MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

APROBADO EN SESION DE DIRECTORIO DEL 5 DE DICIEMBRE 2008

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GRATIFICACIONES Y VACACIONES ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO SOBRE BENEFICIOS SOCIALES 2 . E INTEGRIDAD DE INFORMACIÓN ASIENTO CONTABLE MOVIMIENTO DE INGRESOS Y EGRESOS DE EFECTIVO (CAJA PRINCIPAL) ASIENTO CONTABLE PAGO CON CHEQUES (BANCOS) ASIENTO CONTABLE DE PLANILLA DE SUELDOS.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES INDICE INTRODUCCION OBJETIVO PROCEDIMIENTOS DE CONTROL.

Los procedimientos empleados en el uso de las cuentas contables y su dinámica se encuentran previstos en el respectivo Plan de Cuentas emitido por el consejo normativo de contabilidad. como base elemental de la integración operacional y contable de la empresa. ha sido elaborado con el propósito de brindar información. el mismo que también forma parte del presente manual. funcionarios y empleados en el desempeño de sus funciones que tienen encomendadas. 3 . acerca de los procedimientos que actualmente se realizan en la Unidad de Contabilidad.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES INTRODUCCIÓN El presente manual de procedimientos contables. se encuentran previstos en el Manual de Usuario emitido por el Sistema. OBJETIVO Brindar el apoyo a los Directores. Los procedimientos utilizados para la ejecución de cada operación por el módulo de sistema computarizado. cuando y de donde se obtiene la información para su integración a la contabilidad de acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad Generalmente Aceptados. en forma clara y sencilla. para la elaboración y obtención de los estados financieros. en base a la integridad de las operaciones económicas financieras y presupuestarias de la empresa que permita a la Gerencia contar con información permanente de los resultados de su Gestión. Contiene procedimientos acerca de cómo. derivadas de las atribuciones conferidas en el Manual de Organización y Funciones de la empresa.

CARGO: CONTADOR PROCEDIMIENTOS Los procedimientos para realizar las funciones asignadas serán determinadas y desarrolladas por el propio profesional. registra e informa de las operaciones económicas y financieras de la empresa. controlar y mantener actualizado los registros contable de las operaciones de la empresa para obtener información oportuna y tomar decisiones en forma efectiva. la fecha y abono en la cuenta de la empresa. E INTEGRIDAD DE INFORMACIÓN En coordinación con el contador determinará las acciones a adoptarse para el control e integridad de la información contable. - Decepciona. ASIENTO CONTABLE MOVIMIENTO DE INGRESOS Y EGRESOS DE EFECTIVO (CAJA PRINCIPAL) Recepcionar de la sección de caja las hojas de colecta de efectivo en forma diaria debidamente visada y sustentada. seleccionando aquellos que le permita dirigir. analiza. DE CONTROL. en coordinación con el auxiliar del Área. clasifica. asimismo para informar al Directorio y Gerencia. sobre los asuntos contables y financieros. para la emisión de los estados financieros y efectúa las operaciones de ingresos y egresos en efectivo o cheques de caja y todo movimiento de dinero y valores. - 4 . Verificar la correlatividad estricta de las transacciones Chequear la conformidad del monto ingresado con el monto del depósito efectuado en el Banco. ASISTENTE CONTABLE Y/O PERSONAL DE APOYO PROCEDIMIENTOS 1. así como efectuar estudios y evaluaciones para la formulación y ejecución de reportes financieros. teniendo como guía el manual de Procedimientos Contable. 2.

Verificar que los retiros del efectivo. monedas y otros valores. deben ser debidamente cancelados por el respectivo emisor. Informar por escrito al Jefe de la Unidad correspondiente sobre los cheques devueltos por el banco por falta de fondos que fueran recibidos de los clientes y/o terceros. Efectuar en forma periódica arqueos de caja a fin de sustentar físicamente el saldo en caja de los ingresos de la empresa.- Generar el asiento automático en forma diaria de la contabilidad en el sistema computarizado. y que figuren como tal en las fechas y montos respectivos mediante la conciliación bancaria de los ingresos. Dinámica Contable - - - - - - - . verificando que la emisión de las mismas cumplan con los requisitos mínimos estipulados en la Ley de comprobantes. hayan sido depositados en las cuentas bancarias de ésta. sean billetes. con las boletas o vouchers correspondientes Al cierre del mes chequear la conformidad de los registros contables con los documentos sustentatorios. Absolver al cajero consultas relacionadas a la codificación contable. y fueron depositados en el Banco. Verificar que todas las facturas o comprobantes de pago. Verificar que los depósitos en el banco. Archivar las hojas de cierre de caja en orden cronológico. de la Caja de la empresa. con las indicaciones correspondientes. tanto en moneda nacional y extranjera. efectuados sean conformes con los ingresos del día al que corresponde. sin tener acceso al libro de caja correspondiente.

Transferencia de corresponsales 101 10104 1101 Cuenta Contable HABER 10101 1102 46904002 5 ..Transferencias b.Ingresos a Caja DEBE a.Depósito de efectivo en bancos por retiro ingresos del día..

Informar a la Gerencia sobre la documentación que no reúne los requisitos exigidos por Ley. 6 . para su regularización respectiva. Verificar las firmas e los cheques que debe ser. Coordinar con el Contador sobre los ajustes y/o reclasificaciones que resulten necesarios de acuerdo a las normas y principios contables. Verificar que los voucher se encuentren debidamente documentados.Transferencia de Agentes Transferencia de agentes Deposito de clientes Deposito de clientes Transferencia entre caja 101 101 101 101 101 46903001 46903002 46905001 46905002 101 3. Generar el asiento contable en forma diaria. Verificar que los cheques anulados se encuentren debidamente contabilizados y archivados con el sello respectivo. ASIENTO CONTABLE PAGO CON CHEQUES (BANCOS) Recepcionar de caja los voucher de egresos ya pagados firmando el cuaderno de cargo o control respectivo. Verificar que el importe de cada uno de los voucher sean conformes con los montos girados. Verificar que los cheques recibidos a nombre de la empresa deben ser endosados de inmediato para su depósito en las cuentas corrientes Bancarias respectivos. Verificar la conformidad de la codificación contable Ordenar y archivar en orden cronológico. Archivar en orden cronológico los voucher de egreso manteniéndolos en custodia. Apoyar a Caja en el giro de cheques y voucher Informar a la Gerencia la existencia de aquellos cheques aún no cobrados y de los voucher no decepcionados por Contabilidad. Y bajo responsabilidad de pérdida. de forma mancomunada por dos personas debidamente acreditadas con los registros inscritos.

Emitir las boletas de pago y la planilla de sueldos a fin de cada mes. para la incorporación respectiva en la planilla de sueldos. - Los cheques. Tramitar adelantos de sueldos en base a lo solicitado por el trabajador. el informe de los montos a descontar a los trabajadores por préstamos e intereses. . Dinámica Contables Pago con Cheques DEBE a. con V°B° de la Gerencia. teniendo presente otros descuentos autorizados por el trabajador.. ASIENTO CONTABLE DE PLANILLA DE SUELDOS.. etc. transferencias. Incrementar o retirar a los trabajadores de la planilla previa orden escrita de la Gerencia. tardanzas y otros.Pago a proveedores 401 42102 Cuenta Contable HABER 104 104 5. comprobantes de caja. esté equipada con el sistema de cerradura para la protección del efectivo. Recepcionar de la sección de contabilidad. comprobantes de dinero. de acuerdo a Ley. Modificar el monto de los sueldos cuando la Gerencia lo indique por escrito. Efectuar los cálculos por horas extras (previo V°B° de la Gerencia). sin utilizar deben personas.Pago de Impuestos b.- Verificar que la caja fuerte. así como de los descuentos por faltas.. GRATIFICACIONES Y VACACIONES Efectuar la actualización permanente de las planillas en cuanto a porcentaje de descuentos por leyes y/o contribuciones sociales tanto para el trabajador como para el empleador. conservarse bajo llave y ser controlados al menos por dos - Exigir que la emisión de los cheques reúnen y se emiten conforme a Ley de Títulos Valores N° 27287.

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se emitirán conforme al Decreto Supremo N° 00198TR y la Ley N° 27029. Dinámica Contable Fondo Fijo Cuenta Contable DEBE a. Cancelación de Gratificación 411 411 HABER 46901 46901 6. Archivar las boletas y planillas previa firma de los trabajadores. - Generar el asiento contable verificando la corrección de las cuentas contables.. Las planillas y boletas de pago. Pago de sueldos b. Dinámica Contable Planilla de Sueldos Cuenta Contable DEBE a. Archivar en orden correlativo y cronológico. Verificar que los egresos. para efectuar la entrega del cheque que reponga el monto del fondo fijo. correspondan a gastos menudos. Otros procedimientos que indique el Contador. Verificar que el monto egresado.Reposición de fondo b. Generar el asiento contable verificando la conformidad del registro contable. corresponde al monto autorizado. las boletas de pago y el cheque correspondiente para su visación y emisión de voucher de egreso respectivo. respectivamente.. ASIENTO CONTABLE DEL FONDO FIJO Recepcionar de caja el sustento del desembolso del fondo fijo. Recepcionar el reporte de los desembolsos efectuados con los comprobantes de pago correspondiente.- Remitir a la Gerencia la planilla.Pagos menudos 101 42101 HABER 101 101 8 .

8. f. g. Intereses vencidos devengados y en suspenso k. Provisión por riesgo incobrable. i. Sustentos de los reembolsos de caja chica. l. d. c. ASIENTOS CONTABLES DE PROVISIONES Efectuar los cálculos y determinar los montos que corresponden a: a. Notas de cargo y abonos que se presenten en las cuentas bancarias. Otros que se considere pertinente para una adecuada presentación de los estados financieros. Compensación por tiempo de servicios. e. Ajustes de estados financieros por inflación b. Dinámica Contable Provisiones Cuenta Contables DEBE a. De las cuentas incobrables b. Gratificaciones devengadas. h. Ajustes contables que afecten el resultado. Efectuar los asientos contables de los puntos descritos en el párrafo anterior dándoles una numeración manual. Archivar adjunto la documentación que sustente dichos asientos en orden cronológico anotando el número de transacción que le corresponde según sistema. Compensación por tiempo de servicios 96841 96861 HABER 191 47101 9 . Reclasificación de cuentas. Vacaciones devengadas. j. Variación por fluctuaciones de valores inversiones.

reporte de saldos ( bancos. 10 .9. PRESENTACIÓN DE LA POSICIÓN DEL EFECTIVO DISPONIBLE DIARIO Se verificará previamente los cheques emitidos así como los ingresos y depósitos ejecutados el día anterior para la actualización de saldos del Libro Bancos. ingresando dicha información en el sistema informático utilizado. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO CONTADOR Los procedimientos para realizar el presupuesto de la empresa serán determinados y desarrollados por el Contador. aplicando aquellos que en su opinión le permitan realizar y controlar de forma efectiva el presupuesto. Coordinar con la Gerencia las partidas que requieran reclasificación. así como elaborar las estadísticas apropiadas de la empresa en base a los planes definidos por la Gerencia. Mantener convenientemente archivados los datos de la formulación y ejecución del presupuesto. Informar la variación presupuestal en forma mensual conjuntamente con los estados financieros. Informar mensualmente a la Gerencia de la evaluación presupuestaria conjuntamente con los estados financieros. ASISTENTE Realizar la toma de datos para el control del presupuesto. La actualización se realizará en hoja de cálculo y se reportará al Jefe de la Unidad. el código de la cuenta y el nombre de la misma.) 11. Apertura de las cuentas de control presupuestal sean estos por ingresos. Registrar y efectuar el control respectivo del monto anual y mensual presupuestado. Registrar en la contabilidad de forma simultánea los montos ejecutados. en: Recibir de la Gerencia el presupuesto debidamente aprobado para su control y ejecución. gastos y provisiones. etc.

fecha de adquisición. Se mantendrá debidamente ordenado y archivado los registros que sustenten los inventarios físicos tomados por cada responsable o jefe de cada área. Se calculará en forma mensual la depreciación que corresponda a cada bien del activo fijo. Calcular mensualmente las vacaciones y gratificaciones devengadas de cada uno de los trabajadores en base a la remuneración vigente. aperturar su registro de control independiente a la contable. Calcular mensualmente los beneficios sociales correspondientes a cada empleado. CÁLCULO Y CONTROL DE LOS BENEFICIOS SOCIALES Elaborar y verificar la planilla de sueldos del personal para su control respectivo. Se efectúen los registros contables. con la identificación que le corresponde.- Informar a la Gerencia las principales desviaciones suscitadas y el origen de las mismas. descripción del bien. así como el ajuste por inflación. Semestralmente enviar a la Gerencia las liquidaciones por CTS con los montos a ser depositados en las cuentas de los trabajadores por concepto de compensación por tiempo de servicios de acuerdo a Ley. costo de adquisición. bajas y/o cambios realizados en los activos de cada área se muestren como tal en los inventarios de los responsables de cada área. Verificar y comprobar el monto de aquellos trabajadores retirados y renunciantes. vacaciones y gratificaciones mensualmente para ingresar al sistema. la cual detallará la identificación. Verificar que los informes recibidos por la Gerencia por las altas. 13. mejoras y reparación. por los sobrantes y faltantes de los bienes del activo fijo. 12. tasa de depreciación. Se verificará periódicamente la existencia física en forma muestral. LLEVAR EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Por cada activo fijo de la empresa. 11 . Preparar los asientos contables por provisiones de compensación por tiempo de servicios.

se efectuará la liquidación respectiva incluyendo todos los adeudos y /o beneficios que le corresponden de acuerdo a ley. En base a los registros de compras y registros de ventas. MUNICIPALES Y LABORALES Mantener en forma actualizada el Programa de Declaración Telemática y las tasas de impuestos y/o contribuciones vigentes expedidos por ESSALUD. enviando a la Gerencia para su firma y entrega al interesado a través de la secretaría de Gerencia. CONTRIBUCIONES SOCIALES Y DEMÁS OBLIGACIONES FISCALES. las administradoras de Fondos de pensiones existentes. Elaborara anualmente los certificados de remuneraciones y retenciones de cuarta y quinta categoría de las personas que hayan tenido dichas rentas a través de la empresa. - Cuando la Gerencia informe por escrito del retiro de un trabajador. . 14. enviar a la Gerencia los montos a ser depositados en las cuentas de los trabajadores que tienen acumulados por CTS. Municipalidad y otros que sean de carácter obligatorio para la empresa.- Anualmente y dentro de la fecha de Ley. - Archivar las liquidaciones por CTS en orden cronológico de la fecha del depósito. para ESSALUD. - Entregar con cargo a cada trabajador la liquidación respectiva después del depósito realizado . el impuesto Extraordinario de Solidaridad. En base a la planilla de sueldos declarar e indicar el monto a pagar a la Gerencia para la elaboración del cheque respectivo dentro de ley. efectuar el cálculo de Impuesto General a las ventas y pago a cuenta del Impuesto a la Renta de tercera categoría y enviar a la Gerencia para la autorización del giro del cheque respectivo dentro del plazo de Ley. y otras obligaciones tributarias que sean de carácter obligatorio para la empresa. SUNAT. hasta el término del monto a depositar. las Administradoras de Fondo de Pensiones existentes. LIQUIDACIONES DE IMPUESTOS. Solicitar y documentar con los certificados de no retención los comprobantes que se encuentren inafectas de la retención de impuestos la renta de cuarta categoría.

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- Atender los requerimientos de la SUNAT.) - Archivar adecuadamente los Comprobantes que sustenten los pagos de los impuestos. contribuciones y/o otros de carácter obligatorio tributario y administrativo. - Presentar información de carácter obligatorio que soliciten los órganos fiscalizadores dentro de los plazos previstos por ley (Ministerio de Trabajo. 13 . AFP. INEI. Municipios y otros para las fiscalizaciones que se presenten por Ley. ESSALUD.etc. Cabe señalar que las operaciones que generen asientos contables eventuales serán evaluadas por el contador para la respectivas contabilización. ESSALUD. SBS. y presentarlos antes de los plazos previstos por Ley.- Ingresar la información correspondiente en el Programa de Declaración Telemática de impuestos administrados por la Superintendencia de Administración Tributaria y las contribuciones de Ley.

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