SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Mecanismos de control que tienen como objetivo regular la acción de las entidades del
Estado y organizarlos de manera similar.
Exactamente, ese es uno de sus objetivos, sin embargo, también los Sistemas
Administrativos tienen como meta velar porque el uso de los recursos se haga de
manera eficiente, es decir, que no haya desperdicio, aprovechamiento, ni mal uso de
los mismo.
Los sistemas son desconcentrados y descentralizados, es decir que se aplican a todas
las entidades del Estado.
Son 11
- De gestión de Recursos Humanos
Establece, desarrolla y ejecuta la política del Estado respecto del servicio civil, a
través del conjunto de normas, principios, recursos, métodos, procedimientos y
técnicas utilizados por las entidades públicas en la gestión de recursos
humanos.
- De Abastecimiento
Genera el conjunto de procesos y actividades que deben desarrollar las
entidades del Estado para contratar los bienes, servicios y obras necesarias
para su funcionamiento, normando desde la determinación de las necesidades
de aprovisionamiento hasta su entrega, registro, mantenimiento y
almacenamiento
- De Presupuesto Público
Regula el proceso presupuestario. Esto es, la determinación de ingresos y
gastos del Estado, así como su asignación y gasto efectivo. El proceso
presupuestario está compuesto por las etapas de:
Programación
Formulación
Aprobación
Ejecución
Evaluación
- De Tesorería
Regula la administración de los fondos públicos en las entidades del sector
público. Esto, sin importar el origen o fuente de financiamiento de dichos
fondos
- De Endeudamiento Público
Establece las normas y procedimientos orientados al logro de una eficiente
administración del endeudamiento de las entidades y organismos del sector
público, a plazos mayores de un añ[Link] etapas de las Operaciones de
Endeudamiento son: Concertación, Desembolso y Pago de deuda.
- De Contabilidad
Establece las normas y procedimientos contables que deben seguirse en el
sector público. Se configura como un sistema de información económica,
financiera y presupuestaria de cada una de las entidades que lo conforman. Su
objetivo es mostrar la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera, los
resultados y la ejecución del presupuesto
- De Programación Multianual y Gestión de inversiones [Link]
Establece principios, métodos, procedimientos y normas técnicas que certifican
la calidad de los Proyectos de Inversión Pública (PIP). Este sistema debe estar
orientado a mejorar la capacidad prestadora de servicios públicos del Estado,
de forma que éstos se brinden a los ciudadanos de manera oportuna y eficaz.
- De planeamiento Estratégico
Coordina y viabiliza el proceso de planeamiento estratégico nacional. La
planificación es un instrumento de gobierno y gestión pública, orientador y
ordenador de las acciones necesarias para lograr el objetivo de desarrollo
armónico y sostenido del país.
- De defensa jurídica del Estado
Establece el conjunto de principios, normas, procedimientos, técnicas e
instrumentos, estructurados e integrados funcionalmente; cuya finalidad es
fortalecer, unificar y modernizar la defensa jurídica del Estado, desarrollada en
el ámbito local, regional, nacional, supranacional e internacional, en sede
judicial, militar, arbitral, Tribunal Constitucional, órganos administrativos e
instancias de similar naturaleza, arbitrajes y conciliaciones.
- De control
Establece las normas, métodos y procedimientos estructurados e integrados
funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control
gubernamental en forma descentralizada.
- De Modernización de la Gestión Pública
La Modernización de la Gestión Pública comprende un proceso continuo de
mejora con el fin de que las acciones del Estado respondan a las necesidades y
expectativas de la ciudadanía. Implica mejorar la forma en la que el Estado
hace las cosas, introducir mecanismos más transparentes y eficientes,
enfocarse en mejorar los procesos de provisión de bienes y servicios, entre
otros aspectos.
A cargo de cada sistema, hay una entidad del Gobierno Nacional que es el rector del
Sistema Administrativo y coloquialmente se le llama: “cabeza del sistema”
Cada ente rector supervisa, administra y regula el sistema administrativo a su cargo.
Autoridad Nacional de Servicio Civil
Organismo Público Especializado
Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos
Dirección General de Abastecimiento – MEF
Órgano de línea
Sistema Nacional de Abastecimiento
Dirección General del Tesoro Público – MEF
Órgano de línea
Sistema Nacional de Tesorería
Secretaría de Gestión Pública – SGP
Órgano de línea
Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública
Contraloría General de la República – CGR
Organismo Constitucionalmente Autónomo
Sistema Nacional de Control
Procuraduría General del Estado
Organismo Público Técnico
Sistema de Defensa Jurídica del Estado
Centro Nacional de Planeamiento Estratégico - CEPLAN
Organismo Público Especializado
Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico
Dirección General de Programación Multianual de Inversiones - MEF
Órgano de línea
Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones [Link]
Dirección General de Contabilidad Pública – MEF
Órgano de línea
Sistema Nacional de Contabilidad
Dirección General del Tesoro Público – MEF
Órgano de línea
Sistema Nacional de Endeudamiento
Dirección General de Presupuesto Público – MEF
Órgano de línea
Sistema Nacional de Presupuesto Público
Funciones de los entes rectores:
- Evaluar la gestión del Sistema
- Expedir las normas reglamentarias que regulan el Sistema
- Mantener actualizada y sistematizada la normatividad del Sistema
- Emitir opinión vinculante sobre la meteria del Sistema
- Capacitar y difundir la normatividad del Sistema, en la Administracion Pública.
- Llevar registros y producir información relevante de manera actualizada y
oportuna.
- Supervisar y dar seguimiento a la aplicación de la normatividad de los proceso
técnicos de los sistemas.
- Promover el perfeccionamiento y simplificación permanente de los procesos.
El Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico Para determinar objetivos y prioridades. (El
puente es una prioridad)
Sistema Nacional de Programación Multianual Evalúa el problema social y económico y sus
y Gestión de Inversiones [Link] posibles soluciones. (Acceso de productores
agrícolas a un mercado)
Sistema Nacional de Presupuesto Público Conocer los recursos para asignarlos a
determinado gasto.
Sistema Administrativo de Abastecimiento Proceso de contratación de proveedores.
Sub-Sistema de contrataciones y adquisiciones
SISTEMAS FUNCIONALES
- Sistema Nacional de Evaluación y Fiscalización Ambiental- OEFA.- Organismo de
evaluación y fiscalización ambiental
- Sistema Nacional de Gestión de Riesgos de Desastres- INDECI- PCM
- Sistema Nacional de Estadística e Informativa- INEI
Documentos de Gestión
Instrumentos técnico normativos que orientan la organización y el funcionamiento de
las Entidades del Estado.
ENTIDAD ESTATAL
ORGANIZACIÓN PROCESOS PLANIFICACIÓN RECURSOS
a. Estructura MAPRO - Misión-Visión PIA
ROF - Objetivos PAC
Este documento se Mapa de Procesos, el - Actividades
materializa en el organigrama cual describe los PEI
donde se definen funciones y procesos que se realizan Este documento describe en
responsabilidades primero de en una entidad. En un forma específica las funciones
la entidad en general, y luego proceso intervienen que la entidad pública posee,
de cada una de las áreas que diferentes sujetos y en objetivos y metas.
componen su estructura. áreas. Este documento Ejemplo: un plan estratégico
Recordemos que para que define en cada proceso o podrías señalar que en 5 años,
una entidad funciones debe flujo, quienes el objetivo de un programa
tener necesariamente este intervienen, los pasos o social es reducir la pobreza en
documento. acciones que se realizan 5% en los departamentos del
y a dónde se deriva. Este sur del país. Sin embargo,
[Link] es un documento que debemos tener en cuenta que
CAP todas las entidades estos planes no son rígidos,
Cuadro de Asignación de deberían tener. dependen del contexto y de
Personal. en este se definen factores externos que puedan
los puestos o cargos que afectar a las entidades.
existen en la entidad, si están
ocupados o su condición de POI
confianza o no. Todos esos Plan Operativo Institucional,
cargos están vinculados al es un documentos de
ROF. planificación a corto plazo. En
el, se definen las metas
CPE intermedias a las que se
Cuadro de Puesto de la deben llegar para cumplir con
Entidad, es un nuevo el Plan Estratégico
documento de gestión que Institucional.
consolida el contenido del En esta etapa se deben definir
CAP y PAP en un solo submetas que se necesitan
documento. Se aplicará para para cumplir con el PEI. Estas
las entidades que se vayan metas y submetas se alcanzan
acogiendo al nuevo régimen. a través de actividades y
proyectos. Recuerden que el
c. Funciones POI define metas inmediatas y
MOF metas para el año.
Manual de Organización y
Funciones, es un documento
mas detallado, de cada
puesto establecido en el CAP.
Señala las funciones y
responsabilidades de casa
puesto. También, nos ayuda a
verificar que todas las
responsabilidades y funciones
estén asignadas y se cumplan
a cabalidad.
MPP
Manual de Perfiles de
Puestos, según el nuevo
régimen sustituirá al MOF. Su
función es describir, de
manera estructurada, los
perfiles de puestos de una
entidad, los cuales han sido
desarrollados a partir del ROF,
CAP (o CPE)
TUPA- Texto único de Procedimientos Administrativos
Es un consolidado de los procedimientos administrativos que los ciudadanos pueden
seguir ante una entidad. Se hace referencia a los requisitos, plazos de resolución,
autoridad ante la que se inicia el trámite, el pago que se debe realizar y otras
obligaciones que tienen sustento legal.
El procedimiento administrativo es en lo que en la práctica cotidiana llamamos
trámite. El TUPA es un documento informativo para el ciudadano y vinculante para la
entidad, es decir, es obligatorio para ella. La entidad está prohibida de exigir y cobrar
conceptos que no estén en el TUPA.
