PROCESO: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

1. OBJETIVOS
Establecer actividades, responsabilidades y controles para optimizar el
aprovechamiento del espacio y normalizar el proceso de transferencias de
documentos físicos de los Archivos de Gestión al Archivo Central de la Cámara de
comercio de La Guajira, previo concepto del comité de Archivo y de acuerdo con lo
establecido en las Tablas de Retención Documental vigente.
2. DEFINICION
Conjunto de operaciones adaptadas por la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de
generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos
técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Ley 594 de 2000

 Acuerdo 016 de 2002.
 Decreto 2578 de 2012.
 Decreto 2609 de 2012.
 Circular única de la SIC.
 Ley 1712 de 2014.

4. ALCANCE
El procedimiento de transferencia va dirigido a todas las áreas productoras de la
entidad.
Este procedimiento se inicia con la elaboración del cronograma de Transferencia y
termina con el envío oportuno de la documentación de las dependencias
productoras al Archivo Central, una vez se hayan cumplido los tiempos de
retención señalados en las Tablas de Retención Documental.

5. RESPONSABLES
SECRETARIA GENERAL. Es el responsable que este procedimiento se cumpla y
de asegurar que las transferencias se realicen dentro de lo establecido por la
Normatividad vigente en materia de gestión documental.
COORDINADOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Es el responsable de llevar a
cabo el soporte de este procedimiento Quienes actúan bajo la directriz del
Secretario General.
Los responsables de las transferencias de documentos es la cabeza de cada área
productora de documentos físicos.

6. CONDICIONES Y POLITICAS DE OPERACIÓN

Para los propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes
condiciones:
 Las transferencias documentales son de estricto cumplimiento y se
realizarán en las fechas establecidas en el cronograma de Transferencias.
En casos excepcionales, el comité de Gestión Documental autorizará y
aprobará su reprogramación.
 Que el personal responsable de los Archivos de gestión esté capacitado y
tengan el conocimiento acerca de transferencia documental.

7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

No. Descripción
1 Elaborar el cronograma de transferencias al inicio de cada año; solicitar
aprobación del Comité de archivo y comunicarlo a las oficinas
productoras.
2 Preparar físicamente los Documentos a transferir:
 Realizar la Limpieza de los documentos:
 Revisar, y Depurar la documentación
 Clasificar y foliar la documentación
 Inventariar la documentación
 Organizar la documentación
 Descartar documentación para su eliminación
3 Realizar visita a las oficinas productoras que realizan las transferencias
documentales cuando estas lo soliciten para;
 Verificar que las series documentales que son enviadas estén
debidamente relacionadas en el Inventario Documental.
 Que la documentación a transferir cumpla con los términos de
retención establecidos en la Tabla de retención documental.
 Que las series documentales estén debidamente legajados,
identificados, foliados –los que lo requieran- organizadas y
archivadas en sus respectivas unidades de conservación; Si no
está conforme a lo establecido en el instructivo de transferencias;
no se acepta la transferencia, y se efectúan las recomendaciones
pertinentes.
4 Recepcionar las transferencias en el depósito de Archivo; para ello el
auxiliar de archivo contratista deberá:
 Recepcionar físicamente las transferencias provenientes de las
oficinas productoras.
 Verificar los inventarios documentales que trae cada caja de
 archivo inactivo.
 Ubicar las cajas de archivo inactivo en los estantes metálicos, en
un orden numérico consecutivo, según el sistema establecido en
depósito de Archivos.
 Diligenciar el “Rótulo para cajas de Archivo inactivo” y pegarlo en
la cara frontal de esta, y ubicarlas en los estantes que se
encuentran en el depósito de Archivos
 Una vez que las cajas están ingresadas Archivo, diligenciar en el
formato de Inventario documental, (en original y dos copias) el
campo correspondiente al No. de la caja; registrar su nombre y
firmar en los campos: “Recibido por” y “Firma” del Inventario
Documental”; diligenciar el campo de la signatura topográfica; No
del módulo; No. del estante; No. del entrepaño y No. de la caja.
 A continuación, archivar el original del formato del inventario
documental en el Archivo Central en la serie de inventarios
documentales; entregar la 1ª copia al empleado de la oficina
productora para que sea guardada en su respectivo archivo y
ubica la 2ª copia la archiva en la respectiva caja de archivo
inactivo.
 Tomar el archivo electrónico -en Excel- entregado por el empleado
que realiza la transferencia documental e ingresarlo en la base de
datos de transferencias documentales que reposa en el Archivo

Documentos que se han de eliminar en las oficinas

 Las copias y los duplicados de documentos originales que estén
perfectamente localizados. En caso de tener dudas respecto a la
disponibilidad del documento original, es preferible no eliminar las copias.
 Las copias y duplicados de documentación contable, cuyos originales estén
bajo la custodia de Contabilidad.
 Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan
información relativa a algún procedimiento administrativo.
 Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en
algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica.
Sin embargo, se conservarán los documentos asociados al mensaje de
correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento.
 Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración
de un documento definitivo.
 La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Sin
embargo, sí que es muy importante enviar al Archivo todos los folletos,
carteles, fotografías o publicaciones impresas relativas a la entidad y a las
actividades organizadas por la Institución o realizadas en ella.
 Los catálogos y publicaciones comerciales.
 Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento.
  La documentación de apoyo informativo (fotocopias de BOE, DOG u otras
publicaciones oficiales, etc.), que ya se ha tratado en apartados anteriores.
El expurgo conviene realizarlo inmediatamente después de cerrarse el
trámite para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los archivos
de oficina. Si no se hiciera en este momento, se deberá realizar en la fase
de preparación de la transferencia de los documentos al Archivo General.
Procedimiento previo a la transferencia
Es aconsejable que la Unidad Administrativa de cumplimente el formulario Hoja de
previsión de transferencia de documentos, y lo envíe por correo electrónico en
fichero adjunto.
De esta forma, el Archivo puede conocer de antemano el volumen y
características de la documentación a transferir, planificar los flujos de trabajo del
Archivo y ponerse en contacto con la Unidad correspondiente para aclarar
cualquier cuestión al respecto. La documentación objeto de transferencia deberá
estar organizada. El responsable del archivo de gestión se encargará de preparar
la documentación para remitirla al Archivo General, bajo la supervisión del Jefe del
Servicio o Unidad y con el asesoramiento técnico del Archivo General siempre que
sea necesario.
Preparación de los documentos a transferir
Revisar los documentos:
 Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se comprobará
que no falta ningún documento dentro de los expedientes o expedientes
dentro de la serie documental.
 Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica o alfabética...) de los
documentos.
 Separar, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados,
borradores y todos los documentos que no estén relacionados directamente
con el asunto o actividad para el cual se ha constituido el expediente.
 Los expedientes deben estar libres de clips, grapas, cintas, pegamento,
carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su
conservación. Las carpetas colgantes serán sustituidas por carpetas de
cartulina y las carpetas de anillas (AZ) por cajas de archivo normalizadas.
Agrupar los documentos en expedientes:
 De acuerdo con la ordenación de los asuntos o actividades a los cuales se
refieren.
Colocar los expedientes en carpetas 4 aletas proporcionadas por el Archivo o bien
en las carpetas normalizadas con el logotipo de la Cámara de Comercio de La
Guajira, en cuya cubierta se anotará la descripción del expediente mediante
etiqueta adhesiva según el modelo propuesto por el Archivo General, en el que se
harán constar los siguientes datos:
 No. de la carpeta.
 Oficina productora (Dependencia) - La denominación propia de la serie
documental que se transfiere y código de clasificación correspondiente.
 Serie o subserie.
 Nombre de la serie.
 Las fechas extremas de los documentos que contiene el expediente.
 No de folios. Cuando un expediente por su extensión ocupe más de una
carpeta.
Colocar las carpetas en cajas
- Las carpetas con los expedientes se guardarán en cajas archivadoras de cartón
de archivo definitivo de tamaño folio (el Archivo General las puede proporcionar a
petición de las oficinas), que deberán llenarse sin llegar a estar apretadas,
evitando dejar cajas semivacías.
- Los expedientes se guardarán de forma ordenada siguiendo un orden
ascendente y cronológico en cajas correlativas, según un orden de mayor a menor
edad.
- El Archivo central no admitirá documentación suelta ni guardada en
contenedores que no sean las cajas normalizadas.
- En los casos de documentación que, por su tamaño o características, no pueda
ser introducida en las cajas normalizadas, se utilizará el formato más conveniente,
de acuerdo con el Archivo General.

Rotulación de las cajas

- Para identificar cada caja se podrán utilizar los tejuelos proporcionados por el
Archivo General, en los que se harán constar los siguientes datos:
- Número de identificación de la caja dentro de la transferencia a lápiz. Esta
numeración será correlativa y se corresponderá con el número asignado en la
Hoja de transferencia de documentos, procedimiento que se describe en el
siguiente apartado.
- Unidad/Centro o Servicio.
- Nombre de la serie documental que contiene.
- Año/s: Primera y última fecha de la documentación contenida en la caja - No es
oblligatorio el uso de los tejuelos por parte de las oficinas, si bien sí que es
imprescindible que las Oficinas anoten a lápiz en el lomo de las cajas la
numeración correlativa de las cajas que transfieren, con objeto de que el Archivo
pueda identificarlas dentro de la transferencia y cotejar el contenido de las mismas
con los datos cumplimentados en la Hoja de transferencia.
f) Redacción de la hoja de transferencia de documentos:
- El responsable del Archivo de oficina cumplimentará tres copias de la Hoja de
transferencia de documentos . Dos copias se enviarán al Archivo y la tercera
quedará en poder de la oficina correspondiente para su control e información
interna.
- Este documento cumple una doble función:
- Es el elemento que prueba el traspaso de documentación que se va a efectuar.
- Facilita el control y la localización de los documentos, tanto para el Archivo
General como para la Unidad Administrativa remitente.
- En la Hoja de transferencia de documentos, la oficina remitente hará constar los
siguientes datos: Datos de la cabecera:
- Nombre del órgano remitente.
- Nombre, teléfono y dirección de correo electrónico del responsable del archivo de
gestión.
- Fecha de la transferencia.
- Número total de cajas de archivo que se transfieren.
- Nº de transferencia: este dato no se cumplimenta, ya que será asignado por el
Archivo.
Descripción:
- Número de orden de cada una de las cajas que componen la transferencia. (El
último número ha de coincidir con el nº total de cajas de la transferencia).
- Denominación de la serie y contenido específico de cada caja.
- Fechas extremas (primera y última de los documentos contenidos en cada caja).
- Periodo de vigencia administrativa.
- Signatura en el Archivo: Este dato será cumplimentado en el Archivo General
cuando se le asigne el número definitivo en el depósito y se hará constar en la
copia que el Archivo devolverá a la oficina para facilitar futuras consultas por parte
de la misma. Sello del órgano remitente y firma del responsablede dicha Unidad
3º) Formalización de la transferencia
– Una vez que la transferencia esté preparada, se concretará con el Archivo
General la fecha de traslado.
- El traslado de los fondos documentales al Archivo General es responsabilidad e
irá a cargo del organismo remitente.
- El Archivo General realizará a continuación las siguientes tareas:
- Comprobar la conformidad entre lo reseñado en la hoja de transferencia y la
documentación recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja será
devuelta a su remitente para subsanar los errores detectados.
- Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia,
firmada y sellada por el Archivo General, como confirmación de que la
transferencia ha sido realizada, en la que se incluirá la signatura topográfica que
se le haya adjudicado en el Archivo.
- Esta signatura será utilizada como referencia siempre que se solicite una
consulta o préstamo de documentación al Archivo General.
- Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y ordenadas por
el Organismo remitente y conocidas por su personal.

8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Las transferencias documentales se deben realizar teniendo en cuenta los
siguientes lineamientos:
8.1. Cronograma de transferencias
Las transferencias documentales se deben realizar en el periodo comprendido
entre los tres (3) primeros meses de cada año.
a. A corto plazo
Para ello la entidad ha definido un instructivo donde se encuentran los pasos para
el proceso.
 Se hacen sensibilización y capacitación del proceso de transferencias a
todo el personal de la entidad.
 La transferencia se realiza los dos primeros meses de cada año dando
cumplimiento al cronograma de transferencia, teniendo en cuenta el formato
de inventario documental, el cual debe ser diligenciado por cada unidad
productora.
 El contenido debe venir en carpeta cuatro aletas, debidamente organizado,
foliados y rotulados de acuerdo con lo establecido en la TRD.
 Seguidamente se ubican en la caja establecida identificadas y/o rotuladas.
 Se evalúa el cumplimiento del cronograma y se implementan las acciones
de mejora.
  En caso de que la unidad productora no cumpla con los tiempos
establecidos en el cronograma de transferencia, se le enviara un correo
electrónico recordándole la importancia de este proceso.
 Si el incumplimiento persiste se envía una comunicación a control interno y
SGD se procede a enviar un memorando por incumplimiento a la normativa.

b. A mediano plazo
Las actividades por realizar en el mediano plazo con referencia a las
transferencias son las siguientes:

 Calcular el nivel de volumen documental producido por la entidad en el

mediano plazo para presentar propuestas de ampliación de los depósitos
para la conservación documental.
 Implementar el sistema de transferencias electrónicas.

c. A largo plazo
Las actividades por realizar en el mediano plazo con referencia a las
transferencias son las siguientes:

 Validar el proceso de implementación del sistema de transferencias

electrónicas.
 Evaluar las necesidades de refreshing, migración y actualización de los
formatos y medios de conservación de los documentos digitales.

9. RESULTADOS ESPERADOS
 Garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente.
 Garantizar el adecuado flujo de los documentos durante las diferentes
etapas del ciclo de vida.
 Evitar la producción y acumulación irracional de documentos en las oficinas
productoras y los depósitos de archivo.
 Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
 Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

10. REGISTRO GLOSARIO DE TERMINOS

Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes
términos:
 Archivos de gestión: Constituidos por los documentos ubicados en los
archivos de las distintas dependencias u oficinas productoras de la
 Universidad y deben reposar en estas hasta cumplido su trámite. Se
caracterizan por tener una alta frecuencia de consulta.
 Comité de gestión documental: Grupo asesor de la alta dirección,
responsable de coordinar las políticas, los programas de trabajo y la toma
de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
 Cronograma de transferencias documentales: Documento en el cual se
establecen las fechas de transferencias y el responsable de esta actividad
en cada dependencia productora.
 Cuadro de Clasificación Documental: Instrumento que refleja la
jerarquización dada a la documentación producida por una entidad.
 Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el
medio utilizado.
 Formato de inventario documental: Formato utilizado para diligenciar
transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión
a la Secretaría General-Gestión Documental.
 Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas.
 Tabla de Retención Documental trd: Instrumento conformado por un
listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
 Transferencia Documental: Consiste en el traspaso físico de los
documentos -en sus respectivas unidades de conservación- desde los
archivos de cada dependencia hasta la Secretaria General Gestión
Documental, teniendo en cuenta los tiempos de conservación establecidos
en las tablas de Retención Documental y el Cronograma de Transferencias.
 Transferencia Primaria: Es el traslado de documentos de los Archivos de
Gestión al Archivo Central, cuya frecuencia de consulta ha disminuido y
deben conservarse por su valor administrativo, legal y fiscal durante el
tiempo establecido en las TRD.
 Transferencia Secundaria: Es el traslado de documentos del Archivo
Central al Histórico para su conservación permanente, producto de la
valoración secundaria.
 Unidades de Conservación: Son los elementos de archivo tales como:
legajos, AZ, carpetas empastadas en los que se disponen físicamente los
documentos al ser organizados en los Archivos de Gestión.

11. CONTROL DE CAMBIOS

Elaborado por: Coordinador de gestión Documental
Revisado por: Comité de archivo
Aprobado por:
Versión 1.0
Fecha: