TALLER

Sistemas Administrativos
en la Gestión Pública
Doc.: Jorge
Capacitador: Luis
Jorge Herrera
Luis Guerra
Herrera Guerra
1. Aspectos conceptuales:
Sistemas (LOPJ): conjuntos de principios, normas,
procedimientos, técnicas e instrumentos mediante
los cuales se organizan las actividades de la
Administración Pública que requieren ser
realizadas por todas o varias entidades públicas
Se busca uniformizar ciertas actividades comunes
de la entidades públicas, al margen del nivel de
gobierno, o del tipo de funciones que cumplan.
Mediante este mecanismo organizativo, las
diferentes entidades y sus órganos pueden actuar
de manera coordinada con la finalidad de obtener
un resultado común.
Así, la gestión una organización tan compleja como
la estatal, se convierte en más racional y
coherente, evitándose actuaciones disímiles.
Actualmente, la organización sistémica se ha
convertido en un elemento esencial de la gestión
pública moderna
2. Características de los sistemas:
Atraviesan transversalmente a las entidades
públicas, sustentados en el principio de
especialidad.
Tienen que ser creados por norma con rango de
ley, y contar con opinión favorable de la PCM
Establecen parámetros al margen de acción de las
entidades, al margen de la jerarquía, autonomía o
importancia que éstas tengan.
La existencia de sistemas no obliga a la creación de
unidades u oficinas dedicadas exclusivamente al
cumplimiento de sus requerimientos
Cuentan con un ente rector, normalmente del
Poder Ejecutivo (excepción: Sist. Nac. de Control),
que se caracterizan por:
Se constituyen en sus autoridades técnico-
normativas a nivel nacional
Coordinan la operación técnica y es responsable del
correcto funcionamiento del sistema
Dicta las normas reglamentarias y establecen los
procedimientos relacionados. Sus disposiciones son
aplicables a todas las entidades de la
Administración Pública
Pueden llevar registros y producir información
relevante de manera actualizada y oportuna
Emiten opinión sobre la materia del sistema (en el
caso de los sistemas administrativos es vinculante)
Tiene funciones de supervisión, capacitación,
sistematización y difusión de la normatividad,
perfeccionamiento y simplificación de los procesos
técnicos, etc.
3. Tipos de sistemas:
Sistemas funcionales
Tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de
políticas públicas que requieren la participación de
todas o varias entidades del Estado.
El Poder Ejecutivo es responsable de reglamentar y
operar estos sistemas.
Ejemplos: Sist. Nac. de Defensa Civil, Sist. Nac. de
Defensa, Sist. Nac. de Atención Integral al Niño y al
Adolescente.
Sistemas administrativos
LOPE: aquellos que cuya finalidad es regular la
utilización de los recursos en las entidades de la
administración pública, promoviendo la eficacia y
eficiencia en su uso
D.S. 043-2006-PCM: aquellos que tienen por
finalidad asegurar el cumplimiento eficaz de los
objetivos de las entidades a través de la utilización
eficiente de los medios y recursos humanos,
logísticos y financieros.
La LOPE ha precisado las materias de los sistemas
administrativos.
El Poder Ejecutivo tiene la rectoría, con excepción
del Sistema Nacional de Control, y es responsable
de reglamentarlos y operarlos, asimismo debe
adecuarlos al proceso de descentralización.
Los entes rectores de los sistemas administrativos
establecen las funciones que las entidades
deberán realizar para cumplir con las disposiciones
de estos sistemas en sus respectivos ámbitos
D.S. 043-2006-PCM: los órganos vinculados a los
sistemas administrativos ejercerán las funciones
previstas en la normatividad aplicable al sistema,
así como aquéllas que les sean asignadas de
acuerdo con el Reglamento de Organización y
Funciones de la Entidad
1. Abastecimiento
2. Presupuesto Público
3. Tesorería Sistemas
administrativos
4. Endeudamiento Público financieros
5. Contabilidad
6. Inversión Pública
7. Planeamiento Estratégico
8. Gestión de Recursos Humanos
9. Defensa Judicial del Estado
10. Control.
11. Modernización de la gestión pública
4. Sistemas Administrativos Financieros (SAF)
Son aquellos vinculados a la administración de las
finanzas públicas, es decir, al uso de los fondos y
recursos públicos
Hasta el año 2003 tenían una legislación dispersa.
Ese año se emite la LMAFE (Ley 28112), así como
las leyes de los correspondientes SAF
(Presupuesto, Endeudamiento, Tesoro,
Contabilidad), además de regular el SIAF y la
coordinación intersistémica. Dependen del MEF,
aunque tienen entes rectores distintos
En septiembre de 2018 se emite el D. Leg. 1436,
que proporciona el nuevo Marco de la
Administración Financiera del Sector Público.
Paralelamente se emitieron los D. Legislativos que
contienen la nueva regulación de los SAF.
Nuevos principios:
Articulación
Centralización normativa y Descentralización
operativa
Descentralización operativa
 Probidad
Responsabilidad Fisca
Sostenibilidad Fiscal
Se incorpora dos nuevos SAF: Programación
Multianual y Gestión de Inversiones /
Abastecimiento; además de un área de Gestión
Fiscal de los Recursos Humanos.
El MEF cuenta con un Comité de Coordinación de
la AF que lidera la gobernanza de la Administración
y Comité de Asuntos Fiscales (riesgos fiscales)
Integración Extrasistémica: vinculada con los
planes y/o políticas nacionales, sectoriales e
institucionales
Plan Estratégico de Desarrollo Nacional
Política General de Gobierno
Planes de Desarrollo Concertado
Planes Sectoriales Multianuales
Plan Estratégico Institucional
Plan Operativo Institucional
Marco Macroeconómico Multianual
Integración Intersistémica: Los procesos se
ejecutan de manera articulada
Programación de Recursos Públicos: Por períodos
no menores de 3 años, considerando la
responsabilidad y sostenibilidad fiscal. Cada sistema
prepara su propia programación, que se articula
con los del resto
Gestión de Recursos Públicos: tiene por finalidad
apoyar la gestión de las actividades económicas del
Sector Público
Proceso de Evaluación de la Gestión de Recursos
Públicos
Soporte Informático: Sistema Integrado de
Administración Financiera de los Recursos Públicos
(SIAF-RP) es el sistema informático de uso
obligatorio por parte de las entidades del SP,
administrado por el MEF
Los sistemas se organizan alrededor de órganos
rectores (Direcciones Generales dependientes del
VM de Hacienda):
Dictan las normas
Establecen los procedimientos relacionados con su
ámbito
Emiten opinión autorizada en la materia de su
competencia.
Realizan una serie de actividades especializadas
vinculadas a su competencia (elaboración del Proy.
de Presupuesto, de la Cuenta General de la Nación,
capacitaciones, etc).
La Unidad Ejecutora constituye el nivel
descentralizado u operativo en las entidades y
organismos del Sector Público, con el cual se
vinculan e interactúan los órganos rectores de la
Administración Financiera del Sector Público
 La Unidad Ejecutora constituye el nivel
descentralizado u operativo en las entidades y
organismos del Sector Público, con el cual se
vinculan e interactúan los órganos rectores de la
Administración Financiera del Sector Público

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 Gestión pública por
Procesos
Capacitador: Jorge Luis Herrera Guerra
1. Aspectos conceptuales:
Es un modelo de gestión que busca desprenderse
del tradicional enfoque funcional.
Incorpora el concepto de “cadenas de valor de la
entidad” para obtener resultados e impactos
positivos para el ciudadano.
La idea es mejorar los procesos de producción. En
el caso de entidades públicas para que brinden los
servicios más eficiente y eficazmente y enfocados
en el logro de resultados que beneficien a la
ciudadanía
Proceso: secuencia de actividades que trasforman
una entrada o insumo (una solicitud de un bien o
un servicio) en una salida (la entrega del bien o el
servicio), añadiéndole un valor en cada etapa de la
cadena (mejores condiciones de calidad/precio,
rapidez, facilidad, comodidad, entre otros).
Niveles de procesos:
Estratégicos o de dirección
Claves (misionales)
De soporte o apoyo
 Dirección
Planeamiento
Calidad

Procesos
ESTRATÉGICOS

Procesos
ENTRADAS DE RESULTADOS
- Cumplimiento APOYO - Necesidades
satisfechas
de funciones
- Solicitud de Procesos
ciudadanos Administración
CLAVE
Asesoría jurídica
Abastecimiento
Infraestructura
RRHH
Finanzas
PC1, PC2, PC3,….., deben
generar “cadenas de valor”

Evaluación Indicadores
2.Regulación jurídica para la
incorporación del enfoque de procesos
en la gestión pública:
En enero de 2013, con el D.S. 04-2013-PCM, se
aprobó Política Nacional de Modernización de la
Gestión Pública al 2021.
Uno de los pilares de centrales de dicha política es
la gestión por procesos.
La Secretaría de Gestión Pública de la PCM tiene a
su cargo la articulación, seguimiento y evaluación
de la Política Nacional
Se han emitido Instrumentos metodológicos para
la implementación de la Gestión por Procesos, en
calidad de documentos orientadores:
Lineamientos para la implementación de la Gestión
por Procesos en el marco del D.S. N° 004-2013-PCM
Metodología para la Implementación de la Gestión
por Procesos en las entidades de la Administración
Pública en el marco del D.S. N° 004-2013-PCM
3. Diferencias con el enfoque funcional:
4.Implementación de la gestión por
procesos:
La entidad debe estudiar cómo optimizar,
formalizar y automatizar cada uno de sus procesos
internos, como parte de la “cadena de valor”
Los recursos (insumos) esenciales para optimizar la
cadena de valor son el personal (conocimiento), la
infraestructura (instalaciones), los equipos, las
técnicas y métodos, y las finanzas.
Se debe optimizar tanto los procesos estratégicos,
los clave y los de soporte
Debe comenzarse tomando las definiciones de la
estrategia en relación con cuál es el bien o servicio
que se tiene que producir y cuáles son las
características o atributos de ese producto que
más valora el ciudadano al cual está dirigido
Luego se deben identificar todas y cada una de las
operaciones necesarias para producir ese bien o
servicio.
Priorizar los procesos que agregan valor, de
manera que no se trabaje sobre procesos
innecesarios o irrelevantes
Considerar criterios como el grado de contacto con
el ciudadano (presencial/virtual), jerarquía de los
procesos (macro-procesos, sub procesos y
procedimientos), los niveles de madurez de los
procesos (proceso estable, flexible y adaptable).
Finalmente, y luego de haber analizado las
operaciones individualmente, su secuencia y sus
interrelaciones, se adopta el proceso tecnológico
de producción que en conjunto y como un todo
coherente, resulte el más adecuado por su
eficacia, eficiencia y transparencia en la creación
de valor para el ciudadano
En los procesos de soporte, tomar en cuenta la
normativa de los correspondientes sistemas
administrativos, pero buscando una gestión lo más
ágil posible dentro de las restricciones normadas y
promoviendo de manera proactiva su mejora..
Las entidades podrán documentar en los Manuales
de Procedimientos (MAPROs) la manera como
transforman los insumos disponibles en aquellos
productos que tendrán como resultado la mayor
satisfacción del ciudadano.