comparación de la línea base versus los avances de la Cartera, de
proyectos para un mes de control dado y sobre el pronóstico de gastos de la Cartera a fin de
año. Los macro procesos son mostrados en la figura 6.4
ENTRADA Programa Oficial
Reporte avance Exposición al

Proyección
Real y
Proyectos
Consolidación Generación Ajuste Comité ejecutivo
Proyección Avance y Presentación Presentación Presentación
No Autorizados
ETAPAS Proyectos proyecciones Versión 1 Versión 2 Control de
Autorizados Avance Portafolio
SAP ITG BW Suite

MS-Office
Registro de Registro de Registro de
HERRAMIENTAS
Tablas dinámicas
Proyecto Proyecto Proyecto
Presentaciones
Versión Cero Versión Cero
Presupuesto Presupuesto
Presentación
SALIDA Avance Portafolio
a mes de control real
Figura 9 Monitoreo y Control de la Cartera
9.1 Reporte avance real y proyección proyectos autorizados.
Esto implica, que los responsables de la ejecución de los proyectos deben permitir que los
gastos incurridos producto de las actividades del proyecto realizadas, sean imputadas en los
grafos-operaciones de los proyectos creados en SAP/PS y realizar la proyección de los gastos
del proyecto.
A su vez las DECP y ACP bajo el nivel de control 3, deben exigir que estos gastos se realicen
de acuerdo a normativa y exigir la proyección de gastos del proyecto, para cada uno de los
proyectos que están bajo su control.
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9.2 Proyección Proyectos No autorizados
Para los proyectos No Autorizados, las DECP y ACP, deben actualizar la mejor estimación de
costos de estos proyectos considerando el mes de control +1 hasta término de proyecto, en el
sistema Oficial ITG, versión inicial. Esto es necesario para generar el pronóstico de gastos de la
Cartera Corporativa a fin de año.
9.3 Consolidación de Información
Considerando la actualización de la información del Proceso Programación y control, se captura

los días 16 de cada mes (en caso de ser día no hábil, el día hábil siguiente) los costos reales
hasta el mes de control y sus costos proyectados desde el mes de control más 1 hasta
diciembre del año en curso.
La consolidación de datos se realiza en el sistema ITG, esto implica que en ITG debe existir el
proyecto generado para que a este código se asocien las versiones 0, y sus costos reales.
Finalmente para poder consolidar toda la información, la Subgerencia SETE debe actualizar los
estados de autorización de los proyectos en proceso de autorización cuando ocurra un evento
de cambio de estado. Estos cambios se deben realizar en los sistemas oficiales ITG/SPAP.
La consolidación se realiza ocupando el SW-SAP/BW y generando planillas Excel con la

información disponible para ser ocupada o procesada en siguiente proceso.
9.4 Generación de Presentación Control de Avance.
La generación de la Presentación se realiza utilizando como entrada las planillas generadas en

el proceso de Consolidación de Datos, aquí son generados tablas dinámicas que alimentan a
presentación para el control de avance.
9.5 Ajustes a Presentación de Control de Avance.
Luego de varias iteraciones el Subgerente de Gestión Inversional y el Gerente de Evaluación de

Inversiones y Control de Proyectos validan la presentación para ser sometida al comité
ejecutivo de Codelco.
9.6 Presentación Control de Avance al comité Ejecutivo.
El GCEI realiza la Presentación de control de avance de la Cartera al Comité Ejecutivo de

Codelco, normalmente el último lunes de cada mes, o cuando el secretario del Comité antes
mencionado lo indique.
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9.7 Responsabilidades en el proceso monitoreo y control de la Cartera
Las responsabilidades sobre este proceso separado por Programas de proyectos se muestra en
la figura 9.2. Los Reportes de avance físico y financiero de proyectos autorizados se hacen en
SAP, y los reportes financieros (sólo proyecciones) de proyectos no autorizados se hacen en
ITG.
SGI DECP GPRO VCP- VCDE- VCDE- VCDE- GNEG GTICA

MACRO ACTIVIDADES GESTION PROYECTOS GPYC GEXPL GII GPMS
1.- Reporte de Avance Fisico y financiero Proyectos API I A R-C A R-C R-C-A R-C-A
2.- Reporte de Avance Financiero Proyectos AGD I A R-C
3.- Reporte de Avance Financiero Proyectos PAN I R-C-A
4.- Reporte de Avance Financiero Proyectos PSI I A R-C
5.- Reporte de Avance Financiero Proyectos AIT I C R A
6.- Reporte de Avance Financiero Proyectos TICA I R-C-A
7.- Envio de Correo Electrónico comunicanco que
información de avance de carteras de proyectos de su
area, se encuentra actualizada y cargada en los sistemas
solicitados, con copia a GEI. I-A R R R R R R R
R : Responsable de hacer trabajo A: Quien acepta el Trabajo C: Quién es consultado sobre el trabajo I: Quien es informado sobre el trabajo
Figura 9.2 Roles y Responsabilidades Control de Proyectos
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10. Proceso de Cierre de Cartera Corporativa
Este proceso considera la generación del reporte oficial que alimenta la memoria anual de
codelco.
ENTRADA Programa Oficial
Generación
Cambio de año Cambio de año
Reporte
Anual Fiscal en SAP Fiscal en ITG
ETAPAS
Fisico/Financiero
SAP ITG BW
Cambio de año Cambio de Año Generación
HERRAMIENTAS En SAP/IM En ITG Reporte
Anual
Memoria
SALIDA Anual
Inversiones
Figura 10.1 Proceso Cierre de Cartera
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11. FECHAS RELEVANTES
1.- Hasta el 16 cada mes (en caso de ser día no hábil, el día hábil siguiente) las áreas de control
tiene plazo para validar y/o corregir avance físicos (API) y financieros de cada proyecto que pertenezca el
Cartera oficial corporativa.
2.- Presentación en calidad de borrador de Informe de avance mensual de la Cartera Oficial Corporativo
en Reunión Mensual GCEI/DECP, según calendario de reuniones GCEI/DECP.
3.- Presentación Informe de avance mensual de la Cartera Oficial Corporativo según calendario de
reuniones del CE. Habitualmente último lunes de cada mes
12. REVISIONES
REVISIÓN TIPO DE CAMBIO FECHA

A Borrador RRG, ERJ 01.04.10
B Con observaciones de FLT 04.05.10
C Con observaciones de ERJ 08.05.10
D Cambio de alcance, obs MAT/FLT 02.09.10
E Agregación de ANEXOS ITG 09.09.10
F Incluye obs. de Ivan Carrera, Omar Duran 29.09.10
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13. ANEXOS
13.1 Proceso de Gestión de Cartera de Proyectos
Anexo 1: Creación de Propuesta

Anexo 2: Ingreso de BPES
Anexo 3: Creación de Versión API
Anexo 4: Recomendación – Gestión comité
Anexo 5: Creación de Proyectos
Anexo 6: Cierre de Proyectos
13.2 Procesos Generación Cartera de Proyectos
Anexo 7: Generación versión Tentativa

Anexo 8 : Desvinculación de Propuesta de Programa
Anexo 9: Generación versión Preliminar
Anexo 10: generación versión Oficial
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Anexo 1: Creación de Propuesta y versión Inicial

con Mercury ITG
Septiembre - 2010
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Mercury ITG
Crear Propuesta y Versión Inicial
Descripción:
La creación de la propuesta consta en sí de dos actividades principales: Llenado del request
(pasos del 1 al 7) y creación del budget Inicial (pasos del 8 al ).
Secuencia de Acciones:
1º Ingresar a Mercury ITG
2º Clic en Menú Create opción Request
 Esto abre una ventana de Selección de Request a Crear
2°
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3º En el campo Request Type seleccionar COD – PFM - Propuesta

4° Presionar botón Create
 Esta acción levantará el formulario de propuestas
3° 4°
5º Completar los siguientes campos mandatarios del request:
o Nombre Propuesta: Nombre descriptivo de la propuesta.

o División: Se debe seleccionar la división a la cual pertenece la propuesta.
o Año Programa: Año de programa de la propuesta.
o Código: Codificación asignada a la propuesta.
o Proposición tipo programa: Seleccionar el programa al cual estará ligado la
propuesta, por ejemplo: VIA API.
o Etapa: Se debe seleccionar la etapa en que se encuentra, por ejemplo: Perfil.
o Estado de Propuesta: Se debe seleccionar sí la propuesta es Nueva, Antigua o
Reformulada.
o Mes Planeado de Inicio: Indicar el mes de inicio de la propuesta.
o Mes Planeado de Fin: Indicar el mes de fin de la propuesta.
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5°
6° Una vez ingresados los datos, presionar el botón “Submit”, ubicado al costado superior
o inferior derecho del request.
 El sistema presenta la ventana de confirmación de creación de la propuesta
6°
7° Presionar en el Número de Request entregado por el sistema.

 El sistema presenta nuevamente el formulario de propuesta, esta vez con botones de
acción.
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8º Completar los siguientes campos mandatarios del request:

o Negocio: Se debe seleccionar el negocio a la cual pertenece la propuesta.
o Justificación: Se debe seleccionar la justificación de la propuesta.
o Área: Se debe seleccionar el área a la cual pertenece la propuesta.
o Clase de Proyecto: Se debe seleccionar la clase de proyecto a la cual pertenece la
propuesta.
9° Crear el Budget Inicial, para esto ingresar por el icono mostrado en la imagen.
9°
10° Se abrirá una ventana en donde debe ingresar el nombre del Budget Inicial
IMPORTANTE:
El formato del nombre del budget es: Código + Año Programa + INICIAL
Se deben ingresar las fechas de inicio (Start Period) y termino (Finish Period) del budget,
finalmente se debe presionar el botón Continue
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
10°
El año de programa no esta editable ya que el sistema en forma automática lo coloca de

acuerdo al dato ingresado en la propuesta.
11° Luego se abrirá una ventana en donde debe ingresar la moneda base y las fases que
tendrá la propuesta en sus respectivas monedas.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
11°
12° Para consolidar la acción de creación del budget se debe presionar el botón Create y
luego Done.
12°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
13° Sí la acción de creación de budget fue exitosa se cerrará la ventana del budget y
aparecerá en la propuesta un link con el nombre del budget.
13°
14° El siguiente paso es ingresar los datos de la Inversión Futura, los cuales se rigen bajo
las siguientes condiciones.
1. Cuando etapa de Propuesta = Perfil, el usuario deberá ingresar un monto para las
etapas de Perfil, Prefactibilidad, Factibilidad y Ejecución.
2. Cuando etapa de Propuesta = Prefactibilidad, el usuario deberá ingresar un monto
para las etapas de Prefactibilidad, Factibilidad y Ejecución.
3. Cuando etapa de Propuesta = Factibilidad, el usuario deberá ingresar un monto
para las etapas de Factibilidad y Ejecución.
4. Cuando etapa de Propuesta = Ejecución, el usuario deberá ingresar un monto
para las etapa Ejecución.
En caso que la etapa de la propuesta no sea ninguna de las opciones anteriores, se debe
ingresar el valor No aplica en la inversión futura.
14°
15° Finalmente se debe presionar el botón Terminado para finalizar la actividad de creación
de propuesta y budget inicial.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
15°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Anexo 2: Ingreso de BPES en ITG
Septiembre - 2010
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Mercury ITG
Ingreso de BPES en ITG
Descripción:
La creación de la BPES esta inserta dentro del avance del WorkFlow de propuesta, el
estado que identifica la creación de la BPES es CREA BPES.
2º Avanzar propuesta hasta llegar la paso mostrado en la imagen.
2°
3º Presionar el botón Crea BPES

4° Se nos abrirá el formulario de BPES, el cual ya tiene llenados todos los datos necesarios
para crear la BPES, estos son copiados en forma automática desde la propuesta.
4°
5º Para consolidar la creación se debe presionar el botón Submit que esta en la parte
superior.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
5°
6° Una vez creada la BPES se devuelve la ejecución a la propuesta.
7° Para verificar que la BPES esta correctamente creada deberá aparecer un link de acceso
al final de la propuesta en la Sección “References”
7°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Anexo 3: Creación de Versión de Presentación (API)

en Mercury ITG
Septiembre - 2010
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Procedimientos Mercury ITG
Crear Versión API Mediante Reporte
Descripción:
Crear versión API utilizando el Reporte de Simulación de Corrección Monetaria y

vinculación a Propuesta.
Otra funcionalidad, además de la Copia de Budget (Ver Anexos 1,2 o 3) para crear una
versión API es utilizando el reporte de Simulación de Corrección Monetaria y Vinculación
a Propuesta. La diferencia es que esta funcionalidad NO permite generar copias masivas
como la mencionada anteriormente.
2º Clic en Menú Reports opción Submit New Report
 Esto abre una ventana de Selección de Reports a Ejecutar
2°
3°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
3º Una vez en la pantalla de selección de reportes, seleccionar “Extension” en el

campo Report Category.
 Esta acción permitirá visualizar el listado de reportes disponibles para el usuario
(Sección Select Report by Category)
4º Buscar el reporte “GCEI – Simulacion de Correccion Monetaria y Vinculación a

Propuesta” y hacer click en el mismo nombre.
 Esta acción levantará la ventana de ejecución del mismo.
4°
5º En la ventana de ejecución completar los siguientes datos:

o Budget: Seleccionar budget a Copiar. Para generar la versión API se deberá
seleccionar la versión Inicial de la propuesta con la que se está trabajando y que
tenga en mismo año de programa de la versión API que se requiere crear. En el
ejemplo se requiere generar la versión API 2010 para la propuesta V09RE05 cuyo
año de programa es 2010, por tanto se selecciona la versión Inicial 2010 de dicha
propuesta. Ver detalle de la ventana de selección en imagen siguiente.
o Moneda: para copiar y crear la versión API, se debe ser la opción “Base”.
En el caso de seleccionar “Nominal”, el reporte realizará dicho cálculo para la
versión seleccionada en el campo Budget.
o Año base de Corrección: debe ser el mismo año en el que se encuentra la
versión Inicial seleccionada (Para el ejemplo es 2009), esto para realizar una
copia con la misma base que la versión de origen (Versión Inicial).
En el caso de seleccionar un Año base diferente, el reporte estará realizando el
cálculo de corrección al año base seleccionado.
o Vincular a Propuesta: Para vincular la copia debe estar en YES
o Propuesta: Se debe seleccionar la propuesta en donde se requiere vincular la
versión API a generar (Debe ser la que tiene año programa igual al budget Inicial,
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
para el ejemplo es la 2010). Ver detalle de la ventana de selección en imagen

siguiente.
o Vincular como: Seleccionar opción API, que es la versión que se necesita crear.
5°
6º Completados los datos, presionar el botón Submit

 Con ello comenzará la ejecución del reporte. Al término el sistema entregará la
siguiente imagen de confirmación.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
7º Cerrar la ventana de confirmación y Validar la creación de la versión API utilizando los

pasos siguientes.
8° Para verificar la copia de los budget, seleccionar dentro del menú Search, la opción
Budgets
 Con ello el sistema presenta la ventana de búsqueda de budgets
10° Ingresar el código del budget a verificar en el campo Budget Name. Luego presionar
Search (Se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de búsqueda).
 Ello listará todos los budgets asociados al código ingresado como parámetro de
búsqueda. En este listado debe estar el budget versión API recién creado
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
8°
9°
IMPORTANTE:
El formato del nombre de los budgets es Código + Año Programa + Versión (Cuando
se crea utilizando el Reporte de Simulación este nombre se genera automáticamente).
Doc. Procedimiento
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Anexo 4: Envío y Recepción Entidad Externa y

Recomendación/Aprobación de Comité en Mercury
ITG
Septiembre - 2010
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Búsqueda Propuestas
Descripción:
Identificar y avanzar las propuestas que se encuentren en los estadis de Envío, Recepción
Entidad Externa y Recomendación/Aprobación Comité en ITG
2º Clic en Menú Search opción Request
3°
2°
 Esto abre una ventana de búsqueda de Requests
3º Clic en botón del lado derecho del campo Request Type

 Esto abre una ventana para seleccionar el Request a buscar
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
4º Seleccionar COD – PFM – Propuesta haciendo click sobre dicha opción.

 Esto enviará dicho opción a la columna del lado derecho de la ventana.
4°
5°
5° Presionar botón OK
 Con ello el campo Request Type quedará con la opción ingresada.
6° Presionar botón Advanced Search

 Esta acción levantará la venta de búsqueda de Propuesta con los campos configurados
en el formulario.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
6°
7° Completar el campo “Estado ITG” con la opción “Enviar a Entidad Externa”,

“Recepcion Recomendacion Entidad Externa” y “Autorizacion Comite” (Utilizar
mismo procedimiento que los pasos 4° y 5° mencionados anteriormente). El campo Estado
ITG debe quedar como se muestra en la siguiente imagen.
7°
IMPORTANTE: Revisar dentro de la misma ventana “Search: COD – PFM – Propuesta”,

sección “Choose Columns” que las columnas de información seleccionadas sean las que
se indican en la siguiente imagen:
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
En caso
de no visualizar las columnas indicadas, seleccionarlas y moverlas utilizando los botones
del costado.
8° Presionar botón Search (Derecha superior o inferior de la misma pantalla)

 Esta acción permitirá listar todas las propuestas que se encuentran en los estados
seleccionados anteriormente.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Avanzar Propuestas
Secuencia de acciones:
1º Seleccionar la propuesta del listado encontrado. Click en el Numero de Propuesta
 Con ello se ingresará al formulario del Request y a los botones de acción que permiten
avanzarla.
1°
2º Una vez en el request de la propuesta seleccionada presionar el botón de acción

correspondiente según el estado en el que se encuentre. Los casos pueden ser los
siguientes según los estados seleccionados.
A. Para el estado Enviar a Entidad Externa se debe presionar el botón Terminado
2°
 Esta acción avanzará la propuesta al estado siguiente “Recepcion Recomendación
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Entidad Externa”.
B. Para el estado Recepcion Recomendación Entidad Externa se debe presionar

el botón Terminado
2°
 Esta acción avanzará la propuesta al estado siguiente “Recomendación /

Aprobacion Comite”.
 En caso de presionar “Completar antecedentes” la propuesta avanzará al estado
“Completar Antecedentes Post Entidad Externa”.
C. Para el estado Recomendación / Aprobacion Comite se debe presionar el

botón Terminado
2°
 Esta acción avanzará la propuesta al estado siguiente “Autorizacion Propuesta”.
Doc. Procedimiento
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Rev. : Rev . 1
Anexo 5: Envío y Recepción Entidad Externa y

Recomendación/Aprobación de Comité en Mercury
ITG
Septiembre - 2010
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Búsqueda Propuestas
Descripción:
Identificar y avanzar las propuestas que se encuentren en los estados de Envío,
Recepción Entidad Externa y Recomendación/Aprobación Comité en ITG
2º Clic en Menú Search opción Request
3°
2°
 Esto abre una ventana de búsqueda de Requests
3º Clic en botón del lado derecho del campo Request Type

 Esto abre una ventana para seleccionar el Request a buscar
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
4º Seleccionar COD – PFM – Propuesta haciendo click sobre dicha opción.

 Esto enviará dicho opción a la columna del lado derecho de la ventana.
4°
5°
5° Presionar botón OK
 Con ello el campo Request Type quedará con la opción ingresada.
6° Presionar botón Advanced Search
Doc. Procedimiento
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Rev. : Rev . 1
 Esta acción levantará la venta de búsqueda de Propuesta con los campos configurados
en el formulario.
6°
7° Completar el campo “Estado ITG” con la opción “Enviar a Entidad Externa”,

“Recepcion Recomendacion Entidad Externa” y “Autorizacion Comite” (Utilizar
mismo procedimiento que los pasos 4° y 5° mencionados anteriormente). El campo Estado
ITG debe quedar como se muestra en la siguiente imagen.
7°
IMPORTANTE: Revisar dentro de la misma ventana “Search: COD – PFM – Propuesta”,

sección “Choose Columns” que las columnas de información seleccionadas sean las que
se indican en la siguiente imagen:
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
En caso
de no visualizar las columnas indicadas, seleccionarlas y moverlas utilizando los botones
del costado.
8° Presionar botón Search (Derecha superior o inferior de la misma pantalla)

 Esta acción permitirá listar todas las propuestas que se encuentran en los estados
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Avanzar Propuestas
Secuencia de acciones:
1º Seleccionar la propuesta del listado encontrado. Click en el Numero de Propuesta
 Con ello se ingresará al formulario del Request y a los botones de acción que permiten
avanzarla.
1°
2º Una vez en el request de la propuesta seleccionada presionar el botón de acción

correspondiente según el estado en el que se encuentre. Los casos pueden ser los
siguientes según los estados seleccionados.
A. Para el estado Enviar a Entidad Externa se debe presionar el botón Terminado
2°
 Esta acción avanzará la propuesta al estado siguiente “Recepcion Recomendación
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Entidad Externa”.
B. Para el estado Recepcion Recomendación Entidad Externa se debe presionar

el botón Terminado
2°
 Esta acción avanzará la propuesta al estado siguiente “Recomendación /

Aprobacion Comite”.
 En caso de presionar “Completar antecedentes” la propuesta avanzará al estado
“Completar Antecedentes Post Entidad Externa”.
C. Para el estado Recomendación / Aprobacion Comite se debe presionar el

botón Terminado
2°
 Esta acción avanzará la propuesta al estado siguiente “Autorizacion Propuesta”.
Doc. Procedimiento
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Rev. : Rev . 1
Anexo 6: Cierre de Proyecto en ITG
Septiembre - 2010
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Mercury ITG
Cierre de Proyecto en ITG
Descripción:
El proceso de cerrado de un proyecto tiene actividades que se deben realizar dentro de
ITG y otras en sistemas externos.
2º Activar la solicitud de creación del informe cierre, para lo cual se debe presionar el
botón mostrado en el recuadro rojo.
2°
3º Cuando se tenga la confirmación que la persona asignada ha generado el informe de

cierre, se debe consolidar la acción presionando el botón mostrado en el recuadro rojo.
3°
4° El siguiente estado permite efectuar la validación del Informe de Cierre, cuando se

tenga la validación terminada se debe presionar el botón mostrado en el recuadro rojo.
4°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
5º Se debe adjuntar el informe de cierre al sistema documental SPAP, para dar por
terminada la actividad se debe presionar el botón mostrado en el recuadro rojo.
5°
6° En este paso se deben revisar que todas las actividades de cerrado técnico y
administrativos están cumplidas, para dar la conformidad se debe presionar el botón
mostrado en el recuadro rojo.
6°
7° Una vez que se tiene la seguridad que no hay costos pendientes en SAP del proyecto se
debe presionar el botón mostrado en el recuadro rojo.
7°
8° El proyecto cuando ha cumplido con todos los estados para su cerrado debería mostrar
como ultimo estado Proyecto Cerrado, ver imagen.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Anexo 7: Generación de Versión Tentativa en

Mercury ITG
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Mercury ITG
Crear Versión Tentativa
Descripción:
Crear la versión Tentativa y vincularla a una propuesta. La versión API se crea a partir de
la versión Inicial (Versión de trabajo) de una propuesta, es decir, como prerrequisito debe
estar creada la Propuesta y su versión Inicial (Ver Anexo 4: Creación de Propuesta y
Versión Inicial en Mercury ITG) antes de realizar este procedimiento.
2°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
3º En el campo Request Type seleccionar COD – Copia Budgets

 Esta acción levantará el formulario de Copia de Budget (COD – Copia Budgets)
3° 4°
5º Completar los siguientes campos del request:

o División: Se debe seleccionar la división a la cual pertenece la versión inicial con la
cual se generará la versión Tentativa.
o Año Programa: año de programa de la propuesta
o Versión: seleccionar la versión de la cual se realizara la copia. Tiene sólo dos
opciones de selección: Inicial y Ejecución
o Versión de las Copias: Seleccionar la versión que tendrá la copia. Este campo
depende de la valor ingresado en el campo “Version”, ya que la versión inicial
permite realizar copia a versión Tentativa, Preliminar, Oficial y API. Si el valor es
Proyecto en Ejecución sólo se puede generar una versión Oficial.
o Budgets: Se debe seleccionar uno o más budget. Este listado se genera en base a
los datos ingresados en los tres primeros campos (Sección Filtros).
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
5°
 El sistema presenta la ventana de confirmación del request de copia.
7°

 El sistema presenta nuevamente el formulario de copia, esta vez con botones de acción.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
8° Presionar el botón Approved para confirmar y generar las copia de los budgets
8°
 Terminado el proceso el request quedará sin posibilidad de edición y con Request

Status “Close”.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Budgets
búsqueda. En este listado debe estar el budget versión Tentativa recién creado
9°
10°
IMPORTANTE:
El formato del nombre de los budgets es Código + Año Programa + Versión (Cuando
se crea utilizando el Request Copia este nombre se genera automáticamente).
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Anexo 8: Eliminación de Propuesta de Programa de

inversiones
Septiembre - 2010
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Para la desvinculación de las propuestas de los programas tentativo y

Preliminar se debe seleccionar la opción “NO” en la pantalla de edición de las propuestas, tal
como se indica en la figura sgte.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Anexo 9: Generación de Versión Preliminar en

Mercury ITG
Septiembre - 2010
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Mercury ITG
Crear Versión Preliminar
Descripción:
Crear la versión Preliminar y vincularla a una propuesta. La versión Preliminar se crea a
partir de la versión Inicial (Versión de trabajo) de una propuesta, es decir, como
prerrequisito debe estar creada la Propuesta y su versión Inicial (Ver Anexo 4: Creación de
Propuesta y Versión Inicial en Mercury ITG) antes de realizar este procedimiento.
2°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1

3° 4°

cual se generará la versión Preliminar.
o Año Programa: año de programa de la propuesta
permite realizar copia a versión Tentativa, Preliminar, Oficial y API. Si el valor es
Proyecto en Ejecución sólo se puede generar una versión Oficial.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
5°
7°

Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
8°

Status “Close”.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Budgets
búsqueda. En este listado debe estar el budget versión Preliminar recién creado
9°
10°
IMPORTANTE:
El formato del nombre de los budgets es Código + Año Programa + Versión (Cuando se
crea utilizando el Request Copia este nombre se genera automáticamente).
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Anexo 10: Generación de Versión Oficial en Mercury

ITG
Septiembre - 2010
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Mercury ITG
Crear Versión Oficial
Descripción:
Crear la versión Oficial y vincularla a una propuesta.
La versión Oficial se crea a partir de la versión Inicial (Versión de trabajo) de una

propuesta, es decir, como prerrequisito debe estar creada la Propuesta y su versión Inicial
(Ver Anexo 4: Creación de Propuesta y Versión Inicial en Mercury ITG) antes de realizar
este procedimiento.
También es posible crearla a partir de un Proyecto y su versión Proyecto en Ejecución, es

decir, como prerrequisito debe estar creado el proyecto y su versión de Presupuesto (Ver
Anexo 8: Creación de Proyectos en Mercury ITG) antes de realizar este procedimiento.
2°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1

3° 4°

cual se generará la versión Oficial.
o Año Programa: Año de programa de la propuesta y/o Proyecto
permite realizar copia a versión Tentativa, Preliminar, Oficial y API, quedando esta
copia vinculada a la propuesta. Si el valor es Proyecto en Ejecución sólo se
puede generar una versión Oficial, la cual quedará vinculada a Proyecto.
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
Copia vinculada a Propuesta:
5°
Copia Vinculada a Proyecto:
5°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
7°

8°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1

Status “Close”.
9° Para verificar la copia de los budgets, seleccionar dentro del menú Search, la opción
Budgets
9°
Doc. Procedimiento
Doc. Nº : 201
Rev. : Rev . 1
búsqueda. En este listado debe estar el budget versión Oficial recién creado, con
vinculación a propuesta (Origen Versión Inicial) o a proyecto (Origen Versión Proyecto en
Ejecución).
10°
IMPORTANTE:
El formato del nombre de los budgets es Código + Año Programa + Versión (Cuando se
crea utilizando el Request Copia este nombre se genera automáticamente).

Sic P 201

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CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

1.- Referencias ………………………………………………………………………… 4

7.- Proceso de Actualización del Cartera Corporativo …………………….. 7

8.- Proceso de Generación del Cartera Corporativo ……………………………… 12

9.- Proceso de Control de la Cartera Corporativa …………………………….. 18

10.- Proceso de Cierre de Cartera ……………………………………………….. 21

13.1. Anexos Proceso de Gestión de Cartera ……………………….. …….. 23

13.2. Anexos Proceso de Generación de Cartera ………………………………. 60

 SIC-M-006 Manual de Gestión de Cartera

El propósito del presente documento es entregar lineamientos, fechas y fijar responsabilidades

3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO

6. Procesos de Gestión de la Cartera Corporativa

El proceso de gestión de la Cartera incluye los macro procesos de Generación de Cartera de

7. Proceso de Gestión de la Cartera

7.1 Creación de Propuesta

Creación Crea Creación

Figura 7.1 Creación de Propuesta

7.2 Gestión de Autorización de Proyectos

Este proceso comprende la revisión, recomendación, aprobación y autorización de proyectos.

Revisa Recomienda Aprueba Autoriza

Informe Resumen Nota Interna

Figura 7.2 Gestión de autorizaciones

7.3 Creación de Proyecto

La creación de proyectos involucra las siguientes actividades:

 Creación del proyecto en ITG ( ver anexo 5 Creación de Proyectos en ITG)

Crea Crea Crea Actualiza

Figura 7.3 Creación de proyectos

7.4 Cierre de Proyecto.

ITG SAP SPAP

Figura 7.4 Cierre de Proyectos

7.5 Responsabilidades en el Proceso de Gestión de Cartera

Procesos DECP/ACP Monitor de Subgerencia Consultor Subgerencia Consultor

R : Responsable E : Ejecutante I : informado C : Consultado

(1) Menores a 10 Millones de dólares

8. Proceso de Generación de Cartera

La Generación de la Cartera Corporativa se realiza por el método de bottom-up, es decir,

PSD ITG SAP

Generación Generación Ranking Generación

ITG SAP SPAP

Figura 8.1 Proceso Generación Cartera Corporativa

8.1 Generación Cartera Tentativa.

La Generación de la Cartera Tentativa se realiza de acuerdo a Calendario de Inversiones,

Paso 1: Creación de budget Tentativo, en propuestas nuevas:

Entrada: Budget inicial

Paso 2: Creación de budget Tentativo, en proyectos antiguos:

Entrada: Project Budget

Paso 3 : Eliminación de Propuestas de la Cartera Tentativa, valido tanto para proyectos

Paso 4 : La consolidación se realiza a través del Software BW y el formateo utilizando el

Entrada: Budget Tentativo

8.2 Generación Cartera Preliminar

La Generación de la Cartera Preliminar se realiza de acuerdo a Calendario de Inversiones,

Paso 1: Para los proyectos nuevos:

Entrada: Budget inicial

Paso 2: Para los proyectos antiguos:

Entrada: Project Budget

Paso 3 : Eliminación de Propuestas de la Cartera Tentativa, valido tanto para proyectos

Paso 4: La consolidación se realiza a través del Software BW y el formateo se hace con el

Entrada: Budget Preliminar

8.3 Ranking de Proyectos

En general se considera los elementos mostrados en la figura sgte.

Figura 8.2 Ranking de Proyectos

Donde el modelo de ranking considera la clasificación de proyectos en los listados siguientes:

 Listado Nº 1: Proyectos en Ejecución.